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1 s C de documento Fecha: 14/09/2011 Tabla de contenidos Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Introducción...2 Cómo usar mejor este documento...2 s de documento...3 UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 1 de 13

2 Introducción Génesis utiliza documentos contables de diversos tipos, los cuales se identifican por un código referido como de documento. La diversidad de códigos y la escasa frecuencia con la que aparecen algunos de ellos provoca que, a veces, sea difícil interpretar determinados informes si no se conoce el significado de esos códigos. Este documento relaciona alfabéticamente algunos de esos códigos con unas breves notas sobre la función del documento que identifican. La lista no pretende ser completa, porque ello le restaría funcionalidad; se pretende ir incorporando nuevos códigos a medida que vaya apareciendo la necesidad. Si quiere que se añada alguno en concreto, solicítelo a la dirección de correo Cómo usar mejor este documento Con el fin de facilitar el uso de la información contenida aquí, los códigos de documento aparecen en su definición rodeados de corchetes: [AA] Esto permite usar la función de búsqueda del visualizador con el que lee este documento. Por ejemplo, si está leyendo este documento en formato.pdf usando Acrobat Reader y quiere saber qué documento contable es un ZZ (el cual no existe realmente), puede pulsar Ctrl+F o escoger la opción de menú Edición -> Buscar... para que aparezca el diálogo de búsqueda y escribir en él [ZZ] (incluyendo los corchetes) para que le lleve directamente al lugar en el que se define dicho documento contable. Si no incluye los corchetes, puede que la búsqueda le lleve a otra parte del documento donde se mencione el documento contable ZZ. La información que se indica para cada documento incluye, entre otros, estos datos: numeración: se usa aquí el carácter "#" (almohadilla) para representar un dígito variable que coincide con el último del ejercicio. Así, para el ejercicio 2003 se sustituiría "#" por "3", para el ejercicio 2004 por "4", etc. La secuencia "nnnnnn" indica una numeración secuencial, que será continua a lo largo de los años si en el formato de numeración no interviene el ejercicio. número de orden: algunos documentos son, a la vez, documentos financieros y órdenes, por lo que incluyen dos tipos de numeración, marcándose el financiero con "(F)" y el presupuestario con "(P)". Las mismas indicaciones del dato anterior se aplican aquí. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 2 de 13

3 Documento(s) de anulación: si el documento es anulable, aquí figuran la/s clase/s de documento con las que se anula. : descripción de la función ejercida por la clase de documento y cualquier información adicional. s de documento [AA] #10nnnnnnn Contabilización de activo fijo [AB] #10nnnnnnn AB Documento contable Documento contable relacionado con capitalizaciones, amortizaciones y bajas de activos fijos. [AT] #10nnnnnnn Anulación de tique de ingresos [AX] #10nnnnnnn AX Documento de conciliación [BA] #10nnnnnnn Baja de activo fijo Un documento AB se usa para compensar posiciones de otros documentos. Compensar un documento sirve, dependiendo del documento en cuestión, para conciliarlo, anularlo, incorporarlo a un documento presupuestario... En determinadas ocasiones (si el AB no tiene posiciones y únicamente compensa otros documentos), la anulación de un AB provoca únicamente su marcado como documento anulado, sin implicar la realización de un segundo AB de anulación. Documento usado para anular un tique de ingresos (DT). [CA] nnnn Autorización de Contratación Un documento AX compensa posiciones de cuentas financieras. En la práctica, se usa fundamentalmente para las conciliaciones bancarias. Documento contable usado para realizar bajas de activos fijos. También llamado A de Compras. Es un documento presupuestario de fase A. [CD] 10050nnnnn (P) -C, /C Contraído Previo Documento presupuestario de reconocimiento de derechos. Un CD es al presupuesto de ingresos lo mismo que un OA al presupuesto de gastos. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 3 de 13

