MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS TOMO III GERENCIA MUNICIPAL

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1 MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS TOMO III GERENCIA MUNICIPAL Quinta Edición Actualícese Anualmente Enero, 2016

2 ÍNDICE CONTENIDO PÁGINA I. Introducción 1 II. Objetivo del Manual 2 III. Campo de Aplicación 3 IV. Simbología Utilizada 4 V. Nomenclatura 5 VI. Procesos y Procedimientos de la Gerencia Municipal 6.1. Dirección de Recursos 7 Procedimiento Contratación de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo 8 el Renglón Departamento de Selección y Reclutamiento 40 Procedimiento Selección y Contratación de Personal 41 Procedimiento Inducción al Nuevo Personal 77 Procedimiento Reclutamiento Interno de Personal 80 Procedimiento Reclutamiento Externo de Personal Departamento de Gestión de Personal Sección de Recursos 97 Procedimiento Control de Ingreso y Egreso de Personal 98 Procedimiento Trámite de Registro de Nuevos Empleados al IGSS en Forma Electrónica 107 Procedimiento Solicitud de Formulario para Certificado de Trabajo del IGSS 120 Procedimiento Elaboración de Certificado de Trabajo del IGSS 126 Procedimiento Solicitud de Permisos de Empleados Municipales 130 Procedimiento Plan de Vacaciones 136 Procedimiento Elaboración de Cuadro de Cumpleañeros 150 Procedimiento Elaboración de Certificado de Trabajo Electrónico del IGSS 155 Procedimiento Declaración Anticipada en Forma Electrónica 166 Procedimiento Aplicación de Sanciones Administrativas Sección de Nóminas 188 Procedimiento Elaboración de Nómina de Pasajes 189 Procedimiento Emisión de Nómina de Bono Vacacional 202 Procedimiento Emisión de Nómina de Sueldo 212 Procedimiento Certificación de Sueldos para Jubilación 222 Procedimiento Certificación de Sueldo 230 Procedimiento Trámite de Pago de Prestaciones Laborales 235 Procedimiento Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica 261 Procedimiento Trámite para Pago de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón

3 Departamento de Capacitación y Desarrollo 320 Procedimiento Evaluación del Desempeño 321 Procedimiento Capacitación de Personal 330 Procedimiento Desarrollo de Personal 338 VII. Control de Modificaciones 344 VIII. Hoja de Aplicación 345 IX. Fecha de Vigencia 346

4 I. INTRODUCCIÓN El uso de procesos y procedimientos administrativos como rutina, ocasiona su modificación en el desempeño de las tareas diarias y las acciones del trabajo por lo cual, se hace necesario el uso de una herramienta que establezca y facilite la definición de lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una Institución. Los Manuales Administrativos pueden considerarse como una herramienta de consulta y comunicación en una Institución, ya que facilitan la interacción de los distintas unidades administrativas, a través del flujo de información que tienen como objetivo el logro de determinadas actividades, en la reducción de errores en el logro de eficacia y eficiencia de las actividades del personal, y en las políticas de la Institución, con lo cual se garantiza un eficiente control administrativo, proporcionando una mejor y más rápida inducción a los servidores públicos en los puestos de trabajo. La efectiva utilización de los Manuales Administrativos radica en la metodología diseñada y su contenido, logrando con ello, que el usuario evite consultar a los niveles superiores y disponga de la información que requiera para realizar una determinada tarea de forma permanente. Es por ello, que la Municipalidad de Mixco presenta el MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA MUNICIPALIDAD DE MIXCO, cuyo fin es la establecer los lineamientos de aplicación general a seguir, que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una de las Gerencias, Direcciones, Departamentos y Secciones, además de servir como guía, fuente de consulta, parámetro o estándar en cuanto a la medición de resultados por parte de la Unidad Organizativa a cargo, sobre los procesos y procedimientos asignados. El presente Manual, se encuentra dividido en los aspectos generales y la descripción de los procesos y procedimientos de las diferentes unidades administrativas de la Municipalidad de Mixco, debiéndose velar por su implementación, cumplimiento y continuidad, lo cual contribuye al éxito de la administración municipal en cuanto a implementación de procesos y procedimientos sistematizados y tendientes a la certificación de normas de calidad. 1

5 II. OBJETIVOS DEL MANUAL GENERAL Describir e integrar en un documento, los procesos y procedimientos administrativos estandarizados de acuerdo a la legislación vigente, siendo una guía y fuente de consulta que facilite al recurso humano la optimización de los procesos y procedimientos de las diferentes Gerencias, Direcciones, Departamentos y Secciones de la Municipalidad de Mixco, permitiendo cumplir con las funciones asignadas de forma eficiente. ESPECÍFICOS 1. Contar con un documento de base para el cumplimiento de las funciones por puesto de trabajo. 2. Facilitar las labores de control, auditoría, evaluación y seguimiento de las funciones asignadas. 3. Controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo. 4. Contar con una base de datos para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los procedimientos. 2

6 III. CAMPO DE APLICACIÓN El presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos es de aplicación obligatoria para todos los funcionarios, directivos, servidores públicos y consultores que trabajan en la Municipalidad de Mixco, según la estructura organizacional. 3

7 IV. SIMBOLOGÍA UTILIZADA PARA PROCEDIMIENTOS Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos: Figuras Utilizadas en la Diagramación Administrativa, Normas ANSI American National Standards Institute (Instituto Americano de Estándares Nacionales) Iniciador Documento Actividad Símbolo Descripción Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información Inicio o fin. Indica el inicio o fin del diagrama. Puede Actividad. identificar Describe a una unidad las funciones administrativa que desempeñan o persona. las personas involucradas en el procedimiento Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento Documento Multiparte Documentos Multiparte. Para representar un documento con copias Archivo <Function> Decisión Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente Conector Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo Conector Conector De página. Representa una conexión o enlace Conector o enlace de una parte del diagrama a otra en la con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de misma página. flujo 4

8 GERENCIA MUNICIPAL V. NOMENCLATURA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Procedimiento Contratación de Servicios Profesionales y Servicios técnicos Bajo el Renglón DEPARTAMENTO DE SELECCIÓN Y RECLUTAMIENTO Procedimiento Selección y Contratación de Personal Procedimiento Inducción al Nuevo Personal Procedimiento Reclutamiento Interno de Personal Procedimiento Reclutamiento Externo de Personal DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE PERSONAL SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Procedimiento Control de Ingreso y Egreso de Personal Procedimiento Trámite de Registro de Nuevos Empleados Al IGSS en Forma Electrónica Procedimiento Solicitud de Formulario para Certificado de Trabajo del IGSS Procedimiento Elaboración de Certificado de Trabajo del IGSS Procedimiento Solicitud de Permisos de Empleados Municipales Procedimiento Plan de Vacaciones Procedimiento Elaboración de Cuadro de Cumpleañeros Procedimiento Elaboración de Certificado de Trabajo en Electrónico del IGSS Procedimiento Declaración Anticipada en Forma Electrónica Procedimiento Aplicación de Sanciones Administrativas SECCIÓN DE NOMINAS Procedimiento Elaboración de Nómina de Pasajes Procedimiento Emisión de Nómina de Bono Vacacional Procedimiento Emisión de Nómina de Sueldo Procedimiento Certificación de Sueldos para Jubilación Procedimiento Certificación de Sueldo Procedimiento Trámite de Pago de Prestaciones Laborales Procedimiento Generación de Planilla Electrónica del IGSS Procedimiento Trámite de Pago de Servicios 5

9 Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO Procedimiento Evaluación del Desempeño Procedimiento Capacitación de Personal Procedimiento Desarrollo de Personal 6

10 MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Municipalidad de Mixco DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS No. CONTENIDO Contratación de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 7

11 Gerencia: Dirección: Departamento: Sección: MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: No Aplica Sección: No Aplica NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Contratación de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Febrero, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto conocer los pasos a seguir para la contratación de servicios profesionales y servicios técnicos bajo el renglón 029. Fundamento Jurídico: a. Ley de Contrataciones del Estado, Decreto No Articulo 44 y su reglamento. b. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo No c. Reformas a la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto No del Congreso de la República. d. Resolución No Ministerio de Finanzas (normas para el uso del sistema de información de contrataciones y adquisiciones del Estado de Guatecompras). Usuarios: Empleados de la Administración Municipal. Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: Expediente: 1. Boleto de Ornato. 2. Antecedentes Penales y Policiacos. 3. CV. 4. Copia de DPI. 5. Copia de Título o Diploma cuando aplique. 6. RTU actualizado. 7. Declaración Jurada por un abogado No. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Envía propuesta y expediente de personal a contratar. Recibe propuesta y expediente de personal a contratar. Revisa cada uno de los documentos del expediente. Envía propuesta a Gerente Municipal para Visto Bueno. TIEMPO D H M S RESPONSABLE ÁREA RESPONSABLE Área interesada Área interesada Dirección de Recursos Dirección de Recursos DOCUMENTO REQUERIDO Propuesta (Expediente) Boleto de Ornato Antecedentes Penales y Policiacos CV Copia de DPI Copia de Título o Diploma cuando aplique. 8

12 5. Recibe y revisa propuesta Remite propuesta con Visto Bueno a Dirección de Recursos Recibe propuesta con Vo.Bo. 8. Solicita a Presupuesto partida presupuestaria y constancia de disponibilidad presupuestaria para contratación del personal Recibe solicitud Remite a Dirección de Recursos asignación de partida presupuestaria y constancia de disponibilidad presupuestaria (CDP) de conformidad con el Artículo 3 Decreto Ley de Contrataciones del Estado Recibe y adjunta a expediente Elabora contrato en formato aprobado por Asesoría Jurídica. Notifica a interesado para firma de contrato. Gerente Municipal Dirección de Recursos Jefe del Departamento de Presupuesto Gerente Municipal Dirección de Recursos Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal RTU Actualizado Declaración Jurada por un abogado. Asignación de partida presupuestaria y constancia de disponibilidad presupuestaria Dirección de Dirección de Contrato Recursos Recursos 14. Se presenta y firma contrato Interesado Interesado Entrega copia simple de contrato para trámite de fianza e informa que debe presentar timbres para legalización de contrato, cheque o constancia de cuenta monetaria de Banrural cuando aplique. Recibe copia simple de contrato y tramita fianza, timbres y cheque o constancia de cuenta monetaria de Banrural cuando aplique. Entrega fianza, timbres, cheque o constancia de cuenta monetaria de Banco Banrural cuando aplique a Dirección de Recursos. Recibe fianza, timbres, cheque o constancia de cuenta monetaria de Banco Banrural cuando aplique e integra a expediente. Remite contrato a Gerente Municipal para Remite contrato a Gerente Municipal para firma Dirección de Recursos Interesado Dirección de Recursos Dirección de Recursos Interesado Dirección de Recursos Contrato (copia simple) Fianza Constancia de cuenta monetaria en Banco Banrural Timbres Contrato 9

13 20. Recibe y firma contrato Remite contrato firmado a Dirección de Recursos. Recibe contrato firmado y adjunta a expediente. Envía expediente completo y solicita a Asesoría Jurídica que realice gestión de: Legalización de contrato. Recibe solicitud con expediente completo y legaliza contrato. Remite expediente completo con contrato legalizado a Dirección de Recursos. Recibe expediente completo con contrato legalizado. Envía expediente completo y solicita a Secretaría Municipal que realice gestión de: 1.Resolución de Alcaldía Municipal 2.Certificación de la resolución de Alcaldía Municipal Recibe expediente y gestiona resolución de Alcaldía Municipal y certificación de resolución de Alcaldía Municipal. Traslada expediente con resolución de Alcaldía Municipal y certificación de resolución de Alcaldía Municipal a Dirección de Recursos. Recibe expediente con resolución de Alcaldía Municipal y certificación de resolución de Alcaldía Municipal. Reproduce (2) copias de contrato legalizado, fianza, resolución de Alcaldía Municipal y certificación de resolución de Alcaldía Municipal. Remite copia 1 de documentos a la Unidad de Registro de Contrato de la Contraloría General de Cuentas para constancia de notificación de Gerente Municipal Dirección de Recursos Asesoría Jurídica Dirección de Recursos Secretaría Municipal Dirección de Recursos Gerente Municipal Dirección de Recursos Asesoría Jurídica Dirección de Recursos Secretaría Municipal Dirección de Recursos Solicitud Contrato (legalizado) Resolución de Alcaldía Municipal Certificación de Resolución de Alcaldía Municipal Copia (1) Contrato (legalizado) Fianza Resolución de Alcaldía Municipal Certificación de la Resolución de Alcaldía Municipal 10

14 contrato de conformidad con el Artículo 75 de la Ley de Contrataciones del Estado (deberá remitir dentro del plazo de 30 días contados a partir de su aprobación). Remite copia 2 de documentos con oficio de solicitud para publicación de contrato para registro en Guatecompras a Director de Compras y Contrataciones. Recibe y traslada a Auxiliar de Contrataciones o Compras. Recibe y publica contrato para registro en Guatecompras. Recibe constancia de notificación de contrato de Contraloría General de Cuentas y reproduce (1) copia. Elabora oficio de solicitud para publicación en Guatecompras dirigido a Director de Compra y contrataciones. Remite a Director de Compras y Contrataciones oficio de solicitud para publicación en Guatecompras con copia de constancia de notificación de contrato a Contraloría General de Cuentas. (Plazo máximo para publicación al día hábil siguiente de la remisión del contrato en Contraloría General de Cuentas Resolución No Ministerio de Finanzas). Recibe oficio de solicitud para publicación en Guatecompras con copia de constancia de notificación de contrato a Contraloría General de Cuentas y traslada a Auxiliar de Compras o Contrataciones para su publicación en Guatecompras. Recibe y publica en Guatecompras constancia de notificación de contrato a Contraloría General de Cuentas Dirección de Recursos Director de Compras y Contrataciones Auxiliar de Contrataciones o Compras Dirección de Recursos Dirección de Recursos Dirección de Compras y Contrataciones Departamento de Contrataciones o Compras Dirección de Recursos Oficio de Solicitud Copia (2) Contrato (legalizado) Fianza Resolución de Alcaldía Municipal Certificación de la Resolución de Alcaldía Municipal Constancia de Notificación de Contrato Oficio de Solicitud Genera constancia en archivo Director de Compras y Contrataciones Auxiliar de Contrataciones o Compras Dirección de Compras y Contrataciones Departamento de Contrataciones o Compras Oficio de Solicitud Copia de Constancia de Notificación de Contrato Constancia de Publicaciones 11

15 PDF de las publicaciones realizadas en el portal Guatecompras. Envía archivo PDF por correo electrónico a Dirección de Recursos. Recibe constancia en archivo PDF de las publicaciones realizadas en Guatecompras para control interno y archivo a expediente. Auxiliar de Contrataciones o Compras Dirección de Recursos Departamento de Contrataciones o Compras Dirección de Recursos Realizadas en el Portal Guate Compras Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Enero, 2015 Febrero, 2015 Marzo, 2015 Nombre: Alba Florián Temistocles Gudiel Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista de Organización y Métodos Gerente Municipal Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Documentos requeridos anexos No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Propuesta Variable 2. Boleto de Ornato 1 3. Antecedentes Penales y Policiacos 1 4. CV Variable 5. Copia de DPI 1 6. Copia de Título o Diploma Cuando Aplique 1 7. RTU Actualizado 1 8. Declaración Jurada por un Abogado Variable 9. Asignación de Partida Presupuestaria y Constancia de Variable Disponibilidad Presupuestaria (CDP) 10. Contrato (legalizado) Variable 11. Fianza Timbres variable 13. Cheque o Constancia de Cuenta Monetaria de Banco 1 Banrural Cuando Aplique Según Sea el Caso 14. Resolución de Alcaldía Municipal Variable 15. Certificación de Resolución de Alcaldía Municipal Variable 16. Oficio de Solicitud Constancia de Notificación de Contrato a Contraloría Variable General de Cuentas 18. Constancia de Publicaciones Realizada en el Portal Guate Compras 2 12

16 Propuesta Ciudad de Mixco, Marzo año 201 Oficio No. Director de Recursos Municipalidad de Mixco Presente: De la manera atenta me dirijo a usted para solicitar que se pueda contratar a personal que brinde Servicios Profesionales o Servicios Técnicos bajo el renglón 029 para la Gerencia/Dirección de, según el siguiente listado de puestos requeridos: Para dicho efecto, adjunto propuesta de CV. Agradeciendo la atención brindada, me suscribo de usted, Atentamente, Gerente de Área/Unidad 13

17 Boleto de Ornato 14

18 Antecedentes Penales y Policiacos 15

19 Curriculum Vitae CURRICULUM VITAE DATOS PERSONALES NOMBRE: LUGAR DE NACIMIENTO: FECHA DE NACIMIENTO: D.P.I. No.: DIRECCION: TELEFONO: FORMACION ACADEMICA OTROS CURSOS EXPERIENCIA LABORAL REFERENCIAS LABORALES REFERENCIAS PERSONALES 16

20 Copia de DPI 17

21 Copia de Título o Diploma Cuando Aplique 18

22 RTU Actualizado 19

23 Declaración Jurada por un Abogado 20

24 Asignación de Partida Presupuestaria y Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) Ciudad de Mixco, Marzo año 201 Oficio No. Director de Recursos Municipalidad de Mixco Presente: En atención al Oficio No. de fecha, referente a la consulta de disponibilidad presupuestaria para la contratación con cargo al renglón 029 de los siguientes servicios: Se le informa que para la contratación de los servicios antes citados existe saldo presupuestario en la siguiente estructura presupuestaria. Programa: Actividad: Estructura presupuestaria: Otras remuneraciones del personal temporal Saldo presupuestado a la fecha: Q. Agradeciendo la atención brindada, me suscribo de usted, Atentamente, F. Jefe del Departamento de Presupuesto Vo. Bo. Director de Administración Financiera Integrada Municipal 21

25 Contrato (Legalizado) 22

26 23

27 24

28 25

29 Fianza 26

30 Timbres 27

31 Cheque o Constancia de Cuenta Monetaria de Banco Banrural Cuando Aplique Según Sea el Caso 28

32 Resolución de Alcaldía Municipal 29

33 30

34 Certificación de Resolución de Alcaldía Municipal 31

35 32

36 Oficio de Solicitud Ciudad de Mixco, Marzo año 201 Oficio No. Director de Compras y Contrataciones Municipalidad de Mixco Presente: De la manera atenta me dirijo a usted para solicitar que se pueda publicar en el portal de Guate compras el Contrato aprobado y Constancia de Notificación de Contrato a Contraloría General de Cuentas del personal contratado por servicios profesionales y servicios técnicos bajo el renglón 029 según el siguiente listado: Para dicho efecto, adjunto: Contrato (legalizado) Resolución de Alcaldía Municipal Certificación de la Resolución de Alcaldía Municipal Constancia de Notificación de Contrato a Contraloría General de Cuentas Agradeciendo la atención brindada, me suscribo de usted, Atentamente, Gerente de Área/Unidad 33

37 Constancia de Notificación de Contrato a Contraloría General de Cuentas Ciudad de Mixco, de del 2,. Oficio No. Licenciado Jefe Unidad de Registro de Contratos Contraloría General de Cuentas Presente Por este medio nos dirigimos a usted para saludarlo y al mismo tiempo remitirle No. ( ) de Contratos, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 75 de la Ley de Contrataciones del Estado: 1) Contrato de Servicios Profesionales No. para. Copia de Certificación de Resolución de Alcaldía Municipal Número, emitida con fecha, para la aprobación del contrato arriba indicado. Sin otro particular, agradeciendo su atención a la presente. Atentamente, Dirección de Recursos Cc: Archivo 34

38 Constancia de Publicaciones Realizada en el Portal Guate Compras 35

39 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Contratación de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 Área Interesada Dirección de Recursos Gerente Municipal Jefe del Departamento de Presupuesto Inicio Envía propuesta y expediente de personal a contratar. Recibe propuesta y expediente de personal a contratar. Revisa cada uno de los documentos del expediente. Envía propuesta a Gerente Municipal para Visto Bueno. Recibe y revisa propuesta. Recibe propuesta con Vo.Bo. Remite propuesta con Visto Bueno a Dirección de Recursos. Solicita a Departamento de Presupuesto partida presupuestaria y constancia de disponibilidad presupuestaria para contratación del personal. Recibe solicitud. Recibe y adjunta a expediente. Elabora contrato en formato aprobado por Asesoría Jurídica. Remite a Dirección de Recursos asignación de partida presupuestaria y constancia de disponibilidad presupuestaria (CDP) de conformidad con el Artículo 3 Decreto Ley de Contrataciones del Estado. A 36

40 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Contratación de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 Dirección de Recursos Interesado Gerente Municipal Asesoría Jurídica A Notifica a interesado para firma de contrato. Se presenta y firma contrato. Entrega copia simple de contrato para trámite de fianza e informa que debe presentar timbres para legalización de contrato, cheque o constancia de cuenta monetaria de Banrural cuando aplique. Recibe copia simple de contrato y tramita fianza, timbres y cheque o constancia de cuenta monetaria de Banrural cuando aplique. Recibe fianza, timbres, cheque o constancia de cuenta monetaria de Banco Banrural cuando aplique e integra a expediente. Entrega fianza, timbres, cheque o constancia de cuenta monetaria de Banco Banrural cuando aplique a Dirección de Recursos. Remite contrato a Gerente Municipal para firma. Recibe y firma contrato. Recibe contrato firmado y adjunta a expediente. Remite contrato firmado a Dirección de Recursos. Envía expediente completo y solicita a Asesoría Jurídica que realice gestión de: Legalización de contrato Recibe solicitud con expediente completo y legaliza contrato. B 37

41 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Contratación de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 Asesoría Jurídica Dirección de Recursos Secretaría Municipal Director de Compras y Contrataciones Auxiliar de Contrataciones o Compras B Remite expediente completo con contrato legalizado a Dirección de Recursos. Recibe expediente completo con contrato legalizado. Envía expediente completo y solicita a Secretaría Municipal que realice gestión de: 1.Resolución de Alcaldía Municipal 2.Certificación de la resolución de Alcaldía Municipal Recibe expediente y gestiona resolución de Alcaldía Municipal y certificación de resolución de Alcaldía Municipal. Recibe expediente con resolución de Alcaldía Municipal y certificación de resolución de Alcaldía Municipal. Traslada expediente con resolución de Alcaldía Municipal y certificación de resolución de Alcaldía Municipal a Dirección de Recursos. Reproduce (2) copias de contrato legalizado, fianza, resolución de Alcaldía Municipal y certificación de resolución de Alcaldía Municipal. Remite copia 1 de documentos a la Unidad de Registro de Contrato de la Contraloría General de Cuentas para constancia de notificación de contrato. (deberá remitir dentro del plazo de 30 días contados a partir de su aprobación). De conformidad con el Artículo 75 de la Ley de Contrataciones del Estado Remite copia 2 de documentos con oficio de solicitud para publicación de contrato para registro en Guatecompras a Director de Compras y Contrataciones. Recibe y traslada a Auxiliar de Contrataciones o Compras. Recibe y publica contrato para registro en Guatecompras. C 38

