POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES AÑO 2013

Transcripción

1 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES AÑO IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE ALMACENES PARAISO S.A., con domicilio en la ciudad de Duitama, carrera 18 N 20A-32 actúa como Responsable del Tratamiento de la información personal consignada en su base de datos y pone a disposición de los Titulares de la misma la siguiente Política de Tratamiento. 1. DESTINATARIOS DE ESTA POLÍTICA Esta política está dirigida a todos los Titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de ALMACENES PARAISO S.A., que actúa en calidad de Responsable y Encargado del Tratamiento de datos personales. 2. MARCO LEGAL Esta Política de Tratamiento de datos se encuadra legalmente en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en la ley 1266 de 2008, en la ley 1581 de 2012 y en el Decreto Reglamentario 1377 de De manera más específica el literal K) del artículo 18 de la ley 1581 de 2012 determina que los Responsables del Tratamiento de datos personales adopten un manual interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley. El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. 3. TRATAMIENTO Y FINALIDAD El Tratamiento de datos personales al que se hace referencia en estas políticas consiste en la recopilación, almacenamiento, y uso para identificación de la personas como clientes (internos y externos) y proveedores del Almacén. La finalidad de la base de datos del almacén se especifica bajo los siguientes enunciados: - Efectuar las gestiones debidas a la realización y desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con ALMACENES

2 PARAISO S.A., respecto de los productos y servicios ofrecidos por este, que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con el Almacén. - Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas. - Gestionar trámites (Sugerencias, quejas y reclamos). - Efectuar encuestas y estudios estadísticos respecto de los productos y servicios del Almacén. - Suministrar información de contacto al Departamento Comercial del Almacén. - Crear bases de datos para los fines descritos 4. OBLIGACIONES Esta política, al igual que la legislación vigente al respecto, es de obligatorio cumplimiento para ALMACENES PARAISO S.A. en calidad de Responsable del Tratamiento y para aquellos que actúen como Encargados del Tratamiento. Tanto los Responsables como los encargados, deben observar y respetar estás políticas en el cumplimiento de sus funciones, aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier otra índole. En caso de incumplimiento de alguna de las obligaciones aquí mencionadas, por parte de las personas señaladas, los Titulares de la información pueden instaurar su queja, escribiendo al correo servicioalcliente@almacenesparaiso.com o comunicándose al celular ESTRUCTURA PARA ATENCIÓN DE RECLAMOS Y CONSULTAS En razón a lo dispuesto en el Decreto 1377 de 2013 y en su ley marco 1581 de 2012, se deja constancia de que ALMACENES PARAÍSO S.A., como Responsables del Tratamiento, cuentan con la estructura administrativa necesaria para asegurar la atención de las reclamos y consultas relacionadas con la protección de los datos que conforman su base de datos. Por lo mismo los Titulares los datos pueden ejercer libremente su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información personal, al igual que revocar la autorización otorgada para el tratamiento de la misma. Las áreas encargadas del tratamiento de los datos personales y de su protección son: a. Departamento de Servicio al Cliente: ALMACENES PARAISO S.A. ha dispuesto personas para que los clientes internos y externos puedan ejercer

3 con libertad los derechos que poseen como Titulares, según la normatividad señalada. Estos derechos se pueden ejercer mediante comunicación directa con el personal encargado en cada punto de venta, llamando al celular número o de manera indirecta a través de los formatos de Sugerencias, quejas y reclamos del cliente interno y de cliente externo, al igual que el correo del departamento, mencionado con anterioridad. b. Departamento de Sistemas. c. Departamento Comercial. d. Departamento de Talento Humano. 6. DERECHOS APLICABLES A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES ALMACENES PARAÍSO S.A. se compromete a respetar y garantizar los siguientes derechos de los Titulares de datos: A conocer, actualizar y rectificar los datos personales una vez se haya establecido correctamente la identidad del solicitante, para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular. A obtener copia de la autorización para Tratamiento de datos, suscrita como Titular de los mismos. A obtener información sobre el uso que el Almacén le ha dado a los datos. A tramitar consultas y reclamos, siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presenta política. A que se le de respuesta a sus consultas y reclamos. A acceder en forma gratuita a sus datos personales. A revocar la autorización de Tratamiento y a exigir la supresión del dato personal, cuando se determine por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, la existencia de conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución, A revocar la autorización de Tratamiento y a exigir la supresión del dato personal cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o Archivo del Responsable o del Encargado. 7. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS COMO TITULAR ALMACENES PARAISO S.A. da a conocer los procedimientos para el ejercicio de sus derechos como Titular de la información; estos pueden ser ejercidos por el Titular de la información o por sus causahabientes: a. Medios de comunicación: las personas que deseen hacer uso de sus derechos lo pueden hacer a través de los siguientes medios:

