Para efectos de aplicación de estas Políticas y Procedimientos, los Bienes Muebles se clasifican en: 1. Inventariables 2. Consumo

Transcripción

1 Irapuato, Gto.; Septiembre del NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS QUE HABRÁN DE OBSERVARSE EN LA SECRETARÍA DE DESARROLLO ECONÓMICO SUSTENTABLE PARA EL USO, CONTROL, AFECTACIÓN, BAJA Y DESTINO FINAL DE LOS BIENES MUEBLES PROPIEDAD DEL ESTADO O BAJO SU CUSTODIA. ALCANCE: La aplicación de estas Normas será de carácter obligatorio para todas las Unidades Administrativas y áreas que las componen, dependientes de la Secretaría de Desarrollo Económico Sustentable. CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES Para efectos de aplicación de estas Políticas y Procedimientos, los Bienes Muebles se clasifican en: 1. Inventariables 2. Consumo 1.- Los Bienes Inventariables se dividen en: a) Inventariables por codificación b) Inventariables por relación de control a) Bienes Inventariables por codificación Son los bienes que son susceptibles de llevar etiqueta de código de barra y que se encuentran contenidos en los siguientes grupos: Mobiliario y equipo Equipo de transporte Equipo de comunicación 1

2 Maquinaria, equipos y herramientas Instrumentos y aparatos Bibliotecas y hemerotecas Objetos de arte y de museo y Los bienes que determine la Dirección General Administrativa de la Secretaría de Desarrollo Económico Sustentable. Para efectos de identificación de bienes inventariables se asignará un código de identificación, mismo que será establecido por la Dirección de Control Patrimonial. Actualmente consiste en una etiqueta metálica adhesiva. No obstante, en los casos que dicha etiqueta no sea le mejor manera de identificación, la Dirección General Administrativa, se apegará a los lineamientos de la Dirección de Control Patrimonial para establecer dicha identificación conforme mejor convenga. b) Bienes inventariables por relación de control Son aquellos que están sujetos a inventario pero que por sus dimensiones o características no pueden ser etiquetados y que ameritan otro tipo de control. Estos bienes se relacionan para efectos de inventario y se les debe dar el mismo tratamiento de los bienes muebles etiquetados. 2.- Bienes de consumo Son todos aquellos que se utilizan básicamente para el funcionamiento de las diferentes oficinas y que dada su naturaleza y el uso para el que están destinados sufren un desgaste mayor, que los hace considerarlos bienes de consumo y por lo tanto no susceptibles de inventariarse, teniendo como característica principal que no son capitalizables. La Dirección General Administrativa se apegará al catálogo de bienes de consumo que proporcioné la Dirección de Adquisiciones y Suministros, ya que es esta Dirección la facultada para elaborar dicho catálogo conforme a lo establecido en el artículo 68 Fracción II del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Administración. Respecto a los bienes de consumo, la Dirección General Administrativa establecerá los lineamientos para el control de los mismos, siendo obligatorio respetar dichos lineamientos. 2

3 NORMAS Y POLÍTICAS 1. Responsabilidades Los Titulares de las Unidades Administrativas son los responsables de los Recursos Materiales con que dispongan para el desarrollo de sus actividades. En el Reglamento Interior de la Secretaría de Desarrollo Económico Sustentable, se determinan las atribuciones de cada Unidad Administrativa y de las áreas que la componen. Secretaría de la Contraloría. Emitirá dictamen sobre las actas administrativas y/o Denuncias ante las autoridades correspondientes con las que la Secretaría de Desarrollo Económico Sustentable justifique sus faltantes de mobiliario. Determinará responsabilidades de los funcionarios sobre los faltantes de mobiliario. Dirección General de Desarrollo Humano Es obligación de la Dirección General de Desarrollo Humano de la Secretaría de Desarrollo Económico Sustentable notificar a la Dirección General Administrativa Altas y Cambios en lo referente a la plantilla de personal adscrita a la Secretaría de Desarrollo Económico y Sustentable. Así mismo, debe notificar oportunamente sobre las bajas de personal, a efecto de que la Dirección General Administrativa verifique el resguardo del Servidor Público a darse de baja. Titulares de las Unidades Administrativas Es obligación de los Titulares de las Unidades Administrativas de la Secretaría de Desarrollo Económico Sustentable: 3