42 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Contratación de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 Dirección de Recursos Director de Compras y Contrataciones Auxiliar de Compras o Contrataciones C Recibe constancia de notificación de contrato de Contraloría General de Cuentas y reproduce (1) copia. Elabora oficio de solicitud para publicación en Guatecompras dirigido a Director de Compra y contrataciones. Remite a Director de Compras y Contrataciones oficio de solicitud para publicación en Guatecompras con copia de constancia de notificación de contrato a Contraloría General de Cuentas. (plazo máximo para publicación al día hábil siguiente de la remisión del contrato en Contraloría General de Cuentas). De conformidad con Resolución No Ministerio de Finanzas Recibe oficio de solicitud para publicación en Guatecompras con copia de constancia de notificación de contrato a Contraloría General de Cuentas y traslada a Auxiliar de Compras o Contrataciones para su publicación en Guatecompras. Recibe y publica en Guatecompras constancia de notificación de contrato a Contraloría General de Cuentas. Genera constancia en archivo PDF de las publicaciones realizadas en el portal Guatecompras. Recibe constancia en archivo PDF de las publicaciones realizadas en Guatecompras para control interno y archivo a expediente. Envía archivo PDF por correo electrónico a Dirección de Recursos. Fin 39

43 MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Municipalidad de Mixco DEPARTAMENTO DE SELECCIÓN Y RECLUTAMIENTO No CONTENIDO Procedimiento Selección y Contratación de Personal Procedimiento Inducción al Nuevo Personal Procedimiento Reclutamiento Interno de Personal Procedimiento Reclutamiento Externo de Personal 40

44 Gerencia: Dirección: Departamento: Sección: MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Selección y Reclutamiento Sección: No Aplica NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Selección y Contratación de Personal Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Febrero, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para la contratación de una persona para un área o puesto en específico dentro de la Administración Municipal. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. Usuarios: Empleados de la Administración Municipal. Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. Curriculum Vitae. b. Cuadro General de Puestos. c. Perfil de Puestos. Definiciones: a. Curriculum Vitae: Conjunto de experiencias (educacionales, laborales y vivenciales) de una persona. No DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Recibe Curriculum Vitae de persona referenciada y Formulario Pre-Solicitud de Empleo (FO-GAF-DA-DRH-001). Completa Formulario Registro de Documentación Recibida (FO- GAF-DA-DRH-002) para verificar si el expediente recibido cuenta con la documentación requerida. Si el expediente recibido cuenta con toda la documentación requerida continua proceso con la actividad No. 6. TIEMPO D H M S RESPONSABLE Auxiliar de Selección y Reclutamiento ÁREA RESPONSABLE Departamento de Selección y Reclutamiento DOCUMENTO REQUERIDO Curriculum Vitae Formulario FO- GAF-DA-DRH- 001 Formulario FO- GAF-DA-DRH Si el expediente recibido no 41

45 cuenta con toda la documentación requerida se le informa vía telefónica al candidato que complete su papelería. Recibe la papelería pendiente por parte del candidato para completar expediente. Analiza Curriculum Vitae del interesado en cuanto a profesión, estudios, referencias y cartas de recomendación. Busca en el listado de plazas vacantes del Cuadro General de Puestos para el año vigente, el perfil del puesto al que aplica el interesado. Si se identifica la existencia de un puesto vacante que concuerde con el perfil requerido del puesto según información de Curriculum Vitae, completa el Formulario Revisión de Curricula (FO-GAF- DA-DRH-003) y continúa proceso con la actividad No. 10. Si no se identifica un puesto vacante que concuerde con el perfil requerido del puesto vacante según la información del Curriculum Vitae se informa al Jefe de Selección y Reclutamiento que no existe puesto vacante para el perfil del interesado y archiva expediente. Completa datos del evaluador en la casilla inferior del Formulario FO-GAF-DA-DRH-003. Traslada el expediente clasificado con el puesto sugerido Auxiliar de Selección y Reclutamiento Departamento de Selección y Reclutamiento Curriculum Vitae Cuadro General de Puestos Formulario FO- GAF-DA-DRH- 001 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 002 Formulario FO- GAF-DA-DRH Recibe expediente Revisa expediente, si la selección del puesto fue correcta según el perfil del puesto. Firma de Visto Bueno en la esquina superior derecha de la primera página del Curriculum Vitae. Sella de Visto Bueno a un lado de la firma anterior. Traslada expediente con Visto Bueno a Sub-Director de Recursos Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento Curriculum Vitae Cuadro General 42

46 17. Si la selección de puesto no fue correcta regresa el expediente al Auxiliar de Selección y Reclutamiento para archivo del Expediente Recibe expediente Verifica que los datos de los Expedientes sean los correctos y que estén completos. Si está de acuerdo con la selección inicial, firma de Visto Bueno en la esquina superior derecha del Formulario FO-GAF- DA-DRH-003. Sella de Visto Bueno a un lado de la firma anterior. Traslada expediente a Auxiliar de Selección y Reclutamiento para convocar al interesado a primera entrevista. Si no esta de acuerdo con la selección inicial, traslada el Expediente al Auxiliar de Selección y Reclutamiento para su archivo. Recibe expediente con Visto Bueno. Convoca a interesado a primera entrevista indicando fecha y hora Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento Sub-Director de Recursos Auxiliar de Selección y Reclutamiento Departamento de Selección y Reclutamiento Sub-Dirección de Recursos Departamento de Selección y Reclutamiento de Puestos Formulario FO- GAF-DA-DRH- 001 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 002 Formulario FO- GAF-DA-DRH Se presenta el día y hora indicado. Brinda saludo respectivo al interesado. Solicita al interesado que realice una Prueba de Inteligencia de 40 minutos o Prueba Aptitudinal de 15 minutos según corresponda evaluar. Informa al interesado que el tiempo de para realizar la prueba a finalizado. Solicita al interesado la prueba realizada. Califica la prueba realizada y elabora Reporte de Evaluación de la Prueba. Integra al expediente prueba y resultado de evaluación de la prueba. Traslada expediente Sub-Director de Recursos Interesado Interesado Auxiliar de Selección y Reclutamiento Auxiliar de Selección y Reclutamiento Departamento de Selección y Reclutamiento Departamento de Selección y Reclutamiento Pruebas de Inteligencia o Prueba Aptitudinal Reporte de Evaluación de la Prueba Realizada Curriculum Vitae 43

47 34. Recibe expediente Revisa el expediente con Curriculum Vitae, documentación, formularios, prueba y resultado de evaluación de la prueba. Solicita que el interesado llegue despacho. Realiza al interesado primera entrevista utilizando Formulario de Entrevista (FO-GAF-DA-DRH- 004) Completa la casilla inferior del Formulario FO-GAF-DA-DRH-004 con su nombre, firma y sello. Llena Formulario de Evaluación del Aspirante (FO-GAF-DA-DRH- 005). Pondera el resultado del Formulario FO-GAF-DA-DRH-005. Completa la casilla inferior del Formulario FO-GAF-DA-DRH-005 con su nombre, firma y sello. Traslada expediente a Director de Recursos Recibe expediente Verifica que Formularios FO-GAF- DA-DRH-001, 002, 003, 004 y 005, estén completos. Emite firma de Visto Bueno en el Formulario FO-GAF-DA-DRH-005 en la esquina inferior derecha. Sella a un lado de la firma anterior Sub Director de Recursos Director de Recursos Sub-Dirección de Recursos Dirección de Recursos Formulario FO- GAF-DA-DRH- 001 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 002 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 003 Perfil de Puestos Cuadro General de Puestos Curriculum Vitae Formulario FO- GAF-DA-DRH- 001 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 002 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 003 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 004 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 005 Pruebas de Inteligencia o Prueba Aptitudinal Resultado de Evaluación de la Prueba Realizada 47. Traslada expediente a Jefe de Selección y Reclutamiento para investigación Recibe expediente. 49. Revisa Vo. Bo en expediente Traslada expediente Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento 51. Recibe expediente. 52. Realiza investigación sobre información y documentos proporcionados por interesado, utilizando Formularios GAF-DA- DRH No. 006, 007, 008, 009 y Auxiliar de Selección y Reclutamiento Departamento de Selección y Reclutamiento 44

48 Traslada expediente a Jefe de Selección y Reclutamiento con el resultado de la investigación. Recibe expediente con resultados de investigación. Revisa investigación de la información expediente. Traslada expediente a Director de Recursos Auxiliar de Selección y Reclutamiento Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento Departamento de Selección y Reclutamiento 57. Recibe expediente Revisa que Formularios FO-GAF- DA-DRH-006, 007, 008, 009 y 010 estén completos. Firma de Visto Bueno en el Formulario FO-GAF-DA-DRH-010 en el lugar establecido. Sella a un lado de la firma anterior. Si no emite Visto Bueno traslada el expediente al Auxiliar de Selección y Reclutamiento para su archivo. Traslada el expediente a Alcaldía Municipal para revisión y aprobación del expediente, colocando en caratula el Formulario FO-GAF-DA-DRH Recibe expediente Revisa expediente Si autoriza la contratación marca la casilla de Autorizado del Formulario No. FO-GAF-DA-DRH Sella de Visto Bueno a un lado de la firma anterior. Si no autoriza la contratación marca la casilla No Autorizado del Formulario No. FO-GAF-DA- DRH Traslada expediente Director de Recursos Alcaldía Municipal Dirección de Recursos Alcaldía Municipal Curriculum Vitae Formulario FO- GAF-DA-DRH- 001 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 002 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 003 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 004 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 005 Pruebas de Inteligencia o Prueba Aptitudinal Reporte de Evaluación de la Prueba Realizada Formulario FO- GAF-DA-DRH- 006 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 007 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 008 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 009 Formulario FO- GAF-DA-DRH Recibe expediente Si el expediente fue aprobado, lo traslada a Encargado de Sección de Recursos para que genere número de voucher Director de Recursos Dirección de Recursos 71. Si no está aprobado traslada el expediente al Auxiliar de Selección y Reclutamiento de Personal para su archivo

49 72. Recibe expediente aprobado Ingresa datos generales del empleado al sistema para la generación del número de voucher. Solicita habilitación del puesto al Departamento de Organización y Métodos, enviando fotocopia del Formulario No. FO-GAF-DA DRH-010, agregando el número de voucher generado. Recibe fotocopia del Formulario No. FO-GAF-DA DRH-010 con autorización. Verifica partida presupuestaria, puesto vacante, nombre funcional del puesto y el área a la que pertenece Habilita el puesto en el sistema. 78. Notifica de la habilitación del puesto vía correo electrónico al Encargado de Sección de Recursos. 79. Recibe correo electrónico Ingresa al sistema de Recursos. Ingresa número de voucher para generar Contrato Imprime Contrato. 83. Revisa Contrato Prepara Contrato en folder identificado Traslada expediente Recibe expediente. 87. Notifica al empleado que debe presentarse para firma de contrato y iniciar labores Encargado de Recursos Analista de Organización y Métodos Encargado de Recursos Auxiliar de Recursos Sección de Recursos Departamento de Organización y Métodos Sección de Recursos Sección de Recursos 88. Se presenta y firmar contrato Empleado Empleado Adjunta contrato firmado a expediente. Traslada expediente a Director de Recursos para firma de contrato Recibe expediente. 92. Firma Contrato Auxiliar de Recursos Director de Recursos Sección de Recursos Dirección de Recursos Formulario FO- GAF-DA-DRH Contrato Curriculum Vitae Formulario FO- GAF-DA-DRH- 001 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 002 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 003 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 004 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 005 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 006 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 007 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 008 Formulario FO- GAF-DA-DRH- 009 Formulario FO- GAF-DA-DRH

50 93. Traslada expediente a Gerente de Área/Unidad para firma de contrato Contrato 94. Recibe expediente. 95. Firma Contrato Gerente de Área/ Unidad Gerente Área/ Unidad 96. Traslada expediente firmado a Director de Recursos Recibe expediente Traslada expediente a Alcaldía Municipal para firma de Contrato Director de Recursos Dirección de Recursos 99. Recibe expediente Firma Contrato Traslada expediente a Director de Recursos Alcaldía Municipal Alcaldía Municipal 102. Recibe expediente Traslada expediente a Auxiliar de Recursos Recibe expediente. Director de Recursos Dirección de Recursos Contrato Revisa que Contrato esté firmado. Realiza una fotocopia de Contrato firmado. Entrega expediente con original y fotocopia de Contrato firmado a Encargado de Nominas para que genere el pago cuando corresponda. Recibe y sella original y fotocopia de Contrato firmado. Entrega expediente y Contrato original para archivo Auxiliar de Recursos Encargado de Nóminas Sección de Recursos Sección de Nóminas 110. Recibe expediente Archiva expediente. Auxiliar de Kardex Sección de Recursos 47

51 Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Febrero, 2013 Febrero, 2013 Julio, 2013 Nombre: Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Diciembre 2014 Departamento de Organización y Métodos Asesoría Alcaldía Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Formulario FO-GAF-DA-DRH-001 Pre-Solicitud de Empleo 1 2. Formulario FO-GAF-DA-DRH-002 Registro de Documentación Recibida 1 3. Formulario FO-GAF-DA-DRH-003 Revisión de Curriculum 1 4. Formulario FO-GAF-DA-DRH-004 Guía de Entrevista 1 5. Formulario FO-GAF-DA-DRH-005 Evaluación del Aspirante (Post-Entrevista) 1 6. Formulario FO-GAF-DA-DRH-006 Verificación de Referencias Personales 1 7. Formulario FO-GAF-DA-DRH-007 Verificación de Referencias Laborales 1 8. Formulario FO-GAF-DA-DRH-008 Verificación de Antecedentes 1 9. Formulario FO-GAF-DA-DRH-009 Información de Resultados de Selección Formulario FO-GAF-DA-DRH-010 Revisión de la Documentación del Expediente Pruebas de Inteligencia de Referencia Prueba Aptitudinal de Referencia Resultados de la Evaluación de la Prueba Realizada Contrato 1 48

52 Pre-Solicitud de Empleo 49

53 Registro de Documentación Recibida 50

54 Revisión de Curriculum 51

55 Entrevista 52

56 + 53

57 Evaluación del Aspirante (Post-Entrevista) 54

58 Verificación de Referencias Personales 55

59 Verificación de Referencias Laborales 56

60 Verificación de Antecedentes 57

61 Informe de Resultados de Selección 58

62 Revisión de la Documentación del Expediente 59

63 Prueba de Inteligencia de Referencia 60

64 61

65 62

66 Prueba Aptitudinal de Referencia 63

67 64

68 Resultados de la Evaluación de la Prueba Realizada 65

69 66

70 Contrato 67

71 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Selección y Contratación de Personal Auxiliar de Selección y Reclutamiento Inicio Recibe Curriculum Vitae de persona referenciada y formulario pre-solicitud de empleo. Completa Formulario Registro de Documentación Recibida. Expediente cuenta con toda la documentación Si No Continua Proceso. Se informa vía telefónica al candidato que complete su papelería. Recibe la papelería pendiente por parte del candidato. Analiza Curriculum Vitae del interesado en cuanto a profesión, estudios, referencias y cartas de recomendación. Busca en el listado de plazas vacantes del Cuadro General de Puestos para el año vigente, el perfil del puesto al que aplica el interesado. A 68

72 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Selección y Contratación de Personal Auxiliar de Selección y Reclutamiento Jefe de Selección y Reclutamiento Sub-Director de Recursos Interesado A Recibe expediente Recibe expediente Identifica la existencia de un puesto vacante que concuerde con la Curricula Vitae, Revisa si la selección del puesto fue correcta según el perfil del puesto. Verifica que los datos de los expedientes sean los correctos y que estén completos. Si No Si No Completa el Formulario Revisión de Curricula. Informa al Jefe de Selección que no existe puesto vacante para el perfil del interesado y archiva. Firma de Visto Bueno. Regresa el expediente al Auxiliar de Selección para archivo. Si Si está de acuerdo con la selección inicial. No Completa datos del evaluador en la casilla inferior del Formulario. Sella de Visto Bueno a un lado de la firma anterior. Firma de Visto Bueno. Traslada el expediente al Auxiliar de Selección para su archivo. Si se identifica la existencia de un puesto vacante completa el Formulario FO-GAF-DA- DRH-003 Traslada expediente con Visto Bueno a Sub- Director de Recursos. Sella de Visto Bueno a un lado de la firma anterior. Traslada expediente clasificado con el puesto sugerido Traslada expediente a Auxiliar de Selección y Reclutamiento para convocar al interesado a primera entrevista. Recibe expediente con visto bueno. Convoca a interesado a primera entrevista indicando fecha y hora. Se presenta el día y hora indicado. Brinda saludo respectivo al interesado. B 69

73 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Selección y Contratación de Personal Auxiliar de Selección y Reclutamiento Sub Director de Recursos B Solicita al interesado que realice una prueba de inteligencia ó prueba aptitudinal. Informa al interesado que el tiempo de para realizar la prueba a finalizado. Solicita al interesado la prueba realizada. Califica la prueba realizada y elabora reporte de evaluación de la prueba. Integra al expediente prueba y reporte de evaluación de la prueba. Traslada expediente Sub-Director de Recursos. Recibe expediente. Revisa el expediente Curriculum Vitae, documentación, formularios, prueba y reporte de evaluación de la prueba. Solicita que el interesado llegue despacho. C 70

74 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Selección y Contratación de Personal Sub Director de Recursos Director de Recursos Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento Auxiliar de Selección y Reclutamiento C Recibe expediente. Recibe expediente. Recibe expediente. Realiza al interesado primera entrevista utilizando Formulario de Entrevista (FO-GAF-DA- DRH-004). Verifica que Formularios FO-GAF-DA-DRH-001, 002, 003, 004 y 005 estén completos. Revisa Vo. Bo en expediente. Realiza investigación sobre información y documentos proporcionados por interesado, utilizando Formularios. Completa la casilla inferior del Formulario FO-GAF-DA-DRH-004 con su nombre, firma y sello. Emite firma de Visto Bueno en el Formulario FO-GAF-DA-DRH-005 en la esquina inferior derecha. Traslada expediente. Traslada expediente a Jefe de Selección y Reclutamiento con el resultado de la investigación Llena Formulario de Evaluación del aspirante (FO-GAF- DA-DRH-005). Sella a un lado de la firma anterior. Recibe expediente con resultados de investigación. Pondera el resultado del Formulario FO- GAF-DA-DRH-005. Traslada expediente a Jefe de Selección y Reclutamiento para investigación. Revisa investigación de la información expediente. Completa la casilla inferior del Formulario FO-GAF-DA-DRH-005 con su nombre, firma y sello. Recibe expediente Traslada expediente a Director de Recursos. Traslada expediente a Director de Recursos. Revisa que Formularios FO-GAF-DA-DRH-006, 007, 008, 009 y 010 estén completos Firma de Visto Bueno en el Formulario FO-GAF-DA- DRH-010 en el lugar establecido Sella a un lado de la firma anterior D 71

75 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Selección y Contratación de Personal Director de Recursos Alcaldía Municipal D Si no emite Visto Bueno traslada el expediente al Auxiliar de Selección y Reclutamiento para su archivo Traslada el expediente a Alcaldía Municipal para revisión y aprobación del expediente Recibe expediente Revisa expediente Si autoriza la contratación marca la casilla Autorizado del Formulario No. FO-GAF- DA-DRH-010 Sella de Visto Bueno a un lado de la firma anterior Si no autoriza la contratación marca la casilla No Autorizado del Formulario No. FO- GAF-DA-DRH-010 Traslada expediente E 72

76 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Selección y Contratación de Personal Director de Recursos Encargado de Sección de Recursos Analista de Organización y Métodos E Recibe expediente Si el expediente fue aprobado, lo traslada a Encargado de Sección de Recursos para que genere número de voucher Si no está aprobado traslada el expediente al Auxiliar de Selección y Reclutamiento para su archivo Recibe expediente aprobado. Ingresa datos generales del empleado al sistema para la generación del número de voucher Solicita habilitación del puesto al Departamento de Organización y Métodos Recibe fotocopia del Formulario No. FO- GAF-DA-DRH-010 aprobado Verifica partida presupuestaria, puesto vacante, nombre funcional del puesto y el área a la que pertenece Habilita el puesto en el sistema Recibe correo electrónico Notifica de la habilitación del puesto vía correo electrónico F 73

77 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Selección y Contratación de Personal Encargado de Sección de Recursos Auxiliar e Recursos Empleado F Ingresa al sistema de Recursos Ingresa número de voucher para generar contrato Imprime contrato Revisa Contrato Prepara contrato en folder identificado Traslada Expediente Recibe expediente Notifica al empleado que debe presentarse para firma de contrato Se presenta y firmar contrato. Adjunta contrato firmado a expediente. G 74

78 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Selección y Contratación de Personal Auxiliar de Recursos Director de Recursos Gerente de Área/ Unidad Alcaldía Municipal G Recibe expediente Recibe Expediente Recibe expediente Traslada expediente a Director de Recursos para firma de contrato Firma contrato Firma contrato Firma contrato Traslada expediente a Gerente de Área/ Unidad para firma de contrato. Traslada expediente firmado a Director de Recursos. Traslada expediente firmado a Director de Recursos. Recibe expediente Traslada expediente a Alcaldía Municipal para firma de contrato. Recibe expediente Recibe expediente Traslada expediente a Auxiliar de Recursos. Realiza una fotocopia de contrato firmado. H 75

79 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Selección y Contratación de Personal Auxiliar de Kardex Encargado de Nominas Auxiliar de Recursos H Entrega expediente con original y fotocopia de contrato firmado a para que genere el pago cuando corresponda. Recibe y sella original y fotocopia de contrato firmado. Entrega expediente y contrato original para archivo. Recibe expediente. Archiva expediente. Fin. 76

80 Gerencia: Dirección: Departamento: Sección: MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Selección y Reclutamiento Sección: No Aplica NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Inducción al Nuevo Personal Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Marzo, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para inducir al nuevo empleado en el desempeño de su trabajo. La información para cada puesto dependerá de las atribuciones del puesto para el cual fue contratado. Fundamento Jurídico: Ninguno. Usuarios: Empleados de la Administración Municipal de nuevo ingreso. Requisitos previos: Ninguno. Definiciones: Ninguna. No DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Asigna Auxiliar de Selección y Reclutamiento para la inducción al puesto del empleado de nuevo ingreso. Informa al personal que conforma el Área/Unidad del ingreso de un empleado nuevo, previo al ingreso del mismo. TIEMPO D H M S 3. Recibe al empleado nuevo Presenta al empleado nuevo con los empleados del Departamento. Presenta al empleado nuevo al Auxiliar de Selección y Reclutamiento asignado para la inducción al puesto específico. RESPONSABLE Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento ÁREA RESPONSABLE Departamento de Selección y Reclutamiento Jefe de Área/Unidad Área/Unidad Auxiliar de Selección y Reclutamiento Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento Departamento de Selección y Reclutamiento DOCUMENTO REQUERIDO Ninguno 77

81 6. Inicia inducción Indica atribuciones del puesto para el cual fue contratado. Indica normas internas del Área/Unidad, horarios de entrada y salida, horario de almuerzo, uso del teléfono Muestra el puesto de trabajo Entrega equipo y herramientas de trabajo. Asigna tiempo al empleado nuevo para que exponga dudas o temas que no le hayan quedado claros. Entrega al empleado nuevo la descripción del puesto por escrito, funciones, normativas internas de Área/Unidad, restricciones y gestiona la entrega de la tarjeta de asignación de equipo, mobiliario y bienes por medio de la Sección de Inventarios Auxiliar de Selección y Reclutamiento Departamento de Selección y Reclutamiento Ninguno Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Marzo, 2013 Marzo, 2013 Julio, 2013 Nombre: Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Métodos Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Diciembre 2014 Departamento de Organización y Métodos Contenido de la Modificación: Reajuste del Procedimiento Asesoría Alcaldía Documentos requeridos anexos No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: Ninguno 78

