MISION, VISION Y VALORES INSTITUCIONALES

Transcripción

1 MISION, VISION Y VALORES INSTITUCIONALES MISIÓN Somos una institución estatal de excelencia dedicada al suministro de medicamentos, insumos sanitarios y reactivos de laboratorio, garantizando su calidad, acceso y bajo costo al Sistema Público Nacional de Salud, conforme a las normativas legales vigentes. VISIÓN Convertirnos en la única central de suministro de medicamentos, insumos sanitarios y reactivos de laboratorios que satisfaga la demanda del Sistema Nacional de Salud Pública, consolidándonos como el mejor modelo regional de gestión. VALORES 1. Vocación de Servicio: empleamos al máximo nuestra capacidad, esfuerzo e inteligencia para servir a los demás con esmero y entusiasmo. 2. Transparencia: utilizamos todos los medios a nuestro alcance para garantizar el acceso directo del público a la información relacionada con nuestros procedimientos y procesos de trabajo, de manera real y oportuna. 3. Calidad: ofrecemos productos y servicios de alta calidad a nuestros ciudadanos/clientes, mediante el mejoramiento continuo de nuestros procesos y un compromiso ético y humano. 4. Liderazgo: incentivamos a nuestro personal a trabajar con entusiasmo, dedicación, capacidad e iniciativa en el logro de objetivos comunes. 5. Innovación: nos enfocamos en la modernización de nuestro sistema de gestión, fundamentados en el aprendizaje compartido a través de las mejores prácticas. 6. Confiabilidad Nos esforzamos en mantener un ambiente de honestidad, respeto y seguridad, cumpliendo con los más altos estándares de ética. 1

2 7. Solidaridad: Nos empeñamos en hacer comunión en los intereses y responsabilidades de nuestra institución, de nuestros empleados y del Estado, movidos por nuestra convicción de justicia y equidad. 8. Eficacia: Contamos con las herramientas y el personal humano para llevar a cabo nuestra misión. 9. Eficiencia: Hacemos un buen uso de los recursos humanos y tecnológicos, para garantizar el desempeño y el alcance de las metas institucionales. 2

3 RESUMEN EJECUTIVO 3

4 INTRODUCCION La gestión operacional y administrativa de toda institución debe apoyarse necesariamente en un esquema organizativo que viabilice la realización exitosa de los objetivos y metas que se propone lograr. En el marco de esta premisa fundamental, hemos modificado el presente Manual de Organización de PROMESE/CAL, conforme a la nueva estructura organizativa, Junio, 2011, como un instrumento técnico, que proporciona las condiciones y elementos clave para orientar convenientemente el desarrollo de las operaciones y el alcance de los objetivos estratégicos de forma eficaz, eficiente y efectiva. Este manual, además de la declaración de la misión, visión y valores institucionales, revisados en la Planificación Estratégica , contiene una definición precisa de los objetivos, funciones y actividades de cada una de las diferentes unidades organizativas que conforman la estructura organizacional. 4

5 PERFIL DE LA ORGANIZACION El programa de Medicamentos Esenciales/Central de Apoyo Logístico (Promese/Cal) es una institución dedicada a garantizar el funcionamiento y la consolidación de un sistema de suministro de medicamentos, insumos sanitarios y reactivos de laboratorio, de manera oportuna, segura y eficiente. Está destinado al sector público de salud: hospitales, subcentros sanitarios, Unidades de Atención Primaria (UNAP), Farmacias del Pueblo y beneficiarios del Régimen Subsidiado en su modalidad ambulatoria, a través del Seguro Nacional de Salud (SeNaSa); así como a cualquier otra institución gubernamental o sin fines de lucro de República Dominicana. Nuestra institución tiene como objetivo principal: Dispensar medicamentos de calidad y a bajo costo a los usuarios del Sistema Nacional de Salud Pública, a través de la Red de Farmacias del Pueblo ubicadas en toda la geografía nacional. Suplir a los hospitales del Ministerio de Salud Pública de medicamentos e insumos sanitarios por un valor equivalente al 40% de su presupuesto general y donar, además, un 30% (sobre el total del monto anterior) en medicamentos e insumos que son despachados conjuntamente con los pedidos mensuales. Abastecer de fármacos e insumos sanitarios a las UNAP y a los Servicios Regionales de Salud (SRS) ubicados en todo el territorio nacional; así como a los pacientes de los diferentes programas sociales de Promese/Cal y a los beneficiarios del Régimen Subsidiado en la modalidad ambulatoria, a través de SeNaSa. Grupos de interés: - Personal de la institución. - Prestadores de servicios de salud (hospitales públicos, sub-centros y Unidades de Atención Primaria (UNAP). - Usuarios de la Red de Farmacias del Pueblo. - Beneficiarios de los Programas Sociales de Promese/Cal. - Afiliados al Seguro Nacional de Salud (SeNaSa) bajo el Régimen Subsidiado, en la modalidad de atención ambulatoria. 5

