INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA -INE-

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1 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA -INE- MANUAL DE PROCESOS DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS ST 2.1 (VERSIÓN 1) FUNDAMENTACIÓN LEGAL: ACUERDO No CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS, Numeral MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS GUATEMALA,

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3 MANUAL DE PROCESOS: DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS ELABORADO POR: DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN INDICE GENERAL Manual de Procesos del Departamento de Censos y Encuestas PÁGINA No. Introducción 1 Mapa de Procesos 3 MACROPROCESO: Gestión de la producción estadística de Censos y Encuestas 5 PROCESO No.1: PLANIFICACIÓN, COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE 7 CENSOS Y ENCUESTAS Ficha técnica del proceso 9 Procedimiento 1: Planificación y coordinación de censos 11 Procedimiento 2: Planificación y coordinación de encuestas 22 Procedimiento 3: Seguimiento de las actividades de censos y encuestas 36 PROCESO No.2: ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN 41 Ficha técnica del proceso 43 Procedimiento 1: Apoyo en la elaboración de documentos de gestión 44 DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS 49 Glosario 51 Acrónimos y abreviaturas 56 Organigrama oficial del INE con nomenclatura 58 Organigrama oficial parcial del INE con nomenclatura 59 Recopilación de leyes 60 ANEXOS 61 Índice de anexos CD 63 Guía de elaboración de manuales 64

4 MANUAL DE PROCESOS: DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS ELABORADO POR: DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN INTRODUCCIÓN Las autoridades del INE plantearon la necesidad de contar con manuales de procesos que refirieran por escrito la dinámica de las actividades de la Institución, esto para que en un futuro fuese posible identificar acciones de mejoras dentro de cada uno de los procesos institucionales y así poder agilizar el trabajo en pro del servicio y de la calidad estadística. Por ello dentro del marco del fortalecimiento y modernización del Instituto Nacional de Estadística y en respuesta al requerimiento de las autoridades; El equipo técnico de la Dirección de Planificación documentó los procesos del Departamento de Censos y Encuestas mediante entrevistas con el personal de la unidad y la recopilación de documentación de soporte. Las funciones del Departamento de Censos y Encuestas se enmarcan dentro del macroproceso de gestión de la producción estadística de censos y encuestas, el cual esta integrado por 2 procesos y 4 procedimientos, que conforman la base del presente manual y el quehacer de dicho departamento. Por lo que, el Manual de Procesos del Departamento de Censos y Encuestas, se convierte en una herramienta que da a conocer el desarrollo de las actividades del departamento y a la vez es un documento de consulta, inducción y apoyo en las actividades diarias, así como, de la propia institución. Finalmente es de destacar que gracias al profesionalismo de quienes laboran en este departamento, se logro la elaboración del presente documento que a continuación se da a conocer. Página 1 - V01 - ST 2.1

5 MANUAL DE PROCESOS: DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS ELABORADO POR: DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN MAPA DE PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS MACROPROCESO Gestión de la producción estadística de censos y encuestas PROCESO No. 1 Planificación, coordinación y seguimiento de censos y encuestas PROCESO No. 2 Elaboración de documentos de gestión Procedimiento No.1 Planificación y coordinación de censos Procedimiento No.2 Planificación y coordinación de encuestas Procedimiento No.1 Apoyo en la elaboración de documentos de gestión Procedimiento No.3 Seguimiento de las actividades de censos y encuestas Página 3 - V01 - ST 2.1

6 MANUAL DE PROCESO: DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS ELABORADO POR: DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN MAPA DEL MACROPROCESO DEL DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS MACROPROCESO Gestión de la producción estadística de censos y encuestas PROCESO No. 1 Planificación, coordinación y seguimiento de censos y encuestas PROCESO No. 2 Elaboración de documentos de gestión Página 5 - V01 - ST 2.1

7 MANUAL DE PROCESOS: DEPARTAMENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS ELABORADO POR: DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN PROCESO No.1: PLANIFICACIÓN, COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS Página 7 - V01 - ST 2.1

8 MANUAL DE PROCESOS NOMBRE DEL MACROPROCESO: INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN ESTADÍSTICA DE CENSOS Y ENCUESTAS ORGANIGRAMA DIRECCIÓN: CENSOS Y ENCUESTAS DEPARTAMENTO: CENSOS Y ENCUESTAS NOMBRE DEL PROCESO: DUEÑO DEL PROCESO: Planificación, coordinación y seguimiento de censos y encuestas Director de Censos y Encuestas ESTRUCTURA DEL PROCESO: ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS - Acuerdo gubernativo - Consejo técnico asesor 1. Planificación y coordinación de censos - Documento del proyecto - Cartografía actualizada - Comité de usuarios establecida - Materiales, mobiliario y equipo - Boleta, formularios y manuales - Plan de promoción - Plan de procesamiento de datos - Logística de operativo de campo - Plan de tabulaciones - Solicitud de encuesta - Conformación del equipo de planificación - Plan de comisiones - Nombramientos - Trámite de viáticos 2. Planificación y coordinación de encuestas - Documento de proyecto - Comité de usuarios - Cartografía actualizada - Diseño de muestra - Boleta formularios y manuales - Plan de captura de datos - Logística del operativo de campo - Personal capacitado - Plan de tabulaciones - Plan de critica y codificación 3. Seguimiento de las actividades de censos y encuestas - Comisión - Informe de comisión Página 9 - V01 - ST 2.1

9 MANUAL DE PROCESOS RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Mobiliario y equipo - Red interna y externa - Útiles de oficina - Recurso humano - Formularios de viáticos y control - Vehículos - Manuales de procedimientos técnicos - Planos, mapas y croquis - GPS - Uniformes - Tablas Shannon - Boletas - Software ELABORACIÓN DEL MANUAL FECHA INICIO Febrero 2011 FECHA FINAL Septiembre 2011 TOTAL DE PÁGINAS MANUAL 64 Página 10 - V01 - ST 2.1

