INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR COMPRAS

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1 CODIGO: DINALOG-UA/AL VERSION: PRIMERA AREA DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO / ALMACEN GENERAL TITULO: GENERAL POR COMPRAS RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Dirección Nacional de Logística V B OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 2/15 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento para la recepción e ingreso de artículos al Almacén General, generados por compras. Establecer criterios, procedimientos y responsabilidades para la administración del Almacén General, la recepción, verificación, internamiento, registro, control y custodia de los artículos que ingresan al almacén por compras, así como la elaboración de los diversos documentos generados por dichos ingresos. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para el Almacén General del INDECI, el cual pertenece a la Unidad de Abastecimiento de la Dirección Nacional de Logística. Describe las actividades desde la entrega del expediente por parte de logística al Jefe de Almacén General, hasta la entrega de la documentación a la Unidad respectiva (Economía). 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley Nº Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nº 442, 735 y 905, Ley Nº y el Decreto de Urgencia Nº Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI y Decreto Supremo Nº PCM que deroga la 3ra. disposición de dicho reglamento Decreto Ley Nº Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento Resolución Jefatural Nº INAP/PDA, que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento Resolución Jefatural Nº INAP/DNA, que aprueba el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional Resolución de Contraloría Nº CG, que aprueba las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Debe haberse efectuado el Procedimiento General para la Adquisición o Contratación de Bienes y Servicios, para que se inicie el proceso de Ingreso de Artículos al Almacén por Compras Es requisito indispensable que los documentos estén completos y correctos tanto al momento previo del almacenaje como al momento del registro de la documentación El expediente enviado por el Operador PAD de logística al General, debe contener los siguientes documentos: Orden de Compra - Guía de Internamiento original y todas sus copias. Hoja de Especificaciones Técnicas según se presente en las bases. Formato de Requerimiento. Oficio de Consentimiento de Buena Pro.

3 3/15 5. RESPONSABLES DEL PROCESO Almacén General Unidad de Abastecimiento de la Dirección Nacional de Logística. 6. CONSIDERACIONES 6.1. El almacenamiento es un proceso técnico de abastecimiento cuyas actividades están referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia como vía para trasladarlos físicamente (temporal o definitivo) a quienes la necesitan. Consta de las siguientes fases: recepción, verificación y control de calidad, internamiento, registro-control y custodia Es necesario cumplir con el tiempo mínimo para la entrega del expediente a Almacén General por parte de la Unidad de Abastecimiento, de por lo menos un día previo a la llegada del proveedor para la ubicación del espacio necesario de almacenaje Todos los bienes que adquiere la entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello permitirá un control efectivo de los bienes adquiridos Las actividades de la fase de verificación y control de calidad deben ser ejecutadas en un lugar predeterminado independiente de la zona de almacenaje; comprende las acciones siguientes: a. Retirar los bienes de los embalajes. b. Una vez abierto los bultos se procederá a revisar y verificar su contenido en forma cuantitativa y cualitativa. c. La verificación cuantitativa se efectuará para comprobar que las cantidades recibidas son iguales a las que se consignan en la documentación de recibo. Incluye las comprobaciones dimensionales de identificación, tales como: longitud, capacidad, volumen, peso, gravedad, presión, temperatura, etc. d. La verificación cualitativa, denominada control de calidad se realizará para verificar que las características y propiedades de los bienes decepcionados estén de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas. e. La verificación y control de calidad se efectúa en presencia de la persona que hace la entrega cuando la cantidad y las características de los bienes permitan realizar la verificación cuantitativa y cualitativa en el momento de la recepción. f. Si por el número y características de los bienes recepcionados fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificación y control de calidad, el jefe de almacén suscribirá la guía respectiva dando conformidad sólo por el número de bultos recibidos y el peso bruto respectivo. g. La conformidad de la recepción será suscrita, mediante el acta de recepción de artículos, por el jefe del almacén, el jefe de abastecimiento y el que hace la entrega de los bienes.