4 [CE] 10050nnnnn (P) -E, /E Contraído Extrapresupuestario [CI] #10nnnnnnn Cargos internos [CM] [CR] 10050nnnnn (P) 10050nnnnn (P) M-, M/ Documento extrapresupuestario de reconocimiento de derechos. Documento de cargos internos. La misma clase de documento se usa tanto en el registro de ingresos como en el de gastos. Contraído de META Documento presupuestario de reconocimiento de derechos procedentes de matrículas de alumnos registradas a través de META. Contraído de Remanentes [DC] 30050nnnn Disposición de Compras Documento presupuestario de reconocimiento de derechos procedentes de incorporación de remanentes. Los contraídos de remanentes NO tienen circuito de workflow. También llamado AD de Compras. Es un documento presupuestario de fase AD. [DF] #750nnnnnn DF Documento de Facturación [DI] 10070nnnnn (P) -I, /I Documento que representa una factura emitida por la UCM. Corresponde, por tanto, al presupuesto de ingresos. Los DFs se agrupan en CDs, de manera similar a como los KRs se agrupan en OAs. Devolución de ingresos Documento del presupuesto de ingresos para reintegrar un ingreso indebido. Aunque dé lugar a un pago, el tercero debe corresponderse con una entrada de la tabla de deudores (en concreto, ha de ser un deudor CPD) y el pago siempre se realiza por Servicios Centrales, por lo que la vía de pago ha de ser "T" ó "C". [DJ] #Iccnnnnnn Factura de ingresos de centros de facturación externa Documento de factura, equivalente a un DF, pero correspondiente a un registro efectuado previamente en una aplicación de facturación externa a SAP. Las dos letras cc dependen de cada centro. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 4 de 13

5 [DK] #RIccnnnnn Factura rectificativa de ingresos de facturación externa [DM] 10070nnnnn (P) -M, /M Documento de registro de factura rectificativa de ingresos, equivalente a un DP, pero correspondiente a un registro efectuado previamente en una aplicación de facturación externa a SAP. Las dos letras cc dependen de cada centro. La rectificación puede ser por aumento, disminución, anulación o devolución. Devolución de matrícula [DN] nnnn AD de nómina [DP] #760nnnnnn Factura rectificativa de ingresos [DT] #10nnnnnnn Registro de tique de ingresos Documento del presupuesto de ingresos para reintegrar un ingreso indebido o en exceso procedente de matrículas, tasas, etc. Propuesta de gasto para pagos periódicos a través de la nómina centralizada. Por tratarse de un documento que enlaza con el sistema informático de personal y nóminas, debe contener una primera línea cuyo acreedor será siempre "NOMINAUCM" y, según los casos, una segunda cuyo acreedor ha de ser la Tesorería General de la Seguridad Social (Q A). Documento de registro de factura rectificativa de ingresos. La rectificación puede ser por aumento, disminución, anulación o devolución. Documento de registro recapitulativo de tiques de ingresos. Supone un ingreso, como un DF o un DJ, pero agrupa varias entregas y usa un deudor genérico (W E). [FC] [FJ] ADO de reintegro de Caja Fija Documento de gastos introducido en 2008 que provoca un reintegro de gastos de Caja Fija sin referenciar ninguna reserva. Hasta el año 2007 se usaba un documento OF para la misma función. ADO de reintegro de Caja Fija referenciado a reserva Documento de gastos introducido en 2009 que provoca un reintegro de gastos que referencia una reserva de Caja Fija. Hasta el 14/10/2009 se usaba un documento FR para la misma función. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 5 de 13

6 [FM] [FR] O-, OF, FR ADO de Caja Fija ADO de justificación de gastos realizados por el procedimiento de Caja Fija. Para poder dar lugar a la orden de reposición, el acreedor es el código de la Caja Fija de la que se justifican los gastos. ADO de reintegro referenciado a reserva Documento de gastos que provoca un reintegro de gastos que referencian una reserva (de crédito o de gestión). [IE] #7000nnnnn Aplicación de ingresos extrapresupuestarios Documento del presupuesto de ingresos que se genera al realizar una conciliación de un ingreso bancario con un CE (contraído extrapresupuestario). [IF] #7000nnnnn Aplicación de traspaso de fondos Documento del presupuesto de ingresos que se genera al realizar una conciliación de un cargo bancario en la cuenta de ingresos de un centro por barrido de saldo ordenado por Servicios Centrales. También concilia el ingreso en la cuenta de destino. [IP] #7000nnnnn IP Aplicación de ingresos presupuestarios Documento del presupuesto de ingresos que se genera al realizar una conciliación de un ingreso bancario con un CD (contraído presupuestario). [IN] #200nnnnnn Ingreso de retribuciones de nómina [IV] #10nnnnnnn KO Regularización de IVA Documento que refleja ingresos (por compensación o materiales) de fondos correspondientes a pago de nóminas. Documento financiero de regularización de IVA. [JO] OF Solicitud de Pagos a Justificar sin reserva previa Documento presupuestario de solicitud de pagos a justificar sobre crédito disponible. [JR] FR Solicitud de Pagos a Justificar con reserva previa Documento presupuestario de solicitud de pagos a justificar sobre crédito retenido. Para crearlo debe haberse registrado previamente una reserva de gestión RG. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 6 de 13

