ORGANIZACIÓN INTEGRAL DE EVENTOS Abordaje pedagógico y multidisciplinario

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1 ORGANIZACIÓN INTEGRAL DE EVENTOS Abordaje pedagógico y multidisciplinario Sobre el libro: Este libro provee los lineamientos generales para la organización de todo tipo de eventos. Comienza posicionando al interesado, como Organizador Profesional, proveyendo las herramientas para tal fin. Luego brinda información sobre la constitución y alcance del mercado de eventos: oferta, servicio y demanda. Prosigue con la planificación, analizando y ofreciendo lineamientos para llevar a cabo cada instancia: investigación, generación de ideas, planificación y presentación del plan. Y finaliza con la puesta en marcha del plan del evento, su ejecución, describiendo y profundizando todas las áreas comprometidas (sede, ambientación, gastronomía, espectáculos...) recursos y tiempos. Asimismo, se analizan y aplican aspectos legales, contables y de seguridad, fundamentales para la realización de cualquier evento. Descripción detallada: LA PROFESIÓN DE ORGANIZADOR DE EVENTOS Cap. 1 - Profesión y experiencia Práctica profesional en eventos El Organizador de Eventos Profesional Perfil del Organizador de Eventos Profesional Comienza por definir el evento y luego el papel del Organizador Profesional, diferenciándolo del simple intermediario entre el cliente y los proveedores. Asimismo, enumera las cualidades que debe reunir un profesional dedicado a esta área y forma de capacitarse adquiriendo conocimientos y experiencia. Cap. 2 - La función del organizador de eventos Trabajo individual y en equipo Marketing para eventos

2 Construcción de la imagen empresarial y personal El Organizador profesional desarrolla tareas en forma individual y también en equipo, tanto para poner en marcha su emprendimiento de organización de eventos, como para cada evento en particular. Debe negociar, consensuar con el cliente, proveedores, patrocinadores. y liderar equipos de trabajo. Sabe que al ofrecer un servicio (intangible, como la organización) su presencia es fundamental para generar confianza en el cliente y concretar así su servicio. Por eso debe hacer marketing, no sólo del servicio que ofrece sino también de sí mismo, como profesional. A la vez de construir una imagen que le permita posicionarse en el mercado y competir. Cap. 3 - Aspectos legales y contables de la profesión Derechos y obligaciones del Organizador de eventos Legislación en y para eventos Práctica contable de la profesión Al abordar la organización de eventos como profesión y medio de obtención de recursos económicos, debe conocer los derechos y obligaciones que le competen. Asimismo, interiorizarse de las leyes vigentes y normativa, para el uso de espacios y servicios para eventos, como para la contratación de personal, fijo o temporal. La práctica contable completa este capítulo, útil tanto para el organizador que trabaja en forma independiente como bajo dependencia. Le ofrece conocimientos de costos y ganancias, sistemas de financiación y presupuestos, entre otros. Cap. 4 - Delegación de tareas El trabajo en equipo Contratación de proveedores Liderazgo y coordinación de grupos Trabajo práctico Para que el Organizador Profesional pueda desempeñar de la mejor forma su tarea debe constituir un equipo de colaboradores idóneos y facultar a cada uno para la toma de decisiones en sus áreas de competencia. A la vez, debe ser un líder capaz de descubrir habilidades y potenciarlas. En este capítulo se le ofrece información sobre selección de personal, técnicas para obtener consenso y mecanismos para motivarlo y hacerlo más productivo. EL MERCADO DE EVENTOS Cap. 5 - La oferta de servicios Variedad de ofertas

