Scope of Services. Task 1: Establish Stakeholder Agency Participation and Commitment

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1 Item 5b Preliminary Draft Scope of Services The El Paso/Santa Teresa-Chihuahua Border Master Plan (Border Master Plan) is a binational effort to coordinate planning and projects (a) at land Ports of Entry (POE) and (b) for transportation infrastructure serving those POEs in the El Paso/Santa Teresa- Chihuahua border region. More specifically, the objectives of the Border Master Plan are to: design a stakeholder involvement process that will be inclusive and ensure the participation of all involved in and impacted by POE projects and the transportation infrastructure serving those POEs, increase the understanding of the POE and transportation planning processes on both sides of the border, develop and implement a plan for prioritizing and promoting POE and related multi-modal transportation projects (e.g., pedestrians, non-commercial vehicles, commercial vehicles, and rail), including evaluation criteria and rankings over the short, medium, and long term, with the end goal of making the El Paso POE the most competitive along the U.S.-Mexico border; thereby enhancing the existing logistical model of the El Paso/Ciudad Juarez North American hub, and recommend a process to ensure continued dialogue among federal, state, regional, and local stakeholders of the El Paso/Santa Teresa-Chihuahua region to ensure continued coordination on current and future POE and supporting transportation infrastructure needs and projects. This effort will follow a similar approach as the Laredo-Coahuila/Nuevo Leon/Tamaulipas-, the Lower Rio Grande Valley-, and the California-Baja California Border Master Plans. However, the approach will accommodate and be sensitive to the specific needs and challenges in the region. Task 1: Establish Stakeholder Agency Participation and Commitment The Performing Agency obtained a list of stakeholder agencies/companies involved in/impacted by POE and transportation planning and implementation in the El Paso/Santa Teresa- Chihuahua border region. It is foreseen that stakeholder participation will be secured in this Border Master Plan through: (a) the formation of a multi-jurisdictional Bi-national Advisory Committee with 17 voting members, (b) the formation of working groups to work with the Performing Agency on specific issues, and (c) the hosting of a number of public meetings. The Bi-national Advisory Committee 1 will (a) through the formation of a number of working groups work with the Performing Agency in securing data and information in a 1 Potential U.S. members of the Bi-national Advisory Committee include: CBP, City of El Paso, Dona Ana County, DOS, El Paso County, FHWA, Greater El Paso Chamber of Commerce, GSA, Hispanic Chamber of Commerce, IBWC, New Mexico Border Authority, NMDOT, Office of Congressman Reyes, the private sector (e.g., trucking industry, maquila industry, brokers, and railroads), public members representing El Paso County and the City of El Paso, State Delegation 1

2 Item 5b Preliminary Draft timely manner, (b) assist the Performing Agency in the development of the public and stakeholder outreach activities to ensure that all impacted stakeholders and communities are appropriately engaged, (c) review the Performing Agency s assumptions, analyses, and documentation, (d) select and recommend the criteria that will be used to prioritize projects to the Bi-national Advisory Committee voting membership for endorsement, and (e) make recommendations to the Bi-national Advisory Committee voting members. The Bi-national Advisory Committee voting membership will be seventeen representatives from the committee 2 that will (a) provide overall direction, (b) establish clear metrics and parameters that can be measured to assure the appropriate progress, (c) review and approve criteria for prioritization of projects, (d) establish working groups (comprising Bi-national Advisory Committee members and/or other representatives as determined appropriate) to work with the Performing Agency on specific issues (e.g., acquiring data, disposition of the El Paso Regional Ports of Entry Operations Plan recommendations, linking Master Plan analysis with existing City and County initiatives) during the development of the Border Master Plan, (e) endorse the final Border Master Plan, and (f) attempt to incorporate the findings and priorities into its agency s planning and programming processes. The Performing Agency shall contact executive level managers at the identified stakeholder agencies/companies to determine: level of support for the Border Master Plan, issues or concerns about the development of the Border Master Plan, anticipated commitment to, and involvement in, the development of the Border Master Plan by executive level managers and senior technical staff, anticipated staff resources devoted to the development of the Border Master Plan, any additional/specific changes that need to be made to the approach used for the Laredo-Coahuila/Nuevo Leon/Tamaulipas-, Lower Rio Grande Valley- and California-Baja California Border Master Plans in developing the El Paso/Santa Teresa-Chihuahua Border Master Plan, if any key stakeholders have been omitted, and the appropriate communications protocol and methodology for sharing information with all stakeholder agencies (interactive web space, website, mail, e- mail, fax, telephone, etc.). 2 Member, TxDOT, and US Consulate. Potential Mexican members of the Bi-national Advisory Committee include: Aduanas, CAPUFE, CILA, Chihuahua DOT, Ciudad Juarez, IMIP, INDAABIN, INIM, Mexican Consulate, the private sector (e.g., trucking industry, maquila industry, brokers, and railroads), Promofront, Promotora de Industria Chihuahuense, SCT, and SRE. The Bi-national Advisory Committee voting members will comprise representatives from Aduanas, CBP, Chihuahua DOT, City of El Paso, Ciudad Jaurez, DOS, El Paso County, FHWA, GSA, INDAABIN, INIM, NMDOT, Promotora de Industria Chihuahuense, SCT, SRE, State Delegation Member, and TxDOT. 2