7 [KA] #200nnnnnn KO Anticipo a personal de la UCM [KB] #250nnnnnn KO Abono Documento de tesorería que informa de una salida de fondos de banco o caja como anticipo a un tercero acreedor. Apunte estadístico que representa un abono que no se tramitará por Caja Fija. [KD] #200nnnnnn KO Devolución de anticipo de Caja Fija [KE] #10nnnnnnn Factura de Fundación [KF] #250nnnnnn KO Pago CF a Tesorería [KG] #200nnnnnn Justificación PJ Documento de tesorería que informa de una entrada de fondos en banco o caja como resultado de la devolución de dinero previamente anticipado a un tercero mediante un KA. Documento contable que refleja las facturas tramitadas por la Fundación General de la UCM, para su inclusión en las liquidaciones de IVA. Documento de tesorería utilizado para reintegrar fondos de la Caja Fija por minoración de ésta (en cuyo caso una de las posiciones referencia la cuenta ) o por devolución de fondos de IRPF (referenciando entonces la cuenta ). Documento normal utilizado para marcar la fiscalización conforme de Intervención al KP correspondiente de una cuenta justificativa de un Pago a Justificar. [KH] #200nnnnnn KO Compensación factura anticipo Caja Fija Documento de tesorería que sirve para compensar la posición de acreedor de los KJs (facturas de Caja Fija) que cancelan anticipos a particulares. Sustituye al KY de pago que compensa la posición equivalente de KJs no asociados a anticipos a particulares. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 7 de 13

8 [KJ] #200nnnnnn KK Factura de Caja Fija Documento normal que representa una factura registrada para su tramitación por Caja Fija. Tiene cuatro posiciones, de las cuales la primera referencia el acreedor y contiene información sobre la vía de pago y las retenciones (incluyendo IRPF), siendo esta posición compensada cuando se paga la factura mediante un documento KY (o un KH en caso de estar cancelando un anticipo a particulares). La tercera posición referencia la Caja Fija y queda compensada cuando el documento es incluido en una cuenta justificativa de Caja Fija (ADO FM). [KK] #200nnnnnn Anulación de factura de Caja Fija [KL] #200nnnnnn KO Reintegro de Caja Fija [KO] #200nnnnnn Anulación [KP] #200nnnnnn KO Factura de Pagos a Justificar [KR] #250nnnnnn KR Factura acreedor Documento de compensación que se realiza al anular una factura de Caja Fija (documento KJ). Documento normal que representa un abono registrado para su tramitación por Caja Fija. Tiene dos posiciones, una de las cuales referencia el acreedor y contiene información sobre la vía de pago, siendo esta posición compensada cuando se paga el abono (el abono, junto con una o varias facturas del mismo acreedor y vía de pago, da lugar a un neto por el que se genera el documento KY). La otra posición referencia la Caja Fija y queda compensada cuando el documento es incluido en una cuenta justificativa (OF o FR). Documento normal que anula otro documento. Su aspecto depende del documento anulado, ya que el KO se configura como contra-asiento del documento original, copiando todas sus posiciones con el signo del importe cambiado. Documento normal que representa una factura registrada para su tramitación por Pagos a Justificar. Comparte estructura con el KJ, excepto en que la tercera posición referencia el código de Pago a Justificar. Apunte estadístico que representa una factura registrada para su tramitación por ADO de pago centralizado (OA u OR). Si la factura ha sido desglosada o contiene varios activos fijos, habrá una posición por cada línea de desglose o activo fijo. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 8 de 13

