Detección de Necesidades de Capacitación

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1 CAPÍTLO II. 2.0 MARCO REFERENCIAL Teorías que sustentan la investigación. 2.1 ANTECEDENTES. Antes de la Revolución Industrial, la forma de capacitación de los artesanos se adquiría mediante la relación artesano-aprendiz En los modelos económicos pasados, el valor de las empresas estaba marcado por los activos tangibles que tenían. En los mercados actuales, el valor de las compañías está directamente relacionado con los activos intangibles que poseen, donde el conocimiento cumple un rol de privilegio; las compañías reconocen al conocimiento como el capital principal, lo llamativo es que reconocen no saber como gestionar ese capital intelectual. En el pasado se pensó, a lo interno de las empresas, que la capacitación era la mejor forma de aumentar la productividad y eficiencia de las personas. Sin embargo, para que tenga un impacto notorio, la capacitación no puede desarrollarse, como un evento aislado de lo estratégico, sino que debe ir enfocada a lograr la competitividad empresarial en el entorno a través de su talento humano. 2.2 FUNDAMENTACION TEÓRICA PARA LA INVESTIGACIÓN QUÉ ES DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN? El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso de investigación sistemático, dinámico, flexible y participativo que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una empresa o institución, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma. 12

2 Es un proceso para conocer las carencias en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes que el personal requiere cumplir para desempeñarse efectivamente en su puesto de trabajo. Por qué se debe hacer una DNC? El papel del profesional que hace la detección de necesidades debe ser muy cuidadoso, de él depende que la organización sea competitiva en su entorno. Un buen administrador de los recursos humanos, es el responsable de solicitar la capacitación debe investigar lo que sucede en el área donde trabaja para conocer y detectar las necesidades reales de capacitación. Cuándo hacer un DNC? Las actividades de capacitación que realiza cada empresa deben satisfacer necesidades internas y deben lograr objetivos específicos asociados a su desarrollo estratégico. Cada empresa tiene diferentes necesidades de capacitación según el rubro y/o especialidades técnicas en que se desenvuelve; los equipos y maquinaria que utilice; el nivel de tecnología empleada y su tipo de organización. El problema es como detectar esas necesidades de capacitación, para analizarlas y satisfacerlas en forma efectiva. Algunos parámetros para realizar un DNC pueden ser: 3. Problemas observables en las diferentes unidades de la organización. 4. Desviaciones en la productividad. 5. Rechazo de productos y/o servicios por mala calidad. 6. Altos índices de accidentes, ausentismo laboral y rotación de personal. 7. Deficiente operación y/o mantenimiento de máquinas y equipos de trabajo. 8. Bajos estándares de rendimiento del trabajador por unidad de tiempo. 9. Procedimientos de trabajo mal concebido o inexistente. 13

3 10. Incumplimiento de las metas de producción preestablecidas. 11. Errores observables en los trabajadores en la ejecución de sus tareas. 12. Baja o Alta de personal. Puestos de trabajos vacantes en la empresa o que se estima quedarán vacantes debido a la movilidad, retiros e ingresos de personal. 13. Cambios de función o de puesto por ascensos del personal a puestos de mayor complejidad, responsabilidad y remuneración, a través de líneas de promoción interna. A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser: Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemáticas y que hacen evidente el desarrollo del proceso de capacitación. Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efectúa el DNC. Futuras.- Prevención que la organización identifica dentro de los procesos de transformación y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo DEFINICIÓN DE FORMACIÓN, CAPACITACIÓN Y DESARROLLO. 1. FORMACIÓN Es la primera etapa de desarrollo de un individuo o grupo de individuos que se caracteriza por una programación curricular en alguna disciplina y que permite a quien la obtiene alcanzar niveles educativos cada vez más elevados. En general son programas a mediano y largo plazo. 2. CAPACITACIÓN Por su parte Bohlander, Snell y Sherman (2001) definen capacitación como la generalidad de los esfuerzos iniciados por una organización para impulsar el 14