3 Item 5b Preliminary Draft Deliverables for Task 1: The Performing Agency shall: compile a document detailing the work performed and findings, prepare a draft stakeholder outreach plan, and develop a website that will be used to provide study background information and updates, as well as any pertinent information that needs to be shared with all interested parties. The website will be updated regularly during the remainder of the project as new information becomes available. Task 2: Conduct First Stakeholder Meetings Task 2.1 Bi-national Advisory Committee Meeting During the first Bi-national Advisory Committee meeting, the Performing Agency shall: review the objectives of the study, and list any issues or concerns resulting from the outreach conducted in Task 1 regarding the study, the process, or the objectives of the study, consult the committee members to establish clear parameters at the outset regarding the study area (i.e., geographic area covered by the Border Master Plan) and the number of years that constitute a short, medium, and long term framework, review the proposed work plan and facilitate discussions to resolve issues or concerns, finalize the membership of the Bi-national Advisory Committee, and establish preliminary working groups that will work with the study team (e.g., POE working group, socio-economic working group, transportation infrastructure working group, and planning working group, etc.) Task 2.2 Public Meeting Given the guidance of the Bi-National Advisory Committee, the Performing Agency will together with the University of Texas at El Paso plan, manage, prepare, and host a public meeting to: share information about the objectives of the study, the defined study area and planning horizon, the agreed work plan, and how members of the public can remain informed about the development of the Border Master Plan, share information as to how the public can provide input and insight into the development of the Border Master Plan, determine any issues or concerns that the public may have about the development of the Border Master Plan, and determine if any stakeholder has been omitted. 3

4 Item 5b Preliminary Draft Deliverables for Task 2: The Performing Agency shall: compile a document detailing the work performed and findings, prepare a revised work plan given the feedback and insight obtained during Task 2, prepare a revised stakeholder outreach plan, and update the website. Task 3: Analyze Data, Consultancy Reports, and Documentation The following sub-tasks will be conducted simultaneously by the Performing Agency where appropriate to expedite the study. Task 3.1 Obtain Data and Review Consultancy Reports Task The Performing Agency shall obtain and analyze available current and forecasted data to develop a socio-economic, demographic, and freight trade profile for the study area given: current and projected population, employment, income, land use, available major freight trade flows traversing the region with either an origin or destination in Mexico, and available freight data with an origin or destination at major regional airports and rail yards. Task The Performing Agency shall develop a detailed inventory of all transportation facilities serving the POEs in the study area. To facilitate comparison with the Laredo-Coahuila/Nuevo Leon/Tamaulipas-, Lower Rio Grande Valley-, and the California-Baja California Border Master Plans, the Performing Agency shall collect, at a minimum, the following descriptive and performance data for transportation facilities serving the POEs for the current and forecasted year: number of lanes, average annual daily traffic (AADT), peak period traffic volumes, share of truck traffic, and available data to calculate level of service (LOS). Task The Performing Agency shall collect, at a minimum, the following descriptive and performance POE data for the current and forecasted year: 4

5 Item 5b Preliminary Draft description of the current facility configuration, hours of operation, current staffing levels and patterns, wait times, and crossing and transportation volumes (i.e., pedestrians, trucks, trains, and buses). The Performing Agency will work with the University of Texas at El Paso and the working groups appointed by the Bi-national Advisory Committee voting members to identify previous and recently completed studies in the region from which the required information can be extracted and compiled. In this regard, the recently completed El Paso Regional Ports of Entry Operations Plan will be an important resource, as well as the Camino Real Improvement Plan (BIP), among other City and County efforts. Task 3.2 Document Planning Processes and Review Planning Documents The Performing Agency has reviewed the relevant planning documents of agencies responsible for planning and implementing POE projects - including how transportation projects and POE infrastructure needs are prioritized, funding sources, public participation, and interagency coordination efforts - in the development of the Laredo-Coahuila/Nuevo Leon/Tamaulipas Border Master Plan. This review will be shared with the planning working group (potentially) and knowledgeable Bi-National Advisory Committee members to supplement and verify information as it pertains to the El Paso/Santa Teresa-Chihuahua region. Task 3.3 Data Collection The Performing Agency shall work with the University of Texas at El Paso to inventory the identified POE and transportation projects in the study area included in the various planning documents and consultancy studies (including, the Camino Real Improvement Plan (BIP) and the Model Border Port Committee plans). The developed inventory will be shared with the appropriate working groups and Bi- National Advisory Committee members to ensure that the project data is accurate and up to date and to ensure that no projects have been omitted. To facilitate comparison with the Laredo-Coahuila/Nuevo Leon/Tamaulipas-, the Lower Rio Grande Valley-, and the California-Baja California Border Master Plans, the following minimum information will be collected for the transportation facility and POE projects. For the transportation facility projects, the collected data will include: project location, description of the current facility configuration and planned improvements, available data to calculate level of service (LOS), annual average daily traffic (AADT) before and after project completion, accident rate, direct or indirect linkage to POE, 5

