Riesgos y ventajas del uso de dispositivos personales en entornos laborales

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1 Riesgos y ventajas del uso de dispositivos personales en entornos laborales Cómo mantener protegidos los teléfonos inteligentes, los portátiles y las tabletas de los empleados Gerhard Eschelbeck, director tecnológico, y David Schwartzberg, ingeniero superior de seguridad Tanto para los usuarios como para los administradores informáticos, el uso de dispositivos personales en los entornos laborales está dejando de ser una excepción para convertirse en algo habitual. A pesar de resultar práctico para los empleados, es necesario tener en cuenta cómo repercute en los modelos de seguridad de la empresa. En este monográfico se explican los riesgos y las ventajas de esta tendencia, y cómo adoptarla en su empresa sin poner en peligro los datos.

2 Implicaciones para las empresas Hoy en día, los jefes informáticos se enfrentan a gran cantidad de problemas de seguridad y cambios constantes, además de tener que conseguir más resultados con menos recursos. Los empleados deben disponer de las tecnologías más avanzadas y recientes para seguir siendo competitivos, y los datos de la empresa, los clientes y los empleados deben estar a salvo de los ataques de los ciberdelincuentes. Las nuevas tecnologías aportan métodos adicionales de acceso a los datos, nuevos tipos de dispositivos y alternativas a las plataformas de ordenadores personales tradicionales. Con gran acierto Tim Cook, director ejecutivo de Apple, bautizó esta nueva etapa como la "era pos-pc". 1 Esta dinámica ha provocado una transición hacia el uso de dispositivos personales en los entornos laborales, tendencia que está dejando rápidamente de ser una excepción para convertirse en algo habitual. Los empleados no solo utilizan ordenadores personales para el trabajo, sino también teléfonos inteligentes, tabletas, BlackBerrys o ultrabooks, entre muchos otros dispositivos. El concepto abarca también el software y los servicios que los usuarios utilizan a través de la nube y otras herramientas en Internet. Los defectos de las tecnologías que hacían que el uso de dispositivos personales en los entornos laborales fuera una idea poco realista hace unos años han dado paso a una popularidad y un uso extendidos de estas herramientas. Por ejemplo: 1. Internet: hoy en día, Internet es la forma de acceso por excelencia a cualquier aplicación empresarial, financiera, de soporte, comercial o tecnológica. 2. Conexiones inalámbricas: independientemente de la ubicación o el dispositivo utilizado, es posible acceder a las infraestructuras administrativas a través de las amplias redes Wi-Fi. 3. Dispositivos móviles: los factores de forma de los dispositivos son más sofisticados, baratos y portátiles que antes, con memorias más sólidas y mayor duración de las baterías. 1. The post-pc world is real and it's here, The Globe and Mail, Monográficos de Sophos. Junio de

3 Uno de cada cuatro dispositivos utilizados con fines laborales es un teléfono inteligente o una tableta. Ordenadores de sobremesa: 37 % Portátiles: 26 % Ultraportátiles: 5 % Mini-portátiles: 7 % Tabletas: 7 % Teléfonos inteligentes: 18 % Fuente: encuesta Forrsights sobre personal de Forrester, cuarto trimestre de Implicaciones para la seguridad Resulta arriesgado suponer que la solución al problema es prohibir el uso de dispositivos personales, ya que los usuarios terminan utilizándolos de todas formas, pero sin vigilancia y sin verse sujetos a las políticas de seguridad. Independientemente de la opinión particular y la estrategia elegida, los directores informáticos deben afrontar el uso de dispositivos personales en el trabajo como afrontarían la introducción de cualquier otra nueva tecnología: de forma controlada y previsible. Averigüe: 1. A quién pertenece el dispositivo? La situación ha cambiado con el tiempo. Antes, los dispositivos eran propiedad de las empresas. Con la introducción de dispositivos personales en los entornos laborales, los dispositivos pertenecen a los usuarios. 2. Quién gestiona el dispositivo? Hace algunos años, esta pregunta tenía fácil respuesta. Hoy en día, tanto las empresas como los usuarios pueden encargarse de su gestión. 3. Quién protege el dispositivo? Los usuarios no dejan de ser responsables por el simple hecho de ser los dueños de los dispositivos. Al fin y al cabo, los datos que portan son propiedad de la empresa. Para comprender los riesgos y sacar el máximo partido a las ventajas que ofrece el uso de dispositivos personales en el trabajo, es fundamental encontrar respuesta a estas preguntas. Dependiendo de la cultura corporativa y los requisitos legales, todas las empresas son libres de permitir el uso de dispositivos personales en el trabajo en el grado que consideren razonable. Por ejemplo, para algunas empresas, el riesgo es demasiado grande y deciden no poner en práctica programas de este tipo. Monográficos de Sophos. Junio de

