Trabajo con filas, columnas, hojas de cálculo y libros

Transcripción

1 5.1 LECCIÓN 5 Trabajo con filas, columnas, hojas de cálculo y libros Una vez completada esta lección, podrá: Ocultar y mostrar filas y columnas. Inmovilizar y liberar filas y columnas. Desplazarse por las hojas de cálculo de un libro. Agregar y eliminar hojas de cálculo de un libro. Crear una fórmula tridimensional. Vincular libros. Limitar los datos que se muestran en la pantalla. A medida que trabaje con Microsoft Excel, probablemente creará hojas que contienen más datos de los que se pueden ver en la pantalla de una vez. Quizás descubra también que necesita distribuir datos relacionados entre varias hojas y libros. Afortunadamente, Excel ofrece varios métodos para trabajar con el contenido de hojas de cálculo grandes o que está repartido entre varias hojas y libros. Estos métodos incluyen diversas opciones de presentación, la posibilidad de agregar o eliminar hojas de un libro, y formas de vincular hojas y libros. Las opciones de presentación resultan especialmente útiles si tiene muchos datos en una hoja de cálculo. Puede ampliar una hoja para ampliar las celdas y ver su contenido más fácilmente o bien puede reducir una hoja para ver más parte del contenido de la hoja de una vez. Ocultar filas y columnas de una hoja de cálculo le permite centrarse en información más específica de la hoja al ocultar datos no relevantes. Cuando desee ver esas filas y columnas de nuevo, basta con mostrarlas. Puede inmovilizar una o más filas o columnas de forma que siempre estén a la vista, independientemente de cuánto se desplace horizontal o verticalmente en la hoja de cálculo. Esto es útil si desea tener a la vista etiquetas de datos. Puede liberar fácilmente las filas o columnas para restaurar la apariencia de la hoja. Si desea incluir datos relacionados, pero que son diferentes de alguna forma, en un libro existente, puede agregar una o varias hojas. Esto le permite conservar los datos en un libro sin crear hojas de cálculo demasiado grandes o complejas. Puede eliminar fácilmente las hojas de cálculo que ya no sean necesarias. Además, si desea vincular varias hojas en un libro, puede incluir fórmulas en una celda que hagan referencia a datos de una o más hojas del mismo libro. También puede vincular uno o más libros de manera similar.

2 5.2 Conceptos básicos de hojas de cálculo Un aspecto importante del trabajo con grandes cantidades de datos es la posibilidad de centrarse en los datos más importantes de una hoja, tanto si dichos datos representan los diez mejores días de ventas de un mes como las líneas de productos que menos se venden y que tiene que volver a evaluar. En Microsoft Excel se incluyen numerosas herramientas flexibles y eficaces con las que puede limitar los datos que se muestran en las hojas de cálculo. En esta lección aprenderá a limitar los datos que aparecen en las hojas de cálculo. Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar el archivo Sports Income05.xls, Food.xls, Budget.xls y Filter.xls de la carpeta Lesson05 que hay en la carpeta Practice del disco duro. Ocultar y mostrar filas y columnas Algunas veces tiene en una hoja de cálculo más filas o columnas de las que desea ver de una vez. En esos casos puede ocultar filas o columnas, de forma que no aparezcan en la pantalla o en las copias impresas de la hoja de cálculo. Cuando desee verlas de nuevo, basta con mostrarlas. Por ejemplo, la coordinadora de actividades de Adventure Works desea centrarse en el equipo alquilado durante los meses de diciembre, enero y febrero. En la hoja de cálculo, oculta las columnas correspondientes a los restantes meses del año. Ya sabe que no hay ningún alquiler de kayak durante el invierno, por lo que también oculta esa fila. Cuando termina de ver los alquileres de invierno, muestra las columnas y la fila ocultas para poder ver los alquileres de todo el año. En este ejercicio ocultará y mostrará filas y columnas de una hoja de cálculo. 1 Abra el libro Sports Income05. 2 Haga clic en el selector de la columna D (Feb.) y arrastre el puntero del mouse (ratón) hasta el selector de la columna L (Oct.). Excel seleccionará las columnas. 3 En el menú Formato, seleccione Columna y haga clic en Ocultar. Excel ocultará las columnas. Observe que el etiquetado de las columnas no ha cambiado y muestra un hueco entre las columnas C y M.

