Quito, DM. Señor PRESIDENTE DEL DIRECTORIO DE LA EMAAP-Q Y ALCALDE DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO. Presente.

Transcripción

1 Quito, DM Señor PRESIDENTE DEL DIRECTORIO DE LA EMAAP-Q Y ALCALDE DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO. Presente. Hemos efectuado el examen especial a la pérdida de bienes pertenecientes a la EMAAP-Q, por el período comprendido entre el 1 de julio de 2008 y el 30 de junio de Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente, Dios, Patria y Libertad, Ing. Miguel Ángel Játiva C. AUDITOR INTERNO DE LA EMAAP-Q

2 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del Examen El examen especial a la EMAAP-Q, se efectuó con cargo a Imprevistos del Plan Anual de control para el 2009 de la unidad de Auditoria Interna, autorizado por el Gerente General con nota inserta en memorando 236-AI-2009, de 25 de agosto de 2009 y de conformidad con la Orden de Trabajo 25-OT-AI-2009 de 3 de agosto de 2009 suscrita por el Auditor Interno de la EMAAP-Q. Objetivo del Examen - Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales, relativas al trámite para el caso de pérdida de bienes. Alcance del Examen El examen especial se efectuó a la pérdida de los bienes pertenecientes a la EMAAP- Q y comprendió el análisis de la documentación proporcionada por la Unidad de Seguros de la EMAAP-Q, relativa a los siniestros, por período comprendido entre el 1 de julio de 2008 y el 30 de junio de Base Legal. Mediante Ordenanza Municipal 001, publicada en RO 226 de 31 de diciembre de 1997, se expidió el Código Municipal para el Distrito Metropolitano de Quito. Según el artículo I. 413 del Código Municipal las Empresas Metropolitanas funcionan como personas jurídicas de derecho público, con autonomía administrativa, operativa y financiera. 2

3 Estructura Orgánica El Reglamento Orgánico funcional fue conocido y aprobado por el Directorio de la Empresa, en sesión de 19 de diciembre de 2001 y cuya acta fue conocida y aprobada en sesión del 28 de enero del Las actividades relativas a los trámites de reclamos por la pérdida de bienes se desarrollan a través de la Unidad de Seguros de acuerdo a la siguiente estructura orgánica. Niveles Dependencia Directivo: Directorio Ejecutivo: Gerencia General Gerencia Administrativa Operativo: Departamento de Servicios Generales Unidad de Seguros Objetivos de la Entidad De conformidad con lo que establece el Art. I 423 del Código Municipal para le Distrito Metropolitano de Quito, le compete a la Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable todo lo relacionado con la prestación de los servicios de agua potable y alcantarillado, dentro de los planes distritales de desarrollo físico. Su objetivo es la prestación de los servicios de agua potable y alcantarillado, para preservar la salud de los habitantes y obtener una rentabilidad social en sus inversiones. Es también su objetivo cuidar el entorno ecológico y contribuir al mantenimiento de las fuentes hídricas del Distrito Metropolitano de Quito, así como integrar los proyectos de agua potable y alcantarillado dentro de los programas de saneamiento ambiental. 3

4 Para cumplir con su objetivo, la Empresa se encargará, entre otros aspectos del desarrollo, operación y mantenimiento de los sistemas para producción, distribución y comercialización de agua potable, la recolección de aguas lluvias y la conducción y tratamiento de aguas servidas. Monto de recursos examinados Cuantía indeterminada. Servidores relacionados Se detalla en el Anexo 1. 4

5 CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN Seguimiento de Recomendaciones En cumplimiento del artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, la Unidad de Auditoría Interna efectuó el seguimiento de recomendaciones al examen especial a la pérdida de bienes pertenecientes a la EMAAP-Q por el período comprendido entre el 1 de julio de 2007 y el 30 de junio de 2008, informe que fue aprobado mediante oficio 6545-DCAI de 9 de abril de 2009 por la Contraloría General del Estado. En el Examen Especial 03-AI-2009 se formularon tres recomendaciones, las mismas que de acuerdo con el Informe de Seguimiento y Aplicación de Recomendaciones, efectuado con memorando 189-AI-2009 de 9 de julio de 2009, se determinó que dos de ellas se encuentran cumplidas en su totalidad y una está en proceso de implantación, correspondiendo a la siguiente: Al Jefe de Recursos Informáticos: 1. Procederá a la implantación de un software que permitirá realizar un control oportuno de los trámites y mejorar la gestión y comunicación relacionada con los procesos de la Unidad de Seguros. Del seguimiento realizado, el Jefe de de Recursos Informáticos informó con memorando GDR de 5 de agosto de 2009, sobre la implementación de la recomendación propuesta informó, lo siguiente: El día se tuvo una reunión, Seguros informó que no se disponía de recursos para el procesos de compra del Software, por lo que se solicitó que la Unidad de Seguros plante (SIC) una reforma al PAC 2009, para ubicar los recursos o que se considere en el presupuesto de la Unidad de Seguros para el año Con memorando GASE del la Unidad de Seguros informa que: Las especificaciones técnicas del requerimiento de software no han variado. En el presupuesto del año 2010, la Unidad de Seguros considerará la compra del Software de Seguros 5

