Fecha Revisión: 4 de Junio 2013 I2C. Manual de Usuario de Iris2 Clientes

Transcripción

1 I2C Manual de Usuario de Iris2 Clientes MANUAL I2C PAG. 1 DE 30

2 INDICE 1.-I2C Iris2 Clientes Introducción. Pág Acceso a la aplicación I2C Pág GRABACION ENVIOS 2.1.-Grabación manual de envíos 2.2.-Modificación de un envío 2.3.-Anulación de un envío 2.4.-Grabación de un servicio Complementario 2.5.-Relación de envíos del día Pág.5 Pág.11 Pág.13 Pág.14 Pág SEGUIMIENTO DE ENVIOS. 3.1 Consulta de envíos, seguimiento, pruebas de entregas Pág IMPORTACION DE ENVIOS. 4.1 Importación de envíos manual Pág Importación de envíos con fichero automática Pág CAMBIO FECHA DE PROCESO. 5.1 Cambiar fecha del programa Pág.30 MANUAL I2C PAG. 2 DE 30

3 1.- I2C 1.1 Introducción.- El sistema Iris Clientes es una herramienta Software con la que podemos etiquetar los bultos de los envíos que se generan en el día, en la casa del cliente. También está listo para poder tratar cargas de envíos que se saquen en más de un día (campañas) Requerimientos: Ordenador Personal Windows, Mac, Linux. (512MB Ram, Maquina Java, Conexión a Internet) Impresora térmica o impresora de hojas sueltas. Etiquetas térmicas u hojas sueltas adhesivas aply3. La aplicación registra a diario los envíos remitidos desde una dirección. Además imprime las etiquetas que se pegan a los bultos para su control y entrega en destino. El sistema ofrece varias posibilidades de grabar la mercancía: Grabación manual. Un operario de su empresa grabe uno a uno los envíos, podemos añadir una lista una lista de destinatarios posibles y así evitar escribir su nombre, dirección, población y código postal. En el caso de necesitar esta opcion hay que enviar un archivo texto, Excel, Access, con los destinatarios a informatica@redyser.com. El formato ha de ser el siguiente (NOTA: solo una línea por destinatario): A CODIGO B NOMBRE C DIRECCION D POBLACION E CPOSTAL F TELEFONO G CONTACTO H OBSERVACIONES Integración manual a través de archivo. La aplicación puede insertar ordenes de entrega a través de un archivo pactado. Después de cargar el archivo se pueden imprimir todas las etiquetas en bloque para pegarlas en los bultos. (El fichero pactado debe ser del tipo texto, Excel, Access) Integración automática con aplicación del cliente. Con esto se consigue que se impriman las etiquetas dando la orden desde el sistema del cliente. La aplicación de gestión del cliente genera un fichero para cada uno de los envíos en base a una plantilla pactada y nuestro sistema lo importa y genere la etiqueta de transporte automáticamente. Esta opción requiere la intervención de los informáticos del cliente para poder obtener el archivo que genera su aplicación y que se deje en un lugar pactado que finalmente recoge nuestra aplicación. (El fichero pactado debe ser del tipo texto, Excel, Access) MANUAL I2C PAG. 3 DE 30

4 1.2.-Acceso a la aplicación I2C La aplicación I2C está disponible en internet en la siguiente dirección: La primera vez que accedemos a esta dirección se instala lo necesario para usarla. Lo primero que nos pide es el control de usuario. El usuario y la contraseña de la aplicación la suministrara el departamento de informática de Redyser. En la pantalla inicial de I2C tendremos un menú. Para acceder a las opciones bastara con hacer un clic sobre el menú Archivo. MANUAL I2C PAG. 4 DE 30

5 2.- GRABACION MANUAL DE ENVIOS DEL DIA 2.1.-Grabación de envíos Tenemos que ir al Menú Archivo y Pulsar en envíos del día que corresponda: Al pulsar en dicha opción nos aparecerá la siguiente vista: MANUAL I2C PAG. 5 DE 30

6 a) Para empezar a grabar el primer envío, tendremos que ir a la barra de menú y pulsar en el botón Nuevo señalado en la figura anterior. De esta forma podremos rellenar los datos en esta pantalla. MANUAL I2C PAG. 6 DE 30

