CONFERENCIA. La Estructura de la Escritura Pública. Autor: Luis Orison Arias Bonilla Notario Octavo del Círculo de Cali

Transcripción

1 CONFERENCIA La Estructura de la Escritura Pública Autor: Luis Orison Arias Bonilla Notario Octavo del Círculo de Cali

2 EL DOCUMENTO CONCEPTO DE DOCUMENTO Son Documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares. EL DOCUMENTO ES UNA COSA CON CAPACIDAD DE REPRESENTAR UN HECHO CUALQUIERA O UN PENSAMIENTO

3 CLASES DE DOCUMENTOS CONCEPTO DE DOCUMENTO PRIVADO DOCUMENTO PRIVADO es el otorgado por LOS PARTICULARES EN SUS ACTUACIONES PRIVADAS QUE TENGA CARÁCTER REPRESENTATIVO O DECLARATIVO CONCEPTO DE DOCUMENTO PUBLICO DOCUMENTO PÚBLICO es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Es instrumento público: Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario. Es escritura pública: Cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo.

4 QUÉ ES LA ESCRITURA PÚBLICA COMPARATIVO NORMATIVO SEGÚN EL CÓDIGO GENERAL DEL PROCESO ARTICULO 243, INCISO FINAL LA ESCRITURA PÚBLICA es tal «Cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo» SEGÚN EL DECRETO 960 DE 1970, ARTÍCULO 13, INCISO PRIMERO La escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo.

5 QUÉ ES LA ESCRITURA PÚBLICA CARACTERÍSTICAS DE LA ESCRITURA PUBLICA DERIVADAS DE SU DEFINICION LEGAL QUE CONTENGA DECLARACIONES DE LOS USUARIOS QUE LAS DECLARACIONES SEAN EMITIDAS ANTE EL NOTARIO QUE EL DOCUMENTO SEA AUTORIZADO POR EL NOTARIO QUE EL NOTARIO INCORPORE EL DOCUMENTO AL PROTOCOLO LAS DECLARACIONES DE LOS USUARIOS TIENEN FUERZA VINCULANTE PARA ELLOS LAS DECLARACIONES DEBEN SER EMITIDAS Y OTORGADAS POR LOS USUARIOS ANTE EL NOTARIO LAS DECLARACIONES DEBEN SER AUTORIZADAS, PREVIO CONTROL DE LEGALIDAD POR EL NOTARIO EL NOTARIO VINCULA LA ESCRITURA NUMERADA Y FECHADA EN EL LIBRO DE RELACIÓN PARA QUE LEGALMENTE QUEDE INCORPORADA AL LIBRO DE PROTOCOLO

6 LA ESCRITURA PÚBLICA DIFERENCIA ENTRE LAS DECLARACIONES JURÍDICAS Y LA ESCRITURA PÚBLICA EL CONTENIDO ESTÁ CONFORMADO POR LAS DECLARACIONES QUE REALIZAN LOS INTERESADOS Y QUE SE EXTIENDEN EN LA ESCRITURA LA ESCRITURA PÚBLICA (EL CONTINENTE) ES EL DOCUMENTO QUE CONTIENE LAS DECLARACIONES

7 QUÉ ES LA ESCRITURA PÚBLICA PROCESO DE PERFECCIONAMIENTO DE LA ESCRITURA PÚBLICA (artículo 13 del decreto 960 de 1970) RECEPCIÓN EXTENSIÓN OTORGAMIENTO AUTORIZACION

8 COMPARECENCIA ENCABEZAMIENTO ESTIPU LACIO NES ADVERTENCIAS Y CONSTANCIA OTORGAMIENTO CIERRE AUTORIZACION FIRMAS DE LOS OTORGANTES FIRMA DEL NOTARIO

9 ENCABEZAMIENTO DE LA ESCRITURA IDENTIFICACION DE LA NOTARIA NUMERO Y CIRCULO DE LA NOTARIA MUNICIPIO, DEPARTAMENTO Y REPUBLICA IDENTIFICACION DE LA ESCRITURA IDENTIFICACION GENÉRICA DE LA ESCRITURA NUMERO DE LA ESCRITURA FECHA DE LA ESCRITURA (DIA/MES/AÑO PERSONAS QUE INTERVIENEN, BIENES OBJETO DEL ACTO, Y EL ACTO O NEGOCIO JURIDICO IDENTIFICACION DEL NOTARIO NOMBRE COMPLETO DEL NOTARIO 1 2 3