6 Item 5b Preliminary Draft truck volumes or share, year the project becomes operational, current phase of the project, cost data and funding status, and a qualitative assessment of environmental, community, and economic benefits of the project. For the planned POE projects, the following data will be collected: project description, the anticipated throughput by type of inspection lane after project completion, year of project completion, current phase of the project, cost data and funding status, and, a qualitative assessment of environmental, community, and economic benefits of the project. The University of Texas at El Paso will take the lead in evaluating the recommendations of the El Paso Regional Ports of Entry Operations Plan for inclusion in the Border Master Plan. Specifically, the University of Texas at El Paso - with the support and assistance of the Performing Agency - will meet with the lead agencies identified in the El Paso Regional Ports of Entry Operations Plan to determine support for the recommendations, gather available data and information, and identify the respective agencies willing to support the inclusion of the respective recommendations in the Border Master Plan. The Performing Agency will make every attempt to rank as many projects as possible given the agreed upon evaluation criteria (see Task 5 and 6). Projects in early stages of conceptualization for which limited information and data are available will, however, be identified and inventoried. These projects will be listed for consideration in future updates of the Border Master Plan. However, the Performing Agency will record all available information about the planned projects. Deliverables for Task 3: The Performing Agency shall: compile a document detailing the work performed and findings, prepare an Excel Workbook with the collected information tabled and summarized, and document any gaps or inconsistencies in the projects and project schedules in the planning and implementation of POE and transportation infrastructure projects serving POEs. 6

7 Item 5b Preliminary Draft Task 4: Conduct Second Stakeholder Meetings Task 4.1 Bi-national Advisory Committee Meeting The Performing Agency will share its revised analyses in terms of the documented planning processes and the identified project inventory with the Bi-national Advisory Committee for discussion and comment. All comments and suggestions will be discussed and incorporated as appropriate. Task 5: Conduct Stakeholder Workshops/Meetings Task 5.1 Criteria Selection by the Bi-national Advisory Committee Members The Performing Agency will facilitate a workshop with the Bi-national Advisory Committee members to reach consensus on the criteria, scores, and weights that will be used in a Multi-Attribute Criteria framework by the Performing Agency subsequently to prioritize individual projects. The workshop will be conducted using Classroom Performance System (CPS) technology. During the workshop the Performing Agency shall: explain the objectives and format of the workshop, present and review the Laredo-Coahuila/Nuevo Leon/Tamaulipas Border Master Plan project criteria, scores, and weights, facilitate the scoring process using CPS voting technology, moderate the discussion to explore the consistencies and discrepancies in the responses, and repeat the voting process until consensus is reached or until the ratings do not alter substantially from one voting round to another. At the end of the workshop, the highest rated performance criteria, scores, and weights will be determined. Task 5.2 Public Meeting The Performing Agency will together with the University of Texas at El Paso plan, manage, prepare, and host a public meeting to: share information about all the identified POE and transportation infrastructure projects planned in the study area over the short-, medium-, and long terms, share information about the Multi-Attribute Criteria methodology that will be used to prioritize the identified projects, including the criteria and weights selected by the Bi-National Advisory Committee members, and obtain comments, concerns, and criteria suggestions from public. 7

8 Item 5b Task 5.3 Bi-national Advisory Committee Meeting (Voting Members) During the meeting the Performing Agency shall: Preliminary Draft present for approval the proposed evaluation criteria, scores, and weights developed in consultation with the Bi-national Advisory Committee members, discuss comments, concerns, and criteria suggestions solicited at public meeting, facilitate discussions and secure the Bi-national Advisory Committee s voting members endorsement of the criteria that will be used to prioritize the individual projects. Deliverable for Task 5: The Performing Agency shall: compile a document detailing the work performed and findings, including a list of the criteria that will be used to prioritize individual projects. Task 6: Rank Priority Projects The Performing Agency shall rank the individual POE and associated transportation infrastructure projects using a Multi-Attribute Criteria methodology comprising the agreed upon evaluation criteria, scores, and weights approved by the Bi-national Advisory Committee voting members. Deliverable for Task 6: The Performing Agency shall: prepare an Excel Workbook listing the prioritized projects. Task 7: Finalize Documentation Task 7.1 Draft Report The Performing Agency shall prepare a draft Border Master Plan report and submit it to the Bi-national Advisory Committee members for review and comment. Task 7.2 Public Meeting The Performing Agency will together with the University of Texas at El Paso plan, manage, prepare, and host a public meeting to: share information and outline the priority POE and transportation projects that emerged from the prioritization process, and 8

9 Item 5b Preliminary Draft obtain the public s comments and any concerns related to the Border Master Plan priorities. Task 7.3 Final Report Upon the Performing Agency s incorporation of the comments and suggestions of the Bi-national Advisory Committee members and the relevant public comments and suggestions, the draft final Border Master Plan will be submitted to the Bi-national Advisory Committee voting members for approval. The Performing Agency will summarize the individual projects by country and project ranking. The projects can also be grouped by a number of other dimensions: individual project rankings, project type (e.g., highway, rail, or POE), timeframe (short, medium, and long term), and estimated funding (i.e., project cost). These dimensions will be discussed with the Receiving Agency to determine the need for summarizing the information in a different format in Appendices to the document. Any discrepancies or inconsistencies in the planned projects and/or project schedules will be highlighted. The final Border Master Plan will also recommend a process to ensure continued dialogue among federal, state, regional, and local stakeholders of the El Paso/Santa Teresa-Chihuahua region to ensure continued coordination on current and future POE and supporting transportation infrastructure needs and projects. Task 7.4 Brochure The Performing Agency shall design a brochure listing the high priority projects as an easy to reference guide that can be used by stakeholders in the region to promote the binational priority projects and to motivate for additional funding. Both the final document and brochure will be available in English and Spanish. Deliverables for Task 7: The Performing Agency shall develop: the Border Master Plan Report, and an easy to reference brochure listing the highest priority projects included in the Border Master Plan. 9

