5`S: Un Método Eficaz para el Éxito en la Organización y Productividad Empresarial ADMINISTRACIÓN

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1 82 ADMINISTRACIÓN Foto: 5`S: Un Método Eficaz para el Éxito en la Organización y Productividad Empresarial Erika Mateus Gaviria Periodista Metal Actual Método y disciplina, factores esenciales hacia la calidad total. Una empresa metalmecánica que desee alcanzar un lugar dentro del mercado mundial, debe aplicar modelos de productividad industrial, en los cuales la innovación tecnológica y el sentido común trabajen de la mano, para alcanzar un mejoramiento continuo en calidad, ahorro de costos y satisfacción del cliente. Las 5`S, son una herramienta indispensable para la industria manufacturera, pues su aplicación no requiere de costosas inversiones económicas, funciona en todas las áreas empresariales y tiene énfasis en la transformación del recurso humano para la búsqueda de la excelencia. Entre sus objetivos se encuentran: eliminar lo innecesario, organizar eficazmente y optimizar el nivel de limpieza del lugar de trabajo, mejorar las condiciones y la calidad de producción, reducir los gastos de tiempo y los riesgos de accidentes. Esta filosofía que hace parte de las gestiones de sistemas de manufactura, tuvo sus orígenes en Japón a mediados

2 ADMINISTRACIÓN 83 del siglo XX, cuando la Segunda Guerra Mundial dejó como resultado, la total derrota nipona (la destrucción de dos ciudades por bombas atómicas y la escasez de recursos humanos y económicos). La reconstrucción social, económica e industrial de Japón, se concentra en el mejoramiento continuo o Gemba Kaizen ( lugar real en japonés o en palabras occidentales donde tiene lugar la acción ), una combinación de sentido común, organización y disciplina. Es así como la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros (JUSE) invitó a varios expertos mundiales en temas industriales y administrativos a impartir charlas sobre control estadístico de procesos, entre los que se encuentra el norteamericano W. Edwards Deming, quien orientó el desarrollo del método de las 5`S. De está manera, los japoneses iniciaron el desarrollo de un sistema que tenía como objetivo eliminar obstáculos en la eficiencia de la producción, en la que sus principales empresas (Honda, Toshiba, Sony, Toyota entre otras) aseguraron posiciones importantes en la economía mundial, el resultado de esta y otras estrategias gerenciales permitió la llegada de productos made in Japón a todos los hogares, empresas y oficinas del mundo. Etapas Seiri (Clasificación y descarte) Seiton (Organización) Seiso (Limpieza) Seiketsu (Estandarizar) Shitsuke (Disciplinar) ser la base para aplicar métodos más importantes como Seis Sigma 1, Justo a Tiempo 2 o Lean Manufacturing 3. Los Cinco Pasos del Housekeeping En su aplicación, las 5`S deben convertirse en un hábito diario, que logre el avance hacia el bienestar laboral y personal; el empleo de este método no implica que, de la noche a la mañana, mejore la calidad de los productos o disminuyan los costos, esta técnica es solo el primer paso para desarrollar sistemas productivos más competitivos. Paradójicamente, en las empresas que han implementado este método la mayor resistencia al cambio se encuentra en las oficinas, pues allí Modelo Industrial 5`S 1. Disminuye tiempo y operaciones. 2. Menor esfuerzo físico (movimiento y traslados inútiles). 3. Mayor productividad y alta calidad. 4. Trabajo en equipo y cultura organizacional. 5. Aumento de vida útil de herramientas y equipos. 6. Mejora las condiciones de seguridad industrial. 7. Reducción de costos. Atributos del Proceso Velocidad Seguridad Visibilidad del proceso Capacidad (Área libre) Simplicidad Confiabilidad (Calidad) muchos de los empleados tienen sobre y dentro de sus escritorios, demasiados elementos personales, innecesarios a la hora de desarrollar la labor por la que fueron contratados, mientras que el proceso en las plantas es mucho más sencillo. A continuación, se describen los pasos de las 5`S para alcanzar un ambiente limpio, ordenado y agradable, que fomente el trabajo en equipo, la calidad y la excelencia. Igualmente, se describe el proceso desarrollado en la empresa Schneider Electric de Colombia, quienes adoptaron este método en el 2002, al considerarla como la solución ideal, para el complejo problema matemático de adaptar los 8.000m 2 de su planta en Cali (cerrada ese mismo año), a la nueva sede en Bogotá con la mitad del espacio. Ningún negocio que yo conozca fracasó sin antes haber acumulado primero un gran montón de basura. La basura y todo lo que la acompaña, los pensamientos y los métodos desordenados, ayudaron a causar el fracaso. Lo primero que haría seria limpiar completamente ese negocio. Henry Ford Para el ingeniero industrial y director industrial y logístico de Schneider Electric de Colombia, Gustavo Gómez: Este método es básicamente, orden y limpieza de manera estandarizada y constante en el puesto de trabajo, su importancia radica en Foto: El desorden y la suciedad reducen la calidad de la producción.

