SIHOT.PMS Manual de usuario

Transcripción

1 SIHOT.PMS Manual de usuario Sept. 2012

2 Contenido 1 INTRODUCCIÓN 4 2 LOGIN 5 3 BARRA DE ICONOS 6 4 DISPONIBILIDAD/BOOKING Y RACK DE HABITACIONES 7 5 CÁRDEX (FICHA DE CLIENTE) CREAR UN CÁRDEX MODIFICACIÓN Y BÚSQUEDA DE CLIENTES RESERVAS REGISTRAR UNA RESERVA DATOS DE RESERVA ROOMINGLIST ASIGNAR HABITACIÓN CREAR UNA RESERVA DESDE EL BOOKING/DISPONIBILIDAD CREAR UNA RESERVA DESDE EL RACK DE HABITACIONES BÚSQUEDA DE RESERVAS MODIFICAR UNA RESERVA Cancelación Cambios en la reserva Cambios en una sola habitación Añadir habitaciones a una reserva Eliminar una sola personas de una habitación Añadir/modificar servicios fijos CONFIRMACIÓN CHECK-IN DIÁLOGO DE CHECK-IN CHECK-IN DESDE LLEGADAS CHECK-IN DESDE EL RACK DE HABITACIONES CHECK-IN DE GRUPOS FICHA DE POLICÍA COMPLETAR FICHA DE POLICÍA ENVÍO DEL FICHERO DE POLICÍA CIERRE DEL DÍA CUENTAS TIPOS DE CUENTAS CUENTA HUÉSPED CUENTA TITULAR CUENTA DE GRUPO CUENTA DIVERSA Habitación virtual CUENTAS DE DEPÓSITO CARGO DE SERVICIOS Y PAGOS A CUENTA CARGO DE SERVICIOS A UNA CUENTA CANCELAR UN CARGO

3 11.3 TRASPASAR UN CARGO SERVICIOS CARGADOS PAGO A CUENTA CHECK-OUT CHECK-OUT ESTÁNDAR CHECK-OUT FACTURAS SEPARADAS CHECK-OUT DE GRUPO FACTURAR UNA CUENTA DE GRUPO CAMBIAR EL TITULAR DE UNA FACTURA FACTURAR CON DISTINTAS FORMAS DE PAGO IMPRESIÓN DE FACTURA IMPRIMIR UNA COPIA DE FACTURA IMPRIMIR UN EXTRACTO ANTES DEL CHECK-OUT CANCELACIÓN DE FACTURAS NIVELES DE CANCELACIÓN Nivel 3 Reactivar cuenta/cancelar pagos Nivel 6 Cargo/Abono vía cuenta diversa FACTURA DE RESTAURANTE Y BARES (CUENTA 9000) COBROS ASENTADOS/ LIBRO DE CAJA PISOS ESTADO HOTEL CONSULTA DE PENSIONES CAMBIO DE ESTADO DE LAS HABITACIONES BLOQUEO DE HABITACIONES CAMBIO DE HABITACIÓN Cambio de habitación programado OBJETOS PERDIDOS GUÍA TELEFÓNICA TAREAS CREAR UNA TAREA BUSCAR TAREAS SOPORTE REMOTO: SIHOT.SUPPORT LISTADOS LISTADOS DE FRONT OFFICE INFORMES Y ANÁLISIS INFORMES EN EXCEL RESUMEN Y NOTAS 76 3

4 1 Introducción SIHOT.PMS presenta multitud de funciones necesarias para el trabajo diario en el campo del sector hotelero. Este manual hace un recorrido por las más importantes. El aspecto de las capturas de pantalla puede verse ligeramente distinto, dependiendo de la versión de SIHOT instalada en el establecimiento. Para una información más detallada del programa y sus funcionalidades, por favor consulte el Manual completo de SIHOT. Copyright 2012, GUBSE AG. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega con fines informativos, y el contenido del mismo puede variar sin previo aviso. Este documento no garantiza la falta de errores y no está sujeto a ningún otro tipo de garantía, expresada de forma oral, o por ley, incluyendo garantías derivadas de un contrato comercial. Descartamos cualquier responsabilidad respecto de este documento y descartamos también cualquier obligación contractual pues no se genera ninguna obligación directa o indirecta al respecto de este documento. Este documento no puede ser reproducido o transmitido en cualquier formato o por cualquier medio, electrónico o mecánico, para cualquier propósito sin nuestro consentimiento previo por escrito. SIHOT es una marca registrada de GUBSE AG. 4