10 MANUAL DE PROCESOS INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIÓN, COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS 2 Formulación del documento de proyecto 3 Presentación y aprobación del proyecto 4 Gestión de asistencia financiera Coordinación Técnica Junta Directiva / Gerencia / Subgerencia Técnica / Dirección de Censos y Encuestas Coordinación Técnica Coordinador Técnico Integrantes de Junta Directiva / Gerente / Subgerente Técnico / Director de Censos y Encuestas Coordinador Técnico No. DE PASOS: CÓDIGO: ALCANCE 32 ST 2.1 INICIA: TERMINA: Gerencia Coordinación Técnica DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN: Departamento de Censos y Encuestas Dirección de Censos y Encuestas Procedimiento No.1: Planificación y coordinación de censos. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Dar a conocer las acciones que se realizan en las diferentes etapas del censo (Pre-censal, censal y postcensal) de población, vivienda y/o agropecuario. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. DE UNIDAD ACTIVIDAD PASO EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO APROX 1 Organización del censo Gerencia Gerente Entre las acciones que se realizan para la organización del censo podemos mencionar: Definir y aprobar la estructura organizacional, establecer el Consejo Técnico Asesor, designar al Coordinador Nacional del censo, designar a jefes de división, departamento, y de promoción y divulga- 2 ½ meses ción. Ver normas y lineamientos. Para formular el documento de proyecto se consideran las siguientes acciones: Definir contenido y estructura del documento, elaborar plan general de actividades, proyecto de presupuesto y propuesta de documento preliminar, para presentarlo y ser aprobado. Luego se elabora el documento definitivo. El documento del proyecto es revisado y analizado por el Director de Censos y Encuestas, luego revisado, analizado y avalado por el Gerente y Subgerente Técnico, posteriormente es presentado ante los integrantes de Junta Directiva, quienes dan la aprobación del mismo. Ver normas y lineamientos. La asistencia financiera conlleva las siguientes actividades: Definir necesidades presupuestarias, elaborar el plan de gestión de asistencia financiera, definir el apoyo de administración del proyecto y la gestión de aportaciones del Gobierno Central. 4 ½ meses 2 semanas 6 meses Página 11 - V01 - ST 2.1

11 MANUAL DE PROCESOS No. DE ACTIVIDAD PASO 5 Gestión de asistencia internacional 6 Gestiones administrativas 7 Actualización cartográfica 8 Planificación de actividades del censo experimental 9 Establecimiento de Comisión Nacional del Censo 10 Integración del comité de usuarios 11 Invitación a organismos internacionales 12 Adquisición de materiales, mobiliario y equipo UNIDAD EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO APROX Coordinación Coordinador Las actividades que se consideran para 2 ½ Técnica / Técnico / gestionar la asistencia técnica internacional meses Unidad Jefe de son: Definir necesidades, elaborar el Coordinadora Coordinación de plan de gestión de asistencia, gestión para de Proyectos Proyectos observar experiencias latinoamericanas, conocer y evaluar experiencias en procesamiento de imágenes, así como de Coordinación Técnica Depto. de Cartografía Coordinación de Operaciones de Campo / Coordinador de Logística Gerencia / Subgerencia Técnica Coordinación Técnica Gerencia / Subgerencia Técnica Coordinación de Logística Coordinador Técnico Jefe del Depto. de Cartografía Coordinador de Operaciones de Campo / Coordinador de Logística Gerente / Subgerente Técnico Coordinador Técnico Gerente / Subgerente Técnico Coordinador de Logística experiencias de cartografía digital. Las actividades administrativas que se consideran son: Revisión final del calendario de actividades y presupuesto, elaboración del reglamento de censos y su respectiva aprobación. La actualización de los croquis en papel de los lugares poblados existentes, identificando nuevas estructuras, cambios de uso y eliminación de las que ya no existen. Esta actividad se lleva a cabo en 3 etapas que son: Digitación e impresión, actualización de mapas, planos y croquis, y actualización en gabinete. Entre las principales actividades que se planifican para el censo experimental y definitivo están: Promoción, divulgación, capacitación, reproducción de material, embalaje, envío de papelería censal, recepción y archivo; montaje del operativo censal, empadronamiento, procesamiento de datos y presentación de resultados. Las dos acciones a tomar para establecer la Comisión Nacional del Censo son: Notificación de invitación para participar e instalación y organización del trabajo. Ver normas y lineamientos. Para esta actividad se consideran 3 acciones que son: Definir la integración, notificación de invitación a participar e instalación y organización del trabajo. Ver normas y lineamientos. Las 2 acciones a tomar para invitar a organismos internacionales son: Notificación de invitación a participar e instalación y organización del trabajo. Para la adquisición de materiales, mobiliario y equipo se debe tomar en cuenta que este sirve para: Capacitación del personal, cartografía, procesamiento de datos, empadronamiento (Camisas, gorras, chalecos capas, vehículos, etc.), análisis y generación de resultados. Ver normas y lineamientos. 1 ½ meses 1 año 3 meses 1 mes 3 semanas 15 días 1 ½ meses Página 12 - V01 - ST 2.1

12 MANUAL DE PROCESOS No. DE ACTIVIDAD PASO 13 Definición de la boleta censal 14 Elaboración de manuales técnicos 15 Adquisición equipo de cómputo 16 Preparación de materiales de capacitación 17 Diseño de materiales de promoción y divulgación 18 Censo piloto o experimental UNIDAD EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO APROX Coordinación Coordinador Para definir la boleta censal se consideran 2 ½ Técnica / Técnico / las acciones siguientes: Elaboración del meses Coordinación Coordinador de documento de temática censal; elaboración de Operaciones de del plan preliminar de tabulación; Operaciones Campo revisión del diseño preliminar de la boleta; de Campo presentación de la temática y boleta a usuarios; ajustes a la boleta, la temática, y al plan de tabulación; realización de pruebas a la boleta; diseño y diagramación final de la boleta; aprobación de la boleta y recorrido del empadronador. Ir a anexo No. 1 Ejemplo de boleta censal. Ver Coordinación Técnica / Coordinación de Operaciones de Campo Dirección de Informática Coordinación Técnica Coordinación Técnica / Dirección de Comunicación y Difusión Coordinación de Operaciones de Campo / Coordinación de Logística / Dirección de Informática / Coordinación Técnica Coordinador Técnico / Coordinador de Operaciones de Campo Coordinador de Informática Coordinación de Capacitación Coordinador Técnico / Director de Comunicación y Difusión Coordinador de Operaciones de Campo / Coordinador de Logística / Coordinador de Informática / Coordinador Técnico normas y lineamientos. Se elaboran los manuales de: Jefe departamental; jefe municipal; coordinador financiero; capacitador; monitor; supervisor; empadronador; embalaje y distribución; recepción y archivo; captura, verificación, validación y consistencia de datos. Para la adquisición de equipo de cómputo se toma en cuenta lo siguiente: Definir empresas y productos; definir características del equipo; definir especificaciones de contratación de servicios; diseño general del sistema; diseño de estructuras. Para preparar el material de capacitación se considera lo siguiente: Presentación del proyecto censal (Para: capacitador, jefes departamentales, monitores, jefes municipales, coordinador financiero, municipal, supervisor y empadronador), elaborar guías del capacitador, elaborar cuaderno de trabajo y práctica, elaborar pruebas evaluativas y reproducción de material de capacitación. Se sacan a concurso: Logotipo y slogan, afiches (5 modelos), mantas (5 modelos), volantes (5 modelos), trifoliares (2 modelos), anuncios de prensa, radio y televisión, videos, producción de material publicitario y campaña publicitaria. Se escoge cierta cantidad de municipios que reúnen ciertas características (Distancia, acceso, extensión, densidad demográfica, etc.) y se consideran las siguientes acciones: Reproducción de instrumentos censales; preparación y revisión de material cartográfico; reclutamiento, capacitación, selección y contratación de personal; establecimiento de la comisión municipal; embalaje y distribución del material; empadronamiento; centralización y archivo del material; captura, validación, consistencia 2 meses 2 ½ meses 1 ½ meses 8 meses 3 ½ meses Página 13 - V01 - ST 2.1

