CUADRO DE CLASIFICACION GENERAL DE SERIES Y SUBSERIES

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1 CUADRO DE CLASIFICACION GENERAL DE SERIES Y SUBSERIES CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE 01 ACTAS ACTAS DE ASAMBLEA ACTAS DE COMITES ACTAS DE CONSEJO ACTAS DE JUNTA 02 CIRCULARES 01 CIRCULARES 03 COMPROBANTES 04 COMUNICACIONES OFICIALES CONTRATOS 01 CONTRATOS 06 CONVENIOS COMPROBANTES DE AJUSTES CONTABLES COMPROBANTES DE EGRESO COMPROBANTES DE INGRESO DERECHOS DE PETICION SOLICITUDES CONVENIOS DE LIBRANZA Y COMERCIALES CONVENIOS DE TRABAJO ASOCIADO 07 DECLARACIONES 01 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 08 ESTUDIOS 01 ESTUDIOS DE MEMORIA INSTITUCIONAL 09 HISTORIAS 01 HISTORIAL DE CREDITO 10 INFORMES 11 INSTRUMENTOS DE CONTROL INFORMES CONTABLES INFORMES DE GESTION CONSECUTIVO DE FACTURAS REGISTRO DE AFILIACIONES 12 LIBROS 01 LIBROS CONTABLES 13 MANUALES NOMINA MANUAL DE PROCESO Y ADMINISTRATIVOS 15 PROCESOS 01 PROCESOS JUDICIALES 16 RESOLUCIONES 01 RESOLUCIONES PAGOS DE NOMINA PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES 17 TITULOS 01 TITULOS DE PROPIEDAD

2 HOJA 1 DE 18 01GER.01 01GER ACTAS ACTAS DE ASAMBLEA - Acta. - Soportes documentales del Acta VP 20 X Estos documentos poseen valor histórico porque evidencian el desarrollo administrativo de la Cooperativa. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico. 01GER ACTAS DE COMITÉS Comité de Educación - Acta - Soportes documentales del acta. 01GER ACTAS DE CONSEJO Actas de Consejo de Administración - Acta. - Soportes documentales del acta VP 10 X Estos documentos poseen valor histórico porque evidencian el desarrollo administrativo de la Cooperativa. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico VP 20 X Estos documentos poseen valor histórico porque evidencian el desarrollo administrativo de la Cooperativa. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico.

3 HOJA 2 DE 18 01GER ACTAS DE JUNTA Actas de Junta de Vigilancia - Acta - Soportes documentales del acta VP 20 X Estos documentos poseen valor histórico porque evidencian el desarrollo administrativo de la Cooperativa. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico. 01GER.02 CIRCULARES 01GER CIRCULARES - Circulares VS 5 X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transfiera una muestra selectiva de aquellas circulares que hayan representado cambios que evidencien la evolución administrativa de la entidad y los demás documentos proceder a eliminar. 01GER.03 COMPROBANTES

4 HOJA 3 DE 18 01GER COMPROBANTES DE AJUSTES CONTABLES - Nota Contable - Soportes documentales de la cuenta VS 10 X A partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante y una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central seleccione una muestra aleatoria del 3% para transferir al archivo histórico y los demás documentos proceder a eliminar efectuando el procedimiento indicado según lo estipulado en el Código de Comercio en el Artículo GER COMPROBANTES DE EGRESO - Egreso - Soportes documentales del egreso VS 10 X A partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante y una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central seleccione una muestra aleatoria del 3% para transferir al archivo histórico y los demás documentos proceder a eliminar efectuando el procedimiento indicado según lo estipulado en el Código de Comercio en el Artículo 60.

5 HOJA 4 DE 18 01GER COMPROBANTES DE INGRESO - Recibo de caja - Soportes documentales VS 10 X A partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante y una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central seleccione una muestra aleatoria del 3% para transferir al archivo histórico y los demás documentos proceder a eliminar efectuando el procedimiento indicado según lo estipulado en el Código de Comercio en el Artículo GER.04 COMUNICACIONES ORGANIZACIONALES

6 HOJA 5 DE 18 01GER CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDA, EXTERNA E INTERNA. - Oficios - Memorandos VS 5 X Esta serie posee valor histórico, científico y cultural pues refleja el funcionamiento de la entidad ya que contiene comunicaciones de todas las dependencias. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, seleccione una muestra aleatoria del 5% de cada año para transferir al archivo histórico. Nota: En esta serie quedan inmersos los informes a entes de control los cuales se incorporaron como correspondencia enviada externa, por esta razón deben ser incluidos en el muestreo aleatorio sugerido y estos ser conservados por 10 años.

