Asunto: Remisión de Iinforme N sobre la Auditoría de Carácter Especial en la Revisión de los Llibros Contables.

Transcripción

1 1 de junio, 2015 UAI-of Licenciada Grettel Pereira Rivera Coordinadora Unidad Financiera Contable Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza En Nutrición y Salud Asunto: Remisión de Iinforme N sobre la Auditoría de Carácter Especial en la Revisión de los Llibros Contables. Estimada licenciada: Para su conocimiento y lo de su competencia, me permito remitirle el Iinforme N sobre la Auditoría de Carácter Especial en la Revisión de los Libros Contables. Mucho le agradeceré informar a esta Auditoria Interna las medidas adoptadas para la implementación de las recomendaciones, las cuales se rigen por lo establecido en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno. El artículo de referencia dispone que el titular subordinado en un plazo improrrogable de diez días hábiles (contados a partir de la fecha de recibido el informe) ordenar que la implementación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo (10 días hábiles) elevará el informe de auditoría a la Dirección General, con copia a la Auditoría Interna, expondrá por escrito las razones por las que objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. La Directora General deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles (contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por la Unidad Financiera Contable) y además ordenar la implantación de las recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones propuestas por la Unidad Financiera Contable o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. El acto en firme será dado a conocer tanto a la Auditoría Interna como a la Unidad Financiera Contable. Atentamente, Licenciada Ana Teresa Guillén Sánchez Auditora Interna ATGS/gvs/Correspondencia UAI 2015 Adjunto: Informe N , sobre la Auditoría de Carácter Especial en la revisión de libros de contabilidad C: Archivo de Gestión, Auditoría Interna Máster German Picado García- Director Administrativo Lcda. Ileana Vargas Barrantes- Encargada procesos contables Señora Alejandra Umaña Arguello-Funcionaria Unidad Financiera Contable

2 AUDITORIA INTERNA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE INVESTIGACIÓN Y ENSEÑANZA EN NUTRICIÓN Y SALUD INFORME DE AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA REVISIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD MAYO 2015 Página 2 de 9

3 Tabla de Contenido RESUMEN EJECUTIVO 1. INTRODUCCIÓN Origen de la Auditoría Objetivo de la Auditoría Naturaleza y Alcance de la Auditoría Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría RESULTADOS Libro de Inventario y Balances Libro Diario y Libro Mayor Cuentas con Saldos Muy Antiguos Cuentas Contables No Vigentes sin el cierre correspondiente CONCLUSIONES RECOMENDACIONES... 8 A la Unidad Financiera Contable... 8 Página 3 de 9

4 RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? La auditoría de carácter especial que origina el presente informe, se realizó con el objetivo de determinar si la administración realiza el registro al menos a más tardar en el trimestre posterior a la obtención de los datos correspondientes de las transacciones financieras en los libros contables: Libro de Inventario y Balances, Libro Diario y Libro Mayor. Por qué es importante? Porque es una garantía razonable a los usuarios de los estados financieros que los libros contables que los incorporan no ha sufrido un proceso de manipulación que ponga en duda su autenticidad. Qué encontramos? Que el registro de las transacciones financieras en el Libro de Inventario y Balances, Libro Diario y Libro Mayor se encontraban al cuarto trimestre del 2013, es decir un atraso de nueve meses en las anotaciones. Que se presentan diferencias entre lo anotado en el Libro Diario y Mayor y los saldos reportados en el Balance de comprobación. Que la cuentas con saldos desde, marzo, 2005, junio, 2007, diciembre, 2008, que no registran movimientos desde esas fechas no se registra ese mismo saldo, por lo menos a diciembre de cada año al momento de anotar el cierre operativo anual y que no se han realizado los cierres de las cuentas que siguen vigentes en el Libro Mayor pero que ya no se refleja en los estados financieros. Qué sigue? Con el propósito de concretar oportunidades de mejora, se le giran recomendaciones a la Unidad Financiera Contable, para que dicte las medidas correctivas a efecto de que en los libros contables físicos se registren las transacciones financieras en los libros a más tardar en el trimestre posterior a la obtención de los datos correspondientes, se realicen los ajustes para dejar en cero las cuentas que fueron sustituidas por otras o eliminadas y se reflejen por lo menos a diciembre de cada año las cuentas que no tienen movimientos en los últimos años iniciando desde el periodo vigente de cierre. Página 4 de 9

