Cómo organizar eventos exitosos y fiestas inolvidables. Alicia del Carril Elisa Gill

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1 Cómo organizar eventos exitosos y fiestas inolvidables Alicia del Carril Elisa Gill

2 Índice Prólogo La organización de eventos Qué es un evento? Para qué un evento Los eventos en nuestros días Planteo de objetivos Cuándo contratar a un organizador profesional Cómo armar un plan de organización: la guía Una organización adecuada Planificar con tiempo Criterios de clasificación Clasificación a partir de la organización Planificación y logística Quién es el cliente? El público de un evento Los proveedores Sede, locación y fecha Una comunicación eficiente Contratos El presupuesto Las invitaciones Regalos Las mesas más frecuentes Ubicación de los invitados El menú Check list El organizador profesional Los eventos empresariales, corporativos e institucionales Características generales Las reuniones

3 Alicia del Carril y Elisa Gill Desayuno de trabajo Coffee break Presentaciones Brunch Almuerzo ejecutivo Cocktail Vino de honor Ocasiones para brindar Comida de negocios Actos corporativos Inauguración de oficinas Lanzamientos Experiencia de marca Inauguración de una planta industrial Open house Visitas guiadas Actividades outdoor y team building After office Fin de año tiempo de celebrar El personal y su familia Los eventos deportivos y las empresas Los eventos sociales El casamiento Cumplimos un año juntos, 10, 25, casi una vida Inauguramos la nueva casa Nacimientos Feliz cumpleaños! Fiesta de egresados La graduación universitaria Otras celebraciones Funerales Los eventos religiosos Eventos religiosos católicos Eventos de la colectividad judía Los eventos culturales, artísticos y de prensa Avant-première Vernissage: muestras de arte y fotografía Presentación de un libro Desfiles de moda o fashion shows Festivales

4 Cómo organizar eventos exitosos y fiestas inolvidables Conciertos Los eventos de prensa Los eventos científicos El seminario Workshops El simposio La conferencia La reunión La convención La jornada Mesa redonda El panel Congresos Organización de un evento científico Armado y atención de la sala Exposición paralela Aspectos protocolares Bibliografía

5 A Marco y Francisco, mis hijos tan queridos. A. del C. A mi familia Acosta-Degrandi-Gill, que está siempre conmigo. E. G.

6 Prólogo Este libro está dirigido a todos aquellos que deseen organizar un evento, ya sea porque se casa una hija, porque cumple años un nieto, o porque simplemente quieren que la próxima Navidad se festeje en su casa. También, a quienes no tienen experiencia en el tema pero sus tareas laborales los enfrentan a este nuevo desafío; a los que alguna vez se animaron a emprender este camino y hoy desean perfeccionarse, y a los que buscan hacer de la organización de eventos su actividad profesional. Y también a los que creen (o creían hasta ahora) que la logística de un evento era una cuestión de sentido común el menos común de los sentidos. Es extraordinario celebrar, pero hay que hacerlo bien. Disfrutando del evento, convirtiéndonos en los mejores anfitriones, recibiendo correctamente a los invitados En definitiva, ofrecer lo mejor de nosotros mismos. Cómo hacerlo sin morir en el intento? El mercado de los eventos, otrora reducido y selecto, hoy se ha transformado en la industria de las celebraciones. Los tiempos necesarios para su organización se han ampliado, así como se ha intensificado la oferta y la competencia de proveedores en una variedad de rubros que no para de crecer. Y si bien el mercado ha dado lugar a la aparición de la figura del organizador profesional, creemos que cada familia y cada empresa puede llevar adelante la planificación de sus propios eventos, con el conocimiento, los recursos, la estructura y el tiempo necesarios para hacerlo. Esas herramientas imprescindibles componen las páginas de este libro. El éxito de los eventos siempre es un éxito compartido entre muchos. Por eso, una vez que los invitados se 13