7 HOJA 6 DE 18 01GER DERECHOS DE PETICIÒN - Derecho de petición. - Comunicación de respuesta - Soportes documentales del derecho de petición según sea el caso VS 5 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a eliminar. Las peticiones que no generan una solución satisfactoria para el peticionario conllevan a otras acciones constitucionales o procesos jurídicos según sea el caso. 01GER.05 CONTRATOS 01GER CONTRATOS - Contrato - Soportes documentales del contrato VS 10 X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, proceder a seleccionar una muestra aleatoria del 2% y los demás documentos proceder a eliminar. 01GER.06 CONVENIOS

8 HOJA 7 DE 18 01GER CONVENIOS DE LIBRANZA Y COMERCIALES - Documentos del representante legal. - Certificado de Existencia y Representación Legal. - Convenio VS 10 X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir una muestra aleatoria del 2% de los convenios al archivo histórico y eliminar los documentos restantes.

9 HOJA 8 DE 18 01GER CONVENIOS DE TRABAJO ASOCIADO - Convenio - Hoja de vida - Comunicaciones corporativas - Afiliaciones a Seguridad social - Terminación de convenio VP 90 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar una muestra del 5% que incluya las historias laborales de Gerentes, Jefes de Departamentos y personas que hayan aportado al desarrollo administrativo de la Cooperativa para transferir al Archivo Histórico, los demás documentos proceder a eliminar. 01GER.07 DECLARACIONES

10 HOJA 9 DE 18 01GER DECLARACIONES TRIBUTARIAS - Declaraciones de Retención en la Fuente. - Declaraciones de IVA. - Declaración de Renta. - Medio magnético. sf 2007 VS 5 X El tiempo de retención en el archivo Central cuenta a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo. Cumplido el tiempo en el archivo central, transferir una muestra aleatoria del 2% al archivo histórico, los demás documentos proceder a eliminar efectuando el procedimiento indicado según lo estipulado en el Código de Comercio en el Artículo 60. Esta información se registra en el Programa MUISCA propiedad de la DIAN. 01GER.08 ESTUDIOS 01GER ESTUDIOS DE MEMORIA INSTITUCIONAL - Boletines internos. - Publicaciones institucionales. sf 2007 VP 5 X Conservar una muestra de cada una de las publicaciones que hagan parte de la memoria institucional para transferir al archivo histórico. 01GER.09 HISTORIAS

11 HOJA 10 DE 18 01GER HISTORIAL DE CRÉDITO - Formulario Solicitud de crédito - Fotocopia de cédula de solicitante y avalista. - Cartas laborales. - Colillas de pago. - Liquidación de matrícula (crédito estudiantil). - Certificados de tradición y libertad. - Extractos bancarios. - RUT. - Certificado de cámara de Comercio. - Fotocopia de la matrícula de vehículo y certificado de la empresa de transportes donde está afiliado el mismo. - Certificado de ingresos y retenciones. - Formato seguro de vida deudores (Para créditos mayores según monto autorizado). - Pagaré. - Reporte a cobro jurídico o pre jurídico (según sea el caso). - Correspondencia enviada y recibida. - Formato cruce y devolución de aportes VS 10 X Los tiempos de retención cuentan a partir de la cancelación del crédito. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar una muestra aleatoria del 1% para transferir al archivo histórico para que sirva como testimonio del procedimiento realizado y los demás documentos proceder a eliminar. La información de los deudores y del plan de pagos queda registrada en el sistema OPA por lo cual se debe garantizar la realización del backup para su recuperación tal y como lo establece la Tabla de Retención Documental. 01GER.10 INFORMES

12 HOJA 11 DE 18 01GER INFORMES CONTABLES Conciliaciones Bancarias - Conciliación. - extractos bancarios. - Notas bancarias. - Boletín diario de bancos Informe de flujo de caja. - Boletín diario de caja - Formato cuadre de caja VS 10 X El tiempo de retención en el Archivo de Gestión se cuenta a partir del último asiento contable del año. Cumplidos los tiempos de retención en el archivo central, seleccionar una muestra del 3% por año y transferir al archivo histórico, los demás se eliminan. De los estados financieros conservar el correspondiente al cierre del año. Los estados financieros aprobados anualmente son soporte documental de las Actas de Asamblea. Estados financieros - Balance general - Estado de resultados. - Balance comparativo - Estado de cambios en el patrimonio - Estado de cambios en la situación financiera - Estado de flujo de efectivo - Notas a los estados financieros.