82 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Inducción al nuevo Personal Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento Auxiliar de Selección y Reclutamiento Inicio Asigna a un empleado para la inducción al puesto del empleado Inicia inducción. Informa del ingreso de un empleado nuevo Indica atribuciones del puesto para el cual fue contratado. Recibe al empleado nuevo. Indica normas internas del Área/ Unidad Presenta al empleado nuevo con los empleados del Área/Unidad. Muestra el puesto de trabajo. Presenta al empleado con la persona asignada para la inducción Entrega equipo y herramientas de trabajo. Asigna tiempo al Empleado nuevo para que exponga dudas Entrega al empleado nuevo la descripción del puesto por escrito, funciones, normativas internas de Área/Unidad, restricciones y gestiona la entrega de la tarjeta de asignación de equipo, mobiliario y bienes por medio de la Sección de Inventarios. Fin. 79

83 Gerencia: Dirección: Departamento: Sección: MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Selección y Reclutamiento Sección: No Aplica NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Reclutamiento Interno de Personal Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Marzo, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto la búsqueda interna de candidatos potencialmente calificados y capaces de poder ocupar otros cargos dentro de la Institución, cuando se necesite ocupar un puesto vacante ó nuevo. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. Usuarios: Empleados de la Administración Municipal. Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: Ninguno. Definiciones: Ninguna. No DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Elabora Solicitud de Contratación de Personal. Firma Solicitud de Contratación de Personal. Envía Solicitud de Contratación de Personal. Recibe Solicitud de Contratación de Personal. Revisa Solicitud de Contratación de Personal de acuerdo a: Políticas y Normas de la Institución Plan de contratación de personal del ejercicio fiscal. TIEMPO D H M S RESPONSABLE Gerente Área/Unidad Jefe de Selección y Reclutamiento ÁREA RESPONSABLE Área/Unidad Departamento de Selección y Reclutamiento DOCUMENTO REQUERIDO Solicitud de Contratación de Personal Cuadro General de Empleados 80

84 6. Traslada Solicitud de Contratación de Personal y adjunta, Cuadro General de Empleados al Director de Recursos Jefe de Selección y Reclutamiento Departamento de Selección y Reclutamiento 7. Recibe expediente Revisa expediente Archiva Cuadro General de Empleados. Autoriza la Solicitud de Contratación de Personal firmando en la esquina superior derecha. De no ser autorizado, regresa Solicitud de Contratación de Personal a Jefe de Selección y Contratación. Traslada Solicitud de Contratación de Personal a Jefe de Selección y Reclutamiento. Recibe Solicitud de Contratación de Personal autorizada. Realiza reclutamiento interno por medio de investigación del recurso humano con que cuenta la Institución para ocupar el puesto, según posibilidades de: Transferencias de personal. Ascensos de personal. Transferencias con ascensos. Programas de desarrollo de personal. Planes de profesionalización de personal. Elabora Propuesta de Candidatos a ocupar el puesto de trabajo vacante. Traslada Propuesta de Candidatos a Director de Recursos. Recibe Propuesta de Candidatos. Analiza la Propuesta de Candidatos Director de Recursos Jefe de Selección y Reclutamiento Director de Recursos Dirección de Recursos Departamento de Selección y Reclutamiento Dirección de Recursos Solicitud de Contratación de Personal Cuadro General de Empleados Propuesta de Candidatos 81

85 Sí está de acuerdo con alguna de las propuestas, firma de aprobado en el pérfil presentado. Si no está de acuerdo rechaza la Propuesta del Candidato. Traslada a Jefe de Selección y Reclutamiento la propuesta aprobada o rechazada. Recibe Propuesta de Candidatos. Si recibe una Propuesta aprobada traslada información a Gerente de Área/Unidad. Notifica a Empleado de su traslado. Si la propuesta fue rechazada continúa con el procedimiento de Reclutamiento Externo de Personal Director de Recursos Jefe de Selección y Reclutamiento Dirección de Recursos Departamento de Selección y Reclutamiento Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Marzo, 2013 Marzo, 2013 Julio, 2013 Nombre: Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Diciembre 2014 Departamento de Organización y Métodos Asesoría Alcaldía Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Solicitud de Contratación 1 2. Cuadro General de Empleados Variable 3. Propuesta de Candidatos Variable 82

86 Solicitud de Contratación 83

87 Cuadro General de Empleados 84

88 Propuesta de Candidatos Guatemala, 01 de Marzo de 2013 PROPUESTA DE CANDIDATOS Señor (a) Director (a) de Recursos Municipalidad de Mixco Presente Estimado Señor (a) Director (a): Es un gusto saludarle, esperando que sus actividades diarias marchen de la mejor manera. Por este medio hago de su conocimiento el personal que cuenta con el perfil requerido para la contratación de : No. Nombre Puesto Actual No. de Voucher Sin otro particular. cc: Archivo Atentamente, Nombre Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento 85

89 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Reclutamiento Interno de Personal Gerente Área/Unidad Jefe de Selección y Reclutamiento Director de Recursos Inicio Elabora Solicitud de Contratación de Personal Firma Solicitud de Contratación de Personal Envía Solicitud de Contratación de Personal Recibe Solicitud de Contratación de Personal Revisa Solicitud de Contratación de Personal Traslada Solicitud de Contratación de Personal y adjunta Cuadro General de Empleados Recibe expediente Revisa expediente Archiva Cuadro General de Empleados Autoriza la solicitud de Contratación de Personal firmando en la esquina superior derecha A 86

90 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Reclutamiento Interno de Personal Director de Recursos Jefe de Selección y Reclutamiento A De no ser autorizado, regresa Solicitud de Contratación de Personal a Jefe de selección y Reclutamiento Traslada Solicitud de Contratación de Personal a Jefe de selección y Reclutamiento Recibe Solicitud de Contratación de Personal autorizada Realiza reclutamiento interno por medio de investigación del recurso humano Recibe Propuesta de Candidatos Elabora Propuesta de Candidatos a ocupar el puesto de trabajo vacante Analiza la Propuesta de Candidatos Traslada Propuesta de Candidatos a Director de Recursos Esta de acuerdo con la ropuesta No Si Rechaza la propuesta Firma de aprobado en el perfil presentado B 87

91 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Reclutamiento Interno de Personal Director de Recursos Jefe de Selección y Reclutamiento B Traslada a Jefe de Selección y Reclutamiento la propuesta aprobada o rechazada Recibe propuesta de candidatos Si recibe una Propuesta aprobada traslada información a Gerente de Área/Unidad Notifica a Empleado de su traslado Fin Si la propuesta fue rechazada continúa con el procedimiento de Reclutamiento Externo de Personal 88

92 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Selección y Reclutamiento Sección: No Aplica NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Reclutamiento Externo de Personal Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Marzo, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto la convocatoria externa de candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la Institución, formando así un banco de datos que permita una respuesta efectiva cuando se necesite ocupar un puesto nuevo o una vacante. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. Usuarios: Empleados de la Administración Municipal. Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: Ninguno. Definiciones: Ninguna. No. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL TIEMPO D H M S RESPONSABLE ÁREA RESPONSABLE DOCUMENTO REQUERIDO Elabora Solicitud de Contratación de Personal según perfil establecido. Traslada Solicitud de Contratación de Personal a Jefe de Selección y Reclutamiento Gerente Área/Unidad Área/Unidad Solicitud de Contratación 3. Recibe Solicitud de Contratación de Personal. Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento Departamento de Selección y Reclutamiento 89

93 4. 5. Revisa la Solicitud de Contratación de Personal de acuerdo a: Políticas y normas de la Institución. Plan de contratación de personal del ejercicio fiscal Vacantes disponibles. Traslada Solicitud de Contratación de Personal adjuntando Cuadro General de Empleados para el año al Director de Recursos Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento Departamento de Selección y Reclutamiento 6. Recibe expediente. 7. Revisa expediente Archiva Cuadro General de Empleados. Autoriza la Solicitud de Contratación de Personal firmando en la esquina superior derecha. Traslada Solicitud de Contratación de Personal autorizada. Recibe Solicitud de Contratación de Personal aprobada. Revisa Solicitud de Contratación de Personal aprobada. Traslada Solicitud de Contratación de Personal a Auxiliar de Selección y Reclutamiento. Recibe Solicitud de Contratación de Personal. Realiza convocatoria externa por medio de las siguientes técnicas: Banco de datos conformado por candidatos que se presentan de manera espontánea o provenientes de otros reclutamientos. Candidatos referidos por otros servidores públicos de la Institución Director de Recursos Jefe de Selección y Reclutamiento Auxiliar de Selección y Reclutamiento Dirección de Recursos Departamento de Selección y Reclutamiento Solicitud de Contratación Cuadro General de Empleados Convocatoria de Personal 90

94 Carteles de avisos colocados en la Institución. Anuncios en medios de comunicación (diarios y/o radio). Integra los Curriculum Vitae recibidos en el plazo establecido en la convocatoria. Realiza análisis de los Curriculum Vitae recibidos. Define que candidatos cumplen con el perfil del puesto vacante. Traslada al Jefe de Selección y Reclutamiento los pérfiles analizados. Recibe los Curriculum Vitae analizados. Valida la selección de los Curriculum Vitae que cumplen con el perfil de la plaza vacante. Aprueba la selección de los Curriculum Vitae presentadas. Continúa con el procedimiento de Selección y Contratación de Personal Auxiliar de Selección y Reclutamiento Jefe de Selección y Reclutamiento Departamento de Selección y Reclutamiento Convocatoria de Personal Curriculum Vitae Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Marzo, 2013 Marzo, 2013 Julio, 2013 Nombre: Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Diciembre 2014 Descripción Secuencial Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Área Responsable Departamento de Organización y Métodos Asesoría Alcaldía Documentos requeridos anexos No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Solicitud de Contratación 1 2. Cuadro General de Empleados Variable 3. Convocatoria de Personal Variable 4. Curriculum Vitae Variable 91

95 Solicitud de Contratación Guatemala, 01 de Marzo de 2013 SOLICITUD DE CONTRATACION Señor (a) Director (a) de Recursos Municipalidad de Mixco Presente Estimado Señor (a) Director (a): Es un gusto saludarle, esperando que sus actividades diarias marchen de la mejor manera. Por este medio le solicito realizar convocatoria para poder cubrir la plaza de que como es de su conocimiento se encuentra vacante hace días y es importante en nuestra área para poder desarrollar nuestras funciones. Sin otro particular y en espera de su respuesta. Atentamente, cc: Archivo Nombre Gerente de Área/Unidad 92

96 Cuadro General de Empleados Convocatoria de Personal 93

97 Curriculum Vitae CURRICULUM VITAE DATOS PERSONALES NOMBRE: LUGAR DE NACIMIENTO: FECHA DE NACIMIENTO: D.P.I. No.: DIRECCION: TELEFONO: FORMACION ACADEMICA OTROS CURSOS EXPERIENCIA LABORAL REFERENCIAS LABORALES REFERENCIAS PERSONALES 94

98 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Reclutamiento Externo de Personal Gerente Àrea/Unidad Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento Director de Recursos Auxiliar de Selección y Reclutamiento Inicio Elabora Solicitud de Contratación de Personal según perfil establecido. Traslada Solicitud de Contratación de Personal Recibe Solicitud de Contratación de Personal. Recibe expediente. Revisa la Solicitud de Contratación de Personal Revisa expediente Traslada Solicitud de Contratación de Personal adjuntando Cuadro General de Empleados para el año Archiva Cuadro General de Empleados Autoriza la Solicitud de Contratación de Personal firmando en la esquina superior derecha Recibe Solicitud de Contratación de Personal aprobada. Traslada Solicitud de Contratación de Personal autorizada Revisa Solicitud de Contratación de Personal aprobada. Traslada Solicitud de Contratación de Personal Recibe Solicitud de Contratación de Personal. A 95

99 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Reclutamiento Externo de Personal Auxiliar de Selección y Reclutamiento Jefe de Selección y Reclutamiento A Realiza convocatoria externa Integra los Curriculum Vitae recibidos en el plazo establecido en la convocatoria Realiza análisis de los Curriculum Vitae recibidos. Define que candidatos cumplen con el perfil del puesto vacante Traslada los pérfiles analizados. Recibe los Curriculum Vitae analizados. Valida la selección de los Curriculum Vitae que cumplen con el perfil de la plaza vacante Aprueba la selección de los Currícula Vitae presentadas Fin Continúa con el procedimiento de Selección y Contratación de Personal 96

100 MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Municipalidad de Mixco SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS No CONTENIDO Procedimiento de Control de Ingreso y Egreso de Personal Procedimiento de Trámite de Registro de Nuevos Empleados al IGSS en forma electrónica Procedimiento de Solicitud de Formulario para Certificado de Trabajo del IGSS Procedimiento de Elaboración de Certificados de Trabajo del IGSS Procedimiento de Solicitud de Permisos de Empleados Municipales Procedimiento de Plan de Vacaciones Procedimiento de Elaboración de Cuadro de Cumpleañeros Procedimiento de Elaboración de Certificado de Trabajo Electrónico del IGSS Procedimiento de Declaración Anticipada en Forma Electrónica Procedimiento Aplicación de Sanciones Administrativas 97

101 Gerencia: Dirección: Departamento: Sección: MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Gestión de Personal Sección: Recursos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Control de Ingreso y Egreso de Personal Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Febrero, D H M S Descripción General: Es el procedimiento que tiene por objeto el registro del ingreso y egreso del personal a la Institución utilizando medios de control que permitan emitir informes periódicos para su análisis y respectiva toma de decisiones tomando de base los horarios y turnos establecidos en el Contrato de Trabajo. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. b. Código de Trabajo. c. Contrato de Trabajo. Usuarios: Empleados de la Administración Municipal. Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. Reporte General de Entradas Tarde. Definiciones: Ninguna. No DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Realiza marcaje diario de ingreso y egreso de labores. Recopila los permisos autorizados a todos los empleados durante el periodo que comprenda el Reporte General de Entradas Tarde a generar. Traslada Formularios de Permisos a Dirección de Recursos para Visto Bueno. TIEMPO D H M S RESPONSABLE ÁREA RESPONSABLE DOCUMENTO REQUERIDO Empleado Área/Unidad Ninguno Auxiliar de Recursos Sección de Recursos Reporte General de Entradas Tarde 98

102 Revisa Formularios de 4. Permisos y coloca firma de Visto Bueno Traslada Formularios de 5. Permisos aprobados al Auxiliar de Recursos. 6. Recibe Formularios de Permisos aprobados Ingresa permisos al Sistema Genera Reporte General de 8. Entradas Tarde (Mensual, quincenal ó semanal) en el Sistema de marcaje. 9. Revisa el cumplimiento de los horarios y turnos establecidos Identifica incumplimiento en el horario de labores Si existe incumplimiento en los horarios, elabora Oficio de 11. Notificación por área y adjunta a Reporte General de entradas Tarde. Traslada Oficios de Notificación 12. y Reporte General de entradas Tarde a Encargado de Recursos. Recibe Oficios de Notificación y 13. Reporte General de entradas Tarde. Revisa Oficios de Notificación y 14. Reporte General de entradas Tarde. Traslada Oficios de Notificación y Reporte General de entradas 15. Tarde a cada Gerente de Area/Unidad para que se de por enterado. Recibe Oficios de Notificación y 16. Reporte General de entradas Tarde. 17. Revisa documentos Notifica de enterado a Encargado Recursos Envia Oficio de Notificación de enterado con Vo. Bo. 20. Recibe Ofico de Notificación de enterado. 21. Revisa Ofico de Notificación de enterado Emite con firma de Direccón Auxiliar de Recursos Encargado de Recursos Gerente de Area/Unidad Encargado de Recursos Sección de Recursos Área/Unidad Sección de Recursos Reporte General de Entradas Tarde Formulario de Permisos Llamada de 99

103 Llamada de Atención por escrito a cada Empleado que incumplió con el horario de labores. Entrega Llamada de Atención a Empleado. Recibe Llamada de Atención. Encargado de Recursos Sección de Recursos Empleado Empleado Atención Llamada de Atención Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Febrero, 2013 Febrero, 2013 Julio, 2013 Nombre: Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Diciembre 2014 Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Departamento de Organización y Métodos Asesoría Alcaldía No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Reporte General de Entradas Tarde Variable 2. Formulario de Permisos 1 3. Oficio de Notificación de Enterado de Gerencia/Área 1 4. Llamada de Atención 1 100

104 Reporte General de Entradas Tarde 101

105 Formulario de Permisos 102

106 Oficio de Notificación Ciudad de Mixco, Octubre año 201 Oficio No. Ing. Director de Recursos Presente: De manera atenta me dirijo a usted para hacer de su conocimiento que según se detalla el siguiente personal tiene llegadas tarde, correspondiente al mes de del año en curso, para que se realicen las llamadas de atención respectivas Agradeciendo la atención brindada, me suscribo de usted, Atentamente, Gerente de Área/Unidad 103

107 Llamada de Atención 104

108 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Control de Ingreso y Egreso de Personal Empleado Auxiliar de Recursos Director de Recursos Encargado de Recursos Inicio Realiza marcaje diario de ingreso y egreso de labores. Recopila los permisos autorizados a todos los empleados durante el periodo que comprenda el Reporte General de Entradas Tarde Generado. Recibe Formularios de Permisos, Recibe Oficios de Notificación y Reporte General de entradas Tarde. Traslada Formularios de Permisos a Direccion de Recursos para Visto Bueno. Revisa Formularios de Permisos y coloca firma de Visto Bueno. Revisa Oficios de Notificación y Reporte General de entradas Tarde. Recibe Formularios de Permisos. Traslada Formularios de Permisos aprobados al Auxiliar de Recursos. Traslada Oficios de Notificación y Reporte General de entradas Tarde a cada Gerente de Area/Unidad para que se de por enterado. Ingresa permisos Sistema. A Genera Reporte General de Entradas Tarde (Mensual, quincenal ó semanal) en el Sistema de marcaje. Revisa el cumplimiento de los horarios y turnos establecidos. Identifica incumplimiento en el horario de las labores. Si existe incumplimiento en los horarios, elabora Oficio de Notificación por área y adjunta a Reporte General de entradas Tarde. Traslada Oficios de Notificación y Reporte General de entradas Tarde a Encargado de Recursos. 105

109 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Control de Ingreso y Egreso de Personal Gerente Área/Unidad Encargado de Recursos Empleado A Recibe Oficios de Notificación y Reporte General de entradas Tarde. Recibe Ofico de Notificación de enterado. Recibe Llamada de Atención. Revisa documentos. Revisa Ofico de Notificación de enterado. Fin Notifica de enterado a Encargado de Recursos. Emite con firma de Dirección Llamada de Atención por escrito a cada Empleado que incumplió con el horario de labores. Envia Oficio de Notificación de enterado con Vo. Bo. Entrega Llamada de Atención a Empleado. 106

110 Gerencia: Dirección: Departamento: Sección: MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Gestión de Personal Sección: Recursos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Trámite de Registro de Nuevos Empleados al IGSS en Forma Electrónica Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Julio 4 D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir los pasos a seguir para afiliar a un empleado nuevo a los servicios del IGSS por medio del portal de servicios electrónicos del IGSS. Fundamento Jurídico: a. Acuerdo 1123, Ley Orgánica del IGSS. Usuarios: Empleados de la Administración Municipal. Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. La Municipalidad de Mixco debe contar con permisos para ingresar al portal de servicios electrónicos de la página del IGSS b. El empleado que requiera el trámite debe contar con contrato de la Municipalidad de Mixco. Definiciones: a. IGSS: Es el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. b. DPI: Es el Documento Personal de Identificación. c. Formulario No. DRPT-59: Formulario Único de Registro de Afiliados. No DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Ingresa al Sistema de Recursos ORACLE e ingresa su USUARIO y CLAVE. Consulta la información del empleado que realizará el trámite, en el sistema de Recursos. Ingresa al portal electrónico e ingresa su USUARIO y CLAVE. Selecciona la categoría Patronos. TIEMPO D H M S RESPONSABLE Auxiliar de Recursos ÁREA RESPONSABLE Sección de Recursos DOCUMENTO REQUERIDO Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRP

111 Selecciona el vínculo Registro de afiliados y Inscripción de trabajadores. Genera en el Sistema Formulario electrónico DRPT-59. Ingresa en el formulario electrónico DRPT-59 los datos del empleado según información obtenida en el Sistema ORACLE. Valida la información en el Sistema y se genera el número de afiliación del empleado. Ingresa el número de afiliación del empleado generado por el portal del IGSS al Sistema ORACLE de Recursos. Guarda la información ingresada en el sistema ORACLE. Imprime Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRP- 59. Traslada Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRP- 59 a Sub Director de Recursos para firma. Recibe Formulario Único de Registro de Afiliados DRP-59. Firma Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT- 59. Traslada Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT- 59 a Auxiliar de Recursos en Dirección para sello y entrega. Recibe Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT- 59. Sella Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT- 59. Entrega Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT- 59 al empleado. Recibe Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT- 59. Revisa que datos en Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59 estén correctos. Entrega Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT- 59 adjuntando fotocopia de DPI Auxiliar de Recursos Sub Director de Recursos Auxiliar de Recursos Empleado Sección de Recursos Dirección de Recursos Sección de Recursos Empleado Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59 Fotocopia de DPI Contraseña de Documento de Afiliación 108

112 en las Oficinas del IGSS Recibe Contraseña de Documento de Afiliación en las Oficinas del IGSS. Reproduce fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación recibido. Entrega fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación al Auxiliar de Recursos en Recepción de Documentos. Recibe fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación. Envía fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación a Auxiliar de Recursos en Dirección Empleado Empleado 27. Recibe fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación Rectifica que el Número de Afiliación que contiene la Contraseña de Documento de Afiliación coincida con el número generado en el portal electrónico del IGSS. Reproduce dos fotocopias de Contraseña de Documento de Afiliación. Archiva una fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación recibida. Entrega una fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación a Auxiliar de Kardex y Auxiliar de Nómina. Reciben fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación para archivo Auxiliar de Recursos Auxiliar de Recursos /Auxiliar de Kardex Sección de Recursos Contraseña de Documento de Afiliación (fotocopia) 109

113 Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Febrero, 2013 Febrero, 2013 Julio, 2013 Nombre: Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Diciembre 2014 Reajuste del Procedimiento Descripción General Requisitos Previos Definiciones Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Departamento de Organización y Métodos Asesoría Alcaldía No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Formulario DRPT-59 Formulario Único de Registro de Afiliados 1 2. DPI Documento Personal de Identificación DPI 1 3. Contraseña de Documento de Afiliación 1 4. Documento de Afiliación 1 110

114 Actividad 3 Actividad 4 111

115 Actividad 5 Actividad 6 112

116 Formulario Único de Registro de Afiliados Número DRPT

117 Documento Personal de Identificación DPI Contraseña para Recibir Documento de Afiliación 114

118 Documento de Afiliación 115

119 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Trámite de Registro de Nuevos Empleados al IGSS en Forma Electrónica Auxiliar de Recursos Inicio Ingresa al sistema de Recursos ORACLE e ingresa su USUARIO y CLAVE. Consulta la información del empleado que realizara el trámite, en el sistema de Recursos. Ingresa al portal electrónico servicios.igssgt.org e ingresa su USUARIO y CLAVE. Selecciona la categoría patronos. Selecciona el vinculo Registro de afiliados y Inscripción de trabajadores. Genera en el sistema Formulario electrónico DRPT-59. Ingresa en el formulario electrónico DRPT-59 los datos del empleado según información obtenida en el Sistema ORACLE. Valida la información en el sistema y se genera el número de afiliación del empleado. A 116

