Excel Básico. Lic. Lester Iván Oseguera Mendoza

Transcripción

1 Excel Básico El estudio del contenido de esta unidad contribuirá a que usted adquiera las competencias para: Interpretar conceptos básicos de Excel Utilizar herramientas básicas Administrar archivos en Excel

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3 Excel Básico Gráficos Los gráficos le facilitan a los usuarios de Microsoft Excel a comparar gráficamente los datos que ha trabajado, por ejemplo: si ingresaron datos de las ventas de una empresa y se quiere ver como aumentaron o disminuyeron en seis meses, es mejor y más interesante verlos en forma gráfica que comparando números en varias columnas. Además, el gráfico permite ver el aumento o disminución comparada en grupos de tres meses o trimestral. Observe la ilustración para tener una mejor idea. Es importante, que antes de crear gráficos conozca los términos o palabras que usan en esta herramienta. Serie de datos Se llama serie de datos a las barras, sectores, líneas y otros componentes que representan valores o cantidades en un gráfico. Las serie de datos se forma con los datos que se ingresaron en las filas de la hoja electrónica. Categorías Se llama categorías al número de elementos de una serie. Las categorías por lo general se refieren a las columnas del grafico y los rótulos de las categorías vienen de los rótulos de la columna. Los gráficos pueden tener una o varias categorías.

4 Eje Se llama eje a un lado del gráfico, por ejemplo un gráfico de dos dimensiones tiene un eje (X) de datos. Si el gráfico tiene más de una categoría: El eje (X) tiene los rótulos de cada una de las categorías El eje (Y) tiene los valores de las barras. Un gráfico de tres dimensiones tiene un eje más llamado (Z) en donde: El eje (X) representa la distancia. El eje (Y) representa los lados de la parte de abajo o piso del gráfico. El eje (Z) representa el plano vertical. Leyenda Explica el contenido de cada una de las series del gráfico. Por ejemplo, la leyenda en un gráfico circular explicará o mostrará lo que representa cada sector del gráfico. Líneas de división Las líneas de división ayudan a seguir los puntos desde el eje (X) o (Y) hasta identificar el valor exacto de los datos.

5 Excel Básico Tipo de gráficos El programa de Microsoft Excel, puede crear varios tipos de gráficos, entre los que usted puede elegir el que le sea de más utilidad: Circular Este tipo de gráfico se usa para presentar la relación entre las partes de un todo. Barras Este gráfico se usa para comparar valores.

6 Excel Básico 2010 Columnas Parecido al gráfico de barras, se usa para poner mostrar las diferencias entre los elementos. Líneas Se usa para comparar las tendencias y para el cambio que tienen los valores con el paso del tiempo.

7 Excel Básico 2010 Elaborar gráficos Los gráficos se puede elaborar como parte de la hoja electrónica, siendo en éste caso un gráfico incrustado; también, puede crearse por en una hoja electrónica distinta. Si se crea un gráfico incrustado, se imprime a un lado de los datos que se ingresaron en la hoja electrónica, y si crea un gráfico en una hoja electrónica separada, el gráfico se imprimirá en una hoja diferente. En los dos tipos, el gráfico se encuentra vinculado o unido a los datos de la hoja electrónica de la que se tomaron los datos; entonces, si se cambian los datos de la hoja electrónica los datos en el gráfico cambiarán inmediatamente. Para elaborar un grafico realizamos los siguientes pasos:

8 Excel Básico 2010 Seleccionamos los datos a representar en el grafico, junto con sus títulos, (Si no seleccionamos los títulos el grafico no tendrá las nomenclaturas básicas para una perfecta lectura) Haga clic en la barra de herramientas sobre la opción Insertar Se habilitara la opción de gráficos, como se muestra en la imagen Seleccionamos el grafico que mejor nos permita representar nuestra tabla Al presionar sobre uno de las opciones de grafico, aparecerán la variedad de opciones que dispone en esta sección.

9 Excel Básico 2010 Es importante tenga cuidado a la hora de escoger el grafico adecuado Es mejor escoger un grafico Agrupado pues nos muestra mas claro la representación en comparación a un grafico Apilado En este caso seleccionaremos el grafico Cilíndrico Agrupado Al instante aparecerá el grafico tal como se muestra en la imagen: Para mover el grafico a una mejor ubicación, basta con mantener presionado el botón izquierdo del ratón y moverlo hasta otro lugar

10 Si lo que desea es representar los datos con un grafico circular, seguimos el mismo procedimiento: Seleccionamos las columnas de la tabla a representar Hacemos clic en Insertar Hacemos clic en la opción gráficos Circular y escogemos el grafico circular 3D Aparecerá el grafico como se muestra en la imagen, sin embargo no es del todo claro pues no muestra que valores representa. Podemos mejorar el aspecto y la representación haciendo un clic derecho sobre el grafico

11 Al instante se habilitara la Barra de herramientas de gráficos : Desde aquí podemos cambiar el tipo de grafico, modificar el estilo y podemos mejorar el aspecto desde la opción Diseños de grafico Para que el grafico muestre los valores de cada nombre, escogeremos el Diseño 4 y el resultado será el siguiente: Ahora solo falta colocar el titulo y las leyendas al grafico Haga clic derecho sobre el grafico Al instante aparecerá la barra de herramientas Seleccionamos la pestaña presentación y nos mostrara lo siguiente:

12 Seleccionamos Titulo del grafico y escogemos la opción Encima del grafico En la opción Leyenda escogemos una de la disposición a nuestro gusto, en este caso escogeremos la opción Mostrar leyenda en la parte inferior Además con la Herramientas de gráficos podemos: Cambiar el tipo de fuente Escoger un Estilo de Forma Girar el grafico en 3D O bien cambiar el fondo del recuadro donde esta representado Basta un poco de imaginación y gusto.

13 Para incrustar el grafico en una hoja nueva hacemos lo siguiente: Luego que hemos elaborado nuestro grafico, hacemos clic sobre el grafico Seleccionamos la opción Mover grafico, como se muestra en la imagen Aparecerá un cuadro como el siguiente En Hoja nueva escribimos el nombre del grafico y presionamos Aceptar Listo, ya tenemos un grafico como una hoja aparte.