10 Item 5b Preliminary Draft Task 8: Disseminate Study Findings Upon the approval of the Border Mater Plan and brochure by the Bi-national Advisory Committee voting members, the Performing Agency shall develop a PowerPoint presentation to disseminate information about the study findings to institutions and organizations that promote the coordination of planning and implementation of POE and related transportation facilities on the southern border. Possible organizations for presentations include the U.S.- Mexico Joint Working Committee, the U.S.-Mexico Binational Group on Bridges and Border Crossings, the Border Liaison Mechanism Technical Commission, the Border Trade Advisory Committee, the U.S.-Mexico Border Legislative Conference, and the U.S.-Mexico Border Governors Conference. Deliverables for Task 8: The Performing Agency shall develop: a PowerPoint presentation, and update the Border Master Plan website to include a link to the final Border Master Plan document and brochure. 10

11 Item 5b Borrador Preliminar Alcance de Servicios El Plan Maestro Fronterizo de El Paso/Santa Teresa/Chihuahua (El Plan Maestro Fronterizo) es un esfuerzo binacional para coordinar la planeación y desarrollo de proyectos (a) en Cruces Internacionales y (b) la infraestructura de transporte que da servicio a estos cruces en la región fronteriza de El Paso/Santa Teresa-Chihuahua. Más específicamente, los objetivos del Plan Maestro Fronterizo son: Diseñar un proceso de inclusión de todas las dependencias y actores interesados que asegure la participación todo actor interesado que tenga incidencia en los cruces internacionales y en los proyectos de infraestructura del transporte que dan servicio a éstos. Incrementar el entendimiento de los procesos de planeación de cruces internacionales y transporte en ambos lados de la frontera, Desarrollar e implementar un plan para la priorización y promoción de los proyectos de cruces internacionales y transporte multimodal relacionado (v.gr., peatonal, vehicular, de tractocamiones y ferroviario), incluyendo los criterios de evaluación y jerarquización a corto, mediano y largo plazo, con el objetivo de hacer de El Paso el cruce internacional más competitivo de la frontera entre los Estados Unidos de América y México, mejorando de tal modo el modelo logístico del núcleo comercial norteamericano de El Paso/Ciudad Juárez, y Recomendar un proceso para asegurar el diálogo continuo entre las dependencias o actores federales, estatales, regionales y locales en la región de El Paso/Santa Teresa - Chihuahua para asegurar la continuidad en la coordinación de los proyectos actuales y futuros de cruces internacionales y la infraestructura de transporte correspondiente así como las necesidades relacionadas a los mismos. Este esfuerzo seguirá un enfoque similar al de los Planes Maestros Fronterizos de Laredo-Coahuila/Nuevo León/Tamaulipas, El Valle Bajo del Río Grande-Río Bravo, y California-Baja California. No obstante, el enfoque se adaptará y tomará en cuenta las necesidades y retos específicos en la región. Tarea 1: Establecer la participación e involucrar el compromiso de las Agencias y Dependencias como Actores Interesados La Agencia que Desempeña los Servicios ha obtenido una lista de agencias, dependencias y compañías como actores interesados involucrados o que reciban algún tipo de impacto por los Cruces Internacionales y la planeación e implementación de infraestructura de transporte relacionada con éstos en la región fronteriza de El Paso/Santa Teresa- Chihuahua. Se anticipa que se podrá asegurar la participación de actores interesados para el presente Plan Maestro Fronterizo por medio de: (a) la formación de un Comité Consultivo Binacional, de jurisdicción múltiple, con 17 miembros con derecho a voto, (b) la formación de grupos de trabajo que colaboren con la Agencia que Desempeña los 1

12 Servicios en asuntos específicos, y (c) la facilitación y moderación de una serie de juntas de participación ciudadana. El Comité Consultivo Binacional 1 (a) colaborará con la Agencia que Desempeña los Servicios, por medio de la formación de una serie de grupos de trabajo, en la obtención oportuna de datos; (b) brindará asistencia a la Agencia que Desempeña los Servicios en el desarrollo de actividades de difusión y extensión para los actores interesados y la ciudadanía, de tal manera que se asegure que todo actor interesado o comunidad que reciba algún tipo de impacto pueda participar adecuadamente; (c) revisará suposiciones, análisis y documentación de la Agencia que Desempeña los Servicios; (d) seleccionará y recomendará los criterios que serán usados para priorizar proyectos por medio del voto y aprobación de los miembros del Comité Consultivo Binacional; y (e) hará las recomendaciones que considere pertinente a sus miembros con derecho a voto. La membresía con derecho a voto del Comité Consultivo Binacional constará de diecisiete representantes de dicho comité 2 que (a) proporcionarán la dirección general; (b) establecerán métricas y parámetros claros que puedan medirse y así garantizar los avances pertinentes; (c) revisarán y aprobarán los criterios para la priorización de proyectos; (d) establecerán grupos de trabajo (formados por miembros del Comité Consultivo Binacional y/o representantes adicionales según de considere adecuado) para colaborar con la Agencia que Desempeña los Servicios en asuntos específicos (v.g. la adquisición de datos, disposiciones de las recomendaciones del Plan Operacional de los Puertos de Entrada de la Región de El Paso, El Paso Regional Ports of Entry Operations Plan, enlazando el análisis del Plan Maestro con las iniciativas existentes de la Ciudad y el Condado de El Paso) durante el desarrollo del Plan Maestro Fronterizo; (e) darán su aprobación y apoyo a la versión final del Plan Maestro Fronterizo; y (f) propiciarán la incorporación de los resultados y prioridades a los procesos de planeación y programación de sus respectivas agencias y dependencias. 1 Entre los miembros potenciales de los Estados Unidos para el Comité Consultivo Binacional se incluyen: el Departamento de Estado (DOS), la Administración Federal de Carreteras (FHWA), los Departamentos de Transporte de Texas y Nuevo México (TxDOT) y (NMDOT), el Condado de El Paso, la Ciudad de El Paso, la Administración de Servicios Generales (GSA), Aduana y Protección Fronteriza (CBP), un Delegado del Estado, el sector privado (v.g., la industria transportista, la industria maquiladora, corredores y ferrocarriles) La Autoridad Fronteriza de Nuevo México, el Consulado de los Estados Unidos, la Comisión Internacional de Límites y Aguas, la Cámara de Comercio de El Paso, la Cámara Hispana de Comercio, el Condado de Doña Ana, la Oficina del Congresista Reyes, y ciudadanos representantes del sector público del Condado y Ciudad de El Paso. Entre los miembros de México para el Comité Consultivo Binacional se incluyen: SRE, SCT, Comunicaciones y Transportes de Chihuahua, Gobierno Municipal de Ciudad Juárez, Aduanas, INDAABIN, INIM, Promotora de Industria Chihuahuense, el sector privado (v.g., la industria transportista, la industria maquiladora, corredores y ferrocarriles), CAPUFE, el Consulado de México, IMIP, Promofront, y CILA. 2 Los miembros con derecho a voto del Comité Consultivo Binacional incluirán representantes de DOS, SRE, FHWA, SCT, TxDOT, Comunicaciones y Transportes de Chihuahua, Condado de El Paso, Gobierno Municipal de Ciudad Juárez, Ciudad de El Paso, INDAABIN, GSA, CBP, Aduanas, NMDOT, INIM, Delegado del Estado, y Promotora de Industria Chihuahuense. 2