4 aprendizaje de sus miembros, mencionan que existe una diferencia entre capacitación y desarrollo, ya que la capacitación se refiere a cuestiones de desempeño de corto plazo y desarrollo a largo plazo. La capacitación es una actividad sistemática, planificada y permanente cuyo propósito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno. La capacitación va dirigida al perfeccionamiento técnico del trabajador para que éste se desempeñe eficientemente en las funciones a él asignadas, producir resultados de calidad, dar excelentes servicios a sus clientes, prevenir y solucionar anticipadamente problemas potenciales dentro de la organización. A través de la capacitación hacemos que el perfil del trabajador se adecue al perfil de conocimientos, habilidades y actitudes requerido en un puesto de trabajo. La capacitación no debe confundirse con el adiestramiento, este último que implica una transmisión de conocimientos que hacen apto al individuo ya sea para un equipo o maquinaria. La capacitación permite a la organización contar con personal altamente preparado, elevando la calidad en el trabajo que realiza, y promueve que dicha organización sea cada vez más productiva y competitiva. MÉTODOS DE CAPACITACIÓN. Hay varios métodos que se usan comúnmente, Bohlander (2001), analiza los siguientes: en el trabajo, vestibular, demostración y ejemplo, simulación, aprendizaje, métodos de aula. El método que se escoja depende del tiempo, costo, esfuerzo, profundidad de conocimientos requerida, disponibilidad, 15

5 preferencias del instructor, número de personas que hay que entrenar, antecedentes de quienes reciben entrenamiento y de la actividad que realizan las personas a capacitar. a. En el trabajo. La mayor parte del entrenamiento se hace en el trabajo. Algunas estimaciones indican que durante este método se adquiere por lo menos un 90% de todos los conocimientos. Es difícil puntualizar exactamente qué procedimientos y técnicas constituyen el entrenamiento en el trabajo. Algunos de estos procedimientos son informales y difíciles, en tanto que otros son formales y sistemáticos. La observación y la práctica, las cuales son técnicas informales, son dos de las fuentes principales para este tipo de entrenamiento. b. Vestibular. Un vestíbulo es una cámara aislada o un área separada, pero formando parte de una misma entidad. Como método de entrenamiento, esta técnica se lleva a cabo en una escuela dentro de la planta industrial a fin de introducir a trabajadores nuevos en el ambiente de trabajo mediante una práctica de unas cuantas semanas en un trabajo determinado. Por lo general se usa para enseñar rutinas de oficina. Este método es muy apropiado cuando hay que entrenar a muchos empleados para el mismo tipo de trabajo a un mismo tiempo. c. Demostración y ejemplo. Una demostración es el hecho de mostrar y explicar cómo funciona algo o cómo se hace. Abarca la descripción de algo mediante experimentos o ejemplos. La forma más frecuente y más directa usada por un administrador para enseñar al empleado es a través del supervisor, quien es el encargado de desempeñar el mismo la actividad y explicar paso a paso el porqué y el cómo está haciendo lo que hace. Las demostraciones son un método de entrenamiento muy eficaz. Una de las razones para ello es que todos los sentidos, el de la vista es el que facilita más el aprendizaje. 16

6 Sin embargo, la mayoría de demostraciones suele combinarse con conferencias, fotografías, materiales de prueba, análisis, etc. d. Simulación. Una simulación es una situación o suceso que toma la apariencia o forma de la realidad, pero de hecho es una imitación de ésta. Respecto al entrenamiento, una simulación es cualquier tipo de técnica que hace una réplica lo más parecido posible a las condiciones reales que existen en el trabajo. Las diversas variedades de la ahora popular técnica de la clínica son también, en esencia, simulaciones de negocios. e. Aprendizaje. El método de entrenamiento de aprendizaje es una forma de desarrollar las habilidades de los artesanos que históricamente provienen de un sistema artesanal medieval. Un aprendiz es cualquier principiante, quien por lo general está comprometido mediante un acuerdo legal a desempeñar un puesto determinado o a desplegar una habilidad por un período fijo, para aprender un negocio. f. Métodos de aula Ciertos aspectos de todos los trabajos se aprenden más fácilmente en el aula que en el trabajo mismo; esto es particularmente cierto cuando se tienen que aprender filosofía, conceptos, aptitudes, teorías, y capacidad para resolver problemas. En los salones de clases se usan varias técnicas específicas de entrenamiento. Los métodos que se usan con mayor frecuencia son: conferencias, juntas, estudios de casos, desempeño de funciones e instrucción programada. Objetivos de la Capacitación. Los objetivos especifican que el empleado sea capaz de lograr algún cambio después de terminar con éxito el programa de capacitación. Por tanto ofrecer un centro de atención para los esfuerzos tanto del empleado como del instructor o así como un 17

