MANUAL EMPRESA CONTRATISTA VERSIÓN 3.0

Transcripción

1 Servicios Administrativos Ltda. Departamento de Desarrollo de Software. MANUAL EMPRESA CONTRATISTA VERSIÓN 3.0 ACREDITACIÓN CODELCO RESOURCE MANAGER Hector Toledo ELABORADO POR Víctor Avello REVISADO POR Víctor Avello APROBADO POR

2 Índice Objetivo...3 Alcance de aplicación Instructivo Sistema de Acreditación, Empresa Contratista Solicitud Nuevo Usuario Login Manual de Usuario Documentación Acreditación Empresa/Contrato Gestionar Acreditación Empresa Gestionar Acreditación Contratos Acreditación Personal Acreditación Personal Administrar Personal Solicitud Licencia de Conducir Acreditación Visitas Acreditación Vehículos Nueva solicitud de Acreditación Vehículo Reportabilidad de Personal Credencialización

3 Objetivo Mostrar los pasos necesarios que debe realizar la empresa contratista para solicitar la acreditación correspondiente. Alcance de aplicación. Este procedimiento debe ser aplicado por: Usuario Empresa Contratista. 3

4 1 Instructivo Contratista. Sistema de Acreditación, Empresa Con el uso del navegador, acceder al sistema web por medio de la URL acreditacion.codelco.cl. Se recomienda utilizar Mozilla Firefox o Google Chrome, también el sistema funciona con Internet Explorer 11 o superior. Figura 1. 4

5 2 Solicitud Nuevo Usuario. Para usuarios nuevos, que no posean sus credenciales de acceso; es necesario levantar una solicitud para nombre de usuario y contraseña respectiva al ingreso del sistema de acreditación. La solicitud se debe hacer desde el Login (Figura 1), donde la opción Solicite su usuario irá al formulario de nuevo(s) usuario(s) por empresa. Figura 1. Paso 1: Solicitar usuario para Empresa Contratista. Paso 2: Solicitar Pase de Visita. Este formulario debe ser llenado con los datos básicos de la empresa, en primera parte Rut y Razón Social respectivas y en segunda parte, se agregan los usuarios que estarán asociados a la empresa, esta información es Rut del solicitante; Nombres, Apellidos, (donde será enviada la respuesta de solicitud con usuario y contraseña) y la división a la que pertenece, como se ve en la Figura 2. 5

6 Figura 2. Paso 1: Ingresar los datos básicos de la empresa. Paso 2: Agregar usuarios, dependiendo de la necesidad. Paso 3: Llenar los datos de cada usuario agregado al listado (máximo 10 por solicitud). Paso 4: Enviar la solicitud de nuevos usuarios. El solicitante deberá esperar un correo donde se le indica su cuenta de usuario y su contraseña para el ingreso al sistema. 6

7 3 Login. El usuario de empresa contratista debe ingresar los datos entregados vía correo electrónico generado automáticamente por el sistema, posterior al envío de solicitud de usuario nuevo, éstos son USUARIO y CONTRASEÑA, como se ve en la Figura 3. Figura 3. Paso 1: Ingresar Usuario y contraseña. Paso 2: Ingresar al sistema. 7

8 4 Manual de Usuario. 4.1 Documentación. El sistema cuenta con un módulo dedicado a la documentación de manuales los que podrán ser descargados por el usuario para ser visualizados en formato PDF. Adicionalmente se cuenta con videos tutoriales para ayudar al usuario a interactuar de forma correcta con la plataforma. Según se visualiza en la Figura 4. Figura 4. Opción 1: Descargar Manual de Usuario Empresa Contratista. Opción 2: Visualizar Videos Tutoriales para Empresa Contratista. Paso 1: Desplegar video tutorial seleccionado. 8

9 5 Acreditación Empresa/Contrato. 5.1 Gestionar Acreditación Empresa. Una vez ingresado al sistema, lo primero que se deberá realizar es el proceso de acreditación de empresa. Para esto, será necesario ingresar al menú Acreditación Empresas/Personas y seleccionar la opción Gestionar Acreditación Empresa. Figura 5. Figura 5. Paso 1: (Estado Pendiente/Rechazado): Actualizar información para solicitud de acreditación. Una vez seleccionada la opción, se desplegará el formulario de solicitud el cual deberá ser completado con información requerida de la Empresa. Una vez realizados estos pasos, el representante de la empresa deberá aceptar los términos de veracidad y actualidad de la información proporcionada. Para finalizar, se deberá guardar la información y automáticamente se enviará la solicitud, siempre y cuando se hayan ingresado correctamente todos los campos obligatorios. Figura 6. 9