120 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Trámite de Registro de Nuevos Empleados al IGSS en Forma Electrónica Auxiliar de Recursos Sub Director de Recursos Empleado A Recibe formulario Único de Registro de Afiliados DRP-59. Ingresa el número de afiliación del empleado generado por el portal del IGSS al Sistema ORACLE de Recursos. Firma Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59. Guarda la información ingresada en el sistema ORACLE. Traslada Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59 a Auxiliar de Recursos en Dirección para sello y entrega. Imprime Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRP-59. Traslada Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRP- 59 a Sub Director de Recursos para firma. Recibe Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59. Sella Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59. Entrega Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59 al empleado. Recibe Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT- 59. Revisa que datos en Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59 estén correctos. B 117

121 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Trámite de Registro de Nuevos Empleados al IGSS en Forma Electrónica Empleado Auxiliar de Recursos B Entrega Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59 adjuntando fotocopia de DPI en las oficinas del IGSS. Recibe Contraseña para recoger Documento de Afiliación en las oficinas del IGSS. Reproduce fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación recibido. Entrega fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación a Auxiliar de Recursos en Recepción de Documentos. Recibe fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación. Envía fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación a Auxiliar de Recursos en Dirección. Recibe fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación. Rectifica que el Número de Afiliación que contiene la Contraseña de Documento de Afiliación coincida con el número generado en el portal electrónico del IGSS. Reproduce dos fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación. C 118

122 MUNICIPALIDAD DE MIXCO TRAMITE DE REGISTRO DE NUEVOS EMPLEADOS AL IGSS Auxiliar de Recursos Auxiliar de Kardex/ Auxiliar de Nómina C Archiva fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación recibida. Entrega una fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación a Auxiliar de Kárdex y Auxiliar de Nomina para archivo. Recibe una fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación para archivo. Fin 119

123 Gerencia: Dirección: Departamento: Sección: MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Gestión de Personal Sección: Recursos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Solicitud de Formularios de Certificado de Trabajo del IGSS Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Febrero, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para solicitar mensualmente formularios de Certificado de Trabajo del IGSS. Fundamento Jurídico: a. Acuerdo 1123, Ley Orgánica del IGSS. Usuarios: Auxiliar de Recursos. Requisitos previos: a. Formulario No. DR-301. Definiciones: a. IGSS: Es el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. No DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Completa el Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301. Traslada el Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301. Recibe Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301. Revisa Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301. Firma Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR- 301 en el lugar indicado. TIEMPO D H M S RESPONSABLE Auxiliar de Recursos Alcaldía Municipal ÁREA RESPONSABLE Sección de Recursos Alcaldía Municipal DOCUMENTO REQUERIDO Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR Sella Formulario de Solicitud de

124 Certificados de Trabajo No. DR- 301 en el lugar indicado. Traslada Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301 firmado y sellado. Recibe Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301. Entrega a Mensajero el Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR Recibe Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301. Entrega en las Oficinas del IGSS Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR Recibe Formularios de Certificado de Trabajo No. DPD- 112 y Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR- 301 en blanco para próxima solicitud. Entrega a Auxiliar de Recursos Formularios de Certificado de Trabajo No. DPD- 112 y Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR- 301 en blanco que le entregaron en las Oficinas del IGSS. Recibe Formularios para archivo Alcaldía Municipal Auxiliar de Recursos Mensajero Auxiliar de Recursos Alcaldía Municipal Sección de Recursos Dirección Administrativa Sección de Recursos Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301 Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301 Formularios de Certificado de Trabajo No. DPD- 112 Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Febrero, 2013 Febrero, 2013 Julio, 2013 Nombre: Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Diciembre 2014 Reajuste del Procedimiento Departamento de Organización y Métodos Asesoría Alcaldía Documentos requeridos anexos No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Formulario DR-301 Solicitud de Formularios de Certificado de Trabajo 1 2. Formulario DPD-112 Certificado de Trabajo 1 121

125 Solicitud de Formularios de Certificado de Trabajo 122

126 Certificado de Trabajo 123

127 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Solicitud de Formularios de Certificado de Trabajo del IGSS Auxiliar de Recursos Alcaldía Municipal Mensajero Inicio Completa el Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR-301 Traslada Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR-301 Recibe Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR- 301 Revisa Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR- 301 Firma Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR-301 en el lugar indicado Sella Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR-301 en el lugar indicado Recibe Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR- 301 Traslada Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR-301 firmado y sellado Entrega al Mensajero el Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR-301 Recibe Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR- 301 Entrega en las oficinas del IGSS Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR-301 A 124

128 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Solicitud de Formularios de Certificado de Trabajo del IGSS Mensajero Auxiliar de Recursos A Recibe Formularios de Certificado de Trabajo No. DPD-112 y Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR-301 en blanco Entrega a Auxiliar de Recursos Formularios de Certificado de Trabajo No. DPD-112 y Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301 en blanco que le entregaron en las Oficinas del IGSS Recibe Formularios para archivo Fin 125

129 Gerencia: Dirección: Departamento: Sección: MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Gestión de Personal Sección: Recursos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de Certificado de Trabajo del IGSS Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Febrero, D H M S Descripción General: Este procedimiento por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para la elaboración de certificados para asistir al IGSS por enfermedad común, maternidad, accidentes y/o pediatría por parte de los empleados de la Institución. Fundamento Jurídico: a. Código de Trabajo. Usuarios: Empleados de la Administración Municipal. Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: Ninguno. Definiciones: a. IGSS: Es el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. No. 1. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Requiere verbalmente al Auxiliar de Recursos Certificado de Trabajo del IGSS, indicando No. de Voucher. TIEMPO D H M S 2. Recibe solicitud verbal Ingresa a Sistema de Control Interno de Recursos Ingresa No. de Voucher del empleado Corrobora datos de impresión con el empleado: Dirección de Residencia. Motivo por el que asistirá al RESPONSABLE ÁREA RESPONSABLE Empleado Empleado Auxiliar de Recursos Sección de Recursos DOCUMENTO REQUERIDO Ninguno 126

130 IGSS. Si es accidente fecha en que ocurrió el mismo. Fecha en que asistirá Ninguno Imprime Certificado de Trabajo del IGSS Formulario DPD-112. Revisa que datos en Certificado de Trabajo Formulario DPD-112 estén correctos. Traslada Certificado de Trabajo Formulario DPD-112. Recibe Certificado de Trabajo Formulario DPD-112. Revisa Certificado de Trabajo Formulario DPD-112. Firma Certificado de Trabajo Formulario DPD-112. Sella Formulario de Trabajo Formulario DPD-112. Traslada Certificado de Trabajo Formulario DPD-112. Recibe Certificado de Trabajo Formulario DPD-112. Entrega Certificado de Trabajo Formulario DPD-112. Recibe Certificado de Trabajo Formulario DPD-112. Revisa Certificado de Trabajo Formulario DPD p p Auxiliar de Recursos Director de Recursos Auxiliar de Recursos Empleado Sección de Recursos Dirección de Recursos Sección de Recursos Empleado Certificado de Trabajo Formulario DPD-112 Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Febrero, 2013 Febrero, 2013 Julio, 2013 Nombre: Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Diciembre 2014 Reajuste del Procedimiento Departamento de Organización y Métodos Asesoría Alcaldía Documentos requeridos anexos No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Formulario DPD-112 Certificado de Trabajo del IGSS 3 127

131 Certificado de Trabajo del IGSS 128

132 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Elaboración de Certificado de Trabajo del IGSS Empleado Auxiliar de Recursos Director de Recursos Empleado Inicio Requiereal Auxiliar de Recursos Certificado de Trabajo del IGSS, indicando No. de Voucher Recibe Solicitud Verbal Ingresa a Sistema de Control Interno de Recursos Ingresa No. de Voucher del empleado Corrobora datos de impresión con el empleado Recibe Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112 Imprime Certificado de Trabajo del IGSS, Formulario DPD-112 Revisa Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112 Revisa que datos en Certificado de Trabajo estén correctos Firma Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112 Traslada Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112 Sella Formulario de Trabajo, Formulario DPD-112 Recibe Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112 Recibe Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112 Traslada Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112 Revisa Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112 Entrega Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112 Fin 129

133 Gerencia: Dirección: Departamento: Sección: MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Gestión de Personal Sección: Recursos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Solicitud de Permisos de Empleados Municipales Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Febrero, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para la autorización de ausentarse temporalmente de sus labores por distintos motivos justificados, entre ellos: personales, cumpleaños, académicos o asistencia médica. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. Usuarios: Empleados de la Administración Municipal. Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. Boleta de Permiso. Definiciones: Ninguna. No DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Requiere Boleta de Permiso a Empleados Municipales al Auxiliar de Recursos. Entrega Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Completa Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Adjunta Constancias que justifican el permiso. Entrega Boleta de Permiso a Empleados Municipales a su Jefe Inmediato Superior. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. TIEMPO D H M S RESPONSABLE ÁREA RESPONSABLE Empleado Empleado Auxiliar de Recursos Empleado Jefe Inmediato Superior Sección de Recursos Empleado Unidad/Dirección DOCUMENTO REQUERIDO Boleta de Permiso a Empleados Municipales 130

134 Analiza la Boleta de Permiso a Empleados Municipales Revisa la documentación que adjunta si es el caso Si la aprueba da su Visto Bueno firmando la Boleta de Permiso a Empleados Municipales en el lugar establecido. Sella a un lado de la firma anterior. Si no aprueba la Boleta de Permiso a Empleados Municipales, informa verbalmente al Empleado indicando las razones. Traslada al Empleado Boleta de Permiso a Empleados Municipales autorizado. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales al Auxiliar de Recursos, adjuntando una fotocopia de la misma. Recibe original y fotocopia de Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Revisa que Boleta de Permiso a Empleados Municipales este completa. Archiva fotocopia de Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales al Encargado de Recursos. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Revisa Boleta de Permiso a Empleados Municipales Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales a Director de Recursos para Visto Bueno. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Coloca firma de Visto Bueno en la Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Traslada Boleta de Permiso a Empleado Auxiliar de Recursos Encargado de Recursos Director de Recursos Director de Recursos Empleado Sección de Recursos Dirección de Recursos Dirección de Recursos Boleta de Permiso a Empleados Municipales (original y fotocopia) 131

135 Empleados Municipales a Encargado de Recursos. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales a Auxiliar de Recursos. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Ingresa al Sistema el Permiso otrorgado al Empleado municipal segun Boleta. Posteriormente verifica en el Sistema de marcaje biometrico que se haya cumplido con lo autorizado. Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales a Auxiliar de Kardex. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Archiva en el expediente del empleado la Boleta de Permiso a Empleados Municipales Encargado de Recursos Auxiliar de Recursos Auxiliar de Kardex Sección de Recursos Boleta de Permiso a Empleados Municipales Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Febrero, 2013 Febrero, 2013 Julio, 2013 Nombre: Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Métodos Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Diciembre 2014 Departamento de Organización y Contenido de la Modificación: Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Métodos Asesoría Alcaldía No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Formulario Boleta de Permiso a Empleado Municipal 1 Formulario Boleta de Permiso a Empleado Municipal 132

136 133

137 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Solicitud de Permisos de Empleados Municipales Empleado Auxiliar de Recursos Jefe Inmediato Superior Inicio Requiere Boleta de Permiso a Empleados Municipales Entrega Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Analiza la Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Completa Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Revisa la documentación que adjunta si es el caso. Adjunta constancias que justifican el permiso. Aprueba Entrega Boleta de Permiso a Empleados Municipales SI Da su Visto Bueno firmando NO Informa verbalmente al empleado Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Traslada al Empleado Boleta de Permiso a Empleados Municipales autorizado. Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales adjuntando una fotocopia del mismo. Recibe original y fotocopia de Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Revisa que Boleta de Permiso a Empleados Municipales este completa. A 134

138 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Solicitud de Permisos de Empleados Municipales Auxiliar de Recursos Encargado de Recursos Director de Recursos Auxiliar de Kardex A Archiva fotocopia de Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales al Encargado de Recursos. Revisa Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Coloca firma de Visto Bueno en la Boleta de Permiso. Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales a Director de Recursos para Visto Bueno. Traslada Boleta de Permiso a Encargado de Recursos. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales A Auxiliar de Recursos. Ingresa al Sistema el Permiso otrorgado al Empleado Municipal segun Boleta. Posteriormente verifica en el Sistema de Marcaje Biometrico que se haya cumplido con lo autorizado. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales a Auxiliar de Kardex. Archiva en el expediente del empleado la Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Fin. 135

139 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Gestión de Personal Sección: Recursos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Plan de Vacaciones Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Marzo, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene como objeto describir los pasos a seguir para dar cumplimiento a lo establecido en la legislación laboral vigente en materia de vacaciones, a fin de que el personal pueda disfrutar de los días de descanso dentro de un período fiscal establecidos según el tiempo de laborar en la Institución. Fundamento Jurídico: a. Pacto Colectivo. b. Código de Trabajo Artículo 130,131 y 137. Usuarios: Empleados de la Administración Municipal. Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: Ninguno. Definiciones: a. Vacaciones: Es el periodo de descanso que se otorga al empleado luego de un año continuo laborado. No. 1. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Elabora Propuesta de Plan Vacacional por año de los empleados y Solicitud de Vacaciones por empleado, de acuerdo a las necesidades del servicio. TIEMPO D H M S RESPONSABLE Gerente de Área/Unidad ÁREA RESPONSABLE Todas las Áreas/Unidades DOCUMENTO REQUERIDO Propuesta de Plan Vacacional Solicitud de Vacaciones 136

140 Traslada Propuesta de Plan Vacacional y Solicitudes de Vacaciones de los empleados durante los primeros 10 días del mes de Diciembre a Auxiliar de Recursos en recepción de documentos. Recibe Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado. Traslada Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado a Jefe de Gestión de Personal. Recibe Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado. Revisa Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado. Si la propuesta está correctamente elaborada autoriza elaborar Constancia de Concesión de Vacaciones por empleado y continúa procedimiento en la actividad No. 9. Si la propuesta no está correctamente elaborada envía a Gerente de Área/Unidad para corrección de los errores encontrados. Traslada Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado a Auxiliar de Kardex para elaborar Constancia de Concesión de Vacaciones. Revisa en Solicitud de Vacaciones las firmas de autorización del Jefe Inmediato y Gerente o Director de área. Solicita expediente de Kardex del personal a Auxiliar de Recursos en archivo. Recibe solicitud verbal de expediente de Kardex. Entrega expediente de Kardex del personal a Auxiliar de Kardex. Recibe expediente de Kardex del personal Gerente de Área/Unidad Auxiliar de Recursos Jefe del Departamento de Gestión de Personal Auxiliar de Kardex Auxiliar de Recursos Auxiliar de Kardex Todas las Áreas/Unidades Sección de Recursos Departamento de Gestión de Personal Sección de Recursos Propuesta de Plan Vacacional Solicitud de Vacaciones Propuesta de Plan Vacacional Solicitud de Vacaciones Ficha Laboral del Expediente Kardex 137

141 15. Revisa en la Ficha Laboral del Expediente Kardex del personal si gozo días a cuenta de vacaciones Ingresa al Sistema ORACLE de 16. Recursos e ingresa su USUARIO y CLAVE. 17. Selecciona la categoría Recurso Humano. Seleccione la opción 18. Vacaciones y Ingreso de Solicitud. Elabora Constancia de Concesión de Vacaciones en la 19. fecha propuesta tomando en cuenta la información la Ficha Laboral del Expediente Kardex del empleado. 20. Graba los datos en el Sistema ORACLE Imprime Constancia de 21. Concesión de Vacaciones por empleado y 4 fotocopias de cada una. Traslada a Director/Sub Director de Recursos 22. Propuesta de Plan Vacacional con Constancia de Concesión de Vacaciones por empleado en original y 4 copias. Recibe Propuesta de Plan 23. Vacacional con Constancia de Concesión de Vacaciones por empleado en original y 4 copias. Revisa Propuesta de Plan 24. Vacacional con documentación adjunta. Si aprueba firma de Visto Bueno en la esquina inferior derecha 25. de la Propuesta del Plan Vacacional y cada Constancia de Concesión de Vacaciones por empleado en original y copias. Si no aprueba porque existiera 26. algún error envia a Jefe de Gestión de Personal para correccion. 27. Sella a un lado de la firma. Auxiliar de Kardex Director/Sub Director de Recursos Sección de Recursos Dirección de Recursos Ficha Laboral del Expediente Kardex Constancia de Concesión de Vacaciones Propuesta de Plan Vacacional Constancia de Concesión de Vacaciones 138

142 28. Traslada aprobación de la Propuesta de Plan Vacacional con documentación adjunta a Auxiliar de Recursos en recepción Director/Sub Director de Recursos Dirección de Recursos Recibe aprobación de Propuesta de Plan Vacacional con documentación adjunta para su notificación. Notifica y entrega a empleado el original de la Constancia de Concesión de Vacaciones. Recibe original y fotocopia de Constancia de Concesión de Vacaciones. Firma fotocopia de Constancia de Concesión de Vacaciones de recibido. Entrega fotocopia de Constancia de Concesión de Vacaciones firmada. Recibe fotocopia Constancia de Concesión de Vacaciones firmada. Archiva fotocopia de Constancia de Concesión de Vacaciones firmada. Envía una fotocopia de la Constancia de Concesión de Vacaciones a Gerente de Área/ Unidad. Envía una fotocopia de la Constancia de Concesión de Vacaciones a Auxiliar de Recursos en Dirección. Envía una fotocopia de la Constancia de Concesión de Vacaciones a Auxiliar de Kardex y Propuesta de Plan de Vacaciones aprobada para archivo. Auxiliar de Recursos Empleado Auxiliar de Recursos Sección de Recursos Empleado Sección de Recursos Propuesta de Plan Vacacional Solicitud de Vacaciones Ficha Laboral del Expediente Kardex Constancia de Concesión de Vacaciones Constancia de Concesión de Vacaciones Propuesta de Plan Vacacional 139

143 Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Marzo, 2013 Marzo, 2013 Julio, 2013 Nombre: Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Diciembre 2014 Fundamento Jurídico Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Departamento de Organización y Métodos Asesoría Alcaldía No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Propuesta de Plan Vacacional 1 2. Solicitud de Vacaciones de Cada Empleado 1 3. Constancia de Concesión de Vacaciones 1 4. Ficha Laboral del Expediente Kardex 4 140

144 Propuesta Plan Vacacional Ciudad de Mixco, Octubre año 201 Oficio No. Señor Gerente de Área/Unidad Municipalidad de Mixco Presente: Es un gusto saludarle, esperando que todas sus actividades se realicen con éxito. Por este medio le envió el cuadro en el cual se detalla la Propuesta del Plan de Vacaciones del personal a cargo. No. Nombre Puesto No. de Voucher Propuesta de Vacaciones Agradeciendo la atención brindada, me suscribo de usted, Atentamente, Gerente de Área/Unidad c.c. Archivo 141

145 Solicitud de Vacaciones de Cada Empleado 142

146 Constancia de Concesión de Vacaciones 143

147 Ficha Laboral del Expediente Kardex 144

148 145

149 146

150 147

151 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Plan de Vacaciones Gerente de Área/ Unidad Auxiliar de Recursos Jefe de Gestión de Personal Auxiliar de Kardex Inicio Recibe Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado. Recibe Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado. Elabora Propuesta de Plan Vacacional por año de los empleados y Solicitud de Vacaciones de cada empleado, de acuerdo a las necesidades del servicio. Traslada Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado a Jefe de Gestión de Personal. Revisa Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado. Traslada Propuesta de Plan Vacacional y Solicitudes de Vacaciones de los empleados durante los primeros 10 días del mes de Diciembre. Propuesta elaborada correctamente. Si No Autoriza elaborar Constancia de Concesión de vacaciones por empleado. Envía a Gerente de Área/Unidad para corrección de los errores encontrados. Traslada Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado a Auxiliar de Kardex para elaborar Constancia de Concesión de Vacaciones. Revisa en Solicitud de Vacaciones las firmas de autorización del Jefe Inmediato y Gerente ó Director de área. Recibe solicitud verbal de expediente de Kárdex. Solicita expediente de Kárdex del personal a Auxiliar de Recursos. Entrega expediente de Kárdex del personal a Auxiliar de Kárdex. Recibe en la Ficha Laboral del expediente de Kárdex del personal. Revisa en la Ficha Laboral del Expediente Kardex del personal si gozo días a cuenta de vacaciones. A 148

152 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Auxiliar de Kárdex Director/Sub Director de Recursos Auxiliar de Recursos Empleado A Recibe Propuesta de Plan Vacacional con Constancia de Concesión de Vacaciones por empleado en original y 4 copias. Recibe aprobación de Propuesta de Plan Vacacional con documentación adjunta para su notificación. Recibe original y fotocopia de la Constancia de Concesión de Vacaciones. Ingresa al Sistema ORACLE de Recursos e ingresa su USUARIO y CLAVE. Revisa Propuesta de Plan Vacacional con documentación adjunta. Notifica y entrega a empleado el original de la Constancia de Concesión de Vacaciones. Firma fotocopia Constancia de Concesión de Vacaciones de recibido. Selecciona la categoría Recurso Humano. Aprueba Recibe fotocopia Constancia de Concesión de Vacaciones firmada. Entrega fotocopia Constancia de Concesión de Vacaciones firmada. Seleccione la opción Vacaciones y Ingreso de Solicitud Si Firma de Visto Bueno. No Envia a Jefe de Gestion de Personal para correccion. Archiva una fotocopia de Constancia de Concesión de Vacaciones firmada. Elabora Constancia de Concesión de Vacaciones en la fecha propuesta tomando en cuenta la información la Ficha Laboral del Expediente Kardex del empleado. Sella a un lado de la firma. Envía una fotocopia de la Constancia de Concesión de Vacaciones a Gerente de Área/ Unidad. Graba los datos en el Sistema ORACLE. Traslada aprobación de la Propuesta de Plan Vacacional con documentación adjunta, a Auxiliar de Recursos en recepción. Envía una fotocopia de la Constancia de Concesión de Vacaciones a Auxiliar de Recursos en Dirección. Imprime Constancia de Concesión de Vacaciones y 4 fotocopias. Envía una fotocopia de la Constancia de Concesión de Vacaciones a Auxiliar de Kárdex y Propuesta de Plan de Vacaciones aprobada para archivo. Traslada a Director/Sub Director de Recursos Propuesta de Plan Vacacional con Constancia de Concesión de Vacaciones por Fin empleado en original y 4 copias. 149

153 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Gestión de Personal Sección: Recursos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de Cuadro de Cumpleañeros Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Abril, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para elaborar el cuadro de cumpleañeros mensual y ser enviado actualizado a la Autoridad Superior del personal municipal que trabaja en la Municipalidad de Mixco. Fundamento Jurídico: a. Ninguno Usuarios: Autoridad Superior. Requisitos previos: a. Archivo electrónico con cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal. Definiciones: Ninguna. No. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL TIEMPO D H M S RESPONSABLE ÁREA RESPONSABLE DOCUMENTO REQUERIDO Consulta archivo electrónico e identifica fechas de cumpleaños del personal municipal. Realiza Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal. Actualiza Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal en el momento de nuevos ingresos, bajas, cambios de puestos, número telefónico Auxiliar de Recursos Sección de Recursos Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal 150