13 La Agencia que Desempeña los Servicios se comunicará con los funcionarios a nivel ejecutivo de las agencias y dependencias identificadas como actores interesados para determinar lo siguiente: Nivel de apoyo al Plan Maestro Fronterizo, Asuntos o preocupaciones acerca del desarrollo del Plan Maestro Fronterizo, Compromiso anticipado respecto a, y participación en, el desarrollo del Plan Maestro Fronterizo por parte de los gerentes y funcionarios de nivel ejecutivo así como del personal técnico de nivel superior, Recursos anticipados de personal dedicado al desarrollo y a elaboración del Plan Maestro Fronterizo, Todo cambio adicional o específico que se considere necesario hacer al enfoque usado para los Planes Maestros Fronterizos de Laredo/Coahuila/Nuevo León/Tamaulipas, El Valle Bajo del Río Grande-Río Bravo, y California-Baja California en el desarrollo del Plan Maestro Fronterizo de El Paso/Santa Teresa- Chihuahua, Determinar si se ha omitido alguna dependencia o actor interesado clave, Establecer el protocolo y las metodologías de comunicación adecuados para compartir la información con todas las dependencias y actores interesados (espacio interactivo de Internet, correo postal, correo electrónico, fax, teléfono, etc.). Entrega de Resultados Concretos (Producto) de la Tarea 1: La Agencia que Desempeña los Servicios deberá: Redactar un documento detallando el trabajo realizado y lo que se descubrió a través de dicho trabajo, Preparar un borrador del plan de difusión, promoción y extensión a actores interesados, y Desarrollar un sitio Web que sea utilizado para proporcionar información, antecedentes y actualizaciones, así como cualquiera información pertinente que se necesite compartir con todas las partes. Dicho sitio de Internet será actualizado con regularidad durante el transcurso del proyecto, según se vaya captando nueva información. Tarea 2: Llevar a cabo las Primeras Reuniones de Actores Interesados Tarea 2.1: Reunión del Comité Consultivo Binacional Durante la primera reunión del Comité Consultivo Binacional, la Agencia que Desempeña los Servicios deberá: 3

14 Revisar los objetivos del estudio y enumerar todo asunto o preocupación que resulte de las actividades de difusión y extensión llevadas a cabo como parte de la Tarea 1 respecto al estudio, el proceso, o los objetivos del mismo. Consultar a los miembros del comité para desde el inicio lograr el establecimiento de parámetros claros respecto al área de estudio (v.g., el área geográfica cubierta por el Plan Maestro Fronterizo) y la cantidad de años que constituya un marco de corto, mediano y largo plazo, Revisar el plan de trabajo propuesto y facilitar las discusiones para resolver asuntos o preocupaciones, Finalizar la membresía del Comité Consultivo Binacional, y Establecer los grupos de trabajo preliminares que colaborarán con el equipo de estudio (v.g., grupo de trabajo de Cruces Internacionales, grupo de trabajo de factor socioeconómico, grupo de trabajo de infraestructura del transporte, grupo de trabajo de planeación, etc.). Tarea 2.2: Junta de Participación Ciudadana Dado el asesoramiento del Comité Consultivo Binacional, la Agencia que Desempeña los Servicios junto con la Universidad de Texas en El Paso planeará, gestionará, preparará y coordinará una junta abierta al público con el fin de: Compartir información acerca de los objetivos del estudio, el área de estudio definida y el horizonte de planeación, el plan de trabajo aceptado, y cómo los miembros del público pueden permanecer informados acerca del desarrollo del Plan Maestro Fronterizo, Compartir información sobre cómo puede el público proporcionar sus ideas y conocimiento y dar su opinión respecto al desarrollo del Plan Maestro Fronterizo, Determinar asuntos o preocupaciones que la ciudadanía pudiera tener acerca del desarrollo del Plan Maestro Fronterizo, y Determinar si se ha omitido a algún actor interesado. Entrega de Resultados Concretos (Producto) de la Tarea 2: La Agencia que Desempeña los Servicios deberá: Redactar un documento detallando el trabajo realizado y lo que se descubrió a través de dicho trabajo, Preparar un plan de trabajo revisado en el cual se incorporen la retroalimentación e ideas obtenidas durante la Tarea 2, Preparar un borrador del plan de difusión, promoción y extensión a actores interesados, y Actualizar el Sitio de Internet. 4

