DOCUCONTA Versión Septiembre 2010 MINISTERIO DE HACIENDA. Manual de instalación SECRETARÍA DE ESTADO DE PRESUPUESTOS Y GASTOS

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1 SECRETARÍA DE ESTADO DE PRESUPUESTOS Y GASTOS INTERVENCIÓN GENERAL DE LA SUBDIRECCIÓN GENERAL DE APLICACIONES DE CONTABILIDAD Y CONTROL DOCUCONTA Versión Septiembre 2010 Manual de instalación C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta MADRID Teléfono (91) Fax (91)

2 INDICE A. Docuconta Recomendaciones y Requisitos Pág. 2 a 3 B. Actualización a la versión Pág. 4 a 11 B.1 Actualización Local Pág. 4 a 7 B.2 Actualización en Red Pág. 8 a 11 C. Nueva Instalación en Red.. Pág. 12 a 17 D. Nueva Instalación Local..... Pág. 18 a 20. Anexo 1. Observaciones para la instalación en WWVista.Pág. 21 a 22 Anexo 2. Ejecución de la Aplicación..Pág. 23 Anexo 3.- Operativa para dar de alta un nuevo ejercicio.pag. 24 1

3 A. DOCUCONTA RECOMENDACIONES Y REQUISITOS La actualización a la versión de DocuConta se realizará mediante la descarga del fichero DocuConta802.zip Una vez descargado el fichero, se procederá a su descomprensión, generándose una serie de carpetas, Disk1 a Disk18 en las que se almacenan los componentes a instalar. Se permiten cuatro funciones distintas: a) Actualizar su instalación actual en local. b) Actualizar su instalación actual en red. c) Realizar una nueva instalación en local. d) Realizar una nueva instalación en red. Para que cualquiera de los dos procesos de actualización (red o local) se realicen correctamente, es necesario que su instalación actual esté en una versión de la serie 6.0.X., 7.0.X, 8.0.X IMPORTANTE: Es imprescindible leer atentamente este manual para realizar de forma correcta la instalación de DocuConta Ante cualquier duda previa al proceso de instalación, incidencia durante el mismo, o consulta de carácter funcional posterior se puede poner en contacto con el Centro de Soporte a Clientes a través de: Dirección de correo: 1. Requisitos software de las máquinas donde se instala la aplicación - Windows 2000 / Windows XP / Windows Vista - Access 2000 / Access 2003 LA INSTALACIÓN DE DocuConta bajo Windows Vista se deberá realizar como Administrador de la máquina donde se instala. El ANEXO 1 informa sobre algunas particularidades de la instalación para este sistema operativo. 2

4 Es posible que en algunos casos el proceso de actualización solicite al usuario que realiza la instalación la contraseña de la base de datos. Esta petición se hará a través de una o varias pantallas con el formato siguiente: El valor a introducir siempre que se pida la contraseña o su confirmación será IGAE_IP (en mayúsculas). 3

5 B. ACTUALIZACIÓN A LA VERSIÓN B.1 Actualización Local Se debe realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de proceder a la actualización. La base de datos se encuentra en el mismo directorio donde están los programas de la aplicación de nombre DOCUCONTA y con el nombre Docucont.mdb Una vez descargado el fichero y descomprimido se procederá de la siguiente manera: 1. Abra la carpeta Disk1 2. Haga doble clic en el fichero setup.exe (programa de instalación) Aparecerán las siguientes pantallas 4

6 Seleccione la opción Actualización Local Después de solicitar confirmación sobre el proceso a realizar, aparecerá la siguiente pantalla: 5

7 Una vez seleccionado el directorio donde se encuentra instalado DocuConta se procede a arrancar la instalación mediante clic en el botón Instalación. Se dará paso a la pantalla donde se visualiza la copia de los archivos necesarios. La instalación del programa DocuConta comprende dos actividades fundamentales. Por un lado la sustitución de los programas anteriores por los nuevos, y por otro la actualización de la base de datos. En las pantallas siguientes se especifican los momentos en que ambas actividades tienen lugar. 6

8 7

9 B.2 Actualización en Red Esta modalidad de instalación de DocuConta se realiza cuando la versión o anteriores fue instalada en red. En este modelo de instalación la base de datos reside en un servidor y es compartida por los distintos usuarios, mientras que los programas residen en cada una de las máquinas cliente desde donde se desea trabajar con la aplicación. Se debe efectuar una copia de la base de datos (docucont.mdb) antes de realizar el proceso de actualización. Después de descargar el fichero y descomprimirlo, la secuencia de acciones para actualizar en red es la siguiente: 1. Sitúese en una máquina cliente de la red desde donde se vaya a trabajar con DocuConta. 2. Abra la carpeta DISK1 3. Haga doble clic en el fichero setup.exe Aparecerán las pantallas siguientes: Cilc en la opción ACTUALIZACIÓN EN RED. 8