154 4. Envía vía electrónica Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal a Encargado de Recursos para su revisión y aprobación Auxiliar de Recursos Recibe correo electrónico con Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal del personal municipal. Revisa Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal y si requiere cambios los solicita al Auxiliar de Recursos. Si el mismo esta correcto o bien ya le fueron realizadas las correcciones solicitadas, envía vía electrónica Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal a Sub Director de Recursos para visto bueno. Recibe correo electrónico con Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal. Da visto bueno vía electrónica a Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal enviándolo al Encargado de Recursos. Recibe y revisa de aprobado el Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal. Envía electrónicamente 5 días antes de inicio de mes Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal a Secretaria de Alcaldía. Recibe correo electrónico con Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal Encargado de Recursos Sub Director de Recursos Encargado de Recursos Secretaria de Alcaldía Sección de Recursos Dirección de Recursos Sección de Recursos Alcaldía Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal 151

155 13. Informa a la Autoridad Superior para lo que corresponda Secretaria de Alcaldía Alcaldía 14. Si hubiera algún cambio durante el mes el Encargado de Recursos debe de envíar vía electrónica el Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal actualizado a Autoridad Superior Encargado de Recursos Sección de Recursos Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Abril, 2014 Abril, 2014 Diciembre, 2014 Nombre: Alba Florián Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Documentos requeridos anexos No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal 1 152

156 Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal 153

157 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Elaboración de Cuadro de Cumpleañeros Auxiliar de Recursos Encargado de Recursos Sub Director de Recursos Secretaria de Alcaldía INICIO Consulta archivo electrónico e identifica fecha de cumpleaños del personal municipal. Recibe correo electrónico con cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal. Realiza cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal Revisa cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal y si requiere cambios los solicita al Auxiliar de Recursos. Actualiza cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal en el momento de nuevos ingresos, bajas, cambios de puestos número teléfónico. Si el mismo esta correcto o bien ya le fueron realizadas las correcciones solicitadas, envía vía electrónica cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal.. Recibe correo electrónico con cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal. Envía vía electrónica cuadro mensual de cumpleañeros a Encargado de Recursos para su revisión aprobación Recibe y revisa de aprobado el cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal. Da visto bueno vía electrónica a cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal enviándolo al Encargado de Recursos. Envía electrónicamente 5 días antes de inicio de mes cuadro mensual de cumpleañeros a Secretaria de Alcaldía para lo que corresponda Recibe correo electrónico con cuadro mensual de cumpleañeros y notifica a Autoridad Superior para lo que corresponda Si hubiera algún cambio durante el mes el Encargado de recursos humanos debe de enviar vía electrónica cuadro de cumpleañeros del personal municipal actualizado a Informa a Autoridad Superior para lo que corresponda Autoridad Superior FIN 154

158 Gerencia: Dirección: Departamento: Sección: MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Gestión de Personal Sección: Recursos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de Certificado de Trabajo Electrónico del IGSS Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Julio, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para elaborar certificados de trabajo de forma electrónica por medio del portal servicios electrónicos del IGSS. Fundamento Jurídico: a. Código de trabajo. Usuarios: Empleados de la Administración Municipal. Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. La Municipalidad de Mixco debe contar con permisos para ingresar al portal de servicios electrónicos de la página del IGSS b. El empleado que requiera el trámite debe contar con contrato de la Municipalidad de Mixco y tener como mínimo 4 aportes de IGSS en el sistema, para otorgarle un certificado de trabajo electrónico. Definiciones: a. IGSS: Es el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. No DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Ingresa al Sistema de Recursos ORACLE e ingresa su USUARIO y CLAVE. Consulta en el Sistema la información del empleado que solicita el Certificado de Trabajo Electrónico. Ingresa al portal electrónico e ingresa su USUARIO y CLAVE. Selecciona la categoría patronos. TIEMPO D H M S RESPONSABLE Auxiliar de Recursos ÁREA RESPONSABLE Sección de Recursos DOCUMENTO REQUERIDO Ninguno 155

159 5. 6. Selecciona el vínculo Certificado de Trabajo Electrónico. Selecciona el vínculo Generación de Certificado de Trabajo Electrónico Selecciona el vínculo Nuevo Ingresa el número de afiliación del empleado y consulta. Verifica la afiliación y nombre del empleado si corresponde. Selecciona el riesgo (enfermedad, maternidad ó accidente) por el cual se extiende el certificado. Selecciona el uso (afiliado ó beneficiario) por el cual se extiende el certificado Pulsa el botón Confirmar Espera que se despliegue una pantalla con los datos del afiliado para confirmarlos Auxiliar de Recursos Sección de Recursos Ninguno 14. Verifica los datos del empleado Pulsa el botón Continuar para confirmar datos. Espera que se despliegue una pantalla en donde se solicita información del afiliado. Ingresa la información en los campos requeridos según corresponda el caso. Pulsa el botón Generar Certificado. Espera a que se despliegue mensaje de confirmación Pulsa el botón Aceptar Espera a que se despliegue el Certificado de Trabajo Electrónico en formato PDF. Guarda el archivo de Certificado de Trabajo Electrónico Pulsa el botón Finalizar Informa al empleado que el Certificado de Trabajo Electrónico ya fue generado y que este será verificado e impreso por la Unidad Médica o de Prestaciones en Dinero del IGSS a través del portal

160 electrónico IGSS. del Auxiliar de Recursos Sección de Recursos Ninguno Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Julio, 2014 Julio, 2014 Diciembre, 2014 Nombre: Alba Florián Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Documentos requeridos anexos No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: Ninguno 157

161 Actividad 3 Actividad 4 158

162 Actividad 5 Actividad 6 Actividad 7 159

163 Actividad 8 Actividades

164 Actividades Actividades

165 Actividades

166 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Elaboración de Certificado de Trabajo Electrónico del IGSS Auxiliar de Recursos Inicio Ingresa al sistema de Recursos ORACLE e ingresa su USUARIO y CLAVE. Consulta en el sistema la información del empleado que solicita el Certificado de Trabajo Electrónico. Ingresa al portal electrónico servicios.igssgt.org e ingresa su USUARIO y CLAVE. Selecciona la categoría patronos. Selecciona el vínculo Certificado de Trabajo Electrónico. Selecciona el vinculo Generación de Certificado de Trabajo Electrónico. Selecciona el vínculo Nuevo. Ingresa el número de afiliación del empleado y consulta. A 163

167 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Elaboración de Certificado de Trabajo Electrónico del IGSS Auxiliar de Recursos A Verifica la afiliación y nombre del empleado si corresponde. Selecciona el riesgo (enfermedad, maternidad ó accidente) por el cual se extiende el certificado. Selecciona el uso (afiliado ó beneficiario) por el cual se extiende el certificado. Pulsa el botón Confirmar Espera que se despliegue una pantalla con los datos del afiliado para confirmarlos. Verifica los datos del empleado. Pulsa el botón Continuar para confirmar datos. Espera que se despliegue una pantalla en donde se solicita información del afiliado. B 164

168 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Elaboración de Certificado de Trabajo Electrónico del IGSS Auxiliar de Recursos B Ingresa la información en los campos requeridos según corresponda el caso. Pulsa el botón Generar Certificado. Espera a que se despliegue mensaje de confirmación. Pulsa el botón Aceptar. Espera a que se despliegue el Certificado de Trabajo Electrónico en formato PDF. Guarda el Archivo de Certificado de Trabajo Electrónico. Pulsa el botón Finalizar. Informa al empleado que el Certificado de Trabajo Electrónico ya fue generado y que este será verificado e impreso por la Unidad Médica ó de Prestaciones en Dinero del IGSS a través del portal Electrónico. Fin 165

169 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Gestión de Personal Sección: Recursos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Declaración Anticipada en Forma Electrónica Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Agosto, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para generar una declaración anticipada para un certificado de trabajo electrónico el cual se efectuara únicamente si un empleado municipal solicita un certificado de trabajo electrónico y no ha sido pagada la planilla de seguridad social del periodo inmediato anterior, en virtud de no haber vencido el plazo establecido por el Instituto para hacerlo, debe utilizar la herramienta Declaración Anticipada, para poder declarar el último salario percibido por el trabajador que solicita el certificado de trabajo. Fundamento Jurídico: Acuerdo 1123, Ley Orgánica del IGSS. Usuarios: Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. La Municipalidad de Mixco debe contar con permisos para ingresar al portal de servicios electrónicos de la página del IGSS Definiciones: a. IGSS: Es el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. No DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Ingresa al Sistema de Recursos ORACLE e ingresa su USUARIO y CLAVE. Consulta la información en el Sistema de Recursos del empleado que solicita el Certificado de Trabajo Electrónico. Observa en calendario que la planilla del período anterior de IGSS no ha sido pagada y que TIEMPO D H M S RESPONSABLE Auxiliar de Recursos ÁREA RESPONSABLE Sección de Recursos DOCUMENTO REQUERIDO Ninguno 166

170 el plazo no ha vencido para hacerlo por lo que utiliza la Herramienta Declaración Anticipada del portal electrónico del IGSS. Ingresa al portal electrónico e ingresa su USUARIO y CLAVE. Selecciona la categoría Patronos. Selecciona el vínculo Certificado de Trabajo Electrónico. Selecciona el vínculo Declaración Anticipada. Selecciona la opción Nueva Declaración Anticipada. Espera a que se genere la pantalla en donde coloca el número de afiliación del empleado Auxiliar de Recursos Sección de Recursos Ninguno 10. Selecciona el botón Consultar Espera que se despliegue una pantalla con el nombre del afiliado en donde se solicita información del mismo. Verifica que el nombre corresponda al trabador que necesita la Declaración Anticipada. Ingresa la información en los campos requeridos según corresponda el caso Selecciona el botón Enviar Espera que se despliegue un mensaje de Declaración anticipada recibida con éxito. Continúa procedimiento Elaboración de Certificado de Trabajo Electrónico. 167

171 Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Agosto, 2014 Agosto, 2014 Diciembre, 2014 Nombre: Alba Florián Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Documentos requeridos anexos No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: Ninguno 168

172 Actividad 4 Actividad 5 169

173 Actividad 6 Actividad 7 Actividad 8 170

174 Actividades 9 y 10 Actividades de la 11 a la 14 Actividad

175 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Declaración Anticipada en Forma Electrónica Auxiliar de Recursos Inicio Ingresa al sistema de Recursos ORACLE e ingresa su USUARIO y CLAVE. Consulta la información en el sistema de Recursos del empleado que solicita el Certificado de Trabajo Electrónico. Observa en calendario que la planilla del periodo anterior de IGSS no ha sido pagada y que el plazo no ha vencido para hacerlo por lo que utiliza la Herramienta Declaración Anticipada del portal electrónico del IGSS. Ingresa al portal electrónico servicios.igssgt.org e ingresa su USUARIO y CLAVE. Selecciona la categoría patronos. Selecciona el vínculo Certificado de Trabajo Electrónico. Selecciona el vinculo Generación de Certificado de Trabajo Electrónico. Selecciona el vinculo Declaración Anticipada. A 172

176 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Declaración Anticipada en Forma Electrónica Auxiliar de Recursos A Selecciona la opción Nueva Declaración Anticipada. Espera a que se genere la pantalla en donde coloca el número de afiliación del empleado. Selecciona el botón Consultar. Espera que se despliegue una pantalla con el nombre del afiliado en donde se solicita información del mismo. Verifica que el nombre corresponda al trabador que necesita la declaración anticipada. Ingresa la información en los campos requeridos según corresponda el caso. Selecciona el botón Enviar. Espera que se despliegue un mensaje de declaración anticipada recibida con éxito. Fin Nota: Continúa procedimiento Certificado de Trabajo Electrónico. 173

177 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Gestión de Personal Sección: Recursos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Aplicación de Sanciones Administrativas Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Junio, D H M S Descripción General: Este Procedimiento tiene por objeto describir los pasos a seguir en la aplicación de las sanciones administrativa, al personal que cometa falta en el servicio, para garantizar la eficiencia de la administración municipal. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal Decreto b. Ley del Servicio Civil Decreto c. Ley de Servicio Municipal Decreto d. Reglamentos Municipales Internos del Municipio de Mixco. e. Pactos y Convenios Colectivos que se suscriban de conformidad con la Ley. Norma: a. La suspensión de trabajo de programa de manera que no afecte el desempeño de las labores de la Institución. Usuarios: Funcionarios y Empleados Municipales. Requisitos previos: a. Reporte del Jefe Inmediato Superior. b. Reporte del Auxiliar de Recursos Definiciones: Ninguna. No. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL TIEMPO D H M S RESPONSABLE ÁREA RESPONSABLE DOCUMENTO REQUERIDO Elabora Oficio de Reporte Interno por falta cometida por el funcionario o empleado. Traslada Oficio de Reporte Interno, para iniciar procedimiento disciplinario Gerencia, Dirección, Departamento, Sección Solicitante o Auxiliar de Recursos Gerencia, Dirección, Departamento. Sección o Sección de Recursos Oficio de Reporte Interno 174

178 Recibe Oficio de Reporte Interno por el Jefe Inmediato del empleado o por el Auxiliar de Recursos a cargo del Control de Ingreso y Egreso de Personal. Solicita expediente y Ficha Laboral del Expediente Kardex a Auxiliar de Kardex. Entrega expediente y Ficha Laboral del Expediente kardex del empleado. Recibe expediente y Ficha Laboral del Expediente kardex del empleado. Elabora Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario en base a Oficio de Reporte o Reporte Interno, otorgando al empleado un período no menor de veinticuatro horas ni mayor de tres días hábiles a efecto de evacuar audiencia y exponer razones y argumentos que convengan a su derecho y acompañando los elementos convincentes que prueben sus afirmaciones. Traslada Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario y expediente a Encargado de Recursos para firma. 9. Recibe documentos Auxiliar de Recursos Auxiliar de Kardex Auxiliar de Recursos Sección de Recursos Sección de Recursos Oficio de Reporte Interno Ficha Laboral del Expediente Kardex Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario 10. Revisa documentos Firma Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario. Encargado de Recursos 12. Envia Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario Recibe Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario Empleado Municipal Reportado Empleado Municipal Reportado Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario 175

179 Elabora Respuesta de Justificación. Entrega Respuesta de Justificación. Recibe Respuesta de Justificación de prueba de descargo. Adjunta Respuesta de Justificacón al expediente del empleado. Elabora Ofico de Envió para Junta Disciplinaria indicando los expedientes que van a analizar. Traslada Oficio de Envió de procedimientos y expediente del empleado. 20. Recibe documentos Analiza el Procedimiento por la Falta Cometida y la Ley o Reglameto que se infringió. Analiza Respuesta de Justificación y documentación adjunta. Verifica historial de faltas en expediente de los empleados reportados. Concluyen sanción por falta leve o falta grave en base a falta cometida, historial del empleado, Repuesta de Justificación y Leyes y Reglamentos aplicables. Traslada expediente Encargado de Recursos. 26. Recibe expediente Auxiliar de Recursos Junta Disciplinaria Sección de Recursos Junta Disciplinaria Respuesta de Justificación Oficio de Envió Oficio de Reporte Interno Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario Ficha Laboral del Expediente Kardex Respuesta de Justificación 27. Verifica expediente Elabora Sanción Verbal, Escrita, Suspensión de Trabajo sin Goce de Sueldo o Destitución, según corresponda. Traslada la Sanción a Director de Recursos para firma Encargado de Recursos Sección de Recursos Sanción (Verbal, Escrita, Suspensión de Trabajo) 176

180 30. Recibe Sanción según corresponda Revisa que la Sanción este elaborada correctamente. Firma la Sanción según corresponta. 33. Traslada Sanción firmada Director de Recursos Dirección de Recursos 34. Recibe Sanción Notifica al empleado la Sanción que correpsonde. Adjunta copia de Sanción al expediente y anota en Ficha Laboral del Kardex. Traslada expediente a Auxiliar de Kardex. 38. Recibe expediente Encargado de Recursos Auxiliar de Kardex Sección de Recursos Sección de Recursos Sanción (Verbal, Escrita, Suspensión de Trabajo) 39. Archiva expediente Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Abril, 2013 Abril, 2013 Julio, 2013 Nombre: Maritza Vásquez Arq. Ana Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista de Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Diciembre 2014 Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Departamento de Organización y Métodos Asesoría Alcaldía No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Oficio de Reporte Interno 1 2. Ficha Laboral del Expediente Kardex 4 3. Audiencia al Trabajador para Procedimiento 1 Disciplinario 4. Respuesta de Justificación 1 5. Oficio de Envió 1 6. Sanción (verbal, escrita, suspensión al trabajo) 1 177

181 Oficio de Reporte Interno Oficial: No 0000 Reporte Interno No: REPORTE INTERNO ASUNTO: A Continuación le reporto lo siguiente,con expresión de todos los datos recabados (lugar, fecha, agentes presentes, y/o cualquier dato de importancia relacionado con el reporte y/o adjuntando constancia u otro documento, ect.) Nombre agente: Chapa agente: Firma Ciudad de Mixco de del 20 F Policía Municipal 178

182 Ficha Laboral del Expediente Kardex 179

183 180

184 181

185 Audiencia al Trabajador 182

186 Respuesta de Justificación Empleado Municipal 183

187 Oficio de Envió de Procedimiento a Junta Disciplinaria 184

188 Sanción (verbal, escrita, suspensión al trabajo) Guatemala, Señor Unidad de Tesorería Señor : Por este medio me permito informarle, que con base en los hechos en relación al procedimiento disciplinario administrativo laboral del señor(a) respecto a la falta cometida el 15 DE MAYO del año 2014, CUANDO EL TRABAJADOR VIOLE LAS PROHIBICIONES A QUE ESTA SUJETO O LAS QUE SE ESTABLEZCAN EN LOS MANUALES O REGLAMENTOS INTERNOS DE LAS MUNICIPALIDADES EN QUE PRESTEN SUS SERVICIOS, SIEMPRE QUE SE LE APERCIBA UNA VEZ POR ESCRITO, USAR LOS UTILES O HERRAMIENTAS DE TRABAJO PARA UN OBJETO DISTINTO A AQUEL PARA LOS QUE FUERON PROPORCIONADOS. En base a los documentos tenidos a la vista, las leyes aplicables al caso, el Director de Recursos, la Sección de Normas y Procedimientos y los integrantes de la Comisión de Normas y Procedimientos concluimos: señalar la falta cometida por el señor (a). Se considera que se le debe aplicar como sanción: SANCIÓN ESCRITA. Tomando como fundamento legal el artículo 60 inciso h) de la Ley de Servicio Municipal. Haciéndole de su conocimiento que en la próxima oportunidad que cometa alguna falta al Reglamento se procederá con mayor drasticidad. Sin otro particular, me suscribo de usted. Atentamente, Director de Recursos 185

189 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia, Dirección, Departamento o Sección Solicitante Auxiliar de Recursos Auxiliar de Kardex Encargado de Recursos Empleado Municipal Reportado Inicio Recibe Oficio de Reporte Interno por el Jefe inmediato del empleado o por el Auxiliar de Recursos a cargo del Control de Ingreso y Egreso de Personal Recibe documentos. Envia Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario. Elabora Oficio de Reporte Interno por falta cometida por el funcionario o empleado Solicita expediente y Ficha Laboral del Expediente kardex a Auxiliar de Kardex. Entrega expediente y Ficha Laboral del Expediente kardex del empleado. Revisa documentos. Recibe Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario. Traslada Oficio de Reporte Interno para iniciar procedimiento disciplinario Recibe expediente y Ficha Laboral del Expediente kardex del empleado. Firma Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario. Elabora Respuesta de Justificación. Elabora Audicencia al Trabajador para iniciar Procedimiento Disciplinario en base a Oficio de Reporte o Reporte Interno, Envia Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario. Entrega Respuesta de Justificación. Traslada Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario y expediente a Encargado de Recursos para firma. Recibe respuesta de Justificación de prueba de descargo. Adjunta respuesta de justificacón al expediente del empleado. Elabora Ofico de Envió para Junta Disciplinaria indicando los expedientes que van a analizar. A 186

190 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Aplicación de Sanciones Administrativas Auxiliar de Normas y Procedimientos Junta Disciplinaria Encargado de Recursos Director de Recursos Auxiliar de Kárdex A Traslada Oficio de Envió de procedimientos, expediente y ficha kardex del empleado a Junta Disciplinaria. Recibe documentos. Recibe expediente Recibe sanción según corresponda. Recibe Expediente Analiza el Procedimiento por la Falta Cometida y la Ley o Reglameto que se infringió Verifica expediente Rebisa que la sanción este elaborada correctamente. Archiva Expediente. Analiza Respuesta de Justificación y documentación adjunta Elabora Sanción Verbal, Escrita, Suspensión de Trabajo sin Goce de Sueldo o Destitución, según corresponda Firma la sanción según corresponta. Fin Verifica historial de faltas en expediente de los empleados reportados. Traslada la sanción a Director de Recursos para firma. Traslada sanción firmada. Concluyen sanción por falta leve o falta grave en base a falta cometida, historial del empleado, Repuesta de Justificación y Leyes y Reglamentos aplicables. Recibe sanción. Traslada expediente a Encargado de Recursos. Notifica a Empleado la sanción que correpsonde Adjunta copia de Sanción al expediente y anota en Ficha Labhoral del Kardex. Traslada expediente a Auxiliar de Kardex. 187

191 MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Municipalidad de Mixco SECCIÓN DE NÓMINAS No CONTENIDO Procedimiento Elaboración de Nómina de Pasajes Procedimiento Emisión de Nómina de Bono Vacacional Procedimiento Emisión de Nómina de Sueldo Procedimiento Certificación de Sueldos para Jubilación Procedimiento Certificación de Sueldo Procedimiento Trámite de Pago de Prestaciones Laborales Procedimiento Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Procedimiento Trámite para Pago de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón

192 Gerencia: Dirección: Departamento: Sección: MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Gestión de Personal Sección: Nóminas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de Nómina de Pasajes Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Febrero, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto liquidar el gasto mensual de pasajes del personal que utiliza un medio de transporte en el desempeño de sus labores elaborando la nómina de pasajes. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. Usuarios: Empleados de la Administración Municipal. Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. Reporte de Pasajes Quincenal. Definiciones: a. SICOIN GL: Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos. No. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL TIEMPO D H M S RESPONSABLE ÁREA RESPONSABLE DOCUMENTO REQUERIDO 1. Recibe Reporte de Pasajes. 2. Revisa en Reporte de Pasajes que estén correctos los nombres de los empleados y número de voucher Encargado de Recursos Sección de Recursos 3. Traslada Reporte de Pasajes. 4. Recibe Reporte de Pasajes. Reporte de Pasajes 5. Revisa Reporte de Pasajes Firma Reporte de Pasajes en el lugar indicado. Sella Reporte de Pasajes a un lado de la firma anterior Auxiliar de Nóminas Auxiliar de Nóminas Sección de Nóminas Sección de Nóminas 189