3 Lección 5 Trabajo con filas, columnas, hojas de cálculo y libros Haga clic en el selector de la fila 3 (Kayaks). Excel seleccionará la fila. 5 En el menú Formato, seleccione Fila y haga clic en Ocultar. Excel ocultará la fila. Observe que la numeración de las filas no ha cambiado y muestra un hueco entre las filas 2 y 4. 6 Haga clic en el selector de la columna C, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en el selector de la columna M. Excel seleccionará las columnas C y M. 7 En el menú Formato, seleccione Columna y haga clic en Mostrar. Excel mostrará las columnas D a L en la pantalla. 8 Haga clic en un área en blanco de la hoja de cálculo, fuera del área seleccionada. Se anulará la selección de las columnas. 9 Haga clic en el selector de la fila 2, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en el selector de la fila 4. Excel seleccionará las filas 2 y En el menú Formato, seleccione Fila y haga clic en Mostrar. Excel mostrará la fila 3 en la pantalla. 11 Cierre el libro sin guardar los cambios.

4 5.4 Conceptos básicos de hojas de cálculo Inmovilización y liberación de filas y columnas Cuando una hoja de cálculo es mayor de lo que puede ver en la pantalla de una vez, tiene que desplazarse hacia la derecha y hacia abajo para poder ver todas las columnas y las filas. Si la columna situada más a la izquierda y la fila superior contienen etiquetas, al desplazarse puede dejar de ver las etiquetas en la pantalla, por lo que no sabe exactamente qué celdas está viendo. Para solucionar este problema puede inmovilizar filas y columnas de forma que permanezcan en la pantalla aunque se desplace hacia abajo y a la derecha por la hoja de cálculo. Por ejemplo, el chef de Adventure Works utiliza un libro para hacer un seguimiento de la cantidad de comida preparada por el restaurante popular del centro turístico. Esto le ayuda a determinar qué tiene que pedir cada mes. Inmoviliza las filas y las columnas que tienen etiquetas de forma que pueda seguir viéndolas mientras se desplaza por la hoja de cálculo. En este ejercicio inmovilizará y liberará filas y columnas. 1 Abra el libro Food. 2 Desplace el contenido de la hoja hacia la derecha y vuelva a la columna A. Cuando desplace el contenido de la hoja hacia la derecha, desaparecerán de la vista las columnas situadas más a la izquierda. 3 Haga clic en la celda B3. Esta celda está justo debajo de la fila que desea inmovilizar y justo a la derecha de la columna que desea inmovilizar. 4 En el menú Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles. Se inmovilizarán la fila de mes y la columna Tipo de comida. 5 Desplace la hoja de cálculo hacia la derecha. La columna situada más a la izquierda, con las etiquetas de categoría, permanecerá visible en la pantalla. 6 Desplace la hoja de cálculo hacia abajo. La fila de mes seguirá estando visible en la pantalla.

5 Lección 5 Trabajo con filas, columnas, hojas de cálculo y libros Presione Ctrl+Inicio. Excel irá hasta la celda liberada situada en la parte superior izquierda. 8 En el menú Ventana, haga clic en Movilizar paneles. Se liberarán las secciones. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio. Desplazamiento por las hojas de cálculo de un libro El almacenamiento de datos relacionados de una hoja en un archivo de libro presenta muchas ventajas organizativas. Con este método de organización puede abrir de una vez todas las hojas asociadas de un libro, lo que ahorra tiempo y asegura que todos los datos necesarios estarán disponibles para realizar una tarea concreta. También le permite ver rápidamente información relacionada y copiar los datos necesarios de una hoja a la siguiente sin necesidad de abrir y cerrar varios libros. Puede desplazarse de una hoja a otra mediante las fichas de hoja situadas en la parte inferior de la ventana de hoja de cálculo.