10 A través de la pantalla siguiente se pedirá especificación de la ruta del servidor donde residen los datos de la versión anteriormente instalada para proceder a la actualización de la base de datos (docucont.mdb). 9

11 Sobre la caja de texto de la pantalla anterior se debe teclear el recurso donde se encuentra la base de datos en el servidor. A continuación, tal y como se muestra en la pantalla siguiente se pedirá la ruta donde se desea instalar los programas de la nueva versión de Docuconta en la máquina cliente. Normalmente se debe indicar el mismo directorio en donde está se ha instalado la versión anterior, que es el que aparece por defecto. Si desea cambiar la ubicación haga clic en el botón Cambiar directorio. Una vez realizada la selección, pulsar el botón Instalación. Aparecerá la pantalla donde se indica el proceso de copia de los programas necesarios: 10

12 La secuencia de pantallas que aparecen a continuación es la misma que se especificó para la actualización en modo local (Página 6). De esta manera, se tendrá en la ubicación de red, la base de datos actualizada, y en la ubicación local del Pc desde donde se realiza la instalación los ejecutables de la nueva versión. IMPORTANTE: Si se desea actualizar/instalar DocuConta en alguna máquina cliente más, deberá volver a ejecutar el proceso de instalación desde la máquina en cuestión, ejecutando la opción NUEVA INSTALACióN EN RED, cuyo proceso le permitirá instalar sólo los programas sin realizar ningún proceso con la base de datos, ya que el programa detecta que la base de datos ya existe y no realiza ninguna actuación sobre la misma. 11

13 C. NUEVA INSTALACIÓN EN RED Este modelo de instalación permite crear una nueva base de datos que puede ser accedida y compartida por varios usuarios conectados a la red. Previamente a la instalación se necesita tener un recurso compartido (directorio) con permisos de escritura, en el servidor donde vaya a instalar la nueva base de datos. También necesita tener definida en el Pc desde donde se vaya a ejecutar la instalación, una unidad de red conectada al recurso compartido del servidor especificado en el punto anterior. Después de descargar el fichero y descomprimirlo la secuencia de acciones para actualizar en red es la siguiente: Sitúese en una máquina cliente de la red desde donde se vaya a trabajar con Docu- Conta. Abra la carpeta DISK1 Haga doble clic en el fichero setup.exe Pulsar la opción NUEVA INSTALACIÓN EN RED. A continuación se pedirá la ruta del recurso compartido del servidor donde se ubicará la base de datos a compartir. 12

14 - Si en el PC desde donde se va a instalar, existe una unidad de red ya definida conectada al recurso compartido, se indicará : <Letra de Unidad>: - Si en el PC desde donde se va a instalar, existe una unidad de red ya definida pero no conectada directamente al recurso, se indicará : <Letra de Unidad>:\<directorio> - Si no existe unidad de red definida debe crearse previamente A continuación, se pedirá la ruta del PC donde se desean instalar los ejecutables de la aplicación, según se muestra en la pantalla siguiente. Por defecto, el directorio donde instalar es el indicado en la pantalla siguiente, aunque el usuario puede cambiarlo pulsando el botón Cambiar directorio. 13

15 Una vez efectuada la selección, pulsar el botón Instalación. Aparecerá la pantalla donde se indica el proceso de copia de los programas necesarios: 14

16 Dentro del directorio DOCUCONTA o del indicado por el usuario, se creará automáticamente otro denominado DOCUCONT donde se grabarán los archivos de ejecución de la aplicación. Una vez finalizado el proceso de copia de los ficheros de la aplicación, la instalación procederá a mostrar una pantalla de personalización de dicha instalación, tal y como se muestra en la pantalla siguiente. 15

17 En esta pantalla deberá indicarse : - El tipo de Oficina ( Universidad, OOAA Administrativo, Ministerio ) - El ejercicio corriente - La moneda en que se trabajará durante todo el ejercicio, sin posibilidad de cambiarla a mitad de un ejercicio. Siempre Euro - La Oficina Contable correspondiente (máximo 1 oficina); aparecerá automáticamente la descripción de dicha oficina, aunque ésta puede modificarse o introducirse si estuviera en blanco. - En los apartados finales de Sección, Organismo Autónomo y Servicios no es necesario seleccionar nada. El proceso continuará actualizando las tablas con los datos seleccionados y se finalizará la instalación con la reinicialización del equipo. 16