6 Conclusión La falta de recursos presupuestarios en el 2009 para la adquisición del software, no permitió el cumplimiento de la recomendación formulada en el informe del examen especial en referencia. Recomendación Al Jefe de Recursos Informáticos 1. Insistirá y vigilará la adquisición del software durante el 2010, lo que permitirá el control oportuno de los procesos e información que se genera en la Unidad de Seguros. Reclamos realizados por la Unidad de Seguros de la EMAAP-Q. Según la información proporcionada por la Unidad de Seguros con memorando GASE de 13 de agosto de 2009, se verificó que durante el período de alcance del examen especial, existieron 37 reclamos por siniestros, los mismos que se tramitaron a través de la Compañía Aseguradora, tales como: hurto, robo y pérdida de bienes. De la información proporcionada por la Unidad de Seguros, se evidenció que los siniestros ocurridos, se encuentran en diferentes instancias y trámites, conforme al detalle proporcionado para estudio: Estado del reclamo Números de reclamos Pagados 25 Liquidados 1 En trámite 6 Cerrados 5 TOTAL 37 6

7 De la verificación a la documentación que sustentan cada uno de los siniestros, se estableció los siguientes resultados: a) Reclamos de siniestros recuperados La Unidad de Seguros para llevar a cabo el proceso de recuperación de los bienes siniestrados dispone de un Instructivo que se denomina Procedimiento para Trámite de Reclamos, el mismo que está vigente desde enero de 2005, en él se establecen los procedimientos a seguir para tramitar en forma correcta y oportuna los reclamos por siniestros ocurridos sobre los bienes de la EMAAP-Q. De acuerdo con la información proporcionada por la Unidad de Seguros, se establece que hasta la fecha de corte de nuestras operaciones, existen reclamos correspondientes a los siniestros antes citados, que se encuentran en trámite aspectos que comentaremos más adelante: 1. Hurto de una cámara SONY.- El Jefe del Sistema El Troje con memorando GOPE de 19 de mayo de 2009 comunicó a la Jefe de Seguros, sobre el siniestro ocurrido, explicando lo siguiente: me hago presente en La Planta El Placer para entregar los bienes que se encuentran a mi cargo, con la novedad que la cámara Sony digital ha desaparecido del lugar donde permanentemente se encontraba Con este antecedente, la Unidad de Seguros procedió a comunicar al broker con oficio GASE de 24 de junio de 2009, para que proceda al reclamo. Hecho Subsecuente Con fecha de 19 de mayo de 2009, el bien siniestrado fue recuperado con la devolución del mismo por la Aseguradora, tal como se detalla en la Acta de Entrega- Recepción de Bienes de 29 de enero de 2010, que reposa en la Unidad de Activos Fijos de la EMAAP-Q 7

8 2. El Robo de 50 metros de manguera de lona de 6 reforzada color azul con acoples y 30 metros de manguera roja reforzada.- El Jefe de Saneamiento con memorando 865 DC GOA 2009 de 23 de junio de 2009, informó a la Jefe de Seguros, la ocurrencia del siniestro en las quebradas vía Sangolquí Pifo sector Itulcachi, para que proceda con el trámite respectivo con la Compañía Aseguradora, explicando lo siguiente: Se trasladó (SIC) equipo y maquinaria pesada con el fin de atender de manera urgente este inconveniente entre los cuales se transportó la bomba eléctrica sumergible de 75 HP, con sus respectivos accesorios como son 50 mts de manguera de lona de 6 reforzada de color azul con acoples y 30 mts de manguera reforzada. Este equipo se ha mantenido en el lugar de la emergencia con el fin de que se utilice cuando las situaciones lo ameriten, estando a cargo del Señor (...) quien comunica que las mangueras mencionadas se encontraban en la caseta del generador, con conocimiento de los guardias de turno para lo cual este fin de semana era necesario utilizar este equipo y se encuentran con la novedad que las mangueras han sido sustraídas por personas desconocidas La Jefe de Seguros cumpliendo con el debido proceso, remite la documentación pertinente con oficio GASE de 17 de julio de 2009 al broker de la Empresa, para que proceda al trámite del siniestro en la Compañía Aseguradora. Hecho Subsecuente Del seguimiento realizado por el Equipo de Audioría y según detalle proporcionado por la Unidad de Seguros el 2 de marzo de 2010, la Compañía Aseguradora solicitó a la Jefe de Seguros que le colabore con la aprobación técnica de la proforma adjunta , antes de colocar la orden de compra al proveedor; petición que se llevó a cabo mediante correo electrónico al profesional del área técnica encargada, para su aprobación y continuar con el trámite respectivo. Al respecto, la Aseguradora mediante Nota de Entrega No de 15 de marzo de 2010, reintegró los bienes siniestrados a la Empresa a través de la Unidad de Seguros el 16 de marzo de 2010, mismos que fueron ingresados mediante acta de entrega recepción de bienes de 26 de marzo de 2010 a la Unidad de Administración de Activos, por lo que este bien ha sido recuperado en su totalidad. 8