4 En mayo de 2012, IBM prohibió el uso de dos aplicaciones de consumo muy conocidas a sus empleados por motivos de seguridad para los datos. La empresa prohibió el servicio de almacenamiento en la nube Dropbox, así como el ayudante personal de Apple para iphone, Siri. Siri recibe solicitudes verbales y envía consultas a los servidores de Apple, que las convierten en texto. Además, puede crear mensajes de texto y correo electrónico mediante comandos orales, pero algunos de estos mensajes podrían contener información delicada y confidencial. 2 En última instancia, el éxito de cualquier programa de utilización de dispositivos personales en el trabajo depende de la voluntad de los empleados para cumplir las reglas establecidas. Las políticas y los procedimientos de seguridad de la empresa deben determinar si se permite el uso de dispositivos personales y de qué manera. Además, es necesario poder imponer políticas de seguridad a nivel de los dispositivos y proteger la propiedad intelectual si algún dispositivo se pierde o es objeto de un robo. Uso de software personal en entornos laborales Las tecnologías que están llevando al uso de dispositivos personales en el trabajo también permiten que los usuarios accedan a software no corporativo, es decir, que utilicen sus propios programas de software. Los usuarios pueden utilizar proveedores de almacenamiento gratuito en nubes públicas para colaborar o transferir documentos de gran tamaño. Sin embargo, dichos documentos pueden contener datos sujetos a normativas y ponerlos en peligro. Descargue el monográfico Solución a los problemas de Dropbox en Sophos.com Es aconsejable analizar los métodos utilizados por los proveedores de sistemas de almacenamiento en la nube para transportar y almacenar los archivos de la empresa. Hágase estas preguntas: Ì Ì Cómo cifran los datos? Ì Ì Utilizan una sola clave para todos los clientes? Ì Ì Quién tiene acceso a la clave para descifrar los datos? Ì Ì Entregan los datos a las autoridades en caso de citaciones? Ì Ì En qué países están ubicados los servidores que almacenan los datos? Ì Ì Tiene su empresa algún acuerdo con los clientes que impida el almacenamiento de datos en determinados países? 2. IBM: Sorry, Siri. You're Not Welcome Here, InformationWeek, Monográficos de Sophos. Junio de

5 Cómo proteger dispositivos personales en entornos laborales Para permitir el uso de dispositivos personales en los entornos laborales de forma segura, la primera y mejor defensa consiste en aplicar los mismos requisitos que se aplican a los dispositivos que ya están en la red. Estas medidas de seguridad incluyen: Ì Ì La imposición de contraseñas seguras en todos los dispositivos Ì Ì Protección antivirus y prevención de fugas de datos Ì Ì Cifrado de discos, medios extraíbles y sistemas de almacenamiento en la nube Ì Ì Gestión de dispositivos móviles para borrar datos delicados si se extravía cualquier dispositivo Ì Ì Restricción de aplicaciones El cifrado debe ampliarse siempre tanto a los datos en tránsito como en reposo. Al protegerlos con contraseñas seguras, es mucho más difícil que alguien consiga robar datos. Pero, si por cualquier motivo las contraseñas de los dispositivos fallan, el cifrado de los datos proporciona una capa de seguridad adicional que los ciberdelincuentes deben superar para robar información. Anime a los usuarios a que vean las capas adicionales de seguridad como herramientas útiles que les permiten utilizar sus propios dispositivos en el trabajo. Al proteger los dispositivos con contraseñas, los usuarios asumen la responsabilidad de proteger los datos. Además de aplicar códigos de acceso y protección antivirus a los dispositivos, es aconsejable establecer un nivel personalizado de restricción de las aplicaciones en los dispositivos personales utilizados en la empresa. Si las aplicaciones están disponibles en la red interna, los empleados deberían poder acceder a ellas desde fuera de la oficina a través de una red VPN o un programa de correo electrónico. Los programas que regulan el uso de dispositivos personales en el trabajo deben permitir que los usuarios sigan siendo productivos en horario no laboral, así como proporcionar la flexibilidad necesaria para que realicen otras actividades no relacionadas con el trabajo, como actualizar su estado o participar en juegos interactivos. Sea cual sea la política elegida, asegúrese de que se puede cumplir y que permite al departamento informático desplegar software de forma remota. Configuración de políticas y estándares de cumplimiento El uso de dispositivos personales en el trabajo debe estar regulado mediante políticas específicas. Por ejemplo, es necesario establecer qué dispositivos de los disponibles en la actualidad se incluyen, si se limita el uso de dispositivos personales a determinadas plataformas de hardware y software, o qué tratamiento reciben los dispositivos que todavía no están disponibles pero saldrán al mercado en los próximos años. El mercado de los dispositivos móviles está evolucionando rápidamente, y aparecen versiones y fabricantes nuevos continuamente. Por eso, la política debe ser flexible. Cree políticas estratégicas por escrito basadas en la situación actual y en los dispositivos que cree que estarán disponibles en el futuro. También es necesario aplicar tecnologías que impongan las políticas para permitir las tareas de gestión, creación de informes para auditorías, control y seguridad. Monográficos de Sophos. Junio de