5 2 Login Al hacer un doble clic sobre el icono de SIHOT en el escritorio se abre la aplicación. Imagen: Icono de SIHOT Introducir el password y confirmar con OK. Si se desea cambiar la contraseña, se hará en el momento del login. Imagen: Login 5

6 3 Barra de iconos La barra de iconos ofrece accesos directos a las funciones más importantes de SIHOT.PMS (ejemplo: booking/disponibilidad), accesorios de navegación (ejemplo: pasar página, vista preliminar), o funciones adicionales (imprimir, grabar). Imagen: barra de iconos Explicación de los símbolos: Check-in Check-out Reservas Rack de habitaciones Booking/Disponibilidad Cuentas de clientes Cárdex Clientes en casa Cargos telefónicos Cambio de usuario Cambio de Hotel (En caso de Multipropiedad) Limpiar máscara Grabar Retroceder al principio Avanzar al final Retroceder al registro anterior Avanzar al registro siguiente Vista preliminar Imprimir Mail Archivo Plantillas Filtro Zoom Colores Ayuda Reserva de Evento (Módulo Eventos)) Rack de Eventos (Módulo Eventos) 6

7 4 Disponibilidad/booking y rack de habitaciones Disponibilidad/Booking: El Booking, o rack por categorías ofrece una visión de la ocupación en el momento de la consulta. Por defecto, se muestra el número de habitaciones libres. Utilizando el filtro, podemos seleccionar distintos criterios de visualización. Además, podemos controlar nuestro inventario de camas extra y cunas así como la disponibilidad de habitaciones comunicadas o suites. En la parte inferior, con ayuda del filtro, podemos añadir distintas informaciones: reservas opcionales, waiting list, cupos, habitaciones bloqueadas, % ocupación, etc. Utilizando el zoom se puede ajustar la visualización de la ventana de Booking, por ejemplo, cantidad de días a mostrar, o ir a una fecha en concreto. Imagen: Booking/Disponibilidad El Booking o disponibilidad por categorías es una de las características principales de SIHOT. Nos ofrece una visión gráfica de la ocupación actual por tipos de habitación incluyendo detalles referentes a las reservas. Según el criterio de cada establecimiento, se configura un color de fondo con tonalidad distinta (naranja) que va cambiando conforme aumenta la ocupación. Rack de habitaciones: Desde el Rack de habitaciones podemos crear reservas, realizar check-in y check-out, podemos dar de alta reservas, controlar los servicios fijos y manejar las cuentas de clientes. También podemos modificar fechas de llegada y salida o realizar cambios de habitación de clientes alojados. SIHOT utiliza distintos colores por defecto para reseñar cierta información: Rojo: Habitación con Check-in Verde: Reserva con habitación asignada Gris: Habitación con Check-out o bloqueada Negro: Bloqueo automático de habitación 7

8 Imagen: Rack de habitaciones Utilizando el menú contextual, con botón derecho sobre la barra de información del huésped, accedemos a las distintas opciones. Las opciones que nos ofrece el menú serán distintas si se trata de una reserva, de una habitación con check-in, o de un bloqueo. Imagen:menú contextual Rack de habitaciones 8

