FACTURAS. Qué es una factura? Cómo crear una factura?

Transcripción

1 FACTURAS Qué es una factura? Permite registrar las cantidades como valores de los productos o servicios vendidos y una vez elaborada se podrá enviar por mail al cliente para su revisión y pago. Cómo crear una factura? La factura se puede crear desde la opción de crear/factura. O directamente desde el menu facturas al hacer clic en el boton de nueva factura.

2 Para elaborar una factura será necesario diligenciar los datos: 1. Tipo: Permite seleccionar el tipo de factura que se desea elaborar, ejemplo: Factura Bogotá Factura Cali. 2. Numero: Este campo permite digitar el número de factura que se está elaborando, en el caso que en el tipo de factura tenga definido numeración automática, el sistema visualizara el número de la factura que se va registrar. 3. Cliente: Permite relacionar el cliente al que se le contabilizara o enviara la factura. 4. Contacto: Se selecciona o adiciona el contacto del cliente a la cual se enviará la factura. 5. Fecha de elaboración: corresponde a la fecha de registro de la factura. 6. Detalle de la factura: En esta sección se adicionan todos y cada uno de los ítem, productos o servicios que se deseen facturar. Para eso el sistema sugiere el valor definido en el catálogo de productos con la posibilidad de modificarlo, permite la captura de cantidades, listas de valores y porcentaje de descuento así como el impuesto de cargo y descuento que se aplicara al producto o servicio. 7. Sección de totales: En esta sección se visualiza el total bruto de los ítems facturados, así como total IVA, total descuentos y valor neto a pagar. 8. Formas de pago: En este campo el sistema sugiere las formas de pago con las que se cancelara la factura el cliente. 9. Observaciones: En este campo se registraran los comentarios adicionales que se deseen incluir en la factura. 10. Adjuntos: aquí se podrán incluir documentos o imágenes que estarán adjuntas en el envió de la factura al cliente.

3 Cómo enviar una factura? Una vez se haya realizado o capturado toda la información de los ítems que se desean facturar, el sistema permite guardar la factura y/o enviarla por mail. En el caso que la factura quede con un saldo pendiente por cobrar el sistema creará una Tarea de seguimiento de cobranza en la cual se podrá efectuar el seguimiento respectivo. Para guardar, basta con dar clic en el botón Guardar. Para guardar y descargar la factura, se selecciona el botón Guardar y descargar Para enviar por mail, se selecciona el botón Guardar y Enviar por mail Una vez se seleccione el botón Guardar Y Enviar, el sistema presentará la siguiente ventana, donde será posible enviar y/o modificar los datos de envío del mail de la factura al cliente. Para: Sugiere el contacto seleccionado en la factura, con la posibilidad de modificarlo o adicionar uno nuevo. Asunto y Comentario: el sistema sugiere en este campo el asunto y comentarios definidos en la configuración del comprobante factura con posibilidad de modificarla.

4 Cómo el cliente recibe la factura? Una vez la empresa envía la factura, el contacto del cliente relacionado en la factura recibirá un mail con el siguiente contenido: Al seleccionar la opción de Ver factura, el sistema permitirá ingresar a la vista de la factura enviada, la cual se ve de la siguiente manera.

5 El contacto puede realizar las siguientes acciones pagar en línea, enviar comentario, reenviar, imprimir o descargar pdf. Pagar en línea: Al seleccionar este botón, el sistema abrirá una nueva ventana donde presenta las facturas pendientes por cancelar y el cliente podrá realizar abonos o el pago completo de las facturas relacionadas, a través de la plataforma de pagos.

6 Enviar comentario: Este botón habilita el campo Comentarios, permitiendo generar un ambiente de comunicación con el cliente. Reenviar: Al seleccionar esta opción, el sistema da la posibilidad de cambiar el contacto y hacer reenvío del documento, así como permite la creación de uno nuevo en caso de no existir. En este punto, es importante aclarar que todos los contactos creados por el cliente, irán poblando la información de la empresa. Imprimir o descargar PDF: Este botón permite al cliente descargar la factura en formato PDF con el fin de utilizar las funciones propias de esta herramienta como la de imprimir o guardar. Al finalizar la pantalla se tiene una sección donde permite al cliente visualizar el historial de acciones relacionadas con la factura. Cómo la empresa gestiona la factura? Al elaborar o enviar la factura el sistema automáticamente registra la factura y le permite al usuario realizar las siguientes acciones: Registrar pago: Este botón permite contabilizar el pago de la factura y generar el recibo de caja.

7 Enviar comentario: Este botón permite enviarle comentarios al cliente con el fin de gestionar el seguimiento de cobranza. Más: Este botón permite realizar las siguientes acciones en la factura editar, anular, borrar o aplicar nota crédito Tarea seguimiento de cobranza? En el caso que la factura se encuentre pendiente por pagar el sistema creara una tarea de seguimiento de cobranza, donde se podrá realizar seguimiento a todas las facturas que se encuentren pendientes por cancelar. Para consultar la tarea de seguimiento de cobranza en el menú de tareas/ Tareas pendientes. Al ingresar a la tarea de seguimiento de cobranza muestra el saldo en cartera pendiente por cancelar, el detalle de acciones que se realizan en cada factura, permite registrar documentos internos enviarle comentarios al cliente por cada factura.