9 3. Pérdida de radio Motorola EP450 de serie 018TEJ El Jefe de Recursos Informáticos informó a la Jefe de Seguros con memorando GDR de 1 de julio de 2009, sobre la pérdida de la radio Motorola EP450 de serie 018TEJ3635 para que proceda a realizar las gestiones pertinentes en la Compañía Aseguradora, para lo cual describe el hecho de la siguiente manera: Con memorando GDR del , el señor (...), encargado de la camioneta del Departamento de Recursos Informáticos reporta la pérdida de la radio portátil marca Motorola E P450 modelo LAH65KDH9AA2AN serie 018tej3635 Activos Fijos 21587, ocurrido el 22 de junio 2009 en las afueras de las oficinas de La Granja Del siniestro ocurrido, la Jefe de la Unidad de Seguros comunicó mediante correo electrónico al broker de la Empresa con fecha 14 de julio de 2009, para que proceda al inicio del trámite de recuperación del bien siniestrado. Así mismo, la Jefe de la Unidad de Seguros de la EMAAP-Q, con oficio GASE de 15 de julio de 2009, entregó la documentación pertinente al broker de la Empresa, para que continúe con el proceso de tramitación en la Compañía Aseguradora. Por su parte, la Compañía Aseguradora con oficio DI de 13 de agosto de 2009, comunicó a la Jefe de la Unidad de Seguros lo siguiente: Por medio de la presente debo manifestar que luego de haber revisado la documentación del reclamo y las circunstancias de la perdida del bien, que según se informa en el memorando No. GDR remitido por el funcionario (...), se debieron a que el radio fue dejado en la camioneta, lamentablemente informamos que no continuaremos con el trámite de éste siniestro, por cuanto se trata de una negligencia por parte del responsable de la radio. Con este antecedente, la Jefe de la Unidad de Seguros con memorando GASE de 13 de agosto de 2009, informó al Jefe de Recursos Informáticos que procede al cierre del siniestro por los motivos expuestos por la Compañía Aseguradora. 9

10 Hecho Subsecuente Mediante memorando GDR de 5 de enero de 2010, el Jefe de Recursos Informáticos informó a la Unidad de Auditoría Interna de acuerdo con el requerimiento efectuado en memorando 42-FL-AI-2009 de 21 de diciembre de 2009, lo siguiente: Con memorando GDR del 28 de diciembre de 2009 se presentó la información solicitada por la Auditoría Interna sobre el siniestro de la pérdida de la radio Motorola EP450, el 4 de enero de 2010 por invitación de Auditoría Interna se tuvo una reunión para explicar el evento y las acciones realizadas. Con memorando GDR del 5 de enero de 2010 el Sr. (...) entrega una radio Motorola de las mismas características de la perdida del siniestro. Con memorando GDR del 5 de enero de 2010, se solicita a la Gerencia Administrativa la autorización para realizar la reposición del bien. Esta información pongo a su consideración como alcance al memorando GDR , oportunamente se informará del resultado de la gestión... Es necesario mencionar, que con memorando GDR de 18 de mayo de 2010, el Jefe de Recursos Informáticos da a conocer a la Auditoría Interna, lo siguiente: Me permito informar que con memorando GAF del 3 de marzo de 2010, el jefe de Seguridad Física y Radio y Comunicaciones informa al Gerente Administrativo la reposición de la radio motorola (SIC) modelo EP-450 con número de serie 018TEJ3635, código de Activo Fijo Nro. (SIC) 21587, que fue extraviada por el señor ( ) Chofer de Departamento de Recursos Informáticos y que se encontraba a cargo del Ing. ( ). Con Acta Entrega Recepción de Bienes Nro. (SIC) 06134, el 3 de febrero, la Unidad de Administración de Activos realiza la entrega para uso y custodia la radio motorola (SIC) portátil modelo EPH50, serie 442TKWB273 con Código de Activo Fijo al señor ( ) Chofar (SIC) del Departamento de Recursos Informáticos Por tal razón, se recuperó el bien siniestrado y actualmente se encuentra sin ninguna novedad. 4. Robo de vehículo PMD Con memorando 14-PJ-2009-DJ de 26 de enero de 2009 el Jefe de Procesos Judiciales da a conocer a la Jefe de Seguros, lo sucedido con el vehículo de placa PMD-187 a cargo del funcionario del Departamento de Obras de Desarrollo Solidario, en el que adjunta una copia de la denuncia a la Fiscalía por el siniestro ocurrido, en la que manifiesta lo siguiente: 10

11 Por medio del presente, informo a usted que el día de hoy, 13 de enero de 2009, a las 09H00 salí del Distrito Sur Saneamiento, a dejar copia de los convenios de varios sumideros, y luego me trasladé a realizar una inspección en los barrios El Blanqueado de Turubamba y en la Pampa de Pomasqui. Siendo las 13H00, tuve que trasladarme a mi domicilio por una emergencia familiar, ubicado en la calle General Guerrero # 713 entre las calles Rigoberto Heredia y Flavio Alfaro sector Quito Norte parroquia Cotocollao, actividad que me tomo 15 minutos. Al salir para retornar a la oficina, me percaté que el vehículo se han sustraído de placas PMD-187, comuniqué a la Central de Radio de la Policía Nacional y presente la denuncia a la Policía Judicial de la cual adjunto fotocopia de la denuncia antes mencionada Al respecto, la Jefe de la Unidad de Seguros mediante oficio GASE de 19 de enero de 2009, envió al broker la documentación pertinente, para el análisis y configuración del siniestro con la finalidad de proceder al reclamo para la recuperación del bien con la Aseguradora. Una vez recibida la información de sustento del siniestro por los custodios, la Jefe de Seguros con oficio GASE de 29 de enero de 2009, remite la información complementaria al broker de la Empresa. Con estos antecedentes y luego de las investigaciones efectuadas a este siniestro, se verificó que el vehículo objeto del siniestro fue recuperado, tal como se explica en el memorando GID de 21 de abril de 2009 remitido por el Jefe de Obras de Desarrollo Solidario al Jefe de Transportes encargado, en el que se detalla lo siguiente: Para los fines consiguientes, adjunto el Memorando GID , suscrito por el Ingeniero ( ), Funcionario de Desarrollo Solidario, mediante el cual informa que el vehículo Vitara PMD 187, que le fue robado en enero del presente año, ha sido recuperado por la Policía Judicial y se encuentra en los patios de retención vehicular de Carapungo Por consiguiente, una vez conocido la recuperación del bien, la Unidad de Trasportes procede a realizar las gestiones pertinentes a fin de poner operativo y en servicio a este vehículo. Sin embargo, debemos señalar que del mencionado vehículo se sustrajo un accesorio tal como lo señala en el informe de recuperación del bien mediante memorando GAST de 29 de julio de 2009 emitido por el Especialista de la Unidad de Transportes a la Jefe de Seguros, trámite que se da a conocer al broker para que 11

