1. PROCESO GESTIÓN PRESUPUESTO
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- María Carmen Escobar Ortiz
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1 Código: PSC03 Versión: 1 PROCESO GESTIÓN PRESUPUESTO Fecha Aprobación: Fecha de elaboración: noviembre 09 de 2011 Nro. de páginas: 5 1. PROCESO GESTIÓN PRESUPUESTO Fecha de elaboración: noviembre 09 de OBJETIVOS El es un instrumento de planificación expresado en términos financieros por el cual se asignan recursos y se determinan gastos para que mediante su utilización eficiente, se puedan alcanzar las metas trazadas por la administración para un período determinado. Con el proceso de gestión del se busca establecer las actividades que le permitan a la empresa preparar, presentar, aprobar, modificar y realizar el seguimiento, evaluación y ejecución del y sus metas ENTRADAS INSUMO PROVEEDOR REQUISITOS PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO Plan de Negocios de la Comité Directivo Aprobado por Junta Directiva empresa Plan de inversión de la Comité Directivo. Aprobado por Junta Directiva empresa Proyecciones financieras de Dirección Administrativa y la empresa Financiera. Estatuto Orgánico de Dirección Administrativa y Presupuesto de la empresa Financiera. Ministerio de Hacienda y Leyes y normatividad colombiana Proyecto de Acuerdo para presentar a Junta Directiva Ejecuciones presupuestales Crédito Público. Otras Entidades gubernamentales, Ministerio Minas y Energía, CREG, SSPD, Planeación Nacional. Dirección Administrativa y Financiera. Ordenadores de Gasto SALIDAS PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
2 Proyecto Acuerdo Junta Directiva Presupuesto aprobado Dependencias de la empresa. Aprobado por Junta Directiva Junta Directiva, Gerente y otros ordenadores de gasto. Modificaciones presupuestales Presupuesto disponible para traslados. Necesidad de recursos para adiciones. Exceso de recursos para reducciones o aplazamientos Ejecución de Ordenadores de gasto Cumplimiento de las políticas de contratación establecidas en el Estatuto de Contratación, en las Normas Presupuestales y en el Plan General de Contabilidad Pública. Información consolidada de la ejecución presupuestal Dependencias de la empresa, entes externos y/o de vigilancia y control DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ID NOMBRE DESCRIPCIÓN PLANEACIÓN PRESUPUESTO 1 Elaborar instructivo Profesional responsable Dirección Administrativa y Financiera, DAF, elabora instructivo para la programación del de la vigencia teniendo en cuenta los insumos detallados en Entradas del Proceso y lo remite a cada dependencia de la empresa. 2 Capturar información Profesional responsable DAF, recibe de cada una de las dependencias de la empresa: de costos, gastos, inversión, deuda y vigencias futuras. Profesional responsable DAF, confronta 3 Analizar información consolidados Vs topes presupuestales, solicita y/o realiza los ajustes requeridos y genera proyecto de de ingresos y gastos consolidado y/o por dependencias. 4 Director Administrativo y Financiero presenta proyecto de Analizar proyecto de a Comité Directivo donde se analiza y aprueba para ser presentado a Junta Directiva. 5 Presentar a Junta Directiva 6 Aprobar 7 Certificar aprobación de 8 Distribuir Gerente, Director Administrativo y Financiero y Profesional responsable DAF presentan de la empresa a la Junta Directiva. Junta Directiva, considera y aprueba el de la empresa para la vigencia respectiva. Se hará mediante acto que emane de la Junta Directiva o certificación expedida por la Secretaría General. Profesional responsable DAF, entrega Presupuesto aprobado por Junta Directiva a las dependencias de la empresa.
3 Efectuar seguimiento y control al Elaborar proyecto de modificación de Presentar proyecto de modificación de a Junta Directiva Aprobar modificaciones al Certificar aprobación de modificación del 14 Ejecutar 14 Consolidar información Profesional responsable DAF, hace seguimiento y control al y analiza si se requieren modificaciones (adición, traslado, reducción o aplazamiento). En caso negativo continúa en paso 14. En caso afirmativo solicita justificaciones a quien requiera la modificación del. Para reducciones, aplazamientos o traslados que no varíen los valores aprobados por la Junta Directiva en cada uno de sus componentes (Funcionamiento, operación comercial, deuda, inversión) el ordenador de gasto de cada dependencia solicita mediante oficio a la DAF la respectiva modificación. Cuando las modificaciones: adiciones y traslados varíen los valores inicialmente aprobados por Junta Directiva, el Profesional responsable DAF, elabora proyecto solicitando a la Junta Directiva las modificaciones respectivas. Gerente y Director Administrativo y Financiero, presentan proyecto de modificación al de la empresa a la Junta Directiva. Junta Directiva, Analiza y aprueba las modificaciones al solicitadas para la vigencia respectiva. Se hará mediante acto que emane de la Junta Directiva o certificación expedida por la Secretaría General. Ordenador del Gasto, ejecuta aprobado así: Solicita expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, CDP, previo al inicio de los procesos de contratación o de ordenación del gasto, vía SAFIX, indicando: objeto, valor y rubro presupuestal a afectar. El CDP será expedido por el responsable de de la DAF, una vez verificado su aprobación por el ordenador del gasto. El registro presupuestal del compromiso, RP, se requiere para los compromisos legalmente adquiridos, debe ser previo al inicio de la ejecución de los contratos o de la ordenación del gasto y se generará una vez sea ingresado al aplicativo SAFIX dicho compromiso, bien sea por el responsable de la elaboración del contrato o por el responsable del de la DAF. El registro presupuestal de la obligación, corresponde a registro en la contabilidad de las obligaciones (Cuentas de cobro, facturas, etc.), originadas en el desarrollo del objeto de los contratos o las órdenes de gasto. Esta operación afecta los compromisos registrados previamente en el. El Registro presupuestal de los pagos, corresponde al registro realizado por el responsable de la tesorería para cancelar las obligaciones adquiridas en desarrollo de los objetos de los contratos o de las órdenes de pago. Profesional responsable DAF, elabora informe de ejecución presupuestal de acuerdo con los requerimientos de los usuarios internos y externos que la soliciten INSTRUMENTOS PARA EL PROCESO GESTIÓN PRESUPUESTO