10 COMPARECENCIA DIRECTA CONCURRE LA PERSONA NOMBRE PROPIO QUE VA A CELEBRAR EL ACTO Y LO HACE EN IN DIRECTA LA PERSONA QUE REALIZA EL NEGOCIO JURIDICO LO HACE A TRAVÉS DE: SU REPRESENTANTE LEGAL (PERSONAS JURIDICAS, MENORES DE EDAD) SU REPRESENTANTE JUDICIAL (CURADORES) MANDATO O PODER ESTIPULACION EN FAVOR DE OTRO (ARTICULO 1506 C.C.) AGENCIA OFICIOSA

11 ESTIPULACIONES IDENTIFICACION DEL NEGOCIO JURIDICO Y SUS REQUISITOS ARTICULO 1501 C.C PRECISIÓN DE LOS REQUISITOS ESENCIALES, NATURALES Y ACCIDENTALES DEL NEGOCIO JURIDICO IDENTIFICACION DE LAS DECLARACIONES SOBRE LOS ACTOS, DERECHOS Y BIENES OBJETO DEL NEGOCIO JURIDICO 5 PRECISIÓN DE LOS ACTOS, DERECHOS Y BIENES QUE SON AFECTADOS CON LAS DECLARACIONES DEL NEGOCIO JURÍDICO IDENTIFICACION DE LOS ELEMENTOS DE VALIDEZ Y EFICACIA DEL CONTRATO 6 EL NOTARIO DEBE VERIFICAR QUE EL ACTO JURÍDICO NO CONTENGA UN VICIO DE NULIDAD ABSOLUTA Y ADVERTIR LA PRESENCIA DE CULESQUIERA OTRA IRREGULARIDAD QUE AFECTE EL NEGOCIO 7

12 EL OTORGAMIENTO LECTURA POR EL NOTARIO (PARA DETERMIN ADOS ACTOS) LECTURA POR LOS INTERESADOS LECTURA POR EL NOTARIO Y UN TESTIGO (TESTAMENTOS DE CIEGOS) LECTURA POR EL NOTARIO PARA PERSONAS QUE NO SABEN O NO PUEDEN LEER Y ESCRIBIR FIRMA DE PERSONAS QUE NO SABEN O NO PUEDEN LEER Y ESCRIBIR FIRMA DE PESONAS QUE SABEN LEER Y ESCRIBIR FIRMA DE PERSONAS QUE NO CONOCEN EL IDIOMA CASTELLANO LECTURA DE LA ESCRITURA LA APROBACION FIRMA DE LA ESCRITURA

13 ADVERTENCIAS Y CONSTANCIAS ADVERTENCIAS ADVERTIRÁ DE LA NECESIDAD DEL REGISTRO, EN LOS CASOS QUE HAYA LUGAR E INDICARÁ EL PLAZO PARA REALIZAR LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO INMOBILIARIO. TODOS LOS ACTOS TIENEN UN PLAZO DE 2 MESES PARA SER INSCRITOS EN EL REGISTRO INMOBILIARIO, SALVO LAS HIPOTECAS Y EL PATRIMONIO DE FAMILIA ADVERTIRÁ LAS IRREGULARIDADES DEL NEGOCIO JURÍDICO TALES COMO: NULIDAD, RELATIVA, INEXISTENCIA DEL ACTO, CLÁUSULAS INEFICACES O QUE SE ENTIENDAN POR NO ESCRITAS, TEXTOS INOPONIBLES A LOS INTERESADOS O A TERCEROS CONSTANCIAS EL NOTARIO DEJARÁ CONSTANCIA DE LOS DOCUMENTOS UTILIZADOS Y PROTOCOLIZADOS POR LOS OTORGANTES EN EL TRÁMITE DE LA ESCRITURA LA NOTA DE AFECTACIÓN A VIVIENDA FAMILIAR EN LOS CASOS DE ENAJENACIÓN Y EN LA CONSTITUCIÓN DE LOS DERECHOS REALES LA RELACIÓN DE LOS COMPROBANTES FISCALES OBLIGATORIOS PARA LA EXTENSIÓN DE LA ESCRITURA DE LA PARTICIPACIÓN DE TESTIGOS O TRADUCTORES AL MOMENTO DEL OTORGAMIENTO DE LA ESCRITURA 1 2 3