7 Alicia del Carril y Elisa Gill han retirado, abrimos una botella de espumante para brindar con todos los que lo hicieron posible. * * * De la misma manera, a medida que este proyecto iba avanzando, no alcanzó con un solo brindis. Muchas personas y empresas prestaron su ayuda generosa, aportando su profesionalismo, y otras nos acompañaron Nuestro especial agradecimiento a: Guillermo Alén, de Miglen & Alen; mis hijos Marco y Francisco Antonacci; Esmeralda Azulay, organizadora profesional de eventos; Enrique Braun y Eugenio Dimier, de B&D Comunicación; Marcelo E. Cáceres Manevy, director de la Academia de Golf MCM; Alejandro Degrandi; Mónica Deleis, nuestra editora; Ubaldo Enríquez; Vicky Gancedo, de Home Flowers; Germán y Rubén, de Brusasca-Kuc Couture; Damián Karmiol y Alejandro Quil, de Atzor; Paula Mikulan, Art Consultant; María Inés Murtagh; el padre Martín y Rosarito, de la parroquia San Francisco Javier, de la Arquidiócesis de Buenos Aires; Martín Palonsky, de Palonsky Videos; Juan Paronetto, de Comer y Pasarla Bien; José Luis Pérez Larrea, Alejandra Fontecha y Javier Mayorga, mi equipo de Jefes de Trabajos Prácticos; Fernanda Pérez, de Pérez Lobeto Consultora en Recursos Humanos; Fernando Ricoy, de Crazy Party; el equipo de Aguilar: Mercedes Sacchi, Julia Saltzmann, Analía Rossi, que una vez más confiaron en nosotras; María Marta Sánchez; Nicolás Teloni, director comercial de CXT Sport Marketing Group; Ezra Martín Zayat y Yardena Falaq de Zayat, y a todos con los que hemos compartido algún tramo del camino. 14

8 La organización de eventos Qué es un evento? Antoine de Saint-Exupéry, en su maravilloso libro El principito, relata el siguiente diálogo entre el niño y el zorro: Al día siguiente volvió el principito. Hubiese sido mejor venir a la misma hora dijo el zorro. Si vienes, por ejemplo, a las cuatro de la tarde, comenzaré a ser feliz desde las tres. Cuanto más avance la hora, más feliz me sentiré. A las cuatro me sentiré agitado e inquieto; descubriré el precio de la felicidad! Pero si vienes a cualquier hora, nunca sabré a qué hora preparar mi corazón... Los ritos son necesarios. Qué es un rito? dijo el principito. Es también algo demasiado olvidado dijo el zorro. Es lo que hace que un día sea diferente de los otros días; una hora, de las otras horas. Entre los cazadores, por ejemplo, hay un rito. El jueves bailan con las muchachas del pueblo. El jueves es, pues, un día maravilloso. Voy a pasearme hasta la viña. Si los cazadores no bailaran en día fijo, todos los días se parecerían, y yo no tendría vacaciones. El zorro ha comprendido inmejorablemente lo que significa estar pendiente de una ceremonia; no sólo los sentimientos positivos que despierta en las personas, sino el interés que agrega a la monotonía de lo cotidiano: la espera de una fiesta puede disolver los aspectos negativos de la rutina diaria. 15

9 Alicia del Carril y Elisa Gill Con ese matiz de extraordinario que tiene un rito, en el sentido más lato, es decir, algo fuera de lo común, nos introduciremos en el concepto de evento, que es como suele denominarse ese acontecimiento para el cual, como sabiamente aconseja el zorro, es conveniente prepararse. En términos generales, se denomina evento a la reunión de personas con el fin de celebrar en una fecha y lugar determinados. Si nos remitimos a su etimología, existen varias acepciones: acontecimiento, dice la primera, la más global; eventualidad, hecho imprevisto, o que puede acaecer, dice la segunda. En el idioma inglés por referir otra lengua en la que el significado no presenta variaciones respecto de lo dicho, event significa something that takes place; an occurrence. Entonces, surge el primer análisis: hecho imprevisto? Cómo puede ser que un evento sea un hecho imprevisto si se ha preparado con anticipación, si es organizado con la antelación suficiente para asegurar su éxito? A quienes contamos con más de veinte años de experiencia en el mercado, nos costó mucho incorporar este término, justamente porque su definición contradice la realidad profesional del trabajo de cada día. Precisamente, ha sido el propio mercado la industria de los eventos, como se denomina en la actualidad el que fue incorporando la utilización reiterada del vocablo, al que sólo hace unos pocos años la Real Academia Española decidió incluir en la vigésima edición del Diccionario de la Lengua. La nueva acepción, que ahora sí refleja lo que en el uso corriente se venía designando desde hace mucho tiempo, lo describe como un suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva. Si bien esta definición parece un poco acotada, la realidad nos muestra que se designan con la misma palabra sucesos de carácter religioso, cultural, empresarial, lúdico, protocolar y científico, sin descartar que, dados los cambios del mundo en el que vivimos, otros órdenes se incorporen al amplio espectro de su definición. Hace unos quince años, la palabra evento no era de uso común en nuestro mercado; ni siquiera existía en 16

