Política de Contratación

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1 Política de Contratación Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 12 de diciembre de Página: 1 de 7

2 Introducción La Política de Contratación establece los principios generales que las Empresas del Grupo Energía de Bogotá deben cumplir en sus procesos contractuales con el fin de garantizar la contratación de bienes y servicios requeridos para el funcionamiento y desarrollo oportuno de las funciones propias de cada una de ellas, garantizando en todo caso que dichos bienes y servicios cumplan con los requisitos especificados. La presente Política obedece a los lineamientos establecidos en la Política Macro de Responsabilidad Corporativa del Grupo Energía de Bogotá y aplica a los procesos de gestión de abastecimiento de todas las empresas donde la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP sea sociedad controlante. Declaración de Compromiso El Grupo Energía de Bogotá declara su compromiso con la gestión contractual integral y oportuna que dé cabal cumplimiento a las normas legales generales de cada país en los que operan sus empresas, así como a aquellas normas aplicables por la naturaleza de la actividad que desarrolla cada una de ellas. Marco de Actuación Con el propósito de lograr el cumplimiento del compromiso establecido en la Política de Contratación, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá aplicarán los siguientes principios, los cuales deben incorporarse de manera expresa en los Estatutos de Contratación y/o documentos contractuales respectivos: BUENA FÉ: En la celebración y ejecución de los contratos las Empresas del Grupo Energía de Bogotá actúan de manera transparente, honesta, leal y acorde con el comportamiento que pueda esperarse, bajo los valores de la confianza, seguridad y credibilidad que deben gobernar las relaciones contractuales. CALIDAD: Los colaboradores que intervienen en la contratación controlan y aseguran la calidad de los procesos que se adelantan para tal fin, exigiendo los mejores estándares y desarrollando acciones para satisfacer las necesidades de la Empresa. Así mismo controlan tanto al proveedor como a los bienes y servicios adquiridos. CELERIDAD: En virtud de este principio se impulsan los procesos de contratación, de tal manera que los contratos se planeen, celebren y ejecuten a la mayor brevedad, evitando trámites innecesarios. CONFIDENCIALIDAD: Los colaboradores de las Empresas del Grupo Energía de Bogotá que participen en los procesos contractuales manejan la información relacionada con los mismos de manera transparente, privada y confidencial. COORDINACIÓN: Las Empresas del Grupo Energía de Bogotá coordinan el desarrollo de sus procesos contractuales con el fin de lograr el cumplimiento de sus proyectos. Así se llevan a cabo procesos conjuntos y se celebran contratos intercompañias que permitan el desarrollo y/o aprovechamiento de sinergias, agregación de la demanda, economías de escala, o la obtención de mejores condiciones comerciales. DEMOCRATIZACIÓN DE OPORTUNIDADES ECONÓMICAS: Las Empresas del Grupo Energía de Bogotá podrán adoptar procedimientos especiales que permitan la participación en los procesos contractuales de las pequeñas y medianas Empresas y la inserción al sector productivo de bienes y servicios ofrecidos por poblaciones especialmente vulnerables. ECONOMÍA: Se realizan todas las acciones y se toman todas las medidas tendientes a que las Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 12 de diciembre de Página: 2 de 7

3 empresas del Grupo Energía de Bogotá puedan seleccionar la propuesta más favorable a sus intereses, haciendo la mejor inversión en recursos técnicos, económicos y humanos. Los recursos destinados para la contratación deben ser administrados con austeridad en medios, tiempo y gasto. En los procesos de selección de contratistas, se establecen y cumplen los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para la selección de la propuesta más favorable. EFICACIA: En aplicación de este principio se tiene en cuenta que los procedimientos que se adelanten para la selección de un contratista y para la ejecución de los contratos, deben lograr su finalidad, removiendo los obstáculos formales siempre que no pongan en peligro la seguridad jurídica del proceso o los derechos de los participantes en los procesos. IGUALDAD: Los procedimientos de contratación de las Empresas del Grupo Energía de Bogotá tienen como propósito que los proponentes participen en igualdad de condiciones, con las mismas posibilidades, derechos, obligaciones, oportunidades y facultades, sin que exista discriminación o favorecimiento en contra o a favor de alguno de ellos. IMPARCIALIDAD: En desarrollo de este principio los colaboradores que intervienen en los procedimientos de contratación aseguran y garantizan los derechos de los oferentes sin discriminación, teniendo en cuenta únicamente las condiciones establecidas por la empresa en el documento de solicitud de ofertas, las ofertas presentadas, así como las características objetivas de los proponentes. MORALIDAD: En virtud de este principio los colaboradores de las Empresas del Grupo Energía de Bogotá S.A. ESP actúan con sujeción no sólo a la normas constitucionales y legales sino también a los principios éticos y morales que rigen la sociedad. PLANEACIÓN: Previamente a la apertura del procedimiento de contratación y a la firma del contrato, según el caso, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá verifican la existencia de recursos presupuestales y disponen de la justificación necesaria para definir los elementos básicos del contrato. Toda contratación debe responder a una planificación encaminada al cumplimiento de los proyectos, objetivos, metas y prioridades de cada Empresa del Grupo. PLURALIDAD: En desarrollo de este principio la suscripción de los contratos, por regla general, debe estar precedida por la solicitud de varias ofertas y solo excepcionalmente por solicitud de única oferta. PUBLICIDAD: En virtud de este principio, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá atendiendo la cuantía del bien o servicio a contratar, dentro de las modalidades de selección, establecen la solicitud pública de ofertas. La convocatoria es publicada en la página web de la respectiva Empresa y se publica al menos un aviso en un periódico de amplia circulación. Igualmente, se ponen a disposición de los potenciales oferentes todas las condiciones del proceso, preguntas, respuesta y/o aclaraciones, excepto aquellos aspectos que sean amparados por reserva legal, o las que por su contenido requieran restricción de acceso. RESPONSABILIDAD: Los colaboradores de las Empresas del Grupo Energía de Bogotá buscan el cumplimiento de los fines de la contratación, vigilan la correcta ejecución del objeto contratado y protegen los derechos de la Empresa, del contratista y de terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato, evalúan el Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 12 de diciembre de Página: 3 de 7