14 QUÉ ES LA ESCRITURA PÚBLICA CIERRE DESCRIPCION DE LAS HOJAS NOTARIALES LOS DERECHOS NOTARIALES LOS RECAUDOS E IMPUESTO LAS NOTAS DE SALVEDADES LAS ESCRITURAS ORIGINALES O MATRICES SE ESCRIBIRÁN EN PAPEL AUTORIZADO POR EL ESTADO Y AL FINAL DE CADA INSTRUMENTO, ANTES DE FIRMARSE, SE INDICARÁ LOS NÚMEROS DISTINTIVOS DE LAS HOJAS EMPLEADAS, SI LOS TUVIEREN EN GENERAL, LOS SERVICIOS NOTARIALES SERÁN RETRIBUIDOS POR LAS PARTES SEGÚN LA TARIFA OFICIAL HAY ALGUNOS ACTOS QUE SON EXENTOS DEL COBRO DE TARIFAS NOTARIALES DEBEN PRECISARSE LOS RECAUDOS DESTINADOS AL FONDO CUENTA ESPECIAL DEL NOTARIADO EL IMPUESTO DEL VALOR AGREGADO (IVA) Y EL IMPUESTO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE, EN LOS CASOS QUE ESTOS DOS SE COBREN ESTE ESPACIO SIRVE PARA CORREGIR LOS YERROS PRESENTADOS EN LA EXTENSIÓN DE LA ESCRITURA: A) POR SUPRESIÓN B) POR ADICIÓN C) POR ENMENDADURA 1 2

15 FIRMAS DE LOS OTORGANTES FIRMAS Y HUELLA DE LOS OTORGANTES LA FIRMA DEBE REALIZARSE EN UN MISMO ACTO NOTARIAL DENTRO DEL DESPACHO DE LA NOTARIA PRINCIPIO DE LA UNIDAD DEL ACTO FIRMA FUERA DEL DESPACHO 1 2 FIRMA EXCEPCIONAL FIRMA A RUEGO FIRMA DE TRADUCTOR LA FIRMA ES SEÑAL DE APROBACIÓN DEL TEXTO DE LA ESCRITURA NO EXISTEN TESTIGOS INSTRUMENTALES

16 AUTORIZACIÓN 1 2 LOS REQUISITOS FORMALES CONTROL DE LEGALIDAD LA COMPETENCIA TERRITORIAL DEL NOTARIO LA COMPARECENCIA LA APROBACION AL TEXTO DE LA ESCRITURA LA FECHA Y LUGAR DE LA AUTORIZACION LA DENOMINACIÓN LEGAL DEL NOTARIO LOS COMPROBANTES DE LA REPRESENTACIÓN LOS DOCUMENTOS QUE AUTORIZAN CANCELAR ESCRITURAS LA IDENTIFICACIÓN DE LOS OTORGANTES O DE SUS REPRESENTANTES LA FIRMA DE LOS OTORGANTES O DE CUALQUIER COMPARECIENTE LOS DATOS Y CIRCUNSTANCIAS NECESARIAS PARA DETERMINAR LOS BIENES OBJETO DE LAS DECLARACIONES LA FE PÚBLICA CONTROL DE LA COMPARECENCIA EL NOTARIO CERTIFICA QUE SE HAN LLENADO LOS REQUISITOS PERTINENTES EL NOTARIO CERTIFICA QUE LAS DECLARACIONES HAN SIDO EMITIDAS REALMENTE POR LOS INTERESADOS EL NOTARIO CERTIFICA QUE EL ACTO SUSCRITO NO ESTÁ VICIADO DE NULIDAD ABSOLUTA EL NOTARIO CERTIFICA QUE EL ACTO SUSCRITO NO ESTÁ VICIADO DE NULIDAD FORMAL EL NOTARIO CERTIFICA QUE EL ACTO SUSCRITO TIENE TODOS LOS DOCUMENTOS NECESARIOS PARA SU REALIZACIÓN: COMPROBANTES FISCALES Y DOCUMENTOS DE REPRESENTACIÓN LA FE PÚBLICA O NOTARIAL OTORGA PLENA AUTENTICIDAD A LAS DECLARACIONES EMITIDAS ANTE EL NOTARIO Y A LO EXPRESADO POR ÉSTE RESPECTO DE LOS HECHOS PERCIBIDOS EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES, EN LOS CASOS Y CON LOS REQUISITOS QUE LA LEY ESTABLECE

17 LA FIRMA DEL NOTARIO FIRMA DEL NOTARIO FIRMA DEL NOTARIO EN EJERCICIO DEL CARGO, DA EXISTENCIA MATERIAL A LA ESCRITURA FIRMA POR OTRO NOTARIO, PREVIAMENTE AUTORIZADO POR LA SUPERINTENDENCIA 1 2 LA FE PÚBLICA O NOTARIAL OTORGA PLENA AUTENTICIDAD A LAS DECLARACIONES EMITIDAS ANTE EL NOTARIO Y A LO EXPRESADO POR ÉSTE RESPECTO DE LOS HECHOS PERCIBIDOS EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES, EN LOS CASOS Y CON LOS REQUISITOS QUE LA LEY ESTABLECE LA FIRMA DEL NOTARIO ES LA SEÑAL DE AUTORIZACIÓN LA INCORPORACIÓN AL PROTOCOLO, CON EL REGISTRO EN EL LIBRO DE RELACION DA EXISTENCIA JURÍDICA A LA ESCRITURA