INVITACION PÚBLICA A OFERTAR. No. 001 METROTEL S.A. TERMINOS DE REFERENCIA OBJETO

Transcripción

1 1 INVITACION PÚBLICA A OFERTAR No. 001 METROTEL S.A. E.S.P TERMINOS DE REFERENCIA OBJETO METROPOLITANA DE TELECOMUNICACIONES S.A. E.S.P esta interesada en recibir ofertas conforme a las condiciones técnicas, económicas y jurídicas establecidas en el presente documento, para contratar el suministro de PAPELERIA PREIMPRESA para los FORMATOS SOLICITUD SERVICIOS Barranquilla, MAYO 25 DE OBJETO METROPOLITANA DE TELECOMUNICACIONES S.A. E.S.P., en adelante METROTEL S.A. E.S.P., está interesada en recibir ofertas conforme a las condiciones técnicas, económicas y jurídicas establecidas en el presente documento, para contratar el suministro de PAPELERIA PREIMPRESA FORMATO SOLICITUD DE SERVICIO 2. CARACTERISTICAS DE LA PAPELERIA A SUMINISTRAR: Mediante la presente invitación se requiere el suministro de los siguientes materiales: Descripción del material SOLICITUD DE SERVICIO TELEFONICO En Papel Químico Tamaño Carta 12 x 81/2 Original y Copia Dos tintas Tiro y Retiro Se imprimirán dentro de las escalas indicadas dos referencias: Versión Residencia Version No Residencial Favor cotizar entregas parciales mensuales durante 6 meses Unidad COTIZAR EN ESCALA DE Y Juegos

2 CONDICIONES ESPECIALES: FORMA DE PAGO: VALIDEZ DE LA OFERTA: 60 DIAS FECHA DE FACTURA 30 DIAS TIEMPO DE ENTREGA: Entregas parciales de Junio a Diciembre de 2010 En el sitio indicado por Metrotel S.A. ESP En el momento de ser seleccionado el proveedor, esté deberá presentar los artes para revisión y aprobación por parte de Nuestra Área Comercial. Solamente se acepta la impresión del material una vez se dé la aprobación al arte presentado por el proveedor seleccionado. 3. REQUISITOS MINIMOS PARA PARTICIPAR EN LA OFERTA: Para participar en el presente proceso se requieren los siguientes requisitos mínimos: Ser persona jurídica legalmente constituida e inscrita en Cámara de Comercio o persona natural inscrita como comerciante en Cámara de Comercio con establecimiento de comercio debidamente establecido. Tener experiencia de por lo menos 1 año en la comercialización de los materiales objeto de la presente invitación. 4. RÉGIMEN APLICABLE METROTEL S.A. E.S.P. es una empresa de servicios públicos mixta prestadora de servicios de tecnologías de la información y las comunicaciones; y por tanto, el régimen contractual aplicable será el propio del derecho privado (Código Civil y Código de Comercio). 5. CONSULTA DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Los términos de referencia podrán ser consultados en la página Web: a partir del día 25 de Mayo de MODIFICACION Y ACLARACIONES DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA METROTEL S.A. E.S.P. se reserva el derecho de modificar las condiciones establecidas en los Términos de Referencia, hasta un (1) día hábil antes de la fecha de presentación de

3 3 ofertas, en cuyo caso las comunicará mediante la página Web: Los oferentes podrán solicitar información aclaratoria relacionada con el contenido de los Términos de Referencia, hasta un (1) día hábil antes de la fecha de presentación de ofertas. Para ello deberán enviar la solicitud mediante correo electrónico. 6. CORRESPONDENCIA Toda correspondencia deberá ser dirigida vía correo, fax o correo electrónico, a: METROTEL S.A E.S.P. Calle 74 No Rebeca Gerdts Miranda Directora Administrativa Correo Electrónico: rgerdts@metrotel.com.co Fax (5) Barranquilla Colombia. METROTEL S.A. E.S.P. dirigirá la correspondencia pertinente a los oferentes a través de comunicación o correo electrónico, conforme a la información suministrada por estos. Antes de la presentación de las ofertas, toda modificación al procedimiento de Invitación a Ofertas se comunicará mediante la página Web: METROTEL S.A. E.S.P. tendrá por no recibida la correspondencia enviada en forma incorrecta, ó que no sea entregada dentro de plazo correspondiente. 7. APERTURA DE LA INVITACIÓN Y CRONOGRAMA La presente Invitación Pública a Ofertar tendrá apertura el día 25 de Mayo de 2010, y se llevará a cabo conforme al siguiente Cronograma: Presentación de Ofertas: 28 de Mayo de 2010 Evaluación de Ofertas: 31 de Mayo de 2010 Etapa Selección de Ofertas: 31 de Mayo de 2010 Etapa de firma del contrato: 31 de Mayo de PRÓRROGAS Los plazos establecidos en el Cronograma, podrán ser prorrogados antes de su vencimiento a discreción de METROTEL S.A. E.S.P. cual comunicará mediante la página Web: ó a través de correo electrónico o comunicación dirigida a los oferentes que hubieren radicado ofertas.

