Herramientas Software Unycop Win. Cuándo hay que hacer uso de las Herramientas Software?

Transcripción

1 Cuándo hay que hacer uso de las Herramientas Software? Estas herramientas son necesarias cuando se produce un deterioro en alguna Base de datos. Estos deterioros se hacen evidentes cuando, al entrar en la aplicación Unycop Win o al hacer uso de alguno de sus módulos, se producen errores que no nos permiten trabajar. Estos deterioros suelen ser de 2 tipos: - Afectan a la estructura de la base de datos. - O afectan a los registros de alguna o varias tablas de las bases de datos En ambos casos, la herramienta de reparación que incorpora el propio Access 97, subsana el error eliminando la información que no es coherente (cuando existan registros defectuosos) o sustituyéndola por los valores que se suministran por defecto. (Cuando existan errores en la estructura de la base de datos) Por qué se deterioran las bases de datos? Fundamentalmente por problemas de Hardware. (Perdida del suministro eléctrico, pérdidas de enlace en la Red, etc.) Cuando la aplicación efectúa procesos de lectura no es muy probable su deterioro, pero si cuando se efectúan procesos de escritura, falla cualquier dispositivo del ordenador y corta la operación, las bases de datos pierden su coherencia. Conclusión ante bases de datos deterioradas. - Siempre se produce la perdida de algunos datos. - No disponemos de herramientas que nos indiquen que datos se han perdido o alterado. - Es fundamental poner a buen recaudo las copias de seguridad que la oficina de farmacia hace habitualmente. Es decir, nunca se deben realizar copias en los mismos soportes con los datos en mal estado. - Se debe valorar, junto con el cliente, las dos posibilidades: 1. Restaurar los datos de la última copia de seguridad buena. (Es lo recomendable si la copia es reciente). U N Y C O P Página 1 de 6 ITC-24

2 2. Utilizar las Herramientas Software. Se dejan las bases de datos reparadas a sabiendas de que se pueden haber perdido ciertos registros o su propia consistencia. - En consecuencia, estas herramientas siempre serán usadas por personal de S.A.C o S.A.T. que pueda valorar qué bases de datos se han visto afectadas y en qué medida pueden estar subsanadas. Pautas recomendables para el uso de estas herramientas 1. Hacer copia de seguridad de los datos en mal estado. Nunca se deben realizar estas copias sobre los soportes de copias de seguridad usados por el cliente. Recomendación: Crear carpeta c:\unycop y copiar ahí los datos antes de intervenirlos. 2. Usar las herramientas. 3. Valorar grado de recuperación. - Dependerá de la base de datos deteriorada. - Establecer pautas para subsanar deficiencias. Por ejemplo: Si se pierden los registros de un pedido pendiente de lanzar, hacer pedido de reposición por inventario o generar pedido según ventas entre fechas. - Ante la más mínima incertidumbre, restaurar última copia de seguridad buena disponible e introducir manualmente todo lo sucedido desde ella. Por ejemplo: Introducir ventas posteriores si es que se han podido listar de los datos deteriorados, si no es así, con las recetas disponibles; recepciones de pedidos, etc. 4. Comprobar las direcciones de los datos en Configuración local. 5. Si el daño se ha producido en la estructura de la base de datos, será muy importante el uso de la herramienta que se describe a continuación en el punto 4. U N Y C O P Página 2 de 6 ITC-24