9 5 Cárdex (Ficha de cliente) Accedemos con un doble click en el símbolo iconos. Cárdex en la barra de Imagen: Barra de iconos SIHOT abre entonces la ventana Cárdex. 5.1 Crear un cárdex Una vez abierta la ventana de Cárdex, comenzamos a completar los datos del cliente. Es muy importante definir correctamente el tipo de cliente y su tratamiento. El tipo de cliente individual se corresponde con una persona física, mientras que todos los demás tipos se corresponden con entidades jurídicas (Agencias, Empresas, Tour Operadores, etc.) Campos obligatorios: No podremos dar de alta un nuevo cliente mientras no estén completados todos los campos obligatorios (en amarillo). Se activará entonces la opción Nuevo que nos permitirá grabar la ficha del cliente. En este momento se nos asignará un código de cliente. Imagen: Cárdex 5.2 Modificación y búsqueda de clientes Si el cliente ya existe, lo seleccionaremos de la lista de coincidencias que se abre cuando empezamos a escribir el apellido. 9

10 Imagen: Buscar Cárdex Otro modo de buscar clientes existentes es a través de la opción buscar que se encuentra en la parte lateral derecha de la ventana de ventana de Cárdex. Si queremos modificar algún dato, simplemente lo añadimos o sobre escribimos y grabamos a través de la opción modificar, también en la parte lateral derecha de la ventana. Importante: podemos introducir información relevante un cliente en la pestaña comentario (para cerrar el comentario utilizaremos CTRL+intro, y a continuación modificar) Importante: Completar el campo facilitará futuras acciones de marketing (Se puede extraer un listado para mailings en la selección de clientes avanzada, en el menú CRM). Importante: Rellenar el campo factura dentro de la pestaña facturación en caso de que el cliente esté obligado a pagar por adelantado. Nota: Para enviar distintos tipos de correspondencia (portada para envío de folletos, tarifas, cumpleaños, etc.) una vez precargadas las correspondientes plantillas, lo haremos desde la opción imprimir. 10

11 Imagen: Comentario Información adicional sobre el cliente: En la parte inferior derecha de la ficha de cliente pueden aparecer una serie de iconos que indican cierta información sobre el cliente. Cliente VIP Prepago (este cliente está obligado a pagar por adelantado) Sin relación (no se admiten reservas para este cliente) Existe una actividad o tarea para el cliente Información de estancias (cliente repetidor) Cumpleaños del huésped 11

12 6 Reservas 6.1 Registrar una reserva Para acceder a reservas, haremos un doble click sobre el símbolo reservas, en la barra de iconos. Imagen: Barra de iconos SIHOT abre la ventana de reservas. En primer lugar, introducimos el nombre del titular de la reserva en el campo apellido. Entendemos por titular, la persona o entidad que se hará cargo del pago de la misma. Si el titular ya tiene un cárdex: Marcar el registro correspondiente y elegir. Si no existe un cárdex para este titular: Seleccionar la opción nuevo para crear un nuevo cárdex, e introducir los datos del cliente. A continuación grabamos los datos con nuevo, otra vez. Otra opción, si no se desea completar el cárdex en ese momento, elegimos la opción salir, o utilizamos el tabulador para continuar introduciendo los datos del cliente en la ventana de reservas. (SIHOT creará un nuevo cárdex con estos datos automáticamente al dar de alta la reserva). Imagen: Seleccionar un titular 12

13 Introducir los datos requeridos en los correspondientes campos dentro de la pestaña datos reserva. Una vez completados todos los datos grabaremos con nuevo. Nota: Para copiar una reserva (Por ejemplo, mismo titular pero distinta categoría o fecha) introducir los datos sobre la reserva existente y grabar con nuevo. 6.2 Datos de reserva Imagen: datos reserva Categoría: Característica física de la habitación (Ejemplo:doble, individual, Suite, etc.) Categoría de precio: Precio definido para una categoría en concreto en los datos maestros de paquetes. No tienen que coincidir necesariamente con la categoría reservada (ejemplo: vendemos una categoría Junior Suite a precio de habitación doble) Paquete: Conjunto de prestaciones que se venden al cliente, por un precio definido (ejemplo: alojamiento, alojamiento y desayuno, media pensión, etc.) Tarifa: Condiciones de precio que se van a aplicar. Estas dependerán del tipo de paquete vendido y del titular de la reserva. Al asignar en una reserva una combinación de paquete y tarifa, el programa muestra con un color en el campo tarifa, si esta combinación es posible o no. 13