4 - Correo electrónico: - Teléfono celular número Formatos para sugerencia, queja o reclamo del cliente (interno o externo), dispuestos en cada punto de venta. b. Las personas que ejerzan su derecho a través de estos medios, deberán suministrar la siguiente información: - Nombres y apellidos. - Datos de contacto (Dirección física y electrónica, teléfonos de contacto). - Medios para recibir respuesta a su solicitud o reclamo. - Motivos o hechos que dan lugar al reclamo. - Descripción o determinación del Derecho que desea ejercer ante Almacenes Paraíso S.A. c. En caso que lo considere necesario, la persona Titular podrá adjuntar los documentos que soporten su solicitud. d. En caso de que el escrito resulte incompleto se informará al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del requerimiento (consulta o reclamo) para que subsane las fallas. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su reclamación o consulta. e. Recibida la consulta o reclamo completo el Encargado del Tratamiento incluirá en el registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga RECLAMO/CONSULTA EN TRÁMITE y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo/consulta sea decidido y deberá incluirse en la información del Titular. f. Una vez utilizado alguno de los mecanismos aquí mencionados, la persona podrá comunicarse con ALMACENES PARAISO S.A. dentro de los 10 días hábiles siguientes a la radicación de su solicitud, para pedir información del estado de gestión de su requerimiento. g. El Departamento de Servicio al Cliente dirigirá el reclamo al área correspondiente en un plazo no superior a dos (2) días hábiles, en caso de no poseer la competencia para resolverlo. h. El término máximo para atender una consulta es de máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. i. El término máximo para resolver un reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo a satisfacción. Cuando no sea

5 posible resolverlo dentro de este plazo, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se terminará de atender su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. j. ALMACENES PARAISO S.A. dispone de registros de todas las gestiones de solución realizadas, en el que se consignará la información general de cada requerimiento (fecha de recibo, número interno de la consulta o reclamo, datos del reclamante, descripción de motivos del reclamo) y de su solución (forma de solución, fecha de entrega, resultados de la encuesta de satisfacción de respuesta, cierre de caso). 8. DEBERES DE ALMACENES PARAISO S.A. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES a. Respecto del Titular del dato: - Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, original o copia de la autorización otorgada por el Titular. - Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. - Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales. - Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política. b. Respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales: - Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos por ley. - Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. - Actualizar la información cuando sea necesario. - Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. - Registrar en la base de datos la leyenda RECLAMO EN TRÁMITE cuando corresponda. - Insertar en la base de datos la leyenda INFORMACIÓN EN DISCUSIÓN JUDICIAL una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

6 c. Cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado: - Brindar al Encargado del Tratamiento solamente los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros. - Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. - Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. - Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. - Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 9. GRABACIÓN DE VIDEO DE VIGILANCIA. ALMACENES PARAÍSO posee y usa sistemas de video para vigilancia en sus puntos de venta, bodegas y oficinas; De ello informa a sus clientes por medio de avisos dispuestos en sitios visibles. Las imágenes recolectadas a través de este medio pueden ser utilizadas con miras a garantizar la seguridad de las personas, instalaciones y bienes, al igual que como prueba en todo tipo de proceso que emprenda el Almacén ante cualquier autoridad u organización. 10. AVISO DE PRIVACIDAD ALMACENES PARAÍSO facilitará y enviará el Aviso de Privacidad de Tratamiento de los datos personales a quien los solicite al correo servicioalcliente@almacenesparaiso.com 11. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN Se comunicará con un mínimo de 25 días antes de instaurar cualquier cambio sustancial de estas políticas de Tratamiento, a los Titulares a través de los siguientes medios: - Aviso en periódico de amplia difusión en el perímetro de acción del Almacén. - Aviso radial en emisoras de amplia cobertura en cada ciudad donde el Almacén posea puntos de venta. - Anuncio de publicidad gráfica expuesto en los puntos de venta.

7 - Correo electrónico dirigido directamente a los Titulares de la información, siempre y cuando existan las condiciones técnicas básicas para hacerlo. 12. MECANISMOS DE CONTROL Y VIGILANCIA Los entes de control y vigilancia de cumplimiento de esta política son: - El organismo supremo de control y vigilancia de cumplimiento de esta Política de Tratamiento de Datos, es la Superintendencia de Industria y Comercio a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales. - Auditorías externas de sistemas para verificar el cumplimiento de la ley. - Auditorías internas. 13. VIGÉNCIAS: La presente Política de Tratamiento de Datos entrará en vigencia a partir del 1 de julio de La vigencia de la información personal en la base de datos está determinada por la duración de la relación comercial, contractual o de cualquier orden, entre los clientes (internos-externos) y el ALMACEN PARAÍSO; igualmente por la necesidad de conservar datos para fines contables, legales y fiscales que el Estado requiera. Una vez superadas estas consideraciones los datos personales serán suprimidos de la base de datos, previa información al Titular. Elaboró: WILLIAM RICARDO CHAPARRO GRANADOS DIRECTOR (LIDER) DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIO AL CLIENTE