3 84 ADMINISTRACIÓN 1. Seiri En muchas empresas, los sitios de trabajo se convierten en exhibiciones del arte de la acumulación. Por ello, en esta primera fase se realiza un proceso de clasificación y descarte, es decir que todos aquellos objetos que han sido resultado de: me gusta y algún día me servirá, deben pasar por un estricto cuestionamiento por parte del trabajador, para eliminar los elementos innecesarios y lograr lugares de trabajo más seguros y productivos. Lista de elementos necesarios e innecesarios: Para decidir si un objeto es útil o no, se deben realizar las siguientes preguntas: Qué uso frecuentemente, ocasionalmente y que no uso?, tiene espacio para trabajar cómodamente?, encuentra fácilmente sus herramientas de trabajo? Tarjetas 5`S: Funcionan como marcadores de elementos inútiles, para tomar acciones correctivas y deben contener: Nombre del elemento, cantidad, por qué se cree que es innecesario, área de procedencia, acción para su eliminación (desecharlo, venderlo, destruirlo, almacenarlo o moverlo a otro lugar). Realizar un informe final donde se registre el avance de este proceso. Liberación y aprovechamiento de espacios de trabajo. Evita y controla la compra de materiales no necesarios y su deterioro. Prepara las áreas de trabajo para apreciar con facilidad los escapes, fugas y contaminaciones existentes en los equipos. Aumentar niveles de limpieza y orden. Mejor uso del tiempo. Disminuye los accidentes. Se encuentran las herramientas o documentos rápidamente. Los controles visuales ayudan a prevenir los defectos. Un claro ejemplo que se observa en la mayoría de talleres metalmecánicos, es el tiempo que pierde un operario en buscar una plantilla, el micrómetro o el calibrador, que otro empleado ha tomado y dejado en un lugar que no corresponde; el NOMBRE DEL ARTICULO CATEGORIA FECHA CANTIDAD RAZÓN transporte de mano en mano hace que las herramientas no vuelvan a su sitio de origen. Así mismo se puede destacar, en este sentido, los tiempos muertos del proceso en los cuales un trabajador debe esperar que otro desocupe una herramienta, porque en la empresa solo existe una de su tipo. En esta etapa, Schneider Electric realizó una revisión de cada puesto de trabajo y se clasificaron los elementos (insumos, materiales y herramientas) en necesarios e innecesarios, estos últimos fueron introducidos en bolsas, para su identificación se crearon las tarjetas 5`S (una para oficinas y otra para la planta), con las cuales se tomaron las acciones correctivas de este material (reubicar o desechar). Tarjeta Roja 1. No se necesitan 2. Defectuoso 3. No se necesita pronto 4. Material de desperdicio 5. Uso desconocido Consideraciones especiales de almaceneje Ventilación especial Frágil Explosivo ELABORADO POR FORMA DE DESECHO FECHA DE DESECHO Nombre: Modelo de una tarjeta 5`S, herramienta esencial en el proceso correctivo. 