12 proceda a realizar las gestiones correspondientes con la Aseguradora mediante oficio GASE de 19 de agosto de Hecho Subsecuente Como resultado del seguimiento realizado del bien siniestrado a cargo del funcionario del Departamento de Obras de Desarrollo Solidario, el Jefe de Transportes da a conocer a la Unidad de Seguros con memorando GAST de 11 de enero de 2010, que el vehículo fue recuperado del patio de Retención Vehicular de la Policía Nacional y que actualmente se encuentra trabajando con normalidad en la EMAAP-Q. El custodio del vehículo siniestrado mediante memorando 1-NMA-2010 de 2 de julio de 2010 hace la entrega al Jefe de Transporte, Encargado, un radio de similares características al sustraído para su reposición, adjuntando la factura Por lo que, el Jefe de Transportes, Encargado, con memorando GAST de 5 de julio de 2010, da a conocer a la Jefe de Seguros lo siguiente: Informo que con memorando 1-NMA-2010 de 02 de julio del 2010, el responsable de dicho vehículo siniestrado Ing. ( ) repone el mencionado radio físicamente y de similares características adjuntando la factura Particular que pongo en su conocimiento a fin de cerrar el reclamo 5. El robo del cableado eléctrico en una longitud aproximada de 200 metros.- El Jefe de Distrito Noroccidente Rural comunica al Gerente General con memorando 380- GODI-2009 el siniestro ocurrido el 22 de mayo de 2009, en el que explica lo siguiente: Por medio de la presente me permito poner en su conocimiento de la estación de bombeo Cantarillas, ubicado en la parroquia San Antonio de Pichincha, entre la noche de ayer y la madrugada de este día, personas no identificadas rompiendo la malla del cerramiento ingresaron y se sustrajeron el cableado eléctrico (Cable N 6 AWG) en una longitud aproximada de 200 metros, Este siniestro fue dado a conocer a la Unidad de Seguros mediante Hoja de Seguimiento SISDOC GGS , de 22 de mayo de 2009, para que proceda a realizar los trámites pertinentes. 12

13 Es necesario mencionar que una vez efectuado el seguimiento a este siniestro, se verificó que con memorando 379-GODI-2009 de 5 de junio de 2009 el Jefe de Distrito Noroccidente Rural informó al Jefe de Distribución la decisión tomada en el área a su cargo, en los siguientes términos: el Fiscalizador manifiesta que los costos de la reparación de los daños ocurridos asume sin inconveniente el contratista ingeniero (...) De este particular la Jefe de Unidad de Seguros con Oficio GASE de 3 de julio de 2009 comunicó al broker de la Compañía de Aseguradora, que en base a los antecedentes antes mencionados se proceda a cerrar el reclamo respectivo. 6. Robo de un tecle.- El Residente de la Obra de UEPATUM informó al Gerente General de la EMAAP-Q con memorando 052-UEPATUM-2009 de 19 de junio de 2009 el robo de un tecle, explicando de la siguiente manera: me pernito informar usted que un tecle de 3.2 toneladas que está bajo mi responsabilidad, fue sustraído de la quebrada Orinaza en la noche del 18 de junio del presente año. Este equipo estaba siendo utilizado para instalar la tubería de acero de 18 en la quebrada antes indicada como parte del Proyecto Bellavista-Llano Grande tramo 3 El Gerente General cumpliendo con el debido proceso, informó a la Unidad de Seguros con Hoja de Seguimiento SISDOC GGS , el 22 de junio de 2009, que realice los trámites pertinentes para el reclamo a la Compañía Aseguradora; gestión que hasta el corte de nuestras operaciones se continúa realizando, para la reposición del bien siniestrado. Hecho Subsecuente Con memorando 071-UEPATUM-2009 de 30 de julio de 2009, el Residente de la Obra comunica a la Jefe de la Unidad de Seguros lo siguiente: que mediante memorando No. 058 UEPATUM-2009 del 01 de julio de 2009, procedí a informar al Dr. (...) Jefe de Procesos Judiciales que el tecle sustraído en la quebrada Horinaza había sido recuperado, por lo tanto, solicité la suspensión de los trámites correspondientes. (Lo subrayado fuera de texto) 13