14 Negro: La combinación de paquete y tarifa seleccionada es correcta. Naranja: La combinación de paquete y tarifa seleccionada no existe dada de alta en los datos maestros de paquetes, en este caso el precio normal se aplicará sin segmento de mercado. Descuento: Este campo incluye 2 desplegables, tipo de persona y descuento. Tipo de persona: Se utiliza para determinar el grupo de personas en que se engloba a las personas titulares de la habitación, es decir, adultos, niños, gratuidades, etc. Y se activa mediente el botón, junto al desplegable. Imagen: definición tipos de persona Descuento: En este campo están definidos los descuentos aplicables a los servicios fijos de las reservas. El importe del descuento se mostrará en el campo importe descuento. Tipo de reserva: Status de la reserva (garantizada, cancelada, cupo, no-show, lista de espera, etc.) Roominglist: Cantidad de personas (líneas) que se crearán en el Roominglist, con la generación automática. Si en este campo el nº de pers. es 0, el Roominglist deberá crearse manualmente. Sin el Roominglist generado, no podremos introducir los nombres de los huéspedes o asignar habitación. Depósito: Importe del depósito a entregar a cuenta para la reserva, con su correspondiente fecha límite de entrega del depósito. Al introducir el importe en este campo, automáticamente se abre una cuenta de depósito, donde se deberá realizar el ingreso de la cantidad cuando realmente se haya efectuado. Desde el momento que se introduce una cantidad en el campo depósito, se crea un vínculo entre el número de reserva y esta cuenta de depósito de forma que, al hacer el Check-In de esta reserva, el pago pasará a la cuenta del huésped automáticamente. Ver capítulo Depósitos para más información. 14

15 Fecha Opc.: En caso de reservas opcionales, aquí se indicará la fecha límite de opción de la misma. No podremos dar de alta una reserva opcional sin completar la fecha de opción. Es posible controlar a través de listados tanto los depósitos como las reservas opcionales. En el menú Listados/informes de control/vigilancia de depósitos y vigilancia de opciones. Ref. externa: Se puede indicar cualquier referencia externa como nº de localizador de la agencia que realiza la reserva, nº de vuelo de una tripulación, nombre de grupo. Esta referencia externa puede resultar útil como filtro, a la hora de realizar búsqueda de reservas. Facturación: En este campo se define a qué cuenta deberán ser cargados los servicios fijos de la reserva. Si es el huésped quien se hará cargo del pago de los cargos fijos, deberá seleccionarse 0 (huésped). Si es el titular de la reserva el que se hará cargo del pago de los servicios fijos de la reserva, deberá seleccionarse 3 (titular). Para que los servicios fijos de varias habitaciones vayan a una sola cuenta de grupo seleccionaremos 1 (grupo) NOTA: Este campo tan solo hace referencia a los servicios fijos. El resto de servicios consumidos por el cliente, por defecto se cargarán en la cuenta de huésped. Comentario: Puede indicar cualquier NOTA referente a la reserva, que aparecerá en los listados de llegadas, salidas, huéspedes etc. Los campos de marketing son interesantes a nivel comercial para obtención de informes de ocupación por segmentos de mercado, motivo del viaje, etc. Una vez rellenados los datos de esta pestaña, la reserva se registra pinchando en el botón Nuevo. 6.3 Roominglist El roominglist contiene la lista de nombres (una línea por persona) por cada habitación. El roominglist se genera de forma automática, si se ha completado el número de personas para roominglist en la pestaña datos reserva. El roomiglist se puede generar también de forma manual con un doble click en la rejilla, o bien con la tecla insert del teclado. 15

16 La lista de nombres toma los datos del titular de la reserva por defecto. Los nombres se presentarán en color verde (no están vinculados a un cárdex de cliente). Imagen: Roominglist automático Registrar los nombres en el roominglist: Si el huésped ya tiene un cárdex: Con doble click abrimos el roominglist. En la columna apellido, comenzamos a escribir el nombre del huésped, y lo elegimos de la lista. El color del nombre en este caso se mostrará en azul. Si el huésped no tiene cárdex: Con doble click abrimos el roominglist. En la columna apellido, escribiremos el apellido seguido de una coma, y el nombre: Apellido, Nombre. Nota: Introducir los detalles que se requieran si procede en las columnas correspondientes: Imagen: Introducir roominglist 6.4 Asignar habitación Una vez completado el roominglist, podemos asignar la habitación. Para ello haremos un click sobre la pestaña Hab.libres. Seleccionamos la habitación elegida, mantenemos la selección con el botón izquierdo del ratón y soltamos en la primera línea del roominglist. Esta acción se denomina Drag & Drop 16