15 Tarea 3: Análisis de Datos, Informes de Asesores, y Documentación Las siguientes sub-tareas serán llevadas a cabo simultáneamente por la Agencia que Desempeña los Servicios en donde resulte adecuado para expeditar el estudio. 5

16 Tarea 3.1: Obtener Datos y Revisar los Informes de Consultoría Tarea 3.1.1: La Agencia que Desempeña los Servicios obtendrá y analizará datos actuales y pronosticados disponibles con el fin de elaborar un perfil socioeconómico, demográfico y de transporte de carga para el área de estudio sobre la base de: población actual y proyectada empleo ingreso uso de suelo los flujos disponibles de las principales actividades de transporte de carga que cruzan la región, ya sea con origen o destino en México, y datos disponibles de transporte de carga con origen o destino en aeropuertos y patios ferroviarios de importancia. Tarea 3.1.2: La Agencia que Desempeña los Servicios deberá desarrollar un inventario detallado de todas las instalaciones de transporte que dan servicio a los Cruces Internacionales en el área de estudio. Para poder facilitar la comparación con los Planes Maestros Fronterizos de Laredo-Coahuila/Nuevo León/Tamaulipas, El Valle Bajo del Río Grande- Río Bravo y California-Baja California, la Agencia que Desempeña los Servicios deberá recopilar, como mínimo, los siguientes datos descriptivos y de desempeño para las instalaciones de transporte que dan servicio a los Cruces Internacionales para el año actual y el año de pronóstico: número de carriles Tránsito Promedio Diario Anual (TPDA) volúmenes de tránsito en períodos pico porción de tránsito de tractocamiones datos disponibles para calcular el Nivel de Servicio (LOS) Tarea 3.1.3: La Agencia que Desempeña los Servicios deberá recopilar, como mínimo, los siguientes datos descriptivos y de desempeño para los Cruces Internacionales para el año actual y el año de pronóstico: descripción de la configuración de las instalaciones actuales, horario de operación, niveles y patrones actuales de contratación de personal, tiempos de espera. volúmenes de cruces y transporte (v.g., peatones, camiones, trenes, y autobuses). 6

17 La Agencia que Desempeña los Servicios trabajará en conjunto con la Universidad de Texas en El Paso y los grupos de trabajo asignados por los miembros con derecho a voto del Comité Consultivo Binacional para identificar estudios previos y/o recientemente terminados en la región, de los cuales la información requerida pudiera ser extraída y recopilada. En este sentido, el recientemente concluido "Plan Operacional de los Puertos de Entrada de la Región de El Paso, El Paso Regional Ports of Entry Operations Plan, será un importante recurso, así como el Plan Fronterizo de Mejoramiento del Corredor Camino Real, Camino Real Border Improvement Plan (BIP), entre otros esfuerzos llevados a cabo por la Ciudad y el Condado de El Paso. Tarea 3.2: Proceso de Planeación de Documentos y Revisión de Documentos de Planeación La Agencia que Desempeña los Servicios ha revisado los documentos de planeación relevantes de agencias responsables de la planeación e implementación de proyectos de Cruces Internacionales, -incluyendo la forma en que se priorizan y jerarquizan los proyectos de transporte y las necesidades de infraestructura de los Cruces Internacionales, así como las fuentes de fondos, la participación ciudadana, y los esfuerzos de coordinación entre agencias en el desarrollo del Plan Maestro Fronterizo de Laredo-Coahuila/Nuevo León/Tamaulipas. Esta revisión será compartida con el grupo de trabajo de planeación (potencialmente) y los miembros del Comité Consultivo Binacional con el fin de suplementar y verificar información según sea pertinente para la región de El Paso/Santa Teresa-Chihuahua. Tarea 3.3: Recopilación de Datos La Agencia que Desempeña los Servicios trabajará con la Universidad de Texas en El Paso con el fin de crear un inventario de los proyectos de Cruces Internacionales y transporte dentro del área de estudio incluidos en los documentos de planeación y estudios de consultoría (incluyendo el Plan de Mejoramiento Camino Real (Camino Real Improvement Plan) y los planes del Comité de Puertos Modelo (Model Border Port Committee)). Una vez desarrollado, este inventario será compartido con los grupos de trabajo correspondientes y los miembros del Comité Consultivo Binacional para asegurar que los datos de proyectos estén correctos y actualizados e igualmente para asegurar que no se haya omitido ningún proyecto. Para poder facilitar la comparación con los Planes Maestros Fronterizos de Laredo-Coahuila/Nuevo León/Tamaulipas, El Valle Bajo del Río Grande-Río Bravo y California-Baja California, se recopilará, en un mínimo, la siguiente información sobre los proyectos de instalaciones de transporte y Cruces Internacionales. Formatted: Font: Italic Formatted: Font: Italic Para los proyectos de transporte, los datos recopilados incluirán: 7