193 8. Traslada Reporte de Pasajes. 9. Recibe Reporte de Pasajes. 10. Revisa Reporte de Pasajes Firma Reporte de Pasajes en el lugar indicado. Sella Reporte de Pasajes a un lado de la firma anterior Sub-Director de Recursos Dirección de Recursos Reporte de Pasajes 13. Traslada Reporte de Pasajes Recibe Reporte de Pasajes revisado y aprobado. Ingresa a Sistema de Control Interno de Recursos. Genera Pre-Nómina en el Sistema de Control Interno de Recursos. Envía por correo electrónica Pre- Nómina Auxiliar de Nómina Sección de Nóminas 18. Recibe correo electrónico Revisa que no existan errores en Pre-Nómina. Si existen errores regresa a Auxiliar de Nóminas Sub-Director de Recursos Dirección de Recursos Pre-Nómina 21. Traslada Nómina. 22. Recibe correo electrónico Corrige en Sistema los errores que hubiese encontrado el Sub- Director de Recursos. Genera Nómina en Sistema SICOIN GL. Envía por correo electrónico Nómina Auxiliar de Nóminas Sección de Nóminas 26. Recibe correo electrónico Revisa en Nómina que puestos y números de partida sean los correctos. Si no está correcto regresa correo para corrección de errores. Envía por correo electrónico Nómina revisada Jefe Departamento de Presupuesto Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal Nómina 30. Recibe correo electrónico Corrige en Sistema los errores que hubiesen encontrado en el Departamento de Presupuesto Auxiliar de Nóminas Sección de Nóminas 190

194 Imprime cuatro copias de la Nómina y un resumen de la misma. Aprueba Nómina en sistema SICOIN GL 34. Traslada Nómina impresa. Auxiliar de Nóminas 35. Recibe Nómina. Sección de Nóminas 36. Revisa Nómina Firma Nómina en el lugar indicado. Sella Nómina a un lado de la firma anterior Traslada Nómina. Encargado de Nóminas 40. Recibe Nómina. 41. Revisa Nómina Firma Nómina en el lugar indicado. Sella Nómina a un lado de la firma anterior Director de Recursos Dirección de Recursos 44. Traslada Nómina. 45. Recibe Nómina. Nómina 46. Revisa que firmas y sellos estén completos Auxiliar de Nóminas Sección de Nóminas 47. Traslada Nómina firmada. 48. Recibe Nómina Revisa que datos estén correctos en Nómina. Envía confirmación por correo electrónico a Auxiliar de Nóminas Jefe Departamento de Presupuesto Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal 51. Recibe correo electrónico Carga la Nómina en el sistema de Banca Virtual. Envía informe de Banca Virtual por correo electrónico a Encargado de Nóminas Auxiliar de Nóminas 54. Archiva expediente Sección de Nóminas 55. Recibe correo electrónico Revisa que no existan errores en Informe de Banca Virtual. Si existen errores regresa correo electrónico a Auxiliar de Nóminas Encargado de Nóminas 191

195 58. Si no existen errores traslada informe por correo electrónico a Tesorero Municipal. Encargado de Nóminas Sección de Nóminas 59. Recibe correo electrónico Revisa Informe Electrónico de Banca Virtual Aprueba pago de Nómina. Tesorero Municipal Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal Nómina Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Febrero, 2013 Febrero, 2013 Julio, 2013 Nombre: Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Diciembre, 2014 Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Departamento de Organización y Métodos Asesoría Alcaldía No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Reporte de Pasajes 1 2. Pre-Nómina 1 3. Nómina 2 192

196 Reporte de Pasajes 193

197 Pre-Nómina 194

198 Nómina 195

199 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Elaboración de Nómina de Pasajes Encargado de Recursos Auxiliar de Nóminas Sub-Director de Recursos Inicio Recibe Reporte de Pasajes Revisa en Reporte de Pasajes que estén correctos los nombres de los empleados y número de voucher Traslada Reporte de Pasajes Recibe Reporte de Pasajes Revisa Reporte de Pasajes Firma Reporte de Pasajes en el lugar indicado Sella Reporte de Pasajes a un lado de la firma anterior Traslada Reporte de Pasajes Recibe Reporte de Pasajes Revisa Reporte de Pasajes A 196

200 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Elaboración de Nómina de Pasajes Sub-Director de Recursos Auxiliar de Nóminas A Firma Reporte de Pasajes en el lugar indicado Sella Reporte de Pasajes a un lado de la firma anterior Traslada Reporte de Pasajes Recibe Reporte de Pasajes revisado y aprobado Ingresa Sistema de Control Interno de Recursos Genera Pre-Nómina en el Sistema de Control Interno de Recursos Recibe correo electrónico Envía por correo electrónico Pre- Nómina Revisa que no existan errores en Pre-Nómina Si existen errores regresa a Auxiliar de Nóminas B 197

201 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Elaboración de Nómina de Pasajes Sub-Director de Recursos Auxiliar de Nóminas Jefe Departamento de Presupuesto B Traslada Planilla Recibe correo electrónico Corrige en el sistema los errores que hubiese encontrado el Sub- Director de Recursos Genera planilla en Sistema SICOIN GL Recibe correo electrónico Envía por correo electrónico planilla Revisa en Planilla que Puestos y Números de Partida sean los correctos Si no está correcto regresa correo para corrección de errores Recibe correo electrónico Envía por correo electrónico planilla revisada Corrige en el sistema los errores que hubiesen encontrado en el Departamento de Presupuesto C 198

202 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Elaboración de Nómina de Pasajes Auxiliar de Nóminas Encargado de Nóminas Director de Recursos C Imprime cuatro copias de la Planilla y un resumen de la misma Aprueba Planilla en Sistema SICOIN GL Recibe Planilla Traslada Planilla impresa Revisa Planilla Firma Planilla en el lugar indicado Sella Planilla a un lado de la firma anterior Traslada Planilla Recibe Planilla Revisa Planilla D 199

203 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Elaboración de Nómina de Pasajes Director de Recursos Auxiliar de Nóminas Jefe Departamento de Presupuesto D Firma Planilla en el lugar indicado Sella Planilla a un lado de la firma anterior Recibe Planilla Traslada Planilla Revisa que firmas y sellos estén completos Traslada Planilla firmada Recibe Planilla Revisa que datos estén correctos en Planilla Recibe correo electrónico Envía conformación por correo electrónico a Auxiliar de Nóminas E 200

204 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Elaboración de Nómina de Pasajes Auxiliar de Nóminas Encargado de Nominas Tesorero Municipal E Carga la Planilla en el sistema de Banca Virtual Recibe correo electrónico Envía informe de Banca Virtual por correo electrónico Revisa que no existan errores en Informe de Banca Virtual Archiva Expediente Existen Errores SI NO Regresa Correo electrónico a Auxiliar de Nominas Traslada informe a tesorero Municipal Recibe correo electrónico Revisa informe electrónico de Banca Virtual Aprueba Pago de Planilla Fin 201

205 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Gestión de Personal Sección: Nóminas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Emisión de Nómina de Bono Vacacional Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Febrero, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto realizar la nómina para el pago de bono vacacional al personal que se encuentre gozando período de vacaciones. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. Usuarios: Empleados de la Administración Municipal. Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. Listado de Acuerdos de Vacaciones. Definiciones: a. SICOIN GL: Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos. No DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Recibe de Dirección de Recursos Listado de Acuerdos de Vacaciones. Revisa que datos de los empleados que gozarán período vacacional estén correctos, (nombre, número de voucher, período vacacional). Ingresa a Sistema de Control Interno de Recursos. TIEMPO D H M S RESPONSABLE Auxiliar de Nóminas ÁREA RESPONSABLE Sección de Nóminas DOCUMENTO REQUERIDO Listado de Acuerdos de Vacaciones 202

206 4. Genera Pre-Nómina en el Sistema de Control Interno de Recursos Auxiliar de Nóminas Sección de Nóminas 5. Envía por correo electrónico Pre- Nómina. 6. Recibe correo electrónico Revisa que no existan errores en Pre-Nómina. Si existen errores regresa a Auxiliar de Nóminas Sub-Director de Recursos Dirección de Recursos Pre-Nómina 9. Traslada Nómina. 10. Recibe correo electrónico Corrige en Sistema los errores que hubiese encontrado el Sub- Director de Recursos. Genera Nómina en Sistema SICOIN GL. Envía por correo electrónico Nómina Auxiliar de Nóminas Sección de Nóminas 14. Recibe correo electrónico Revisa en Nómina que puestos y números de partida sean los correctos. Si no está correcto regresa correo para corrección de errores. Envía por correo electrónico Nómina revisada Jefe Departamento de Presupuesto Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal 18. Recibe correo electrónico Corrige en Sistema los errores que hubiesen encontrado en el Departamento de Presupuesto. Imprime cuatro copias de la Nómina y un resumen de la misma. Aprueba Nómina en Sistema SICOIN GL Traslada Nómina impresa. Auxiliar de Nóminas Sección de Nóminas Nómina 23. Recibe Nómina. 24. Revisa Nómina Firma Nómina en el lugar indicado. Sella Nómina a un lado de la firma anterior Encargado de Nóminas 27. Traslada Nómina. 203

207 28. Recibe Nómina. 29. Revisa Nómina Director de Recursos Dirección de Recursos Firma Nómina en el lugar indicado. Sella Nómina a un lado de la firma anterior Director de Recursos Dirección de Recursos 32. Traslada Nómina. 33. Recibe Nómina. 34. Revisa que firmas y sellos estén completos Auxiliar de Nóminas Sección de Nóminas 35. Traslada Nómina firmada. 36. Recibe Nómina Revisa que datos estén correctos en Nómina. Envía confirmación por correo electrónico a Auxiliar de Nóminas Jefe Departamento de Presupuesto Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal 39. Recibe correo electrónico Carga la Nómina en el sistema de Banca Virtual. Envía informe de Banca Virtual por correo electrónico a Encargado de Nóminas Auxiliar de Nóminas Nómina 42. Archiva expediente Recibe correo electrónico Sección de Nóminas Revisa que no existan errores en Informe de Banca Virtual. Si existen errores regresa correo electrónico a Auxiliar de Nóminas. Si no existen errores traslada informe por correo electrónico a Tesorero Municipal Encargado de Nóminas 47. Recibe correo electrónico Revisa informe electrónico de Banca Virtual Aprueba pago de Nómina. Tesorero Municipal Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal 204

208 Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Febrero, 2013 Febrero, 2013 Julio, 2013 Nombre: Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Diciembre 2014 Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Departamento de Organización y Métodos Asesoría Alcaldía No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Listado de Acuerdos de Vacaciones 1 2. Pre-Nómina 1 3. Nómina 1 205

209 Listado de Acuerdos de Vacaciones 206

210 Pre-Nómina 207

211 Nómina 208

212 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Emisión de Nómina de Bono Vacacional Auxiliar de Nóminas Sub-Director de Recursos Jefe Departamento de Presupuesto Inicio Recibe de Dirección de RRHH Listado de Acuerdos de Vacaciones. Recibe correo electrónico. Revisa que los datos de los empleados que gozaron vacaciones estén correctos Revisa que no existan errores en Pre-Nómina. Ingresa a Sistema de Control Interno de Recursos. NO Existen errores SI Genera Pre-Nómina en el Sistema de Control Interno de Recursos. Traslada Planilla a Auxiliar de Nóminas. Regresa a Auxiliar de Nóminas. Recibe correo electrónico. Envía por correo electrónica Pre- Nómina. Revisa en Planilla que Puestos y Números de Partida sean los correctos. Recibe correo electrónico. Corrige los errores que se hubiese encontrado Si no está correcto regresa correo para corrección de errores. Envía por correo electrónico Planilla revisada. Genera Planilla en sistema SICOIN GL. A Envía por correo electrónico Planilla. 209

213 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Emisión de Nómina de Bono Vacacional Auxiliar de Nóminas Encargado de Nóminas Director de Recursos Jefe Departamento de Presupuesto A Recibe correo electrónico. Recibe Planilla. Recibe Planilla. Corrige En sistema los errores que hubiesen encontrado en Presupuesto. Revisa Planilla. Revisa Planilla. Imprime cuatro copias de la Planilla y un resumen de la misma. Firma Planilla en el lugar indicado. Firma Planilla en el lugar indicado. Aprueba Planilla en sistema SICOIN GL Sella Planilla a un lado de la firma anterior. Sella Planilla a un lado de la firma anterior. Traslada Planilla impresa. Traslada Planilla. Traslada Planilla. Recibe Planilla. Revisa que firmas y sellos estén completos. Recibe Planilla. Traslada Planilla firmada. Envía confirmación Por correo electrónico a Auxiliar de Nóminas. B 210

214 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Emisión de Nómina de Bono Vacacional Auxiliar de Nóminas Tesorero Municipal B Recibe correo electrónico. Recibe correo electrónico. Carga la Planilla en el sistema de Banca Virtual. Revisa informe de Banca Virtual. Envía informe de Banca Virtual por correo electrónico. Aprueba pago de Planilla. Fin. 211

215 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Gestión de Personal Sección: Nóminas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Emisión de Nómina de Sueldo Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Febrero, D H M S Descripción General: Es el procedimiento que tiene por objeto llevar el registro, cálculo y control de pago de sueldos mensuales, descuentos y bonificaciones a efecto de cumplir con lo establecido legalmente según Fundamento Jurídico. Fundamento Jurídico: a. Constitución Política de la República. b. Código de Trabajo. c. Código Municipal. d. Contrato de Trabajo. e. Pacto Colectivo. f. Ley de Servicio Municipal. g. Actas del Concejo Usuarios: Empleados de la Administración Municipal. Funcionarios de la Administración Municipal. Miembros de Concejo Municipal. Requisitos previos: a. Contrataciones autorizadas. b. Nombramientos autorizados. Descripciones: a. SICOIN GL: Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos. No DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Recibe nombramientos y movimientos de personal, (cambios, altas y suspensiones del IGSS, bajas, horas extras, descuentos, entre otros). Revisa que los expedientes estén completos. TIEMPO D H M S RESPONSABLE Auxiliar de Nóminas ÁREA RESPONSABLE Sección de Nóminas DOCUMENTO REQUERIDO Nombramientos Autorizados Contrataciones Autorizadas 212

216 3. Traslada al Encargado de Nóminas. 4. Recibe expediente. 5. Revisa expediente Ingresa cambios a base de datos Auxiliar de Nóminas Encargado de Nóminas Sección de Nóminas Nombramientos Autorizados Contrataciones Autorizadas 7. Genera Pre-Nómina Electrónica Traslada vía correo electrónico Pre-Nómina Recibe correo electrónico Revisa que no existan errores en Pre-Nómina Electrónica. Si encuentra errores detalla los mismos y traslada correo electrónico Sub Director de Recursos Dirección de Recursos 12. Recibe correo electrónico. 13. Desvanece los errores encontrados en Pre-Nómina Ingresa Nómina en SICOIN GL Traslada archivos generados por SICOIN GL al Jefe del Departamento de Presupuesto Encargado de Nóminas Sección de Nóminas 16. Recibe Nómina. 17. Verifica presupuestarias. partidas Verifica disponibilidad financiera Si no hay disponibilidad financiera, informa para no continuar proceso. Informa por correo electrónico a Auxiliar de Nóminas su aprobación. 21. Recibe correo electrónico. 22. Imprime Nómina Jefe del Departamento de Presupuesto Jefe del Departamento de Presupuesto Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal Nómina 23. Traslada Nómina Encargado de Nóminas Recibe Nómina Firma Nómina en el lugar establecido. Traslada Nómina a Director de Recursos Encargado de Nóminas Sección de Nóminas 27. Recibe Nómina. Director de Recursos Director de Recursos 213

217 Firma Nómina en el lugar establecido. Sella Nómina a un lado de la firma anterior Traslada Nómina firmada Director de Recursos Director de Recursos 31. Recibe Nómina. Jefe del 32. Traslada Nómina a Jefe del Departamento de Contabilidad. Departamento de Presupuesto 33. Recibe Nómina Ingresa Nómina para generar registro contable. Envía correo electrónico al Auxiliar de Nominas indicando que puede ingresar Nómina a Banca Virtual Jefe del Departamento de Contabilidad Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal 36. Recibe correo electrónico Ingresa Nómina en Banca Virtual. Envía por correo electrónico Informe de Banca Virtual Auxiliar de Nóminas Nómina 39. Recibe correo electrónico Revisa Informe Electrónico de Banca Virtual. Informa por correo electrónico a Tesorero Municipal que el Informe de Banca Virtual se generó correctamente. Traslada a Auxiliar de Nóminas Nómina para archivo Encargado de Nóminas Sección de Nóminas 43. Recibe Nómina ya firmada. Auxiliar de Nóminas 44. Archiva Nómina ya firmada. 45. Recibe correo electrónico Revisa Informe Electrónico de Banca Virtual. Aprueba el pago con el Banco para acreditar en las cuentas de los empleados Tesorero Municipal Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal 214

218 Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Febrero, 2013 Febrero, 2013 Julio, 2013 Nombre: Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Diciembre 2014 Fundamento Jurídico Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Departamento de Organización y Métodos Asesoría Alcaldía No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Nombramientos Autorizados 1 2. Contrataciones Autorizadas 1 3. Nómina 1 215

219 Nombramientos Autorizados CIUDAD DE MIXCO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA MUNICIPALIDAD DE MIXCO DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS ACUERDO DE NOMBRAMIENTO No. DRH FECHA ALCALDÍA MUNICIPAL CONSIDERANDO: En uso de las facultades que le confiere los artículos 52 y 53 Decreto del Código Municipal, PUNTO SEGUNDO DEL ACTA NUERO DE LA SESIÓN PUBLICA ORDINARIA DEL HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL DEL MUNICIPIO DE MIXCO DE FECHA. ACUERDA: PRIMERO: Nombrar a para ocupar el cargo de con cargo a la partida No., con un salario mensual de Q más Bonificación mensual de Q.. SEGUNDO: El presente acuerdo surte sus efectos a partir del día. TERCERO: Notifíquese al interesado y a quienes corresponda con las copias de ley. Alcalde Municipal Secretario Municipal 216

220 Contrataciones Autorizadas 217

221 Nómina 218

222 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Emisión de Nomina de Sueldo Auxiliar de Nóminas Encargado de Nóminas Sub Director de Recursos Jefe del Departamento de Presupuesto Inicio Recibe Acuerdos de Nombramiento y movimientos de personal. Revisa expedientes. Recibe correo electrónico. Revisa que los expedientes estén completos. Recibe expediente. Revisa que no existan errores en Pre-Nómina Electrónica Traslada al Encargado de Nóminas. Ingresa cambios a base de datos. Existen errores SI Genera Pre-Nómina Electrónica. Detalla los mismos y traslada correo electrónico. Traslada vía correo electrónico Pre- Nómina. Recibe Planilla. Recibe correo electrónico. Recibe correo electrónico. Desvanece los errores encontrados en Pre-Nómina. NO Verifica partidas presupuestarias. Verifica disponibilidad financiera. Imprime Planilla Traslada Planilla a Encargado de Nóminas. A Ingresa Planilla en SICOIN GL. Traslada archivos generados por SICOIN GL SI Hay Disponibilidad Informa su aprobación por correo electronico. NO Informa para no Continuar Proceso. 219

223 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Emisión de Nomina de Sueldo Encargado de Nóminas Director de Recursos Jefe del Departamento de Presupuesto Jefe del Departamento de Contabilidad Auxiliar de Nóminas A Recibe planilla. Recibe Planilla. Recibe Planilla. Recibe Planilla. Recibe correo electrónico. Firma Planilla en el lugar establecido. Firma Planilla en el lugar establecido. Traslada Planilla a Jefe del Departamento de Contabilidad. Ingresa Planilla para generar registro contable. Ingresa Nómina en Banca Virtual. Traslada Planilla a Director de Recursos. Sella Planilla a un lado de la firma anterior. Envía correo Indicando que Puede Ingresar nomina Envía por correo electrónico informe de Banca Virtual. Traslada Planilla firmada. Recibe correo electrónico. Revisa Informe Electrónico de Banca Virtual. Informa que el informe de Banca Virtual se generó correctamente. Recibe Planilla ya Firmada Traslada a Auxiliar de Nóminas Planilla para archivo. Archiva Planilla ya Firmada. B 220

224 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Emisión de Nomina de Sueldo Tesorero Municipal B Recibe correo electrónico. Revisa informe. Aprueba el pago con el banco para acreditar en la cuentas de los empleados Fin. 221

225 Gerencia: Dirección: Departamento: Sección: MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Gestión de Personal Sección: Nóminas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Certificación de Sueldos para Jubilación Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Febrero, D H M S Descripción General: Es el procedimiento que tiene por objeto elaborar la certificación de sueldo y tiempo laborado de un empleado que realizará trámite de jubilación. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. Usuarios: Empleados de la Administración Municipal. Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación. Definiciones: a. SICOIN GL: Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos. No DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Requiere Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar. Entrega Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar. Recibe Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar. Completa Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar. Entrega Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar. Recibe Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar. TIEMPO D H M S RESPONSABLE ÁREA RESPONSABLE Interesado Interesado Auxiliar de Recursos Interesado Auxiliar de Recursos Sección de Recursos Interesado Sección de Recursos DOCUMENTO REQUERIDO Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar Solicitud de Certificación de 222

226 Revisa que Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar esté completa. Traslada Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar a Auxiliar de Nóminas. Recibe Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar Sueldos para Jubilar 10. Ubica expediente del interesado Compara datos en Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar con los del expediente del interesado. 12. Ingresa a base de datos Busca información de últimos 48 sueldos devengados por el interesado. Redacta Certificación de Sueldos para Jubilar con la información del Sistema. Redacta Certificación de Tiempo de Servicios con la información del Sistema. Imprime Certificación de Sueldos para Jubilar. Imprime Certificación de Tiempo de Servicios. Adjunta fotocopias de últimas 48 Planillas en las cuales figura el interesado. Archiva Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar Traslada expediente. 21. Recibe expediente. 22. Revisa expediente Traslada expediente a Director de Recursos. Auxiliar de Nóminas Encargado de Recursos Sección de Nóminas Sección de Recursos Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación Certificación de Sueldos para Jubilar Certificación de Tiempo de Servicios 24. Recibe expediente Firma Certificaciones en el lugar establecido. Sella Certificaciones a un lado de la firma anterior Director de Recursos Dirección de Recursos 27. Traslada expediente. 28. Recibe expediente. Auxiliar de Recursos 29. Entrega expediente a Auxiliar de Recursos interesado. Sección de Recursos Sección de Recursos 223

227 30. Recibe expediente Interesado Interesado Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Febrero, 2013 Febrero, 2013 Julio, 2013 Nombre: Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Diciembre 2014 Departamento de Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Organización y Métodos Asesoría Alcaldía No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación 1 2. Certificación de Sueldos para Jubilar 1 3. Certificación de Tiempo de Servicios 1 224

228 Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar Ciudad de Mixco, de de Señor Director de Recursos Presente. Atentamente solicito se me autorice CERTIFICACIÓN DE SUELDOS, que será utilizado para trámite de la jubilación o tramite personal Ante. Ingrese a la Municipalidad el, retirándome el, último cargo que desempeñe. Agradeciendo su amable atención y comprensión. Referentemente, Nombre del Solicitante Firma del Solicitante Vo.Bo. AUTORIZADO Certificación de Sueldos para Jubilar 225