17 Si los criterios de la habitación que queremos asignar no coinciden con los criterios predefinidos en la reserva, seleccionaremos primero la pestaña Perfil Habit, y definiremos nuevos criterios de búsqueda. A continuación iremos de nuevo a Hab. Libres donde se nos mostrarán los resultados de la nueva búsqueda. También podemos introducir directamente, de forma manual, el número de habitación que queremos asignar en la columna correspondiente. Para ello abriremos el campo de habitación con doble click, tecleamos el número de habitación y cerramos con enter. Imagen: Asignar una habitación 6.5 Crear una reserva desde el booking/disponibilidad Abrir el Booking/Disponibilidad desde el símbolo en la barra de iconos. Imagen: Barra de iconos Con un click abrimos la casilla correspondiente a la categoría que se desea reservar y la fecha de llegada de la reserva. Arrastrar sin soltar el botón izquierdo del ratón hasta la fecha de salida, entonces soltar. Introducir el número de habitaciones que se desea reservar en el espacio que acabamos de abrir con el ratón. Pulsar enter. SIHOT abrirá entonces la ventana de reservas. Continuar con la reserva, como se describe en el punto

18 Imagen: Crear una reserva desde el Booking 6.6 Crear una reserva desde el rack de habitaciones Abrir el Rack de habitaciones desde el símblolo en la barra de iconos. Imagen: Barra de iconos Hacer un click con el botón izquierdo del ratón sobre la casilla correspondiente a la habitación y la fecha de llegada. Arrastrar hacia la derecha hasta la fecha de salida y soltar. Se abre entonces un menú que nos ofrece distintas acciones a realizar. Para dar de alta una sola reserva elegiremos la opción no realizar más reservas, introducimos el número de personas y OK. SIHOT abre entonces la ventana de reservas. Continuar con la reserva como se describe en el punto 6.1. Imagen: Crear una reserva desde el Rack de habitaciones 18

19 6.7 Búsqueda de reservas Abrir la ventana de reservas desde el símbolo en la barra de iconos. Imagen: Barra de iconos Pulsar el botón reservas que aparece activado a la derecha de la ventana. Se abrirá entonces la ventana Buscar reserva. Es posible realizar la búsqueda de las reservas estableciendo diversos filtros de selección. Cuantos más filtros se pongan, más precisa resultará la búsqueda de las reservas deseadas. En la visualización aparecen líneas en distintos colores que tienen un significado: Negro: corresponde a los datos generales de la reserva (con doble clic sobre esta línea se accede directamente a la pestaña Datos Reservas en la reserva). Verde, rojo o gris: corresponde al roominglist (con doble click sobre esta línea se accede directamente a la pestaña Roominglist de la reserva). o o o Verde: cliente sin check-in Rojo: cliente con check-in Gris: cliente con check-out Si se realiza la búsqueda con roominglist, por cada reserva aparece una primera línea de color negro correspondiente a los datos generales de la reserva y tantas líneas en verde como personas en el roominglist de la reserva. Imagen: Búsqueda de reservas 19