3 El Organizador de eventos y la oferta de servicio general y especializada. Los Proveedores de servicio para eventos El Organizador Profesional puede ofrecer un servicio parcial o integral. Si asume la totalidad del evento, su responsabilidad será mayor así como las tareas que le competen. A la vez, puede ofrecer un servicio general de organización, de todo tipo de eventos o uno especializado en un área definida, por ejemplo, empresarial. De este modo, se explica cómo generar dichos servicios y orientarse a aquellos que le puedan resultar más rentables y distintivos. Y además, así como el Organizador es parte del servicio integral, también lo son los proveedores de productos y servicios para eventos. Se realiza una descripción de los mismos y un sistema de clasificación que clarifica y agiliza la tarea posterior de búsqueda y selección. Cap. 6 - El Servicio de organización de eventos Clasificación de eventos Descripción de eventos por áreas Clasificación de eventos por áreas Este capítulo se detiene en los EVENTOS, los define y detalla. Una clasificación general permite abrir un abanico de posibilidades de eventos, que van más allá de los segmentados por áreas: sociales, empresariales, culturales. Luego profundiza en las áreas anteriormente mencionadas y añade un sistema de clasificación puntual para cada una de ellas. La intención es ver la magnitud del mercado, sus límites y alcances. Cap. 7 - La Demanda de eventos Segmentación Estrategias de consumo Satisfacción del cliente Se completa el mercado: Oferta, Servicio. con la Demanda. Y así como la delimitación en la oferta deriva en una especialización, en la demanda conduce a una segmentación. Se trata aquí de indagar en segmentos de clientes potenciales para eventos específicos. Poder reconocer dichos segmentos, investigar necesidades y hacer propuestas a su medida. También saber cómo llegar a ellos con la oferta de servicio, desde la formulación del mensaje adecuado hasta los medios. Y finalmente, elaborar estrategias que favorezcan una reacción favorable ante el servicio.

4 EL PLAN DEL EVENTO Cap. 8 - Investigación y proceso creativo Qué investigar Métodos de investigación Resultados de la investigación Generación de la idea La investigación es un proceso fundamental para realizar eventos profesionales, personalizados y acordes a cada necesidad. A la vez, moviliza la creatividad que permite hacer eventos diferenciados, innovadores. En este capítulo, se analizan ambos procesos: investigación y creatividad, y se brindan conocimientos y estrategias para ejercitarlos. Cap Planificación El Plan del evento Organización de tareas y tiempos Los tiempos del evento Presentación del plan En la instancia de planificación, se ordenan las tareas en base a objetivos prefijados, recursos implicados y plazos. Se brindan herramientas para la planificación y el uso consciente y eficiente de los recursos, tanto materiales, humanos como económicos. Así como para administrar los tiempos de ejecución de las tareas, con la aplicación de distintos métodos de control. Cap Plan de convocatoria y difusión para eventos Convocatoria Difusión Conferencia de prensa La convocatoria podría decirse que es parte inexcusable de todo evento. No existe evento sin convocantes y "convocados". Así mismo, muchos eventos requieren de una profunda y planificada difusión. La misma es útil para convocar, para dar cuenta del desarrollo del evento y como balance del mismo. Tanto convocatoria como difusión requieren de un plan de acción, donde se establezcan objetivos, plazos y se realice una adecuada selección y procesamiento de la información a suministrar como de los medios que estarán encargados de su propagación.

5 LA EJECUCIÓN DEL EVENTO Cap Las Tareas previas La reunión con el cliente Realización del presupuesto Selección de proveedores Acondicionamiento de espacios y servicios. Ensayo de tareas En este capítulo se ordenan y analizan puntualmente las etapas previas de ejecución del plan del evento, desde la primera reunión con el cliente hasta los ensayos anteriores al día del festejo. El detalle de tareas a realizar está diferenciado por áreas profesionales involucradas, aquellas que están presentes en la mayoría de los eventos. Cap La Seguridad del evento Seguridad y riesgos laborales Seguridad de la sede del evento Seguridad de las personas Partimos de la realidad de que no existe evento que pueda preservarse de accidentes, ni el menos complejo, ni el de menor tamaño. En todos existen posibles riesgos, tanto para el personal involucrado en la ejecución del evento como para los asistentes al mismo. Por dicha razón exponemos en esta parte, riesgos posibles y acciones de prevención, y los separamos en los que competen al área laboral, al espacio propio donde se desarrolla el evento y a la gente que asiste al mismo. Cap El día del evento Coordinación de tareas y responsables Control de los tiempos del evento Chequeo de grado de satisfacción de los asistentes Es el día del evento y todo lo planificado debe ejecutarse al detalle. Se realiza aquí un desglose de tareas, de cada profesional involucrado en la realización del evento, como de su responsable máximo, el Organizador. Asimismo, se ponen en prácticas los métodos de control de tiempos y la observación focalizada, para el registro y análisis del grado de satisfacción de los asistentes. Cap Ultimas instancias del evento Acondicionamiento de servicios y productos utilizados Balance post-evento

