Referencia de la Norma ISO 9001: REVISIONES Y ACTUALIZACIONES

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1 No. de Rev. Fecha de Modificación REVISIONES Y ACTUALIZACIONES Hoja modificada Descripción de la revisión o actualización 01 25/05/ Se mejora el formato de registro 01 25/05/ Se mejora los puntos 5.9 y /01/2010 Todas 02 19// /12/ Se adecua el procedimiento referenciando la norma NMX-CC-9001-IMNC-20 en el encabezado del documento. Se modifica en el apartado de Política de Operación, los puntos 5.7, 5.8.1, se anexa el punto En la Descripción del procedimiento, en el punto 2, se eliminan algunos aspectos. Se modifican los registros ya que se eliminan los formatos SEE-PG y SEE-PG-12- Se eliminan los formatos SEE-PG y SEE-PG-12-07, y se anexan los formantos SEE-PG-12- y SEE-PG Se modifica el apartado y Se modifican los registros ya que se eliminan los formatos SEE-PG /06/2011 Todas Se modifica encabezado del documento por cambio de imagen Las funciones de la oficina 05 28/11/2011 Psicopedagógica serán realizadas por la Oficina Psicopedagógica. 4 Se modifican las definiciones. Se modifican las políticas de operación, 5 disposiciones generales apartados 6.2.1, 06 22/04/ , 6.3, 6.4, 6.4.1, 6.4.2, 6.5, 6.6, 6.7. Se modifican los apartados 6.8.1, 6.8.3, , 6.9.2, de la revisión de los formatos Se modifican formatos SEE-PG-12-01, SEE-PG-12-04, SEE-PG-12-05, SEE-PG /04/2014 TODAS 12-06, SEE-PG y se registra un nuevo formato SEE-PG-12-. Se modifica y actualiza procedimiento por redacción Se modifica de la página 2 la dirección electrónica de la universidad por cambio de 19// dominio. Se modifica el número de copias en el Área Académica por incremento en Programas Educativos. Elaboró, Nombre y Firma Nayelli E. Sánchez Ortíz Nayelli E. Sánchez Ortíz Tomás Ramírez Cid Nayelli E. Sánchez Ortíz Nayelli E. Sánchez Ortíz Nayelli E. Sánchez Ortíz Nayelli E. Sánchez Ortíz Nayelli E. Sánchez Ortíz Nayelli E. Sánchez Ortíz Nayelli E. Sánchez Ortíz Arantxa Martínez Boa Alfredo Landa Becerra. 1 DE 20

2 Este Procedimiento deberá ser actualizado conforme a los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora, a partir de la fecha de emisión o última revisión;para aumentar la eficacia de su cumplimiento. CONTROL DE COPIAS Puesto No. de copias controladas Fecha y firma de recibido Dirección Académica 9 Dirección de Planeación, 1 Evaluación y Calidad Rectoría 1 La dirección electrónica en donde se encuentra ubicado este procedimiento es: para consulta general. Los documentos electrónicos están firmados digitalmente por las entidades respectivas. Las firmas digitales corresponden de la siguiente manera: Área Rectoría Jurídico Vinculación Planeación, Evaluación y Calidad Administración y Finanzas Académico Firma Electrónica Rectoría Jurídico Área de Vinculación Área de Planeación, Evaluación y Calidad Área de Administración y Finanzas Área Académica. 2 DE 20

3 ÍNDICE Contenido Página 1. Propósito Alcance Referencias Definiciones Políticas de Operación Descripción del Procedimiento Registros Diagrama de Flujo Anexos DE 20