20 En la primera columna Estado aparece un código distinto dependiendo de la situación en que se encuentra la reserva. = Check-in roominglist = Check-out roominglist = Reserva = Reserva con check-out = Reserva con check-in = Roominglist sin hab. asignada = Roominglist con hab. asignada La columna Tipo corresponde al tipo de reserva del que se trata (Ejemplo: 1=Garantizada, 2=No garantizada, 3=Walk-in, etc.) El resto de columnas corresponden al resumen de los datos de la reserva. Importante: Para buscar reservas que pasen por una determinada fecha, cambiaremos la opción llegadas para periodo por estancia en periodo (botón encima de los campos de fecha para la búsqueda). Para buscar una reserva de un cliente en concreto, introducir las primeras letras del apellido, fecha de llegada y buscar. Podemos también buscar reservas por nombre. Para ello introduciremos una coma, seguida del nombre. Ejemplo:,nombre. Cuando se muestre la reserva que estamos buscando, la marcamos y elegimos, bien con doble click, bien con el botón elegir. Imagen: Buscar una reserva 6.8 Modificar una reserva Recuperar la reserva tal y como se indica en el punto 6.6, búsqueda de reservas. 20

21 6.8.1 Cancelación Desplegar el menú Tipo de Reserva en la pestaña datos reserva, seleccionar el tipo S-Cancelación y modificar. Introducir el motivo de cancelación y confirmar con OK. Imagen: Cancelación Cambios en la reserva Introducir los nuevos datos en los respectivos campos (fecha de entrada o salida, servicios fijos, tarifa, etc.) y grabar los nuevos datos con el botón modificar Cambios en una sola habitación EJEMPLO: Una habitación, dentro de una reserva de varias habitaciones, llega más tarde y marcha antes que el resto de las habitaciones en la reserva. En este caso, iremos directamente a la pestaña roominglist. Abriremos la línea de la habitación a modificar con doble click, introducimos las nuevas fechas y guardamos con enter. Imagen: Modificar reserva de una habitación 21

22 6.8.4 Añadir habitaciones a una reserva Abrir la pestaña datos de reserva Modificar los datos número de habitaciones, número de personas y número de personas en roominglist. Grabar los nuevos datos con el botón modificar. Abrir la pestaña roominglist e introducir los nombres tal como se indica en el punto 6.3. Imagen: Añadir nuevas habitaciones al roominglist Eliminar una sola personas de una habitación Abrir la pestaña roominglist. Marcar la persona que deseamos eliminar. Con botón derecho, abrimos el menú contextual. Tenemos ahora tres opciones: Eliminar persona(s) concretas de habitación SIHOT elimina la persona seleccionada del roominglist. Hay que ajustar convenientemente los datos de reserva. Cancelar persona SIHOT crea una sub-reserva con el tipo S - cancelación, sólo para esa persona. Pasar persona a No-Show SIHOT crea una sub-reserva con el tipo N - No-Show, sólo para esa persona. 22

23 Imagen: Cancelación de una persona a través del menú contextual Añadir/modificar servicios fijos Pulsar sobre la opción paquetes, en la reserva. SIHOT abre la ventana acuerdo de precio. Se nos muestra en una línea el servicio, tarifa, precio, descuento, etc. contratado en la reserva. Para añadir un nuevo servicio (por ejemplo parking, o desayuno), haremos doble click en la siguiente línea para abrir una nueva, o bien con la tecla insert del teclado. Elegir el servicio que queremos añadir en el desplegable servicios, cerrar la línea con enter y grabar. Imagen: Acuerdo de precio Se nos hará la pregunta Traspaso de paquetes modificados al rooming list? Si = SIHOT aplicará el servicio a cada persona (Ejemplo: desayuno) 23

24 NO = SIHOT añadirá el servicio a la cuenta general, normalmente se utiliza en caso de facturación en Cuenta Grupo (Ejemplo: transfer aeropuerto) Importante: Para añadir un servicio a una sola persona dentro del roominglist, marcaremos la persona y pulsaremos paquetes. El servicio añadido se aplicará solamente a la persona seleccionada. Cuando modificamos servicios fijos en la pestaña datos reserva, los cambios afectarán a todos los huéspedes de esta reserva. Cuando cambiamos servicios fijos en el roominglist, los cambios solo afectan a los huéspedes marcados. Importante: Para introducir o cambiar un precio manual, el campo categoría precio tiene que estar vacío. 6.9 Confirmación Buscar la reserva como se indica en el punto 6.6, búsqueda de reservas. Pulsar en la pestaña confirmación. Se abre entonces el cuadro de impresión. Los valores de Impresora, y plantilla (modelo de confirmación e idioma) estarán grabados por defecto. Podemos cambiar impresora o plantilla pulsando en el botón, junto a cada una de estas opciones. 24