7 punto de referencia para evaluar los logros del programa de capacitación. Cabe mencionar que los objetivos son: Dotar a la empresa de recursos humanos altamente calificados en términos de conocimientos, habilidades y actitudes. Desarrollar un sentimiento de responsabilidad hacia la organización. Lograr el perfeccionamiento de los ejecutivos y empleados para el desempeño de sus puestos actuales y futuros. Mantener permanentemente actualizados a los ejecutivos y empleados de la empresa, frente a los cambios científicos y tecnológicos. Lograr cambios de comportamiento con el propósito de mejorar las relaciones interpersonales. Ayudar al alcance de la misión y objetivos de la empresa. Mientras que Chiavenato (1994), indicó que según lo empleado en la capacitación, existen para ella tres objetivos principales: Preparar al personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas particulares de la organización Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal y cambiar la actitud de las personas con la finalidad de crear un clima más satisfactorio. Aumentar la motivación y hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión. BENEFICIOS DE LA CAPACITACIÓN Los beneficios de la capacitación se pueden medir tanto cualitativamente como cuantitativamente, lo que provee a las organizaciones y a los colaboradores estar en constante mejora; por lo que se puede mencionar que se benefician de las siguientes maneras: A. Cómo beneficia la capacitación a las empresas. Conduce a rentabilidad más alta y actitudes más positivas. Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles. 18

8 Eleva la moral de la fuerza de trabajo. Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la empresa. Crea mejor imagen. Fomenta la autenticidad, la apertura y la confianza. Mejora la relación jefes-subordinados. Ayuda a la preparación de guías para el trabajo. Es un poderoso auxiliar para la comprensión y adopción de políticas. Proporciona información respecto a necesidades futuras de todo nivel. Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas. Promueve el desarrollo con vistas a la promoción. Contribuye a la formación de líderes y dirigentes. Incrementa la productividad y la calidad del trabajo. Ayuda a mantener bajos los costos en muchas áreas. Elimina los costos de recurrir a consultores externos. Se promueve la comunicación a toda empresa. Reduce la tensión y permite el manejo de áreas de conflicto. B. Beneficios para el individuo que repercuten favorablemente en la empresa. Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solución de problemas. Alimenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo. Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones. Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas. Sube el nivel de satisfacción con el puesto. Permite el logro de metas individuales. Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos. Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual. C. Beneficios en relaciones humanas, relaciones internas y externas, y adopción de políticas. Mejora la comunicación entre grupos e individuos. Ayuda en la orientación de nuevos empleados. 19

9 Proporciona información sobre las disposiciones oficiales en muchos campos. Hace viables las políticas de la empresa. Alienta la cohesión de los grupos. Proporciona una buena atmósfera para el aprendizaje. Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar y vivir en ella. 3. DESARROLLO El Desarrollo por otro lado, se refiere a la educación que recibe una persona para el crecimiento profesional a fin de estimular la efectividad en el cargo. Tiene objetivos a largo plazo y generalmente busca desarrollar actitudes relacionadas con una determinada filosofía que la empresa quiere desarrollar. Está orientado fundamentalmente a ejecutivos. Diferencias entre Formación o Desarrollo y Capacitación. La capacitación es para los puestos actuales y la formación o desarrollo es para los puestos o actividades futuras que va a desempeñar la persona. La capacitación y el desarrollo con frecuencia se confunden, puesto que la diferencia está más en función de los niveles a alcanzar y de la intensidad de los procesos. Ambas son actividades educativas. Cuadro No. 1: DIFERENCIAS ENTRE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN Aspectos Formación o Desarrollo Capacitación Qué transmite Visión, Transformación, Cambio. Conocimiento Qué Carácter tiene Intelectual Mental Dónde se da Empresas e Instituciones. Puesto de trabajo. Tiempo Períodos largos. Períodos cortos. Con qué se identifica Saber (qué hacer, qué dirigir) Saber (cómo hacer) Áreas de aprendizaje Cognitiva Cognitiva Fuente: Elaboración propia. 20

