Identificación y acceso a requisitos legales y reglamentarios

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1 Procedimientos Generales TÍTULO: Identificación y acceso a requisitos legales y reglamentarios REFERENCIA: RGN04 EDICIÓN: 2/ PÁGINA: 1 DE: 3 AFECTA A: Toda la Empresa EDICIÓN Y CONTROL: APROBACIÓN Y FECHA: RAD Gerente General GERENCIA RESPONSABLE: RAD OBJETO Establecer los mecanismos de identificación, evaluación, difusión, acceso y actualización de la legislación, reglamentos, normas estándares y guías obligatorias o voluntarias que la organización suscriba y que son de aplicación para las distintas actividades de Red Eléctrica del Sur S.A. ÁMBITO DE APLICACIÓN Toda legislación, reglamento y cualquier otra normativa legal obligatoria o voluntaria que se encuentre en vigor, que afecten la realización de las actividades de la empresa y que deban ser conocidas por las unidades organizativas responsables de procesos y/o a los distintos grupos de interés a los que apliquen. RESPONSABILIDADES UNIDADES ORGANIZATIVAS Establecer la metodología a través de la cual se identifican las normas aplicables. Identificar la normativa legal obligatoria o voluntaria (Anexo 1) dentro de su campo de aplicación. Evaluar la aplicabilidad de la normativa legal obligatoria o voluntaria e identificar otras unidades organizativas que puedan verse afectadas por las normas aplicables o por modificaciones de las mismas. Requerir el apoyo, si fuese necesario, de un servicio externo de asesoría jurídica o del departamento de Regulación y Estudios que realicen la interpretación del contenido de las normas aplicables; así como, los incumplimientos y/o sanciones derivadas de las mismas. Difundir a los Jefes de las unidades organizativas implicadas y/o a los distintos grupos de interés a los que apliquen, la normativa legal o las modificaciones que les afecta para su información o toma de acciones pertinentes. Garantizar que las normas que son aplicables a su campo de aplicación están disponibles para las personas que requieran su utilización. Velar por el cumplimiento de las normas aplicables en las actividades de la empresa que les correspondan. Asegurar que las normas aplicables publicadas en la intranet se mantienen actualizadas.

2 TÍTULO: Identificación y acceso a requisitos legales y reglamentarios REFERENCIA: RGN04 EDICIÓN: 2/ PÁGINA: 2 DE: 3 Realizar seguimientos trimestrales de la incorporación de requisitos dentro del SIG. DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN Y ESTUDIOS Identificar y asesorar a las unidades organizativas en la interpretación del contenido de la normativa reguladora del sector eléctrico. RAD (Representante de la Alta Dirección) Incorporar en la intranet las hojas de control de reglamentación. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1. IDENTIFICACION Y EVALUACIÓN DE LA NORMATIVA LEGAL OBLIGATORIA O VOLUNTARIA APLICABLE Las unidades organizativas responsables identificarán la normativa legal obligatoria o voluntaria (Anexo 1) dentro de su campo de aplicación. Así mismo definirán las herramientas de consulta a través de las cuales se identifican y mantienen actualizadas las normas aplicables, estas herramientas pueden ser servicio externo, análisis interno, correos electrónicos, páginas web, etc. (previa comprobación de la veracidad y legitimidad del medio a utilizar). Del mismo modo, la unidad organizativa evaluara su aplicabilidad e identificaran otras unidades organizativas que puedan verse implicadas por las normas aplicables o por modificaciones de las mismas y prestaran su asesoramiento cuando así resulte preciso. En caso las unidades organizativas presenten dudas al momento de realizar la evaluación, estas se apoyaran en un servicio externo de asesoría jurídica que realizara la interpretación del contenido de las normas aplicables, así como los incumplimientos y/o sanciones derivadas de las mismas. El departamento de Regulación y Estudios asesorara a las unidades organizativas en la interpretación del contenido de la normativa reguladora del sector eléctrico. 2. DIFUSIÓN A LAS UNIDADES ORGANIZATIVAS Y/O GRUPOS DE INTERES IMPLICADOS Las unidades organizativas responsables difundirán a los Jefes de las unidades organizativas implicadas y/o a los distintos grupos de interés a los que apliquen, la normativa legal o las modificaciones que les afecta, para su información o toma de acciones pertinentes, facilitándoles cuando sea necesario copia de la misma. Los responsables de las unidades organizativas registraran en el documento definido Hoja de Control de Normativa Legal (Anexo 2) y lo enviaran al RAD para su publicación en Intranet, con el fin de

3 TÍTULO: Identificación y acceso a requisitos legales y reglamentarios REFERENCIA: RGN04 EDICIÓN: 2/ PÁGINA: 3 DE: 3 facilitar a la organización la información necesaria para acceder y consultar la reglamentación aplicable. 3. INCORPORACIÓN DE REQUISITOS Una vez establecida la aplicabilidad de una normativa legal obligatoria o voluntaria, las unidades organizativas responsables o las que tengan que desarrollar trabajos cumpliendo sus requisitos, procederán a incorporarlos en el SIG de Red Eléctrica del Sur S.A. mediante la modificación e implementación de procesos, proyectos, plan de actividades, normativas internas, etc. 4. ARCHIVO DE LA NORMATIVIDAD LEGAL Los registros de normativa legal aplicable serán custodiados como registro, por cada unidad organizativa responsable, así como soporte para ser obtenidos por otras partes interesadas. Debe mantenerse permanentemente actualizada. La normativa legal aplicable estará accesible para su consulta en los archivos de la intranet de Red Eléctrica del Sur S.A. 5. SEGUIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD LEGAL Trimestralmente las unidades organizativas responsables realizaran un seguimiento de la incorporación de requisitos dentro del SIG, lo cual garantizar su cumplimiento y vigencia dentro de las actividades de la empresa. Se utilizara el registro RGN013 - Comprobación del cumplimiento legal.

4 ANEXO 1: Unidades Organizativas Responsables REFERENCIA: RGN04 EDICIÓN: 2/ PÁGINA: 1 DE: 1 UNIDADES ORGANIZATIVAS RESPONSABLES: Las unidades organizativas responsables de la identificación y evaluación de la normativa legal aplicable son las siguientes: UNIDAD ORGANIZATIVA RESPONSABLE CAMPO DE APLICACIÓN Gerencia de Administración y Finanzas Recursos humanos. Proveedores de productos y servicios. Gestión económica financiera. Servicios generales. Sistemas de información. Seguridad física y salud laboral Accionistas. Operador estratégico y empresas del grupo REI. Empresas transmisoras y clientes libres. Autoridades nacionales y locales. Comunidades vecinas y representantes locales. Colectivos y asociaciones gremiales (SNMPE, Comité de transmisores, CIGRE, Cámara de Comercio, CIER, Pacto Mundial) Gerencia de Operación y Mantenimiento Operación de sistemas eléctricos. Mantenimiento de líneas, subestaciones eléctricas de alta tensión y de sistemas de telecomunicaciones. Medio Ambiente. Autoridades nacionales y locales. Comunidades vecinas y representantes locales. Seguridad física y salud laboral.

5 ANEXO 3: Comprobación del Cumplimiento Legal REFERENCIA: RGN04 EDICIÓN: 2/ PÁGINA: 1 DE: 1

6 ANEXO 3: Comprobación del Cumplimiento Legal REFERENCIA: RGN04 EDICIÓN: 2/ PÁGINA: 1 DE: 1