6 - Consejo Presidencial del SIDA (COPRESIDA). - Entidades gubernamentales, no gubernamentales, eclesiásticas sin fines de lucro. - Dirigentes comunitarios y provinciales. - Proveedores. - Ministerio Administrativo de la Presidencia. - Comisión Presidencial de Política Farmacéutica. - Aliados institucionales. - Ministerio de Hacienda. - Consejo Nacional de Ética y combate a la Corrupción. - Ministerio de Salud Pública (MSP) - Ministerio de Administración Pública. (MAP) - Cooperativa de Promese/Cal. (COOPREMECAL) La central de Apoyo Logístico (PROMESE/CAL), está dirigida por un consejo ejecutivo constituido por: El Ministro de Salud Pública y Asistencia Social (MISPAS) El Director del Instituto Dominicano de Seguros Sociales (IDSS) El Director del Hospital Central de las Fuerzas Armadas y Policía Nacional. El Asesor Médico del Poder Ejecutivo. El Coordinador Ejecutivo de la Comisión Ejecutiva para la reforma del Sector salud (SERSS). La Directora de PROMESE/CAL, en calidad de Secretario. 6

7 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA La central esta integrada por dos niveles: Órganos Superiores: Consejo Ejecutivo: Órgano del más alto nivel para la toma de decisiones políticas y estratégicas. Comité de Licitaciones: Órgano de PROMESE/CAL, como entidad contratante, responsable de la organización, conducción y ejecución de la integridad de los procesos de licitación, desde la aprobación del pliego de Condiciones Especificas, respuestas a las consultas, recepción de propuestas, calificación de Oferentes/Proponentes, evaluación de propuesta con la asesoría del Comité Técnico de Apoyo, preparación del informe con las recomendaciones de adjudicación y todo acto complementario conveniente y válido legalmente a los fines de la contratación. Comisión de concurso: La comisión de concurso supervisa los procesos de licitación. Comité Técnico: El comité técnico supervisa los procesos de homologación. Comité de Ética: Sirve de ente promotor de la vigilancia y el fortalecimiento de la ética y la transparencia en la gestión administrativa de PROMESE/CAL, orientados a asegurar el cumplimiento de nuestros procesos, además de ser el canal de comunicación entre nuestra institución y el Departamento de Prevención de la Corrupción, para el diseño, promoción y desarrollo de planes y actividades de consolidación de la ética y la transparencia en la función pública. Dirección General: Tiene la responsabilidad de velar por el cumplimiento de los objetivos institucionales y el mejoramiento constante de la entidad, mediante la elaboración de lineamientos generales que permitan dirigir y ejecutar las políticas técnicas y administrativas, previamente aprobadas por la Presidencia de la República y por el Consejo Ejecutivo. Sub-Dirección General: Participa de manera activa en la elaboración y diseño de planes de desarrollo, y proyecto que permitan coordinar y controlar el funcionamiento de la Institución, asegurando que la misma proporcione servicios de óptima calidad. Gerencia Administrativa: Administra las actividades y servicios de apoyo general y administrativo de la institución. 7

8 Gerencia Financiera: Tiene a su cargo la planificación, aplicación y control de los recursos financieros de la institución. Gerencia de Compras y Contrataciones: Planifica y ejecuta la compra de los productos requeridos para la prestación de los servicios y el funcionamiento de la institución. Gerencia de Planificación & Desarrollo: Provee a toda la estructura organizacional de la asesoría y asistencia técnica precisa para los procesos de planificación estratégica, determinación y control de indicadores de gestión. Gerencia de Farmacias del Pueblo: que tiene a cargo la operación y administración de las Farmacias del Pueblo en todo el país. Gerencia de Operaciones: Provee los medicamentos y equipos utilizados en el programa de salud PROMESE/CAL. Gerencia de Gestión Humana: Encargada de la gestión de los recursos humanos. Gerencia de Tecnología: Diseña y desarrolla los sistemas integrados y oportunos para la automatización de los procesos y las operaciones de Promese/Cal. 8

9 OBJETIVOS DEL MANUAL Constituye el marco general de organización que servirá de base para que la institución pueda llevar a cabo con éxito sus actividades. Bajo esta consideración fundamental permitirá lograr diversos fines, entre los que se destacan: - Establecer y definir una estructura organizativa que haga viable la realización eficaz, eficiente y efectiva de los planes, proyectos y objetivos de la institución. - Delimitar y definir con claridad los objetivos, funciones y actividades de cada dependencia o unidad organizativa de la institución. - Definir y establecer convenientemente los niveles y relaciones de autoridad. - Crear mejores condiciones de organización para el cumplimiento de los fines institucionales. - Contribuir a elevar el nivel de calidad y satisfacción en la prestación de los servicios a la ciudadanía. 9