6 5.6 Conceptos básicos de hojas de cálculo El chef de Adventure Works utiliza varias hojas de cálculo en un libro. Pide distintos tipos de comida a distintos proveedores: uno vende carne, como ternera y pollo, otro vende productos de ultramarinos, como harina y azúcar, y un tercero vende productos agrícolas. El chef hace un seguimiento de toda la comida que pide a cada proveedor en una hoja diferente del mismo libro. Para ver cada hoja del libro Food sólo tiene que hacer clic en la ficha de la hoja correspondiente. En este ejercicio se desplazará por varias hojas de cálculo de un libro. 1 Haga clic en la ficha Ultramarinos. Aparecerá la hoja Ultramarinos. 2 Haga clic en la ficha Productos agrícolas. Aparecerá la hoja Productos agrícolas. 3 Haga clic en la ficha Carnes. Aparecerá la hoja Carnes. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio. Agregar y eliminar hojas de cálculo de un libro De manera predeterminada, cada libro nuevo contiene tres hojas en blanco. Si no necesita las tres hojas, puede eliminar fácilmente las que no necesite. Si desea más hojas, puede insertar tantas hojas nuevas como necesite. También puede insertar y eliminar hojas en libros existentes. Por ejemplo, el chef de Adventure Works decide agregar una nueva hoja al libro Food. Como desea que esta nueva hoja contenga resúmenes de cifras procedentes de las otras tres hojas, asigna a esta hoja nueva el nombre Resumen. En este ejercicio agregará y eliminará una hoja. 1 Haga clic en la ficha Productos agrícolas. Excel mostrará la hoja Productos agrícolas. 2 En el menú Insertar, haga clic en Hoja. Excel insertará una nueva hoja llamada Hoja1 a la izquierda de Productos agrícolas. 3 Seleccione cualquier celda, escriba Prueba y presione Entrar. 4 En el menú Edición, haga clic en Eliminar hoja. Excel mostrará una alerta.

7 Lección 5 Trabajo con filas, columnas, hojas de cálculo y libros Haga clic en Eliminar. Excel eliminará la nueva hoja y volverá a mostrar la hoja Productos agrícolas. 6 Haga clic en la ficha Carnes. Excel mostrará la hoja Carnes. 7 En el menú Insertar, haga clic en Hoja. Excel insertará una nueva hoja llamada Hoja2 a la izquierda de Carnes. 8 Haga doble clic en la ficha Hoja2. Excel seleccionará la ficha. 9 Escriba Resumen y presione Entrar. Excel cambiará el nombre de la hoja. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio. Creación de una fórmula tridimensional Cuando utiliza un libro con varias hojas de cálculo puede crear una fórmula tridimensional (también denominada referencia 3D) en la que una celda de una hoja hace referencia a datos de una o más de las restantes hojas. Cuando se ajustan los datos de una hoja, también se ajustan todas las fórmulas que hacen referencia a dichos datos. Un uso de las fórmulas tridimensionales consiste en crear una hoja de resumen que calcule el total de cifras procedentes de distintas hojas de un archivo de libro. Por ejemplo, el chef de Adventure Works desea ver cuánto ha pagado el restaurante por la comida de un año. Para calcular el importe total gastado, utiliza una fórmula tridimensional en la hoja Resumen. La fórmula hace referencia a las celdas de cada hoja que contienen el importe gastado en una categoría de comida determinada y suma estos importes. Como ocurre con cualquier fórmula, puede especificar una referencia si escribe las coordenadas de celda. Las referencias de la fórmula deben empezar con el nombre de la hoja a la que está vinculada la fórmula, seguido de un signo de exclamación y, por último, las coordenadas de celda. Las referencias están separadas por signos de punto y coma. En este ejercicio creará una fórmula en una hoja que suma datos de otras hojas. 1 Haga clic en la celda A3 de la hoja Resumen, escriba Costo total de comida y presione la tecla de flecha abajo. Excel agregará el texto a la celda A3 y moverá el punto de inserción hasta la celda A4.