13 MANUAL DE PROCESOS No. DE PASO ACTIVIDAD 19 Ajustes a Coordinación procedimientos Técnica e instrumentos censales 20 Ajustes al procesamiento de datos 21 Reproducción de material censal 22 Archivo censal 23 Embalaje y distribución del material censal 24 Montaje del operativo censal UNIDAD EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO APROX y análisis de datos; evaluación y conclusiones; y presentación de resultados. Coordinación de Informática Coordinación de Logística Coordinación de Logística Coordinación de Logística Coordinación Técnica Coordinador Técnico Coordinador de Informática Coordinador de Logística Coordinador de Logística Coordinador de Logística Coordinadores Municipales y Departamentales Se consideran los ajustes a lo siguiente: Boleta censal, procedimientos, manuales, formularios, capacitación, administración financiera, embalaje, distribución, recepción, archivo y procesamiento de datos. Al procesamiento de datos se le ajusta lo siguiente: Captura de datos, validación y consistencia, plan de tabulación y presentación de resultados. La reproducción de material censal incluye: Boleta censal, instructivos y formularios de control, manuales (Capacitación, administración financiera, embalaje, distribución, recepción y archivo, procesamiento de datos) y material cartográfico. El archivo censal incluye: Ubicación, alquiler y adecuación del local; reclutamiento, selección y contratación de personal; y capacitación de personal. En esta actividad se consideran las acciones siguientes: Alquiler y adecuación de local; reclutamiento, selección y contratación de personal; entrenamiento y pruebas de embalaje; implementación de líneas de embalaje; ejecutar embalaje del material de capacitación, material de empadronamiento y material Admón./ Financiero; distribución de material censal a departamentos y municipios; recepción / revisión de material censal en departamentos y municipios; distribución de material censal a supervisores; y distribución de material censal a empadronadores. Para el montaje a nivel departamental se consideran las siguientes acciones: Reclutar y seleccionar a jefes departamentales; contratar y capacitar a jefes departamentales; establecer comisión departamental del censo; ubicar local para capacitación de jefes y coordinadores municipales. En el montaje a nivel municipal se realizan las siguientes acciones: Reclutar, seleccionar, contratar y capacitar jefes municipales; establecer comisión municipal del censo; alquiler de vehículos; reclutar, seleccionar, contratar y capacitar a coordinadores financieros; revisar el material cartográfico; revisar y establecer cargas de trabajo; levantar inventario de locales colectivos, de dormitorios de población flotante y de autoridades y personalidades; revisar y establecer áreas de difícil acceso ó riesgo, 2 semanas 2 semanas 2 ½ meses 7 semanas 6 ½ meses 5 ½ meses Página 14 - V01 - ST 2.1

14 MANUAL DE PROCESOS No. DE PASO ACTIVIDAD 25 Capacitación del personal de campo 26 Operativo de campo censal 27 Recepción de material censal 28 Desmontaje del operativo de campo censal 29 Recepción y archivo de material municipal 30 Procesamiento de datos 31 Generación y evaluación de resultados UNIDAD EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO APROX ubicar locales de capacitación; y reclutar, seleccionar y contratar supervisores y empadronadores. Coordinación de Operaciones de Campo Coordinación de Operaciones de Campo Coordinación de Logística Coordinación de Operaciones de Campo Coordinación de Logística Dirección de Informática Coordinación Técnica Coordinador Departamental y Municipal Coordinador Departamental y Municipal Coordinador de Logística Delegados Financieros Coordinador de Logística Coordinador de Informática Coordinador de Operaciones Para la actividad de capacitación se considera lo siguiente: Establecimiento de convenios con universidades; selección, preparación y contratación de instructores y capacitadores; distribución de cargas de trabajo; capacitación y selección de empadronadores y supervisores. El levantamiento de la información tiene varias acciones que son: Identificación de Población flotante (sin local), locales colectivos, funcionarios y personalidades, áreas de difícil acceso ó riesgo y sectores censales locales de habitación. Ver normas y lineamientos. La recepción del material lleva cierta logística y las acciones a seguir son: Recepción y revisión material del empadronador; recepción y revisión material del supervisor; elaboración del informe de empadronamiento; embalaje de la documentación censal; envío de documentos a oficinas centrales; y entrega de informes al jefe departamental. Para el desmontaje a nivel municipal: Liquidación y pago de empadronadores, supervisores y servicios contratados y reunión de cierre comisión municipal. Las acciones para el desmontaje a nivel departamental: Liquidación y pago de jefes de municipio y coordinadores financieros y reunión de cierre de comisión departamental. Para esta actividad se consideran las siguientes acciones: Recepción y revisión material de municipios e identificación y ubicación en archivo. Se consideran las siguientes acciones al momento de procesar los datos, las cuales son: Adecuación de oficinas; instalación y prueba de equipos y del sistema; reclutamiento, selección, contratación y capacitación de personal; validación, consistencia, e integración de base de datos; tabulación, revisión y ajustes a la tabulación preliminar; y tabulación final de resultados. En la generación y evaluación de resultados, se considera lo siguiente: Elaboración, aprobación, reproducción y presentación del informe metodológico; reunión de evaluación y análisis de tabulación. 5 ½ meses 1 semana 2 semanas 1 semana 2 semanas 5 meses 3 meses Página 15 - V01 - ST 2.1