10 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 10

11 ORGANOS DE APOYO DIRECTIVOS 11

12 UNIDAD ORGANIZATIVA: OFICINA DE LIBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA Ofrecer informaciones administrativas de la institución y sobre el uso de medicamentos completos y oportunos, según requerimiento de los solicitantes, en cumplimiento con la Ley No sobre Libre Acceso a la Información y su reglamento de información. FUNCIONES PRINCIPALES: Satisfacer las solicitudes de información en el plazo fijado. Entregar la información solicitada de forma personal, por teléfono, fascimile, correo ordinario, correo electrónico o formato de internet. Comunicar las razones de prórroga para atender las solicitudes. Publicar en un medio de amplia difusión las normas que regulan la presentación de servicios y el acceso a los servicios públicos y a los responsables de la institución. Divulgar y publicar toda información relacionada con los fondos públicos recibidos. Colocar a disposición de la ciudadanía, tanto en internet como en un lugar visible en sus instalaciones, listado de derecho que asisten al ciudadano en materia de acceso a la información. 12

13 UNIDAD ORGANIZATIVA: RELACIONES PÚBLICAS Diseño y ejecución de un plan de comunicación y relaciones públicas para el mantenimiento de la imagen y la reputación institucionales; así como de la formación de opinión publica en torno al quehacer de PROMESE/CAL y de su incidencia en el desarrollo del país en las áreas farmacéutica y de salud. FUNCIONES PRINCIPALES: Difundir, a través de los medios de comunicación, escritos y electrónicos, las informaciones institucionales. Establecer redes de aliados y colaboradores con los representantes de los medios de comunicación, como apoyo a las estrategias de defensoría y veeduría social. Coordinar con los gerentes y los principales funcionarios de la institución, la elaboración de informaciones de interés público y las acciones para difundirlas. Organizar y difundir las actividades realizadas por la institución. Analizar el entorno político, económico y social, identificando y manejando las variables que puedan afectar la imagen pública de la institución. Evaluar continuamente la imagen de la institución difundida por los medios de comunicación, en interés de formular e implementar las políticas y estrategias requeridas. Seleccionar y registrar en archivo los resultados y evidencias de las estrategias de comunicación ejecutadas: notas de prensa, editoriales, artículos y columnas de opinión; así como las grabaciones en audio y video de las intervenciones en radio y televisión. Presentar informes mensuales de las actividades que, por su naturaleza, tengan a Relaciones Publicas como eje transversal y del impacto informativo obtenido. 13

14 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIVISION DE BIENESTAR SOCIAL Responsable de la planificación, coordinación y ejecución de los programas sociales donde se realizan donaciones de medicamentos e insumos sanitarios a la población de más escasos recursos económicos, a la vez es responsable de recibir, tramitar, aprobar o rechazar con anuencia de la Dirección General, las solicitudes de nuevas instituciones que requieren donaciones y/o ventas de medicamentos. FUNCIONES PRINCIPALES Planifica, dirige y controla la ejecución de los programas de donaciones de medicamentos e insumos sanitarios a personas de escasos recursos de la población. Estudia y pondera las solicitudes de medicamentos e insumos formuladas a la institución por particulares. Garantiza la disponibilidad permanente de los medicamentos contemplados en el programa sociales. Evalúa las necesidades de donaciones a las personas que solicitan ayuda de medicamentos e insumos sanitarios. Presenta informes de las actividades realizadas. 14

15 UNIDAD ORGANIZATIVA: CONSULTORIA JURIDICA Se encarga de manejar los asuntos de carácter legal de la Institución, además establece el marco y las condiciones legales de la licitación y confección de contratos. FUNCIONES PRINCIPALES: Preparación, análisis y evaluación de la documentación requerida por las diferentes instancias internas y externas. Redacción de toda la documentación legal. Acreditación de Proveedores. Participación directa en todos los procesos de licitaciones, de manera especial en la redacción de toda la documentación legal relativa a las mismas (apoyo logístico y jurídico). Coordinación de actividades en los procesos de licitación en los asuntos de índole legal. Evaluación de la documentación legal entregada por las empresas licitantes. Asistencia técnica y legal en el área laboral y penal. Ejecuciones de garantías. Liquidación de contratos y devolución de garantías. Ejecuta las acciones legales que correspondan, protegiendo el patrimonio y la buena imagen de la institución. Presenta informes de las actividades realizadas. Revisa y controla las solicitudes y propuestas de servicios sometidas por los proveedores para su participación en las licitaciones. Coordina y controla la ejecución de los concursos para seleccionar los proveedores de servicios en la compra de medicamentos. 15

16 UNIDAD ORGANIZATIVA: COORDINACION DE COMERCIALIZACION Se encarga de coordinar las acciones y estrategias necesarias que permitan gestionar la compra y venta de todos los medicamentos e insumos sanitarios. Asegura eficiencia y eficacia en la venta de medicamentos e insumos sanitarios a las Farmacias del Pueblo, hospitales, unidades de atención primarias y otras entidades, manteniendo las más alta satisfacción de los clientes. FUNCIONES PRINCIPALES: Planifica, coordina y controla las operaciones de venta de medicamentos insumos sanitarios requeridos por las Farmacias del Pueblo, hospitales, unidades de atención primaria y otras instituciones sin fines de lucro. Planifica y coordina las actividades concernientes a lograr y mantener la más alta calidad en los servicios prestados y la mayor satisfacción en los clientes. Da seguimiento a la ejecución de los planes en las operaciones de venta y servicio al cliente, asegurado el efectivo cumplimiento de los mismos. Diseña y establece políticas y estrategias de venta y atención al cliente, que contribuyan a mejorar el desarrollo de las operaciones del área y el alcance de las metas establecidas. Revisa y mejora los métodos y procedimientos de trabajo del área. Presenta informes de las actividades realizadas. 16

