Unidad 13. Instrumentos para el registro contable en las dependencias y entidades

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1 Unidad 13 Instrumentos para el registro contable en las dependencias y entidades

2 Instrumentos para el registro contable en las dependencias y entidades EL CATÁLOGO DE CUENTAS La finalidad del Catálogo de Cuentas, consiste en establecer una clasificación flexible, ordenada y pormenorizada de las cuentas de mayor que se utilizan para el registro de las operaciones de la Administración Pública Federal, su estructura permite formar agrupaciones que van de conceptos generales a los particulares, formado cuatro niveles de clasificación con cinco dígitos que se presentan en forma esquemática en el cuadro No. 8. El Catálogo emitido por la Secretaría de Programación y Presupuesto a partir dc 1985 para las Entidades de la Administración Pública Federal, se detalla a continuación marcando a que subsistema va a afectar cada cuenta de mayor.

3 Cuadro no. 8. Estructura del catálogo de cuentas sector central

4 Estructura para los catálogos de cuentas del sector paraestatal 1000 ACTIVO 1100 Circulante 1200 A Largo Plazo 1300 Fijo 1400 Diferido 2000 PASIVO 2100 A Corto Plazo 2200 A Largo Plazo 2300 Diferido 2400 Otros Pasivos 3000 PATRIMONIO 0 CAPITAL CONTABLE 3100 Patrimonio o Capital Contable 4000 RESULTADOS 4100 Ingresos 4200 Egresos 5000 CUENTAS DE ORDEN PRESUPUESTALES 5100 Presupuesto de Ingresos 5200 Presupuesto de Egresos 5300 Control Financiero de Metas

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11 1000 ACTIVO Estructura para los catálogos de cuentas del sector paraestatal 1100 CIRCULANTE 1101 Caja 1102 Bancos 1103 Inversiones en Valores Temporales 1104 Estimación para Baja de Valor en Inversiones en Valores Temporales 1105 Depósitos y Fondos Especiales 1106 Clientes 1107 Documentos por Cobrar 1108 Estimación para Cuentas Incobrables 1109 Deudores Diversos 1110 Responsabilidades 1111 Almacén de Materiales y Suministros 1115 Revaluación de Inventarios 1116 Estimación para Baja de Valor en Inventarios 1117 Revaluación de Estimación para Baja de Valor en Inventarios 1118 Anticipo a Proveedores y Contratistas 1119 Mercancías en Tránsito 1120 Pagos Anticipados 1121 IVA por Acreditar 1122 Depósitos en Garantía 1123 Otros Activos Circulantes 1124 Intereses Pagados por Anticipado en Arrendamiento Financiero 1200 A LARGO PLAZO 1201 Cuentas y Documentos por Cobrar 1202 Inversiones en Compañías Subsidiarias, Asociadas y Afiliadas 1203 Inversiones Financieras 1204 Depósitos en Garantía 1205 Intereses Pagados por Anticipado en Arrendamiento Financiero

12 1300 FIJO 1301 Terrenos 1302 Revaluación de Terrenos 1303 Edificios. Construcciones e Instalaciones 1304 Revaluación de Edificios, Construcciones e Instalaciones 1305 Depreciación Acumulada de Edificios, Construcciones e Instalaciones 1306 Revaluación de la Depreciación Acumulada de Edificios, Construcciones e Instalaciones 1307 Plantas y Subestaciones 1308 Revaluación de Plantas y Subestaciones 1309 Depreciación Acumulada de Plantas y Subestaciones 1310 Revaluación de la Depreciación Acumulada de Plantas y Subestaciones 1311 Pozos 1312 Revaluación de Pozos 1313 Depreciación Acumulada de Pozos 1314 Revaluación de la Depreciación Acumulada de Pozos 1315 Caminos 1316 Revaluación de Caminos 1317 Depreciación Acumulada de Caminos 1318 Revaluación de la Depreciación Acumulada de Caminos 1319 Maquinaria y Equipo de Operación 1320 Revaluación de Maquinaria y Equipo de Operación 1321 Depreciación Acumulada de Maquinaria y Equipo de Operación 1322 Revaluación de la Depreciación Acumulada de Maquinaria y Equipo de Operación 1323 Mobiliario y Equipo de Oficina 1324 Revaluación de Mobiliario y Equipo de Oficina 1325 Depreciación Acumulada de Mobiliario y Equipo de Oficina 1326 Revaluación de la Depreciación Acumulada de Mobiliario y Equipo de Oficina 1327 Equipo de Transporte 1328 Revaluación de Equipo de Transporte

