EL PROCESO CONTABLE Y SU PRODUCTO FINAL

Transcripción

1 EL PROCESO CONTABLE Y SU PRODUCTO FINAL Frecuentemente se afirma que la función básica de la contabilidad consiste en brindar información que permita la planificación y el control de la gestión en la empresa. Ese paquete de información constituye el producto final del proceso contable. Sólo recordaremos aquí que puede haber informes de uso interno e informes destinados a tener difusión pública. Los primeros tienden a facilitar y posibilitar la gestión y su control, pueden ser de una gran variedad y no están sujetos en cuanto a su confección y emisión a normas legales ni profesionales de ninguna índole. El estudio de los mismos excede los propósitos de este módulo. Los informes llamados a tener difusión pública se conocen con el nombre de "estados contables ", y responden a exigencias legales, de los organismos de control y de los organismos que nuclean a los contadores públicos. Nos centraremos, en los puntos siguientes, a los pasos a dar hasta conseguir la emisión de los estados contables. ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE Podemos distinguir los siguientes pasos o etapas en el proceso contable: 1. Captación de los datos que se refieren a las operaciones de la empresa, lo que se hace, principalmente, a través de los comprobantes. 2. Registración de esas operaciones en el libro Diario. 3. Vuelco de las anotaciones del Libro Diario al Libro Mayor. 4. Periódicamente, y siempre al cierre de ejercicio, comparar los saldos que arrojan las cuentas del Mayor contra la realidad y efectuar los asientos de ajuste que pudieran corresponder. 5. Confección del llamado "balance de comprobación". 6. Confección de los Estados Contables. AJUSTES La vida de la empresa se divide, artificialmente, en períodos de tiempo llamados ejercicios económicos, cuya duración es generalmente de un año. Al cabo del ejercicio económico deben emitirse los Estados Contables. La empresa, a lo largo del año, habrá registrado todas sus operaciones (compras, ventas, cobros, pagos, gastos, ingresos, producción, etc.) en los libros de Comercio. Obtiene información de saldos de cuentas a la fecha de cierre de su ejercicio económico. Estos saldos surgen de la Contabilidad, y son a una fecha determinada, por ejemplo al 31 de diciembre de un cierto año. 1

2 Ejemplo: Del libro Mayor se extraen los siguientes saldos al 31 de diciembre: -Caja $ Mercaderías $ Deudores por ventas $ Pero estos importes no pueden incorporarse directamente a los estados contables, sino que el siguiente paso es verificar si éstos saldos concuerdan con la realidad. Para poder comparar los saldos contables con los importes reales de cada cuenta es necesario realizar un inventario general, o sea el recuento físico pormenorizado y valuación de todos y cada uno de los bienes, derechos y obligaciones de la empresa. Cuando el saldo contable de una cuenta, a una fecha determinada, no coinciden con el importe real de esa cuenta, a la misma fecha, se realiza un asiento de ajuste. La característica de los asientos de ajuste es que no obedecen a una operación, a una transacción, como los que registran cobros, pagos, ventas, compras o gastos. Sino que surgen de comparar la contabilidad con la realidad, de la siguiente manera: SALDO CONTABLE (no igual) SALDO REAL= AJUSTE (Por la Diferencia) Cuando no coinciden los saldos contables con los saldos reales se realiza un ajuste que es un asiento en el Libro Diario que permite modificar el saldo contable para llevarlo al saldo real. Existen diversos ajustes para cada una de las cuentas que se utilizan en la Contabilidad. En este ejemplo vamos a analizar los ajustes más comunes. AJUSTE DE LA CUENTA CAJA El saldo de la cuenta Caja al 31 de diciembre es de $ 1.000, según las registraciones realizadas en el Libro Diario y pases al Libro Mayor, durante un año. Al se realiza un recuento del dinero en efectivo que existe en la empresa, conocido con el nombre de arqueo, y se determina que si bien hay en Caja $ 1.000, dentro de ese importe hay un billete falso de $ 50. Por tanto el dinero con que realmente se cuenta es de $ 950 y éste es el importe que realmente debe mostrarse en el Balance Saldo Contable: $ 1000 Saldo Real: $ 950 La diferencia entre el saldo contable y el saldo real es de $ 50 y representa un menor activo para la empresa. Es habitual que las empresas que tienen mucho movimiento de fondos tengan un margen para errores de los cajeros en los vueltos o por billetes falsos, cuando estas falsificaciones son de buena calidad. Por tanto, el menor activo significará un resultado negativo o pérdida para la empresa Si deseamos que el saldo contable refleje la realidad, éste se debe modificar y transformar en $ 950, para lo cual se realiza un asiento de ajuste. 2

