3.1 Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente.

Transcripción

1 1. OBJETIVO Identificar, verificar, actualizar y evaluar los requisitos legales y otros requisitos ambientales y de gestión de la energía, relacionados con los aspectos ambientales y energéticos de Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP EEB S.A. ESP y definir los mecanismos para su continua verificación y evaluación del cumplimiento legal, con base en la metodología establecida e implementada por EEB S.A. ESP. 2. ALCANCE Este instructivo aplica a los procesos, actividades y proyectos que realice la Empresa de Energía de Bogotá, y que sean parte del alcance de su Sistema de Gestión, que exijan la aplicación de requisitos legales, reglamentarios y otros compromisos ambientales y de gestión de la energía adoptados de manera voluntaria por la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP. 3. DEFINICIONES 3.1 Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente. 3.2 Consumo de energía: Cantidad de energía utilizada. 3.3 Eficiencia energética: Proporción u otra relación cuantitativa entre el resultado en términos de desempeño, de servicios, de bienes o de energía y la entrada de energía. 3.4 Efecto Invernadero: La acumulación y el atrapamiento del calor en las atmósfera (tropósfera) cerca de la superficie de la Tierra. Parte del calor que regresa desde la superficie de la Tierra hacia el espacio es absorbido por los gases de efecto invernadero en la atmósfera y después es irradiado de nuevo hacia la superficie de la Tierra. Si las concentraciones de estos gases de efecto invernadero aumentan en la atmósfera, la temperatura promedio de la atmósfera baja aumentará gradualmente. 3.5 Energía: Electricidad, combustibles, vapor, calor, aire comprimido y otros similares. La energía se refiere a varias formas de energía, incluyendo la renovable, la que puede ser comprada, almacenada, tratada, utilizada en equipos o en un proceso o recuperada. La energía puede definirse como la capacidad de un sistema de producir una actividad externa o de realizar trabajo. 3.6 Gases de Efecto Invernadero (GEI): Se denominan gases de efecto invernadero (GEI) o gases de invernadero a los gases cuya presencia en la atmósfera contribuye al efecto invernadero. Fecha de última actualización: Octubre 04 de 2013 Página 1 de 7

2 3.7 Otros Requisitos: Acuerdos, convenios, pactos u otro tipo de compromiso voluntario que la empresa ha suscrito o a los que se ha adherido, con instituciones, entidades, empresas y organizaciones. 3.8 Requisito: Necesidad o expectativa, generalmente implícita (1) u obligatoria. (1) Nota: Generalmente implícita significa que es habitual o una práctica común para la organización, sus clientes y otras partes interesadas que la necesidad o expectativa bajo consideración está implícita 3.9 Requisito legal: Exigencia o prohibición derivada de disposiciones legales, reglamentarias o normativas cuyo cumplimiento es de carácter obligatorio para la empresa. El incumplimiento de un requisito legal puede ocasionar sanciones o derivar en responsabilidades penales o civiles Requisitos legales generales: Hace referencia a las exigencias o prohibiciones derivadas de disposiciones legales, reglamentarias o normativas nacionales e internacionales, estatales, provinciales, departamentales y locales, aplicables a los aspectos ambientales de la Empresa Requisitos legales ambientales y de gestión de la energía específicos que apliquen al negocio de Transmisión de energía eléctrica: Hacen referencia a las exigencias o prohibiciones establecidas en los actos administrativos expedidos por las Autoridades Ambientales, así como autoridades que regulan el uso y consumo de Energía, derivadas de la evaluación a proyectos nuevos y el seguimiento a los proyectos en operación Sistema de gestión de la energía; (SGE) Conjunto de elementos interrelacionados mutuamente o que interactúan para establecer una política y objetivos energéticos, y los procesos y procedimientos necesarios para alcanzar dichos objetivos Uso de la energía: Forma o tipo de aplicación de la energía. EJEMPLO Ventilación; iluminación; calefacción; refrigeración; transporte; procesos; líneas de producción. Fecha de última actualización: Octubre 04 de 2013 Página 2 de 7