10 Figura 6. Paso 1: Llenar los campos de datos básicos de la empresa. Paso 2: Aceptar los términos de veracidad. Paso 3: Guardar la información ingresada. Paso 4: Ingresar documentos necesarios para la solicitud de acreditación. Una vez completado todos los pasos correctamente, el sistema mostrará una alerta de que todo fue ingresado exitosamente y se enviará la solicitud de acreditación. Posteriormente el sistema dará aviso del cambio de estado de la solicitud; PENDIENTE si aún no ha sido revisada, RECHAZADA o APROBADA según si la información enviada en la solicitud fue aprobada. En el caso que se desee actualizar la información de la empresa contratista, esta se podrá editar en la opción de Actualizar Información repitiendo los pasos antes descritos. Figura 6. 10

11 5.2 Gestionar Acreditación Contratos. La empresa, una vez acreditada, podrá realizar el ingreso de sus contratos y posteriormente de sus sub contrato y/o servicios esporádicos, en caso que lo requiera Figura 7. Será exclusiva responsabilidad de la empresa contratista que tiene el contrato civil vinculante con Codelco de acreditar a sus subcontratos y/o servicios esporádicos, bajo su mismo perfil. El sistema no permitirá que estos se acrediten por su propia cuenta. Si la acreditación de la empresa está en estado pendiente o rechazado (Punto 4.1), el sistema mostrará la siguiente alerta Debe terminar la acreditación de su empresa para poder crear contratos (Figura 7). Figura 7. 11

12 5.2.1 Acreditar Contratos. Al seleccionar en el índice la opción Gestionar Acreditación Contratos, se desplegará el botón Acreditar Contratos. En esta sección, al igual que la anterior, se desplegará un formulario el cual deberá ser completado con toda la información y documentación requerida. Para finalizar solo basta con guardar como muestra la Figura 8. Figura 8. 12

13 Paso 1: Seleccionar división y administrador del contrato. Paso 2: Ingresar los datos básicos del contrato. Paso 3: Añadir las jornadas que tendrá el contrato. Paso 4: Ingresar los datos del personal relevante asociado al contrato. Paso 5: Cargar la documentación respectiva para proceder al proceso de acreditación del contrato. Paso 6: Guardar la información ingresada. Una vez guardada la información, automáticamente se enviará la solicitud de acreditación del contrato. La empresa deberá esperar que la solicitud sea revisada y posteriormente se informará el resultado de su acreditación. Si este proceso es exitoso, se desplegarán los las opciones para que la empresa pueda enviar solicitudes para subcontratos y servicios esporádicos. Figura 9. Opción 1: Nueva acreditación de contrato. Opción 2 (si acreditación contrato es exitosa): Nueva acreditación de subcontrato. Opción 3 (si acreditación contrato es exitosa): Nueva acreditación de servicio esporádico. 13

14 5.2.2 Acreditar Subcontrato. Al igual que en el punto anterior, la acreditación de subcontrato se debe realizar por medio del llenado del formulario correspondiente (Figura 10), ingresando desde la opción 2 de la Figura 7. Es importante destacar que esta opción, como la opción 3 solo se activan si y solo si, la solicitud de acreditación de contrato fue previamente aceptada. Paso 1: Seleccionar la división a la que pertenecerá el contrato. Paso 2: Ingresar los datos básicos del subcontrato. Paso 3: Añadir las jornadas que tendrá el subcontrato. Paso 4: Cargar la documentación respectiva para proceder al proceso de acreditación del subcontrato. Paso 5: Guardar la información ingresada. Una vez guardada la información, automáticamente se enviará la solicitud de acreditación del subcontrato. La empresa deberá esperar que la solicitud sea revisada y posteriormente se informará el resultado de su acreditación. 14

15 Figura

16 5.2.3 Acreditar Servicio Esporádico. Para acreditar un servicio esporádico al igual que los pasos anteriores, es necesario completar el formulario con la información y documentación requerida. Para finalizar se deberá guardar la información para su revisión, como muestra la Figura 11. Figura 11. Paso 1: Escoger la división a la que pertenecerá el servicio. Paso 2: Ingresar la información de la empresa que prestara el servicio. 16