13 1329 Depreciación Acumulada de Equipo de Transporte 1330 Revaluación de la Depredación Acumulada de Equipo de Transporte 1331 Construcciones en Proceso 1332 Revaluación de Construcciones en Proceso 1335 Activos Fijos en Tránsito 1336 Revaluación de Activos Fijos en Tránsito 1339 Otros Activos Fijos 1340 Revaluación de Otros Activos Fijos 1341 Depreciación Acumulada de Otros Activos Fijos 1342 Revaluación de la Depreciación Acumulada de Otros Activos Fijos 1343 Activos Fijos en Arrendamiento Financiero 1344 Depreciación Acumulada de Activo Fijo en Arrendamiento Financiero 1400 DIFERIDO 1401 Activos Tangibles 1402 Revaluación de Activos Tangibles 1403 Amortización Acumulada de Activos Tangibles 1404 Revaluación de la Amortización Acumulada de Activos Tangibles 1405 Activos Intangibles 1406 Revaluación de Activos Intangibles 1407 Amortización Acumulada de Activos Intangibles 1408 Revaluación de la Amortización Acumulada de Activos Intangibles 2000 PASIVO 2100 A CORTO PLAZO 2101 Deuda Pública Externa 2102 Deuda Pública Interna 2103 Impuestos y Cuotas por Pagar 2104 IVA por Pagar 2105 Proveedores 2106 Acreedores Diversos 2107 Documentos por Pagar

14 2108 Intereses por Pagar 2109 Anticipos de Clientes 2110 Acreedores por Arrendamientos Financieros 2200 A LARGO PLAZO 2201 Deuda Pública Externa 2202 Deuda Pública Interna 2203 Otras Cuentas y Documentos por Pagar 2204 Acreedores por Arrendamiento Financiero 2300 DIFERIDO 2301 Créditos Diferidos 2400 OTROS PASIVOS 2401 Provisiones de Pasivo 3000 PATRIMONIO 0 CAPITAL CONTABLE 3100 PATRIMONIO 0 CAPITAL CONTABLE 3101 Patrimonio o Capital Social 3102 Aportaciones del Gobierno Federal de Años Anteriores 3103 Aportaciones del Gobierno Federal del Año en Curso 3104 Reservas de Capital o Patrimoniales 3105 Superávit por Revaluación 3106 Superávit por Donación 3107 Resultado de Ejercicios Anteriores 3108 Resultado Monetario Acumulado 3109 Resultado Monetario del Ejercicio 3110 Resultado por Tenencia de Activos no Monetarios 3111 Resultado del Ejercicio 3112 Actualización del Patrimonio o Capital Contable 4000 RESULTADOS 4100 INGRESOS 4101 Ventas

15 4102 Prestación de Servicios 4103 Cuotas y Aportaciones 4104 Otros Productos 4105 Subsidios y Transferencias Corrientes 4106 Productos Financieros 4107 Resultado por Posición Monetaria 4200 EGRESOS 4201 Costo de Ventas 4202 Revaluación del Costo de Ventas 4203 Costo por Prestación de Servicios 4204 Revaluación de Costo por Prestación de Servicios 4205 Gastos de Venta 4206 Gastos de Administración 4207 Gastos Financieros 4208 Otros Gastos 4209 Entregas a la Asistencia Pública 4210 Resultado por Posición Monetaria 5000 CUENTAS DE ORDEN PRESUPUESTALES 5100 PRESUPUESTO DE INGRESOS 5101 Presupuesto de Ingresos Autorizado 5102 Presupuesto de Ingresos por Recibir 5103 Presupuesto de Ingresos Devengado 5104 Presupuesto de Ingresos Cobrado 5200 PRESUPUESTO DE EGRESOS 5201 Presupuesto de Egresos Autorizado 5202 Presupuesto de Egresos por Ejercer 5203 Presupuesto de Egresos Comprometido 5204 Presupuesto de Egresos Ejercido 5205 Presupuesto de Egresos Pagado

