MANUAL WEB TALLERES v.2.6

Transcripción

1 MANUAL WEB TALLERES v VENTAJAS Y DESVENTAJAS PARA LOS TALLERES SOBRE EL USO DE LA WEB DE TALLERES Ventajas - Recepción web e instantánea de la valoración pericial - Recepción web e instantánea de la AUTORIZACIÓN a reparar mediante sistema SAAR o Reparaciones de carrocería o Reparaciones de mecánica Mantenimiento preventivo Extensiones de garantia Garantía de vehículos VO Renting Etc. - Comunicación inmediata con el perito: o Comunicación personalizada o Sin necesidad de teléfono o Sin coste para el taller o En cualquier momento. - Reducción de gastos al taller: o No hay llamadas telefónicas o Desaparece el Fax - Consulta de expedientes antiguos - Indicación de a quien debe ir dirigida la factura. - Agilidad de la reparación y de la peritación. 1 22/04/2010

2 Desventajas - Informas puntualmente sobre el estado de la reparación del vehículo. - Tener ADSL Con esta web se quiere mejorar la comunicación con el taller, de forma que siempre que necesite la valoración del vehículo, y siempre que esta esté realizada por el perito, la pueda tener a mano, sin necesidad de que éste último la envíe por fax, con todo lo que ello implica: pérdida de la valoración, el fax no llega correctamente, no es legible, etc. Pero no solo este aspecto sino que al taller le permita realizar comunicaciones con el perito de forma on-line evitándole al taller la engorrosa tarea de llamarle por teléfono así como el coste de esta llamada. Al mismo tiempo, con esta web, el taller facilitará información referente al estado del vehículo. 2 22/04/2010

3 2.- COMO ACCEDER la primera vez Cuando FOPERTEK da de alta al taller con todos sus datos correctos, donde se incluye el mail y la persona de contacto, sale automáticamente un mail hacia el taller, donde se le da la bienvenida al sistema, así como el enlace para acceder con las claves de acceso. El taller pinchará directamente en esta dirección, que aparece en azul y le llevará a la web de Talleres, donde le pedirá un usuario y una clave. 3 22/04/2010

4 En la pantalla principal debe introducir las claves que se le facilitan por correo electrónico. Si por cualquier causa, se extravían estas claves, lo que se debe hacer es coger de nuevo el último que se le envió y pinchar en el enlace en el que se entró anteriormente. Esto le llevará directamente a la pantalla de entrada donde les piden las claves, pero ahora pincharemos en He olvidado la contraseña. Una vez realizados estos pasos, automáticamente se enviará un al correo electrónico del taller, donde se le indicará las claves, que serán el mismo usuario, con una nueva clave. 4 22/04/2010

5 3.- UNA VEZ DENTRO La primera vez que entremos a esta web, nos vamos a encontrar con la siguiente pantalla: En ella, nos encontramos con los vehículos que están pendientes de información. Es decir, no se ha actualizado el estado real de la reparación en los tiempos marcados. Para poder acceder a la valoración (autorización a reparar) de dicho vehículo, previamente, cómo se indica en rojo en la pantalla, hay que proceder a responder a los estados de TODOS los vehículos que tengamos en esta pantalla, sino no le dejará avanzar y no podrá ver la valoración en cuestión. Una vez que se responde a las preguntas, como explicamos en el siguiente punto, la matrícula desaparecerá de esta pantalla y pasará a las pantallas posteriores, desde donde podremos ver la valoración y realizar comunicaciones con el perito si fuera necesario. 4.- COMO RESPONDER Cuando en la pantalla principal pinchamos en una de las Matriculas o en Nuevo Estado de reparación que nos aparecen, debemos responder a una serie de preguntas sobre el estado de la reparación del vehículo: - Fecha en la que pasó el perito. - Fecha en la que ha sido iniciada la reparación: - Estado en el que se encuentra el vehículo en este momento - Fecha prevista de entrega del vehículo 5 22/04/2010

6 - Observaciones Es obligatorio responder a todas y de forma correcta, sino no va a dejar avanzar y no tendremos acceso a la valoración. En cada recuadro a rellenar, pinchando en Calendario, podremos introducir la fecha que nos piden, con picar una sola vez el día correspondiente directamente aparecerá en dicho campo. (Esto hay que hacerlo en cada una de las preguntas en las que nos piden una fecha) 6 22/04/2010