17 Paso 3: Llenar los datos básicos del servicio esporádico. Paso 4: Cargar la documentación asociada al servicio. Paso 5: Guardar la información ingresada. Una vez guardada la información, automáticamente se enviará la solicitud de acreditación del servicio esporádico. La empresa deberá esperar que la solicitud sea revisada y posteriormente se informará el resultado de su acreditación. 17

18 6 Acreditación Personal. 6.1 Acreditación Personal. Una vez el contrato fue acreditado correctamente, la empresa podrá gestionar la acreditación de su personal. Para esto dirigirse al menú de Acreditación Personal, en dónde al seleccionar la opción Acreditación Personal se desplegará un buscador por número de identificación. Acá, como primer paso deberá realizar la búsqueda de empleados mediante el Rut (sin puntos y con guion) o Pasaporte (solo letras y números), según corresponda. Dependiendo del resultado de búsqueda, si la persona es encontrada en la base de datos se mostrará la información y su actual estado (vigente/no vigente). Dependiendo de su estado de acreditación, se mostrará la opción de modificar y generar una solicitud de acreditación. Por otro lado, en el caso que el número de identificación ingresado no se encuentre ingresado no se encuentre, se deberá generar un nuevo registro, como se muestra en la Figura 12. Figura 12. Paso 1: Seleccionar tipo de identificador. Paso 2: ingresar y buscar por identificador seleccionado. 18

19 Paso 3 (si Rut o pasaporte no existe): Comenzar nuevo proceso de acreditación de la persona. Si número identificador existe, el sistema proporcionará información y estado de este Nueva Solicitud Acreditación Personal. El formulario para una nueva solicitud de acreditación de personal se divide en tres partes; información de la persona, información contractual y la carga de la documentación correspondiente, como se observa en las Figuras 13, 14 y 15 respectivamente. En el primer paso se debe ingresar todos los datos relacionados a la persona o al menos todos los campos obligatorios (demarcados por un asterisco rojo) para continuar al segundo paso (Figura 13). Al terminar se guardará automáticamente la información al pasar al segundo paso, dónde se deberá continuar completando un formulario con información relacionada al contrato vinculante y a su mismo contrato de trabajo, (Figura 14), Para finalizar se debe guardar la información ingresada. IMPORTANTE. Para poder cargar documentación, es necesario correctamente los datos de la persona (en el Paso 2, Figura 14). haber guardado Como último paso, se deberá cargar toda la documentación solicitada. Los documentos se cargan de forma automática, una vez ingresados, el sistema los asigna a la solicitud sin necesidad de guardar los cambios de forma manual (Figura 14). Figura 13. Paso 1: Ingresar datos de la persona. 19

20 Figura 14. Paso 1: Ingresar datos del contrato comercial al que pertenece la persona. Paso 2: Guardar datos ingresados de la persona. 20

21 Figura 15 Paso 1: Ingresar documentación correspondiente al proceso de acreditación de la persona. IMPORTANTE. En caso que el documento exija fechas de inicio y término, estas deben ser correctamente ingresadas antes de la carga del documento. Una vez finalizada la carga de todos los documentos, o al menos los obligatorios, el sistema automáticamente guardará y enviará la solicitud de acreditación, con lo que se desplegará un mensaje indicando si fue enviada de manera exitosa. La empresa deberá esperar que la solicitud sea revisada y posteriormente se informará el resultado de la acreditación 21

22 6.2 Administrar Personal. Como herramienta de gestión, en el menú Administrar Personal, se podrá buscar las fichas de todo personal que ha sido acreditado por la empresa contratista, indiferente del número de contrato. Para realizar esta búsqueda será necesario contar con el Rut/pasaporte de la persona y/o el nombre de éste, luego se desplegará la información de la persona encontrada, como muestra la Figura 16. En el caso de que la persona se encuentre actualmente vigente, se podrá solicitar su licencia interna de conducir, en caso de que se requiera. Asimismo, si por algún motivo fuese necesario, también se podrá solicitar la desvinculación del personal dejando la credencial inhabilitada para hacer acceso a las dependencias. 22

23 Figura 16. Opción 1: Búsqueda por Rut/Pasaporte. Opción 2: Búsqueda por Nombre del empleado Paso 1: Buscar con el criterio aplicado. Paso 2: Revisar resumen de la ficha del empleado. 23