16 5300 CONTROL FINANCIERO DE METAS 5301 Valuación de Metas por Alcanzar 5302 Valuación de Metas no Alcanzadas 5303 Valuación de Metas Alcanzadas OTROS CATÁLOGOS DE CONTROL En este inciso se hace referencia a algunos de los catálogos presentados en el (cuadro No. 9), y a los medios para su implantación en el sistema contable. Los catálogos de programas, subprogramas, unidades, partidas; se deben de elaborar de acuerdo con las claves del presupuesto autorizado. El catálogo de tipos de operación permite simplificar la captura de estos datos ya que cada operación está clasificada en la forma siguiente: No. TIPO CARGO ABONO CONCEPTO A REGISTRO DEL PRESUPUESTO AUTORIZADO En el ejemplo anterior, la clasificación es alfanumérica, lo que permite una clasificación más amplia de las operaciones, el registro es positivo en asientos normales de las operaciones, el registro es positivo en asientos normales y negativo en las cancelaciones parciales o totales. En la columna de «cargo y abono» contiene el número de las cuentas por cada operación, para su registro en partida doble; en la columna «concepto» se presenta sintetizada la explicación de la operación que lleva la póliza; la utilización de este catálogo de tipos de operación permite tener simultáneamente el cargo y el abono con todas sus claves a afectar, en una sola captura de información. Los catálogos de personal, acreedores, artículos de almacén, etc., se integran de acuerdo a las necesidades de cada Entidad y su clasificación será numérica, alfabética o alfanumérica, los catálogos de archivos en discos, cintas magnéticas, o de cualquier otro medio para guardar información será de uso exclusivo del área de contabilidad. El catálogo de procesos en cada Entidad, incluirá programas de cómputo, los cuales será exclusivos del área de sistemas. El catálogo de formatos en cada Entidad incluye los estados financieros y auxiliares, así como los informes complementarios, respectivos, con su diseño aprobado. Por último el catálogo de programas de acceso tendrá las claves específicas y de seguridad necesarias para entrar al sistema de cómputo. MANUALES, FORMATOS E INSTRUCTIVOS PARA EL SECTOR PÚBLICO Entre los manuales más comunes de contabilidad para la Administración Pública, existen los del sistema descentralizado y del sistema integral de contabilidad

17 gubernamental, que son una guía para el usuario ya que contiene una serie de instructivos por cuenta así como las guías contabilizadoras por tipo de operación. Los formatos que distribuye periódicamente la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, son los de estados financieros diseñados con el propósito de que información recabada sea homogénea y consistente y facilite su consolidación. Los instructivos en cada caso, constituyen la información complementaria que integra los manuales y contienen las instrucciones específicas para el llenado de formatos o para la realización de un procedimiento especial o para el uso de una cuenta de mayor. EL REGISTRO CONTABLE DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES Las Entidades de la Administración Pública Federal, registran sus operaciones en cuentas de activo, pasivo, enlace, patrimonio, resultados y orden de acuerdo con el de cuentas emitido por la Secretaría de Programación y Presupuesto y distribuido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para las Entidades de la Administración Pública Central y las que autorice para las de la Administración Pública Paraestatal. El registro de las operaciones y la preparación de los informes debe llevarse a cabo de acuerdo a los Principios de Contabilidad Gubernamental, así como las normas, instructivos y manuales emitidos por la Secretaría de Crédito Público por lo que cada Entidad se ve obligada a adecuar sus sistemas contables, desarrollando y emitiendo sus propios procedimientos de control y de registro de acuerdo con sus necesidades. La contabilidad gubernamental registra las erogaciones conforme se realizan, tomando en cuenta el presupuesto de egresos desglosado por programas, subprogramas y proyectos, y atendiendo al clasificador por objeto del gasto, esto es de acuerdo con la secuencia determinada dentro de la estructura del presupuesto; mostrando los dos tipos de claves descritas en él (Cuadro No. 9).