8 5.8 Conceptos básicos de hojas de cálculo Cuando el nombre de una hoja consta de dos o más palabras, debe poner el nombre entre comillas simples en la fórmula. 2 Escriba =suma(carnes!p36;ultramarinos!p26; Productos agrícolas!p28) y presione Entrar. Excel introducirá la fórmula en la celda y mostrará la suma de las cifras contenidas en las celdas P36 de la hoja Carnes, P26 de la hoja Ultramarinos y P28 de la hoja Productos agrícolas. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio. Vinculación de libros Cuando se guarda un libro que contiene una fórmula de referencia externa, también se guarda el nombre del libro de origen. Debe guardar primero todos los archivos de libros de origen y después debe guardar el libro dependiente. Otra característica eficaz de Excel es la posibilidad de vincular datos de dos o más libros. Esto resulta útil cuando no sería práctico tener varias hojas grandes y complejas en un libro. También es útil cuando necesita incluir los mismos datos en más de un libro. De esta forma, si desea actualizar los datos sólo tiene que hacerlo en el libro original. Los datos se actualizarán automáticamente en el resto de los libros. Para crear un vínculo entre libros tiene que introducir una fórmula en un libro que haga referencia a una o más celdas de otro libro. El libro que contiene la fórmula se denomina libro dependiente y el que contiene la información a la que se hace referencia se llama libro de origen. La creación de una fórmula para vincular libros es similar a la creación de una fórmula para vincular hojas dentro del mismo libro. Sin embargo, las referencias de la fórmula para vincular libros deben empezar con el nombre del libro de origen al que está vinculada la fórmula, entre corchetes, seguido del nombre de la hoja y un signo de exclamación. El contable de Adventure Works vincula libros cuando crea el presupuesto anual para el centro turístico. Basa el presupuesto en los gastos de cada departamento durante el año anterior. Para ahorrarse el trabajo de escribir toda esa información en el libro Budget, vincula su libro a otros libros que mantienen los empleados que hacen un seguimiento de los gastos de sus departamentos. En este ejercicio vinculará datos de dos libros con un tercer libro. 1 Abra el libro Sports Income05 de la carpeta Practice del disco duro. 2 Abra el libro Budget de la carpeta Practice del disco duro.

9 Lección 5 Trabajo con filas, columnas, hojas de cálculo y libros En el menú Ventana, haga clic en Organizar. Excel mostrará el cuadro de diálogo Organizar ventanas. 4 Haga clic en Aceptar. Excel mostrará los tres libros. 5 Haga clic en la celda A4 del libro Budget. 6 Escriba Food y presione Tab. Excel llevará el punto de inserción a la celda B4. 7 Escriba =[Food.xls]Resumen!A4 y presione Entrar. Excel introducirá la fórmula en la celda y mostrará el contenido de la celda A4 de la hoja Resumen en el libro Food. 8 Haga clic en la celda A3 del libro Budget. 9 Escriba Equipo de actividades y presione Tab. Excel llevará el punto de inserción a la celda A4.