2. Seiton FOLIO Nº Maquinaria 6. Inventario en Proceso 2. Accesorios y herramientas 7. Producto Terminado 3. Instrumental de Medición 8. Equipo de Oficina 4. Materia Prima 9. Librería y papelería 5. Refacción 10. Limpueza o pesticidas LOCALIZACION TIPO DE COORDENADA UNIDAD DE MEDIDA VALOR $ En camas de Máxima altura Ambiente a Departamento o sección 1. Tirar 2. Vender 3. Otros 4. Mover áreas de tarjetas rojas 5. Mover otro almacén 6. Regresar proveedor int o ext FOLIO Vender o tirar Nº Contaminante 7. Otro cajas ºC Desecho completo Firma autorizada(s) FECHA DE DESPACHO Tarjeta R MINI-PLANTA Foto: El segundo paso conduce a la organización de los elementos que se consideraron útiles, al clasificarlos por: seguridad (evitar riesgos laborales), calidad (cuidar las herramientas) y eficacia (reducir los tiempos de búsqueda). Estos objetos se deben identificar, ubicar y disponer de acuerdo a la frecuencia de utilización (entre más se use, más cerca debe estar del operario). En un taller cuando no existe un orden de manufactura, se repite el montaje de una pieza, ya que luego de su uso es apilado en cualquier lugar del taller y no en una zona de almacenamiento, por lo cual al necesitarse de nuevo, se pierde tiempo y costos en realizar otro montaje. Lo

4 Definir la organización del espacio (proximidad, objetos pesados fáciles de coger o sobre un soporte) Establecer normas para el almacenaje: código, color o nombre para cada objeto (cuadros de aviso). Determinar la cantidad exacta que debe existir en el área. Decidir la ubicación de los elementos de acuerdo a su uso. Crear los mecanismos para asegurar que cada herramienta vuelva a su sitio Facilita el acceso rápido a los elementos de trabajo. Eliminación de pérdidas por errores. Mejor cumplimiento de las órdenes de trabajo. Aumenta la productividad de equipos y personal. El aseo se realiza con facilidad. La seguridad se incrementa por las demarcaciones. Incrementa el conocimiento de los equipos por parte de los operarios. Reducción cansancio físico y mental. Permite un control visual inmediato Mejora la presentación y estética del lugar Reduce los tiempos utilizados en cada actividad mismo ocurre con el programador CNC, al hacer programas para piezas que ya fueron elaborados anteriormente, y todo por una falta de organización en la creación de un archivo de copias. Para el desarrollo del segundo paso, Schneider eligió para cada área un responsable o líder de aseo y orden; igualmente, cada elemento fue ubicado en su respectivo lugar (en orden de uso, cerca y al frente del operario), con la demarcación del espacio (con pintura y letreros) que debía ocupar cada herramienta o máquina, de acuerdo a la zona establecida para su uso o almacenamiento (se asignaron etiquetas) en la planta. Así mismo, se tomaron fotos del antes y el después del proceso. Los pasillos fueron despejados y se escogió una zona de entrada y salida a la planta. 3. Seiso Luego de desarrollar con éxito los dos pasos anteriores, la limpieza diaria se convierte en mantenimiento autónomo, que permite encontrar fallas o daños de las herramientas o máquinas, solucionándolas con facilidad. Al igual, esta metodología ofrece la oportunidad de inspeccionar, descubrir y eliminar los focos de suciedad y desorden. Debido a los golpes, la falta de mantenimiento y limpieza a las máquinas CNC, en algunas empresas metalmecánicas, son frecuentes las correcciones de los programas y datos ingresados a estos equipos.

