PROCEDIMIENTO MANEJO Y CONTROL DE INFORMACIÓN Y BASES DE DATOS DEL RECAUDO

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1 CODIGO: PR-AF-001 VERSION: 2 FECHA: 06/Oct/2011 PROCEDIMIENTO MANEJO Y CONTROL DE INFORMACIÓN Y BASES DE DATOS DEL RECAUDO 1. OBJETO El presente instructivo tiene como finalidad establecer las actividas con respecto a la centralización, manejo y control la l proceso recaudo la Cuota Fomento Fondos Cerealista y Leguminosas. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con el acopio la sobre pagos realizados por cada uno recaudadores a nivel nacional y finaliza con la actualización datos (novedas) e impresión y envío a cada recaudador recibos pago que relacionan valores cancelados. 3. RESPONSABLE Es responsabilidad l manejar, digitar, actualizar, archivar y brindar al, Asesores, recaudadores a nivel nacional y más penncias la feración. 4. DEFINICIONES APLICATIVO DE RECAUDO (SOFTWARE): Sistema diseñado, para el manejo y control don se especifican datos personales como Nit, dirección, teléfono y ciudad y pagos realizados por cada uno el, tallando el producto, ki la fecha compra, valor compra y recaudo. NOVEDADES MENSUALES: Cuadro comparativo enviado por asesores mensualmente, don tallan el sarrollo las actividas realizadas e informan últimos cambios tectados. RECIBO DE CONSIGNACION: Formato que contiene el resumen l libro recaudo. RECIBO DE PAGO: Documento expedido por la Feración, don comprueba el pago realizado por el recaudador con respecto al recaudo las Cuotas Fomento Cerealista y Leguminosas grano.

2 5. GENERALIDADES No aplica 6. DESARROLLO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN / NOTAS RESPONSABLE REGISTRO Alimentar el sistema y generar listados con la pagos y recibos expedidos por FENALCE Se alimenta el software l recaudo por medio la remitida por entidad bancaria (archivo plano), para por generar listados utilizados y comparar soportes con la bancos. Analista Sistemas y/o. Reporte No. 2 recaudo (generado por el aplicativo recaudo). Clasificar y seleccionar recibos Se realiza la selección y clasificación recibos por cada fondo y en orn cronológico según la fecha. Recibos clasificados. Verificar la Se verifica la No aplica

3 contra recibos y movimiento la cuenta l aplicativo recaudo (reporte No. 2) enviada por la entidad bancaria, contra recibos físicos y el movimiento l mes la cuenta don se consignó el recaudo, el cual es entregado por el proceso financiero (Tesorería). Grabar y corregir recibos Después la verificación contra listados, se realiza la corrección en el aplicativo l recaudo recibos a que haya lugar. Reporte No. 2 recaudo ajustado (generado por el aplicativo recaudo). Imprimir recibos pago Por medio l aplicativo l recaudo se proce a la impresión recibos pago, cuales contienen la tallada pagos realizados por Recibos pago impresos

4 recaudadores. Organizar, controlar y archivar documentos l recaudo. Después impresos recibos pago, se organizan en orn consecutivo menor a mayor, se separan las dos copias, para enviar originales a asesores, para que estos sean entregados a la copia ver soportada con el recibo es archivada por el proceso administración fondos (), al igual que más documentos recibidos las distintas penncias y cuales son seleccionados, tramitados y archivados en carpetas por recaudador. Copias rosadas recibo pago. Historia l Recaudador (Carpeta). Efectuar el cierre Se elaboran memorandos Memorandos cierre

5 mensual l recaudo las Cuotas Fomento correspondientes al cierre l periodo l recado las cuotas fomento por ambos fondos, el cual se hace al finalizar la primera quincena cada mes, para el cobro la contraprestación y traslados por errores en a que haya lugar. Cuota Fomento. Memorando traslados por error en. Verificar registros pagos, al momento elaborar la interfase Cuota- Contabilidad efectuada por el área Sistemas Una vez cerrada la cuota fomento mensualmente se proce a subir la al programa SIIGO, para que tanto el proceso financiero (Contabilidad) como el proceso administración fondos () manejen la misma. Analista Sistemas y y Contabilidad Aplicativo recaudo (Software) actualizado. Programa SIIGO actualizado. Elaborar la conciliación recaudo manera mensual con el partamento Después alimentar el programa SIIGO, se realiza una conciliación mensual con, Contable y Auditor Interno Fondos Acta conciliación Contabilidad Cuota.

