NORMAS Y BASES PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES

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1 NORMAS Y BASES PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES OBJETIVO Establecer el marco normativo para proceder en el trámite para cancelación de cuentas o documentos por cobrar irrecuperables por adeudos a cargo de terceros y a favor del Instituto Nacional de Investigaciones Nucleares (ININ), que se derivan de la venta de bienes y prestación de servicios que éste proporciona en el contexto de sus actividades institucionales. MARCO LEGAL Y NORMATIVO Leyes 1. Ley General de Contabilidad Gubernamental 2. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. 3. Ley Federal de las Entidades Paraestatales (Art. 58. Fracc. XVII) 4. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. 5. Ley del Impuesto Sobre la Renta (Art. 31. Fracc. XVI). Reglamentos 1. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria (Art. 234, 243 y 266). 2. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Normas 1. Noma de Información financiera Gubernamental General para el Sector Paraestatal, NIFGG SP 003 Estimación de Cuentas Incobrables. DEFINICIONES Para los efectos de estas normas se deberán considerar las siguientes definiciones: Cuentas o Documentos por Cobrar.- son derechos de cobro a favor del ININ, los cuales se originan de sus actividades primarias por la venta de bienes y prestación de servicios; y, representan una parte de su fuente de ingresos. No se consideran en este concepto los viáticos, gastos por comprobar, préstamos al personal o cualquier adeudo generado con el ejercicio del presupuesto de gasto. Página 1

2 Estimación para Cuentas o Documentos por Cobrar Irrecuperables.- Es la afectación que el Instituto hace a sus resultados, con base en experiencias o estudios, para mostrar, razonablemente el grado de cobrabilidad de esas cuentas o documentos, a través de su registro en una cuenta de mayor de activo de naturaleza acreedora. Cancelación de cuentas o documentos por cobrar irrecuperables.- Es la baja en registros contables de adeudos a cargo de terceros y a favor de la entidad, ante su notoria imposibilidad de cobro. NORMAS Y BASES I. Adeudos a Cargo de Terceros. 1. Una vez agotadas las instancias ordinarias de cobranza a clientes establecidas en los procedimientos administrativos vigentes y si el deudor no hubiere cubierto la cuenta por cobrar vencida a su cargo, el Jefe del Departamento de Tesorería y Control Presupuestal, remitirá al Gerente de Asuntos Jurídicos las facturas pendientes de cobro para que evalúe el asunto y en su caso realice las gestiones que estime necesarias para la cobranza por la vía administrativa, judicial o extrajudicial. 2. El Gerente de Asuntos Jurídicos, una vez agotadas las gestiones a su cargo y de conformidad con los procedimientos institucionales vigentes, informará al Jefe del Departamento de Tesorería y Control Presupuestal, el resultado de la evaluación de los asuntos que le hayan sido remitidos por dicho Departamento y de la gestión de cobro que hubiera realizado, de tal forma que: a) Si la factura fue liquidada se da por concluido el trámite e informará al Jefe del Departamento de Tesorería y Control Presupuestal. b) Si no es posible obtener la liquidación de la factura mediante los procesos administrativos, judiciales o extrajudiciales correspondientes, hará la evaluación pertinente y en su caso emitirá el dictamen, en el que se haga constar la notoria imposibilidad práctica de cobrar las facturas o la incosteabilidad de la gestión. Los dictámenes correspondientes deberán ser remitidos al Jefe del Departamento de Tesorería y Control Presupuestal. Página 2