15 MANUAL DE PROCESOS No. DE PASO ACTIVIDAD 32 Presentación de resultados UNIDAD EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO APROX Depto. de Coordinador de Se consideran las siguientes acciones 3 Promoción y Promoción y para la presentación de resultados: meses Divulgación / Divulgación / Elaboración, aprobación y reproducción de Coordinación Coordinador de publicación; realización de seminario de de Logística Logística presentación de resultados; y presentación de resultados al comité de usuarios. Fin del procedimiento. NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: El marco legal para la realización de los censos es: Decreto Ley Número 3-85 Artículo 28 inciso 1 y 2. y se declara de necesidad nacional mediante un Acuerdo Gubernativo, según el Articulo 26 del Reglamento de la ley del INE. Del paso 3: De cada una de estas revisiones se generan correcciones, las cuales son realizadas por el equipo de la Coordinación Técnica del Censo. Si Junta Directiva no da su aprobación para la ejecución del proyecto, después de haber analizado el documento del proyecto, el procedimiento aquí se termina. El único que puede dar una aprobación de ejecución de un proyecto de censo es JD debido a la magnitud del presupuesto y trabajo que este representa. Del paso 9: La Comisión Nacional del Censo esta conformada con el objetivo de promover una amplia divulgación sobre la importancia de la participación ciudadana, para lograr la eficiente ejecución del programa censal y concientizar sobre la obligatoriedad de prestar la colaboración al personal censal. Del paso 10: El comité de usuarios es el órgano de consulta para emitir opinión y sugerencias sobre la temática censal, con la representación de los centros de investigación del país, universidades, institutos de investigación y entidades similares. Del paso 12; Las compras de materiales, suministros, mobiliario y equipo se realizan por medio de eventos de cotización en Guatecompras, de acuerdo a la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Del paso 13: La selección y contratación del personal se realiza en base en el perfil y haber aprobado la capacitación de acuerdo al procedimiento No.1 Reclutamiento, selección y contratación de personal del proceso No.1 Personal; del Manual de Procesos de la Dirección Administrativa. Del paso 26: Todas las personas están obligadas a suministrar información según el Decreto Ley Número 3-85 Artículo 24. y toda información que estos suministren es confidencial según Decreto Ley Número 3-85 Artículo 25. Página 16 - V01 - ST 2.1

16 MANUAL DE PROCESOS INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA NÚMERO DE PASOS: CÓDIGO: ALCANCE 32 ST 2.1 INICIA: TERMINA: Gerencia Coordinación Técnica DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN: Departamento de Censos y Encuestas Dirección de Censos y Encuestas Procedimiento No.1: Planificación y coordinación de censos. GERENCIA / COORDINACIÓN TÉCNICA GERENTE / COORDINADOR TÉCNICO COORDINACIÓN TÉCNICA COORDINADOR TÉCNICO NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIÓN, COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS JUNTA DIRECTIVA / GERENCIA / SUBGERENCIA TÉCNICA / DIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS INTEGRANTES DE JUNTA DIRECTIVA / GERENTE / SUBGERENTE TÉCNICO / DIRECTOR DE CENSOS Y ENCUESTAS COORDINACIÓN TÉCNICA COORDINADOR TÉCNICO COORDINACIÓN TÉCNICA / UCP COORDINADOR TÉCNICO / JEFE UCP INICIO 1 Organización del censo 2 Formulación del documento de proyecto 3 Presentación y aprobación del proyecto 4 Gestión de asistencia financiera 6 Gestiones administrativas 5 Gestión de asistencia internacional Va a la Pág. No.18 Página 17 - V01 - ST 2.1

17 MANUAL DE PROCESOS DEPARTAMENTO DE CARTOGRAFÍA COORDINACIÓN DE OPERACIONES / COORDINACIÓN DE LOGÍSTICA GERENCIA / SUBGERENCIA TÉCNICA COORDINACIÓN TÉCNICA JEFE DEL DEPTO. DE CARTOGRAFÍA COORDINADOR DE OPERACIONES / COORDINADOR DE LOGÍSTICA GERENTE / SUBGERENTE TÉCNICO COORDINADOR TÉCNICO Viene de la Pág. No.17 7 Actualización Cartográfica 8 Planificación de actividades del censo experimental 9 Establecimiento de Comisión Nacional del Censos 10 Integración del Comité de Usuarios 11 Invitación a Organismos Internacionales Va a la Pág. No.19 Página 18 - V01 - ST 2.1

18 MANUAL DE PROCESOS COORDINACIÓN DE LOGÍSTICA COORDINACIÓN TÉCNICA / COORDINACIÓN DE OPERACIONES DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA COORDINACIÓN TÉCNICA COORDINACIÓN TÉCNICA / DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN COORDINADOR DE LOGÍSTICA COORDINADOR TÉCNICO / COORDINADOR DE OPERACIONES COORDINADOR DE INFORMÁTICA COORDINACIÓN DE CAPACITACIÓN COORDINADOR TÉCNICO / DIRECTOR DE COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN Viene de la Pág. No Adquisición de materiales, mobiliario y equipo 13 Definición de la Boleta Censal 15 Adquisición equipo de cómputo 16 Preparación de materiales de capacitación 17 Diseño de materiales de promoción y divulgación 14 Elaboración de Manuales Técnicos Va a la Pág. No.20 Página 19 - V01 - ST 2.1

19 MANUAL DE PROCESOS COORDINACIÓN DE OPERACIONES / COORDINACIÓN DE LOGÍSTICA / DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA / COORDINACIÓN TÉCNICA COORDINACIÓN TÉCNICA COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA COORDINACIÓN DE LOGÍSTICA COORDINACIÓN TÉCNICA COORDINADOR DE OPERACIONES / COORDINADOR DE LOGÍSTICA / COORDINADOR DE INFORMÁTICA / COORDINADOR TÉCNICO COORDINADOR TÉCNICO COORDINADOR DE INFORMÁTICA COORDINADOR DE LOGÍSTICA COORDINADORES MUNICIPALES Y DEPARTAMENTALES Viene de la Pág. No Ajustes a procedimientos e instrumentos censales 20 Ajustes al procesamiento de datos 21 Reproducción de material censal 18 Censo Piloto o Experimental 22 Archivo censal 23 Embalaje y distribución de material censal 24 Montaje del Operativo Censal Va a la Pág. No.21 Página 20 - V01 - ST 2.1

20 MANUAL DE PROCESOS COORDINACIÓN DE OPERACIONES COORDINACIÓN DE LOGÍSTICA COORDINACIÓN DE OPERACIONES DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA COORDINACIÓN TÉCNICA DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN / COORDINACIÓN DE LOGÍSTICA COORDINADOR DEPARTAMENTAL Y MUNICIPAL COORDINADOR DE LOGÍSTICA DELEGADOS FINANCIEROS COORDINADOR DE INFORMÁTICA COORDINADOR DE OPERACIONES COORDINADOR DE PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN / COORDINADOR DE LOGÍSTICA Viene de la Pág. No Capacitación del personal de campo 27 Recepción de material censal 28 Desmontaje del operativo de campo censal 26 Operativo de campo censal 29 Recepción y archivo de material municipal 30 Procesamiento de datos 31 Generación y evaluación de resultados 32 Presentación de resultados FIN Página 21 - V01 - ST 2.1

