DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL DEL PERU (DGAC) Código: P-DG-CPO-004 Revisión: 1 Fecha:

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1 1. Objetivo Establecer las actividades para la realización de la selección, evaluación y calidad de servicio de los proveedores nacionales e internacionales que brindan capacitación al personal de la DGAC, de acuerdo a los criterios de selección establecidos para tal fin. 2. Alcance El personal de Instrucción se encargará de llevar a cabo las actividades del presente procedimiento y se aplicará a todas las áreas de la Dirección General de Aeronáutica Civil que requieren solicitar una capacitación, de acuerdo al Plan Anual de Capacitación, teniendo en cuenta los proveedores nacionales o internacionales de servicios de capacitación evaluados para este fin. 3. Referencia Normativa a. Norma ISO 9001 b. Lineamientos de la OACI. 4. Documentos Relacionados a. Manual de Calidad de la DGAC. b. P-DG-CPO-005: Elaboración y ejecución del Plan Anual de Capacitación. 5. Símbolos y Abreviaturas a. DG: Director General. b. DL: Director de Línea. c. CT: Coordinadores Técnicos d. CPO: Coordinador del Proyecto OACI. e. ENI: Encargada(o) de Instrucción. f. ANAI: Analista de Instrucción. g. STD: Sistema de Trámite Documentario. 6. Términos y Definiciones a. Proveedor de capacitación: Es la persona natural o jurídica, que reúne las condiciones estipuladas para proveer la capacitación e instrucción al personal y que cumple con los requisitos de contratación establecidas por la DGAC y OACI. b. Capacitación con cargo al Proyecto OACI (CCPO): Capacitación financiada con los recursos económicos del Proyecto PER/12/801 OACI con el objeto de dotar de los medios técnicos y profesionales necesarios a la DGAC. Son cursos que se realizan en sede interna o externa a la DGAC y pueden contemplar costo del curso, pasajes, viáticos, alquileres de infraestructura, coffee break, etc. c. Capacitación Interna por DGAC: Capacitación efectuada dentro de las instalaciones de la DGAC por personal de la DGAC o personal externo, pudiendo irrogar o no gastos a la DGAC. d. Lista de proveedores: Base de datos centralizada de proveedores que han brindado servicios a la DGAC. se actualiza cada vez que se realiza un curso donde se requiere un proveedor de capacitación, e. Proveedor Institucional: Son aquellas instituciones que brindan servicio de capacitación como parte de su función oficial, como el caso de OACI, FAA, etc. f. Proveedor único: Proveedor que brinda instrucción de naturaleza muy especializada y/o que no se encuentra otro proveedor que realice este tipo de curso. g. Proveedor de capacitación aprobado: Proveedor de capacitación que luego de culminada la capacitación obtiene en el ítem Curso Evaluación de participantes del Página 1 de 6

2 formato F-DG-CPO-022: Resultado de la Evaluación de la capacitación, un puntaje igual o mayor a 4. h. Proveedor de capacitación desaprobado: Es el resultado del promedio de las calificaciones hechas por los participantes (tanto al curso como al expositor) en el formato F-DG-CPO-022 y que obtuvieron un puntaje final menor a 4. Este mismo resultado es tomado en consideración en el formato F-DG-CPO-023 en la columna Resultado de Evaluación Final. i. Evaluación de la capacitación: Herramienta utilizada para medir el grado de satisfacción de los participantes respecto a la capacitación recibida. 7. Responsables a. Director General (DG) b. Coordinador del Proyecto OACI (CPO) c. Directores de Línea (DL) d. Coordinadores Técnicos (CT) e. Encargada de Instrucción (ENI) f. Analista de Instrucción (ANAI) 8. Actividades del Procedimiento Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1 Recepción del Plan Anual de Capacitación - ENI a) El área de Instrucción recibe el Plan de Capacitación con Cargo al Proyecto OACI, formato F-DG-CPO-018, aprobado por el DG, de acuerdo a lo indicado en el Procedimiento P-DG-CPO-005, el cual se ejecutará de acuerdo a las fechas previstas o a sus modificatorias. 2 Verificación preliminar de los proveedores propuestos nacionales e internacionales - CPO a) Toda vez que se requiera contratar un proveedor de - ENI servicios de capacitación la ENI y/o la ANAI revisa el - ANAI formato F-DG-CPO-023: Lista de Proveedores de - DL Capacitación, pudiendo tener como resultados : - CT a.1 Si el proveedor se encuentra incluido y tiene la condición de aprobado, en las evaluaciones realizadas por servicios prestados anteriormente, la ENI y/o ANAI realizará la búsqueda de 03 cotizaciones a fin de comparar costos y otros criterios señalados en el Formato F-DG-CPO-020. Nota 1: El área de Instrucción conseguirá las 3 cotizaciones exigida por lineamientos de la OACI. a.2 Si el proveedor no se encuentra incluido, o aparece en dicha lista como desaprobado (en la evaluación de cursos anteriores), la ENI y/o ANAI realiza la búsqueda de proveedores de capacitación especializados hasta obtener 3 cotizaciones. Nota 2: A un proveedor de servicios de capacitación, a pesar de haber sido desaprobado se le considerará dentro del proceso de selección para un siguiente Página 2 de 6