14 Es así, que la Unidad de Seguros informa mediante Oficio GASE de 12 de agosto de 2009 al broker de la Empresa, lo manifestado por los responsables del hecho y que se proceda a cerrar el reclamo mencionado. b) Reclamos de siniestros de bienes en proceso de recuperación Como resultado del análisis efectuado por Auditoría, tenemos los siguientes bienes siniestrados que se encuentran en trámite con la aseguradora y que aún no han sido recuperados: 1.- Robo de vehículo PMD El custodio con fecha 27 de julio de 2008 da a conocer el robo del vehículo Chevrolet, VITARA 3P DLX T/M A/A, Año 2007, tipo Jeep con placas PMD-698 en la Policía Judicial, la misma que fue avalizada con Acta de Reconocimiento de Denuncia efectuada en el Misterio Fiscal Distrital de Pichincha. El funcionario de Saneamiento da a conocer al Jefe de Servicios Generales con memorando 1190 GOA 2008 de 28 de julio de 2008, el robo de dicho bien siniestrado, detallando lo siguiente: Una vez concluido el turno, llego a mi casa ubicada en la calle Enrique Rither N y le dejo el vehículo subido a la vereda a las 00H30 del 27 de julio de 2008, luego en horas de la mañana salgo a la calle y encuentro que no esta el carro, Por su parte, la Unidad de Seguros, con fecha 28 de julio de 2008 comunica al Broker sobre el siniestro en mención, documentación que fue remitida por la Jefe de Seguros con Oficio GASE de 4 de agosto de Por lo que a la fecha de corte de nuestras operaciones, se encuentra en trámite para la recuperación del vehículo. Hecho Subsecuente La Jefe de Seguros solicitó al broker, proceda con la emisión y envío de las actas de sesión de derechos para la posterior indemnización de este evento, como lo manifiesta en oficio GASE de 2 de marzo de 2010, en el que señala lo siguiente: Remito a usted documentación pertinente para que por su intermedio se continúe con el trámite de la referencia: 14

15 Certificado del Registro Mercantil del Cantón Quito El Jefe de Procesos Judiciales mediante memorando 076-DJ-PJ-JMA-2010 de 27 de abril de 2010 informó a la Jefe de Seguros, en relación con el estado del reclamo , lo siguiente: no es factible entregar los Informes Finales de las Investigaciones, las que únicamente concluye cuando el fiscal resuelve cerrar la etapa de instrucción, bien sea porque se ha agotado el proceso investigativo o debido al tiempo transcurrido, situación que le compete poner en conocimiento de las partes al Juez de lo Penal Por su parte la Jefe de Seguros con oficio GASE de 25 de mayo de 2010, remite la documentación pertinente al broker para que por su intermedio se continúe con el trámite en referencia. El artículo 90 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, en relación a las Responsabilidades, establece: Mientras dure la tramitación del proceso a que diere lugar la pérdida de un bien y solo dentro de los plazos establecidos en el tercer inciso del Art. 87, su valor será cargado a una cuenta por cobrar al servidor usuario del bien Así mismo, el artículo 40 de la LOCGE respecto a la Responsabilidad por acción u omisión señala: Las autoridades, dignatarios, funcionarios y demás servidores de las instituciones del Estado, actuarán con la diligencia y empeño que emplean generalmente en la administración de sus propios negocios y actividades, caso contrario responderán, por sus acciones u omisiones, de conformidad con lo previsto en esta ley Por su parte el Equipo de Auditoría, con memorando 01-AI-PB-2010 de 8 de junio de 2010, solicitó al Contador General de la EMAAP-Q, que hasta que exista un pronunciamiento del órgano competente y se declaré pérdida pública; así como, se determiné la liquidación del bien siniestrado, se registre una cuenta por cobrar a cargo del custodio; es así, que con documento GA de 8 de junio de 2010, en la Unidad de Activos se procedió a generar la cuenta por cobrar a cargo del mencionado custodio. 15

16 El Jefe de Equipo con memorando 11-OT-25-JY-2010 de 15 de julio de 2010, solicita a la Jefe de Seguros el alcance actual del trámite y la liquidación correspondiente a la recuperación del bien siniestrado, información que es remitida con memorando GASE de 15 de julio de 2010, al que se adjunta el oficio s/n de 13 de julio de 2010 enviado por la Compañía de Seguros Colonial por parte del Jefe de Indemnizaciones, manifestando que el valor a indemnizar por el robo total del vehículo PMD-698 se encuentra en trámite para su devolución, conforme a la liquidación que se encuentra descrita en el mismo. La Norma Técnica de Contabilidad , Activos.-Condiciones para el ingreso de Activo Fijo, establece: En el caso de pérdidas de bienes, éstos se eliminarán del activo fijo y su valor se debitará a una cuenta por cobrar al empleado que los tenía bajo su custodia, hasta que legalmente se resuelva quien debe cubrir el siniestro Es necesario mencionar, que además del trámite realizado por la Unidad de Seguros el custodio del bien firmó el 13 de julio de 2010 un acta de compromiso de pago por el deducible correspondiente, una vez que la Compañía Aseguradora realice la liquidación y pago del siniestro mencionado. 2.- Robo de motocicleta de placas P marca HONDA.- De acuerdo a la denuncia presentada el 25 de mayo de 2009 en la Dirección Nacional de la Policía Judicial por el custodio de la motocicleta siniestrada, se establece lo siguiente: Relato de los Hechos Es el caso señor Jefe de la Policía Judicial de Pichincha, Sucede que el día hoy Lunes 25 de mayo del 2009, a eso de las 14H15 aproximadamente, deje estacionado la motocicleta de propiedad de la EMAP(SIC), en las calles antes sindicadas(sic), para posterior trasladarme a dejar comunicación en la Oficina de Control de la Ciudad, demorándome en dicho lugar unos 10 minutos aproximadamente, para luego trasladarme en motocicleta, encontrándome con la ingrata sorpresa de que sujetos no identificados habían procedido a sustraerse la motocicleta A la Unidad de Seguros, se le dio a conocer sobre el siniestro para la tramitación del reclamo el 27 de mayo de 2009, gestión que se inició con el reclamo para el seguimiento y recuperación de este bien. Por lo que a la fecha de corte de nuestras 16