6 contabilidad el partamento Contabilidad y se elabora un acta, anexando el reporte No. 10 l aplicativo l recaudo y el listado contabilidad emitido por el programa contable SIIGO. Parafiscales. Elaborar la liquidación intereses Si en el momento la visita a diferentes recaudadores por parte asesores recaudo, se evincia que pagaron a stiempo o están pendientes consignar cuotas periodos anteriores, se envía la a la oficina principal para procer a elaborar la liquidación intereses proyectados a la fecha pago y esta será vuelta Liquidación elaborada impresa. e

7 por correo electrónico y/o fax. Controlar, Elaborar e imprimir las cuentas cobro por intereses Trimestralmente se controla, analiza y elabora las cuentas cobro, correspondientes a intereses pendientes liquidar por cada uno soportado en el reporte No. 17 generado por el aplicativo. Cuentas cobro Intereses, Reporte No. 17 l aplicativo recaudo. Elaborar e imprimir las cuentas cobro por intereses Trimestralmente se elaboran e imprimen las cuentas cobro, correspondientes a intereses pendientes liquidar por cada uno soportado en el reporte No. 17 generado por el aplicativo. Cuentas cobro Intereses, Reporte No. 17 l aplicativo recaudo. Actualizar periódicamente la tasa intereses. Consultar trimestralmente ante la DIAN, la tasa intereses, actualizar el sistema SICR y posteriormente Mesa Ayuda.

8 comunicar al partamento sistemas con el fin ser colgada esta a la página web. Recibir, verificar y tramitar informes mensuales asesores Mensualmente cada visitador envía un informe resultados que contiene, las actividas realizadas, las novedas, soportes gastos y cuenta cobro transporte para trámite.. y/o Informe resultados mensual Asesor l Actualizar el aplicativo l recaudo Con las novedas mensuales enviada por recaudadores se alimenta el sistema, para conservar una confiable, veraz y actualizada recaudadores. II Aplicativo recaudo (Software) actualizado. Elaborar y enviar comunicados pertinentes a la Cuotas Fomento a Una vez recibida las novedas asesores respecto a potenciales Comunicados emitidos a recaudadores.

9 recaudadores. se elaboran comunicados en cuatro instancias, según aplique, informando la obligación correspondiente a la Cuota fomento. Elaborar y enviar certificados solicitados por recaudadores Después recibida la solicitud por fax o correo electrónico, se consultar el aplicativo recaudo (Reporte No. 9), para con base en este procer a la elaboración l certificado, l cual hay dos clases, uno es para las subastas y el otro para la claración renta don se tallan pagos realizados durante el año anterior. Certificados (Reporte No. 9 l aplicativo recaudo). CERTIFICACION DE RECAUDO Remitir a asesores trimestralmente la actualizada Después actualizar el aplicativo l recaudo se envía a Reporte Pagos (Reporte l sofware, almacenado

10 recaudadores. asesores la actualizada recaudadores la zona asignada. en CD`S). Oficio envío. Distribuir la papelería y formatos especiales diseñados para generar el recaudo la cuota fomento. Se realiza entrega personalmente y/o por correo certificado, al visitador y/o recaudador, para el correspondiente pago l aporte, este proceso se maneja con un kárx para tener control la papelería. recaudo, Asesores,. Karx control papelería. Formatos solicitud entrega papelería y 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS PROCEDIMIENTO RECAUDO CUOTA DE FOMENTO(PR-AF-002) SICR:Sistema Información para el Control l Guìa Diligenciamiento Formatos l 8. REGISTROS Reporte No. 2 recaudo (generado por el aplicativo recaudo). CERTIFICACION DE RECAUDO Certificado (Reporte No. 9 l aplicativo recaudo). 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION 0 01/Dic/2009 Se adiciona actividad para la actualización tasas interés. Se adiciona formato

11 01 29/Jul/2011 para certificaciones recaudo. Se actualizan responsables actividas y se incluyen actividas para fortalecer la conciliación y cruce l recaudo con el partamento contabilidad y la liquidación intereses. ELABORO REVISO APROBO Nombre: Deiby José Petro Ortíz Cargo: Fecha: Calidad 29/Jul/2011 Nombre: Cargo: Fecha: Deiby José Petro Ortíz Calidad 06/Oct/2011 Nombre: Diana M. Cargo: Fecha: Caterine 06/Oct/2011