3 II. Depuración y Cancelación de Saldos 1. Con base en los dictámenes de cada una de las cuentas o documentos por cobrar determinados como irrecuperables o incobrables que haya determinado con ese carácter la Gerencia de Asuntos Jurídicos y en los antecedentes de cada caso en particular, por lo menos cada año la Dirección de Administración convocará al Órgano Interno de Control en el ININ, a la Gerencia de Asuntos Jurídicos, a la Gerencia de Recursos Financieros, a la Gerencia de Comercialización, a las Gerencias de las Unidades Administrativas Prestadoras de Bienes y Servicios involucradas, al Departamento de Contabilidad General y al Departamento de Tesorería y Control Presupuestal; a reunión de trabajo para analizar la ratificación y en su caso, verificar la documentación que se presenta que sustente la incobrabilidad y/o incosteabilidad de recuperación de los adeudos a cargo de tercero, tomando acuerdo para proponer la cancelación de cuentas o documentos por cobrar irrecuperables al órgano de gobierno, con motivo de lo cual se deberá levantar para constancia una Acta de Depuración y Cancelación de Adeudos a Cargo de Terceros, misma en la que deberán figurar como mínimo los datos que a continuación se relacionan: Nombre y logotipo del ININ. Fecha de elaboración. Nombre o razón social del deudor. Importe de sus adeudos vencidos. Antigüedad de los adeudos. Datos de la documentación comprobatoria que sustenta el adeudo. Acciones realizadas para su cobro. Descripción del motivo por el cual se consideran de difícil cobro o incobrables. Nombres, firmas y cargos de los servidores públicos responsables de la información. Visto Bueno del Órgano Interno de Control. El Visto Bueno del Órgano Interno de Control se refiere a la verificación de la celebración de la reunión, del análisis e la documentación por las distintas áreas del Instituto y del propio Órgano Interno de Control y la debida integración del expediente, quedando a salvo si posteriormente el OIC requiere efectuar algúna auditoría o revisión para verificar la incobrabilidad o incosteabilidad del cobro de las cuentas. Página 3

4 2. Para el caso de las instituciones del poder ejecutivo, judicial, legislativo o de las Entidades Federativas, la Gerencia de Asuntos Jurídicos invariablemente deberá solicitar, previo a la cancelación de su adeudo, el apoyo del Titular del Órgano Interno de Control en la gestión para obtener el pago de los bienes o servicios entregados y no pagados. 3. Para el caso de las personas físicas o morales del sector privado, la Gerencia de Comercialización y las Unidades Administrativas Prestadoras de Bienes y Servicios, deberán tomar medidas precautorias para evitar la recurrencia de incobrabilidades, incluyendo que deban pagar por anticipado los bienes o servicios o bien inscribirlos en el buró de crédito. 4. La cancelación de cuentas o documentos por cobrar irrecuperables contenida en el Acta de Depuración y Cancelación de Adeudos a Cargo de Terceros, se someterá a la consideración y en su caso, aprobación del H. Consejo Directivo del ININ y una vez que el órgano de gobierno la apruebe, se realizará el registro contable con base en el Acuerdo correspondiente, en el Acta de Depuración y Cancelación de Adeudos a Cargo de Terceros, así como en la documentación comprobatoria que la sustenta. 5. La Gerencia de Asuntos Jurídicos deberá llevar registro que contenga el nombre o razón social y el registro federal de contribuyentes de los clientes a los que se les han cancelado adeudos, con información sobre el monto cancelado, fecha de la factura y la fecha de cancelación del adeudo. III. Procedimiento Contable 1. Los registros contables correspondientes a la estimación de cuentas de difícil cobro ó incobrables (aumento o disminución), los relativos a la baja de las cuentas por cobrar y recuperación de las mismas en su caso, así como todos aquellos relacionados a la aplicación de las presentes normas y bases, se llevarán a cabo conforme a lo establecido en la NIFGG SP 003 Estimación de Cuentas Incobrables (Norma de Información Financiera Gubernamental General para el Sector Paraestatal), de acuerdo al Catálogo General de Cuentas para el Sector Paraestatal y el Manual de Contabilidad Gubernamental para el Sector Paraestatal Federal, emitidos por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes Sobre la Gestión Pública, dependiente de la Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; así como en lo dispuesto en Ley del Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento. Página 4

5 2. Los registros contables deberán reflejar la creación o incremento de la estimación por cuentas consideradas de difícil cobro o incobrables, la disminución por exceso en la estimación para cuentas consideradas de difícil cobro o incobrables, la aplicación de la estimación para la cancelación de cuentas incobrables autorizadas por el Órgano de Gobierno y el registro de la recuperación de cuentas canceladas. 3. La estimación para cuentas incobrables será presentada en el Estado de Situación Financiera, detallando en las notas a los Estados Financieros la composición tanto de las cuentas por cobrar como de la estimación. Página 5