17 operaciones, esta gestión se encuentra en trámite para la recuperación del bien siniestrado. Hecho Subsecuente Auditoría Interna verificó que la Jefe de Seguros solicitó a la Comisaría Metropolitana Laderas de Pichincha con memorando GASE de 2 de marzo de 2010, la información pertinente a la documentación de soporte para proceder a realizar el reclamo correspondiente, en los siguientes términos: solicito nuevamente se remita a esta Unidad la siguiente documentación:.- Denuncia presentada por la máxima autoridad de la EMAAP-Q.-(Contactarse con la Dirección Jurídica de la EMAAP-Q para continuar con el trámite).-1. Informe definitivo de la Policía Judicial.-(Solicitar el criterio por escrito a la Dirección Jurídica de la EMAAP-Q.-Trámite que hasta el momento del alcance de nuestra Auditoría, se encuentra para proseguir con la reposición de este bien.- 2. Certificado del registro Mercantil (SIC) Al respecto, con oficio de 22 de abril de 2010, para continuar con el proceso del reclamo de este bien siniestrado, el broker de la Empresa realiza una nueva solicitud de documentación a la Jefe de Seguros. Con fecha 23 de abril de 2010, la Compañía de Seguros emite el Acta de Finiquito, Cesión de Derechos y Traspaso de Dominio de Propiedad Asegurada, previo a la devolución de la motocicleta, en consideración con la cláusula SEGUNDA, en la que describe: Por cuanto EL ASEGURADO, con fecha 25 de mayo de 2009, ha sufrido un siniestro debidamente amparado a la Condiciones Generales y Particulares de la póliza singularizada en su cláusula anterior; LA ASEGURADORA, ha procedido a liquidar a favor de ËL ASEGURADO El Jefe de Equipo de Auditoría, con memorando 7-OT-25-JY-2010 de 1 de julio de 2010, requirió Contador General de la EMAAP-Q, que hasta que exista un pronunciamiento del órgano competente y se declaré pérdida pública; así como, se determiné la liquidación del bien siniestrado, se registre una cuenta por cobrar a cargo del custodio; es así, que con documento GLP401 de 2 de julio de 2010, en la Unidad de Activos se procedió a generar la cuenta por cobrar a cargo del mencionado custodio por el valor total del bien. 17

18 La Jefe de Seguros envió con memorando GASE de 15 de julio de 2010, según requerimiento del auditor Jefe de Equipo, el alcance actual del trámite y la liquidación pertinente del bien siniestrado, adjuntando el oficio s/n de 13 de julio de 2010 enviado por la Aseguradora por parte del Jefe de Indemnizaciones, en la que da a conocer el valor a indemnizar por la motocicleta siniestrada con placas P marca HONDA, manifestando que se encuentra en trámite para su liquidación. Además de lo mencionado por parte de la Compañía Seguros Colonial y de los trámites efectuados por la Unidad de Seguros, el custodio del bien el 30 de junio de 2010 firmó un acta de compromiso de pago del deducible respectivo una vez que se realice el desembolso por el siniestro en mención. En el Procedimiento para trámite de reclamos, en cuanto al concepto Ramos Generales y Técnicos, establece lo siguiente:... El custodio del bien debe presentar en forma inmediata toda la documentación de respaldo del reclamo, (la misma que será solicitada por la Unidad de Seguros)... Cabe mencionar además, lo estipulado en el Código de Comercio-Normas Pertinentes en el artículo 26.- Prescripción de acciones, estable que: Las acciones derivadas del contrato de seguro, prescriben en dos años a partir del acontecimiento que les dio origen... Por consiguiente, si bien los bienes siniestrados, se encuentran en proceso de recuperación con la aseguradora, no obstante y en virtud de que aún no han ingresado a la empresa y si no existe un pronunciamiento de la autoridad competente que determine que estos eventos se encuentran bajo la figura de robo público, es responsabilidad del custodio del bien mientras dure el proceso señalado, acatar las disposiciones legales como resultado del examen especial ejecutado. Conclusión Por el siniestro del vehículo Chevrolet VITARA con placas PMD-698 y la motocicleta marca HONDA con placas P044460, no ha existido ningún pronunciamiento de la autoridad competente, así como la liquidación de la Aseguradora, lo cual ha dado lugar 18

19 a que aún no se efectúe la recuperación de dichos bienes para el servicio de la Empresa. Recomendaciones Al Gerente Administrativo dispondrá: A la Jefe de la Unidad de Seguros: 2. Realice el seguimiento continuo del proceso de entrega de la documentación sustentatoria por parte de los custodios correspondiente a los bienes siniestrados, gestión que permitirá efectuar el reclamo y la recuperación oportuna de los mismos. 3. Que en coordinación con la Gerencia de Desarrollo Institucional, realice una actualización del Procedimiento para trámite de reclamos por siniestros ocurridos con los bienes de la EMAAP-Q, en el que se establezcan factores que faciliten y optimicen los tiempos requeridos para el trámite y recuperación del bien. 4. Difunda periódicamente a todas las áreas operativas, técnicas y administrativas de la EMAAP-Q, el Procedimiento para trámite de reclamos de los bienes siniestrados; acción que permitirá el conocimiento a los custodios respecto del proceso a seguir para la tramitación de reclamos en caso de producirse eventos de esta naturaleza. c) Reclamos no reconocidos por la Compañía Aseguradora De acuerdo al detalle proporcionado por la Unidad de Seguros con memorando GASE de 13 de agosto de 2009, referente a los reclamos de los siniestros de los bienes de la EMAAP-Q, por el período de nuestro alcance, se verificó que ciertos reclamos tramitados no fueron recuperados, debido a que el valor del deducible no justifica los montos establecidos en la póliza contratada para estos casos. Por tal razón, de acuerdo con la información proporcionada por la Unidad de Seguros y análisis efectuada a la misma, a continuación presentamos los siguientes resultados: 19