7 En el recuadro de Estado de la reparación en este momento, se debe pinchar en la flecha de la derecha, y se desplegará una lista, en la cual aparecen todos los estados posibles. Elegiremos el correcto, en el que esté el vehículo en este momento, con un solo clic sobre el estado en cuestión. Por último queda por rellenar las observaciones, donde es obligatorio escribir. Si no se tienen observaciones se puede poner directamente no hay observaciones Ahora simplemente daremos ACEPTAR, con lo que se guardaran todos los datos y esta matrícula pasará a la nueva pantalla desde donde podemos acceder a la valoración. Si alguno de los campos no se han rellenado, aparecerá el siguiente error: Como se ha indicado al principio, esto hay que hacerlo con todas las matrículas que aparezcan en esta pantalla, sino el programa no deja avanzar y no se podrá recuperar las valoraciones de ninguna matricula, ni nueva ni antigua. 7 22/04/2010

8 5.- COMUNICACIONES CON EL PERITO Desde todas las pantallas, el taller puede solicitar que pase de nuevo el perito, por cualquier cuestión. A su vez en todas las pantallas de la Web cada vez que se seleccione una matrícula nos aparecerá un resguardo de servicio para que el taller lo pueda imprimir y documentar. Para ello buscaremos la matrícula del vehículo sobre el que se quiere pedir perito de nuevo, y pinchamos en solicita perito, se abrirá una nueva pantalla con una serie de causas por las que se pide la nueva visita. Pincharemos sobre la correcta, apareciendo un punto verde, y para finalizar daremos enviar. Si la opción elegida de Otros, en el recuadro que hay debajo, se debe explicar el porqué de la nueva visita del perito. Con esto a Fopertek le llega un diciendo que el perito debe pasarse de nuevo a ver tal vehículo por la causa que se ha indicado, y si realmente es preciso se enviará al perito a ver de nuevo el vehículo. 8 22/04/2010

9 6.- ACCEDER A LA VALORACION Una vez que se ha hecho todo lo anterior DEL PUNTO 2 (solo ocurrirá si existe información pendiente de actualizar), es decir, se ha rellenado el seguimiento de los estados de todas las matrículas que teníamos en la primera pantalla, ahora ya se puede acceder a la valoración de la matrícula que buscamos. Esta nueva pantalla se divide en dos secciones: - Reparaciones en Curso el vehículo aún se está reparando - Reparaciones Finalizadas El vehículo ya se ha reparado y entregado. Pinchando en una o en otra, se accederá a las diferentes matrículas que están en cada sección. La parte de Reparación en Curso, se divide a su vez en otras dos secciones: - Peritaciones Finalizadas/ Reparaciones en curso El perito ya ha terminado su trabajo y ha hecho informe completo del siniestro, pero la reparación aún no ha finalizado 9 22/04/2010

10 - Peritaciones en Curso/ Reparaciones en curso El perito ya ha hecho la valoración, pero la peritación aún no está cerrada, y la reparación aún no ha finalizado. Peritaciones Finalizadas/ Reparación en Curso Cuando el perito haya cerrado la peritación, bien en una visita o en varias, pero la reparación aún no ha terminado, el vehículo aparecerá en está sección. Cuando el taller indique en el estado que el vehículo está finalizado, la línea de este vehículo desaparecerá de esta sección y pasará a la siguiente pantalla de Reparaciones finalizadas. Peritaciones en curso/ Reparación en Curso Mientras el perito no cierre la peritación y el taller no indique que el estado del vehiculo es Finalizado, la línea de este matricula permanecerá en esta sección. Para acceder a la Valoración, pincharemos en la opción ACTUALIZAR / PERITACIÓN, y nos pedirá de nuevo que se complementen las preguntas de seguimiento. Una vez rellenadas tal y como se ha explicado en el punto 3, pinchemos en ACEPTAR, aparecerá directamente la valoración del vehículo en cuestión. Esta valoración puede ser impresa desde esta misma pantalla, pinchando en el botón que aparece en la parte inferior de ésta /04/2010

11 Si se han rellenado todos los campos, pero el perito no ha realizado la valoración, aparecerá el siguiente mensaje: Para cambiar los estados del vehiculo según se van sucediendo, se procede igual que en la pantalla principal: se pinchará en Actualizar, y aparecerá la misma pantalla que en apartado 3 COMO RESPONDER. En la parte de Reparaciones Entregadas, aparecerán las matrículas, cuya reparación ya haya sido acabada, es decir, el estado del vehículo es Finalizado. Si pinchamos en PERITACIÓN se abrirá una nueva pantalla donde aparece la valoración del vehículo en cuestión. Igual que antes, se podrá imprimir con el botón de la parte inferior de la pantalla /04/2010