21 MANUAL DE PROCESOS INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA No. DE PASOS: CÓDIGO: NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIÓN, COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS ALCANCE INICIA: TERMINA: 26 ST 2.1 Departamento de Censos y Encuestas Departamento de Censos y Encuestas DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN: Departamento de Censos y Encuestas Censos y Encuestas Procedimiento No.2: Planificación y coordinación de encuestas. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Planificar y coordinar las actividades que conlleva una encuesta, desde sus estimaciones y distribuciones del gasto, la planificación de la encuesta piloto y la realización de la encuesta definitiva. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. DE ACTIVIDAD PASO 1 Descripción del estudio 2 Conformación del Equipo Técnico 3 Estudio de viabilidad UNIDAD EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO APROX Gerencia Gerente La encuesta inicia por estar programada 2 en el Plan Estratégico del INE, por meses atención de un requerimiento o por necesidad de realizar un estudio. Se define el tipo de estudio para ubicarlo en los programas financieros (encuesta de hogares, económica o agrícola). Se define la temática, cobertura, las variables y aspectos generales de la investigación. Ver normas y lineamientos. Gerencia / Subgerencia Técnica / Dirección de Censos y Encuestas / Coordinación General de la Encuesta Equipo Técnico Gerente / Subgerente Técnico / Director de Censos y Encuestas / Coordinador Técnico de la Encuesta Coordinador del Equipo Técnico El nombramiento del Coordinador Equipo Técnico lo realiza la Gerencia considerando la experiencia en el tema y es este el responsable de hacer las propuestas, ante Gerencia y Subgerencia Técnica, del resto de integrantes que conformarán el equipo técnico. Este equipo tendrá a su cargo la elaboración y presentación del estudio de viabilidad y del documento del proyecto. Ver normas y lineamientos. Para dar inicio al estudio se consideran los aspectos financieros, capacidad instalada y la disponibilidad de recurso humano. El documento de viabilidad deberá contener el marco legal, la coordinación con otras instituciones, la experiencia institucional para desarrollar el proyecto, la asistencia técnica y financiera nacional e internacional que se obtiene. El estudio de viabilidad se le traslada al Director de Censos y Encuestas para su revisión y análisis. 1 semana 1 mes Página 22 - V01 - ST 2.1

22 MANUAL DE PROCESOS No. DE ACTIVIDAD PASO 4 Elaboración del documento de proyecto 5 Presentación y aprobación del proyecto 6 Definición de términos de referencia 7 Solicitud de recursos 8 Identificación de usuarios UNIDAD EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO APROX Equipo Coordinador del 1 Técnico Equipo Técnico mes Junta Directiva / Gerencia / Subgerencia Técnica / Dirección de Censos y Encuestas / Equipo Técnico Equipo Técnico Equipo Técnico Gerencia / Subgerencia Técnica / Equipo Técnico Integrantes de Junta Directiva / Gerente / Subgerente Técnico / Director de Censos y Encuestas / Coordinador del Equipo Técnico Coordinador del Equipo Técnico Coordinador Técnico Gerente/ Subgerente Técnico / Coordinador Técnico El documento de proyecto deberá presentar en el contenido: los antecedentes, la misión, visión, marco legal, justificación, objetivos, contenido, alcances, metodología, cálculo de la muestra, plan de procesamiento de datos, plan de tabulación, productos esperados, estructura organizacional, cronograma, cobertura, presupuesto, plan de análisis de la información. El documento final es trasladado a la Dirección de Censos y Encuestas para su revisión y aprobación. El estudio de viabilidad y el documento del proyecto son presentados para su revisión, análisis y visto bueno ante el Director de Censos y Encuestas, luego son presentados ante el Gerente y Subgerente Técnico para su revisión, análisis y autorización para ser presentados ante la Junta Directiva, quienes dan la aprobación al proyecto. Ver normas y lineamientos. La elaboración de los términos de referencia y perfiles de puestos para los integrantes del equipo técnico y del personal que integrará la estructura organizacional de la encuesta. En cada perfil de puesto se define el período contractual, honorarios y productos a entregar. La Dirección de Censos y Encuestas le da el trámite correspondiente. La solicitud del recurso humano idóneo, materiales, equipo e insumos, para lo cual se elaboran y tramitan los requerimientos con las autoridades del INE, el objetivo de estas gestiones es la contratación de personal y servicios competentes y la adquisición de los bienes adecuados para el trabajo. Las instituciones públicas y privadas se consideran como usuarios potenciales de la información y es con base en esto que se les invita a que nombren a una persona como representante quien pasará a integrar el comité de usuarios o directorio de usuarios. Utilizando el listado disponible y actualizado se les invita a reuniones para darles a conocer el tema en estudio y si tienen interés en participar. Del interés manifiesto por las instituciones de la temática de la encuesta se elaboraran acuerdos de cooperación con los usuarios nacionales e internacionales. con estos 2 semanas 1 semana 1 semana 3 meses Página 23 - V01 - ST 2.1

23 MANUAL DE PROCESOS No. DE PASO ACTIVIDAD 9 Convenios de financiamiento o asesoría 10 Diseño muestral 11 Distribución del gasto 12 Actualización y preparación cartográfica UNIDAD EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO APROX últimos se realizan intercambios de tecnologías y experiencias. Gerencia Gerente Los compromisos que usuarios y productores de información adquieren se dan con el propósito de realizar un estudio y se respaldan por medio de convenios, cartas de entendimiento que en su contenido resumen las funciones y responsabilidades que cada uno asumirá, las cuales se deberán respetar y cumplir. Ver normas y lineamientos. Depto. de Muestreo Equipo Técnico Depto. de Cartografía Muestrista Coordinador Técnico Jefe de Cartografía En el diseño muestral, se describe y definen los aspectos del diseño de la muestra, el cual sirve como apoyo para la determinación de parámetros, presupuesto, planificación, ejecución y procesamiento de las variables indagadas en la muestra probabilística. Los tipos de diseño muestral, que más se utilizan en el INE actualmente son: A. Diseño muestral para marco de área, el cual se utiliza para encuestas del SIEH y B. Diseño muestral para marco de lista, para encuestas agropecuarias el cual se utiliza para encuestas de fincas especializadas, industrias, productores, etc. Con el presupuesto definido (incluye monto del gobierno central y monto de cooperación internacional), se elabora el listado de las actividades a las cuales se les asigna una cantidad estimada, luego se procede a distribuir los gastos por renglón presupuestario. Los tipos de cartografía, utilizados actualmente son: A. La actualización y preparación cartográfica para encuestas de hogares, se inicia con la actualización de los sectores en campo y luego en gabinete, segmentación cartográfica, digitación de formularios de recorrido, selección de USM y preparación del material cartográfico. La cartografía de las encuestas de hogares se identifica a través de la signografia, B. Actualización y preparación cartográfica para encuestas con marcos múltiples de muestreo, se realiza la extracción de las UPM, ubicación fotográfica, afinación de las UPM, segmentación, selección de las USM y edición de mapas. Esta cartografía contiene los lugares a empadronarse (Fincas, áreas, lugares específicos) y C. Actualización y preparación car- 1 semana 4 meses 1 semana 2 meses Página 24 - V01 - ST 2.1