229 DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE PERSONAL SECCIÓN DE NÓMINAS CERTIFICACIÓN DE SUELDOS NOMBRE: El Infrascrito Director de Recursos de la Municipalidad de Mixco, de Departamento de Guatemala. CERTIFICA: Que tuvo a la vista a los registros correspondientes del personal, en donde consta que el Señor (a): laboró en esta Municipalidad a partir del: y terminando labores el día:. Último cargo desempeñado:, El señor devengó los siguientes últimos cuarenta y ocho sueldos. MES AÑO AÑO AÑO AÑO AÑO ENERO Q Q Q Q Q FEBRERO Q Q Q Q Q MARZO Q Q Q Q Q ABRIL Q Q Q Q Q MAYO Q Q Q Q Q JUNIO Q Q Q Q Q JULIO Q Q Q Q Q AGOSTO Q Q Q Q Q SEPTIEMBRE Q Q Q Q Q OCTUBRE Q Q Q Q Q NOVIEMBRE Q Q Q Q Q DICIEMBRE Q Q Q Q Q SUMAS Q Q Q Q Q Y para los usos legales que al interesado convenga, se extiende la presente Certificación en la Ciudad de Mixco, a los. DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS Certificación de Tiempo de Servicios 226

230 DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE PERSONAL SECCIÓN DE NÓMINAS CERTIFICACIÓN DE TIEMPO DE SERVICIOS NOMBRE: El Infrascrito Director de Recursos de la Municipalidad de Mixco, de Departamento de Guatemala. CERTIFICA: Que tuvo a la vista a los registros correspondientes del personal, en donde consta que el Señor (a): laboró en esta Municipalidad a partir del: y terminando labores el día:. Último cargo desempeñado:, haciendo un cómputo total de tiempo laborado de:. Y para los usos legales que al interesado convenga, se extiende la presente Certificación en la Ciudad de Mixco, a los. DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS 227

231 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Certificación de Sueldos para Jubilación Interesado Auxiliar de Recursos Auxiliar de Nóminas Inicio Requiere Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación Entrega Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación Recibe Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación Recibe Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación Ubica Expediente del interesado Completa Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación Compara datos en Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación con los del expediente del interesado Entrega Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación Recibe Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación Ingresa a base de datos Revisa que Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación esté completo Busca información de últimos 48 sueldos devengados por el interesado Traslada Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación a Auxiliar de Nóminas Busca información de tiempo laborado por el interesado durante los últimos 48 meses en la institución Redacta Certificación de Sueldos para Jubilación con la información del sistema Redacta Certificación de Tiempo de Servicios con la información del sistema A 228

232 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Certificación de Sueldos para Jubilación Auxiliar de Nóminas Encargado de Recursos Director de Recursos Auxiliar de Recursos Interesado A Imprime Certificación de Sueldos para Jubilación Imprime Certificación de Tiempo de Servicios Adjunta fotocopias de últimas 48 Planillas en las cuales figura el interesado Archiva Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación Traslada expediente Recibe expediente Recibe expediente Revisa expediente Firma Certificaciones en el lugar establecido Traslada expediente a Director de Recursos Sella Certificaciones a un lado de la firma anterior Recibe expediente Recibe expediente Traslada expediente Entrega expediente a interesado Fin 229

233 Gerencia: Dirección: Departamento: Sección: MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Gestión de Personal Sección: Nóminas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Certificación de Sueldo Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Febrero, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto proporcionar una constancia laboral al empleado que lo requiera. Fundamento Jurídico: Ninguno. Usuarios: Funcionarios de la Administración Municipal. Empleados de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. Mínimo tres meses laborados. Definiciones: Ninguna No. 1. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Requiere verbalmente al Auxiliar de Recursos Certificación de Sueldo, indicando No. de Voucher. TIEMPO D H M S RESPONSABLE Empleado ÁREA RESPONSABLE DOCUMENTO REQUERIDO 2. Recibe solicitud verbal Ninguno Ingresa a Sistema de Control Interno de Recursos. Ingresa No. de Voucher del empleado Auxiliar de Nóminas Sección de Nóminas 5. Imprime Certificación de Sueldo Traslada Certificación de Sueldo Recibe Certificación de Sueldo Revisa Certificación de Sueldo Sub Director de Recursos Dirección de Recursos Certificación de Sueldo 9. Firma Certificación de Sueldo en Sub Director de Recursos Dirección de Recursos Certificación de Sueldo 230

234 el lugar establecido. 10. Sella Certificación de Sueldo Traslada Certificación de Sueldo Recibe Certificación de Sueldo Entrega Certificación de Sueldo Recibe Certificación de Sueldo Revisa Certificación de Sueldo Auxiliar de Recursos Empleado Sección de Recursos Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Febrero, 2013 Febrero, 2013 Julio, 2013 Nombre: Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Diciembre 2014 Departamento de Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Organización y Métodos Asesoría Alcaldía No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Certificación de Sueldo 1 231

235 Certificación de Sueldo 232

236 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Certificación de Sueldo Empleado Auxiliar de Nóminas Sub Director de Recursos Inicio Requiere verbalmente al Auxiliar de Recursos Certificación de Sueldo, indicando No. De Voucher Recibe solicitud verbal Ingresa a Sistema de Control Interno de Recursos Ingresa a No. De Voucher del empleado Imprime Certificación de Sueldo Recibe Certificación de Sueldo Revisa Certificación de Sueldo Traslada Certificación de Sueldo Firma Certificación de Sueldo en el lugar establecido Sella Certificación de Sueldo Traslada Certificaciòn de Sueldo A 233

237 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Certificación de sueldo Auxiliar de Recursos Empleado A Recibe Certificación de Sueldo Entrega Certificaciòn de Sueldo Recibe Certificación de Sueldo Revisa Certificación de sueldo Fin 234

238 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Gestión de Personal Sección: Nóminas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Trámite de Pago de Prestaciones Laborales Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Marzo, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto realizar el cálculo para el pago correcto de las prestaciones laborales que la ley estipula a una persona que dejó de laborar para la Institución. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. b. Código de Trabajo. c. Ley de Servicio Municipal. Usuarios: Empleados de la Administración Municipal. Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. Formulario de Solicitud de Prestaciones Laborales. b. Fotocopia de DPI del Interesado. c. Fotocopia de NIT. d. Solvencia de Inventarios. e. Estados de cuenta en caso de tener préstamos bancarios (Promerica, BANTRAB). Definiciones: a. DPI: Es el Documento Personal de Identificación. b. DAFIM: Es la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal. c. SICOIN GL: Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos. No. 1. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Solicita Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales a Auxiliar de Recursos en recepción. TIEMPO D H M S 2. Entrega Formulario de Solicitud RESPONSABLE ÁREA RESPONSABLE DOCUMENTO REQUERIDO Interesado Interesado Formulario Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales Auxiliar de Recursos Sección de Recursos 235

239 de Pago de Prestaciones Laborales. Recibe Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales. Completa Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales. Adjunta documentos solicitados en Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Entrega expediente Recibe Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales con documentos adjuntos. Revisa Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales y documentos adjuntos. Ingresa al Sistema de control interno de documentos. Elabora Providencia dirigida a Recursos solicitando el pago de prestaciones Auxiliar de Recursos Interesado Oficial de Secretaría Municipal Sección de Recursos Interesado Formulario Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales Formulario Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales Fotocopia DPI del Interesado Fotocopia de Carné de NIT del Interesado Solvencia de Inventarios Estados de Cuenta de Préstamos Bancarios (si tiene préstamos pendientes) ò Finiquito 11. Imprime Providencia Traslada Providencia a Secretario Municipal. Secretaría Municipal 13. Recibe Providencia Revisa Providencia Secretario Municipal 15. Firma y sella Providencia Entrega Providencia a Oficial de Secretaría Municipal Providencia 17. Recibe Providencia Adjunta Providencia al expediente. Traslada expediente a Auxiliar de Recursos en recepción. Oficial de Secretaría Municipal 20. Recibe expediente Traslada expediente a Auxiliar de Kardex. 22. Recibe expediente Ubica el expediente de kardex según la Providencia. Saca fotocopia del Último Contrato Laboral firmado que Auxiliar de Recursos Auxiliar de Kardex Sección de Recursos Formulario Solicitud de Pago de Prestaciones 236

240 hay en el expediente. Revisa la Ficha Laboral del Kardex del Interesado que hay en el expediente para ver si los períodos de vacaciones fueron gozados o no. Elabora Resumen Laboral tomando en cuenta la información anterior Imprime Resumen Laboral Auxiliar de Kardex Sección de Recursos Laborales Fotocopia DPI del Interesado Fotocopia de Carné de NIT del Interesado Solvencia de Inventarios Estados de Cuenta de Préstamos Bancarios (si tiene préstamos pendientes) o Finiquito Providencia Último Contrato Laboral Ficha Laboral del Kardex del Interesado Resumen Laboral 28. Firma Resumen Laboral Traslada Resumen Laboral y documentos de kardex a Auxiliar de Nóminas. Recibe Resumen Laboral y documentos de kardex. Revisa Resumen Laboral y documentación. Ingresa al Sistema de planillas el número de voucher del empleado. Imprime Hoja de Datos Generales. Corrobora la información de la Hoja de Datos Generales con la recibida en el Resumen Laboral por Auxiliar de Kardex. Traslada Hoja de Datos Generales y documentación a Encargado de Nóminas. Recibe Hoja de Datos Generales y documentación Firma Hoja de Datos Generales Traslada Hoja de Datos Generales firmada y documentación a Auxiliar de Nóminas. Recibe Hoja de Datos Generales firmada y documentación. Revisa en Sistema de Control Interno de Recursos los últimos seis salarios devengados por el Interesado y si trabajo horas extras. Elabora Cuadro con el Cálculo del Sueldo Promedio y horas extras si hubiera en base a la información anterior Auxiliar de Nóminas Encargado de Nóminas Auxiliar de Nóminas Sección de Nóminas Resumen Laboral Hoja de Datos Formulario Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales Fotocopia DPI del Interesado Fotocopia de Carné de NIT del Interesado Solvencia de Inventarios Estados de Cuenta de Préstamos Bancarios (si tiene préstamos pendientes) o Finiquito Providencia Último Contrato Laboral Ficha Laboral del Kardex del Interesado Resumen Laboral Hoja de Datos Generales Cuadro con el Cálculo de Sueldo Promedio 237

241 Imprime Cuadro con el Cálculo del Sueldo Promedio Ingresa al Sistema de prestaciones el número de voucher del empleado. Ingresa el valor del sueldo promedio a Sistema. Elabora la Liquidación Laboral del empleado en el sistema. Si el Interesado tiene préstamos pendientes de pago, resta el valor al total de la liquidación Imprime Liquidación Laboral Auxiliar de Nóminas Sección de Nóminas 48. Revisa Liquidación Laboral Traslada Liquidación Laboral al Sub-Director de Recursos Recibe Liquidación Laboral. 51. Firma Liquidación Laboral. 52. Traslada Liquidación Laboral a Auxiliar de Nóminas Recibe Liquidación Laboral Elabora Providencia dirigida a Tesorería Municipal solicitando pago de prestaciones laborales. Realiza fotocopia Liquidación Laboral y Providencia dirigida a Tesorería. Adjunta original de Providencia dirigida a Tesorería y Liquidación Laboral al expediente. Traslada expediente original a Tesorería y copia del expediente a Auxiliar de Kardex Recibe y expediente Firma copia del expediente de recibido. Recibe copia del expediente recibido en tesorería. Archiva copia en el expediente Kardex del empleado Sub-Director de Recursos Auxiliar de Nóminas Tesorería Municipal Auxiliar de Kardex Dirección de Recursos Sección de Nóminas Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal Sección de Recursos Formulario Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales Fotocopia DPI Interesado Fotocopia de Carné de NIT del Interesado Solvencia Inventarios Estados de Cuenta de Préstamos Bancarios (si Tiene Préstamos pendientes) o Finiquito Providencia Último Contrato Laboral Ficha Laboral del Kardex del Interesado Resumen Laboral Hoja de Datos Generales Cuadro con el Cálculo de Sueldo Promedio Liquidación Laboral Providencia Dirigida a Tesorería 238

242 Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Marzo, 2013 Marzo, 2013 Julio, 2013 Nombre: Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Diciembre 2014 Departamento de Organización y Métodos Asesoría Alcaldía Fundamento Jurídico Requisitos Previos Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones 2 Laborales 2. Fotocopia del DPI del Interesado 1 3. Solvencia de Inventarios 2 4. Estados de Cuenta de Préstamos Bancarios (si tiene 1 préstamos pendientes) o Finiquito 5. Fotocopia de Carné de NIT del Interesado 1 6. Providencia de Solicitud de Pago 1 7. Último Contrato Laboral 1 8. Ficha Laboral del Kardex del Interesado 4 9. Resumen Laboral Hoja de Datos Generales Cuadro de Cálculo de Sueldo Promedio Liquidación Laboral Providencia Dirigida a Tesorería Municipal 1 239

243 Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales 240

244 241

245 Fotocopia DPI del Interesado 242

246 Solvencia de Inventarios 243

247 Estados de Cuenta de Préstamos Bancarios o Finiquito 244

248 Fotocopia Carné de NIT del Interesado 245

249 Providencia de Solicitud de Pago 246

250 Último Contrato Laboral 247

251 Ficha Laboral del Kardex del Interesado 248

252 249

253 250

254 251

255 Resumen Laboral 252

256 Hoja de Datos Generales 253

257 Cuadro de Cálculo de Sueldo Promedio 254

258 Liquidación Laboral 255

259 Providencia Dirigida a Tesorería 256

260 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Tramite de Pago de Prestaciones Laborales Interesado Auxiliar de Recursos Oficial de Secretaría Municipal Secretario Municipal Inicio Solicita Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales Entrega Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales Recibe Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales con documentos adjuntos Recibe Providencia. Recibe Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales Revisa Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales y documentos adjuntos Revisa Providencia Completa Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Ingresa a sistema de control interno de documentos Firma y sella Providencia Adjunta documentos solicitados Elabora Providencia Entrega Providencia a Oficial de Secretaría Municipal Entrega expediente Imprime Providencia Traslada Providencia a Secretario Municipal Recibe Expediente Recibe Providencia Traslada expediente a Auxiliar de Kardex Adjunta Providencia al Expediente A Traslada expediente a Auxiliar de Recursos en recepción 257

261 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Tramite de Pago de Prestaciones Laborales Auxiliar de Kardex Auxiliar de Nóminas Encargado de Nóminas A Recibe Expediente. Recibe resumen laboral y documentos de kardex.. Recibe hoja de datos generales firmada y documentación. Ubica el expediente de kardex según la providencia. Revisa resumen laboral y documentación. Firma hoja de datos generales. Saca fotocopia del último contrato firmado que hay en el expediente. Ingresa al sistema de planillas el número de voucher del empleado. Traslada hoja de datos generales firmada y documentación a Auxiliar de Nominas. Revisa la hoja laboral que hay en el expediente para ver si los periodos de vacaciones fueron gozados ó no. Imprime hoja de datos Generales. Elabora resumen laboral tomando en cuenta la información anterior. Corrobora la información de la hoja de datos generales con la recibida en el resumen laboral por Auxiliar de Kárdex. Imprime resumen laboral. Traslada hoja de datos generales y documentación a Encargado de nominas. Firma resumen laboral. Recibe hoja de datos generales firmada y documentación. Traslada resumen laboral y documentos de kardex a Auxiliar de Nominas. Revisa en Sistema de Control Interno de Recursos los últimos seis salarios devengados por el Interesado y si trabajo horas extras. B 258

262 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Tramite de Pago de Prestaciones Laborales Auxiliar de Nóminas B Elabora cuadro con el cálculo del sueldo promedio y horas extras si hubiera en base a la información anterior. Imprime cuadro. Ingresa al sistema de prestaciones el número de voucher del empleado. Ingresa el valor del sueldo promedio a Sistema. Elabora la liquidación laboral del empleado en el sistema. Si el Interesado tiene préstamos pendientes de pago, resta el valor al total de la liquidación. Imprime liquidación laboral. C 259

263 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Tramite de Pago de Prestaciones Laborales Auxiliar de Nóminas Sub Director Tesorero Municipal Auxiliar de Kardex C Revisa liquidación laboral. Recibe liquidación. Recibe Expediente. Recibe copia del expediente recibido en tesorería. Traslada liquidación laboral al Sub-Director de Recursos. Firma Liquidación Laboral. Firma copia del expediente recibido. Archiva copia en el expediente Kardex del empleado. Recibe liquidación laboral. Traslada liquidación laboral a Auxiliar de Nominas. Fin. Elabora providencia dirigida a Tesorería Municipal solicitando pago de prestaciones laborales. Realiza fotocopia de liquidación laboral y providencia dirigida a Tesorería. Adjunta original y copia de providencia dirigida a Tesorería y liquidación laboral al expediente. Traslada expediente original a Tesorería y copia del expediente a Auxiliar de Kartex. 260

264 Gerencia: Dirección: Departamento: Sección: MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Gestión de Personal Sección: Nominas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Julio, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir los pasos a seguir para generar la planilla de seguridad social en forma electrónica por medio del Software PLANI-IGSS y utilización del portal de servicios electrónicos del IGSS para efectuar el pago correspondiente. Fundamento Jurídico: a. Acuerdo 1123, Ley Orgánica del IGSS. Usuarios: Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. Descargar el Software PLANI-IGSS. Definiciones: a. IGSS: Es el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. b. Software Plani-IGSS: Es una herramienta para uso del patrono que será de utilidad para ingresar y mantener actualizada la información los trabajadores afiliados al Seguro Social. c. SICOIN GL: Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos. No. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL Recibe la Integración Mensual de Todos los Pagos de Nominas 1. Efectuados por parte del Encargado de Egresos del área de DAFIM. 2. Ingresa al Sistema de Recursos ORACLE e ingresa su USUARIO y CLAVE. Consulta la información de los 3. empleados a incluir en la Planilla de Seguridad Social. TIEMPO D H M S Ingresa en el software PLANI RESPONSABLE Auxiliar de Nómina ÁREA RESPONSABLE Sección de Nóminas DOCUMENTO REQUERIDO Integración Mensual de Todos los Pagos de Nominas Efectuados Integración Mensual de Todos los Pagos 261

265 IGSS. Ingresa la información solicitada en la opción Patronos de la carpeta de mantenimiento. Ingresa la información solicitada en la opción Centros de Trabajo de la carpeta de mantenimiento. Ingresa la información de los empleados solicitada en la opción Afiliados de la carpeta de mantenimiento. Selecciona el tipo planilla en la opción Tipo de Planilla de la carpeta planilla de seguridad social. Realiza las asignaciones de afiliados al tipo de planilla en la opción Tipo de Planilla de la carpeta planilla de seguridad social. Selecciona la opción Creación Pre liquidación de la carpeta planilla de seguridad social y se genera un número de preliquidación. De ser necesario selecciona las opciones Control de Suspendidos, Licencia sin Goce de Salario de la carpeta planilla de seguridad social e ingresa la información solicitada para cuadrar valores con los enviados por el encargado de egresos. Selecciona la opción Actualización de Pre Liquidación. Selecciona la opción Exportar liquidación y genera archivo de texto con el reporte de Planilla Electrónica del IGSS. Guarda archivo o Reporte de Planilla Electrónica del IGSS. Ingresa al portal con su USUARIO y CLAVE para cargar la planilla. Selecciona la categoría Patronos. Selecciona el vinculo Planilla Electrónica Auxiliar de Nóminas Sección de Nóminas de Nominas Efectuados Reporte de Planilla Electrónica del IGGS 262

266 Selecciona el vinculo Carga de Planilla. Carga Archivo de Planilla Electrónica del IGSS haciendo uso de los botones Examinar y Cargar Planilla. Se recibe un correo electrónico de confirmación de que el archivo ya fue cargado al Sistema. Si los datos de la Planilla Electrónica del IGSS están correctos se recibe un correo de validación de la planilla. Si los datos de la Planilla Electrónica del IGSS no están correctos se recibe un correo solicitando las correcciones. Realiza las correcciones en el Archivo de Planilla Electrónica del IGSS. Se carga nuevamente la Planilla Electrónica del IGSS con correcciones. Regresa a la página principal del portal para generar los recibos de pago. Selecciona la categoría Patronos Selecciona el vínculo Planillas Selecciona la Planilla Pendiente de Pago. Selecciona la opción Recibo de Pago. Selecciona el botón Continuar Selecciona el botón Generar Auxiliar de Nóminas Sección de Nóminas Espera a que se genere el 32. Recibo de Pago Electrónico de Recibo de Pago de Cuota Laboral Cuota Laboral y Cuota Patronal. Recibo de Pago de 33. Imprime los recibos de Pago Cuota Patronal Reporte de Planilla Imprime dos Reportes de la Electrónica Planilla Electrónica del IGSS. Elabora expediente de entrega 35. de pago de cuota laboral y adjunta recibo de pago y planilla electrónica del IGSS. 36. Elabora expediente de entrega de pago de cuota patronal y adjunta recibo de pago y planilla electrónica del IGSS

267 Entrega expedientes a Mensajero para entregar en DAFIM continúa proceso con la actividad No.39. Informa a Encargado de Nóminas que la Planilla Electrónica del IGSS fue cargada al portal y también se enviaron expedientes con documentación correspondiente a DAFIM para que efectué el pago Auxiliar de Nóminas Sección de Nóminas 39. Recibe expediente Si el expediente corresponde al pago de cuota laboral entrega al Encargado de Egresos y continúa proceso con la actividad No. 53. Si el expediente corresponde al pago de cuota patronal entrega al Jefe del Departamento de Presupuesto. Recibe expediente que corresponde al pago de cuota patronal para colocar partida presupuestaria. Traslada expediente con partida presupuestaria al área de contabilidad. Recibe expediente para Ingresar los datos al sistema SICOIN GL. Traslada expediente a Encargado de Egresos. Mensajero Jefe del Departamento de Presupuesto Jefe del Departamento de Contabilidad Sección de Mensajería Nota de Debito 46. Recibe expediente Revisa expediente y verifica disponibilidad bancaria. Si se detecta algún error se regresa el expediente para corrección por medio de conocimiento a donde corresponda. Si no hay ningún error se efectúa el pago por medio de la Banca Virtual de Banrural Encargado de Egresos Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal 50. Imprime la Nota de Débito Adjunta Nota de Débito al expediente como comprobante de pago Envía por medio de conocimiento oficio y la 264

268 53. documentación al área de Contabilidad para archivo. Recibe expediente con la documentación respectiva. Jefe del Departamento de Contabilidad 54. Archiva. 55. Recibe expediente para pago de cuota laboral. 56. Revisa la documentación Efectúa el pago por medio de la Banca Virtual de Banrural. 58. Imprime la Nota de Débito Adjunta Nota de Débito al expediente como comprobante de pago. Envía por medio de conocimiento expediente y la documentación al área de Contabilidad para archivo. Recibe expediente con la documentación respectiva Archiva. Encargado de Egresos Jefe del Departamento de Contabilidad Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal Nota de Débito Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Julio, 2014 Julio, 2014 Diciembre, 2014 Nombre: Alba Florián Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Documentos requeridos anexos No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Integración Mensual de Todos los Pagos de Nominas Varias Efectuados 2. Reporte de Planilla del IGSS Varias 3. Recibo de Pago de Cuota Patronal 1 4. Recibo de Pago de Cuota Laboral 1 5. Nota de Débito 1 265