5 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Origen de la Auditoría La Auditoría se realizó de conformidad con lo establecido en el plan de trabajo del 2014 de la Auditoría Interna que contiene la revisión de las anotaciones en los libros: Libro de Inventarios y Balance, Libro Diario y Libro Mayor y de acuerdo con las competencias conferidas a las Auditorías Internas en el artículo 22, inciso b) de la Ley General de Control Interno N Objetivo de la Auditoría Determinar si la administración realiza el registro de las transacciones financieras en los libros contables: Libro de Inventario y Balances, Libro Diario y Libro Mayor al menos a más tardar en el trimestre posterior a la obtención de los datos correspondientes. Así como evaluar la razonabilidad de los saldos de las cuentas contables conforme a lo reportado en los diferentes estados financieros Naturaleza y Alcance de la Auditoría En diciembre, 2014 se realizó la revisión de las anotaciones en los tres libros legales de contabilidad utilizando como fuente de información los estados financieros al 30 de diciembre del 2013, los cuales fueron remitidos a la Auditoría Interna mediante oficio UFC del 14 de febrero, Asimismo se revisaron las referencias de los folios para los traslados de información correspondientes entre el Libro de Inventarios y Balance, Libro Diario y Libro Mayor Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría La comunicación de los resultados, conclusiones y recomendaciones producto de la auditoría a que alude el presente informe, se realizó el viernes 29 de mayo, 2015 en las oficinas de la Auditoría Interna y estuvieron presentes la licenciada Grettel Pereira Rivera Coordinadora Unidad Financiera Contable, la licenciada Ilena Vargas Barrantes, Encargada de Procesos Contables y la señora Alejandra Umaña Arguello, funcionaria de la Unidad Financiera Contable, los que se convocó mediante los oficios N (s) AI-of , AI-of y AIof del 12 de mayo, Mediante oficios N (s) AI-of , AI-of y AI-of , del 18 de mayo, 2015, se les entregó una copia impresa del borrador del informe y presentaron observaciones las cuales se anotaron y se evidenciaron en la firma del documento denominado Resultado de la Discusión del Informe Página 5 de 9

6 2. RESULTADOS 2.1 Libro de Inventario y Balances El último registro en este libro corresponde al trimestre de octubre a diciembre del 2013 y coincide con los registros financieros expresados en el Balance General y Estado de Rendimiento Financiero al 31 de diciembre, 2013, de tal manera que se refleja un atraso en los registros de tres trimestres del año 2014, (enero a setiembre). Además no consta en este libro la indicación en el título que se refiere a miles de colones que es la forma en que se expresan las cantidades. 2.2 Libro Diario y Libro Mayor El último registro en estos dos libros corresponde al trimestre de octubre a diciembre del 2013, de tal manera que se refleja un atraso en los registros de tres trimestres del año 2014, (enero a setiembre), debido a que estos libros fueron entregados a la Auditoría Interna el 17 de diciembre del 2014, de conformidad con lo solicitado en oficio AI del 10 de diciembre, En el Libro Mayor no se mantiene la consistencia en el registro de las transacciones correspondientes a ingresos y gastos, debido a que se realiza el registro correcto en la columna de debe y haber, pero se omite el ajuste, por cierre anual y reflejan el saldo en cero Se observaron algunas diferencias, entre lo anotado en el libro Diario y Mayor y lo reportado en Balance de Comprobación, tal como se observa a continuación: Diferencia entre lo anotado en el Libro Mayor y Balance de Comprobación Nombre de cuenta N Saldo en Libro Saldo Balance de Folio ** Mayor comprobación Diferencia Transferencias corriente 137 3,375,938, ,314,604, ,333, Otros ingresos no tributarios ,318, ,057, ,261, CNR Virología ,556, , 521, , CNR Leptospira ,269, ,211, , CNR Parasitología ,811, ,789, , CNR Bromatología ,286, ,241, , Unidad de Gestión 369 Integral de la Información 148,771, ,470, , Unidad de Proveeduría 345 Institucional 97,426, ,382, , Unidad de Servicios 349 Generales 211,221, ,717, ,504, Otros Gastos ,893, ,804, ,089, Fuente: Folio Libro Mayor ** Se refiere al folio del libro mayor Página 6 de 9