12 7.- GESTIÓN DE ENTRADA DE VEHÍCULOS A TALLER En la parte de Vehículos pendientes de entrar, aparecerán las matrículas, que hayan entrado en el taller, el propio taller podrá dar entrada a dicho vehículo a través del vínculo, SOLICITAR PERITO / DAR ENTRADA. Para ello, antes de nada, podrán ver, pulsando en la matrícula del vehículo, la hoja de recepción del mismo, donde aparecen, los datos del conductor, cia de seguros, y daños que se han declarado: 12 22/04/2010

13 Verificados los daños del vehículo, ya podemos decidir si se SOLICITA PERITO o se realiza valoración mediante SAAR: Al seleccionar dicha opción nos aparecerá la siguiente pantalla, en ella seleccionaremos la opción para proceder a realizar la valoración del vehículo. Dependiendo lo que se marque en las opciones anteriores, el vehículo se gestionará de dos maneras diferentes: 13 22/04/2010

14 -Solicitar Perito: la matrícula viajará al apartado Reparaciones en Curso y una vez pase el perito, empezaremos a informar de la evolución de la reparación en es apartado, tal y como se ha explicado anteriormente /04/2010

15 -Realizar valoración mediante SAAR: al seleccionar esta opción, automáticamente se generará un encargo de Teleperitación que vereis automáticamente en la ventana próxima a esa selección: Pinchando en esa ventana, nos da acceso directo al apartado TELEPERITACIÓN, donde nos aparecerán los encargos pendientes de realizar el proceso de SAAR. El sistema SAAR, es un proceso de autorización automática de la reparación, siempre que se superen los filtros que la compañía ha marcado. Para superar esos filtros, es necesario introducir unos datos mínimos (VIN, KM, fecha de matriculación) e introducir un mínimo de 3 fotografías y la valoración. A continuación explicamos dicho proceso. MANUAL SAAR v /04/2010

16 Una vez estemos situados en la pantalla de gestión de encargos seleccionaremos el vehículo que vamos a teleperitar, pinchando sobre la referencia Fopertek del vehículo. Se nos cargará una página con los datos del vehículo, (los datos que falten por rellenar tendrán que ser cumplimentados por parte del taller). Existe un botón donde el taller podrá acceder a la orden de recepción /04/2010

17 Una vez estén marcados todos los daños que presenta el vehículo habrá que subir como mínimo 3 fotos del vehículo Una vez las fotos se hayan cargado en el sistema de forma correcta pulsamos sobre continuar para llegar a la valoración /04/2010

18 Antes de iniciar la valoración Audatex, el taller tendrá que marcar los parámetros de la valoración (obligatorio marcar IVA) así como la marca y el modelo del vehículo correspondiente. Tras haber seleccionado los datos así como la marca y modelo del vehículo 18 22/04/2010

19 seleccionaremos el botón Audatex (Se nos abrirá de forma automática el audatex y el taller hará la peritación que corresponda). Una vez el taller haya realizado la valoración pertinente cerrará el Audatex y seleccionará el botón Exportar Valoración; una vez se haya realizado la exportación se cargarán los datos obtenidos de la valoración y nos aparecerá una alerta informativa indicándonos de si la valoración es aceptada o no. - VALORACION ACEPTADA 19 22/04/2010

20 - La valoración ha sido aceptada por lo que habría que marcar la fecha estimada de entrega y pulsar el botón finalizar. Una vez seleccionado el botón finalizar nos aparecerá un desglose de la valoración realizada con anterioridad /04/2010

21 Pulsamos sobre el botón Imprimir Fax / Continuar para dar por concluida la teleperitación y en ese momento, este expediente viajará al apartado REPARACIONES EN CURSO para proseguir informando de su estado 21 22/04/2010

22 - VALORACION NO ACEPTADA La valoración no está autorizada (un supervisor revisará la valoración), para finalizar habrá que marcar el botón finalizar.* - VALORACION NO ACEPTADA PERO MODIFICABLE La valoración no ha sido autorizada ya que se han modificado valores en cuanto a descuentos o mano de obras que no se pueden modificar por lo que se puede acceder nuevamente al audatex para corregir dichos importes /04/2010

23 *Siempre que finalmente un perito se vaya a personar en el taller reparador, a éste, le llegará un mail informativo indicando que en un breve espacio de tiempo un perito pasará por el taller 23 22/04/2010

24 8.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS PARA EL PERITO Ventajas - no necesita el fax para enviar al taller la valoración - Eliminación de errores por olvidos - Eliminación de errores de los faxes - No llamadas desde móviles a taller - Agilidad de la peritación - Comunicación más fluida Desventajas - enseñar al taller 9.- PONERSE EN CONTACTO CON FOPERTEK En la parte inferior de cada pantalla, aparece un banner en rojo en el hay un teléfono donde se pueden poner en contacto con Fopertek para posibles dudas así como los manuales del aplicativo 24 22/04/2010