3 ASIENTO DE AJUSTE DE LA CUENTA CAJA Faltante de Caja (+RN) 50.- a Caja (-A) 50.- Por ajuste de la cuenta caja, por billete falso En esta registración utilizamos dos cuentas: Faltante de Caja: Cuenta de resultado negativo, representa la pérdida de dinero que tuvo la empresa, dado que el efectivo real es de $ y en la contabilidad en la cuenta Caja aparecían $ 1.000, o sea se perdieron $ 50. Caja: Se coloca en el Haber para reflejar la disminución del efectivo una vez detectado la pérdida de $ 50. Con esta registración el saldo deudor de la cuenta Caja pasa de $ a $ 950 ya que se acreditó la cuenta Caja $ 50. LIBRO MAYOR - CUENTA CAJA FECHA DETALLE Saldo antes del arqueo Ajuste por arqueo IMPORTES SALDO DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR AJUSTE DE LA CUENTA MERCADERÍAS El ajuste de la cuenta Mercaderías se basa en los mismos fundamentos que el de la cuenta Caja, o sea: 1. Comparación del saldo contable con el saldo real según inventario físico. 2. Determinar si existe una diferencia negativa o positiva, y 3. Realizar el ajuste correspondiente. Precisamente, el inventario físico de mercaderías no siempre coincide con los saldos contables. Esto puede deberse a la existencia de roturas, extravíos, etc., que no fueron contabilizados o por diferencias en la valuación de las mismas. Supóngase que en nuestro ejemplo se encuentran algunas mercaderías dañadas por humedad y otras pasadas de moda, lo que no estaba reflejado en la contabilidad. El valor real de las mercaderías en existencia es de $ Por tanto resulta: Saldo Contable: $ 8000 Saldo Real: 7720 Mes de Diciembre Desvalorización de Mercaderías (+RN) a Mercaderías (-A) Por ajuste de la cuenta mercaderías. 3

4 LIBRO MAYOR - CUENTA MERCADERÍAS FECHA DETALLE Saldo antes del inventario Ajuste por inventario IMPORTES SALDO DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR AJUSTE DE LA CUENTA DEUDORES POR VENTAS Hemos supuesto para esta cuenta un saldo de $ Asumamos, asimismo, que este saldo corresponde a los siguientes clientes: Compre más S. A. $ La Alambra S.R.L. $ La Flor de Sarandí S.A. $ Transfuguetti Hnos. S.R.L. $ clientes menores $ SALDO TOTAL $ Al cierre de ejercicio la empresa debe practicar un análisis de cada una de las cuentas de sus clientes, con el fin de evaluar los riesgos que las mismas implican y la posibilidad de que alguna de ellas no pueda recuperarse total o parcialmente. A estos efectos se suele llevar un legajo para cada cliente, en el cual se van incorporando sus balances, distintos informes comerciales externos y el grado de cumplimiento o atraso que ha tenido o mantiene con nuestra firma. Cuando se estima que un cliente no pagará su deuda y se lo da por perdido, se utilizará una cuenta de RESULTADO NEGATIVO llamada DEUDORES INCOBRABLES. En el análisis efectuado por la compañía de nuestro ejemplo, se llega a la conclusión de que todos los clientes son cobrables, excepto Transfuguetti Hnos., que se ha declarado en quiebra y no tiene activo alguno y sí enormes deudas, pues su socio gerente el Sr. Máximo Transfuguetti vendió todos los bienes de la empresa, los cobró en provecho propio y huyó al exterior, supuestamente a Tanzania o a Afganistán. Mes de diciembre Saldo Contable: $ Saldo Real: Deudores Incobrables (+RN) a Deudores por Ventas (-A) Por la incobrabilidad de Transfuguetti Hnos. 4