10 5.10 Conceptos básicos de hojas de cálculo Probablemente tendrá que desplazarse hacia la derecha para ver la celda P Escriba = para comenzar una fórmula. 11 Haga clic en la ficha Hoja1 del libro Sports Income05 si es necesario, desplácese y haga clic en la celda P18. En la fórmula que comenzó en el libro Budget.xls, Excel insertará una referencia a la celda del libro Sports Income05. En el libro Sports Income05 aparecerá una marquesina parpadeante alrededor de la celda P Presione Entrar. Excel introducirá la fórmula en la celda del libro Budget y mostrará el valor. 13 Mantenga presionada la tecla Mayús mientras abre el menú Archivo. 14 Haga clic en Cerrar todo en el menú Archivo para cerrar todas las hojas abiertas. No guarde los cambios. Deje Excel abierto para el próximo ejercicio. Limitación de los datos que aparecen en pantalla Las hojas de cálculo de Excel pueden incluir tantos datos como necesite, pero quizás no desee trabajar con todos los datos de una hoja al mismo tiempo. Por ejemplo, quizás desee ver las cifras de ventas de su compañía durante el primer tercio, el segundo tercio y el último tercio de un mes. Para limitar los datos que se mostrarán en una hoja de cálculo puede crear un filtro, que es una regla que permite seleccionar las filas que se mostrarán en una hoja de cálculo.

11 Lección 5 Trabajo con filas, columnas, hojas de cálculo y libros 5.11 Para crear un filtro debe hacer clic en la celda del grupo que desea filtrar y utilizar el menú Datos para activar Autofiltro. Cuando active Autofiltro, que es un conjunto integrado de capacidades de filtrado, aparecerá un botón con una flecha hacia abajo en la celda que Excel reconoce como la etiqueta de columna. Sugerencia Cuando activa el filtrado, Excel trata las celdas de la columna de la celda activa como un rango. Para asegurarse de que el filtrado funcione correctamente, debe agregar siempre una etiqueta a la columna que desee filtrar. Al hacer clic en la flecha hacia abajo se muestra una lista de valores y opciones. Los primeros elementos de la lista son opciones de filtrado, como si desea mostrar los diez primeros valores de la columna, crear un filtro personalizado o mostrar todos los valores de la columna (es decir, quitar el filtro). Los restantes elementos de la lista son los valores únicos de la columna; al hacer clic en uno de esos valores se mostrará la fila o las filas que contienen dicho valor. Al elegir la opción Los 10 principales de la lista no se limita la presentación a los diez valores principales. En su lugar, aparece el cuadro de diálogo Autofiltro de diez mejores. Desde este cuadro de diálogo puede elegir si desea mostrar valores de la parte superior o inferior de la lista, definir el número de elementos que desea ver y elegir si el número del cuadro central indica el número de elementos o el porcentaje de elementos que se mostrarán cuando se aplique el filtro. Con el cuadro de diálogo Autofiltro de diez mejores puede encontrar los diez mejores vendedores o identificar el cinco por ciento de sus mejores clientes. Cuando elija Personalizado en la lista Autofiltro podrá definir una regla que Excel utilizará para decidir qué filas debe mostrar una vez aplicado el filtro. Por ejemplo, puede crear una regla para que sólo se muestren en la hoja de cálculo los días cuyo total de ventas sea inferior a 2500 dólares. Una vez obtenidos esos resultados, podrá determinar si ha sido la climatología u otro factor lo que ha provocado que no haya habido mucho movimiento en el negocio durante esos días. En este ejercicio creará un filtro que muestre los cinco días de enero de más ventas, mostrará las cifras de ventas de los lunes del mismo mes y mostrará los días cuyas ventas son de 3000 dólares como mínimo. 1 Abra el libro Filter de la carpeta Lesson05 de la carpeta Practice del disco duro. 2 Si es necesario, haga clic en la ficha de la hoja Enero. 3 Haga clic en la celda P5.