4 4/ Las actividades de la fase de internamiento comprende acciones para la ubicación de los bienes en lugares previamente asignados. Estas son las siguientes: a. Agrupar los bienes según su tipo, periodo de vencimiento, dimensión, etc. b. Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona de almacenaje. Se hará de tal manera que su identificación sea fácil y oportuna. c. Se evitará dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de almacenaje diferentes. d. En casos que los espacios disponibles resulten reducidos, se procederá a internar el íntegro del grupo en zonas previstas para las ampliaciones Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes, deben estar adecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras, y tener el espacio físico necesario, que permita el arreglo y disposición conveniente de los bienes, así como el control e identificación de los mismos Las personas a cargo del almacén tienen la responsabilidad de acreditar en documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas), así como los que salen. El jefe del almacén debe presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de los bienes que ingresan Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje se procederá a registrar su ingreso en la tarjeta de control visible o Vincard, la misma que será colocada junto al grupo de bienes registrado La Orden de Compra Guía de Internamiento será remitida al para el respectivo registro en el Sistema de Almacenes, así como también en la Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén o también llamado Kardex Valorado Para el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado de registro permanente del movimiento de éstos, por unidades de iguales características. Sólo las personas que laboran en el almacén deben tener acceso a sus instalaciones, y distribuir los bienes según requerimiento Hay bienes que por sus características especiales tienen que ser almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el encargado de almacén tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente. 7. SIGLAS 7.1. AL: Almacén General DINALOG: Dirección Nacional de Logística 7.3. EEC: Entidad Certificadora de Calidad 7.4. G/R: Guía de Remisión 7.5. O/C: Orden de Compra 7.6. UA: Unidad de Abastecimiento

5 5/15 8. DEFINICIONES 8.1. Artículo: Se define así a todo material o producto que ingresa al almacén General Entidad de Certificadora de Calidad (ECC): Es la entidad encargada de realizar el análisis de la muestra de los artículos ingresados a Almacén General, esta empresa es contratada por el proveedor según lo estipulan las bases del proceso de selección y el contrato de adquisición o contratación de servicios Expediente: Es el conjunto de documentos que entrega la Unidad Ejecutora de Abastecimiento por intermedio del Operador PAD al Almacén General, previo al ingreso de los artículos al Almacén General del INDECI, y contendrá los siguientes documentos, según sea el caso: a. Para el caso de ingreso por compras, el expediente contendrá la Orden de Compra - Guía de Internamiento original y todas sus copias, la Hoja de Especificaciones Técnicas según se presente en las bases, el Formato de Requerimiento, Oficio de Consentimiento de Buena Pro. b. Para el caso de ingreso por servicio, el expediente contendrá la Orden de Servicio, Hoja de Especificaciones Técnicas según se presente en las bases, Formato de Requerimiento, Oficio de Consentimiento de Buena Pro. c. Para el caso de ingreso por Donación, el expediente contendrá: Si la donación es Nacional de una persona naturales, el Acta de Entrega- Recepción de la donación; si es de una persona jurídica, Carta de Donación, Factura Comercial según sea el caso (ene l caso que en la carta no figurara el listado de las mercancía donadas se deberá solicitar el referido documento a fin de que queden o estén debidamente individualizados). Si la donación es internacional, Carta de Donación en original legalizada por el Consulado del Perú en el país donante y por la Dirección de Legalización del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú, copia simple del conocimiento de Embarque, Guía Aérea, Postal o Carta de Porte, copia simple de la Factura, Guía o Proforma Comercial Valorizada si la hubiere, caso contrario Declaración Jurada precisando el valor FOB estimado de las mercancías Sistema de Almacenes: Se llama así al sistema informático elaborado y utilizado en el Almacén General para llevar el control de movimiento de existencias, tanto de entrada como de salida, este sistema ha sido elaborado en entorno DOS, con una aplicación en Fox Pro Vincard: Nombre que se utiliza para nombrar a la Tarjeta de Control Visible de Almacén, en la cual se registran los movimientos de entrada y salida de artículos del Almacén General, contiene el nombre del artículo, la unidad de medida, la fecha en que se realiza el movimiento, y los movimientos propiamente dichos, las cantidades son físicas.

6 6/15 9. GLOSARIO DE TERMINOS 9.1. Almacenamiento: Es el conjunto de actividades orientadas a la ubicación temporal de los bienes en un espacio físico establecido, con el objeto de ser custodiados, en tanto sean trasladados a las dependencias que los soliciten Especificaciones Técnicas: Descripciones elaboradas por la entidad, de las características fundamentales de las obras, consultoría, servicios, bienes o suministros a ejecutar, contratar o adquirir respectivamente Proveedor: Persona natural o jurídica que vende o arrienda bienes, presta servicios generales o de consultoría o ejecuta obras. 10. ANEXOS ANEXO 1: Tarjeta de Control Visible o VINCARD. ANEXO 2: Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén

7 7/ DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA DINALOG / UA RESPONSABLE Responsable Técnico Administrativo Mensajero DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Viene del proceso de Procedimiento General para la Adquisición o Contratación de Bienes y Servicios. 1. Envía expediente y archiva el cargo. 1. Recibe expediente y firma el cargo. 2. Lleva el expediente al Almacén General. PROVEEDOR Responsable Estibador PROVEEDOR Responsable 3. Registra el ingreso de los documentos y entrega expediente al Jefe del almacén. 4. Recibe el expediente, toma conocimiento y espera al proveedor. 5. Llega al Almacén General y presenta su Guía de Remisión. 6. Recibe la Guía de Remisión y verifica. 7. Indica el lugar y ordena descargar los artículos al estibador. 8. Recibe orden de compra y descarga los artículos. 9. Almacena artículos en el lugar de almacenamiento temporal señalado. 10. Compara la Guía de Remisión y verifica que las órdenes de compra y los artículos estén de acuerdo con las especificaciones técnicas. Si comparación y verificación NO son conformes 11. Rechaza el lote de artículos NO conformes y elabora acta de rechazo. Esta acta consigna las diferencias encontradas ya sea en los artículos o en los documentos, mencionando el plazo que tiene el proveedor para realizar las correcciones del caso. 12. Entrega el acta de rechazo de lote al Proveedor comunicándole el plazo de subsanación. 12. Recibe y conoce acta de rechazo. 13. Subsana artículos defectuosos. Regresar a la Actividad 5. Si comparación y verificación son conformes Si es Menor Cuantía Si el monto de la compra es menor a S/ Firma la Orden de Compra y le entrega al proveedor, dando conformidad al momento de su entrega.

8 8/15 PROVEEDOR Responsable 14. Recibe la orden de compra firmada. Fin del proceso. Si el monto de la compra es mayor o igual a S/ Entrega una copia de la Orden de Compra al para la elaboración del acta definitiva de recepción de artículos. 15. Recibe la Orden de Compra. Ir a la Actividad 32. No es Menor Cuantía 16. Entrega la Orden de Compra al Digitador PAD para la elaboración del acta provisional de recepción. 16. Recibe y conoce la orden de compra y el encargo. 17. Elabora el acta provisional de recepción de artículos y le entrega al. 18. Da V B del Acta Provisional. PROVEEDOR Responsable 18. Da V B del Acta Provisional. DINALOG / UA Mensajero Jefe de Abastecimiento 19. Solicita la firma del Jefe de Abastecimiento al Acta Provisional. 20. Recibe, traslada y le entrega el Acta Provisional de recepción de artículos al Jefe de Abastecimiento. 21. Recibe, conoce y da el V B al Acta Provisional de recepción de artículos y firma el cargo. Mensajero 22. Recibe el Acta firmada y lo lleva al Almacén General. 23. Recibe el Acta Provisional de recepción de artículos y lo archiva. PROVEEDOR Responsable EEC Responsable EEC Responsable 24. Se contacta con una Entidad Certificadora de Calidad (ECC). 25. Contrata a la Entidad Certificadora de Calidad y le entrega las Especificaciones Técnicas. 26. Comunica al General los datos de la empresa contratada para realizar el control de calidad respectivo. 27. Llega al Almacén General y entrega su identificación. 28. Verifica la identificación, y de estar conforme, autoriza el ingreso al Almacén. 29. Ingresa al Almacén General, selecciona una muestra de cada lote y analiza las muestras. 30. Emite los resultados del análisis.

9 9/15 PROVEEDOR DINALOG / UA Estibador Responsable Mensajero Jefe de Abastecimiento Mensajero Técnico Administrativo 30. Conoce los resultados obtenidos. Resultado de análisis NO es conforme Ir a la Actividad 11. Resultado de análisis es conforme 31. Encarga al estibador almacenar definitivamente indicándole el lugar de almacenamiento. 31. Recibe el encargo y almacena en el lugar señalado. 32. Encarga la elaboración del Acta Definitiva de recepción al. 32. Elabora el Acta Definitiva de recepción de artículos. 33. Da V B al Acta Definitiva de recepción de artículos. 33. Da V B al Acta Definitiva de recepción de artículos. 34. Solicita la firma del Jefe de Abastecimiento. 35. Recibe el encargo del, se traslada a la Dirección Nacional de Logística, y entrega el Acta Definitiva de recepción de artículos al Jefe de Abastecimiento. 36. Recibe, conoce y da V B al Acta de recepción de artículos. Recibe su cargo. 37. Recibe el Acta Definitiva firmada y regresa al Almacén General. 38. Recibe el Acta de recepción de artículos y lo archiva. 39. Firma la Orden de Compra y le entrega al. 40. Recibe y archiva la Orden de Compra en forma definitiva. 41. Envía información y ordena el ingreso de los datos al Sistema de Almacenes y Vincard. 42. Recibe la información e ingresa datos en el Sistema de Almacenes. 43. Recibe la información y llena el Vincard y la Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén (Kardex Valorado). 44. Se inicia el proceso de Elaboración y Envío de Reportes para Control Contable, dando fin al proceso.