10 Cómo organizar eventos exitosos y fiestas inolvidables nuestro léxico. Era la época en que se organizaban congresos y convenciones, para los que se recurría a personas especializadas en esas temáticas, que podían contarse con los dedos de las manos. Con el correr del tiempo, surgió el primer curso de Organización de Congresos y Convenciones en Buenos Aires (1999) y en el interior del país, ante la demanda, que comenzaba a expandirse, y cuando las empresas empezaban a ganar protagonismo. En esa época no había organizadores dentro del staff de las compañías, y la actividad recaía en las secretarias y asistentes ejecutivas, que pronto vieron que se les sumaba una tarea más a las que ya ocupaban debidamente su tiempo. Fue entonces cuando se advirtió la existencia de un área en visible expansión, demandante de habilidades específicas, que exigía la pronta capacitación de personal. El sector al que solicitaron esa instrucción es el ya conocido de ceremonial y protocolo, íntimamente relacionado con la organización de eventos. El mercado creció sin tregua, y ese crecimiento empezó a exigir mayor profesionalismo. Diariamente, aumenta el número de proveedores que brindan esos servicios y, recíprocamente, también los clientes, que están cada vez más al tanto de su organización, por lo que se vuelven muy exigentes. Así, es el propio consumidor el que dictamina: Este evento está muy bien organizado, o Ese evento tuvo una organización deficiente, basándose a veces sólo en la evaluación de los pequeños detalles, y desconociendo la dimensión de lo que es verdaderamente llevar a cabo un acontecimiento de este tipo. Las compañías tomaron conciencia de esas críticas y, como su objetivo final es satisfacer siempre al cliente, evitaron delegar exclusivamente en la secretaria de Dirección o de Presidencia la concreción de esos proyectos. Es así como ellas pasan a integrar el equipo organizador, aunque sin asumir la parte operativa. En el organigrama de esas compañías apareció una nueva función, a veces a cargo del Departamento de Relaciones Públicas o del de Recursos Humanos: el organizador de eventos. 17

11 Alicia del Carril y Elisa Gill Este organizador, que debía justificar su relación de dependencia, emprendió la noble tarea de enviar propuestas novedosas a la Presidencia, que rápidamente encontraron el eco esperado; una vez más la imagen de la empresa pasó a ser el tema de mayor importancia. Al mismo tiempo, comenzaron a crecer los organizadores free lance y, en unos pocos años, a especializarse tanto como su negocio: organizan eventos empresariales o sociales, eventos deportivos o culturales, benéficos o de alguna colectividad o grupo social. En ese proceso, pasan a ser mal vistos quienes organizan eventos en todas las áreas, porque supone una falta de profesionalidad. En definitiva, lo que el mercado comenzó a pedir es mayor especialización. En la actualidad, hay cientos de proveedores específicos, muchos de los cuales a su vez se dedican sólo a un tipo de acontecimiento: proveen productos o servicios para eventos sociales, culturales o empresariales, pero no para la totalidad. La especialización es cada vez más amplia y requiere conocimientos específicos. No es casual tampoco que cada día aumente el número de cursos dedicados a la capacitación, que al inicio fueron más breves y luego más prolongados, hasta convertirse en el fundamento de carreras terciarias o universitarias. La diferencia entre los cursos iniciales y los que se dictan hoy en el mercado es notoria, no sólo respecto a la extensión, sino en cuanto al tratamiento de los temas, más profundo y diverso. Los enfoques tienen una amplitud mayor, la experiencia es cada vez más fecunda y productiva, y todo ello porque la demanda del mercado se incrementa cada día. Por esto, y luego de una extensa lectura de diccionarios, enciclopedias y trabajos realizados por colegas, intentaremos la definición de evento desde un punto de vista integral. Podemos acordar que un evento es un suceso organizado con antelación, al que se invita a un cierto número de personas, y que se realiza en un lugar y con una finalidad determinados de antemano. Hablamos de suceso porque es algo que sucede, que existe, que se materializa, y no una mera idea. 18

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