25 Imagen: Opciones de impresión El programa seleccionado deberá ser Windows (default), para que el documento se abra con Word. Si se desea, se puede seleccionar PDF como programa predeterminado para abrir el documento. Si seleccionamos la opción editar antes de imprimir, el campo Número de copias quedará bloqueado, el documento no se enviará a impresión, sino que se abrirá permitiendo ser modificado, o guardado si así se desea. Guardar en Trails: Si seleccionamos Guardar en Trails, el documento se guardará en los Trails de la reserva, lo podremos recuperar en cualquier momento desde la pestaña Trails en reservas. Imagen: Trails 25

26 Si se desea enviar el documento directamente por , seleccionaremos esta opción. La dirección o direcciones de correo electrónico deberán estar grabadas en la ficha del cliente. Imagen: Envío por Imagen: Ejemplo de confirmación 26

27 7 Check-in 7.1 Diálogo de check-in Con un click en el símbolo opción Check-in. en la barra de iconos accedemos a la Imagen: Barra de iconos SIHOT abre la ventana de Check-in La ventana de Check-in es prácticamente igual a la de reservas, pero con funciones adicionales, ligadas a la llegada del cliente. En primer lugar, buscaremos la reserva a la que queremos realizar check-in, bien mediante la búsqueda de reservas (punto 6.6), bien mediante la opción Llegadas. Seleccionamos la reserva deseada, verificamos los datos y pasamos al roominglist. Si la habitación ya está asignada, haremos check-in directamente desde el menú que se abre con botón derecho. Si la habitación no está asignada, la seleccionaremos de la pestaña Hab.libres, y arrastraremos hasta la primera línea del roominglist. En este momento se realizará el check-in de las personas en la habitación. Imagen: Ventana de check-in 27

28 7.2 Check-in desde llegadas En la ventana de Check-in, a la derecha, se encuentra la opción llegadas. También podemos acceder a llegadas desde el menú Pisos/llegadas. Se nos muestra la lista de personas que llegan en el día, por orden alfabético. Podemos ordenar esta búsqueda por titular, habitación, fecha de salida, etc., solo con un doble click sobre la cabecera de cada columna. Imagen: Llegadas Marcar la persona o personas a las que queremos dar check-in y abrir el menú contextual con el botón derecho del ratón. Seleccionar la opción check-in y confirmar con OK. Nota: Para buscar un huésped o un grupo en particular, introducir los correspondientes campos de búsqueda, tales como nombre, titular, número de reserva, etc. 7.3 Check-in desde el rack de habitaciones Abrir el Rack de habitaciones desde el símbolo en la barra de iconos. Imagen: Barra de iconos Si la habitación está asignada, se mostrará en el Rack de habitaciones, en color verde y con el texto asignado en la ventana de información. 28

29 Seleccionar la habitación, abrir el menú contextual con el botón derecho y seleccionar la opción check-in. La habitación pasa de reservada a con check-in. La barra de información de la reserva muestra ahora el símbolo y cambia su color a rojo. Imagen: Check-In vía rack de habitaciones 7.4 Check-in de grupos En el caso de reservas de grupo, es posible realizar el check-in del grupo completo siempre que se trate de una misma reserva. Si las habitaciones están pre-asignadas, desde la pestaña Datos de reserva abrimos el menú contextual con botón derecho y pulsamos check-in. Se realizará simultáneamente el check-in de todas las habitaciones. Si las habitaciones no están pre-asignadas, pulsando el botón check-in, arriba a la derecha, se realizará la asignación automática de habitaciones, además del check-in simultáneo de todas las habitaciones. Marcando simultáneamente varias líneas del Roominglist, se ejecutará para todas ellas la función seleccionada desde el menú contextual. (por ejemplo check-in). 29