18 ubicación del proyecto, descripción de la configuración de las instalaciones actuales y mejoras planeadas, datos disponibles para calcular el Nivel de Servicio (LOS) Tránsito Promedio Diario Anual (TPDA) antes y después del proyecto tasa de accidentes, enlace directo o indirecto al cruce internacional, volúmenes o proporción de tránsito de tractocamiones año en el que el proyecto inicia operaciones, fase actual del proyecto, datos de costos y situación de financiamiento, y, una evaluación cualitativa de los beneficios ambientales, económicos y comunitarios del proyecto. Para los proyectos planeados de Cruces Internacionales, los siguientes datos serán recopilados: descripción del proyecto, el flujo de cruce anticipado por tipo de carril de inspección después de concluirse el proyecto, año de conclusión del proyecto, fase actual del proyecto, datos de costos y situación de financiamiento, y, una evaluación cualitativa de los beneficios ambientales, económicos y comunitarios del proyecto. La Universidad de Texas en El Paso tomará la iniciativa en la evaluación de las recomendaciones del "El Paso Regional Ports of Entry Operations Plan" para su inclusión en el Plan Maestro Fronterizo. Específicamente, la Universidad de Texas en El Paso - con el apoyo y la asistencia de La Agencia que Desempeña los Servicios- se reunirá con las principales agencias y dependencias identificadas en el "El Paso Regional Ports of Entry Operations Plan" para determinar el apoyo hacia las recomendaciones, recopilar información y datos disponibles e identificar las agencias respectivas dispuestas a apoyar la inclusión de las recomendaciones correspondientes en el Plan Maestro Fronterizo. La Agencia que Desempeña los Servicios hará todo esfuerzo posible por jerarquizar el mayor número posible de proyectos, dados los criterios aceptados de evaluación (favor de referirse a las Tareas 5 y 6). No obstante algunos proyectos en las etapas tempranas de conceptualización para los cuales haya datos e información limitados, éstos serán igualmente identificados e inventariados. Dichos proyectos serán incluidos para su consideración en futuras actualizaciones del Plan Maestro Fronterizo. La Agencia que Desempeña los Servicios registrará toda la información disponible sobre los proyectos planeados. 8

19 Entrega de Resultados Concretos (Producto) de la Tarea 3: La Agencia que Desempeña los Servicios deberá: Redactar un documento detallando el trabajo realizado y lo que se descubrió a través de dicho trabajo, Preparar una hoja de cálculo en formato de cuaderno de trabajo Excel con la información recopilada resumida y organizada en una tabla, y Documentar toda brecha o inconsistencia en los proyectos y programas de los mismos en lo que se refiere a la planeación e implementación de proyectos de Cruces Internacionales y la infraestructura del transporte que da servicio a éstos. Tarea 4: Llevar a cabo las Segundas Reuniones de Actores Interesados Tarea 4.1: Reunión del Comité Consultivo Binacional La Agencia que Desempeña los Servicios compartirá con el Comité Consultivo Binacional la revisión de sus análisis en cuanto a los procesos documentados de planeación y el inventario de proyectos identificados para su discusión y comentario. Se discutirá todo comentario y sugerencia, incorporándolos según resulte adecuado. Tarea 5: Llevar a cabo Juntas y/o Talleres de Actores Interesados Tarea 5.1: Selección de Criterios por los Miembros del Comité Consultivo Binacional La Agencia que Desempeña los Servicios facilitará un taller con los miembros del Comité Consultivo Binacional para llegar a un consenso sobre los criterios, puntuaciones y pesos o ponderaciones a ser usados por la Agencia que Desempeña los Servicios dentro de un marco de trabajo de Criterios de Atributos Múltiples, para posteriormente priorizar proyectos individuales. El taller será llevado a cabo utilizando tecnología de Classroom Performance System (CPS). Durante dicho taller, la Agencia que Desempeña los Servicios: explicará los objetivos y formato del taller, presentará y dará un repaso de los criterios, puntuaciones y pesos o ponderaciones de los proyectos del Plan Maestro Fronterizo de Laredo- Coahuila/Nuevo León/Tamaulipas, facilitará y moderará el proceso de puntuación por medio de la tecnología de votación CPS, moderará la discusión para explorar las consistencias y discrepancias en las respuestas, y 9

20 repetirá el proceso de votación hasta llegar a un consenso o hasta que las clasificaciones de jerarquía no sean alteradas substancialmente de una a otra ronda de votación. Al final del taller, se determinarán los criterios, puntuaciones y pesos con las jerarquías más altas. Tarea 5.2: Junta de Participación Ciudadana Dado el asesoramiento del Comité Consultivo Binacional, la Agencia que Desempeña los Servicios junto con la Universidad de Texas en El Paso planeará, gestionará, preparará y coordinará una junta abierta al público con el fin de: compartir información acerca de todos los proyectos identificados de Cruces Internacionales e infraestructura del transporte en el área de estudio a corto, mediano y largo plazo, compartir información acerca de la metodología de Criterios de Atributos Múltiples que será utilizada para priorizar los proyectos identificados, incluyendo los criterios y ponderaciones o pesos seleccionados por los miembros del Comité Consultivo Binacional, y obtener del público comentarios, preocupaciones y sugerencias sobre criterios. Tarea 5.3: Reunión del Comité Consultivo Binacional (Miembros con Derecho a Voto) Durante esta reunión, la Agencia que Desempeña los Servicios: presentará para aprobación los criterios de evaluación, puntuaciones y ponderaciones o pesos propuestos y desarrollados en consulta con los miembros del Comité Consultivo Binacional, discutirá comentarios, preocupaciones y sugerencias de criterios solicitadas en la junta de participación ciudadana, facilitará discusiones y asegurará el apoyo del Comité Consultivo Binacional respecto a los criterios a ser utilizados para la priorización de los proyectos individuales. Entrega de Resultados Concretos (Producto) de la Tarea 5: La Agencia que Desempeña los Servicios deberá: redactar un documento que detalle el trabajo llevado a cabo así como los resultados del mismo, incluyendo una lista de los criterios a ser utilizados para la priorización de proyectos individuales. 10