5 OTROS AJUSTES FRECUENTES 1. Ajuste de las cuentas que representan Bienes de Uso Los bienes de Uso son bienes que se utilizan en la empresa para llevar adelante la actividad de la misma, destinados al uso exclusivo y no a la venta, con una vida prolongada. La mayoría de bienes al ser utilizados se van desgastando año a año, van perdiendo capacidad de servicio o se tornan técnicamente anticuados (p. ej. las computadoras). Debe registrarse contablemente esta disminución del valor al fin del ejercicio, la que genera un resultado negativo habitualmente denominado Amortización o Depreciación de Bienes de Uso. No todos los bienes de uso están sujetos a este tipo de depreciación. Por ejemplo, los terrenos no tienen una vida útil limitada. 2. Ajuste por gastos a pagar Hay gastos que corresponden al ejercicio pero que se pagarán después del cierre del mismo. Sin embargo deben ser contabilizados como resultados negativos del ejercicio contra una cuenta del rubro Deudas del Pasivo. Es el caso, por ejemplo, del Impuesto a las Ganancias. Si una compañía cierra su ejercicio el 31 de diciembre de 2006, el plazo para presenta la declaración jurada del impuesto a las ganancias por dicho año le va a vencer en mayo de A pesar de eso el 31 de diciembre de 2006 hay que contabilizar el gasto por impuesto y el pasivo por Impuestos a Pagar. A veces se usa una cuenta denominada Provisión para Impuestos. 3. Gastos pagados por adelantado A veces se pagan gastos que corresponden a un período prolongado de tiempo, como las pólizas de seguro, las que generalmente cubren un año. Supóngase que en julio se pagó una póliza de seguros por $ 1.200, que cubre el riesgo desde el 1 o de julio de este año hasta el 31 de diciembre del año siguiente. Si se imputó todo el importe de $ a la cuenta Primas de Seguro, de resultado negativo, habría que eliminar de la misma los $ 600 que corresponden al año próximo, transfiriéndolos a una cuenta de Seguros Pagados por Adelantado. BALANCE DE COMPROBACIÓN Una vez efectuados todos los ajustes, los saldos del Mayor coincidirán con la realidad. Pero antes de confeccionar los estados contable, debe verificarse la correcta aplicación del método de la partida doble. Recuérdese que las reglas básicas de este método establecían que el total del DEBE tiene que ser igual al total del HABER y, por tanto, el total de SALDOS DEUDORES tiene que ser igual al TOTAL DE SALDOS ACREEDORES. Cuando la contabilidad se llevaba manualmente, se elaboraba el llamado Balance de Comprobación de Sumas y Saldos, que consistía en una planilla en la que se listaban todas las cuentas del mayor, como el que se ilustra a continuación. Sin embargo hay que acotar que este instrumento para controlar la correcta aplicación de la partida doble ha ido cayendo en desuso a medida que se han difundido las computadoras como medio de procesamiento. Esto se debe a que los sistemas computadorizados tienen sus propios controles que no permiten registrar ningún asiento si los importes deudores no coinciden con los acreedores. Además, tampoco existe el riesgo de errores de trascripción, como en los sistemas manuales. 5

6 BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS AL.../.../.. CUENTAS DEBE HABER SALDOS DEUDORES SALDOS ACREEDORES Total 6