7 2.3 Cuentas con Saldos Muy Antiguos Se observaron cuentas con saldos desde marzo, 2005 junio, 2007, diciembre, 2008, sin registrar movimiento contable desde esa fecha y sin embargo no se refleja ese mismo saldo por lo menos a diciembre de cada año al momento de anotar el cierre operativo anual. A continuación se detallan algunas de las situaciones observadas. Nombre de la cuenta Cuentas con saldos muy antiguos N Folio** Saldo Balance de Comprobación Fecha de último registro Edificio ,930, Marzo 2005 Terrenos ,554, Octubre-diciembre 2008 Patrimonio institucional 30 1,265,019, Octubre-diciembre 2008 Superávit por revaluación activo 32 1,009,510, Octubre-diciembre 2008 Provisiones , Abril-junio 2007 Revaluación de activos ,914, Octubre-diciembre 2008 Bienes intangibles ,264, Abril-junio 2013 Adiciones y mejoras a ascensor 225 8,751, Enero-Marzo 2011 Cuentas a cobrar corto plazo sujetas a depuración 373 4,778, Abril-junio 2012 Fuente: Libro Mayor ** Se refiere al folio del libro mayor 2.4 Cuentas Contables No Vigentes sin el cierre correspondiente No se han realizado los cierres correspondientes en algunas de las cuentas que siguen vigentes en el Libro Mayor pero que ya no se reflejan en los estados financieros. Seguidamente se detallan algunos de los casos que observamos. Cuentas pendientes de reflejar el saldo en cero Nombre de la cuenta N Folio** Saldo Balance de Comprobación Fecha de último registro Inversiones permanentes , Febrero 1999 Enseñanza e información 41 4,835, Abril 1999 Crecimiento y desarrollo 42 12,680, Abril 1999 Servicios generales 82 73,190, Febrero 2000 Ingresos de la propiedad 91 38, Julio 2001 Otros gastos 97 88, Enero-marzo 2009 Otros activos a corto plazo 213 2,528, Fuente: Libro Mayor ** Se refiere al folio del libro mayor Octubre diciembre 2010 Página 7 de 9

8 3. CONCLUSIONES La Unidad Financiera Contable está coordinando con esta Unidad de Fiscalización el establecimiento de los libros legales en formato electrónico, situación que implica la actualización de la información en el Libro de Inventario y Balances, Libro Diario y Libro Mayor, tal como lo ha manifestado esta Auditoría Interna de manera reiterada por medio de los oficios AI del 23 de octubre, 2008, AI del 30 de agosto, 2011 y AI de 16 de abril, No obstante, aún persisten atrasos en el registro de la información, ya que los últimos corresponden al cuarto trimestre del año 2013 y diferencias entre lo anotado en el Libro Diario y Mayor y los saldos reportados en el Balance de Comprobación. Además se observó que cuentas con saldos desde, marzo, 2005 junio, 2007, diciembre, 2008, sin movimiento contable desde esa fecha no se reflejan con el mismo saldo por lo menos a diciembre de cada año, fecha del cierre operativo anual. Por otra parte aún no se han realizado los cierres de las cuentas que siguen vigentes en el Libro Mayor pero que ya no se reflejan en los estados financieros. 4. RECOMENDACIONES Con el fin de proveer a la Administración de puntos de mejora para facilitar el cierre de los libros de contabilidad previo al inicio de los libros contables digitales, a continuación presentamos las siguientes recomendaciones: A la Unidad Financiera Contable 4.1 Registrar al menos a más tardar en el trimestre posterior a la obtención de los datos correspondientes las anotaciones de los registros contables en el Libro de Inventario y Balances, Libro Diario y Libro Mayor. (Resultado 2.1 y 2.2.1) 4.2 Mantener la consistencia en el registro de las transacciones en el Libro Mayor, correspondiente al Estado de Rendimiento Financiero del periodo operativo (Resultado 2.2.2) 4.3 Realizar los ajustes para reflejar los saldos en el Libro Mayor tal como se reportan en el Balance de Comprobación. (Resultado 2.2.3) 4.4 Registrar a diciembre de cada año en el Libro Mayor las cuentas que no han tenido movimientos contables en los últimos años iniciando con el periodo vigente del cierre operativo, 2014.(Resultado 2. 3) 4.5 Realizar los ajustes para reflejar con saldo cero las cuentas contables no vigentes y sin el cierre correspondiente considerando que las cuentas de Inversiones permanentes y Otras activos a corto plazo requieran identificar la cuenta contable a las que se trasladaron los saldos. ( Resultado 2.4) Página 8 de 9

9 De conformidad con lo establecido en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, se dispone de un plazo improrrogable de diez días hábiles (contados a partir de la fecha de recibido el informe ) para ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo (10 días hábiles) elevará el informe de auditoría a la Dirección General, con copia a la Auditoría Interna, expondrá por escrito las razones por las que objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. La Directora General deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles (contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por la Unidad Financiera Contable ) y además ordenar la implantación de las recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones propuestas por la Unidad Financiera Contable o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. El acto en firme será dado a conocer tanto a la Auditoría Interna como a la Unidad Financiera Contable. En razón de lo indicado, agradecemos informen a esta Auditoría las acciones que se realicen para la implementación de las recomendaciones. Página 9 de 9