4 1. Propósito. Establecer actividades para apoyar en las funciones académicas, asistenciales, de preparación en competencias y de acompañamiento,además coadyuvar a la reducción de los índices de deserción y reprobación; así como prevenir el producto no conforme de la Universidad Tecnológica de Gutiérrez Zamora. 2. Alcance. El alcance de este procedimiento es aplicable para la comunidad estudiantil. 3. Referencias. Toma como referencia el Reglamento Académico de la Universidad Tecnológica de Gutiérrez Zamora. Programa de tutorias de la Universidad Tecnológica de Gutiérrez Zamora. 4. Definiciones. Alumno: Toda persona inscrita en la UTGZ que ha cumplido con los requisitos académicoadministrativos y tiene asignado un número de control, una carga académica y recibe el Servicio Educativo. Tutoría Académica: La tutoría es una acción complementaria, cuya importancia radica en orientar a los alumnos a partir del conocimiento de sus problemas y necesidades académicos, así como de sus inquietudes personales y aspiraciones profesionales. Coordinador de Tutorias: Psicólogo o perfil afin, que mediante la observación y trato directo, conoce a los alumnos que se encuentran bajo su tutoría y los ayuda de una forma directa e inmediata, coordinando su acción con el personal que labora en la Institución. Tutor grupal: Docente asignado, que mediante el trato directo conoce a los alumnos que se encuentran bajo su tutoría para el desarrollo de temas y aclaración de dudas referentes al desempeño profesional del tutorado. Desarrollo personal: Bajo esta perspectiva el tutor realiza diversas actividades de apoyo orientadas a que los alumnos: Descubran sus intereses, Identifiquen sus dificultades, Asuman las consecuencias de sus actos, Definan su plan de vida, Fortalezcan su autoestima y Desarrollen habilidades para relacionarse con otros. Desarrollo académico: Para apoyar el desarrollo académico los tutores pueden llevar a cabo tareas de apoyo para que los alumnos:establezcan metas académicas claras y factibles, Identifiquen sus dificultades de aprendizaje, Realicen actividades pertinentes para resolver sus problemas escolares, Seleccionen adecuadamente sus actividades académicas formales y complementarias de acuerdo con sus intereses, Evalúen objetivamente su rendimiento escolar y Fortalezcan sus habilidades de estudio y de trabajo académico.. 4 DE 20

5 Orientación profesional: Para favorecer la orientación profesional los tutores pueden realizar actividades que permitan que los alumnos:visualicen con certidumbre su carrera y sus posibilidades profesionales, Obtengan información precisa del campo laboral, Identifiquen los retos actuales de su profesión y Transiten sin conflicto del centro educativo al centro de trabajo. 5. Políticas de Operación Frecuencia Este procedimiento es aplicable de manera permanente en cada cuatrimestre Disposiciones generales Para ser tutor grupal es necesario ser docente adscrito a una carrera específica El tutor grupal asignado deberá cumplir con los siguientes requisitos Cumplir con el seguimiento a los alumnos en tiempo y forma mediante los formatos (SEE-PG-12-04, SEE-PG-12-05, SEE-PG-12-06, SEE-PG- 1207, SEE-PG-12-, SEE-PG-12-09) El tutor grupal brindará las tutorías de acuerdo a lo establecido en el programa institucional de tutorias El coordinador de turorias realizará la lista de tutores El coordinador de tutorías asignará al tutor grupal De la revisión de los formatos Los tutores grupales detectarán a partir de los formatos, SEE-PG-12- y SEE-PG los casos vulnerables, y procederá a lo siguiente: a) Los canalizarán con el coordinador de tutorias. b) En caso de que un alumno presente inasistencias repetidas se dará aviso al coordinador de tutorías y de ser necesario procederá a contactar al alumno o realizar la visita domiciliaria Los tutores grupales deberán supervisar y participar para que se de solución a los casos vulnerables De los formatos SEE-PG-12- y SEE-PG-12-05, el coordinador de tutorías durante el cuatrimestre,obtendra el concentrado de los casos vulnerables que no se solucionaron y en caso de deserción se procede a contactar al alumno.. 5 DE 20

6 6. Descripción del Procedimiento. Secuencia de etapas Actividad Responsable 1.1 El coordinador realiza la lista de tutores grupales y asignación de grupo a cada uno de ellos. 1.2 Se programa una reunión con los tutores para dar a conocer los grupos asignados, se muestra y 1. Asigna tutores y da inducción al proceso de tutorías. explica el llenado de los formatos. SEE-PG-12-01,SEE-PG-10-04, SEE-PG-12-05, SEE-PG-12-06, SEE-PG-12-07, SEE-PG-12- Coordinador de tutorías 2. Lleva a cabo la acción tutorial 3. Supervisa controla y da seguimiento 2.1 Brindará las tutorías de acuerdo a lo establecido en el programa institucional de tutorías y realiza registro de alumnos en formato SEE-PG Desarrollo de temas y aclaraciones de dudas referentes al desarrollo profesional. 2.3 Deteccion y seguimiento de los casos vulnerables SEE-PG Reporta al coordinador de tutorías la necesidad de contactar al alumno. SEE-PG Reporta al finalizar el cuatrimestre los casos vulnerables que no se solucionaron. SEE-PG Recibe el reporte de los casos vulnerables y les da seguimieto SEE-PG Durante el cuatrimestre, contacta al alumno vulnerable a desertar. Tutor grupal Coordinador de tutorías 4. Cierra el proceso 4.1 Realiza informe con los datos obtenidos. 4.2 Entrega constancia a los tutores grupales que cubran satisfactoriamente lo establecido en el procedimiento. Fin del Procedimiento Coordinador de tutorías. 6 DE 20