21 Tarea 6: Clasificación de la Prioridad de los Proyectos La Agencia que Desempeña los Servicios clasificará los proyectos individuales de Cruces Internacionales y proyectos asociados de infraestructura del transporte utilizando una metodología de Criterios de Atributos Múltiples que constará de los criterios de evaluación las puntuaciones y los pesos aprobados por el Comité Consultivo Binacional. Entrega de Resultados Concretos (Producto) de la Tarea 6: La Agencia que Desempeña los Servicios deberá: preparar una hoja de cálculo en formato de cuaderno de trabajo Excel para enumerar los proyectos priorizados. Tarea 7: Finalización de la Documentación Tarea 7.1: Borrador de Informe La Agencia que Desempeña los Servicios redactará un borrador de informe del Plan Maestro Fronterizo y lo presentará ante los miembros del Comité Consultivo Binacional para su revisión y comentario. Tarea 7.2: Junta de Participación Ciudadana La Agencia que Desempeña los Servicios junto con la Universidad de Texas en El Paso planeará, gestionará, preparará y coordinará una junta abierta al público con el fin de: compartir información y delinear los proyectos de Cruces Internacionales y transporte prioritarios que emergieron del proceso de priorización, y obtener los comentarios del público, incluyendo preocupaciones relacionadas con las prioridades del Plan Maestro Fronterizo. Tarea 7.3: Informe Final Una vez que la Agencia que Desempeña los Servicios haya incorporado los comentarios y sugerencias de los miembros del Comité Consultivo Binacional los comentarios y sugerencias relevantes del público, el borrador final del Plan Maestro Fronterizo será presentado a los miembros con voto del Comité Consultivo Binacional para su aprobación. La Agencia que Desempeña los Servicios resumirá los proyectos individuales por país y clasificación de proyecto. Los proyectos igualmente podrán ser tabulados bajo una variedad de diferentes dimensiones: 11

22 clasificación de proyectos individuales, tipo de proyecto (v.g., carretera, ferroviario, o Cruce Internacional), período de tiempo (corto, mediano y largo plazo), y financiamiento calculado (v.g., costo del proyecto). Estas dimensiones serán discutidos con la Agencia que Recibe los Servicios para determinar la necesidad para resumir la información en un en un formato diferente en Apéndices al documento. Se realzará toda discrepancia o inconsistencia en los proyectos planeados y/o programas o cronogramas. El Plan Maestro Fronterizo además recomendará un proceso para asegurar el diálogo continuo entre las dependencias o actores federales, estatales, regionales y locales en la región de El Paso/Santa Teresa - Chihuahua para asegurar la continuidad en la coordinación de los proyectos actuales y futuros de Cruces Internacionales y la infraestructura de transporte correspondiente así como las necesidades relacionadas a los mismos. Tarea 7.4: Folleto Informativo La Agencia que Desempeña los Servicios diseñará un folleto informativo en el que se enumeren los proyectos de alta prioridad como guía de referencia sencilla que pueda ser utilizada por los actores interesados de la región para promover los proyectos binacionales prioritarios y propiciar fondos adicionales. Tanto el documento final como el folleto informativo estarán disponibles en inglés y español. Entrega de Resultados Concretos (Producto) de la Tarea 7: La Agencia que Desempeña los Servicios elaborará: El Informe del Plan Maestro Fronterizo, y Un folleto de fácil referencia enumerando los proyectos de más alta prioridad incluidos en el Plan Maestro Fronterizo. Tarea 8: Difusión de los Resultados del Estudio Una vez aprobados el Plan Maestro Fronterizo y el folleto informativo por parte de los miembros con voto del Comité Consultivo Binacional, la Agencia que Desempeña los Servicios elaborará una presentación en formato de PowerPoint para difundir información acerca de los resultados del estudio a las instituciones y organizaciones que promueven la coordinación de la planeación e implementación de Cruces Internacionales e instalaciones de transporte en la frontera entre Estados Unidos y México. Entre las posibles organizaciones que se contemplan para presentaciones, se incluyen el Comité Conjunto de Trabajo de los Estados Unidos, El Grupo Binacional Estados Unidos- México sobre Puentes y Cruces Fronterizos, la Comisión Técnica del Mecanismo de 12

23 Enlace Fronterizo, el Comité Consultivo de Comercio Fronterizo, y la Conferencia de Gobernadores Fronterizos de Estados Unidos y México. Entrega de Resultados Concretos (Producto) de la Tarea 8: La Agencia que Desempeña los Servicios: elaborará una Presentación en PowerPoint, y actualizará el Sitio de Internet del Plan Maestro Fronterizo para incluir un enlace de acceso al documento final del Plan Maestro Fronterizo y al folleto informativo. 13

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