18

19 En el presupuesto autorizado se detallan los importes por programa, subprograma, proyecto, unidad y partida; en los asientos contables relativos se agregan los dígitos identificadores que son los elementos que sirven para clasificar el tipo de gasto y que a su vez permiten conocer la naturaleza económica del gasto de acuerdo al destino que se le da; se considera asimismo el dígito verificador que es la última parte de la clave presupuestaria y que permite comprobar su correcta integración, pues es la resultante de una serie de operaciones aritméticas efectuadas con los demás dígitos que componen la clave. El registro de las operaciones de recaudación debe de ir ligado con la Ley de Ingresos de la Federación, por lo que se requiere del establecimiento de una clave derivada de las fracciones, incisos, etc., del analítico anteriormente presentado. Adicionalmente a las claves a que se hace referencia en los párrafos anteriores, se requiere de otros catálogos los cuales se presentan en el Cuadro No. 10 clasificados en «DE ACCESO DIRECTO» y «DE ACCESO INDIRECTO», los primeros permiten registrar la información en forma ordenada; y los segundos la controlan dentro del sistema de cómputo establecido. Así mismo cada registro requiere asentarse en un formato especial de póliza en la cual queden asentadas las claves presupuestarias y del catálogo de cuentas afectadas por el registro, ya sea directo o de un sistema de cómputo. Cuadro No. 10 LA NORMATIVIDAD CONTABLE EMITIDA POR LA SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO PARA LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES La Secretaría de Programación y Presupuesto ha emitido una serie de manuales, instructivos, circulares y catálogos, entre otros, que regulen la actividad contable en toda la Administración Pública Federal ésos han sido elaborados elaborados en base a los requerimientos del Sector Público. La Secretaría antes mencionada se basa en las

20 atribuciones que le confieren los artículos 84 del Reglamento de la Ley de Presupuesto; Contabilidad y, Gasto Público Federal, así como los artículos 21 y 22 del Reglamento Interno de la Secretaría de Programación y Presupuesto, ahora estas atribuciones las tiene la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Los manuales que han emitido norman el registro contable, dividiendo el sistema de contabilidad en subsistemas, y contienen básicamente el catálogo de cuentas, los instructivos de manejo de cuentas y la guía contabilizadora, con las operaciones más comunes; existen también instructivos para las Entidades que por tener operaciones muy específicas se les formulan manuales específicos de llenado de estados financieros o de integración de su información para la Cuenta de Hacienda Pública Federal como a las demás. Las circulares van dirigidas a los funcionarios que les compete, son de carácter obligatorio y son emitidas en forma individual o conjunta por una o más Direcciones Generales de la Secretaria de Programación y Presupuesto con normas contables específicas, teniendo a su cargo esta Secretaría la vigilancia del cumplimiento de dichas disposiciones. Los catálogos como el de cuentas, de bienes muebles e inmuebles, de partidas, de formatos así como los instructivos para la elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal, son herramientas muy útiles tanto para la Entidad que lo aplica como para toda la Administración Pública Federal, y por lo mismo periódicamente se van actualizando. Existen además boletines en los cuales se describen reglas específicas y principios de contabilidad, de observancia general para las Entidades de la Administración Pública. Estos boletines los emite la misma Secretaría de Programación y Presupuesto con opinión de la Secretaría de la Contraloría General de la Federación. A partir de 1992, la normatividad contable será emitida por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

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