24 Paso 3: ver el detalle de la ficha del empleado. Paso 4: Desvincular al empleado Ficha Persona. La ficha proporciona el detalle de la información correspondiente a la persona, así como también su información e historia contractual si ha estado en más de un contrato, incluyendo todos los documentos que son requisitos para la acreditación, los que pueden ser descargados para su revisión. Asimismo, también se muestra el estado actual del contrato de la persona, como muestra la Figura

25 Figura 17. Paso 1: Descarga de documentos para acreditación de la persona. 25

26 6.3 Solicitud Licencia de Conducir. Como se muestra en el paso 4 de la Figura 15, si la persona ya se encuentra acreditada, se podrá solicitar la licencia interna de conducir desde la opción correspondiente. Para esta solicitud se deberá ingresar el área donde la persona circulará, el tipo de vehículo que conducirá y la fecha de control de la licencia municipal, además de ingresar la documentación correspondiente a esta solicitud, como muestra la Figura 18. Figura 18. Paso 1: Ingresar datos de la licencia interna. Paso 2: Guardar la información ingresada de la solicitud de licencia. Paso 3: Carga de documentación de la solicitud de la licencia interna. IMPORTANTE. Guardar la información de la solicitud antes de cargar la documentación. Los documentos son cargados automáticamente al sistema, el usuario será derivado a la ficha del personal. 26

27 Una vez finalizada la carga de todos los documentos, o al menos los obligatorios, el sistema automáticamente guardará y enviará la solicitud de acreditación. 6.4 Acreditación Visitas. La empresa acreditada podrá generar solicitudes de acreditación para sus visitas en la opción ACREDITAR VISITA que se observa en la Figura 19. También en esta sección, se podrá visualizar el listado de solicitudes de visitas y el detalle de cada uno. Figura 19. Paso 1: Generar nueva solicitud de acreditación de visitas. 27

28 6.4.1 Nueva Acreditación Visitas. Para solicitar pase para una vista, se deberá completar el formulario, donde se deberá ingresar la información y documentación requerida, como muestra la Figura 20. Figura 21 Paso 1: Ingresar datos básicos de la visita. Paso 2: Carga de documentos correspondientes a la visita. Paso 3: Enviar solicitud. Una vez enviada la solicitud, el usuario será direccionado a la interfaz anterior a la espera de su revisión. En caso de que sea aprobada, se le habilitará en el sistema el pase de visita para ser impreso, el cual deberá llevar físicamente para hacer ingreso a la división. 28

29 7 Acreditación Vehículos. El usuario de empresa contratista deberá ingresar por la opción, del menú izquierdo, Acreditación Vehículos, desde esta interfaz se podrá solicitar la acreditación en terreno, como muestra la Figura 22. Figura 22. Paso 1: Solicitar acreditación de vehículo. 29

30 7.1 Nueva solicitud de Acreditación Vehículo. Para la generación de una nueva solicitud de acreditación para vehículo, el usuario empresa contratista deberá llenar los campos requeridos, tales como el contrato al cual pertenece, el tipo de vehículo, patente, marca, etc. Posteriormente deberá cargar la documentación obligatoria que pide el sistema. Finalmente el usuario deberá enviar la solicitud, como muestra la Figura 23. El usuarios debe mantenerse al tanto del cambio de estado de su solicitud, ya sea pendiente, rechazado o aprobado. Figura 23. Paso 1: Datos del contrato al que pertenece el vehículo. Paso 2: Información del vehículo. Paso 3: Documento adjunto a la solicitud. Paso 4: Enviar solicitud. 30

31 8 Reportabilidad de Personal. La empresa contratista podrá generar reportes de personal por contrato comercial. Este mostrará el listado del personal, trabajadores o trabajadoras de la empresa contratista, además de la cantidad e credenciales por vencer, la residencia del personal, el genero del personal y el tipo de jornada de cada contrato laboral, como muestra la Figura 24. Figura

32 Paso 1: Seleccionar contrato comercial. Paso 2: Generar reporte. 9 Credencialización Una vez que las solicitudes de acreditación de personal y/o licencias internas de conducir sean debidamente revisadas, se les informará el estado de su acreditación. Asimismo, en caso de ser aprobadas, se les informará el día y horario para que puedan hacer retiro de sus credenciales. Las credenciales deberán ser retiradas exclusivamente por la persona autorizada por la empresa contratista, y en ningún caso serán entregadas de manera individual a cada persona. 32