12 5.12 Conceptos básicos de hojas de cálculo 4 En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro. Aparecerá una flecha hacia abajo en la celda P5. 5 En la celda P5, haga clic en la flecha hacia abajo y haga clic en (Las 10 más...) en la lista que aparecerá. Aparecerá el cuadro de diálogo Autofiltro de diez mejores. 6 Haga clic en el cuadro central, elimine 10, escriba 5 y haga clic en Aceptar. Sólo se mostrarán las filas que contienen los cinco valores mayores en la columna P. 7 En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro. Volverán a aparecer las filas filtradas. 8 Haga clic en la celda B5. 9 En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro. Aparecerá una flecha hacia abajo en la celda B5. 10 En la celda B5 haga clic en la flecha hacia abajo y, en la lista de valores únicos de columna que aparecerá, haga clic en Lun. En la hoja de cálculo sólo se mostrarán las filas que contengan Lun. en la columna B. 11 En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro. Volverán a aparecer las filas filtradas. 12 Cierre el libro sin guardar los cambios.

13 Lección 5 Trabajo con filas, columnas, hojas de cálculo y libros 5.13 Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a trabajar con opciones de presentación, incluyendo cómo ampliar y reducir una hoja de cálculo, ocultar y mostrar filas y columnas, e inmovilizar y liberar filas y columnas. Ha aprendido a trabajar con varias hojas de un libro, incluyendo cómo desplazarse entre las hojas de un libro, agregar y eliminar hojas, y crear fórmulas que hacen referencia a celdas de otras hojas y de otros libros. También ha visto cómo limitar los datos que aparecen en las hojas mediante filtrado. Si va a proseguir con otras lecciones: Guarde y cierre todos los libros abiertos. Si no va a proseguir con otras lecciones: 1 Guarde y cierre todos los libros abiertos. 2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de Excel. Ejercicio corto 1 Cómo puede desplazarse por varias hojas de cálculo de un libro? 2 Cómo se crean libros vinculados? 3 Cómo puede mostrar una hoja en la pantalla con el 60 por ciento del tamaño normal? 4 Cómo crea una fórmula tridimensional en una hoja de cálculo? 5 Si su hoja es tan grande que las filas y columnas que tienen etiquetas de datos desaparecen al desplazarse hacia abajo y a la derecha, qué debe hacer? 6 Si desea mostrar simultáneamente ciertas columnas o filas en la pantalla pero unas columnas o filas que hay en medio no lo permiten, qué debe hacer? Resumen de conceptos Ejercicio 1: abra el libro Sports Income05.xls. Amplíe la Hoja1 en un 50% y redúzcala en un 100%. Oculte y muestre después la columna B. Inmovilice la columna B y la fila 3, y libérelas. Ejercicio 2: abra el libro Food.xls. En la hoja Resumen, escriba una fórmula que sume el peso total de los artículos de carne, pollería y marisco que ha pedido. Abra el libro Budget.xls y cree una fórmula en la primera hoja que sume el costo de todos los productos agrícolas pedidos.

14 5.14 Conceptos básicos de hojas de cálculo Ejercicio 3: al vincular libros utilizó la función Organizar ventanas para poner en mosaico varias ventanas. Qué otras opciones hay disponibles con esta función? En qué circunstancias, aparte de vincular libros, puede ser útil organizar varias ventanas? Además de cerrar los libros abiertos, cómo puede volver a ver a pantalla completa un libro determinado? Ejercicio 4: en esta lección ha aprendido a insertar y eliminar hojas de cálculo. Sabe que el número predeterminado de hojas en un libro es tres, pero hay algún límite en cuanto al número de hojas que se pueden agregar? Si hay algún límite, qué es lo que determina este límite? Hay algún límite en cuanto al número de filas o columnas de un libro? Utilice el cuadro Escriba una pregunta para saber la respuesta a estas preguntas. Ejercicio 5: mientras exploraba Autofiltro quizás haya visto la opción Personalizado en la lista Autofiltro. Utilice el libro Filter para explorar la opción Personalizado. Para qué podría utilizarse? Si es necesario, utilice los archivos de Ayuda de Excel para determinar las posibilidades de filtrado que ofrece la opción Personalizado. Describa brevemente lo que ha encontrado.