LA ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO

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Rubén Valverde Pérez
hace 8 años
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1 LA ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO 1. INTRODUCCIÓN No importa l tamaño d la mprsa n la qu dsarrollmos nustra labor profsional. No importa l númro d prsonas qu compongan l dpartamnto al qu nos vamos a rfrir. Sa grand o pquña la mprsa, una o varias prsonas las qu formn l dpartamnto financiro, lo important s tnr una structura dfinida para asignar o asignars rsponsabilidads para cada una d las áras qu más adlant dscribirmos. 2. LA GESTIÓN FINANCIERA El concpto d gstión financira pud llgar a sr muy amplio, ya qu las funcions como la planificación, prvisión, contabilidad, mplo, control d gstión, rntabilidad d fondos, tc., pudn abarcar amplias funcions. La gstión financira s indispnsabl n cualquir actividad organizada o sujta a una planificación o prsupusto. Los rcursos financiros son limitados y costosos, por lo qu la gstión financira db compatibilizar las dmandas d rcursos para la conscución d unos objtivos con obtnr la máxima rntabilidad, y si s posibl ahorro. 3. EL DEPARTAMENTO FINANCIERO Muchos autors proponn difrnts organigramas dl Dpartamnto Financiro n función dl tamaño d la mprsa. Est plantaminto limita la visión global y local d cada ára por la rducción d subsccions, si s trata d una mprsa pquña. Pnsar así, s como contar solamnt con l plano d una pquña part d tu mprsa o l d toda la mprsa; al dividirlo podrmos prstar una atnción prsonalizada a cada una d sus divisions y sincronizarlas para obtnr los rcursos más apropiados a nustro propósito final. La organización dl Dpartamnto Financiro Página 1 d 6

Sa grand o pquña la mprsa, una o varias prsonas las qu formn l dpartamnto financiro, lo important s tnr una structura dfinida para asignar o asignars rsponsabilidads para cada una d las áras qu más

2 4. LA ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO Normalmnt l Dpartamnto Financiro s rsponsabiliza d funcions qu son típicamnt financiras, y también d funcions conómicas y administrativas. Por llo, mpzarmos dividiéndolo n dos grands áras: La gstión financira. El control d gstión. Esta subdivisión inicial y las postriors favorcrán la spcialización funcional d cada una d llas y nos conducirán con toda sguridad a una mayor ficacia d sus funcions. En la figura siguint obsrvarmos las divrsas áras d trabajo más convnints: Consjo d Administración Dircción Gnral Otras dirccions Dircción Financira Control d Gstión Gstión Financira Contabilidad Tsorría Administración Ctas a Pagar Ctas a Cobrar 5. INTEGRACIÓN DE LAS ÁREAS DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO Una vz dfinidas las áras, disñarmos un sistma d intgración para qu todo funcion como un sofisticado rloj d prcisión. En la actualidad xistn programas informáticos modulars qu nos prmitn cruzar todo tipo d información ntr sí para obtnr la información qu s prcis n timpo ral. Un modlo d sistma intgrado sría l qu mustra la siguint figura: La organización dl Dpartamnto Financiro Página 2 d 6

Esta subdivisión inicial y las postriors favorcrán la spcialización funcional d cada una d llas y nos conducirán con toda sguridad a una mayor ficacia d sus funcions.

3 MODELO DE GESTIÓN INTEGRADA C l i n t s Administración (Facturación) Cuntas a cobrar Contabilidad Tsorría Bancos Administración (Compras) Cuntas a pagar P r o v d o r s 6. LAS FUNCIONES DE LAS ÁREAS DEL DEPARTAMENTO FINACIERO TESORERÍA La gstión financira s apoya principalmnt n l tsorro. El rsto d los sistmas d gstión d tsorría (cash managmnt) starán conctados con l rsto d las áras dl dpartamnto, n particular con la contabilidad. Es fundamntal disponr d una información bancaria intgrada con l fin d obtnr la mjor y más rápida información, para llo potnciarmos la conxión con la banca lctrónica o Intrnt con cada una d las ntidads financiras con las qu trabajmos, ralizando la captura d movimintos mdiant la utilización d productos informáticos d conxión multibancaria. Srá rsponsabilidad d la Tsorría: Cntralizar la información financira. Establcr las prvisions prcisas para atndr los pagos. Rcpcionar los movimintos bancarios y distribuirlos al rsto d las áras. Control y sguiminto d las condicions bancarias pactadas. Rlacions con las ntidads bancarias. Sguiminto y conciliación d las cuntas bancarias. Proponr traspasos ntr cuntas bancarias para optimizar su rntabilidad y no mantnr saldos ociosos y onrosos. Asgurar la liquidz. La organización dl Dpartamnto Financiro Página 3 d 6

El rsto d los sistmas d gstión d tsorría (cash managmnt) starán conctados con l rsto d las áras dl dpartamnto, n particular con la contabilidad.