10 Administración Proceso particular el cual consistente en las actividades de planeación, organización, dirección, integración y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos, según lo indica Koontz y Heinz (2004). Se debe enfatizar que la administración es una actividad que convierte los recursos humanos y físicos desorganizados en recursos útiles y efectivos. La administración es la más retadora, amplia, exigente, crucial y sutil de todas las actividades humanas. En la administración, se encuentran los cinco elementos o recursos básicos, este proceso está sujeto a las funciones fundamentales de la administración: planeación, organización, dirección, integración y control, para lograr los objetivos de la empresa Proceso Administrativo. Planeación: Es esencial para que las organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento, estando directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio. La planificación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos empresariales. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros. Organización: Se trata de determinar qué recurso y qué actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. 21

11 Podemos decir que el resultado a que se llegue con ésta función es el establecimiento de una estructura organizada. -Dirección: consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con eficiencia, sin dirección los miembros de la organización perderían de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los departamentos, a expensa de las metas de la organización. Un grado importante de organización con toda posibilidad beneficiaría un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha interdependencia. Integración: es el proceso de asegurar que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense por lograr los objetivos de la empresa. La eficaz dotación de personal y la administración de los recursos humanos implica también el establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan satisfechos. Control: Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Mide el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran por sí solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas específicas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes. ADIESTRAMIENTO: Es el proceso de enseñanza-aprendizaje orientado a dotar a una persona de conocimientos, y desarrollarle habilidades para que alcance los objetivos de su puesto de trabajo. El adiestramiento se torna esencial cuando el trabajador ha tenido poca experiencia o se le contrata para ejecutar un trabajo que le es totalmente nuevo. Sin embargo 22

12 una vez incorporados los trabajadores a la empresa, ésta tiene la obligación de desarrollar en ellos actitudes y conocimientos indispensables para que cumplan bien su cometido. APRENDIZAJE: Es un cambio observable en la conducta hacia una creciente precisión en la respuesta o reacción. El aprendizaje es algo que sucede dentro del ser humano. EDUCACIÓN: Es toda influencia que el ser humano recibe del ambiente social, durante toda su existencia, para adaptarse a las normas y los valores sociales vigentes y aceptados. CHIAVENATO, Idalberto. Administración de Recursos Humanos, 2ª ed., p ENTRENAMIENTO: Es un proceso educacional a corto plazo aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos aptitudes y habilidades en función de objetivos definidos. En administración: Es la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo. CHIAVENATO, Idalberto. Administración de Recursos Humanos, 2ª ed., p EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. La evaluación de desempeño procura identificar el déficit que los empleados pueden tener en la ejecución de sus funciones y tareas. Por cierto, debe existir un perfil ocupacional definido para los puestos de trabajo. Este es el medio de contraste, por así llamarlo, que nos permite detectar las deficiencias o carencias de conocimientos del trabajador. Naturalmente, no todos los aspectos deficitarios tienen el mismo nivel de importancia para la organización. De allí que antes de efectuar cualquier evaluación de desempeño, es necesario que la empresa haya definido sus procedimientos productivos o de servicio. El análisis funcional permitirá luego graduar los niveles 23

13 de importancia de las diferentes competencias involucradas en los puestos de trabajo. La evaluación del desempeño está en el centro de muchos de los planes de retribución, pues la evaluación de cada empleado se hace necesaria para fijar su retribución. Esto explica que la evaluación del desempeño haya evolucionado hasta convertirse en la actualidad en un proceso estructurado y sistemático que pretende no sólo identificar y medir el rendimiento de las personas que forman parte de la organización, sino también gestionarlo. La evaluación del desempeño es considerada un medio para valorar a los empleados, desarrollar sus competencias, reforzar su desempeño y distribuir recompensas (Fletcher, 2001) y se destaca cada vez más su carácter estratégico. MEJOR NIVEL DE VIDA: Es una condición social diferente que implica un progreso en su entorno. PRODUCTIVIDAD: Es el resultado que se obtiene por cada unidad de trabajo que interviene ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Se puede definir a la administración de recursos humanos como un conjunto de principios, procedimientos que procuran la mejor elección, educación y organización de los servidores de una organización, su satisfacción en el trabajo y el mejor rendimiento en favor de unos y otros, según lo indican Werther y Davis (2000). Teniendo en cuenta que es la planeación, organización, dirección y control de los procesos de dotación, remuneración, capacitación, evaluación del desempeño, negociación del contrato colectivo y guía de los recursos humanos idóneos para cada departamento, a fin de satisfacer los intereses de quienes reciben el servicio y satisfacer también, las necesidades del personal. Así como también es el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etcétera, en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general. 24