17 UNIDAD ORGANIZATIVA: SECCION DE SERVICIO AL CLIENTE Garantiza el más alto grado de satisfacción en los clientes, en relación a los servicios que reciben por parte de nuestra institución. FUNCIONES PRINCIPALES: Diseña y desarrolla los planes y programas que contribuyan al mejoramiento constante de la calidad de nuestros servicios y a mantener la más elevada satisfacción en los clientes. Mantiene actualizada una base de datos correspondientes a nuestros clientes (Centros de Salud, Farmacias del Pueblo y otros.) Mantiene informado a los clientes sobre los cambios que se produzcan relacionados con los servicios que se les prestan. Atiende y soluciona las reclamaciones presentadas por los clientes. Mantiene contacto permanente con los clientes para asegurar que estén siendo debidamente atendidos, en cuanto a los productos y servicios que demandan. Promueve en el personal un comportamiento de servicio y excelencia en atención al cliente. Coordina con los responsables de la prestación de los servicios, el mejoramiento de los sistemas y procedimientos que viabilizan dichos servicios. Presenta informes de las actividades realizadas. 17

18 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIVISION DE LICITACIONES Orientado a la correcta organización y ejecución de las licitaciones para la compra de medicamentos e insumos así como otros bienes y servicios requeridos por la Institución. FUNCIONES PRINCIPALES Planifica, coordina y controla la organización y ejecución de las licitaciones para la compra de medicamentos, equipos y otros productos requeridos por la institución. Garantiza la pulcritud en la realización de los concursos que se realizan. Mantiene actualizado los formularios utilizados en la solicitud de participación en los concursos. Lleva control de fianzas y notificaciones de registro de los posibles proveedores. Mantiene un registro actualizado de proveedores. Mantener la custodia de las muestras participantes en las diferentes licitaciones. Control de fichas técnicas utilizadas en la homologación de las muestras participantes en las diferentes licitaciones. Elaboración del catalogo de ofertas en base a lo suministrado por la gerencia de operaciones. Ejecutar el proceso de adjudicaciones posteriores a solicitud del área de compras. Presenta informes de las actividades realizadas. 18

19 GERENCIA ADMINISTRATIVA 19

20 UNIDAD ORGANIZATIVA: GERENCIA ADMINISTRATIVA Se encarga de asegurar la correcta aplicación de las normas y procedimientos para el óptimo funcionamiento de las actividades de la institución, diseñando proyectos que conjuntamente con las demás unidades departamentales sean ejecutadas conforme a las políticas y plan trazado por la Dirección General. FUNCIONES PRINCIPALES: Planifica, coordina y controla las actividades y servicios administrativos de la institución. Planifica, coordina y desarrolla las actividades de servicios generales y administrativos. Establece las normas, políticas y procedimientos que garanticen la correcta administración y prestación de los servicios generales y administrativos de la entidad. Prepara el Plan Operativo conforme a los objetivos, políticas de la institución. Coordina y controla el consumo de combustibles, lubricantes y repuestos utilizados en los vehículos de la entidad. Valida el proceso en las actividades de compras administrativas y de servicios generales, procurando su óptimo desarrollo, conforme a los objetivos, políticas y procedimientos establecidos. Presenta informes de las actividades realizadas. 20

21 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIVISION DE SERVICIOS GENERALES Asegura la prestación eficaz de los servicios generales instalaciones físicas de la institución. y mantenimiento de las FUNCIONES PRINCIPALES: Planifica, coordina y controla las actividades de mantenimiento de la Sede Central y Farmacias del Pueblo. Planifica, coordina y gestiona el mantenimiento de los equipos de oficina. Presenta informes de las actividades realizadas. 21

22 UNIDAD ORGANIZATIVA: SECCION DE MANTENIMIENTO Mantiene condiciones óptimas de mantenimiento de las instalaciones físicas de la oficina principal. FUNCIONES PRINCIPALES: Planifica, dirige y controla las labores de mantenimiento de la institución. Organiza y desarrolla operativos de mantenimiento en las diferentes áreas de la institución. Solicita y lleva control de los equipos y materiales de mantenimiento de la institución. 22

23 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIVISION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Proporciona un servicio eficaz en la recepción, registro y trámite de correspondencia, así como también, en el suministro de material gastable y equipo de oficina. FUNCIONES PRINCIPALES Planifica, coordina y controla la recepción, registro y el trámite de la correspondencia de la institución. Asegura la óptima recepción, registro, provisión de material gastable y equipos de oficina a las diferentes dependencias de la institución. Gestiona la adquisición de los materiales y equipos de oficina requeridos para el funcionamiento de la institución y lleva control de la disponibilidad y despacho de los mismos. Mantiene debidamente organizado y actualizado, tanto los archivos de la correspondencia, como los inventarios de materiales y equipos de oficina. Presenta informes de las actividades realizadas 23