6 La implementación de soluciones diseñadas para comprobar que los dispositivos pueden gestionarse de forma remota puede ayudar a asegurarse de que las políticas son relevantes y fiables en todo momento, sobre todo, en las empresas que pertenecen a sectores regidos por estándares estrictos de cumplimiento y auditorías. Además, es importante conocer los planes de precios que utilizan los empleados para ofrecer servicios de mayor calidad y reducir los costes. El uso de puntos de acceso a planes de datos u opciones de conexiones compartidas puede mejorar la experiencia de los usuarios. Plantéese la posibilidad de utilizar planes exclusivos de datos para dispositivos Wi-Fi personales en lugar de planes de servicios de proveedores de Internet o larga distancia para oficinas domésticas. Plan de protección de dispositivos personales en el trabajo en 7 pasos La seguridad de la empresa no tiene por qué verse afectada por el uso de dispositivos personales. Pero es necesaria cierta planificación. Siga estos pasos: 1. Identifique los elementos de riesgo generados por el uso de dispositivos personales en el trabajo Determine cómo pueden afectar los riesgos al negocio Ì Ì Si es necesario, vincule los elementos de riesgo a las normativas correspondientes 2. Cree un comité de adopción de dispositivos personales en el trabajo y evaluación de los riesgos, que incluya: Empresarios ÌRepresentantes Ì informáticos Ì Ì Encargados de seguridad 3. Decida cómo imponer políticas para los dispositivos que se conectan a la red Dispositivos móviles (teléfonos inteligentes) Ì Ì Tabletas (por ejemplo, ipad) ÌOrdenadores Ì portátiles 4. Diseñe un plan del proyecto que incluya las siguientes capacidades: Ì Ì Gestión remota de dispositivos Ì Ì Restricción de aplicaciones Ì Ì Cumplimiento de políticas e informes de auditoría Ì Ì Cifrado de datos y dispositivos Ì Ì Aumento de la seguridad para sistemas de almacenamiento en la nube Ì Ì Borrado de dispositivos retirados Ì Ì Revocación del acceso a dispositivos cuando el estado del usuario cambia de empleado a invitado Revocación del acceso a dispositivos cuando la empresa despide al empleado Monográficos de Sophos. Junio de

7 5. Evalúe soluciones Ì Ì Tenga en cuenta cómo afectan a la red Ì Ì Plantéese cómo mejorar las tecnologías existentes antes de dar el paso siguiente 6. Implemente soluciones Ì Ì Comience con un grupo piloto en cada uno de los departamentos de las partes interesadas Ì Ì Amplíe las pruebas a otros departamentos según los criterios organizativos Ì Ì Ponga el programa a disposición de todos los empleados 7. Vuelva a evaluar las soluciones de forma periódica Incluya proveedores y asesores de confianza Ì Ì Estudie los planes empresariales para los próximos períodos de evaluación Ì Ì Si es factible, plantéese la posibilidad de utilizar planes colectivos de ahorro Cuando se implementan correctamente, los programas de utilización de dispositivos personales en el trabajo pueden reducir los costes y aumentar tanto la productividad como los ingresos. A medida que la práctica se generaliza en los departamentos informáticos, la seguridad debe ser la principal prioridad tanto para los usuarios como para los administradores. Kit de herramientas de seguridad para dispositivos móviles Descárguelo ya en Sophos.com Ventas en el Reino Unido: Teléfono: Correo electrónico: sophos.com Ventas en España: Teléfono: (+34) Correo electrónico: sophos.com Ventas en Norteamérica: Línea gratuita: Correo electrónico: com Boston (EE. UU.) Oxford (Reino Unido) Copyright Sophos Ltd. Todos los derechos reservados. Todas las marcas registradas pertenecen a sus respectivos propietarios. Monográficos de Sophos 06.12v1.dNA

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