20 No. Reclamo No. Fecha del Siniestro Detalle del Siniestro Robo de treinta cascos de seguridad tipo I en el trayecto de Guápulo a las Bodegas de la Chorrera. Robo de Radio del Vehículo PMF-538 y rotura del vidrio. Robo de los cables de luz del tanque No. 5 Roldós Bajo. Valor en USD 330,00 84,98 250,01 SUMAN Con respecto al primer caso, el Jefe de Seguridad Industrial con memorando GAIS de 20 de marzo de 2009, comunicó al Gerente Administrativo, Encargado, el robo de 30 cascos de seguridad tipo I en el trayecto a las Bodegas la Chorrera, describiendo lo siguiente: me permito informarle que el día viernes 20 de marzo de 2009, después del recorrido de la visita técnica de los miembros del Colegio de Ingenieros Civiles de Pichincha a las obras que se construyen en Jatunhuayco, se sustrajeron de la camioneta de Seguridad Industrial una caja de 30 cascos de seguridad en el trayecto e Guapulo (SIC) a las Bodegas de la Chorrera los mismos que iban a ser entregados Lo informado al Gerente Administrativo, Encargado, se comunicó además a la Unidad de Seguros, a fin de realice el trámite pertinente para el reclamo y reposición del bien siniestrado. La Unidad de Seguros de la EMAAP-Q, el 22 de abril de 2009 comunicó al broker el siniestro, para que inicie la tramitación con la Compañía Aseguradora, por lo que la Ejecutiva de Indemnizaciones de la Compañía Aseguradora, da conocer a la Jefe de la Unidad de Seguros con oficio DI de 27 de mayo de 2009, lo siguiente:... El valor de la reposición según proforma de la CIA. PROAÑO es de USD. $330.00, monto inferior al valor del deducible de Robo y-o Asalto y-o Hurto que es del 10% del valor del siniestro, mínimo US $ De la misma manera el Jefe del Departamento de Reclamos del broker comunicó a la Unidad de Seguros de la EMAAP-Q, con oficio de 17 de junio de 2009, que el reclamo por este siniestro se encuentra como bajo deducible. 20

21 Hecho Subsecuente Al respecto, la Jefe de la Unidad de Seguros, Encargada, comunicó al Jefe de Seguridad e Higiene del Trabajo con memorando GASE de 24 de julio de 2009, que debido a que la Compañía Aseguradora, no realiza la devolución del bien por bajo deducible, se procede a cerrar el reclamo del siniestro. Por lo que, con memorando GAIS de 12 de diciembre de 2009, el Jefe de Seguridad e Higiene del Trabajo, Encargado, explica lo siguiente:...envío la información solicitada acerca de la pérdida de 30 cascos de protección en la fecha del 20 de marzo de 2009, en la cual se extraviaron en la trayecto del sector de Guápulo a la Bodega La Chorrera, después de realizar el acompañamiento de la visita técnica de los miembros del Colegio de Ingenieros de Pichincha a la obra que se construirá en el sector de Jatunhuaycu. El Jefe de Seguridad e Higiene del Trabajo, Encargado, informa a la Unidad de Auditoria Interna, que el 4 de mayo de 2009 el custodio realizó la denuncia en la Comisaría Segunda Nacional del Cantón Quito, diligencia que hasta la fecha de comunicación de resultados efectuada el 29 de octubre de 2009, se encontraba en trámite. Mediante documento, IN de 7 de junio de 2010, el Jefe de la Unidad de Inventarios conjuntamente con el custodio de estos bienes, procedió a registrar por el monto del siniestro que corresponde a 330,00 USD. la cuenta por cobrar a cargo del mencionado custodio, conforme consta en los registros contables, hasta que se emita la declaratoria de pérdida pública por parte de la Fiscalía. Respecto al segundo caso, con memorando GAST de 18 de noviembre de 2008, el Jefe de Trasportes informa a la Jefe de la Unidad de Seguros el siniestro ocurrido el día 14 de noviembre de 2008, manifestando lo siguiente: aproximadamente a las 11h00, el Sr. Gonzalo Tipanta, chofer de la Unidad de Bodegas Generales, se encontraba conduciendo el vehículo de placas PMF-538, por la Av. Granados y Eloy Alfaro, esperando que el semáforo cambié de a la luz verde para proseguir; sorpresivamente rompen el vidrio del lado derecho y e ladrón introduce medio cuerpo al vehículo y se sustrae el radio (SIC) 21

