PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE ESTUDIANTES A PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO PRESENCIAL

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1 ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ ADMISIONES Revisó: Director de y Registro Académico Coordinador de Profesional de Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 8 Fecha de aprobación: Octubre 11 de 2004 Resolución N 885 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades necesarias para el trámite de transferencia de estudiantes de otras universidades al mismo programa académico de pregrado en la UIS. Aplica a aquellos estudiantes que soliciten transferencia al mismo programa académico en la Universidad, y que estén cursando en la institución de origen, un programa académico acreditado por organismo competente, según la legislación vigente y que cumplan con los requisitos de transferencia establecidos por el Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado de la UIS. NORMATIVIDAD Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado No 72 de Octubre 8 de 1982 del Consejo Superior. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Transferencia: Se entiende por transferencia el derecho para acreditar en la Universidad las asignaturas cursadas y aprobadas en otra Institución de Educación Superior. Estudio de equivalencias: Relación de asignaturas cursadas por el estudiante y que son tomadas en cuenta para continuar con el estudio del nuevo programa académico. CONSIDERACIONES q DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA SOLICITAR TRANSFERENCIA Solicitud escrita al Comité de, que deberá ser presentada con anticipación no inferior a dos meses a la fecha de terminación de un período académico. Constancia de pago por concepto del estudio de la solicitud de transferencia. Certificado de notas obtenidas por el aspirante, en todas y cada una de las asignaturas cursadas (aprobadas o no) en la Universidad de origen. El certificado deberá especificar expresamente que se incluye todas las asignaturas cursadas por el aspirante.

2 ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ ADMISIONES Página 2 de 8 CONSIDERACIONES Copia certificada de los contenidos de las asignaturas cursadas por el aspirante a la transferencia. Certificado expedido por la autoridad académica competente sobre la conducta del aspirante en la Universidad de origen y con expresa anotación de que su retiro no obedeció a bajo rendimiento académico. Certificado de salud expedido por el médico de Bienestar Universitario de la UIS. ( Este certificado se exige únicamente si el aspirante es admitido) Constancia de la Resolución de aprobación del programa de la Universidad de origen, expedida por esta. Fotocopia Examen de Estado q DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA LA MATRICULA Original del registro civil de nacimiento. Fotocopia del documento de identidad; para estudiantes extranjeros se solicita fotocopia de la visa y cédula de extranjería. Fotocopia de la libreta militar ; en caso de estar en trámite se vuelve a solicitar en el siguiente período. Fotocopia del título de bachiller y acta de grado. Una foto tamaño 3 x 3. Recibo de pago del valor de la matrícula. El estudiante que no haya cancelado servicios médicos debe presentar fotocopia de la constancia de afiliación a una entidad de seguridad social. Certificado médico expedido en la División de Bienestar Universitario de la UIS. Pago del Reglamento Académico estudiantil de pregrado. Valor del carnet de estudiante. q NOTA: Para estudiantes extranjeros, se solicita la convalidación del título de bachiller ante el Ministerio de Educación.

3 ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ ADMISIONES Página 3 de 8 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1.Presenta solicitud y anexa documentos Carta de Solicitud 1. El aspirante presenta en la Dirección de y Registro Académico, con anticipación no inferior a dos meses de la fecha de terminación de un período académico, una carta dirigida al Comité de de la Universidad en donde solicita transferencia y anexa los documentos exigidos, establecidos por el Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado. Aspirante Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado Presencial Documentos exigidos para transferencia 2.Verifica el cumplimiento del Puntaje ICFES 2. La Dirección de y Registro Académico recibe los documentos y verifica en primer término el cumplimento del puntaje ICFES. Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado Presencial Cumple con el puntaje del exámen de Estado? Si No 3.Informa al aspirante 3. En caso que el aspirante no cumpla con el puntaje del exámen de Estado, establecida por la Universidad, la Dirección de le informa al estudiante. FIN 4.Verifica documentos de la Universidad de Origen 4. Si el aspirante cumple con el puntaje del Examen de Estado establecido por la Universidad, la Dirección de procede a verificar los documentos de la Universidad de Origen. 1

4 DIAGRAMA DE FLUJO ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ ADMISIONES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 8 1 No Documentos correctos? Si 5. Anula Solicitud 7. Envía documentos anexos a la Escuela para realizar Estudio de Equivalencias 5. En caso en que se encuentre que el aspirante no presentó todos los documentos, y/o entregó algún documento falso: Coordinación de Registra como sancionado 8.Realiza Estudio de Equivalencias, emite concepto. La Dirección de anula la Solicitud. Se registra como sancionado en la base de datos, en el archivo especial para sancionados. 6.Generar Comunicación Concepto 6. Informa al aspirante por medio de una carta firmada por el Director de los motivos por los cuales no cumple requisitos, y la radica en la Dirección de Certificación y Gestión Documental. Director de Comunicacion FIN 9.Envía documentos a la Dirección de y Registro Académico Documentos exigidos para transferencia. Estudio de equivalencias Concepto 7. Si los documentos son correctos los envía a la Escuela que ofrece el programa académico que el aspirante desea cursar. 8. El Consejo de Escuela realiza el estudio de equivalencias de las asignaturas y formula el concepto. 9. Envía estos documentos a la Dirección de y Registro Académico. Consejo de Escuela Coordinador de Escuela Estudio de Equivalencias FAR.04 2