5 86 ADMINISTRACIÓN Campaña de limpieza: En esta jornada se eliminan los elementos innecesarios y se limpian todas las áreas de la empresa, tanto interna como externamente. Se crea una motivación y sensibilización. Planificar el mantenimiento de la limpieza: Asignar responsabilidades a cada trabajador dividiendo el área por zonas. Está información se debe registrar en un gráfico. Realizar un manual de limpieza: Debe incluir propósitos de la limpieza, un gráfico de asignación de áreas, mapa de seguridad con los puntos de riesgo, los implementos de aseo necesarios, los horarios para esta labor y un diagrama de flujo. Implantación de la limpieza: Retirar profundamente la suciedad (polvo, aceites, óxidos, limaduras de corte, arena, pintura y cualquier material extraño). Guardar la información en fichas o listas para una acción correctiva. Integra el aseo diario como parte del trabajo para detectar anomalías. Facilita la limpieza. Establece métodos de prevención para el desorden y la suciedad. Conserva la vida útil de los equipos. Mejora la higiene y el bienestar físico del empleado. Permite identificar averías con facilidad y a tiempo. Reduce y evita los desperdicios por suciedad y contaminación. Se reduce el riesgo potencial de accidentes laborales. Aumenta la efectividad de la empresa hacia la calidad total. Evita hacer las cosas dos veces. Un ambiente ideal para trabajar. Una mejor imagen interna y externa de la La planta de Schneider Electric, fue dividida por sectores en los cuales cada operario se hizo responsable de su equipo, al final de la jornada, cada máquina y herramienta es reubicada luego de un proceso de limpieza. También se implementaron los días 5`S, en los cuales se detienen las labores por máximo una hora para realizar la limpieza de los puestos de trabajo (eliminación de grasa, aceites o polvo). Para verificar esta limpieza se adoptaron los recorridos diarios por la planta de un líder. 4. Seiketsu En el cuarto paso, la estandarización del método llega a niveles más altos, aquí la empresa trabaja para implementar buenas prácticas y continuar el desarrollo diario del seiri, seiton y seiso, mediante el control visual para evitar caer en los errores productivos del pasado. Las medidas de seguridad se incrementan, pues cada trabajador, a parte de crear sus propios estándares de limpieza basados en las normas de la empresa, debe mantener la higiene y pulcritud en su propia persona, con el uso adecuado de la ropa de trabajo y elementos de protección. El operario no solo debe tener la indumentaria correcta, también tomar las medidas de seguridad adecuadas a la hora de realizar una maniobra, pues en varios talleres existen algunos riesgos en el momento de manipular materiales: el trabajador sujeta con sus manos la pieza mientras la herramienta realiza el enroscado, o se encuentra muy cerca de resistencias con altas temperaturas, al sellar bandas sin ninguna protección de calor. En la estandarización del método, la compañía francesa incluyó las 5`s en el manual de funciones de las personas, se ubicaron carteleras con apoyo gráfico, información, planos de la planta con la ubicación de las diferentes áreas de trabajo y peligro (definieron por colores estas señalizaciones) y cuadros de autoevaluación Con la distribución espacios, disminuyen los tiempos en los procesos y los accidentes laborales. diaria (para que cada trabajador observe su proceso). Igualmente, el personal recibió capacitaciones sobre este método. Establecer planes y procesos para mantener el orden y limpieza. Asignar trabajos y responsabilidades claros relacionados con el mantenimiento de los tres primeros pasos. Delimitar las áreas de peligro con avisos de advertencia, y mantenimiento preventivo. Señalizar las zonas y sentidos de circulación. Implementar planillas para controlar mantenimientos. Capacitar sobre equipos y máquinas. Carteleras con información sobre 5`S (requisitos de limpieza, anomalías o instrucciones y procedimientos de trabajo). Tablón de gestión visual donde se registra el avance de cada S implantada. Utilizar fotografías de cómo mantener el equipo y zonas. Auditorías. Facilita la seguridad y desempeño de los trabajadores. Eleva el compromiso del personal con la Reduce los accidentes y riesgos laborales. Mayor responsabilidad y compromiso del personal. Mejora la productividad de la empresa y los tiempos de intervención. Se conoce en profundidad equipos y máquinas.