9 [KW] #350nnnnnn KO Traspaso Caja Fija [KX] #350nnnnnn KO Traspaso Pagos a Justificar [KY] #100nnnnnn KO Pago acreedor centro [KZ] #100nnnnnn KO Pago acreedor UCM [MP] 5000nnnnnn (P) Documento normal que representa el ingreso contable de una reposición o ampliación de Caja Fija. Tiene dos posiciones, una referenciando la cuenta de ingresos de Caja Fija (5750xx10) y la otra el código de Caja Fija del centro (CF0xxxx00). Documento normal que representa el ingreso contable de los fondos de una solicitud de Pagos a Justificar (JO o JR). Tiene dos posiciones, una referenciando la cuenta de ingresos de Pagos a justificar (5750xx10) y la otra el código de Pagos a Justificar del centro (PJ0xxxx00). Documento normal que representa el pago de una factura de Caja Fija o Pagos a Justificar, o bien de una concesión de anticipo o devolución de fondos de IRPF a Servicios Centrales. Documento normal que representa el pago de una factura de Caja Fija o Pagos a Justificar, o bien de una concesión de anticipo o devolución de fondos de IRPF a Servicios Centrales. Mandamiento de pago extrapresupuestario Documento de pago extrapresupuestario. Permite realizar una salida de fondos de tesorería sin producir imputación en la contabilidad presupuestaria. Sí produce una imputación en la contabilidad extrapresupuestaria y aumenta el saldo de una cuenta de pagos pendientes de aplicación que deberá ser compensado posteriormente por documentos presupuestarios con pago en formalización. [ND] nnnn AD de nómina referenciado a reserva Propuesta de gasto para pagos periódicos a través de la nómina centralizada partiendo de una reserva de gestión previa. Por tratarse de un documento que enlaza con el sistema informático de personal y nóminas, debe contener una primera línea cuyo acreedor será siempre "NOMINAUCM" y, según los casos, una segunda cuyo acreedor ha de ser la Tesorería General de la Seguridad Social (Q A). UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 9 de 13

10 [O ] [OA] [OB] [OC] [OD] [OE] [OF] [OL] 4003nnnnnn (P) O/ Orden de Obligación O-, OF OB OE O de justificación de gastos realizados de un documento previo de fase D (o AD), excepto los correspondientes a ADs de nómina. Si el O se ha confeccionado mediante la incorporación de facturas KR, el número de documento de éstas aparecerá en el campo "Texto" de cada línea del documento. Documento ADO ADO de justificación de gastos realizados por el procedimiento de pago centralizado. Si el ADO se ha confeccionado mediante la incorporación de facturas KR, el número de documento de éstas aparecerá en el campo "Texto" de cada línea del documento. O Reintegro de Compras Documento O de reintegro de gastos realizados de un documento previo de fase D (o AD), excepto los correspondientes a ADs de nómina. Si el OB se ha confeccionado mediante la incorporación de facturas KB, el número de documento de éstas aparecerá en el campo "Texto" de cada línea del documento. Documento O de Compras O de justificación de gastos realizados de un documento previo de fase D (o AD), excepto los correspondientes a ADs de nómina. Si el O se ha confeccionado mediante la incorporación de facturas KR, el número de documento de éstas aparecerá en el campo "Texto" de cada línea del documento. Documento O de reintegro Documento de gastos que provoca un reintegro de gastos que referencian un documento previo de fase D. Reintegro de O de logística Documento de gastos que provoca un reintegro de gastos que referencian un documento previo de fase D correspondiente a un expediente de logística. Documento ADO de reintegro Documento de gastos que provoca un reintegro de gastos que no referencian una reserva (ya sea de Caja Fija, de crédito o de gestión). Documento O de Logística O de justificación de gastos realizados de un documento previo de fase D (o AD), correspondiente a un expediente de logística. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 10 de 13