7 b) Una vez hecho el paso anterior, nos saldrá por defecto el número de cliente y todos los datos del remitente. Los distintos campos que tenemos para rellenar son los siguientes: - Albarán de recogida: este campo esta disponible para rellenarlo en el caso de que el cliente tenga un número de albarán interno o de salida. Ha de ser siempre numérico. No es obligatorio rellenar este campo. - Cliente: este campo siempre aparecerá el código de cliente de Redyser. Si se dispone de varios códigos de cliente, entonces pulsar la tecla F3 sobre el campo Cliente (o pulsar el botón de la Lupa) y buscar el código adecuado para grabar el envió. CODIGO DE CLIENTE NUMERO DE ALBARAN - Servicio: Redyser dispone de varios servicios para ofrecer a sus clientes, el servicio que aparece por defecto es el 24 horas, en el caso de que el cliente quiera otro servicio tendrá que pulsar sobre el desplegable, y le aparecerá un listado con todos los servicios que tiene ofertados y están a su disposición. SERVICIO MANUAL I2C PAG. 7 DE 30

8 - Datos del destino: rellenar los datos del destinatario, es decir, nombre y dirección. DESTINATARIO DOMICILIO DESTINATARIO - Código Postal: Indicar el código postal correcto y pulsar la tecla Enter o la tecla TAB y nos aparecerá una ventana donde podremos elegir la población correcta haciendo doble click sobre la población deseada. CODIGO POSTAL DESTINO ELEGIR POBLACIÓN CORRECTA MANUAL I2C PAG. 8 DE 30

9 - Bultos y peso: en estos dos campos tenemos que poner el número de bultos de que consta la expedición y el peso total de la misma. - Reembolso Euros: en el caso de que el cliente mande mercancía, contra reembolso, en este campo tendremos que poner el importe del mismo. BULTOS PESO IMPORTE REMBOLSO - Teléfono: en caso de tener el teléfono del destinatario, en este campo es donde lo pondremos, por si fuese necesario para poder realizar la entrega. - Móvil: Teléfono secundario. Por si tenemos un segundo teléfono. - Mail del destinatario. - Contacto: Persona de contacto del destinatario TELEFONO MOVIL CONTACTO MANUAL I2C PAG. 9 DE 30

10 - Observaciones: en el campo de observaciones, esta a disposición de poner cualquier dato complementario, como pueda ser, horario de entrega,. etc. c) Después de haber cumplimentado todos los datos correctamente, solamente nos quedaría por sacar impresa la etiqueta térmica, para ello, tendremos que pulsar el botón ACEPTAR o ACEPTAR Y NUEVO ENVIO, de esta forma saldrá dicha etiqueta/s y la pantalla se nos quedará en blanco para seguir con un nuevo envío. ETIQUETAS TERMICAS. Dependiendo de los bultos que conste la expedición, nos saldrán una, dos o más etiquetas, es decir, si la expedición consta de un bulto nos saldrá una etiqueta, si son dos bultos, nos saldrán dos etiquetas térmicas, y así, sucesivamente. Casos específicos: a) En el caso de que la expedición sea con reembolso y un único bulto, nos saldrán dos etiquetas, la última etiqueta pondrá REEMBOLSO, todas estas etiquetas han de pegarse en el paquete. b) Cuando se graba un servicio adicional, por ejemplo un Retorno (más adelante se indica como grabar este servicio), y el envió tenga un bulto, entonces nos saldrán 2 etiquetas que deberemos pegarlas al paquete. MANUAL I2C PAG. 10 DE 30

11 2.2.- Modificación de un envió Cuando vamos grabando envíos se van añadiendo líneas al grid de la pantalla de grabación de envíos del día tal y como se muestra en la imagen. En el caso de que queramos modificar alguna expedición que haya sido grabada o impresa anteriormente tenemos que hacer doble click sobre la línea o pulsar una vez sobre la expedición y pulsar el botón de editar. DOBLE CLICK BOTON EDITAR MANUAL I2C PAG. 11 DE 30

12 Ahora nos aparecerá de nuevo la ficha del envió y podremos modificar los campos deseados y volver a sacar sus etiquetas. Al igual que cuando queremos imprimir la etiqueta por primera vez, para sacar la etiqueta térmica modificada, tendremos que pulsar sobre el botón Aceptar. MANUAL I2C PAG. 12 DE 30

13 2.3.-Anulación de un envío Para borrar un envío que hayamos hecho y no queramos sacar dicho envío, tendremos que seguir los pasos anteriores (modificar envío), pero en lugar de hacer clic en el botón de editar, tendremos que hacer clic sobre el botón de la papelera. BOTON BORRAR Nos aparecerá una ventana preguntándonos si estamos seguros de que queremos borrar la expedición. MANUAL I2C PAG. 13 DE 30

14 2.4.-Grabación de un servicio complementario Para grabar un servicio complementario tenemos que grabar el envió como siempre con la peculiaridad de que antes de sacar la etiqueta tenemos que pulsar sobre el botón SERV. COMPLEMENTARIOS : Al pulsar sobre esta opción nos aparecerá la siguiente ventana, tenemos que pulsar en el botón NUEVO. MANUAL I2C PAG. 14 DE 30