24 UNIDAD ORGANIZATIVA: SECCION DE SUMINISTRO Garantiza la correcta recepción, provisión y control de los materiales y equipos requeridos para el normal funcionamiento de la institución. FUNCIONES PRINCIPALES Planifica, dirige y controla las labores de suministro de materiales y equipos requeridos por las diferentes unidades departamentales de la entidad. Establece y controla el sistema de almacenamiento y despacho de mercancías, así como también la recepción y distribución de documentos y correspondencias. Solicita los materiales y equipos de oficina necesarios para el desarrollo de las actividades de la institución. Mantiene debidamente organizado en almacén los materiales y equipos recibidos. Provee eficientemente los materiales y/o equipos requeridos por las diferentes unidades de la institución, conforme a las normas y procedimientos establecidos. Mantiene actualizado el inventario de los materiales y/o equipos de oficina. Asegura la recepción y distribución de materiales y equipos de oficina. Lleva registro de los materiales y equipos recibidos y despachados según procedimientos establecidos. Presenta informes de las actividades realizadas. 24

25 UNIDAD ORGANIZATIVA: SECCION DE MAYORDOMIA Mantiene condiciones óptimas de limpieza de las instalaciones físicas de la oficina principal. FUNCIONES PRINCIPALES: Planifica, dirige y controla las labores de limpieza de la institución. Organiza y desarrolla operativos de limpieza en las diferentes áreas de la institución. Solicita y lleva control de los equipos y materiales de limpieza de la institución. 25

26 GERENCIA FINANCIERA 26

27 UNIDAD ORGANIZATIVA: GERENCIA FINANCIERA Asegura el correcto cumplimiento del presupuesto, como la recepción de valores generados por las ventas diarias. Esta dirige, coordina las actividades financieras de la Institución. FUNCIONES PRINCIPALES: Planifica, coordina y controla las actividades financieras de la institución. Establece y aplica el sistema de contabilidad y control de la ejecución presupuestaria de PROMESE/CAL. Organiza y mantiene actualizado el catálogo de cuentas según el sistema financiero y presupuesto público. Lleva registro actualizado de las operaciones contables. Prepara informes y estados financieros. Lleva y mantiene registros actualizados de los recursos recibidos y desembolsos efectuados. Prepara el presupuesto anual de ingresos y gastos de la institución. Prepara reporte diario, semanal y mensual de las disponibilidades de recursos de PROMESE/CAL. Mantiene registros actualizados de los activos, propiedades y patrimonio de PROMESE/CAL y sus dependencias. Lleva registros actualizados de las pólizas de seguros y de si cobertura, de las propiedades de PROMESE/CAL. Presenta informes de las actividades realizadas. Participa en la elaboración anual del anteproyecto de presupuesto de la institución, de acuerdo con las normas establecidas. 27

28 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIVISION DE CONTABILIDAD Asegura el adecuado registro y contabilización de las operaciones financieras de la institución. FUNCIONES PRINCIPALES: Planifica, coordina y controla las actividades de registro y contabilización de las operaciones financieras de la institución. Mantiene actualizados los registros contables de la institución. Realiza análisis contables y financieros periódicamente. Lleva control de los cheques expedidos y compromisos pendientes de pago de la institución. Solicita, controla y tramita libramientos, asignación de fondos y otras operaciones relacionadas con partidas presupuestarias. Asegura la correcta preparación de las conciliaciones bancarias de la institución. Mantiene actualizado el inventario del mobiliario y equipos de la institución. Lleva control de gastos correspondientes a diferentes partidas presupuestarias. Asegura la correcta confección de la nómina de pago del personal. Presenta informes de las actividades realizadas. 28

29 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIVISION DE PRESUPUESTO Asegura la correcta planificación de los ingresos y gastos de la institución y controla su aplicación. FUNCIONES PRINCIPALES: Prepara el presupuesto anual de ingresos y gastos de la institución y controla su ejecución. Diseña los instrumentos de programación presupuestaria, conforme a los lineamientos generales establecidos. Organiza y mantiene actualizado el catálogo de cuentas, según el sistema presupuestario público. Prepara reportes e informes periódicos sobre la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos de la institución. Evalúa y da seguimiento a la ejecución del presupuesto anual de la institución, presentando los comentarios y recomendaciones de lugar. Presenta informes de las actividades realizadas 29

30 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIVISION DE TESORERIA Garantiza la correcta realización de las actividades de recepción de valores y pagos diversos de la institución. FUNCIONES PRINCIPALES: Planifica, coordina y controla las labores de recepción de valores y pagos de la institución. Asegura la correcta recepción de los valores generados por las ventas diarias de las Farmacias del Pueblo. Revisa y firma los depósitos bancarios, correspondientes a los valores recibidos. Lleva control de los depósitos bancarios realizados. Entrega fondos de caja chica a las diferentes dependencias de la institución y lleva control de los mismos. Efectúa reportes de ingresos y disponibilidad diarios. Coordina y efectúa los pagos a los proveedores de la institución. Dirige y controla la preparación de cheques correspondientes a pagos de proveedores, salarios al personal y otros. Presenta informes de las actividades realizadas. 30

