Libro Mayor Capítulo 1 LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS DacEasy Contabilidad

Transcripción

1 Libro Mayor Capítulo 1 LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS DacEasy Contabilidad El Libro Mayor es el corazón de su sistema de Contabilidad. Toda la información contable debe pasar por el Libro Mayor. El Libro Mayor es normalmente actualizado en una de dos formas: por asentar un módulo o por entrar las transacciones directamente dentro del Libro Mayor. Puede entrar todas las informaciones contables directamente dentro del Libro Mayor, sin embargo, la mayoría de los usuarios de DacEasy escogen registrar sus entradas por el módulo que corresponda y usan el Libro Mayor para determinadas entradas como se describen después en este capítulo. Después de completar este capítulo, sabrá como: Determinar cuáles entradas necesitan ser hechas directamente en el Libro Mayor. Entrar diferentes tipos de transacciones por el Libro Mayor. 1-1

2 LIBRO MAYOR Trabajando Con El Libro Mayor Usando el Libro Mayor. DacEasy está designado para encajar a sus necesidades. Si necesita un sistema de completas características contables, DacEasy tiene varios módulos donde entrar la información detallada de las transacciones. Esta información se actualiza en el Libro Mayor cuando el módulo es asentado. Otra opción es entrar todas las transacciones directamente dentro del Libro Mayor. Este método le provee los reportes financieros que son el centro de todo Sistema Contable, sin tener que agregar detalle que vienen con las transacciones generadas por los diferentes módulos. Si usa los módulos para digitar sus transacciones, usará el Libro Mayor para las transacciones que no pueden ser registradas dentro de los módulos. Ejemplo de una transacción es la transferencia de las ganancias/pérdidas desde los ingresos del período a ganancias retenidas. Otro ejemplo es la transferencia de los montos de seguros pagados por adelantado a gastos de seguro. Entrando Transacciones Libro Mayor Entendiendo los tipos de transacciones. Escoja la opción de Transacción/Libro Mayor cuando necesite registrar cualquiera de los siguientes tipos de transacciones. Transacciones Normales Las entradas hechas dentro del Libro Mayor cuando no está usando los módulos o está usando los módulos y las entradas no pueden ser registradas dentro de ninguno de los módulos. Use Libro Mayor para el registro de todas las transacciones contables, entre su trabajo de día a día como una transacción normal del Libro Mayor. Por ejemplo, una transacción normal podría ser entrar la depreciación, recibos de efectivo o pagos y los registros de ventas del día. Si está usando los módulos, un ejemplo de una transacción normal del Libro Mayor es el movimiento de los balances de las ganancias del período a ganancias retenidas. Entradas de Reversión Podemos usar esta entrada de reversión para reversar automáticamente transacciones al comienzo del próximo período. La razón más común para usar una entrada de reversa es entrar los gastos de nómina al final del período contable. Cuando use una entrada de reversión, DacEasy reversa la entrada original en el próximo período cuando asiente. 1-2

3 Entrar una Transacción en el Libro Mayor Cuando necesite entrar una transacción, escoja Transacción/ Libro Mayor desde la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal. La pantalla de Transacción al Libro Mayor se desplegará. Figura 1-1: Use la pantalla de Transacción al Libro Mayor para entrar transacciones dentro del Libro Mayor. Esta pantalla tiene cuatro áreas principales: Encabezado, Información de la Transacción, Detalle, y Pié. Las siguientes informaciones explican los campos encontrados en está pantalla. Campos en la Pantalla de Transacción Libro Mayor Los siguientes campos están en el Encabezado. Código Diario El código que escoja debe ser corto, pero que describa fácilmente el tipo de transacción que está entrando. Numerosos códigos de diarios están reservados y protegidos en DacEasy. No se permite usar estos códigos porque otros módulos en DacEasy (por ejemplo: Banco, Facturas o Compras) usan estos para actualizar el Libro Mayor. Estos códigos son AP, AR, AS, BI, CH, IN, PO, FA, JC y PY. DacEasy crea una transacción en el Libro Mayor usando estos códigos siempre que asiente desde otro módulo. 1-3