24 MANUAL DE PROCESOS No. DE PASO ACTIVIDAD 13 Plan de tabulaciones 14 Diseño y elaboración de la boleta 15 Aprobación de la boleta 16 Elaboración de manuales UNIDAD EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO APROX tográfica para encuesta con marcos de lista, para ello se elaboran listados de los lugares a encuestar con su ubicación, georeferenciación y digitalización de los lugares y elaboración de mapas y croquis. La cartografía para los marcos de listas contiene el mapa del lugar y su ubicación. Equipo Técnico Dirección de Censos y Encuestas / Equipo Técnico Gerencia / Subgerencia Técnica Equipo Técnico Coordinador Técnico Director de Censos y Encuestas / Coordinador Técnico Gerente / Subgerente Técnico Coordinador Técnico / Coordinador de Operaciones de Campo / Coordinador de Procesamiento de Datos En la elaboración del plan de tabulaciones se define primero la temática, con base en ella se hacen comparaciones con otros estudios iguales o similares, se definen las variables principales, secundarias y se somete a discusión con el comité de usuarios los cuadros de vaciado preliminares. Cuando ya se ha realizado una investigación anterior (nacional o internacional) cuya temática es similar al estudio que se quiere realizar se emplean estas boletas como base para el nuevo diseño que será presentado posteriormente y sometido a discusión con el comité de usuarios hasta llegar a un consenso para la edición final de la boleta. Ir a anexo No.2 Boleta ENEI La revisión de la boleta para verificar la consistencia de los flujos y de las preguntas, se traslada al Subgerente Técnico y Gerencia para su revisión, si está todo bien dan la aprobación a la boleta, de lo contrario se procede con el paso 15.1 Se anotan las observaciones y 15.2 Se devuelve al equipo técnico y se va al paso 14. La cantidad de boletas a imprimirse está determinada por la cantidad de terrenos y/o estructuras contenidas en los segmentos o sectores de cada estrato, más un 15 o 20 por ciento que se utiliza en la capacitación y para cubrir el margen de error. Con el propósito de que las actividades se realicen conforme a lo dispuesto se establecen normas y se crean manuales operativos, los cuales deben presentar como contenido mínimo lo siguiente: visión y misión del INE, base legal, definición y justificación del estudio, conceptos básicos, descripción de la metodología, descripción de utilización de la boleta, normas, prohibiciones, obligaciones, anexos y folleto de utilización de la cartografía. Entre los principales manuales que se elaboran están: el manual del encuesta- 2 meses 2 meses 1 semana 2 meses Página 25 - V01 - ST 2.1

25 MANUAL DE PROCESOS No. DE PASO ACTIVIDAD 17 Elaboración de formularios de control 18 Plan de crítica y codificación 19 Plan de procesamiento de datos 20 Plan de consistencia y validación 21 Plan de promoción 22 Capacitación a monitores y personal UNIDAD EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO APROX dor, del digitador, del supervisor y el de proceso de captura de datos en campo. Equipo Técnico Equipo Técnico Equipo Técnico Equipo Técnico Equipo Técnico Equipo Técnico Coordinador Técnico / Coordinador de Operaciones de Campo / Coordinador de Procesamiento de Datos Coordinador Técnico / Coordinador de Procesamiento de Datos Coordinador Técnico / Coordinador de Procesamiento de Datos Coordinador Técnico / Coordinador de Procesamiento de Datos Coordinador Técnico Coordinador Técnico La elaboración de formularios de control para el operativo de campo y pagos de honorarios (Viáticos). Entre los formularios más importantes están: el de control de recorrido (FC-01), el de viáticos (VA, VC, VL) y el folleto de instrucciones de manejo financiero. Ir al anexo No.3 Formulario de recorrido. El plan de crítica y codificación consiste en realizar la revisión total de las preguntas en la boleta y codificar las respuestas contenidas en la misma (si la respuesta no está precodificada). Para ello se utilizan los manuales de crítica y codificación de cada marco. El plan de procesamiento de datos describe los pasos a seguir durante la captura de los datos, la consistencia de rangos, consistencia de formas, consistencia lógica, en este plan se queda establecido el método de digitación: digitación única o doble digitación, auditoria de los procedimientos, elaboración de copias de seguridad, recolección y envió de datos. El plan de consistencia y validación de los datos permite comprobar que los datos digitados se encuentren entre los rangos establecidos, tengan lógica y consistencia estructural para ser validados. El plan de promoción se realiza con la finalidad de plasmar la manera cómo se dará a conocer a la población que la encuesta se realizará, el período del operativo de campo, el propósito de la encuesta y la logística a emplear. Ver normas y lineamientos. Ir a anexo No.4 Ejemplo de un afiche. El equipo técnico se capacita entre ellos en el tema de su especialidad (Muestreo, logística, procesamiento de datos, etc.), posteriormente utilizando los manuales específicos para cada nivel jerárquico lo hacen con los monitores quienes tienen a su cargo la capacitación al personal operativo. 1 semana 1 semana 2 meses 1 mes 1 semana 1 semana Página 26 - V01 - ST 2.1