31 UNIDAD ORGANIZATIVA: SECCION DE CAJA Y COBROS Garantiza la correcta ejecución de los cobros correspondientes a las cuentas pendientes de pago a la institución. Garantiza la correcta recepción y control de los valores generales por las operaciones de la institución. FUNCIONES PRINCIPALES Planifica, dirige y coordina las actividades de cobros de la institución. Mantiene relación actualizada de las cuentas pendientes de cobros. Asegura el cobro eficiente y oportuno de las cuentas pendientes o de las deudas contraídas por particulares con la institución. Gestiona los cobros pendientes a través de cartas, llamadas telefónicas y visitas personales. Lleva control de los cobros realizados. Planifica, coordina y controla las actividades de captación y recepción de los ingresos generados por las operaciones de la institución. Lleva registro y control de los ingresos y valores recibidos. Prepara relación de los ingresos recibidos diariamente. 31

32 UNIDAD ORGANIZATIVA: SECCION DE PAGOS Garantiza la correcta realización y control de las actividades de pagos correspondientes a salarios del personal, proveedores y otras obligaciones contraídas por la institución. FUNCIONES PRINCIPALES Planifica, dirige y coordina las actividades de pagos a proveedores, nómina de personal y otras obligaciones. Asegura la correcta y eficiente realización de las actividades de pagos, correspondientes a las obligaciones contraídas por la institución. Lleva registro y control de los pagos realizados. Entrega de los cheques correspondientes a pago del personal inactivo de la institución, por concepto de derechos adquiridos. Asegura que en las solicitudes u órdenes de pagos cumplan todas las normas y procedimientos requeridos. Presenta informes de las actividades realizadas. 32

33 UNIDAD ORGANIZATIVA: SECCION DE FACTURACION Prepara las facturas a los hospitales y a las unidades de atención primaria, llevado el control de las mismas y gestiona sus cobros. FUNCIONES PRINCIPALES Planifica, dirige y coordina las actividades de facturación a los hospitales y a las unidades de atención primaria. Lleva registro y control de la facturación de los hospitales y unidades de atención primaria. Prepara y lleva el control de la facturación de COPRESIDA. Presenta informes de las actividades realizadas. 33

34 GERENCIA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES 34

35 UNIDAD ORGANIZATIVA: GERENCIA DE COMPRAS Provee a la institución los medicamentos, materiales y equipos necesarios para su funcionamiento, asegurando la mejor calidad y al menor costo posible. FUNCIONES PRINCIPALES: Planifica y ejecuta la compra de los productos requeridos para la prestación de los servicios y el funcionamiento de la institución. Prepara el presupuesto anual de compras de medicamentos, materiales y equipos, atendiendo a las necesidades operacionales y administrativas de la institución. Mantiene cotizaciones actualizadas de los diferentes proveedores correspondientes a los requeridos. Asegura el cumplimiento de las normas y procedimientos relativos a la compra de los productos, materiales y equipos. Verifica la entrega en almacén de las compras realizadas, conforme a las especificaciones y cantidades indicadas. Clasifica y tramita las órdenes de compras, según el procedimiento establecido y lleva control de las mismas. Presenta informes de las actividades realizadas. 35

36 GERENCIA DE FARMACIAS DEL PUEBLO 36

37 UNIDAD ORGANIZATIVA: GERENCIA DE FARMACIAS DEL PUEBLO Asegura la correcta prestación de los servicios de Farmacias del Pueblo en todo el territorio Nacional. FUNCIONES PRINCIPALES: Planifica, coordina y controla las actividades concernientes a la prestación de los servicios de las Farmacias del Pueblo en todo el territorio Nacional. Establece y desarrolla las estrategias y actividades necesarias para garantizar eficiencia y eficacia en el funcionamiento de las Farmacias del Pueblo. Coordina con la Gerencia de Gestión Humana el diseño y desarrollo de programas de capacitación para Supervisores, Encargados y Auxiliares de Farmacias del Pueblo. Desarrolla los programas y actividades que promuevan la buena comunicación, dedicación y el compromiso institucional de los colaboradores. Estudia las solicitudes de apertura de nuevas Farmacias del Pueblo. Solicita de la Dirección General la aprobación de instalación de nueva Farmacias del Pueblo, previa comprobación de sus necesidades y justificación. Establece y desarrolla los procedimientos operacionales del área. Presenta informes de las actividades realizadas. 37