18 El proceso completo de Nueva Instalación en Red deberá repetirse en todos los ordenadores donde se desee trabajar con la aplicación. Al repetir el proceso en otros ordenadores conectados al servidor, y especificando la misma ubicación de la base de datos en el servidor, la instalación detectará la existencia de la base de datos de la nueva versión y no volverá a crearla, con lo que no se tendrá que realizar de nuevo la personalización de la base de datos; sin embargo, sí se instalarán los ejecutables de la aplicación (parte cliente ) en el ordenador desde donde se instala. 17

19 D. NUEVA INSTALACIÓN LOCAL Este tipo de instalación permite trabajar de forma autónoma a los usuarios. En cada PC en el que se instala DocuConta se crea una base de datos y además se copian los archivos de programas correspondientes, residiendo todo en el mismo directorio. Para instalar en un PC la versión Docuconta 8.0.2, se debe proceder de la siguiente manera: Después de descargar el fichero y descomprimirlo la secuencia de acciones para actualizar en red es la siguiente: Abra la carpeta DISK1 Haga doble clic en el fichero setup.exe Pulsar la opción NUEVA INSTALACIÓN LOCAL. 18

20 4. A continuación se pedirá la ruta donde se desea instalar la nueva versión DocuConta Por defecto, el directorio donde instalar es el indicado en la pantalla siguiente, aunque el usuario puede cambiarlo pulsando el botón Cambiar directorio. Una vez realizada la selección, pulsar el botón Instalación. Aparecerá la pantalla donde se indica el proceso de copia de los programas necesarios: 19

21 Una vez finalizada la copia de programas se deberá personalizar la base de datos bajo los mismos criterios especificados anteriormente y utilizando la pantalla que se muestra a continuación. 20

22 ANEXO 1.- OBSERVACIONES PARA LA INSTALACIÓN EN WVISTA. Tal y como se ha comentado al comienzo del documento la instalación de DocuConta para Windows Vista se realizará en modo Administrador No se debe instalar en el directorio de Archivos de Programas. Se recomienda instalar por ejemplo en C:\DGIP\DocuConta 21

23 Es posible que al final de la instalación aparezca esta ventana. En este caso le indicamos que se instaló correctamente y damos por finalizada la instalación. 22

24 ANEXO 2.- EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN Una vez instalada la aplicación, desde el menú Inicio de Windows, en la opción Programas, se habrá creado una entrada para la aplicación Docuconta con las siguientes opciones : - Docuconta; inicia la aplicación El usuario por defecto para entrar en la aplicación es: usuario = ADMIN password = ADMIN. - Docuconta Desinstalación; utilidad para desinstalar la aplicación. - Reparar BD Docuconta; inicia la utilidad de reparar la base de datos, teniendo en cuenta que también se puede acceder a esta funcionalidad a través del panel principal de la aplicación al que se accede al abrir la aplicación y previa identificación de usuario. 23

25 ANEXO 3.- Operativa para dar de alta un nuevo ejercicio. La captura de documentos contables para un nuevo ejercicio pasa por dos acciones básicas: a) Dar de alta el nuevo ejercicio. b) Realizar el traspaso de estructuras. A continuación se explican ambos procesos. A3.1.- Alta de un nuevo ejercicio La operativa es la siguiente: Entrar en el módulo de Gestión de tablas y a través del menú Mantenimiento seleccionar la tabla Ejercicios: Aparecerá la siguiente pantalla: 24

26 Al hacer clic en el botón Añadir permite introducir el nuevo ejercicio (en este caso 2005) y la moneda (Euros). Al hacer clic en el botón de grabar aparecerá la siguiente pantalla. Asegurándose de que la moneda seleccionada es la correcta se contesta si y se finaliza la operación. 25

27 A3.2.- Traspaso de estructuras. Una vez que se ha dado de alta el nuevo ejercicio se procede a realizar el traspaso de las estructuras anuales (orgánica, funcional, económica y aplicaciones de gasto) al nuevo ejercicio. La operativa es la siguiente: Entrar en el módulo de Gestión de tablas y pinchar en el menú Actualización y luego en Traspaso anual tal y como se indica en la pantalla siguiente. Aparecerá la siguiente pantalla: Se debe introducir el ejercicio anterior y el nuevo ejercicio (2004 y 2005 respectivamente) y hacer clic en Aceptar 26

28 27

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