4 LIBRO MAYOR Debe escoger un único código que identifique que representa la transacción. Por ejemplo, si está entrando un ajuste, use el código AJ. Cada código puede ser hasta de seis caracteres alfanuméricos. Asentado/No Asentado DacEasy desplega el estatus asentado/no asentado de las entradas. Los siguientes campos están en el área Información de la Transacción. Número Presione Enter y DacEasy númera consecutivamente todas las entradas del diario por usted, empezando con para cada Código Diario. Si quiere editar una entrada existente, presione desde el campo Código Diario y seleccione el código del diario que quiere editar. Entonces, presione para entrar un número con el cual quiere que DacEasy empiece a usar. Nota: El número entrado debe ser mayor o menor que el último número usado para ese código diario. Referencia La referencia es un campo alfanumérico opcional. Use este campo para entrar una corta descripción para identificar una transacción. Revertir Fecha Use la opción Revertir principalmente para reversar gastos incrementados como la nómina al final del período contable. Generalmente, estas entradas les son dadas por su contador. DacEasy revierte la entrada de reversión con la fecha del primer día del próximo período. DacEasy tiene por defecto No en éste campo. Entre la fecha de esta entrada. DacEasy automáticamente desplega la fecha del sistema. Los siguientes campos están en el área de Detalle. Cuenta Entre el número de la cuenta que quiera incluir en esta transacción. Por ejemplo, si esta entrada es para registrar gastos de intereses, entre el número de la cuenta para los gastos de intereses. Esta cuenta debe de ser una cuenta de detalle. Nota: DacEasy le permite entrar múltiples cuentas en la misma transacción, de cualquier manera, el total de débitos y el total de créditos deben ser iguales para poder salvar una transacción del Libro Mayor. Nota: Presione para agregar una cuenta que no existe. Nombre DacEasy automáticamente desplega el nombre de la cuenta que entre. Descripción Escriba una corta descripción de la entrada o transacción para el ítem en la línea. Debito 1-4 Entre el monto débito a asentar para esta cuenta si está debitando el balance de la cuenta.

5 Credito Entre el monto crédito a asentar para esta cuenta si está acreditando el balance de la cuenta. El siguiente campo está en el área de Pie de la pantalla. Totales DacEasy automáticamente desplega los totales para las columnas débito y crédito. Estos números deben ser iguales antes de procesar la información. Procedimientos para entrar una transacción dentro del Libro Mayor. Los siguientes procedimientos muestran los pasos que debe tomar para entrar una transacción directamente dentro del Libro Mayor. Los pasos rápidos para entrar una transacción de reversión, también son incluidos. Pasos rápidos para entrar transacciones normales del Libro Mayor 1. Escoja Transacción/ Libro Mayor. Se desplegará la pantalla de Transacción del Libro Mayor. 2. En el campo Código Diario, asigne a la transacción un código de diario 3. Presione Enter y DacEasy asigna un número a la transacción. Nota: Use este número de transacción y el código del diario que asigne para llamar la transacción en una fecha posterior. 4. Use el campo Referencia para entrar una corta descripción de la transacción. 5. Seleccione No para la opción Reversa cuando entre una entrada normal de transacción en el Libro Mayor. 6. Presione Enter en el campo Fecha para aceptar la fecha actual del sistema. DacEasy usa esta fecha para asentar la transacción. 7. Entre el número de la cuenta que quiera usar en el campo Cuenta. Si no sabe el número, presione para accesar la búsqueda y seleccionarla. 8. Entre hasta 24 caracteres para describir la transacción. 9. Entre un monto débito y crédito para cada cuenta en la transacción. Antes de salvar la transacción, asegúrese que los débitos sean iguales a los créditos. Si no, DacEasy desplegará un mensaje de advertencia. Nota: Puede presionar F7 en la última línea para automáticamente balancear la transacción. 10. Presione para salvar la transacción. Pasos rápidos para entrar transacciones de reversión automática en el Libro Mayor 1-5

6 LIBRO MAYOR 1. Escoja Transacción/ Libro Mayor. 2. Asigne a la transacción un código específico de diario. 3. Presione Enter y DacEasy asigna un número a la transacción. 4. Use el campo Referencia para entrar una corta descripción de la transacción. 5. Use la opción reversa para asignar Si en el campo Revertir. 6. Presione Enter en el campo Fecha para accesar la fecha actual del sistema. DacEasy usa esta fecha para asentar la transacción. 7. Entre el número de la cuenta que quiera usar en el campo Cuenta. Si no sabe el número, presione para accesar a la búsqueda y selecciónela desde allí. 8. Entre hasta 24 caracteres para describir la transacción. 9. Entre los montos de débitos y créditos de la entrada de reversa. Antes de salvar la transacción, asegúrese que los débitos y créditos sean iguales. Si no, DacEasy desplega un mensaje de advertencia. 10. Presione para salvar la transacción. Editando una Transacción en el Libro General Si necesita volver a empezar, presione F6 para borrar la transacción entrada. Para borrar solo una línea, posicione el cursor en esa línea y presione Shift+F6. Para insertar una línea dentro del detalle de la transacción, presione Shift+F7. DacEasy inserta la línea arriba del cursor. 1-6

7 Time out Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurase que usa los datos ejemplos. Entonces, complete la: Aventura 1: Entrando una transacción al Libro Mayor. Notas 1-7