Herramientas para definir y optimizar los costos de su empresa
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- Andrés Piñeiro Díaz
- hace 7 años
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1 Herramientas para definir y optimizar los costos de su empresa 1. Definición El costo es el valor monetario de los elementos que requiere el ejercicio de una actividad económica destinada a la producción de un producto o prestación de un servicio. 2. Objetivo de los costos Muchos empresarios suelen establecer sus precios de venta con base en los precios de los competidores sin antes determinar si estos alcanzan a cubrir sus propios costos. Gran cantidad de negocios no prosperan porque no obtienen la rentabilidad necesaria para su funcionamiento. Esto refleja que el cálculo de los costos es indispensable para una correcta gestión empresarial. El análisis de los costos permite conocer qué, dónde, cuándo, en qué medida, cómo y por qué pasó, lo que posibilita una mejor administración del futuro. Entonces, la razón de ser de la determinación de los costos tiene su fundamento en tres elementos claves: 2.1 Rentabilidad El empresario que enfrenta un proyecto empresarial, por ningún motivo debe perder dinero y la base fundamental es que en la transacción comercial recupere lo gastado en producir el artículo o prestar el servicio, y obviamente tener un beneficio en dicha transacción, puesto que no tendría sentido vender a pérdida o regalar el trabajo. 2.2 Competitividad El empresario debe tener muy claro que su empresa no es la única ni la mejor del mercado, lo que lo obliga a analizar de forma permanente lo que hacen sus competidores y, sobre todo, a qué precio están vendiendo sus productos o servicios. De acuerdo con este análisis que se considera el factor determinante para fijar los precios de venta, y en coherencia con la rentabilidad, es necesario saber si se puede o no competir en el mercado a partir de los costos de la empresa. 2.3 Punto de equilibrio El punto de equilibrio es una herramienta para tomar decisiones y fijar el rumbo que debe seguir la compañía. Para definir el punto de equilibrio es necesario tener muy bien determinados los costos y el precio de venta del producto para hallar el margen de contribución de cada producto o servicio que se va a prestar y, con ello, seleccionar el margen de contribución promedio (dependiendo del nivel de ventas de cada uno de los productos o servicios prestados). El punto de equilibrio determina cuánto dinero debe vender la compañía, mensual o anualmente, para pagar los gastos fijos en que incurre. Su fórmula de cálculo es: Gastos fijos/margen de contribución promedio.
2 3. Diferencia entre costos y gastos Para facilitar el trabajo de análisis de costos y siendo muy concretos y prácticos, se hace necesario aclarar la diferencia entre lo que se considera costo y gasto. 3.1 Costos Es todo aquel insumo que se necesita comprar para elaborar un producto o prestar un servicio. Es un valor que se considera variable dada la premisa de que si no se vende un producto o no se presta el servicio, no se incurriría en la compra de una materia prima, un insumo o una mano de obra contratada por unidad producida o de prestación de servicio por proyecto específico. COSTOS DIRECTO Figura 1. Componentes del costo IVA MARGEN DISTRIBUCIÓN MARGEN CONTRIBUCIÓN IND FAB (CIF) MANO OBRA DIRECTA INSUMOS MATERIA PRIMA P. VENTA P. PÚBLICO 3.2 Gastos Es toda salida de dinero que se requiere para garantizar el funcionamiento del negocio, sin importar si se vende o no, por ejemplos el arriendo, servicios públicos, salarios, papelería, aseo y cafetería, etc. 4. Componentes del costo y del precio de venta La construcción del costo y la fijación del precio de venta se asemejan a la acumulación de componentes dentro de una bolsa. Cuando esta se llena, ese es el precio que va a tener que pagar el cliente final cuando adquiere un producto o recibe un servicio, bien sea en forma directa o a través de un intermediario (Ver figura 1). 4.1 Materia prima Son aquellos componentes que forman parte constitutiva del producto y son parte integral del mismo. Ejemplo: ropa, comida, muebles, etc. 4.2 Insumos Son los elementos que acompañan la presentación del producto, generalmente empaques, que no son parte obligatoria del producto porque una vez se retiran para usar el producto ya no son obligatorios para mantener la funcionalidad del artículo o la prestación del servicio. 4.3 Mano de obra directa Es el valor que se le(s) cancela a la(s) persona(s) encargada(s) de fabricar el