15 Ahora indicaremos en Cantidad el valor 1 y pulsamos sobre el botón de la lupa para seleccionar uno de los servicios complementarios que podemos grabar: MANUAL I2C PAG. 15 DE 30

16 Pulsamos sobre el botón Aceptar y nos aparecerá en la lista el servicio complementario que se ha grabado. Podemos insertar varios envíos complementarios en la misma expedición: MANUAL I2C PAG. 16 DE 30

17 Cuando tengamos los servicios cumplimentados grabados pulsamos en el botón Salir para volver a la ventana de grabación: MANUAL I2C PAG. 17 DE 30

18 2.5.-Relación de envíos del día Cuando hayamos acabado de grabar todos los envíos del día, podemos sacar una relación con los envíos que se han grabado en el día. Para sacar dicho listado, tendremos que ir al botón Menú y pulsar sobre la opción Manifiesto Definitivo. Podremos imprimir el manifiesto por una impresora de hojas A4 para que el chofer nos firme el documento como prueba de la entrega de la mercancía y guardar el fichero PDF en nuestro equipo. NOTA: Cuando se imprime el manifiesto definitivo ya no se podrán modificar ni borrar los envíos que se han grabado previamente. MANUAL I2C PAG. 18 DE 30

19 3. SEGUIMIENTO DE ENVIOS. 3.1 Consulta de envíos, seguimiento, pruebas de entregas. Para hacer el seguimiento de los envíos asi como visualizar la prueba de entrega de los mismos tenemos que ir al menú Archivo y pulsar sobre la opción Expediciones tramitadas. Pulsamos sobre el botón de Búsqueda avanzada : Tendremos la siguiente ventana con muchos filtros de búsqueda de expediciones, podemos utilizar por el ejemplo el filtro de fecha de recogida e indicar un rango de fechas y le damos al botón de Aceptar: MANUAL I2C PAG. 19 DE 30

20 En la ventana nos aparecerán todos los envíos comprendidos en el rango de fechas indicado. Nos podemos colocar en uno de ellos y pulsar la pestaña del seguimiento o a la pestaña POD para ver la prueba de entrega. POD SEGUIMIENTO MANUAL I2C PAG. 20 DE 30

21 4.-IMPORTACION DE ENVIOS 4.1.-Importación manual de envíos con fichero. Esta opción permite hacer grabaciones de envíos masivas a través de un fichero de importación. Previamente el departamento de informática ha de preparar una plantilla de importación que se ajuste a sus necesidades. El fichero puede ser texto plano con longitudes fijas de campos o con separador entre campos, también es posible cargar archivos Excel y Access. El archivo debe contener los campos necesarios para poder realizar la entrega. (Destinatario, domicilio, código postal, población, teléfono, bultos, etc.) Para hacer una nueva carga vamos al menú Archivo y pulsamos en la opción importación: Ahora pulsamos el botón Nuevo: MANUAL I2C PAG. 21 DE 30

22 Nos aparecerá la ventana de arriba que tenemos que cumplimentar con una descripción de la carga, un numero de plantilla (el numero de plantilla lo facilitara el departamento de informática de Redyser), un código de cliente, un servicio y la ubicación del fichero de carga. El botón señalado arriba es un buscador para indicar dónde está el fichero en nuestro equipo. Una vez introducidos todos los datos pulsamos en el botón Aceptar. En la parte de arriba tenemos la cabecera y en la parte de abajo los envíos cargados. Tantos envíos como líneas contenga el fichero. MANUAL I2C PAG. 22 DE 30

23 MANUAL I2C PAG. 23 DE 30

24 Antes de Imprimir los envíos podemos consultar si los datos se han cargado correctamente incluso modificar o borrar algún envió antes de imprimir. Para ver las opciones de los envíos tenemos que pulsar el la fleja Azul que se detalla en la siguiente figura: Ahora nos aparece la siguiente paleta: BORRAR TRASPASAR LISTAR EDITAR REFRESCAR IMPRIMIR BUSCAR Editar: Si pulsamos en el botón editar y tenemos marcada una línea del detalle de los envíos aparecerá la ventana con los datos del envió por si queremos modificar algún dato. Borrar: Con este botón y seleccionando un envió de la lista podemos eliminar el envió. Refrescar: Recarga los datos de la lista de envíos. Traspasar: Traspasa los envíos que tengamos seleccionados en el detalle de envíos. Usaremos esta opción si queremos tratar la carga por trozos en varios días. Imprimir: Imprime por la etiquetadora los envíos que tengamos seleccionado en el detalle de envíos. Listar: Muestra una vista de los envíos que se puede imprimir o guardar en el equipo. MANUAL I2C PAG. 24 DE 30