4 Solicitar autorización para la reasignación de bienes muebles del personal a su cargo. Realizar actas administrativas y/o Denuncias ante las autoridades correspondientes, en caso de robo o extravío, daños materiales o cualquier otro evento ocurrido a bienes muebles a su cargo y turnarlas a la Dirección General Administrativa. Para estos casos, podrán auxiliarse de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Desarrollo Económico Sustentable. Poner a disposición de la Dirección General Administrativa el mobiliario y/o equipo inservible o inadecuado para proporcionar servicio. Notificar y dar seguimiento a trámites ante aseguradoras sobre siniestros a bienes muebles a su cargo. Dirección General Administrativa Elaborar inventario físico real de los bienes muebles asignados a las Unidades Administrativas para el desempeño de sus funciones y capturarlo en el Sistema interno desarrollado para tal fin. Elabora y actualizar los resguardos individuales de los bienes asignados a los servidores públicos de la Secretaría de Desarrollo Económico Sustentable. Mantener actualizado el Padrón de Personal con la información que le proporcione la Dirección General de Desarrollo Humano. Coordinar a la Secretaría de Desarrollo Económico Sustentable en todo lo relacionado con bienes muebles, ante la Dirección de Control Patrimonial. Validar los resguardos individuales de todas las Unidades Administrativas semestralmente. Notificar a la Dirección de Control Patrimonial, anexando toda la documentación, en caso de siniestro y /o extravió de bienes muebles. Reasignar el mobiliario de la Secretaría de Desarrollo Económico Sustentable, dentro de la misma Secretaría, a petición de la Unidades Administrativas o para eficientizar el uso de los recursos materiales. Entregar físicamente a la Dirección de Control Patrimonial, el mobiliario y/o equipo que las Unidades Administrativas pongan a su disposición, el cual ya no sea útil a la Secretaría de Desarrollo Económico Sustentable. 4

5 La Dirección General Administrativa podrá realizar revisiones físicas de mobiliario en cualquier momento. 2. Sistema de Control de Inventario. Altas dentro del Sistema. La Dirección General Administrativa será la responsable de capturar el inventario de Activo Fijo y mantener actualizados los resguardos individuales. Cambios en el Padrón de Activos. a) Actualización de resguardos de mobiliario. El resguardo deberá ser actualizado cuando ocurra una de las siguientes circunstancias: Se asigne un bien mueble nuevo al servidor público. Se reasigne mobiliario de un servidor público a otro. Cuando un bien mueble sea dado de baja por inutilidad o inaplicación en el servicio. Cuando haya cambio del servidor público que tenía resguardados los bienes en cuestión. Es responsabilidad de las Unidades Administrativas solicitar a la Dirección General Administrativa autorización ANTES de realizar cualquier movimiento cuando ocurra alguno de los supuestos anteriores, en virtud de actualizar el resguardo, ya que de lo contrario, el servidor público no podrá ser eximido de responsabilidad sobre los bienes del resguardo firmado sin actualizar que se encuentra en los archivos de la Dirección General Administrativa y sobre el cual se basará la Secretaría de Contraloría para el Fincamiento de Responsabilidades. Cuando el servidor público sea relevado de sus funciones, deberán verificarse todos los bienes que este tenía adscritos. En caso de faltantes, la Dirección General Administrativa dará aviso a la Dirección de Control Patrimonial, anexando toda la documentación que 5