4 4 8. LUGAR Y FECHA PARA PRESENTAR LAS OFERTAS Las ofertas se recibirán hasta las 5:00 p.m. del día 25 de Mayo de 2010, en el Departamento de Compras de la Empresa, ubicado en el 3 piso del Edificio de METROTEL ubicado en la Calle 74 No de la ciudad de Barranquilla. Las ofertas que se presenten después de la hora y fecha fijadas para su entrega, serán consideradas como extemporáneas y se tendrán por no presentadas. 9. CONTENIDO DE LAS OFERTAS Para la presentación de la oferta deberán tenerse en cuenta los siguientes aspectos: La oferta se presentará por escrito, en idioma Castellano, en sobres sellados, con el nombre del oferente, una (1) oferta en original. Serán de cargo del oferente todos los costos asociados a la preparación y elaboración de su oferta. No se permitirá el retiro de documentos que componen la oferta, aún después de terminado el proceso de Invitación Pública a Ofertar. Con la presentación de la oferta, el oferente manifiesta haber dado cumplimiento a todas las condiciones requeridas para presentar oferta y para contratar, tales como: existencia, representación legal, no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades, y tener capacidad para desarrollar el objeto del contrato. El oferente no podrá utilizar en la presentación de la oferta la marca de METROTEL S.A. E.S.P. compuesta por el símbolo y el logotipo de la compañía. Los oferentes deberán presentar la oferta por el objeto integral a contratar según la Invitación Pública a Ofertar; en caso contrario, la oferta se descartará. No tener reportes de retrasos en entregas de bienes correspondientes a órdenes de compra ya notificadas por las empresas donde prestó el servicio, ni estar suspendido por incumplimiento de contrato en algún proceso de Compras con METROTEL S.A. E.S.P. al momento de presentar la cotización. Si el proveedor no está inscrito también podrá participar pero en caso de que la oferta sea aceptada, el proponente tendrá de uno (1) a treinta (30) días hábiles para presentar la documentación requerida de manera que permita los trámites de inscripción.

5 DOCUMENTOS QUE DEBEN ANEXARSE A LA OFERTA Certificado de Existencia y Representación legal, expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal, o la entidad competente para el efecto, con fecha de expedición no superior a 3 meses. Certificado de Inscripción en el Registro Único Tributario expedido por la DIAN INFORMACIÓN DE CARÁCTER RESERVADO METROTEL S.A. E.S.P. tendrá por no reservada la información suministrada por el oferente, de manera que, el oferente deberá indicar expresamente qué información de su oferta es de carácter reservado, la cual deberá enviar en sobre cerrado. Toda la información que suministre METROTEL S.A. E.S.P. desde la publicación de los Términos de Referencia hasta la terminación del proceso de Invitación a Ofertar, tendrá carácter reservado. 10. EVALUACION DE LAS OFERTAS METROTEL S.A. E.S.P. realizará el estudio técnico, jurídico y financiero de las ofertas en el término indicado en el Cronograma. Durante el período de evaluación de las ofertas, METROTEL S.A. E.S.P. podrá solicitar al oferente las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias mediante comunicación o correo electrónico. Las respuestas del oferente deberán efectuarse vía correo electrónico. El oferente deberá dar respuesta a estas solicitudes dentro del plazo que indique METROTEL S.A. E.S.P. en su requerimiento. Por el sólo hecho de la presentación de la oferta, el oferente autoriza a METROTEL S.A. E.S.P. a verificar la información suministrada. La información de METROTEL S.A. E.S.P., relativa al análisis, evaluación, comparación de las ofertas, negociación, y las recomendaciones para la adjudicación del contrato tendrán carácter reservado frente a los oferentes y frente a cualquier tercero PLAZO PARA APORTAR DOCUMENTOS ADICIONALES Y/O FALTANTES Durante el período de evaluación de las ofertas y en los casos en que la oferta no esté acompañada por todos los documentos exigidos en el presente documento, METROTEL S.A. E.S.P. requerirá por una sola vez y por escrito enviado al oferente por correo electrónico ó comunicación, para que éste subsane la falencia, dentro del plazo que se indique en dicha