26 MANUAL DE PROCESOS No. DE PASO ACTIVIDAD 23 Actividades de logística 24 Encuesta piloto 25 Elaboración del análisis FODA 26 Contratación de personal UNIDAD EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO APROX Equipo 1 Técnico / mes Coordinación de Logística Equipo Técnico Equipo Técnico Depto. de Recursos Humanos / Equipo Técnico / Dirección Financiera / Dirección Admón. Coordinador Técnico / Coordinador de Operaciones de Campo/ Coordinador de Logística Coordinador Técnico Coordinador Técnico Jefe de Recursos Humanos / Coordinador Técnico / Director Financiero / Director Administrativo La logística inicia con la elaboración del plan operativo de campo, coordinación de la recepción de materiales, suministros, distribución, embalaje, transportación de materiales y suministros, actividades de devolución y recepción de insumos y documentos. La encuesta piloto tiene como objetivo hacer la prueba de los instrumentos de recopilación, manuales, logística, cartografía y ajustar, afinar los procesos, métodos y presupuesto a utilizar en la encuesta definitiva. El análisis FODA consiste en definir las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que se tienen en la encuesta. Esta actividad se realiza por medio de un evento de presentación del análisis FODA. De este evento se elaborará el informe completo que será el FODA general de la encuesta y el cual se incluirá en el informe final del estudio. Previo a la contratación de personal se considera la convocatoria a través de los medios de comunicación escrita, se preseleccionan los expedientes, se realiza la capacitación, evaluación y selección; al personal seleccionado se le tramita el pago de viáticos y honorarios. La contratación del personal se realiza a través del Departamento de Recursos Humanos. Para esta contratación se toma en cuenta los términos de referencia elaborados por el Coordinador Técnico de la Encuesta, que incluyen entre los principales: los punteos más altos, ser de la región, hablar un idioma maya y conocer las áreas a trabajar. Ver normas y lineamientos. Fin del procedimiento. Según tipo de estudio, varia de 2 a 6 meses 1 semana En promedio 1 ½ a 2 meses NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1: Las diferentes encuestas que realiza el INE son las siguientes: ENEI, ENIGFAM, ENCOVI, ENDIS, ENAPROM, ENA y DINESE. Estas dentro de los sistemas: Integrados de Encuestas de hogares, Agropecuarias, Industriales y Económicas, entre otras. De acuerdo al Artículo No. 2 y 3 del Decreto Ley Del paso 2: Todos los trámites internos y externos que realiza el Coordinador del Equipo deben de ser autorizados, avalados, validados, supervisados y canalizados por medio de la Dirección de Censos y Encuestas y la Subgerencia Técnica. Página 27 - V01 - ST 2.1

27 MANUAL DE PROCESOS Del paso 5: El Director de Censos y Encuestas es el responsable de presentar los documentos de viabilidad y del proyecto ante las Subgerencias y Gerencia. Si Junta Directiva no da su aprobación para la ejecución del proyecto, después de haber analizado el estudio de viabilidad y el documento del proyecto, el procedimiento aquí se termina. El único que puede dar una aprobación de ejecución de un proyecto de encuesta es la Junta Directiva, debido a la magnitud del presupuesto y trabajo que este conlleva. Del paso 9: Los convenios y cartas de entendimiento se elaboran a nivel de Gerencia y Subgerencia Técnica. Del paso 26: Para la contratación del personal se toman en cuenta los lineamientos estipulados en el Manual de Contratación de Personal para Encuestas de la Dirección Administrativa, el cual está basado en la Ley Orgánica del INE y su Reglamento, Decreto-Ley Número 3-85 y la Ley de Compras y Contrataciones del Estado. Todo el personal que labora en el operativo de campo debe de portar todo el tiempo su manual respectivo. Página 28 - V01 - ST 2.1

28 MANUAL DE PROCESOS INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA NÚMERO DE PASOS: CÓDIGO: ALCANCE 26 ST 2.1 INICIA: TERMINA: Departamento de Censos y Encuestas Departamento de Censos y Encuestas DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN: Departamento de Censos y Encuestas Censos y Encuestas Procedimiento No.2: Planificación y coordinación de encuestas. GERENCIA GERENCIA / SUBGERENCIA TÉCNICA / DIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS / COORDINACIÓN GENERAL DE LA ENCUESTA NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIÓN, COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS EQUIPO TÉCNICO GERENTE GERENTE / SUBGERENTE TÉCNICO / DIRECTOR DE CENSOS Y ENCUESTAS / COORDINADOR TÉCNICO DE LA ENCUESTA COORDINADOR DEL EQUIPO TÉCNICO INICIO 1 Descripción del estudio 2 Conformación del Equipo Técnico 3 Estudio de viabilidad 4 Elaboración del documento del proyecto Va a la Pág. No.30 Página 29 - V01 - ST 2.1

29 MANUAL DE PROCESOS JUNTA DIRECTIVA INTEGRANTES DE JUNTA DIRECTIVA GERENCIA GERENTE SUBGERENCIA TÉCNICA SUBGERENTE TÉCNICO DIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS DIRECTOR DE CENSOS Y ENCUESTAS EQUIPO TÉCNICO COORDINADOR DEL EQUIPO TÉCNICO Viene de la Pág. No.29 5 Presentación y aprobación del proyecto 5 Presentación y aprobación del proyecto 5 Presentación y aprobación del proyecto 5 Presentación y aprobación del proyecto 5 Presentación y aprobación del proyecto 6 Definición de términos de referencia del equipo técnico Va a la Pág. No.31 Página 30 - V01 - ST 2.1

30 MANUAL DE PROCESOS EQUIPO TÉCNICO COORDINADOR TÉCNICO GERENCIA GERENTE SUBGERENCIA TÉCNICA SUBGERENTE TÉCNICO DEPARTAMENTO DE MUESTREO MUESTRISTA DEPARTAMENTO DE CARTOGRAFÍA JEFE DEL DEPARTAMENTO Viene de la Pág. No.30 7 Solicitud de recursos 8 Identificación de usuarios 8 Identificación de usuarios 8 Identificación de usuarios 9 Convenios de financiamiento o asesoría 10 Diseño muestral 11 Distribución del gasto 12 Actualización y preparación cartográfica Va a la Pág. No.32 Página 31 - V01 - ST 2.1

31 MANUAL DE PROCESOS DIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS / EQUIPO TÉCNICO DE LA ENCUESTA GERENCIA / SUBGERENCIA TÉCNICA COORDINADOR TÉCNICO DIRECTOR DE CENSOS Y ENCUESTAS COORDINADOR DE OPERACIONES DE CAMPO COORDINADOR DE PROCESAMIENTO DE DATOS GERENTE / SUBGERENTE TÉCNICO Viene de la Pág. No Aprobación de la boleta 13 Plan de tabulaciones 14 Diseño y elaboración de la boleta 14 Diseño y elaboración de la boleta Esta todo bien? NO SI A A 16 Elaboración de manuales 16 Elaboración de manuales 16 Elaboración de manuales 15.1 Se anotan las observaciones 15.2 Se devuelve al equipo técnico se va al paso Elaboración de formularios de control 17 Elaboración de formularios de control 17 Elaboración de formularios de control Va a la Pág. No.33 Página 32 - V01 - ST 2.1