3 - Se atenderá a: BDD Descompactadas BDD Averiadas o estropeadas BDD en Versión incorrecta BDD con campos mal definidos 1. Bases de Datos Descompactadas Con el uso de la Aplicación las BDD van tomando un tamaño superior al necesario. Esto es que para un volumen de datos reales, el volumen de la BDD es superior. Esto no es un problema significativo, pero puede llegar a provocar una bajada en el rendimiento de la aplicación. Por ello, es aconsejable efectuar un Compactado de todas las BDD. Cómo? Con el Ejecutable Utilidad.Exe que pide la clave: UNYCOP1, accederemos a la pestaña Rendimiento y ahí a la opción Compactar. Se podrá optar por Todas o Varias BDD. Además, con este proceso se puede dar el caso de que determinadas BDD no se pueden Compactar por estar averiadas. De ser así, pasaríamos al Punto Bases de Datos Averiadas Como ya hemos comentado, el mal funcionamiento de una CPU o el sistema de Red en que se puedan encontrar varias de éstas, pueden provocar el deterioro de cualquier BDD. En el momento que esto se detecta NO se debe seguir utilizando la Aplicación, en tanto no se subsane el error. Los errores en BDD se detectarán: - La propia aplicación dejará de ser coherente en su uso y puede dar errores del tipo 94, como más característico. - Para la reparación, usaremos el Ejecutable Utilidad.Exe que pide la clave: UNYCOP1, accederemos a la pestaña Rendimiento y ahí a la opción Reparar. Si el error es leve, este procedimiento lo reparará según lo explicado en la introducción. Si no es así, nos advertirá de la BDD deteriorada para que actuemos manualmente sobre la base de datos. - Esta herramienta no se usará como preventiva, sino como reparadora por personal especializado. Nunca por el cliente. U N Y C O P Página 3 de 6 ITC-24

4 - Al usar esta herramienta se nos advertirá de la diferencia de registros que haya, caso de eliminarse alguno por el propio proceso de reparación. Si no hay informe es que no hay diferencias. - El proceso descrito en el punto 1, de compactación, también nos puede advertir de una BDD deteriorada. Qué hacer en este punto? Personal técnico autorizado accederá a las BDD con la aplicación Access 97 para localizar los registros erróneos y subsanarlos con las herramientas que dicha aplicación dispone. 3. Bases de Datos en Versión incorrecta Aunque los procesos de Instalación de nuevas versiones se encargan de estas comprobaciones, no estaría de más comprobarlo a la primera ocasión que indicara un mal funcionamiento de la Aplicación. Cómo? Con el Ejecutable ActBD.Exe. Accederemos al Botón Actualizar y se iniciará dicho proceso. Aunque previamente veremos todas las BDD del directorio \Farmawin\Datos con la indicación expresa de sí están o no actualizadas. Si en lugar del correspondiente sí o no, aparecieran?, esto indica que la BDD está abierta. Existe su correspondiente lbd. También puede indicar que está protegida a lectura, tal vez por ser la restauración de una copia de seguridad en CD. Si el proceso de actualización diera errores, lo más probable es que haya una incoherencia entre el número de versión de la base de datos y la definición de sus registros. (Esto ha pasado cuando se importan tablas a una estructura de versión anterior) 4. Bases de Datos con Campos mal definidos Por la misma razón anterior, también será interesante hacer esta comprobación. U N Y C O P Página 4 de 6 ITC-24

5 Cómo? Con el Ejecutable ActBD.Exe. Accederemos al Botón Avanzado y se iniciará dicho proceso. Para la comparativa, consideraremos como (Nuevas) las BDD vacías que se encuentran en la dirección indicada. Y como (Viejas) las que se usan por la aplicación. Con el botón Analizar empieza el proceso que detectará las diferencias entre unas y otras, a los solos efectos de información. En la siguiente imagen mostramos el ejemplo de una comparativa de prueba. Las BDD con diferencias aparecen con desglose de las mismas. En el ejemplo: En la BDD Proveedo.mdb nueva (La de Datos_org) se ha eliminado un índice del campo Id_Farmaco en la Tabla Pedidos. Solución! Con la Aplicación Access deberemos acceder a la BDD \Farmawin\Datos\Proveedo.mdb y eliminar dicho índice. Esta diferencia podría afectar a posteriores actualizaciones. U N Y C O P Página 5 de 6 ITC-24

6 En el ejemplo: En la BDD Ventas.mdb nueva (La de Datos_org), la descripción del campo Id_Venta de la Tabla Ventas es Identificador de la Venta. Número correlativo por venta ; sin embargo en la de \Datos no contiene nada. Solución! Con la Aplicación Access deberemos acceder a la BDD \Farmawin\Datos\Ventas.mdb y añadir dicha descripción. No es una diferencia grave. U N Y C O P Página 6 de 6 ITC-24