3 4. RESPONSABLES 4.1 El Gerente del Sistema de gestión Integrado es responsable de: (i) Proporcionar los mecanismos para mantener informados a los encargados de la gestión ambiental y de gestión de la energía, sobre las normas, leyes y reglamentación vigente. (ii) Presentar para evaluación del cumplimiento legal los requisitos legales generales al Comité de Presidencia, previa revisión en Comité Operativo de Gestión Ambiental o el que haga sus veces, y (iii) Mantener los registros de los resultados de la evaluación. 4.2 El Asesor Ambiental de la gerencia Sistema de Gestión Integrado es el responsable de: (i) estructurar la matriz de identificación de requisitos legales generales y otros requisitos ambientales y de gestión de la energía de la Empresa. (ii) Presentar los requisitos legales al Comité Operativo de Gestión Ambiental o el que haga sus veces para precisar su aplicabilidad y determinar cómo se aplican estos a los aspectos ambientales y de gestión de la energía en la Empresa. (iii) Generar informe a la Secretaría Distrital de Ambiente de los requisitos legales ambientales aplicables a EEB S.A. ESP, a través de la herramienta Storm User, y (iv) Actualizar en la herramienta para la gestión documental del Sistema de Gestión Integrado la matriz actualizada de identificación de requisitos legales ambientales y de gestión de la energía. 4.3 Los Asesores Ambientales de la Vicepresidencia de Transmisión son responsables del seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales ambientales y de gestión de la energía, específicos que apliquen al negocio de Transmisión de energía eléctrica, comunicar la aplicación y cumplimiento al Vicepresidente de Transmisión y al Gerente del Sistema de Gestión Integrado. Asimismo, son responsables de mantener los registros de los resultados de la evaluación del cumplimiento legal. 4.4 El personal encargado del cumplimiento y/o seguimiento al cumplimiento del requisito legal aplicable es responsable de asegurar el cumplimiento de los requisitos legales ambientales y de gestión de la energía, aplicables a las actividades que realice la Empresa. Así mismo, los interventores y/o supervisores a través de sus contratistas. 4.5 En proyectos nuevos de la infraestructura de transmisión, el Gerente de Proyecto es el responsable de asegurar que se identifiquen los requisitos legales ambientales y de gestión de la energía y otros requisitos que apliquen y solicitar al Asesor Ambiental de la Gerencia Sistema de Gestión Integrado que se incluyan dentro de la matriz de identificación de requisitos legales y otros requisitos ambientales y de gestión de la energía. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 Consideraciones Generales Fecha de última actualización: Octubre 04 de 2013 Página 3 de 7

4 5.1.1 En caso que existan dudas sobre la interpretación y aplicación de algún requisito, se solicitará la asesoría de Secretaría General o de un experto en asuntos legales en el tema relacionado La información sobre requisitos legales y otros requisitos que sean aplicables a los contratistas se da a conocer a estos, por parte de la dependencia responsable de la contratación y/o interventor o supervisor El seguimiento al cumplimiento legal durante la ejecución de los contratos, le corresponde a los interventores o supervisores, según sea el caso, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento GBS-P-GP-002 Gestión de proveedores. 5.2 Identificación de Requisitos Legales y Otros Requisitos Tomando como base la matriz de identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales y de gestión de la energía, se identifican los requisitos legales generales que son aplicables a los aspectos ambientales y de gestión de la energía de la Empresa. La identificación de los requisitos legales ambientales que aplican a la infraestructura de transmisión se realiza una vez Secretaria General se ha notificado del acto administrativo expedido por la autoridad ambiental competente, para lo cual remite dicho acto administrativo en medio físico a la Vicepresidencia de Transmisión para su revisión, evaluación y archivo. Los actos administrativos expedidos por las autoridades ambientales se encuentran disponibles en medio físico en la Vicepresidencia de Transmisión, bajo la custodia del asesor(es) ambiental(es) o del Contratista asesor de aspectos ambientales de la Vicepresidencia de Transmisión. Con base en lo anterior, la información se registra en el Formato GSA-F-AI-003 Matriz de Identificación de Requisitos Legales y Otros Requisitos Ambientales y de gestión de la Energía. Los colaboradores de EEB S.A. ESP tienen acceso a estos requisitos legales, los cuales pueden consultar en herramienta para la gestión documental del Sistema de Gestión Integrado. Los requisitos legales pueden estar en medios físicos o digitales. 5.3 Criterios para determinar la aplicabilidad La aplicación de un determinado requisito de carácter general se evalúa frente a la matriz de identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales y energéticos para establecer si está relacionado con alguno de los aspectos ambientales de la Empresa. Los requisitos legales generales y otros requisitos Fecha de última actualización: Octubre 04 de 2013 Página 4 de 7