6 5. Shitsuke La etapa final ha logrado instaurar las 5`S como un hábito, gracias a la autodisciplina que se convierte en una forma de vida, y que para muchos se considera el paso más difícil de practicar, porque exige educación y respeto a su propio ser, hacia los demás y las normas de la En el Shitsuke se mide realmente el éxito del método (comprobación continua y apoyo de personal). Así mismo, fortalecen la honestidad, integridad, paciencia, perseverancia y cooperación, virtudes firmemente difundidas por la cultura japonesa. Visión global de la empresa (logro de metas comunes). Crear una cultura de disciplina basada en la educación y no el mandato (aprender haciendo). El ejemplo es el mejor maestro. Apoyo de la dirección o presidencia (recursos, apoyo, reconocimiento). Creación de un equipo líder para la implantación de las 5`s en la Asignación de tiempo para la práctica del método. Evaluaciones de avances en cada área, hacer visibles los resultados. Realizar las autoevaluaciones diarias. Formulación de planes para eliminar problemas y defectos de los lugares de trabajo. Ayudas visuales (boletines informativos, carteles, insignias) Logro de metas comunes. Se crea una cultura de sensibilización por el cuidado de los recursos de la Incrementa la armonía laboral. Crítica constructiva entre el personal de la empresa, en búsqueda de una mejor productividad. Tener en cuenta avisos, cronogramas, horarios, normas y reglamentos. Compromiso e identificación con la Finalmente, se implementaron las auditorías 5`S mensuales para mantener la disciplina (actualmente son evaluados en 5`S por la casa matriz cada dos años), se establecieron premiaciones bimensuales a la sección más ordenada, se creó la sección fotográfica, Qué Tal Esto, para mostrar las situaciones inaceptables. 5`S en Colombia Las 5`S o Housekeeping comenzaron a ser aplicadas en la industria colombiana en la década de los 80, cuando algunas empresas extranjeras, en especial del sector automotor, fueron ejemplo a seguir en la implementación de mejores sistemas de producción y manufactura, una de las empresas colombianas pioneras en emplear está metodología es la compañía vallecaucana Carvajal S.A.

7 88 ADMINISTRACIÓN Cómo Implementar las 5`S en la Empresa Metalmecánica A parte de los pasos 5`S ya descritos anteriormente, una empresa PYME interesada en mejorar su gestión de productividad puede implementar este decálogo: 1. Iniciar el proceso con una capacitación. 2. Elegir un Sponsor o líder de la campaña 5`S. 3. Nombrar coordinadores y líderes de zonas o áreas, responsables del orden y limpieza. 4. Trabajar la primera S, para lo cual se deben crear las fichas o tarjetas e implementar la Jornada 5`S. 5. En el desarrollo de la segunda y tercer S, anexar material gráfico (carteleras y manuales) 6. Auditorías mensuales para mejorar el puntaje. 7. Reuniones diarias para análisis del cumplimiento de las 5`S y rapidez de respuesta. 8. Implementar la autoevaluación diaria de orden y limpieza. 9. Realizar una premiación mensual o bimensual para destacar la labor de las diferentes zonas. 10. Crear una cultura de compromiso, respeto y disciplina en la jerarquía de la Actualmente en Colombia la implementación de las 5`S, se observa en las multinacionales y grandes empresas del país. Las pocas PYME del sector metalmecánico, que utilizan este método, lo hacen algunas veces para certificarse en ISO 9000 y cumplir con las normas impuestas por las ARP. Pero las 5 S es una cultura que está por adoptarse en muchos sitios afirma el ingeniero industrial, Gustavo Gómez. Por su parte, el director de Ingenieros Asesores en Manufactura, José Domingo López, cree que: en Colombia la mayoría de pequeñas y medianas empresas consideran que En Acesco el