25 Buscar: Nos permite hacer un filtro de los envíos que tenemos en la carga. Cuando se compruebe que todos los envíos insertados en la cabecera son correctos podemos imprimir todas las etiquetas de la carga y traspasar la carga. Traspasar la carga significa que los envíos ya no los vamos a modificar, con esta operación Redyser ya tiene visible la información en el centro de origen del cliente. En la siguiente figura se indica cómo podemos imprimir las etiquetas y traspasar la carga: TRASPASAR IMPRIMIR Imprimir: Cuando pulsamos en el botón imprimir nos aparece la siguiente ventana: Se puede indicar un rango de provincias a imprimir o un rango de números de números de albarán a imprimir. Si lo dejamos conforme viene por defecto y pulsamos el botón Aceptar nos imprimirá por la etiquetadora todos los envíos de la carga. MANUAL I2C PAG. 25 DE 30

26 Traspasar: Cuando pulsamos en el botón traspasar nos aparece la siguiente ventana: Se puede indicar un rango de provincias a traspasar o un rango de números de números de albarán. Si lo dejamos conforme viene por defecto y pulsamos el botón Aceptar nos traspasara todos los envíos de la carga. MANUAL I2C PAG. 26 DE 30

27 4.2.-Importación automática de envíos con fichero. Esta opción permite hacer grabaciones de envíos masivas a través de un fichero de importación. Previamente el departamento de informática ha de preparar una plantilla de importación que se ajuste a sus necesidades. El fichero puede ser texto plano con longitudes fijas de campos o con separador entre campos, también es posible cargar archivos Excel y Access. El archivo debe contener los campos necesarios para poder realizar la entrega. (Destinatario, domicilio, código postal, población, teléfono, bultos, etc.) Cómo funciona? Se pacta una carpeta donde la aplicación I2C está mirando continuamente. Cuando detecta que hay un archivo, lo carga automáticamente y si es necesario se imprime la etiqueta. Esta sería la forma fácil de cargar e imprimir etiquetas desde la aplicación propia del cliente. (El cliente debe preparar su aplicación para que tenga la opción de generar ese archivo pactado en la carpeta que hemos comentado) Cómo lo configuramos? Para programar esta opción tenemos que ir al Menu Archivo y pulsar en la opción Configuracion o pulsar la tecla F8: En la siguiente Ventana tenemos la pestaña de Importación que es para configurar la importación automática. Dentro de Importacion tenemos dos pestañas mas, la pestaña General y la pestaña Carga. PESTAÑA GENERAL: MANUAL I2C PAG. 27 DE 30

28 Plantilla: Numero de plantilla de importación. Facilitado por el departamento de informática de Redyser. Cliente: Código de cliente de Redyser. Servicio: Codigo de servicio de los envíos importados. Carpeta: Código de cliente de Redyser. PESTAÑA CARGA: Filtro de Arch: En este campo puede especificarse un filtro de archivos a cargar, por ejemplo *.txt recogería a todos los ficheros que tengan extensión.txt en la carpeta que se haya definido en la pestaña General. MANUAL I2C PAG. 28 DE 30

29 Intervalo de búsqueda (min): Específica cual es el rango de búsqueda en la carpeta entre carga y carga. Por ejemplo, si ponemos 0.1 entonces realizaremos una búsqueda en la carpeta en busca de ficheros cada 6 segundos. Imprimir Etiquetas: Se tenemos marcado esta opción se imprimirán automáticamente las etiquetas de los envíos cuando se recojan los ficheros de la carpeta de carga. Imprimir solo el ultimo bulto: Imprimirá solo el ultimo bulto de la expedición de los archivos cargados. Salvaguardar los archivos cargados: Después de cargar los ficheros se crea una copia en otra carpeta antes de borrarlos. MANUAL I2C PAG. 29 DE 30

30 5.- CAMBIO FECHA DE PROCESO. 5.1 Cambiar fecha del programa Se puede cambiar la fecha de proceso ( fecha de recogida de los envíos) para adelantar trabajo, es decir, podemos documentar mercancía que no va a salir el día que la grabamos en el sistema. Para cambiar la fecha de recogida en el programa de Redyser tenemos que ir al Menú Archivo y pulsar la opción Configuración o pulsar la tecla F8: Ahora nos vamos a la pestaña Fecha e introducimos la fecha de trabajo con lo que se quiera documentar, después pulsamos en el botón aceptar. MANUAL I2C PAG. 30 DE 30