5 DIAGRAMA DE FLUJO ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ ADMISIONES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de Envía solicitud, estudio de equivalencias, documentos anexos y Acta de consejo de Escuela 10. Remite la solicitud, el estudio de equivalencias, los documentos exigidos para transferencia y el concepto emitido por el Consejo de Escuela, al Comité de, quien es la autoridad encargada de tomar la decisión. Coordinadora de Estudio de equivalencias FAR Estudia documentos, toma una decisión y genera acta 11. El Comité de, hace un análisis y estudio de los documentos, emite un concepto y genera acta Comité de Acta de Comité de 12. Envía documentos al Consejo de Facultad. 12. Los documentos son enviados al Consejo de Facultad para su ratificación. 13. Emite concepto y envía estos documentos a la Dirección de 13. El Consejo de Facultad, si no hay observaciones, ratifica y emite un concepto. Consejo de Facultad Acta del Consejo de Facultad 3

6 DIAGRAMA DE FLUJO 3 ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ ADMISIONES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de 8 Solicitud Aceptada? Si No 14. Genera Comunicación Documentos, comunicación 14. Si la solicitud no es aceptada por el Comité de o ratificada por el Consejo de Facultad, se envían los documentos que el aspirante había presentado, junto con una carta firmada por el Director de y debidamente radicada en la Dirección de Certificación y Gestión Documental, donde se le informa la decisión. FIN 15. Registra Hoja de Vida y genera carta de admisión 15. Si la solicitud es aprobada se registra en el sistema de información académica la hoja de vida del aspirante Admitido y se genera la Carta de Admisión, la cual se envía al aspirante para que proceda a diligenciar la matrícula y legalizar su ingreso. Carta de Admisión Presenta los documentos de matrícula 16. El aspirante presenta los documentos de matrícula en la Dirección de y Registro Académico. Aspirante Documentos de Matrícula 4

7 DIAGRAMA DE FLUJO ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ ADMISIONES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 7 de 8 4 La documentación está completa? Si No 17. Informa al aspirante 17. Si la documentación está incompleta, se le informa al aspirante para que la complemente. Hoja de Vida del estudiante FAR.01 1 Pag Legaliza el Ingreso 18. Si la información está completa se entrega la hoja de vida, la cual actúa como constancia de matrícula, y el formato para la elaboración del carné. Una vez firmados estos documentos, la Dirección de y Registro Académico archiva Hoja de Vida y elabora el carné para legalizar su ingreso. Información carné estudiante FAR.02 Hoja de vida del estudiante Información carné estudiante 19. Registra como estudiante activo FIN 19. Registra en el Sistema de Información académico al aspirante como estudiante activo, para que pueda iniciar con el Procedimiento de Matrícula. PFO 015 P. Matrícula de Estudiantes Antiguos de Programas Académicos Excepto el Programa de Medicina

8 ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ ADMISIONES Página 8 de 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Creación del documento Octubre 11 de Diciembre 03 de 2007 El Procedimiento para la Transferencia de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado Presencial código PAR.03, modifica y sustituye al Procedimiento Transferencia de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado Presencial código A01.03 establecido en el Manual Operativo de Procedimientos según la Resolución 885 de Octubre 11 de Se especifica que el requisito a verificar una vez el aspirante presenta la solicitud, es el del cumplimiento del puntaje ICFES Además del concepto que emite el Consejo de Escuela y el Comité de, se solicita el del Consejo de Facultad. Cambio de la plantilla de acuerdo a lo establecido en la guía de elaboración de documentos. 03 Julio 12 de 2010 Cambios en las Consideraciones del procedimiento. Se incluye la Fotocopia del Examen de Estado como Documento Exigido para Solicitar Transferencia Modificación del Diagrama de Flujo y Descripción de la actividad N 5 04 Mayo 16 de 2012 Ajuste en la fecha de creación del Reglamento Estudiantil de Pregrado y eliminación del reglamento único disciplinario de pregrado de los documentos exigidos para la matrícula dado que se incluye en el Reglamento Estudiantil de Pregrado. 05 Agosto 04 de 2014 Modificaciones en las consideraciones respecto a los documentos exigidos para la matrícula. Cambios en el responsable de las actividades No: 5 y 6. Adecuación del diagrama de flujo para mejorar la organización de las actividades.

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