4 desempeño de los contratistas de acuerdo con los criterios establecidos en cada Empresa. Así, los colaboradores que intervengan en cualquier etapa del proceso de contratación responden por sus actuaciones y omisiones e indemnizan por los daños que causen a la Empresa, los contratistas y terceros, sin perjuicio de las sanciones que de su actuación u omisión se deriven. Este principio se aplica a los contratistas y terceros que intervengan en el proceso. TRANSPARENCIA: Las Empresas del Grupo dan cumplimiento a requisitos y procedimientos que garanticen la selección de la mejor propuesta para satisfacer el objeto del contrato a suscribir, con base en reglas claras y objetivas. En desarrollo de lo anterior: Ningún proceso contractual adelantado por las Empresas de Grupo de Energía se puede apartar de las reglas y condiciones establecidas en los documentos de solicitud de ofertas o su equivalente, los cuales constituyen la ley del proceso. Los términos y condiciones de las Solicitudes de Oferta o documento equivalente, solo se podrán modificar mediante adendas o documento similar, siempre que con la misma no se coloque a un posible oferente en posición de privilegio o inferioridad dentro del proceso. En ningún caso las Empresas podrán modificar los términos o condiciones del proceso después de recibidas las ofertas. Durante el desarrollo de los procesos contractuales los colaboradores de las Empresas de Grupo, deben abstenerse de tener contacto directo o personal por algún medio, con los oferentes o interesados en participar en los mismos, salvo en los casos en que el Comité de Contratación o Presidencia de las empresas, autoricen en alguna instancia del proceso, un acercamiento mediante sondeo de mercado o negociación de mejores condiciones, que siga un procedimiento previamente establecido por la empresa y que permita el acompañamiento de un representante del área de auditoría interna, Secretaría General y un grupo multidisciplinario de colaboradores que garantice la transparencia en el proceso. VALORACIÓN DE COSTOS AMBIENTALES: Para el Grupo Energía de Bogotá es importante la protección del medio ambiente. Para el efecto, se minimizan los riesgos en las actividades que tengan impacto sobre el medio ambiente y se realiza una valoración en términos cuantitativos del costo-beneficio del manejo en general de los recursos naturales y la degradación del medio ambiente. Cumplimiento de los principios del pacto Global Las Empresas del Grupo Energía de Bogotá en el desarrollo de los procesos contractuales, cumplirán con los Diez Principios Universales del Pacto Global de las Naciones Unidas suscrito por la casa matriz y sus filiales, que están reunidos en las áreas de: derechos humanos, derechos laborales, respeto al medio ambiente y principios anti corrupción, de acuerdo con la legislación vigente y/o con lo establecido por el Sistema de Gestión Integrado. Igualmente, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá velarán porque sus CONTRATISTAS y SUBCONTRATISTAS no contraten menores de edad en cumplimiento de los pactos, convenios y convenciones internacionales, y den cumplimiento a las normas y controles antifraude, lavado de activos y financiación del terrorismo. Área Responsable de la Política y actualización Cada una de las empresas y unidades de negocio que conforman el Grupo Energía de Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 12 de diciembre de Página: 4 de 7

5 Bogotá es responsable de la implementación y cumplimiento de la presente política. La administración y seguimiento de la política estará a cargo de la Secretaría General de Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP. La presente política se actualizará de acuerdo con los nuevos retos que establece la contratación a nivel nacional e internacional. Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 12 de diciembre de Página: 5 de 7

6 ANEXO A Conceptos Aplicables a la Política de Contratación: N/A Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 12 de diciembre de Página: 6 de 7

7 ANEXO B Listado de documentos que sirven de modelo para la implementación de la Política de Contratación en las filiales del Grupo Energía de Bogotá 1. Estatuto de Contratación 2. Manual de Interventoría 3. Procedimiento de Contratación 4. Documentos de solicitud de ofertas Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 12 de diciembre de Página: 7 de 7