4 6.2.- ÁREAS DE CUENTAS A COBRAR Los créditos a clints gnran muchos risgos y problmas, por sta razón, dbrmos racionalizar los créditos qu concdamos al mismo timpo qu mjorarmos su cobro ponindo d nustra part todo l sfurzo ncsario y mdios para acortar los plazos d cobro y los risgos d morosidad. En l ára d cuntas a cobrar srán analizados los risgos con los clints, utilizando las hrramintas ncsarias y bass d datos disponibls o informs comrcials. Esta ára dbrá coordinar su labor con la Dircción Comrcial, tnindo n cunta qu por inrcia, l comrcial intnta vndr n las condicions más óptimas y con las máximas facilidads, ntr llas l aplazaminto dl pago, así pus, ést ára dbrá controlar qu las condicions d risgo asumido rspondan a unos parámtros prstablcidos y asumidos por la Dircción Gnral. Entr sus obligacions stán: Rcibir y rmitir las facturas d créditos. Rlacions con los clints. Sguiminto y conciliación d las cuntas d clints. Control d impagados y jcución d procsos y protocolos stablcidos d rcobro. Mantniminto y actualización d una bas d datos d clints. Solicitar información financira d clints potncials, valuarla informar al Dpartamnto Comrcial ÁREA DE CUENTAS A PAGAR Est ára aportará a la gstión financira una mayor agilidad al cntralizar los procsos d tramitación d facturas y a la Tsorría prvisions d pagos con la antlación suficint. Aunqu l ára d Cuntas a Pagar y su rsponsabl stá mnos implantada qu la dl rsponsabl d Cuntas a Cobrar, s incluy últimamnt n las grands organizacions por las numrosas vntajas qu aporta. Aportará l máximo ordn a su gstión y la mjor imagn d cara a los acrdors, qu dispondrán d un intrlocutor spcífico dntro d la mprsa para tratar los problmas d cobros qu pudan prsntars. La organización dl Dpartamnto Financiro Página 4 d 6

En l ára d cuntas a cobrar srán analizados los risgos con los clints, utilizando las hrramintas ncsarias y bass d datos disponibls o informs comrcials.

5 Dbrá star muy coordinada con l Jf d Compras n ordn a cumplir los plazos d pago acordados o bloquar pagos por incumplimintos. Entr sus funcions starán: Rcpción d albarans, su comprobación, archivo y contabilización. Rcpción d facturas, su comprobación, conformidad y contabilización. Sguiminto y conciliación d las cuntas d acrdors. Rlación con los acrdors. Canclación d saldos mdiant los sistmas d pago stablcidos por la mprsa. Conjuntamnt con l Jf d Compras stablcrá la política d aplazaminto d pago, cuyo cumpliminto vigilará CONTABILIDAD El ára d contabilidad srá la rsponsabl d la contabilización d documntos qu no san facturas a cobrar o facturas a pagar, así como d sus cobros y pagos. El dominio dl Plan Gnral Contabl y su aplicación srá fundamntal, así como la homognización d los critrios para la imputación d los gastos ingrsos a sus rspctivas cuntas contabls. Db sr conscint d qu srá la rsponsabl d la mayor y mjor funt d información qu pos la mprsa, para llo, pondrá todos los mdios y sfurzos ncsarios para facilitar sa información d una forma rápida, ficaz y fiabl. Asimismo, pondrá su máximo mpño y mdios para vitar cualquir rror n su trabajo, pus d llo dpnd obtnr una información qu sa fil rfljo d la ralidad y apoyo para dcisions mprsarials. Entr sus funcions starán: Contabilización d documntos. Vrificación d los documntos contabilizados. Archivo d documntos. Gstión dl inmovilizado y su amortización. Control d costs y su corrcta imputación. Planificación, análisis, control y sguiminto d las invrsions. Confcción d informs y sistmas d información para la dircción. La organización dl Dpartamnto Financiro Página 5 d 6

Sguiminto y conciliación d las cuntas d acrdors. Rlación con los acrdors. Canclación d saldos mdiant los sistmas d pago stablcidos por la mprsa.

6 6.5.- ADMINISTRACIÓN El ára d administración s d vital importancia para l bun funcionaminto d las rstants áras dl dpartamnto. Admás, srá la rsponsabl d funcions como la gstión dl fctivo, las rlacions con las administracions públicas, facturación, tc. La compljidad d sta ára radica n la divrsidad d sus funcions, por lo tanto, s inludibl una xclnt prdisposición para qu las rlacions con l rsto d las áras dl dpartamnto s llv a cabo d la forma más fluida y fctiva. Entr sus funcions tnmos: Rlacions con las administracions públicas. Planificación y gstión d las obligacions fiscals. Gstión d los ingrsos n mtálico y su ingrso n bancos. Facturación a clints. Estadísticas d producción, vntas,... Valoración invntarios. Rcpción y distribución d documntos. Logística y aprovisionaminto dl dpartamnto financiro. La organización dl Dpartamnto Financiro Página 6 d 6

La compljidad d sta ára radica n la divrsidad d sus funcions, por lo tanto, s inludibl una xclnt prdisposición para qu las rlacions con l rsto d las áras dl dpartamnto s llv a cabo d la forma más

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