6 Bajas se tenga, sobre el motivo del faltante del bien en cuestión y deberá esperarse el dictamen emitido por la Secretaría de la Contraloría, a efecto de deslindar responsabilidades. Solo la Secretaría de la Contraloría es quien puede fincar o deslindar responsabilidades de los servidores públicos. b) Cambios de Adscripción de bienes muebles. De Unidad Responsable La responsabilidad de realizar estos cambios dentro del sistema y notificar de los mismos a la Dirección de Control Patrimonial será de la Dirección General Administrativa, por lo que es responsabilidad de las Unidades Administrativas solicitar la autorización a la Dirección General Administrativa ANTES de realizar el movimiento. De División. Ninguna Unidad Responsable esta autorizada para realizar este tipo de cambios. En caso de ser necesarios, la Dirección General Administrativa, debe de entregar el mobiliario en cuestión, a la Dirección de Control Patrimonial, para que esta a su vez de la baja del inventario de la Secretaría de Desarrollo Económico Sustentable y de la alta a la Dependencia que recibirá los bienes. Dación en pago. Antes de dar cualquier bien como dación en pago, la Dirección General Administrativa debe de solicitar, por escrito, la autorización respectiva a la Dirección de Control Patrimonial. La Unidad Responsable deberá notificar a la Dirección General Administrativa sobre los bienes que ya no sean de utilidad. La Dirección General Administrativa será la responsable del retiro de los mismos y de su posterior entrega a la Dirección de Control Patrimonial o su reasignación dentro de la misma Secretaría. 6

7 Mientras los bienes no sean retirados por la Dirección General Administrativa, es responsabilidad de la Unidad Responsable que los tiene físicamente la custodia de los mismos. Ninguna Unidad Responsable tiene facultades para: Donar: Esta facultad es única y exclusivamente del Gobernador Constitucional del Estado de Guanajuato. Destruir o tirar bienes: Si no cuenta con la autorización de la Dirección General Administrativa. Entregar en calidad de apoyo bienes a otra Dependencia y/o Unidad Responsable, ya que si lo hace, la responsabilidad no se transfiere y los bienes transferidos seguirán formando parte de la Unidad Responsable que los otorgo y de los resguardantes de los mismos. Dar por concluido un trámite de baja si los bienes no fueron entregados físicamente a la Dirección General Administrativa. ASPECTOS GENERALES BIENES DADOS EN COMODATO A TERCEROS. Si por razones de interés social o público, alguna Unidad Responsable tiene que celebrar contratos de comodato con terceros a efecto de eficientizar los programas y proyectos propios de la misma, estas deberán de turnar copia de dichos contratos a la Dirección General Administrativa. La responsabilidad de la custodia es de la Unidad Administrativa que realizó el contrato y es su deber recuperar dichos bienes al vencimiento del mismo. Así mismo es responsable de exigir el aseguramiento de los bienes motivo del contrato. 7

8 BIENES DADOS EN COMODATO AL ESTADO. Si por razones de interés público o social, alguna Unidad Responsable tiene que celebrar contrato de comodato para aprovechamiento de bienes de terceros, es responsabilidad de la Unidad Responsable: Notificar a la Dirección General Administrativa sobre las condiciones de dicho contrato. Solicitar a la Dirección General Administrativa el aseguramiento de dichos bienes, proporcionando toda la información necesaria y señalando Código Programático a afectar. Dichos bienes por ningún motivo deben de ser considerados patrimonio del Estado. Así mismo, es responsable de cuidar el vencimiento y renovación de dichos contratos. FUNDAMENTO LEGAL Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato Artículo 10 y 19 Fracciones XXXVII y XL. Reglamento Interior de la Secretaría de Planeación y Finanzas Artículo 69 Fracciones II, IV y VI Reglamento Interior de la Secretaría de Desarrollo Económico Sustentable. Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles propiedad del Estado. Artículos 2 y 56. Ley del Trabajo de los Servidores Públicos al servicio del Estado y los Municipios. Artículo 43 Fracción V 8