7 7. Registros. Los registros que se utilizan son los siguientes: Registros Informacion integral del alumno Tiempo de retención 8 Meses Responsable de conservarlo Coordinador de Tutorias Código del Registro SEE-PG Seguimiento a alumnos que se ausentan de clases o con problemas académicos Reporte General de Alumnos Vulnerables A Desertar Reporte semanal de tutoria grupal Ficha de seguimiento individual Reporte de tutorados 8 Meses 8 Meses 8 Meses 8 Meses 8 Meses Coordinador de Tutorias Coordinador de Tutorias Coordinador de Tutorias Coordinador de Tutorias Coordinador de Tutorias SEE-PG SEE-PG SEE-PG SEE-PG SEE-PG DE 20

8 8. Diagrama de Flujo COORDINADOR DE TUTORÍAS TUTOR GRUPAL Inicio 1 Asigna tutores y da inducción al proceso de tutorías. 3 Supervisa, controla y da seguimiento. Lleva a cabo la acción tutorial. 2 4 Cierra el proceso. Fin 22 DE SEPTIEMBRE DE DE 20

9 9. Anexos. 9.1 Informacion integral del alumno SEE-PG DE 20

10 INSTRUCTIVO DE LLENADO. NÚMERO ACTIVIDAD a) Fecha en la que se elabora la información integral del alumno b) Nombre del alumno c) Edad con la que cuenta el alumno d) Lugar de nacimiento del alumno e) Fecha de nacimiento del alumno f) Sexo del alumno g) Domicilio del alumno h) Nombre del tutor del alumno i) Domicilio de residencia del alumno j) Nombre del casero donde reside el alumno k) Teléfono de algún familiar y teléfono de casa l) Correo electrónico del alumno m) Marcas con una X el estado civil del alumno n) Marcas con una X si el alumno cuenta con hijos o) Anotar si cuenta con trabajo el alumno, asi como horario, lugar y el puesto. p) Escuela de procedencia del alumno. q) Promedio general de preparatoria del alumno r) Nombre de la persona de quien depende económicamente el alumno s) Anotar el tipo de beca con que cuenta el alumno t) Promedio del cuatrimestre actual del alumno.. 10 DE 20

11 9.2 Seguimiento a alumnos que se ausentan de clases o con problemas académicos SEE- PG DE 20

12 INSTRUCTIVO DE LLENADO NÚMERO ACTIVIDAD a) Fecha en la que se elabora el seguimiento al alumno, así como el número consecutivo b) Nombre del alumno c) Grupo al que pertenece d) Domicilio del alumno e) Teléfono donde localizarlo f) Localidad a la que pertenezca su domicilio g) Correo electrónico h) Número de control del alumno i) Indicar con una X los motivos de inasistencia del alumno j) Observaciones de la persona que realiza la visita o seguimiento al alumno. k) Nombre y firma del padre o tutor y del alumno visitado l) Nombre y firma de la persona que realiza la visita.. 12 DE 20

13 9.3 Reporte General de Alumnos Vulnerables A Desertar SEE-PG DE 20

14 INSTRUCTIVO DE LLENADO NÚMERO ACTIVIDAD a) Nombre de la carrera a la que pertenece el alumno b) Grupo al que pertenece c) Número de alumnos vulnerables d) Nombre del tutor que realiza el reporte e) Nombre del alumno vulnerable. f) Marcar con letra asignada el área vulnerable según sea el caso g) Observacionesde la persona que raliza el reporte e alumnos vulnerables h) Escribir el total de casos según sea la opción marcada, asi como especificar el caso. i) Nombre y firma del tutor que realiza el reporte.. 14 DE 20

15 9.4 Reporte semanal de tutoria grupal SEE-PG DE 20

16 NÚMERO a) Nombre del tutor b) Nombre de la carrera c) Nombre de la sesión INSTRUCTIVO DE LLENADO d) Fecha en que se da la tutoria al grupo ACTIVIDAD e) Descripción de la actividad que se realiza. 16 DE 20

17 9.5 Ficha de seguimiento individual SEE-PG DE 20

18 NÚMERO a) Nombre del tutor b) Nombre de la carrera c) Nombre de la sesión d) Fecha en la que se da la sesión e) Nombre del alumno INSTRUCTIVO DE LLENADO f) Nombre de la actividad que se realiza g) Firma del tutor que brinda la asesoría ACTIVIDAD h) Firma del alumno que recibe la asesoría. 18 DE 20

19 9.6 Reporte de tutorados SEE-PG DE 20

20 INSTRUCTIVO DE LLENADO NÚMERO ACTIVIDAD a) Nombre del alumno b) Describir el motivo del reporte c) Fecha en que se realizo el reporte d) Descripción de las acciones realizadas. e) Firma del coordinador de tutorías.. 20 DE 20

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