14 Por lo tanto, se puede mencionar que la Administración de recursos humanos es aquella que tiene que ver con el aprovechamiento y mejoramiento de las capacidades y habilidades de las personas y en general con los factores que le rodean dentro de la organización con el objeto de lograr el beneficio individual, de la organización y del país FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. Werther y Davis (2000), mencionan que entre sus principales se pueden destacar las siguientes: Ayudar y prestar servicios a la organización, a sus dirigentes, gerentes y empleados. Describe las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que debe tener la persona que lo ocupe. Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del liderazgo. Reclutar al personal idóneo para cada puesto. Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en función del mejoramiento de los conocimientos del personal. Orecer ayuda psicológica a sus empleados en función de mantener la armonía, además buscar solución a los problemas que se desatan entre estos. Llevar el control de beneficios de los empleados. Distribuir políticas y procedimientos de recursos humanos, nuevos o revisados, a todos los empleados, mediante boletines, reuniones, memorándums o contactos personales. Desarrollar un marco personal basado en competencias. Garantizar la diversidad en el puesto de trabajo, ya que permite a la empresa triunfar en los distintos mercados nacionales y globales. 25

15 ÁREAS FUNCIONALES DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. Werther y Davis (2000), afirman que el DRH está compuesto de las siguientes áreas: Reclutamiento de talento humano. Selección de talento humano. Diseño, Descripción y Análisis de cargos. Evaluación del desempeño humano. Compensación laboral. Beneficios Sociales. Higiene y seguridad en el trabajo. Entrenamiento y desarrollo del talento humano. Relaciones Laborales. Desarrollo Organizacional. Base de datos y Sistemas de Información del talento humano. Auditoría de Recursos Humanos La administración de recursos humanos busca compenetrar el recurso humano con el proceso productivo de la empresa. Así como también la maximización de la alidad del proceso productivo; el cual depende de igual modo de la capacitación de los elementos humanos para hacer más valederos sus conocimientos. 26

16 2.3 MARCO NORMATIVO PARA CAPACITACIONES. ASAMBLEA LEGISLATIVA INDICE LEGISLATIVO. 1 REPUBLICA DE EL SALVADOR AMERICA CENTRAL DECRETO N LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPUBLICA DE EL SALVADOR, CONSIDERANDO: I.- Que nuestro país cuenta con una población laboral particularmente hábil y competente, que constituye su mayor riqueza, cuyo aporte a la comunidad será más efectivo en tanto más elevado sea su nivel de calificación profesional; II.- Que la formación profesional, en sus diferentes modalidades, constituye un medio adecuado para contribuir al desarrollo económico y social del país, al favorecer la promoción humana del trabajador, elevando sus niveles de capacitación y calificación profesional, y contribuir al aumento de la producción y competitividad de las empresas; III.- Que de acuerdo con el artículo 40 de la Constitución, es obligación del Estado legislar sobre los alcances, extensión y forma en que debe ser puesto en vigor el sistema de formación profesional, establecido en dicha norma primaria, que es de imperativo cumplimiento; POR TANTO, En uso de sus facultades constitucionales y a iniciativa del Presidente de la República por medio de los Ministros de Trabajo y Previsión Social y de Planificación y Coordinación del Desarrollo Económico y Social y de los diputados Marcos Alfredo Valladares y Raúl Manuel Somoza Alfaro, DECRETA la siguiente: LEY DE FORMACION PROFESIONAL (Ver Parte de la Ley en Anexo No. 2). 27

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