13 HOJA 12 DE 18 01GER INFORMES DE GESTIÒN - Informe. - Soportes documentales del informe VS 5 X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central proceder a eliminar pues estos informes se consolidan en el informe que la Gerencia presenta en la Asamblea Anual y son soportes de las actas que son de conservación permanente. Antes de hacer la eliminación se debe verificar que estén incorporados en las actas de Asamblea y en las actas del Consejo de Administración. 01GER.11 INSTRUMENTOS DE CONTROL

14 HOJA 13 DE 18 01GER CONSECUTIVO DE FACTURACIÓN Factura VS 10 X Transferir una muestra aleatoria del 2% de las facturas para transferir al archivo histórico. La información se encuentra en forma electrónica en el aplicativo OPA que dispone la entidad y el backup se realiza en el servidor institucional. Al cual se le hace el tratamiento definido en las Tablas de Retención Documental.

15 HOJA 14 DE 18 01GER REGISTRO DE AFILIACIONES - Afiliaciones VS 5 X El tiempo de retención en el archivo central cuenta a partir del retiro del afiliado de acuerdo con el reporte emitido por el sistema OPA del último movimiento del afiliado. Se conserva el registro en el aplicativo OPA y se siguen el procedimiento para las copias de seguridad de información de carácter electrónico. Esta información puede consultarse como soporte de las Actas del Consejo de Administración quien aprueba las afiliaciones. 01GER.12 LIBROS 01GER LIBROS CONTABLES Libros mayor y balance Libro caja diario Libro de inventarios y balance VS 10 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central transferir una muestra aleatoria del 2% para transferir al archivo histórico. Los demás se eliminan efectuando el procedimiento indicado según lo estipulado en el Código de Comercio en el Artículo GER.13 MANUALES

16 HOJA 15 DE 18 01GER MANUALES DE PROCESOS Y ADMINSITRATIVOS - Manual de procesos y procedimientos. - Manual de Crédito. sf 2007 VS 10 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico, toda vez que dan fe de la evolución administrativa de la Cooperativa 01GER.14 NÓMINA 01GER PAGOS DE NÓMINA - Listado de nómina - Soportes de novedades de nómina. - Copia comprobante de egreso VS 80 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a eliminar.

17 HOJA 16 DE 18 01GER PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES VS 80 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a eliminar. - Comprobante de egreso - Orden de pago - Autoliquidación mensual de aportes salud, pensión, A.R.P. y parafiscales. 01GER.15 PROCESOS

18 HOJA 17 DE 18 01GER PROCESOS JUDICIALES 01GER.16 - Poder debidamente otorgado - Demanda - Contestación demanda - Citación - Notificación de demanda - Declaración juramentada - Soportes de la demanda o pruebas - Alegatos de conclusión - Recurso de apelación o casación - Alegato de conclusión - Respuesta a los recursos de apelación - Conciliación judicial - Edicto - Auto - Fallo - Acto administrativo de archivo RESOLUCIONES VS 5 X El tiempo de retención cuenta a partir del fallo del proceso. Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccione aquellos procesos que le hayan generado a la entidad un cambio en sus trámites administrativos o que por su contenido sean relevantes en la historia institucional, los demás documentos proceder a eliminar ya que este tipo de información en el tiempo para efectos de investigaciones se consulta en las entidades de la rama judicial. CT

19 HOJA 18 DE 18 RESOLUCIONES - Resoluciones - sf 2007 VP 10 X Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico. 01GER.17 TITULOS 01GER TITULOS DE PROPIEDAD (ESCRITURAS) - Escritura de compra venta inmueble - Promesa de compra venta VP 20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico.

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