11 [ON] [OR] 4002nnnnnn (P) [OW] [OY] RN OW Documento O de Nómina O de justificación de gastos de un AD de nómina (DN ó ND). Documento ADO referenciado a reserva ADO de justificación de gastos realizados por el procedimiento de pago centralizado, partiendo de una reserva de gestión. Si el ADO se ha confeccionado mediante la incorporación de facturas KR, el número de documento de éstas aparecerá en el campo "Texto" de cada línea del documento. Reintegro referenciado a RY [OZ] #10nnnnnnn KO Documento de resultas Documento que provoca un reintegro de gastos justificados previamente mediante documentos OY. Documento ADO referenciado a reserva RMS ADO de justificación de gastos realizados a través del Gestor de Expedientes, partiendo de una reserva de gestión RMS (RY). Si el ADO se ha confeccionado mediante la incorporación de facturas KR, el número de documento de éstas aparecerá en el campo "Texto" de cada línea del documento. Documento usado para trasladar la deuda que la UCM tiene con un acreedor de un ejercicio al siguiente. [RA] 20030nnnnn Documento A de Contratación referenciado a Reserva [RC] 1000nnnnnn Reserva de Crédito [RE] 740nnnnnnn Factura de logística Es un documento presupuestario de fase A que referencia una reserva previa (habitualmente un documento RC). Documento presupuestario de reserva. Reserva una parte del crédito disponible, y se tramita por workflow requiriendo su impresión, firma y autorización por Intervención (en algunos tipos de tramitación, pasa además por otros servicios). Documento normal que refleja una factura del módulo de logística. Permanece en estado preliminar hasta que se contabiliza el documento presupuestario en el que se incorpora, por lo que si se tiene que anular desaparece completamente, en lugar de generarse un documento de anulación. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 11 de 13

12 [RG] 1000nnnnnn Reserva de Gestión [RJ] 1000nnnnnn Reserva de Caja Fija [RK] 1000nnnnnn Reserva de no disponibilidad [RS] #200nnnnnn Retrocesión [RX] 1000nnnnnn Reserva de Crédito RMS [RY] 1000nnnnnn Reserva de Gestión RMS Documento presupuestario interno de reserva. Reserva una parte del crédito disponible según las necesidades del centro gestor, sin requerir tramitación por workflow ni impresión, firma o autorización por Intervención. El registro de facturas KR efectúa automáticamente un documento RG desde octubre de Documento de reserva de Caja Fija. Reserva automáticamente el crédito necesario para hacer frente a una factura de Caja Fija, asegurando así que no se efectúan pagos de tesorería sin que exista crédito adecuado y suficiente. Documento presupuestario centralizado de reserva. Reserva una parte del crédito disponible para evitar su consumo por parte del centro gestor, por motivos de ajuste presupuestario. Representa un ingreso en la cuenta de pagos por devolución de una orden de transferencia. Contiene, además, una segunda posición con el acreedor del que se ha devuelto la transferencia, para iniciar un nuevo pago a éste. Documento presupuestario de reserva de expediente RMS. Reserva una parte del crédito disponible, y se tramita por workflow requiriendo su impresión, firma y autorización por Intervención (en ocasiones, pasa además por otros servicios). Documento presupuestario interno de reserva en el Gestor de Expedientes. Reserva una parte del crédito disponible según las necesidades del centro gestor, sin requerir tramitación por workflow ni impresión, firma o autorización por Intervención. El registro de facturas KR efectúa automáticamente un documento RG desde octubre de [RZ] #10nnnnnnn Retrocesión de Servicios Centrales Representa un ingreso en una cuenta general por devolución de una orden de transferencia. Contiene, además, una segunda posición con el acreedor del que se ha devuelto la transferencia, para iniciar un nuevo pago a éste. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 12 de 13

13 [SE] #10nnnnnnn SN Carga del extracto [ST] #10nnnnnnn SN Traspaso de fondos Documento contable que refleja un apunte en una cuenta bancaria. Estos documentos se crean automáticamente reflejando cada operación registrada por la entidad bancaria, desde cuyos sistemas informáticos se transfiere cada operación. Documento contable usado para reflejar la retirada de fondos de de la cuenta bancaria de pagos y depositarlos en la caja efectivo. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 13 de 13

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