6 6 comunicación. En caso de que el oferente no subsane la falencia en el término concedido por METROTEL S.A. E.S.P. la oferta será descartada. 11. ETAPA DE NEGOCIACIÓN METROTEL S.A. ES.P., podrá a su discreción, adelantar durante la evaluación de las ofertas, una etapa de negociación, en la cual se plantearán fórmulas o alternativas que aplicadas a las ofertas globalmente consideradas redunden en su beneficio. Durante el período de negociación, el oferente deberá mantener el personal con facultades amplias y suficientes para discutir, acordar y aprobar aspectos relacionados con la misma. 12. ETAPA DE EVALUACIÓN Los criterios de evaluación serán los siguientes: A. PRECIO: La oferta que presente los precios más bajos tendrá una calificación de 70 puntos sobre 100. B. TIEMPO DE ENTREGA: La oferta que indique el menor tiempo de entrega, tendrá una calificación de 30 puntos sobre RECHAZO, DESCARTE O INADMISION DE OFERTAS Habrá lugar al rechazo, descarte o no admisión de una oferta por parte de METROTEL S.A. ES.P., cuando: La oferta sea radicada en forma extemporánea. No se aporten todos los documentos mínimos exigidos de participación; ó cuando no se aporte dentro del término que conceda METROTEL S.A. E.S.P, para subsanar su falencia. Se demuestre la participación del oferente en dos o más ofertas. Exista o se advierta adulteración en los documentos presentados. La documentación anexa no sea clara o legible. El oferente no declare I.V.A. perteneciendo al régimen común o cuando declare I.V.A. perteneciendo al régimen simplificado. En el registro Único Tributario (R.U.T.) no haga constar el régimen tributario al que pertenece el oferente. Las demás indicadas en el presente documento.

7 7 13. ETAPA DE SELECCION La selección del oferente favorecido se hará con fundamento en el orden de elegibilidad resultante de la evaluación de las ofertas efectuada de conformidad con los criterios de evaluación establecidos en el presente documento, siempre que la mejor, garantice la ejecución eficiente del objeto a contratar por METROTEL S.A. E.S.P. y que ella sea la más favorable y conveniente a los intereses de METROTEL S.A. E.S.P. La decisión sobre la oferta seleccionada se tomará con base en la combinación más ventajosa desde el punto de vista técnico, financiero y jurídico para METROTEL S.A. E.S.P. METROTEL S.A. E.S.P. podrá abstenerse de seleccionar y contratar, en virtud a que el presente proceso de Invitación Pública a Ofertar no constituye oferta mercantil, ni una propuesta comercial, y por tanto no tendrá los efectos establecidos en el artículo 845 del Código de Comercio. METROTEL S.A. ESP podrá optar por otorgar parcialmente el proyecto al oferente que seleccione. Si METROTEL S.A. ESP opta por la selección, ésta se efectuará en el plazo indicado en el Cronograma. En caso de no celebrarse el contrato con el oferente favorecido, METROTEL S.A. E.S.P., podrá celebrar el contrato con el siguiente mejor oferente, ó podrá declarar terminado el proceso de Invitación Pública a Ofertar CRITERIO DE DESEMPATE Si uno o más oferentes en la evaluación resultan con igual puntaje para la adjudicación de calificación, la selección se hará mediante sorteo. Dicho proceso se realizará en presencia del Auditor Interno de METROTEL S.A. ES.P. o su delegado, del cual se levantará un acta suscrita por los asistentes INFORMACION DEL RESULTADO DE LA SELECCION METROTEL S.A. E.S.P. informará a cada uno de los oferentes, a través de correo electrónico o comunicación, las ofertas que fueron rechazadas y el motivo de su rechazo, y la oferta seleccionada. El procedimiento y resultado de la evaluación, serán de carácter reservado frente a los oferentes y frente a cualquier tercero. 14. CONDICIONES CONTRACTUALES Presentada la oferta por el oferente, se entenderá que ha aceptado plenamente las condiciones establecidas por METROTEL S.A. E.S.P. para la celebración del negocio jurídico objeto de la presente invitación.

8 8 15. TERMINACIÓN DEL PROCESO DE INVITACION PÚBLICA A OFERTAR METROTEL S.A. ES.P. podrá declarar terminado el proceso de Invitación Pública a Ofertar, en cualquier momento, cuando así lo estime conveniente para sus intereses, sin que ello de lugar a indemnización alguna a favor de los oferentes; lo cual comunicará METROTEL S.A. ES.P. A los oferentes a través de correo electrónico o comunicación. En caso de que el proceso se encuentra en etapa previa a la presentación de las ofertas, METROTEL S.A. ES.P. Comunicará su decisión a través de la página Web: Se entenderá terminado el proceso de Invitación Pública a Ofertar, en los siguientes casos: (i) Cuando METROTEL S.A. ES.P. Así lo disponga, en cualquier etapa del proceso, mediante aviso en la página Web, correo electrónico o comunicación dirigida a los oferentes. La motivación sobre dicha decisión tendrá carácter reservado frente a los oferentes y frente a cualquier particular; ó Cuando METROTEL S.A. ES.P. Suscriba el contrato con el oferente seleccionado. Atentamente, ELAINE ABUCHAIBE AUAD Representante Legal METROTEL S.A. ESP