FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES

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1 FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES A. DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL 1. Denominación de la serie Expedientes de evaluación docente 2. Unidad productora Vicerrectorado de Ordenación Académica 3. Objeto de la gestión administrativa Evaluación de la actividad docente por parte de los alumnos 4. Años que abarca la serie Curso a curso Tipo de soporte Papel 6. Volumen de la serie 54 cajas por cada curso (aproximadamente) 7. Documentos que integran la serie Los documentos que integran la serie han variado a lo largo del tiempo. En el período analizado han sido los siguientes: - Nota interior dirigida a los profesores comunicándoles la realización de encuesta de evaluación docente, junto con las normas para llevarla a cabo. - Nota interior dirigida a los profesores para la implantación de un nuevo procedimiento en la realización de las encuestas de evaluación de la docencia. - Formularios cumplimentados de encuesta de evaluación de la docencia por titulación. - Libro de encuesta de evaluación de la docencia (por titulación) (curso 1993/94 a 1995/96) - Libros resumen de encuesta de evaluación de la docencia: Clasificación de las asignaturas/grupos por orden creciente de medias (curso 1993/94) Resultados detallados por asignaturas y grupos (curso 1993/94) Resumen de las preguntas por titulaciones (curso 1994/95) Resultados detallados por asignaturas y grupos de cada titulación (curso 1995/96) Resultados comparados por titulaciones (evolución 6 últimos cuatrimestres) (curso 1995/96). Resultados comparados por titulaciones (curso 1995/96). - Nota interior dirigida a los profesores comunicándoles los resultados de la encuesta de evaluación de la docencia. - Normas para la realización de la encuesta de evaluación de la docencia. 1

2 8. Ordenación Por curso, cuatrimestre y titulaciones (licenciaturas, diplomaturas, ingenierías e ingenierías técnicas). 9. Legislación Estatutos de la Universidad Carlos III de Madrid Normas para la realización de la encuesta de evaluación de la docencia 10. Procedimiento administrativo El Vicerrectorado de Ordenación Académica comunica mediante nota interior a los profesores las fechas y las normas para la realización de la encuesta de evaluación docente de la asignatura que imparten. La Administración de Campus distribuye los formularios de encuesta a los profesores. En el momento fijado, los profesores reciben en sobre cerrado los formularios de la encuesta para cada uno de los grupos en que imparten docencia. La encuesta se pasa en hora lectiva, aunque existe flexibilidad en cuanto a la elección de día y hora dentro de la semana fijada. En un principio únicamente se pasaba la encuesta de una materia a un grupo; posteriormente se optó por pasar las encuestas de todas las materias que se imparten a todos los grupos. El profesor entrega el sobre cerrado con los formularios al delegado de curso para su reparto y abandona el aula durante unos instantes. El delegado recoge las encuestas una vez cumplimentadas y las entrega en la Sección de Alumnos de la Administración de Campus, Getafe o Leganés según corresponda (en un principio se entregaban en Decanato). Las Administraciones de Campus remiten las encuestas al Servicio de Informática, donde son procesadas. Este Servicio envía un ejemplar de los resultados en hojas sueltas al Vicerrectorado de Ordenación Académica, consistente en una carpeta por titulación junto con varias carpetas correpondientes a los libros resúmenes cuyas tipologías han variado a lo largo del tiempo: - Libro resumen de clasificación de las asignaturas/grupos por orden creciente de medias por titulaciones (curso 1993/94). - Libro resumen de resultados detallados por asignaturas y grupos (curso 1993/94). - Libro resumen de las preguntas por titulaciones (curso 1994/95). - Libro resumen de resultados comparados por titulaciones (evolución de los 6 últimos cuatrimestres), (curso 1995/96). - Libro resumen de resultados comparados por titulaciones (curso 1995/96). Por último, el Vicerrectorado de Ordenación Académica envía los resultados de las encuestas de acuerdo con la distribución siguiente: - Rector y miembros de la Comisión de Gobierno: un juego completo encuadernado (libros por titulaciones más libros resumen). - Decano de la Facultad y Director de la Escuela Politécnica Superior: un juego completo encuadernado (libros por titulaciones más libros resumen), más un ejemplar de los libros por titulaciones sin encuadernar (los de la Facultad para el Decano, de la Escuela para el Director) para distribuir a cada profesor la evaluación correspondiente a la asignatura que imparte. - Vicedecanos y Subdirectores de titulación: libros de las titulaciones correspondientes a su titulación encuadernados. - Directores de Departamento: todas las asignaturas correspondientes a su Departamento. - Delegados de Campus, Administraciones de Campus y Servicio de Gestión Académica: únicamente el libro resumen de los resultados comparados por titulaciones. 2

3 Según la norma en vigor, se harán públicos los nombres de aquellos profesores que reciban tres valoraciones positivas. Asimismo, la norma establece que los profesores valorados negativamente deben remitir informe al Vicerrectorado de Ordenación Académica Este procedimiento se lleva a cabo en los dos cuatrimestres desde el curso 1993/ Ubicación de la serie Vicerrectorado de Ordenación Académica (possedor principal) Participan (como poseedores secundarios): - Servicio de Gestión Académica - Servicio de Informática - Administraciones de Campus - Rectorado - Vicerrectorados - Gerencia - Secretaría General - Decanato y Dirección de Escuela - Departamentos - Delegaciones de alumnos de cada Campus 12. Series antecedentes o relacionadas 13. Documentos recapitulativos Todos los libros contienen datos de la fuente primaria de información: las encuestas. 14. Documentos duplicados Existen ejemplares en todos los órganos afectados por el procedimiento. 15. Propuesta de evaluación que se presenta a la Comisión Período de permanencia en los archivos de gestión: -encuestas: hasta que se procese su información. - resto de documentos: 1 curso académico Valor administrativo: - encuestas: finaliza una vez procesada su información - resto de documentos: 2 cursos académicos. Valor histórico: -Únicamente los libros por titulación, libros resumen, normas para la realización de la encuesta e informes requeridos a los profesores valorados negativamente. 16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta a la Comisión X Libre: - Normas para la realización de encuestas - Formularios de encuestas cumplimentados (muestreo) 3