38 GERENCIA DE OPERACIONES 38

39 UNIDAD ORGANIZATIVA: GERENCIA DE OPERACIONES Responsable de la planificación, dirección y control de las actividades de recepción, almacenamiento y distribución de medicamentos y pedidos de diferentes centros de unidades de servicio. FUNCIONES PRINCIPALES: Planifica, coordina y controla la adquisición, almacenamiento y suministro de medicamentos y equipos requeridos en la prestación de los servicios de salud a la población nacional. Tramita los pedidos de los productos y gestiona con los proveedores la pronta y oportuna obtención de los mismos. Mantiene debidamente organizado los almacenes de medicamentos y equipos. Coordina y lleva control de la recepción y despacho de mercancías de los almacenes. Verifica los productos adquiridos para la prestación de los servicios de salud y garantiza su máxima calidad. Formula y desarrolla políticas, programas y procedimientos que contribuyan a optimizar el alcance de los objetivos institucionales. Diseña y desarrolla políticas y procedimientos que optimicen el funcionamiento y la administración de los almacenes y demás unidades del área de operaciones. Presenta informes de las actividades realizadas. 39

40 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIVISION DE ALMACEN GENERAL Proveer medicamentos y otros productos médicos a hospitales, clínicas rurales, farmacias del pueblo; y otros centros de salud del país, garantizando la máxima eficiencia en dicho servicio. FUNCIONES PRINCIPALES: Recibe y organiza medicamentos y otros productos en el almacén, previa verificación de las especificaciones establecidas. Provee en forma oportuna, los medicamentos y equipos a las farmacias del pueblo, hospitales, clínicas rurales y centros de salud, conforme a las necesidades y autorización correspondiente. Lleva control de la recepción y despacho de los productos y mercancías de almacén. Asegura el cumplimiento de las normas y reglamentaciones vigentes, en lo relativo al despacho de las mercancías. Mantiene inventario actualizado de los medicamentos y equipos en almacén. Presenta informes de las actividades realizadas. 40

41 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIVISION DE TRANSPORTACION Y DISTRIBUCION Garantiza la realización eficiente de las actividades relacionadas con la distribución de medicamentos diversos a través de los distintos puntos en todo el país. Provee a la Institución servicios de transporte eficaz y económicamente racional, para satisfacer las necesidades que en este sentido, demandan sus operaciones. FUNCIONES PRINCIPALES: Planifica, coordina la recepción y distribución de medicamentos diversos e insumos sanitarios, a hospitales, clínicas rurales y Farmacias del Pueblo Asegura la participación de un auditor en el conteo, verificación y control en el despacho de medicamentos. Mantiene control estricto del despacho de medicamentos e insumos sanitarios. Asegura la correcta realización de los despachos de medicamentos y otros productos. Lleva control de los vehículos que transportan los medicamentos. Diseña rutas por zonas en el Distrito Nacional y en el interior del país. Planifica, coordina y provee los servicios de transportes requeridos para el funcionamiento de la institución. Organiza y controla los servicios de transporte, según los diferentes turnos establecidos. 41

42 Asegura eficiencia y eficacia en los servicios de transporte que proporciona la institución. Prepara el programa de mantenimiento de vehículos de la institución y asegura su óptimo cumplimiento. Coordina y controla las actividades de reparación y mantenimiento de vehículos. Autoriza y controla la salida de los vehículos de la institución. Presenta informes de las actividades realizadas. 42

43 GERENCIA DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y COMUNICACION 43

44 UNIDAD ORGANIZATIVA: GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Área que se encarga de diseñar y desarrollar los sistemas integrados y oportunos para la automatización de los procesos y las operaciones de Promese/Cal, así como también gestiona la tecnología más avanzada en el área de la informática según las necesidades de la Institución. FUNCIONES PRINCIPALES: Diseña y establece los planes y estrategias para el desarrollo de un sistema de información y procesamiento electrónico de datos que responda a los objetivos y funciones de PROMESE/CAL. Establece los diseños conceptuales, las características de los equipos y la configuración de los proyectos y sistemas computarizados, conforme a las necesidades y prioridades establecidas. Diseña y desarrolla los programas y los sistemas más apropiados para el procesamiento electrónico de datos y la correcta interconexión de la red de oficinas y dependencias de PROMESE/CAL. Establece las normas, procedimientos, controles y mecanismos de seguridad para la operación y mantenimiento del sistema de informática. Evalúa la tecnología informática, los costos y la viabilidad de aplicación de los más avanzados sistemas informáticos, en función de las necesidades de información de la institución. Diseña, modifica, actualiza y documenta los programas y aplicaciones que conforman el sistema informático de PROMESE/CAL. Coordina y asegura la correcta instalación, mantenimiento de equipo, así como el soporte técnico a los usuarios, para el normal funcionamiento y operación de los sistemas instalados. Presenta informes de las actividades realizadas. 44