269 Actividades 4-8 Actividad 9 266

270 Actividad 10 Actividad

271 Actividades Actividad

272 Actividad 15 Actividad

273 Actividad 17 Actividad 18 Actividad

274 Actividades

275 Actividades

276 Integración Mensual de Todos los Pagos de Nóminas Efectuados 273

277 Reporte de Planilla del IGSS 274

278 275

279 276

280 Recibo de Pago de Cuota Patronal 277

281 Recibo de Pago de Cuota Laboral 278

282 Nota de Débito 279

283 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Auxiliar de Nóminas Inicio Recibe la integración mensual de todos los pagos de nominas efectuados por parte del Encargado de Egresos del área de DAFIN. Ingresa al sistema de Recursos ORACLE e ingresa su USUARIO y CLAVE. Consulta la información de los empleados a incluir en la Planilla de Seguridad Social. Ingresa en el software PLANI-IGSS. Ingresa la información solicitada en la opción patronos de la carpeta de mantenimiento. Ingresa la información solicitada en la opción Centros de Trabajo de la carpeta de mantenimiento. Ingresa la información de los empelados solicitada en la opción Afiliados de la carpeta de mantenimiento. Selecciona el tipo planilla en la opción Tipo de Planilla de la carpeta Planilla de Seguridad Social. A 280

284 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Auxiliar de Nóminas A Realiza las asignaciones de afiliados al tipo de planilla en la opción Tipo de Planilla de la carpeta Planilla de Seguridad Social. Selecciona la opción Creación Pre liquidación de la carpeta Planilla de Seguridad Social y se genera un número de Pre- Liquidación. De ser necesario selecciona las opciones Control de Suspendidos, Licencia sin Goce de Salario e ingresa la información solicitada para cuadrar valores con los enviados por el encargado de egresos. Selecciona la opción Actualización de Pre liquidación. Selecciona la opción Exportar liquidación y genera Archivo de texto con el reporte de Planilla Electrónica del IGSS. Guarda archivo o reporte de Planilla electrónica del IGSS. Ingresa al portal servicios.igssgt.org con su USUARIO y CLAVE para cargar la planilla. Selecciona la categoría Patronos. B 281

285 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Auxiliar de Nóminas B Selecciona el vinculo Planilla Electrónica. Selecciona el vinculo Carga de Planilla. Carga Archivo de Planilla del IGSS haciendo uso de los botones examinar y cargar planilla. Se recibe un correo electrónico de confirmación de que el archivo ya fue cargado al Sistema. Si los datos de la Planilla Electrónica del IGSS están correctos se recibe un correo de validación de la planilla. Si los datos de la Planilla Electrónica del IGSS no están correctos se recibe un correo solicitando las correcciones. Realiza las correcciones en el Archivo de Planilla Electrónica del IGSS. Se carga nuevamente la Planilla Electrónica del IGSS con correcciones. C 282

286 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Auxiliar de Nóminas C Regresa a la página principal del portal para generar los recibos de pago. Selecciona la categoría Patronos. Selecciona el vínculo Planillas. Selecciona la Planilla Pendiente de Pago. Selecciona la opción Recibo de Pago. Selecciona el botón Continuar. Selecciona el botón Generar. Espera a que se Genere el Recibo de Pago Electrónico de cuota laboral y patronal. D 283

287 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Auxiliar de Nóminas Mensajero D Imprime los recibos de Pago. Imprime dos reportes de la planilla electrónica del IGSS. Elabora expediente de entrega de pago de cuota laboral y adjunta recibo de pago y planilla electrónica del IGSS. Elabora expediente de entrega de pago de cuota patronal y adjunta recibo de pago y planilla electrónica del IGSS. Entrega expedientes a Mensajero para entregar en DAFIN continúa proceso con la actividad No.39 Recibe expedientes. Informa a Encargado de Nominas que la Planilla Electrónica del IGSS fue cargada al portal y también se envió expedientes con documentación correspondiente a DAFIN para que efectué el pago. Si el expediente corresponde al pago de cuota laboral se entrega al área de egresos y continúa proceso con la actividad No. 53 Si el expediente corresponde al pago de cuota patronal se entrega al Jefe del Departamento de Presupuesto E 284

288 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Jefe del Departamento de Presupuesto Jefe del Departamento de Contabilidad E Recibe expediente que corresponde al pago de cuota patronal para colocar partida presupuestaria Traslada expediente con partida presupuestaria al área de contabilidad Recibe expediente para Ingresar los datos al sistema SICOIN GL Traslada expediente a Encargado de Egresos F 285

289 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Encargado de Egresos Jefe del Departamento de Contabilidad F Recibe expediente Revisa expediente, y verifica disponibilidad bancaria. Si se detecta algún error se regresa el expediente para corrección por medio de conocimiento a donde corresponda. Si no hay ningún error se efectúa el pago por medio de la banca virtual de Banrural. Imprime la nota de débito. Recibe expediente. Adjunta nota de débito al expediente como comprobante de pago. Archiva. Envía por medio de conocimiento expediente y la documentación al área de Contabilidad para archivo. G 286

290 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Encargado de Egresos Jefe del Departamento de Contabilidad G Recibe expediente para pago de cuota laboral. Revisa la documentación. Efectúa el pago por medio de la banca virtual de Banrural. Imprime la nota de débito. Adjunta nota de debito al expediente como comprobante de pago. Recibe expediente con la documentación respectiva. Envía por medio de conocimiento expediente y la documentación al área de Contabilidad para archivo. Archiva. Fin 287

291 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Municipal Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Dirección: Recursos NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Departamento: Gestión de Personal Sección: Nóminas Trámite para Pago de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Febrero, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir en el pago de contratos por servicios técnicos o profesionales que son brindados a la Municipalidad de Mixco. Fundamento Jurídico: Ninguno. Usuarios: Profesionales contratados y/o Técnicos Requisitos previos: Expediente original completo: 1. Boleto de Ornato. 2. Antecedentes Penales y Policiacos. 3. CV. 4. Copia de DPI. 5. Copia de Título o Diploma cuando aplique. 6. RTU Actualizado. 7. Declaración Jurada por un abogado. 8. Asignación de Partida Presupuestaria y Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP). 9. Fianza. 10. Cheque o Constancia de Cuenta Monetaria en Banco Banrural cuando aplique en casos especiales. 11. Contrato (legalizado). 12. Resolución de Alcaldía Municipal. 13. Certificación de Resolución de Alcaldía Municipal. Definiciones: Ninguna. 288

292 No. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL TIEMPO D H M S RESPONSABLE ÁREA RESPONSABLE DOCUMENTO REQUERIDO Recibe expediente completo en original con: 1. Contrato legalizado gestionado por Asesoría Jurídica. 2. Resolución de Alcaldía Municipal y Certificación de Resolución de Alcaldía Municipal gestionado por Secretaría Municipal. Notifica a Dirección/Gerencia interesada que presente la documentación para pago del personal bajo su cargo que fue aprobado contratar por renglón 029. Envía a Dirección de Recursos documentación para pago de la siguiente manera: 1. Oficio de solicitud de pago firmado Dirección/Gerencia interesada 2. Factura razonada por la Dirección/Gerencia interesada y con firma de interesado 3. Informe del mes firmado por el interesado y con Vo. Bo. de la Dirección/Gerencia interesada Dirección de Recursos Dirección/Gerencia Interesada Dirección de Recursos Dirección/Gerencia interesada Expediente Completo en original Antecedentes Penales y Policiacos CV Copia de DPI Copia de Título o Diploma cuando aplique RTU Actualizado Declaración Jurada por un abogado. Contrato (Legalizado) Asignación de Partida Presupuestaria y Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) Fianza Cheque o Constancia de Cuenta Monetaria en Banco Banrural cuando aplique en casos especiales Contrato Legalizado Resolución de Alcaldía Municipal Certificación de la Resolución de Alcaldía Municipal Oficio de solicitud de pago firmado por área interesad Factura razonada con firma del interesado y área Informe del mes firmado por el interesado y con Vo. Bo. del área 289

293 Recibe de Dirección/Gerencia interesada documentación para pago de la siguiente manera: 1. Oficio de solicitud de pago firmado Dirección/Gerencia interesada 2. Factura razonada por la Dirección/Gerencia interesada y con firma de interesado 3. Informe del mes firmado por el interesado y con Vo. Bo. de la Dirección/Gerencia interesada Revisa documentación para pago. Elabora y firma listado de integración de personal para pago de renglón 029 con los siguientes datos. Nombre completo Puesto Número de Contrato Valor Facturado Descuentos de ISR según sea el caso Traslada documentación de pago a Auxiliar de Kardex para que integre expediente completo. Recibe documentación de pago e integra a expediente completo. Traslada expediente completo a Dirección de Recursos. Recibe y traslada expediente completo con listado de integración de personal para pago de renglón 029 firmado a Sub Director de Recursos. Recibe y confronta listado de integración de personal para pago de renglón 029 contra expediente completo Dirección de Recursos Auxiliar de Kardex Dirección de Recursos Sub Director de Recursos Dirección de Recursos Sección de Recursos Dirección de Recursos Sub Dirección de Recursos Oficio de solicitud de pago firmado por área interesad Factura razonada con firma del interesado y área Informe del mes firmado por el interesado y con Vo. Bo. del área Listado de integración de personal para pago de renglón 029 Expediente completo en original 290

294 Si listado requiere corrección traslada a Dirección de Recursos para corrección, si todo esta correcto traslada listado a Encargado de Nóminas para pago. Recibe listado de integración de personal para pago de renglón 029 firmado y elabora nómina en Sistema SICOIN GL con forma de pago por emisión de cheque o acreditamiento a cuenta según sea el caso. Sub Director de Recursos traslada expediente original completo a Auxiliar de Kardex para archivo. Recibe expediente original completo y archiva. Encargado de Nóminas traslada vía correo electrónico nómina a Sub Director de Recursos. Recibe y revisa integración de nómina. Da Vo.Bo. de nómina vía electrónica y remite a Encargado de Nóminas. Recibe Vo.Bo de nómina y remite vía electrónica a Jefe del Departamento de Presupuesto. Recibe vía electrónica nómina y verifica partidas presupuestarias. Informa a Encargado de Nóminas vía electrónica la aprobación de nómina. Si no hay disponibilidad financiera informa a Encargado de Nóminas que espere gestiones para disponibilidad. Recibe vía electrónica la aprobación de nómina Imprime nómina Sub Director de Recursos Encargado de Nóminas Sub Director de Recursos Auxiliar de Kardex Encargado de Nóminas Sub Director de Recursos Encargado de Nóminas Jefe del Departamento de Presupuesto Encargado de Nóminas Sub Dirección de Recursos Sección de Nóminas Sub Dirección de Recursos Auxiliar de Kardex Sección de Nóminas Dirección de Recursos Sección de Nóminas Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal Sección de Nóminas Listado de integración de personal para pago de renglón 029 Expediente completo en original Expediente completo en original Nómina 25. Traslada nómina física a 291

295 Director de Recursos para firma y sello. Recibe nómina física, firma y sella. Remite nómina física firmada a Jefe del Departamento de Contabilidad Encargado de Nóminas Director de Recursos Sección de Nóminas Dirección de Recursos 28. Recibe nómina física. 29. Rectifica en el sistema SICOIN GL que el número de nómina y monto este ingresado correctamente Firma y sella nómina física Traslada nómina física a Tesorero Municipal. Tesorero Municipal recibe nómina física del área de contabilidad. Revisa y confirma a Encargado de Nóminas vía electrónica realizar la carga de la nómina a Banca Virtual. Recibe correo electrónico y remite a Auxiliar de Nóminas. Recibe correo electrónico y realiza carga de nómina en Banca Virtual. Envía por correo electrónico el archivo de la nómina cargada a la Banca Virtual a Encargado de Nóminas. Recibe y revisa por correo electrónico el archivo de la nómina cargada a la Banca Virtual. Informa vía correo electrónico que ya fue cargada la nómina a Banca Virtual. Recibe correo y revisa carga electrónica en Banca Virtual. Aprueba el pago con el Banco para acreditar en las cuentas de los empleados Jefe del Departamento de Contabilidad Tesorero Municipal Encargado de Nóminas Auxiliar de Nóminas Encargado de Nóminas Tesorero Municipal Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal Sección de Nóminas Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal Nómina 41. Traslada a Auxiliar de Nóminas 292

296 42. nomina ya firmada y pagada. Recibe nómina ya firmada y pagada. 43. Archiva nómina. Tesorero Municipal Auxiliar de Nóminas Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal Sección de Nóminas Nómina (firmada y pagada) Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Febrero, 2015 Marzo, 2015 Marzo, 2015 Nombre: Alba Florián Temistocles Gudiel Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista de Organización y Métodos Gerente Municipal Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Documentos requeridos anexos No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Boleto de Ornato 1 2. Antecedentes Penales y Policiacos 2 3. CV 1 4. Copia de DPI 1 5. Copia de Título o Diploma cuando aplique 1 6. RTU actualizado 1 7. Declaración Jurada por un Abogado 1 8. Asignación de Partida Presupuestaria y Constancia de Variable Disponibilidad Presupuestaria (CDP) 9. Fianza Cheque o Constancia de Cuenta Monetaria en Banco 1 Banrural cuando aplique en casos especiales 11. Contrato (legalizado) Variable 12. Resolución de Alcaldía Municipal Variable 13. Certificación de la Resolución de Alcaldía Municipal Variable 14. Oficio de Solicitud de pago Firmado por Área Interesada Factura Razonada con Firma del Interesado y Área Listado de Integración de Personal para Pago de Variable Renglón Nómina Variable 293

297 Boleto de Ornato 294

298 Antecedentes Penales y Policiacos 295

299 Curriculum Vitae CURRICULUM VITAE DATOS PERSONALES NOMBRE: LUGAR DE NACIMIENTO: FECHA DE NACIMIENTO: D.P.I. No.: DIRECCION: TELEFONO: FORMACION ACADEMICA OTROS CURSOS EXPERIENCIA LABORAL REFERENCIAS LABORALES REFERENCIAS PERSONALES 296

300 Copia de DPI 297

301 Copia de Título o Diploma Cuando Aplique 298

302 RTU Actualizado 299

303 Declaración Jurada por un Abogado 300

304 Asignación de Partida Presupuestaria y Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) Ciudad de Mixco, Marzo año 201 Oficio No. Director de Recursos Municipalidad de Mixco Presente: En atención al Oficio No. de fecha, referente a la consulta de disponibilidad presupuestaria para la contratación con cargo al renglón 029 de los siguientes servicios: Se le informa que para la contratación de los servicios antes citados existe saldo presupuestario en la siguiente estructura presupuestaria. Programa: Actividad: Estructura presupuestaria: Otras remuneraciones del personal temporal Saldo presupuestado a la fecha: Q. Agradeciendo la atención brindada, me suscribo de usted, Atentamente, F. Jefe del Departamento de Presupuesto Vo. Bo. Director de Administración Financiera Integrada Municipal 301

305 Fianza 302

306 Cheque o Constancia de Cuenta Monetaria de Banco Banrural Cuando Aplique Según Sea el Caso 303

307 Contrato (Legalizado) 304

308 305

309 306

310 307

311 Resolución de Alcaldía Municipal 308

312 309

313 Certificación de Resolución de Alcaldía Municipal 310

314 311

315 Oficio de Solicitud de pago Firmado por Área Interesada Ciudad de Mixco, Marzo año 201 Oficio No. Director de Recursos Municipalidad de Mixco Presente: De la manera atenta me dirijo a usted para solicitar que se pueda iniciar el Trámite de Pago de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos bajo el renglón 029 del personal que ha sido contratado para la Gerencia/Dirección de, según el siguiente listado: Para dicho efecto, adjunto: Factura razonada por la Dirección/Gerencia interesada y con firma de interesado Informe del mes firmado por el interesado y con Vo. Bo. de la Dirección/Gerencia interesada Agradeciendo la atención brindada, me suscribo de usted, Atentamente, Gerente de Área/Unidad 312

316 Factura Razonada con Firma del Interesado y Área 313

317 Listado de Integración de Personal para Pago de Renglón 029 Listado de Integración de Personal para Pago de Renglón 029 No. Nombre completo Puesto No. De Contrato Valor Facturado Descuentos de ISR 314

318 Nómina 315

319 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Trámite para Pago de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 Dirección de Recursos Dirección/Gerencia Interesada Auxiliar de Kardex Inicio Recibe expediente completo en original con: 1. Contrato legalizado gestionado por Asesoría Jurídica. 2. Resolución de Alcaldía Municipal y Certificación de Resolución de Alcaldía Municipal gestionado por Secretaría Municipal. Notifica a Dirección/ Gerencia interesada que presente la documentación para pago del personal bajo su cargo que fue aprobado a contratar por renglón 029. Recibe de Dirección/ Gerencia interesada documentación para pago de la siguiente manera: 1.Oficio de solicitud de pago firmado Dirección/ Gerencia interesada 2.Factura razonada por la Dirección/Gerencia interesada y con firma de interesado 3.Informe del mes firmado por el interesado y con Vo. Bo. de la Dirección/ Gerencia interesada Envía a Dirección de Recursos documentación para pago de la siguiente manera: 1.Oficio de solicitud de pago firmado Dirección/ Gerencia interesada 2.Factura razonada por la Dirección/Gerencia interesada y con firma de interesado 3.Informe del mes firmado por el interesado y con Vo. Bo. de la Dirección/ Gerencia interesada Revisa documentación para pago. Elabora y firma listado de integración de personal para pago de renglón 029 con los siguientes datos. Nombre completo Puesto Número de Contrato Valor Facturado Descuentos de ISR según sea el caso Recibe documentación de pago e integra a expediente completo. Traslada documentación de pago a Auxiliar de Kardex para que integre expediente completo. Traslada expediente completo a Dirección de Recursos. A 316

320 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Trámite para Pago de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 Dirección de Recursos Sub Director de Recursos Encargado de Nóminas Auxiliar de Kardex Jefe del Departamento de Presupuesto A Recibe y traslada expediente completo con listado de integración de personal para pago de renglón 029 firmado a Sub Director de Recursos Recibe y confronta listado de integración de personal para pago de renglón 029 contra expediente completo. Si Listado requiere corrección No Traslada a Dirección de Recursos para corrección Traslada listado a Encargado de Nóminas para pago. Recibe listado de integración de personal para pago de renglón 029 firmado y elabora nómina en Sistema SICOIN GL con forma de pago por emisión de cheque o acreditamiento a cuenta según sea el caso. Sub Director de Recursos traslada expediente original completo a Auxiliar de Kardex para archivo. Recibe expediente original completo y archiva. Recibe y revisa integración de nómina. Da Vo.Bo. de nómina vía electrónica y remite a Encargado de Nóminas. Encargado de Nóminas traslada vía correo electrónico nómina a Sub Director de Recursos. Recibe Vo.Bo de nómina y remite vía electrónica a Jefe del Departamento de Presupuesto. Recibe vía electrónica nómina y verifica partidas presupuestarias. Informa a Encargado de Nómina vía electrónica la aprobación de nómina. Si no hay disponibilidad financiera informa a Encargado de Nómina que espere gestiones para disponibilidad. B 317

321 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Trámite para Pago de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 Encargado de Nóminas Sub Director de Recursos Jefe del Departamento de Contabilidad Tesorero Municipal B Recibe vía electrónica la aprobación de nómina. Imprime nómina. Traslada nómina física a Director de Recursos para firma y sello. Recibe nómina física, firma y sella. Remite nómina física firmada a Jefe del Departamento de Contabilidad. Recibe nómina física. Rectifica en el sistema SICOIN GL que el número de nómina y monto este ingresado correctamente. Firma y sella nómina física. Traslada nómina física a Tesorero Municipal. Tesorero Municipal recibe nómina física del área de contabilidad. C 318

322 MUNICIPALIDAD DE MIXCO Trámite para Pago de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 Tesorero Municipal Encargado de Nóminas Auxiliar de Nómina C Revisa y confirma a Encargado de Nóminas vía electrónica realizar la carga de la nómina a Banca Virtual. Recibe correo electrónico y remite a Auxiliar de Nóminas. Recibe y revisa por correo electrónico el archivo de la nómina cargada a la Banca Virtual. Recibe correo electrónico y realiza carga de nómina en Banca Virtual. Envía por correo electrónico el archivo de la nómina cargada a la Banca Virtual a Encargado de Nóminas. Recibe correo y revisa carga electrónica en Banca Virtual. Informa vía correo electrónico que ya fue cargada la nómina a Banca Virtual. Aprueba el pago con el Banco para acreditar en las cuentas de los empleados. Traslada a Auxiliar de Nóminas nómina ya firmada y pagada. Recibe nómina ya firmada y pagada. Archiva nómina. Fin 319

323 MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Municipalidad de Mixco DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO No CONTENIDO Procedimiento Evaluación del Desempeño Procedimiento Capacitación de Personal Procedimiento Desarrollo de Personal 320

324 Gerencia: Dirección: Departamento: Sección: MUNICIPALIDAD DE MIXCO Manual de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia: Municipal Dirección: Recursos Departamento: Capacitación y Desarrollo Sección: No Aplica NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Evaluación del Desempeño Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado X Marzo, D H M S Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto evaluar el desempeño en las labores realizadas por los empleados de la Institución. Fundamento Jurídico: Ninguno. Usuarios: Empleados de la Administración Municipal. Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: Ninguno. Definiciones: Ninguna TIEMPO No. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL D H M S 1. Define a los miembros de la Comisión de Evaluación Determina las estructuras de los 2. niveles de aplicación de la evaluación. Elabora Formatos de Evaluación 3. clasificando las áreas de evaluación. 4. Programa fechas de evaluación Entrega Formatos de Evaluación 5. a Auxiliar de Capacitación y Desarrollo. 6. Reciben Formatos de Evaluación a utilizar. 7. Coordina logística para evaluación Recibe al personal programado RESPONSABLE Jefe de Capacitación y Desarrollo Auxiliar de Capacitación y Desarrollo ÁREA RESPONSABLE Departamento de Capacitación y Desarrollo Ninguno DOCUMENTO REQUERIDO Formatos de Evaluación Programación de Evaluaciones 321

325 para evaluación. 9. Da la bienvenida al personal Realiza evaluación Califica las evaluaciones Realiza Informe de Resultados Entrega informe de Resultados Recibe Informe de Resultados. Auxiliar de Capacitación y Desarrollo 15. Evalúa Informe de Resultados Programa entrevistas a empleados evaluados Realiza convocatoria a entrevistas Recibe cordialmente a empleado Indica motivo de entrevista. 20. Indica los logros obtenidos según evaluación Si en la evaluación se 21. encontraron bajos resultados, indica al empleado justificando lo anterior. 22. Establece un compromiso de mejoras y cambios Ofrece el apoyo por parte de la 23. Institución para mejorar y crecer en su trabajo. Anota los compromisos en los 24. Formatos de Evaluación utilizados. 25. Elabora Informe de Resultados de Entrevistas Traslada Informe de Resultados de Entrevistas y Evaluaciones Recibe Informe de Resultados de Entrevistas y Evaluaciones Jefe de Capacitación y Desarrollo Director de Recursos Departamento de Capacitación y Desarrollo Dirección de Recursos Programación de Entrevistas Formatos de Evaluación Formatos de Evaluación 322

326 Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Marzo, 2013 Marzo, 2013 Julio, 2013 Nombre: Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal Puesto: Analista Organización y Métodos Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal Tipo de Modificación: Descripción Secuencial Área Responsable Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Diciembre 2014 Reajuste de Documentos de Soporte Departamento de Organización y Métodos Asesoría Alcaldía Documentos requeridos anexos No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas: 1. Formatos de Evaluación Variable 2. Programación de Evaluaciones Variable 3. Programación de Entrevistas Variable 323

327 Formatos de Evaluación 324