6 Presupuesto y facturación Una vez finalizado el evento, la tarea del Organizador y su equipo continúan. Aquí detallamos las mismas, desde el reordenamiento de los servicios utilizados hasta los balances de tareas realizadas y presupuestos. Destinatarios: La obra está dirigida a estudiantes de Organización de eventos y disciplinas y carreras vinculadas como: Relaciones Públicas, Hotelería, Turismo, Ceremonial y Protocolo, gastronomía, entre otras. También para una audiencia compuesta por: organizadores de eventos, que se formaron a través de la experiencia pero que requieren conocimientos teóricos y metodológicos, así como empresas, instituciones, ONG, que realizan eventos, tanto internos como externos. El libro es de utilidad tanto para estudiantes como para profesores; organizadores y proveedores; instituciones públicas y privadas. Puede ser de lectura personal como convertirse en un regalo, para alguien que pueda darle utilidad. Beneficia, en general, al mercado de eventos, porque además de describirlo lo moviliza formando profesionales capaces de hacer crecer la oferta y la demanda en forma diversificada. Sobre Mabel Lebrero: Es Licenciada en Ciencias de la Comunicación Social con experiencia en diferentes Medios en áreas vinculadas a la Dirección y Producción Integral, Desarrollo de Contenidos, Investigación Periodística, Desarrollo de Estrategias de Comunicación e Imagen Institucional, Marketing y Comunicación de Proyectos culturales. Se desempeñó como docente en distintas disciplinas vinculadas a la comunicación: Análisis del Discurso, Semiótica, Imagen Institucional, Gestión empresarial, Marketing, Taller de escritura para la Carrera de Guión de Radio y TV, Organización de eventos en Instituciones Públicas y privadas. Creadora y Directora de portales y medios gráficos informativos sobre organización de eventos: Festejos y Eventos (Revista y sitio de información sobre el mercado de eventos). Actualmente posee una consultora DATA EVENTOS desde donde realiza capacitación, organización de eventos y desarrollo de contenidos informativos y formativos para la profesión. Conferencista especializada en Organización de eventos.

7 Objetivos como autor... "Mi intención es hacer un aporte a la formación en Organización de Eventos, desde mis conocimientos como Lic. En Comunicación. Considero a éste como un mercado prometedor que tiene mucho para crecer y requiere de profesionales formados, con capacidad de reflexión, innovación y ejecución" A nivel pedagógico... "Parto de la realidad que, todo sujeto es poseedor de conocimientos. Que en el proceso de enseñanza-aprendizaje, uno se pone de acuerdo en cómo clasificar y volver a nominar los conceptos para poder interpretarlos, y ampliar así nuestro campo de contenidos. Me interesa profundizar en cada concepto, reflexionar y aplicar lo aprendido en casos concretos. Mi intención es movilizar a partir de la enseñanza y no ofrecer "verdades acabadas". Constantemente invito a los alumnos a tener una actitud participante, a por ejemplo: alimentar con otros parámetros la clasificación de eventos, no quedarse con un solo esquema de plan u organigrama de trabajo, a no limitarse con una sola representación de una idea, siempre hay innumerables alternativas... Creo que la ventaja competitiva, con este enfoque, es a partir de una visión más amplia y diversificada del mercado de eventos y sus aplicaciones, poder formar profesionales capaces de jerarquizarlo, en calidad y cantidad de propuestas". Solicítelo a:

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