45 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIVISION DE CONTROL DE CALIDAD Se encarga de la realización de inspecciones y ensayos para comprobar si los medicamentos cumplen con las especificaciones requeridas previamente de acuerdo a las normas nacionales e internacionales. FUNCIONES PRINCIPALES Planea, coordina y controla las actividades de vigilancia de calidad en los medicamentos y equipos médicos que adquiere la institución. Coordina y dirige las labores de toma de muestras y verificaciones de la calidad esperada en los medicamentos que se reciben en almacén. Asegura que los medicamentos y equipos médicos recibidos cumplan con los registros sanitarios vigentes, así como con las condiciones y especificaciones establecidas en las fichas técnicas de evaluación. Envía al Laboratorio Nacional Dr. Defilló el número de muestras establecidas por la farmacopea de los medicamentos, con el propósito de que sean sometidos a las pruebas analíticas predefinidas. Mantiene oportuna y debidamente informado a los responsables del proceso de los resultados de las pruebas realizadas a los medicamentos. Presenta informes de las actividades realizadas. 45

46 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIVISION ANALITICA EN LABORATORIO Asegurar que los medicamentos cumplan con los estándares de calidad establecidos por normas tantos nacionales como internacionales. FUNCIONES PRINCIPALES Se encarga de hacer determinaciones físicas, organolépticas, químicas y microbiológicas a todos los medicamentos que son enviados por la división de control de calidad. Planea, coordina y controla las actividades de la división analítica. Mantiene oportuna y debidamente informado al Encargado de la división de control de calidad sobre los resultados de las pruebas realizadas a los medicamentos. Presenta informes de las actividades realizadas. 46

47 GERENCIA DE GESTION HUMANA 47

48 UNIDAD ORGANIZATIVA: GERENCIA DE GESTION HUMANA Realiza la coordinación de las actividades, programas y funciones que conforman el sistema de Gestión de Recursos Humanos, desarrollando mejores condiciones productivas para el logro de los objetivos trazados por la Dirección General. FUNCIONES PRINCIPALES: Diseña y desarrolla las políticas, programas y sistemas correspondientes a la administración de los recursos humanos de la institución. Diseña, establece y asegura la correcta aplicación de las normas, reglamentos y otros instrumentos propios de la administración de recursos humanos. Prepara y pone en aplicación manuales de organización, procedimientos, descripciones de puestos y otros. Asesora y proporciona asistencia técnica a los gerentes, coordinadores y encargados, en la aplicación de las políticas, sistemas, normas y reglamentaciones relativas a la administración del personal. Desarrolla y administra la aplicación del sistema de evaluación del desempeño y de los programas de adiestramiento, en interés de lograr la máxima contribución de estas actividades, al mejoramiento de los recursos humanos y a la capacidad productiva del personal. Desarrolla las actividades de registro, control y servicios al personal de la institución. Evalúa, prepara y tramita acciones de personal, tales como, nombramientos, licencias, vacaciones, jubilaciones y otras. Presenta informes de las actividades realizadas. 48

49 GERENCIA DE PLANIFICACION Y DESARROLLO 49

50 UNIDAD ORGANIZATIVA: GERENCIA DE PLANIFICACION & DESARROLLO Planificación y Desarrollo: Provee a toda la estructura organizacional de PROMESE/CAL, de la asesoría y asistencia técnica precisa para los procesos de planificación estratégica, determinación y control de indicadores de gestión, actualización y mejoramiento continuo de los planes de desarrollo institucional que permitan optimizar la gestión por medio de la integración participativa. FUNCIONES PRINCIPALES: Supervisar y evaluar el impacto logrado en el cumplimiento de las políticas y planes institucionales a través de la ejecución de los programas y proyectos. Preparar propuestas de revisión de estructuras organizativas y de reingeniería de procesos, incluyendo los respectivos componentes tecnológicos, a efectos de optimizar la gestión de la institución en el marco de las responsabilidades asignadas a la misma para el cumplimiento de las políticas, planes, programas y proyectos. Preparar, con base en las prioridades sancionadas por el Consejo de Gobierno, en las políticas definidas por la máxima autoridad de la institución y en las políticas, normas, instructivos, procedimientos y metodologías impartidas por el Ministerio Técnico de la Presidencia, los planes estratégicos institucionales, que servirán de base para la elaboración y actualización del Plan Nacional Plurianual del Sector Público. 50

51 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIVISION DE GESTION DE LA CALIDAD Es la Unidad encargada de asegurar, implementar y mantener los procesos de Calidad, necesarios para el sistema de gestión de calidad mediante la operación, implementación y control de los mismos. Por lo cual este departamento se dedica a tiempo completo a la función de la calidad. FUNCIONES PRINCIPALES: Controla la distribución de todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, mantener los documentos actualizados en Mantiene el Sistema de Gestión de Calidad definido. Mantiene actualizado el Listado Maestro de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad LI-GC-001. Controla los Registros de Calidad necesarios para la verificación de la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad y para el cumplimiento de los requerimientos del Estándar ISO 9001 Mantiene los archivos físicos de los documentos originales del Sistema de Gestión de Calidad implementado Asegura que todos los documentos controlados estén bajo el sistema de control de documentos. Mantiene los registros de los documentos eliminados del Sistema de Gestión de Calidad. Prepara informes sobre el rendimiento y la medición de los estándares establecidos, para ser presentados en las reuniones correspondientes 51

52 52

53 53