4 X Restringido: - El resto de la documentación: 50 años desde el cierre del cuatrimestre al que se refiere la encuesta 17. Propuesta de resolución que se presenta a la Comisión: Eliminación X Muestreo Conservación permanente X Conservación parcial El Archivo General propone a la Comisión la eliminación de algunas tipología documentales insertas en el procedimiento: - Los formularios de encuesta cumplimentadas, eliminables una vez procesada su información (salvo ejemplares de muestreo). - Las notas interiores, una vez agotado su valor administrativo (2 cursos académicos) Por otra parte, la totalidad de libros por titulaciones y los libros resúmenes, junto con las normas para la elaboración de las encuestas, junto con los informes de los profesores cuya evaluación ha sido negativa, se conservarán permanentemente. El contenido y la estructura de los cuestionarios de encuesta pueden variar de cuatrimestre en cuatrimestre, por lo que el Archivo General propone conservar por muestreo aleatorio cinco ejemplares por cuatrimestre. 18. Observaciones El enorme volumen de los formularios de encuesta cumplimentados obliga a reducir al máximo su periodo de conservación, atendiendo a que su información ha sido explotada inmediatamente después de su elaboración. Por otra parte, la confidencialidad de los datos de evaluación docente obliga a establecer el período máximo de acceso restringido: 50 años desde el cierre del cuatrimestre en que se efectuó la encuesta. B. DATOS A CUMPLIMENTAR POR LA COMISIÓN 19. Resolución de evaluación Período de permanencia en los archivos de gestión: -encuestas: hasta que se procese su información. - resto de documentos: 1 curso académico Valor administrativo: - encuestas: finaliza una vez procesada su información - resto de documentos: 2 cursos académicos. Valor histórico: -Únicamente los libros por titulación, libros resumen, normas para la realización de la encuesta e informes requeridos a los profesores valorados negativamente. 20. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios X Libre: 4

5 - Libro resumen de resultados comparados por titulaciones - Normas para la realización de encuestas - Formularios de encuestas cumplimentados (muestreo) X Restringido: La Comisión considera conveniente establecer dos períodos de acceso restringido en función del grado de confidencialidad de los datos contenidos en los documentos: - Libros por titulaciones, libros resúmenes que contienen resultados detallados por asignaturas y grupos, e informes de los profesores cuyo resultado de evaluación ha sido negativo: 50 años desde el cierre del cuatrimestre al que se refiere la encuesta - Libros resúmenes que no contienen resultados detallados por asignaturas y grupos (a excepción del libro resumen de resultados comparados por titulaciones que es de libre acceso): 10 años desde el cierre del cuatrimestre al que se refiere la encuesta. 21. Resolución de disposición final Eliminación X Muestreo Conservación permanente X Conservación parcial La Comisión dictamina la eliminación de algunas tipología documentales insertas en el procedimiento: - Los formularios de encuesta cumplimentadas, eliminables una vez procesada su información (salvo ejemplares de muestreo). - Las notas interiores, una vez agotado su valor administrativo (2 cursos académicos) Por otra parte, la totalidad de libros por titulaciones y los libros resúmenes, junto con las normas para la elaboración de las encuestas, y los informes de los profesores cuya evaluación ha sido negativa, se conservarán permanentemente. 22. Observaciones La Comisión ha tenido en cuenta en el momento de definir los plazos de acceso el grado de confidencialidad de la información contenida en los tipos documentales insertos en la serie analizada, de manera que si bien para algunos de ellos es importante imponer un largo período de restricción, para otros tipos la restricción debe ser inferior o incluso no debe existir. C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23. Número del expediente: 10/ Sesión: 15 de noviembre de 1996 (sesión 3/96) 25. Asistentes: Presidente: Luciano Parejo, quien delega en el Vicepresidente de la Comisión Vicepresidente: Joaquim Llansó, que actúa como Presidente Vocales: Enrique Villalba, Rosa Barbeitos. Excusan su presencia los vocales Antonio Rodríguez de las Heras, Alberto Palomar, José Ramón Cruz y José Furones, quienes previamente han hecho llegar sus observaciones sobre el expediente al Vicepresidente de la Comisión. 5

6 Invitados: Celia Gavilán Marfé (Jefa de Servicio de Gestión Académica), Carmen Jover Gómez-Ferrer (Directora de Servicios de Recursos Humanos y Organización), Carmen Martínez Raez (Jefa de Sección de Retribuciones y Seguridad Social) 26. Fecha del dictamen de la Comisión: 15 de noviembre de Firmas 28. Fecha de aprobación por la Comisión de Gobierno 6

7 D. DATOS COMPLEMENTARIOS 29. Fecha de remisión al órgano competente 30. Número de expediente del órgano competente 31. Fecha de resolución del órgano competente 32. Observaciones 7

8 UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN Serie: Expedientes de evaluación docente ANEXO 8