4 La empresa ha definido los siguientes instrumentos que le permiten desarrollar las actividades relacionadas con la preparación, presentación, aprobación, modificación y realización del seguimiento, evaluación y ejecución del : 1. Instructivo para la preparación del Presupuesto: Documento en el cual se establecen los lineamientos y directrices para la elaboración del proyecto de de ingresos y gastos en una vigencia. Su contenido es el siguiente: Carta de presentación del Gerente General. Fundamento legal: Se establecen las bases legales y se definen los principios presupuestales en los cuales se debe soportar toda la preparación y elaboración del de ingresos y gastos para la vigencia. Metas macroeconómicas: Se identifican y definen múltiples indicadores económicos (tasa de cambio, inflación, entre otros) que permiten definir criterios con los cuales se pueda tener mayor grado de certeza en la elaboración del de ingresos y gastos. Lineamientos y directrices para el cálculo de cada uno de los conceptos del de ingresos y gastos: Teniendo en cuenta elementos como el Plan de Negocios y el Plan de Inversiones de la compañía, se definen los conceptos que deben ser parte del de ingresos y gastos, se definen parámetros para ser calculados y las dependencia responsables para hacerlo. Consideraciones finales: Corresponde a la definición de recomendaciones adicionales que deben servir para la preparación y elaboración del de ingresos y gastos, por ejemplo se recomienda tener en cuenta las autorizaciones de Junta Directiva para comprometer s de vigencias futuras. 2. Proyecto de Presupuesto: Documento que se elabora para ser presentado y puesto a consideración del Grupo Directivo. En él se consolidan los requerimientos de cada dependencia debidamente soportados y se establecen también los recursos y su procedencia que han de servir para el financiamiento de tales requerimientos. Su contenido es el siguiente: Identificación de los lineamientos y directrices que finalmente se adoptaron para realizar el cálculo de los diferentes requerimientos presupuestales y sus fuentes de financiación. Presupuesto de ingresos clasificado por fuentes de financiación: Se identifica el origen de los ingresos como por ejemplo si provienen de recursos disponibles en bancos, o si provienen de capitalizaciones, o si provienen de empréstitos. Presupuesto de gastos (consolidado y por dependencia) identificando de forma desagregada el concepto de gasto requerido. 3. Proyecto de Presupuesto Ajustado: Documento que se elabora para ser sometido a consideración y aprobación de la Junta Directiva, una vez se realicen los ajustes propuestos por el Grupo Directivo, en el cual se definen los requerimientos de gastos para la entidad en una vigencia determinada, las fuentes de financiación y se identifican algunos lineamientos y directrices que sirvieron para su determinación. Su contenido es el siguiente: Identificación de los lineamientos y directrices que soportan la definición de los requerimientos de gastos y sus fuentes de financiación. Presupuesto de ingresos clasificado por fuentes de financiación. Presupuesto de gastos clasificado en Funcionamiento, Servicio de Deuda e Inversión.
5 4. Acto o Certificación de : Una vez la Junta Directiva aprueba el, se debe producir un acto de Junta Directiva o en su defecto una Certificación expedida por la Secretaría General de la empresa por la que se indique de forma expresa el de ingresos y gastos aprobado para la vigencia. Su contenido es el siguiente: Presupuesto de ingresos clasificado en Disponibilidad Inicial, Ingresos Corrientes y Recursos de Capital. Presupuesto de gastos clasificado en Funcionamiento, Servicio de Deuda e Inversión. 5. Acto de Liquidación: Hace referencia al documento expedido por el Gerente para la liquidación del de ingresos y gastos teniendo en cuenta lo aprobado por la Junta Directiva. Su contenido es el siguiente: Presupuesto de ingresos clasificado en Disponibilidad Inicial, Ingresos Corrientes y Recursos de Capital. Presupuesto de gastos clasificando el Funcionamiento en servicios de personal y en gastos generales, clasificando el Servicio de la Deuda en capital e intereses y clasificando la Inversión por programas. 6. Modificaciones al Presupuesto: En su contenido se hace la descripción de la justificación para las modificaciones y los conceptos que afectan tanto en ingresos como en gastos. Una vez la Junta Directiva aprueba la modificación al, se debe expedir el acto de Junta o la certificación por parte de la Secretaría General por medio de la cual se aprueban las modificaciones. El Gerente mediante acto (Directiva), procede a realizar la liquidación de las modificaciones aprobadas por la Junta Directiva de acuerdo con la desagregación establecida en el numeral anterior. Cuando se trata de modificaciones (reducciones, aplazamientos o traslados) que no requieran aprobación de Junta Directiva, el Gerente mediante acto (Directiva) procede a realizarlas. 7. Informes de ejecución presupuestal: Son aquellos reportes suministrados por el sistema que contienen el comportamiento por mes y consolidado, tanto del de ingresos como del de gastos por dependencia y consolidado para la entidad. En virtud a que los usuarios de la información son tanto internos como externos, los informes se generan de tal manera que puedan satisfacer las necesidades de los diferentes usuarios POLÍTICAS ASOCIADAS AL PROCESO Acuerdo 06 de junio 9 de Estatuto Orgánico de Presupuesto. Acuerdo 009 de noviembre 24 de Estatuto de Contratación.
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