32 MANUAL DE PROCESOS EQUIPO TÉCNICO DE LA ENCUESTA COORDINADOR TÉCNICO DE LA ENCUESTA COORDINADOR DE PROCESAMIENTO DE DATOS Viene de la Pág. No Plan de crítica y codificación 18 Plan de crítica y codificación 19 Plan de procesamiento de datos 19 Plan de procesamiento de datos 20 Plan de consistencia y validación de datos 20 Plan de consistencia y validación de datos Va a la Pág. No.34 Página 33 - V01 - ST 2.1

33 MANUAL DE PROCESOS COORDINADOR TÉCNICO DE LA ENCUESTA EQUIPO TÉCNICO DE LA ENCUESTA COORDINADOR DE OPERACIONES DE CAMPO / LOGÍSTICA Viene de la Pág. No Plan de promoción 22 Capacitación a monitores y personal 23 Actividades de logística 23 Actividades de logística 24 Encuesta piloto 25 Elaboración del análisis FODA Va a la Pág. No.35 Página 34 - V01 - ST 2.1

34 MANUAL DE PROCESOS DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS JEFE DE RECURSOS HUMANOS EQUIPO TÉCNICO DE LA ENCUESTA COORDINADOR TÉCNICO DIRECCIÓN FINANCIERA / DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DIRECTOR FINANCIERO / DIRECTOR ADMINISTRATIVO Viene de la Pág. No Contratación de personal 26 Contratación de personal 26 Contratación de personal FIN Página 35 - V01 - ST 2.1

35 MANUAL DE PROCESOS

36 MANUAL DE PROCESOS INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA NOMBRE DEL PROCESO: PLANIFICACIÓN, COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CENSOS Y ENCUESTAS No. DE PASOS: CÓDIGO: ALCANCE 11 ST 2.1 INICIA: TERMINA: Dirección de Censos y Encuestas Sección de Tesorería y Caja DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: DIRECCIÓN: Departamento de Censos y Encuestas Censos y Encuestas Procedimiento No. 3: Seguimiento de las actividades de censos y encuestas. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Cumplimiento a las normas financieras que respaldan las actividades del operativo de campo, dentro de los censos y las encuestas. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. DE UNIDAD ACTIVIDAD PASO EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO APROX 1 Elaboración de planes y nombramiento Dirección de Censos y Encuestas 1 día 2 Firma de plan de comisión y nombramiento 3 Copia de nombramiento y plan de comisión 4 Entrega de formularios de viáticos 5 Llenado de formulario VA 6 Firma y sello de formulario VA Depto. de Censos y Encuestas Dirección de Censos y Encuestas Dirección Financiera Dirección de Censos y Encuestas Depto. de Censos y Encuestas Secretaria de Dirección de Censos y Encuestas Jefe del Depto. de Censos y Encuestas Secretaria de Dirección de Censos y Encuestas Secretaria de Dirección Financiera Secretaria de Dirección de Censos y Encuestas Jefe del Depto. de Censos y Encuestas Posterior a haberse realizado la capacitación, evaluación y selección del personal idóneo para el trabajo de campo; se elaboran los planes de comisión según la cantidad de personas que participan en la comisión, se realizan los nombramientos y se envían al Jefe del Departamento de Censos y Encuestas para la firma correspondiente. Revisa y firma el nombramiento y el plan de comisión y lo regresa a la Dirección de Censos y Encuestas. Ir a anexo No.5 Ejemplo de un nombramiento. Saca 2 fotocopias al nombramiento y al plan de comisión y los lleva a la Sección de Presupuesto. Ir a anexo No.6 Ejemplo de un plan de comisión Ver normas y lineamientos. Proporciona a la Dirección de Censos y Encuestas los formularios de viático anticipo (VA), viático constancia (VC) y viático liquidación (VL) en original. Ir al anexo No.7 Formularios de viáticos. Ver normas y lineamientos. Llena el formulario viático anticipo (VA) y los entrega al Jefe del Departamento de Censos y Encuestas Firma y sella el formulario viático anticipo y lo envía a la Dirección de Censos y Encuestas para su traslado a la Sección de Presupuesto. 1 hora 1 día 1 hora 1 día ½ a 1 día Página 36 - V01 - ST 2.1

37 MANUAL DE PROCESOS No. DE ACTIVIDAD PASO 7 Asignación de viáticos 8 Atención a imprevistos 9 Presentación de informe y formatos VC y VL 10 Aprobación de informes y formulario VL 11 Presentación de informes UNIDAD EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO APROX Sección de ½ Presupuesto día Depto. de Censos y Encuestas Equipo Técnico de la Encuesta Depto. de Censos y Encuestas Equipo Técnico de la Encuesta Jefe de la Sección de Presupuesto Jefe del Depto. de Censos y Encuestas Personal del Operativo de Campo Jefe del Depto. de Censos y Encuestas Personal del Operativo de Campo Recibe los formularios VA para que se inicie el trámite de asignación de viáticos, y así los contratados inicien el trabajo de campo. Si durante el trabajo de campo surgiera algún imprevisto. El encargado de la comisión solicita autorización para realizar algún gasto y el Jefe del Departamento de Censos y Encuestas autoriza el gasto siempre que cumpla con las condiciones a que esta sujeto. Ver normas y líneamientos. Al finalizar la comisión el contratado presenta al Jefe del Departamento de Censos y Encuestas, un informe de la comisión y los formularios VC y VL llenos. Ver normas y lineamientos. Revisa el informe de la comisión y el formulario de viático de liquidación. Si esta todo correcto firma y sella de visto bueno, en caso contrario realiza paso 10.1 Indica las observaciones y lo devuelve al contratado y se va al paso 9. Presenta los informes y los formularios con sus firmas de visto bueno de la siguiente manera: informe de la comisión a la Subgerencia Técnica para respaldo del pago de honorarios, informe de la comisión al Departamento de Censos y Encuestas, de los formularios e informes se entrega una copia en Recursos Humanos y otra en Tesorería. Ir a anexo No.8 Ejemplo de un informe de actividades. Fin del procedimiento. Según comisión 1 a 3 días 10 minutos 2 horas NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 3: Se sacan 3 copias por cada nombramiento y plan de comisión, una para la Sección de Presupuesto, otra para el coordinador de grupo y otra para la Dirección de Censos y Encuestas. Del paso 4: Se solicitan a la Dirección Financiera los formularios VA, VC y VL para dejar constancia de la comisión efectuada. Del paso 8: Condiciones a que esta sujeto el gasto: Disponibilidad de fondos en el renglón del gasto, esto lo verifica en la Sección de Presupuesto. Del paso 9: El informe debe de contener como mínimo: Actividades realizadas, problemas encontrados, problemas resueltos, imprevistos, etc. Página 37 - V01 - ST 2.1