3 curso, en un plazo de dos años. b) Si es un proveedor único en el mercado entonces va a la actividad 3c). 3 Selección y Evaluación del proveedor - ENI a) La ENI en coordinación con los DL o Coordinadores - DL Técnicos realizan la selección del proveedor de - CT capacitación mediante el formato F-DG-CPO-020: - CPO Selección y Evaluación de proveedores de - DG capacitación, siendo considerado ganador el que obtenga el mayor puntaje. Si el resultado es un empate en los puntajes finales, se elegirá al postor que otorgue mayores facilidades de pago. b) La ENI elabora un proyecto de informe dirigido al DG para la firma del CPO, con el detalle del proceso realizado, el cual incluirá la siguiente información: Relación de participantes, las cotizaciones de capacitación, el formato F-DG-CPO-020: Selección y Evaluación de proveedores de capacitación. Nota 1: La relación de participantes es elaborada por el área usuaria, tratando de cubrir todas las vacantes, en coordinación con DL, CT y el área de instrucción. c) El CPO remite el informe del proceso al DG para la aprobación del mismo o su desestimación: c.1 Si el proceso es aceptado, el DG coloca su V B en el informe que incluye el formato F-DG-CPO-020: Selección y Evaluación de proveedores de capacitación, va al punto 4. c.2 Si el proceso es observado, el DG devuelve la documentación con las observaciones del caso, para su corrección ( Va a la actividad 3b) o archivamiento 4 Calidad de servicio del proveedor de capacitación - ENI a) Una vez finalizado el curso los participantes recibirán - Participante(s) el formato F-DG-CPO-021: Evaluación de la capacitación que deberán completar y entregarlo al representante del área de instrucción o al participante encargado de supervisar la capacitación. b) El resultado de las evaluaciones individuales y las opiniones y/o sugerencias de los participantes son registrados en el formato F-DG-CPO-022: Resultado de la Evaluación de la Capacitación y la calificación otorgada al proveedor de capacitación se registrará en el Formato F-DG-CPO-023: Lista de Proveedores de capacitación, la cual será tomada en cuenta para capacitaciones futuras. Página 3 de 6

4 9. Indicadores Ítem Nombre del Indicador Fórmula de Medición Criterios de Evaluación Meta Frecuencia 01 Calificación de servicio de proveedores (Formato F-DG-CPO-023) Ʃ Prom. Eval.Curso + Prom. Eval. Expositor 2 Óptimo : 5 Aceptable: 3-4 Crítico : Semestral Página 4 de 6

5 10. Diagrama de Flujo SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REVALUACIÓN DE PROVEEDOR DE SERVICIO DE CAPACITACIÓN ENCARGADA DE INSTRUCCIÓN / ANALISTA DE INSTRUCCIÓN COORDINADOR DEL PROYECTO OACI DSA, CTC, CTL DIRECTOR GENERAL Plan Anual de Capacitación Inicio De acuerdo a los cursos aprobados en el Plan de Capacitación con cargo al Proyecto F-DG-CPO-018 se identifica proveedores de servicio de capacitación EI y DL o CT seleccionan proveedor en F-DG-CPO- 020 Aprobado? Mediante correo electrónico el DL o CT designa el o los participantes al curso No Figura en F-DG- CPO-023 Si Aprobado? Proveedor único? Si No Si No Se realiza búsqueda de 3 cotizaciones adicionales a fin de comparar costos Solicita designación de personal participantes (es) de su área Se envía el proyecto de informe del CPO al DG para su aprobación. Finalizada la capacitación el o los participante(s) completan el F-DG-CPO-021 Se registra el resultado de la evaluación final en el F-DG- CPO-022 Los resultados generales son registrados en F-DG-CPO-023 Fin Página 5 de 6

6 11. Registros a) F-DG-CPO-018: Plan de Capacitación con Cargo al Proyecto OACI b) F-DG-CPO-020: Selección y Evaluación de proveedores de capacitación. c) F-DG-CPO-021: Evaluación de la Capacitación. d) F-DG-CPO-022: Resultado de la Evaluación de la Capacitación. e) F-DG-CPO-023: Lista de Proveedores de Capacitación. 12. Anexos a) No Aplica. 13. Formato a) F-DG-CPO-018: Plan de Capacitación con Cargo al Proyecto OACI b) F-DG-CPO-020: Selección y Evaluación de proveedores de capacitación. c) F-DG-CPO-021: Evaluación de la Capacitación. d) F-DG-CPO-022: Resultado de la Evaluación de la Capacitación. e) F-DG-CPO-023: Lista de Proveedores de Capacitación. Página 6 de 6