Organización de los Archivos Central e Histórico

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1 Página 1 de 5 1. Objetivo y Alcance Normalizar la secuencia de actividades para la organización del Archivo Central de la Universidad de Pamplona. Aplica desde la Identificación y Evaluación de las Áreas de Depósito hasta la Transferencia entre el Archivo Central y el Archivo. 2. Responsable El responsable de la aplicación y ejecución del presente documento es el Líder del Proceso de. 3. Definiciones 3.1 Archivo Central o Intermedio Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados su trámite, que sigue siendo vigente y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. El Archivo Central se transfiere al Archivo según períodos e indicaciones definidos en las Tablas de Retención de la oficina. 3.2 Archivo de Denominado también Archivo de las oficinas productoras de documentos en el cual se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Los Archivos de se transfieren al Archivo Central según períodos e indicaciones definidos en las Tablas de Retención de la oficina. 3.3 Archivo Es el archivo al cual se transfiere la documentación del Archivo Central, que por decisión del correspondiente Comité de Archivos y Tablas de Retención, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. 3.4 Documento de Apoyo Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones Elaboró Revisó Aprobó Martha Helena Cañas Camargo Rosalba Omaña de Restrepo María Victoria Bautista Bochagá Fecha 22 de Julio de 2010 Fecha 29 de Julio de 2010 Fecha 13 de Agosto de 2010

2 Página 2 de 5 específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. 3.5 Documento Documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos o su valor permanente para las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se conviertan en un documento histórico y especialmente valioso para la institución. 3.6 Eliminación de Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. 3.7 Serie Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, contratos, Actas, Informes, entre otros. 3.8 Tablas de Retención Listado de series y subseries y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 3.9 Repositorio Sitio centralizado donde se almacena y mantiene información o base de datos Las demás definiciones que aplican para el presente Documento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000 Sistema de de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Identificación y Evaluación de las Responsable: de Áreas de Depósito Identifica el(los) repositorio(s) asignados al Archivo Central, en este evalúa las áreas disponibles destinadas para el depósito de nuevas transferencias documentales de las diversas unidades administrativas (unidades productoras, departamentos y programas), particularmente, los módulos y los niveles que se requieran para permitir la localización física de las unidades de conservación documental. Si el espacio es suficiente actualiza la señalización correspondiente en cada módulo y

3 Página 3 de 5 nivel. La señalización debe representar de manera fiel la estructura orgánico-funcional de la Institución. En tal sentido deberá estar seccionada por las unidades administrativas (unidades productoras, departamentos y programas) establecidas en la HGT-04 Tablas de Retención. 4.2 Organización y Actualización del Archivo Central Responsable: de Por medio del FGT-09 Organización y Actualización del Archivo Central se registran los legajos que llegan de cada Proceso de acuerdo al tiempo de transferencia establecido en el Plan de Transferencias, se actualiza y facilita su consulta una vez ingresan al sistema. 4.3 Conservación y Ubicación de los Responsable: de Ubica la documentación recibida de cada uno de los procesos, en los módulos y niveles que correspondan, teniendo en cuenta la disposición de las unidades administrativas (unidades productoras, departamentos y programas) y sus respectivas series y subseries documentales, establecidas en la HGT-04 Tablas de Retención. Se sitúan físicamente las carpetas que conforman cada una de las series y subseries documentales, en cajas de cartón membreteadas según anexo # 1, verificando que aparezcan relacionadas en la HGT-04 Tablas de Retención, se llevan al repositorio y se colocan en los respectivos módulos y niveles, para su conservación y reposo. 4.4 Control y Préstamo de Responsable: de Se hace la solicitud en forma verbal o vía telefónica, se ubica el documento y se hace entrega en la dependencia diligenciando el FGT-07 Control Préstamo de del Archivo Central. Cuando se cumple el tiempo de entrega de los documentos la persona que realizó el préstamo, debe hacerlo llegar al Archivo Central donde el de Archivo revisa el FGT-07 Control Préstamo de del Archivo Central confronta la información radicada sobre el documento (número del legajos, código, etc.) y los documentos entregados, cuando la documentación está completa se diligencia la casilla de entregado. Cuando pasa el tiempo del préstamo o esté por vencerse, y el documento todavía este en consulta, debe solicitarse una prórroga directamente al de Archivo, quedando establecida en el FGT-07 Control Préstamo de del Archivo Central, si no se cumple con el tiempo de entrega, el de Archivo se dirige a la dependencia o persona responsable del préstamo para exigir su entrega de manera verbal.

4 Página 4 de Actualización del Inventario Responsable: de Actualiza el inventario documental del Archivo Central diligenciando el FGT-05 Inventario Único de. De acuerdo al FGT-09 Organización y Actualización del Archivo Central, se alimenta la base de datos para facilitar la ubicación y consulta de los documentos dentro del Archivo Central. 4.6 Transferencia entre el Archivo Central y el Archivo Responsable: de Basado en la HGT-04 Tablas de Retención y el Plan de Transferencias, verifica las series documentales cuyos ciclos en el Archivo Central hayan expirado y las registra en el FGT-08 Transferencia de. Mediante el FGT-12 Memorando, al cual se anexa el registro FGT-08 Transferencia de, se remite la información al Comité de Archivo, quien asigna a los especialistas -historiador, sociólogo, antropólogo o abogado- que en compañía del director de Archivo, toman la decisión sobre su inclusión o no, en el Archivo. El grupo de evaluadores a través del FAC-08 Acta de Reunión registra las series documentales que se trasladarán al Archivo y las que se eliminarán, aclarando si de las últimas se seleccionan muestras para dejarlas como referentes históricos. El Comité de Archivo toma la decisión sobre la conservación de la documentación que pasa al Archivo. Es decir, si esta se conserva, además de sus formatos originales, en otros formatos como: los microfilms o los electrónicos -digitalización-. El de Archivo procede a eliminar las series documentales que el grupo de evaluadores registró en el FAC-08 Acta de Reunión. Esta tarea se lleva a cabo mediante autorización del Comité de Archivo registrada en el respectivo FGT-12 Memorando. Para el manejo de las áreas de depósito del Archivo consultar el ítem 4.1 del presente instructivo. 5. de Referencia - NTC ISO 9000:2000 Sistema de de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. - NTC ISO 9001:2000 Sistema de de la Calidad - NTC GP 1000:2004 de la Calidad en el Sector Público - HGT-04 Tablas de Retención

5 Página 5 de 5 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Fecha del Cambio 00 Técnica 01 Cambio Líder de Proceso 7. Administración de Registros 5 de septiembre de 2008 Aprobación del Cambio 8 de septiembre de de Julio de de agosto de 2010 Cod. Nombre Responsable Ubicación Acceso FGT-05 FGT-07 FGT-08 FGT-09 FGT-12 Inventario Único de Control Préstamo de del Archivo Central Transferenci a de Organizació n y Actualizació n del Archivo Central Memorand o Tiempo de Retención Disposición Final FAC-08 Acta de Reunión 8. Anexos. No aplica.

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