5 ambientales y energéticos son comunicados por el Gerente Sistema de Gestión Integrado al Comité de Presidencia. Cuando se trata de requisitos legales relacionados con temas técnicos de la operación de la infraestructura de EEB S.A. ESP, la Vicepresidencia de Transmisión es la encargada de su revisión y análisis desde el punto de vista técnico. 5.4 Divulgación externa de requisitos La dependencia designada para implementar un requisito legal, se encarga de divulgarlo a los Colaboradores, Inspectores, Interventores, Supervisores y/o Contratistas, según sea el caso, y le asigna un responsable que verifique periódicamente su cumplimiento. Para el caso de las actividades realizadas a través de contratistas, los requisitos legales aplicables son comunicados desde la etapa de selección, como parte de las condiciones de la solicitud de oferta. Al momento de suscribir el contrato u orden de servicio, el Interventor o Supervisor designado incorporará las obligaciones particulares del caso, que estén relacionadas con la gestión ambiental dentro del texto del contrato. 5.5 Seguimiento y evaluación del cumplimiento legal Periódicamente, se evalúa el cumplimiento de los requisitos para detectar la necesidad de tomar acciones como resultado de dicha evaluación. La evaluación y seguimiento de los requisitos legales generales ambientales y de gestión de la energía se realiza de manera semestral en Comité de Presidencia; la gestión, seguimiento y evaluación de los requisitos legales aplicables a la infraestructura de transmisión es realizado por los asesores ambientales de manera mensual con el Vicepresidente de Transmisión, quien aprueba el estado de cumplimiento. El seguimiento y evaluación del cumplimiento legal, también podrá apoyarse en mecanismos como: Inspecciones: Los responsables de la inspección verifican y documentan el cumplimiento de la normatividad a través de listas de chequeo y aplican las instrucciones del procedimiento GSO-P-IP-004 Inspecciones y Observaciones Planeadas. Del informe de la inspección remiten copia al Asesor Ambiental Gerencia Sistema de Gestión Integrada. Auditorías internas: mediante la aplicación del procedimiento ASG-P-AI-001 Gestión de auditorías. Fecha de última actualización: Octubre 04 de 2013 Página 5 de 7

6 Cuando el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos depende del contratista, el Interventor o Supervisor del contrato realiza el seguimiento periódico al cumplimiento y el desempeño del contratista lo plasma cualitativamente en la evaluación de acuerdo con lo establecido en el procedimiento GBS-P-GP-002 Gestión de proveedores. 5.6 Actualización de la matriz La matriz de requisitos legales y otros requisitos se revisa o actualiza en los siguientes casos: Cuando se expida un nuevo requisito normativo que aplique a la Empresa o se elimine uno existente, previa revisión en Comité Operativo de Gestión Ambiental o el que haga sus veces. Cuando se conozcan modificaciones en los requisitos identificados Cuando se generen cambios en la matriz de identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales y de gestión de la energía, que tengan implicaciones legales. En todo caso, aunque no se llegue a presentar alguna de las anteriores opciones se revisará la matriz semestralmente. La identificación, seguimiento y evaluación de los requisitos legales específicos aplicables a la infraestructura de transmisión de energía eléctrica, se realizan y registran de acuerdo con lo establecido en el procedimiento GSA-P-GA-001 Gestión Ambiental Infraestructura de Transmisión. Los cambios en los requisitos legales y otros requisitos ambientales y de gestión de la energía, son comunicados por las dependencias responsables: Gerencia Sistema de gestión Integrado y Vicepresidencia de Transmisión, según sea el caso, para que estas a su vez los divulguen al personal involucrado en el cumplimiento y de esta manera evitar incumplimientos por desconocimiento de los mismos. 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS Código del documento Título del documento GBS-P-GP-002 Gestión de proveedores ASG-P-AI-001 Gestión de auditorías GSO-P-IP-004 Inspecciones y Observaciones Planeadas GSA-P-GA-001 Gestión Ambiental Infraestructura de Fecha de última actualización: Octubre 04 de 2013 Página 6 de 7

7 Transmisión 7. REGISTROS 7.1 Formato GSA-F-AI-003 Matriz de Identificación de Requisitos Legales y Otros Requisitos Ambientales y de Gestión de la Energía. 7.2 Acta de Comité de Presidencia de la última evaluación del cumplimiento legal. 8. ANEXOS 8.1 Formato GSA-F-AI-003 Matriz de Identificación de Requisitos Legales y Otros Requisitos Ambientales y de Gestión de la Energía. Fecha de última actualización: Octubre 04 de 2013 Página 7 de 7