22 Por su parte, la Unidad de Seguros reportó mediante correo electrónico al broker de la Empresa, sobre el siniestro ocurrido en la fecha antes mencionada, señalando que enviará la documentación pertinente. Mediante oficio sin número de 13 de mayo de 2009, el Jefe de Indemnizaciones de Vehículos de la Compañía Aseguradora manifestó a la Jefe de la Unidad de Seguros de la EMAAP-Q, en lo referente al reclamo , lo siguiente: Por medio del presente queremos comunicarle que hemos revisado los valores de la reparación del vehículo en referencia, el mismo que no supera el valor mínimo establecido en la póliza, por tal motivo precedemos a cerrar el siniestro... Es así, que la Jefe de la Unidad de Seguros comunica con memorando GASE de 27 de mayo de 2009 al Guardalmacén General, la revisión y acción tomada por la Compañía Aseguradora explicando lo siguiente: El valor de reposición, según proforma No es de USD$ 84,98 monto inferior al valor del deducible de Vehículos, el cual es de 10% del valor del siniestro, mínimo USD$ 150,00 el valor que sea mayor. Por lo expuesto, se procede al cierre de este siniestro Hecho Subsecuente El Jefe de Equipo con memorando 43-FL-AI-2009 de 21 de diciembre de 2009 solicitó al Guardalmacén General de la EMAAP-Q, el pronunciamiento sobre la restitución de dicho bien siniestrado, quien con memorando 1296-GAAB-2009 de 22 de diciembre de 2009, comunicó lo siguiente:... me permito indicar que el siniestro ocurrió en la Av. Granados y Av. Eloy Alfaro, en el momento que se encontraba el cambio de luz del semáforo, sorpresivamente rompen el vidrio del lado derecho (pasajero) y el ladrón introduce medio cuerpo al vehículo y se sustrae el radio que estaba colocado en la mascarilla; la aseguradora realizó la restitución de un radio usado y la reposición del vidrio lo realizó el Sr.(...), chofer del vehículo en mención... (Lo subrayado fuera de texto) Adicionalmente a la información proporcionada, el funcionario en referencia, mediante memorando 1309-GAAB-2009 de 30 de diciembre de 2009 comunica lo siguiente: 22

23 Al respecto, nos permitimos indicar que el vehículo siniestrado se encuentra reparado y sin ninguna novedad; la reposición del vidrio la realizó el Sr. (...), chofer. Por tal razón, el bien se encuentra reintegrado al servicio de la Empresa y se procede a cerrar el caso relacionado con este siniestro. Con relación al tercer caso, mediante correo electrónico el Jefe de la Unidad de Seguridad Física comunicó a la Unidad de Seguros de la EMAAP-Q, el siniestro del robo de 25 metros de cable de energía 3x6 AWG, en el tanque No.5 Roldos Bajo, ocasionado el 27 de agosto de 2008, para que efectúe el trámite referido a este caso; gestión que hasta el alcance de nuestras operaciones, se encuentra en proceso. Hechos Subsecuente El Jefe de Distrito Noroccidental Rural informa a la Jefe de Seguros, Encargada, con memorando 029-GODI-2010 de 19 de enero de 2010, lo siguiente:... por tratarse de una cantidad pequeña, el Ing.(...), Jefe del DNOC-R resolvió que la reparación se realice a través de la Unidad de Mantenimiento Electromecánico, UMED, ya que el tanque no podía dejar de funcionar. Con oficio GASE de 23 de febrero de 2010, la Unidad de Seguros comunica al broker de la Empresa, lo que se explica a continuación: Remito a usted documentación pertinente para que por su intermedio se cierre el trámite del evento mencionado en la referencia: Memorando No. 029-GODI-2010, generado por el Ing. (...), Jefe del Distrito Noroccidente.... Por lo que, el bien siniestrado se repuso por parte de la Unidad de Mantenimiento Electromecánico, por tal motivo se encuentra en servicio, para su funcionamiento y uso de la Empresa. De los siniestros descritos y considerados como bajo deducible, es necesario mencionar lo establecido en el Código de Comercio-Normas Pertinentes en su artículo 23

24 21, Obligación de evitar la extensión del riesgo y procurar el salvamento, que establece: Igualmente está obligado el asegurado a evitar la extensión o propagación del siniestro y a procurar el salvamento de las cosas amenazadas Así mismo, lo establecido en la póliza contratada el 24 de julio de 2008 entre la Compañía Aseguradora y la EMAAP-Q, en el artículo 2 EXCLUSIONES, en su literal c), establece lo siguiente:... Acto intencional o negligencia manifiesta del Asegurado o de sus representantes... Al respecto, debemos mencionar que en los resultados del Examen Especial a las circunstancias que produjeron el desborde de agua tratada en la Planta El Placer de la Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable de Quito, informe aprobado por la Contraloría General del Estado con Oficio de 24 de febrero de 2010, y que en la recomendación número 5 dirigida al Gerente Administrativo, se sugiere lo siguiente: Dispondrá al Jefe de Seguros que en los casos en los cuales la Compañía Aseguradora en forma justificada no proceda a la devolución de los bienes siniestrados, así como el valor del deducible respectivo, realice el seguimiento del proceso hasta la recuperación de los bienes, gestión que permitirá efectuar el cobro correspondiente a los responsables de la custodia de los mismos Conclusión De acuerdo con lo establecido en la póliza de seguros para el período 2008, existen bienes siniestrados cuyo valor es menor al deducible establecido, lo que incide en la recuperación oportuna de los bienes y su utilización en las actividades de la Empresa. Recomendaciones Al Gerente Financiero dispondrá: 5. Al Contador General, con base a los informes emitidos por la Unidad de Seguros y si en forma legalmente justificada, la Aseguradora no realiza el reintegro del 24

25 bien siniestrado, se genere una cuenta por cobrar a cargo del custodio hasta que se disponga la declaratoria de robo público por el órgano competente; gestión que permitirá la recuperación del bien siniestrado. Al Gerente Administrativo dispondrá: 6. A la Jefe de Seguros que en los casos en los cuales la aseguradora en forma justificada no proceda a la devolución del bien siniestrado, realice el seguimiento del proceso hasta la recuperación del mismo, gestión que permitirá incorporar los bienes a la Empresa para su servicio y el cobro de los deducibles a los custodios respectivos. Atentamente, Ing. Miguel Ángel Játiva C. AUDITOR INTERNO DE LA EMAAP-Q 25