uso de las 5`S ha sido realmente productivo, ahora somos más eficientes en nuestro trabajo, lo cual se puede observar en la agilidad y productividad de nuestras labores y la fluidez con la cual funcionan los procesos de la Además, se creó una cultura en la cual siempre estamos analizando la organización de nuestros puestos de trabajo Maria Margarita Triana, Coordinadora Comercial de Acesco. Algunos Institutos Especializados en la Enseñanza de 5`S Nombre Valor E- mail Apsoluti de Colombia El curso tiene una intensidad de 16 horas, su S.A.S costo es de $ para 15 personas. info@apsoluti.com.co Asesoría sobre 5`S en su empresa, el valor Ingenieros Asesores en oscila entre $ y $ cada hora Manufactura por persona. jose_domilopez@hotmail.com Instituto Latinoamericano de la Calidad SGS Colombia Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid - Medellín las 5`S, son una pérdida de tiempo, y no desean reconocer las ventajas y bondades que ofrece este método en un taller metalmecánico, al mejorar la seguridad industrial y el ambiente de trabajo. A la par, la cultura laboral de muchos operarios no les permite observar la importancia de la reducción de tiempos, en el simple hecho de buscar una herramienta; pasar de cinco minutos a tan sólo dos segundos, si existiera un orden. Capacitación en Sistemas de Productividad Programa de 5`S, capacitación cerrada a nivel nacional, el costo y horario depende de cada Programa cerrado de mejora continua, a nivel nacional. El costo y horario depende de cada Diplomado presencial sobre Calidad y 5`S, que consta de 120 horas, inscripciones abiertas a partir de diciembre. Según el Decano de la facultad de Administración de Empresas de la Fundación CIDCA, Gerney Ríos, este método le serviría a una empresa en general, porque entraríamos en la ruta de hacer las cosas bien, al adoptar la política de los japoneses de cero defectos y lograr perfeccionar lo que hacemos, el entorno y el producto final. Pero la mejor enseñanza de los japoneses es ser positivo para adecuarse a las necesidades del mercado. A su vez, el ingeniero López, asegura que la implantación de esta teoría en PYME`s, les permitiría aprovechar las oportunidades de competitividad y productividad que está ofreciendo el mercado globalizado. Sólo se requiere de sensibilizar y capacitar a las personas que conforman la empresa para generar un cambio y mejoramiento continuo. Citas 1) Metodología de mejora de procesos, al reducir las causas que producen los defectos. 2) Sistema de organización que optimiza la producción, al hacer que la materia prima llegue justo a tiempo. 3) También conocida como manufactura esbelta, es un sistema de gestión con énfasis a reducir los 8 tipos de desperdicios en productos manufacturados. Fuentes seminarios1@inlac.org.co Carolina.rojas@sgs.com econtinua@elpoli.edu.co Gustavo Adolfo Gómez Pineda. Ingeniero Industrial de la Universidad del Valle, Especialización, Postgrado y MBA en Gerencia de Producción ICESI. Profesor de postgrado de Gerencia de Producción de la Escuela de Ingeniería Julio Garavito. Director Industrial y Logístico de Schneider Electric de Colombia. gustavo.gomez@schneider-electric.com José Domingo López Núñez. Ingeniero Mecánico de la Universidad de América. Director de Producción en empresas Metalmecánicas y Director de Ingenieros Asesores en Manufactura. Jose_domilopez@hotmail.com Gerney Ríos Gonzalez. Administrador de Empresas de la Universidad de Passau (Alemania), Decano de la Facultad de Administración de Empresas de la Fundación CIDCA. riosgonzalezgerney@gmail.com Agradecimientos a la empresa Schneider Electric de Colombia. Masaaki Imai. Cómo implementar el Kaizen en el sitio de trabajo (Gemba). Editorial McGraw-Hill. ISBN www. oocities.org -