10 12. DIAGRAMA DE FLUJO

11 PROVEEDOR Responsable INDECI DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO ALMACEN GENERAL Técnico Administrativo Jefe de Almacén Estibador Mensajero Inicio Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios 1 Recibe expediente y firma cargo 1 Envía expediente 4 Recibe expediente 3 Registra ingreso de documentos 2 Lleva el expediente al Almacén General Cargo 1 a Proveedor 5 Llega al Almacén y presenta la G//R 6 Recibe G/R y verifica 7 Indica lugar y ordena descarga 8 Recibe orden y descarga artículos 10 Compara G/R y verifica que O/C y artículos estén de acuerdo con las especificaciones técnicas 9 Comparación y verificación conformes? Si No d 11 Rechaza lote de artículos no conformes 12 Recibe acta de rechazo y conoce 12 Entrega acta de rechazo de lote y plazo de subsanación 13 Subsana a No Es menor cuantía? Si Es menor a s/.3200? No Si 14 Recibe la O/C firmada y se retira del Almacén 14 Firma y da la conformidad en la O/C Fin 15 Entrega copia de O/C 15 Recibe O/C b 16 Entrega O/C y encarga elaboración de acta provisional de recepción 16 Recibe O/C y encargo 18 VºBº acta provisional 18 VºBº acta provisional 17 Elabora acta provisional c α

12 ENTIDAD CERTIFICADORA DE CALIDAD (ECC) PROVEEDOR Responsable Jefe de Almacén INDECI DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO ALMACEN GENERAL Estibador Mensajero Jefe de Abastecimiento α 19 Solicita firma del Jefe de Abastecimiento 20 Recibe, traslada y entrega acta provisional 21 Recibe, conoce, da VºBº al acta provisional y firma cargos c 24 Contacta con una ECC 23 Recibe acta provisional de recepción Recibe acta y lleva al Almacén 25 Recibe especificaciones técnicas y contratación 25 Entrega especificaciones técnicas y contrata 26 Comunica datos de la ECC contratada 26 Toma conocimiento 27 Llega al Almacén y entrega identificación 28 Verifica identificación, permite ingreso al Almacén 29 Ingresa y analiza una muestra 30 Expone resultados del análisís 30 Recibe y conoce resultados Es conforme? No d Si 31 Encarga almacenar definitivamente 31 Recibe cargo b 33 VºBº acta definitiva 32 Encarga elaborar acta definitiva 33 VºBº acta definitiva 32 Elabora acta definitiva de recepción de artículos Solicita firma del Jefe de Abastecimiento 35 Recibe encargo, traslada y entrega acta definitiva de recepción y cargo 36 Recibe, conoce VºBº del acta y recibe cargo 38 Recibe acta definitiva de recepción y archiva 37 Recibe acta definitiva y regresa al Almacén General 39 Firma la O/C y entrega al 40 Recibe O/C firmada 41 Envía información y ordena ingreso de datos al Sistema de Almacenes, Vincard y Kardex Elaboración y Envío de Reportes para Control Contable Recibe información e ingresa en el Sistema de Almacenes 43 Recibe información y llena el Vincard y la Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén Fin

13 ANEXOS

14 ANEXO 1 TARJETA DE CONTROL VISIBLE Nº Articulo Código Unidad de Medida COMPROBANTE MOVIMIENTOS FECHA a b a b c CLASE Nº ENTRADA SALIDA SALDO Formulario SA. RIC.06 (Tamaño A6 - ITINTEC)

15 ANEXO 2 EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACÉN Tarjeta Nº Comprobante Movimientos Fecha a b a b c Clase Nº Entrada Salida Saldo 4 5 Precio Costo Unitario Promedio a Entrada 6 Importes b Salida c Saldo Formulario SA. RIC.06 (Tamaño A6 - ITINTEC) Articulo Unidad de Medida Código