3 producto o ejecutar las actividades necesarias para prestar un servicio. Todas las teorías de construcción de costos determinan que la mano de obra directa es parte del costo, pero si no se copa el tiempo de los operarios se dará automáticamente un efecto de ineficiencia que en un proceso contable no es fácil de explicar y se pierde control sobre el manejo los gastos fijos. Para facilitar el control monetario y el cálculo del punto de equilibrio, se recomienda revisar inicialmente si la mano de obra contratada por nómina (no prestación de servicios o maquila) se debe estimar como un costo o un gasto. Para este fin se comparan los minutos disponibles que tienen los operarios. Se considera que en promedio un operario trabaja 170 horas al mes que corresponden a minutos, contra los minutos empleados en producir las unidades vendidas. Si los minutos disponibles son mayores que los minutos empleados, se recomienda considerar la mano de obra directa como si fuera un gasto, y sacar este valor del costo del producto, lo que obliga a subir el margen de contribución puesto que el precio de venta no varía. 4.4 Costos indirectos de fabricación Los costos indirectos son valores asociados a la producción o prestación del servicio que no pueden ser asignados de manera directa a un producto o al servicio y que deben ser previamente distribuidos a través de un reparto ponderado. Este reparto solo debe efectuarse cuando se tiene un presupuesto de ventas estable durante un año de operación para poder repartir dichos valores bajo el método de unidades equivalentes que convierten todas las unidades producidas en una unidad equivalente o tipo, transformando a través de un factor asociado a la complejidad de producción y/o consumo de materias primas el resto de los productos en términos de la unidad equivalente. En sistemas más avanzados puede emplearse este método para repartir a cada producto o servicio una fracción de los gastos fijos. 4.5Margen de contribución Es el beneficio que se tiene cuando se vende un producto después de pagar los costos asociados. Es lo que comúnmente se denomina utilidad, un término mal utilizado porque solo se puede hablar de utilidad cuando a través de las ventas se pueden pagar los gastos fijos. De ahí
4 que hoy se hable de contribución de cada producto o servicio vendido para pagar primero los gastos y luego a obtener utilidades. 4.6 Margen de distribución Cuando en la cadena de distribución se necesita recurrir a un tercero, este también debe tener un beneficio en su intermediación y esa la razón de ser de su negocio: comprar para revender y obtener utilidades. A este beneficio se le denomina margen de distribución y está ligado a la fijación del precio público que, en última instancia, pagaría el usuario final. 4.8 Precio de venta El precio de venta es el valor cobrado al cliente, intermediario o final que se lleva a la contabilidad como ingreso, sin considerar el IVA cuando se es responsable de este recaudo. Solo las personas naturales adscritas al régimen simplificado no cobran IVA y el total facturado es su precio de venta y el valor del ingreso que se lleva al estado de resultados. Un error muy común al calcular el precio de venta es agregar al costo el margen de contribución calculado sobre el costo porque la rentabilidad se calcula sobre el precio de venta y no sobre el costo. Ejemplo erróneo de cálculo: - Si se tiene un costo de $ 100 y se quiere un margen de contribución de 30 %, es clásico encontrar que se calcule así: $ 100 x 1,30 = $ 130, lo que equivale a 23 % sobre el precio de venta. 4.7 IVA Es el impuesto obligatorio exigido por el gobierno cuando se realiza una venta y la empresa obra como recaudadora, por lo tanto, este dinero no es de la empresa y no debería usarse para el flujo de caja de otros pagos del negocio. Resulta preferible no contar en la práctica con este dinero por las implicaciones legales que le ha dado la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. - Para calcular el precio de venta se debe entonces calcular así: costo / (1 - margen de contribución). Ejemplo del nuevo precio: $ 100 / (1-0,30) = $ 143 y sobre este precio $ 43 es el 30 % sobre la venta. 4.9 Precio público Es el valor que cancela el consumidor final en el punto de venta y que debe ser tenido en cuenta para realizar el análisis
5 de la competencia y determinar qué tan competitivo puedo ser frente a ella. La fórmula para calcularlo, partiendo de que hay un distribuidor intermediario, es: costo / (1 - margen de contribución) / (1 - margen de distribución) x (1 + IVA). Gonzalo González Piedrahíta Ingeniero
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