30 Imagen: Ejemplo check-in de grupo 30

31 8 Ficha de Policía 8.1 Completar ficha de Policía Una vez realizado el check-in, se activa la opción Ficha de Policía en el menú contextual, con botón derecho desde el roominglist, (o desde llegadas). La Ficha de Policía está vinculada al Cárdex, de modo que si los datos requeridos para el parte ya están completados en el Cárdex, estos datos están disponibles en la Ficha de Policía. Los datos de entrada, salida y número de habitación quedarán completados automáticamente en el momento del check-in. Completar el resto de campos obligatorios y modificar para grabar. Imagen: Opción ficha de Policía 31

32 Imagen: Ficha de Policía 8.2 Envío del fichero de Policía Antes de generar el fichero de Policía, debemos comprobar que todas las fichas que se van a enviar están completas. Accedemos al listado de fichas de Policía, a través del menú Back Office/Ficha de Policía. Marcar sólo mostrar incompletas, elegir, completar y modificar. Imagen: buscar ficha Policía Para generar el fichero sólo tenemos que abrir una vez el Listado de Policía, desde Listados/Otros Programas/Listado de Policía, OK e imprimir (o editar antes de imprimir). El fichero se guardará en la ruta que hayamos definido en los parámetros del sistema. 32

33 Imagen: ejemplo de ruta para fichero de Policía Tendremos que abrir esta ruta para adjuntar el fichero desde la página Web de la Policía. 33

34 9 Cierre del día La gestión de un hotel incluye algunas tareas que siempre se repiten - como son las operaciones del fin de día - y que requieren la ejecución de determinados programas en un determinado orden. Estos programas pueden agruparse en una tabla de procesos. De este modo, al iniciar la tabla de procesos, se ejecutan consecutiva y automáticamente todos los programas en el orden definido. Accedemos a la función cierre del día desde el menú Back Office. Comprobar la fecha del día a cerrar, y la fecha del último cambio antes de comenzar el proceso. Elegimos la tabla de procesos cierre, y a continuación inicio. Imagen: Cierre del día en ejecución Confirmaremos la pregunta Cambio día de Hotel confirmar con Sí. SIHOT procesará los programas a ejecutar y enviará los correspondientes listados a impresión. Si no se ha predefinido ninguna impresora en concreto para imprimir los listados, SIHOT los enviará a la impresora predeterminada en el PC desde el cual se lanza el cierre del día. Cuando termina el proceso SIHOT muestra un mensaje indicando que el cierre ha terminado. Confirmamos el mensaje con Aceptar. 34

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36 10 Cuentas 10.1 Tipos de cuentas En SIHOT existen cuatro tipos de cuentas: Cuentas de huésped (E) Cuentas de grupo (G) Cuentas diversas (D) Cuentas de depósito (R) Las cuentas de huésped y las de grupo están directamente relacionadas con una habitación, pero son independientes entre ellas (puede existir una misma cuenta de grupo para varias habitaciones). Mientras que las diversas y las de depósito funcionan independientemente de cualquier habitación. En cualquier caso, siempre es posible traspasar cargos de una cuenta a otra. Accedemos a la selección de cuentas mediante el icono Huésped. Cuenta Imagen: Tipos de cuentas 10.2 Cuenta huésped La cuenta de huésped se activa al hacer el Check-In de una habitación. Toda habitación con check-in tendrá al menos una cuenta de huésped (también se puede crear una cuenta por persona). En ella se facturarán los servicios contratados, si así lo hemos definido en la reserva, así como los servicios o consumos adicionales. 36

37 10.3 Cuenta titular Esta cuenta está directamente relacionada con la cuenta de huésped. Desde la reserva podemos definir que los servicios fijos se carguen en una segunda cuenta, y con un titular distinto al huésped (Ejemplo: factura a nombre de Agencia o Empresa) 10.4 Cuenta de grupo En los datos de reserva, definimos el cargo en cuenta de grupo si deseamos que los servicios fijos de varias habitaciones se carguen en una sola cuenta, y a nombre del titular de la reserva (Ejemplo: grupos, familias) 10.5 Cuenta diversa Las cuentas diversas se utilizan para realizar cargos y facturas no vinculados a una habitación. (Ejemplo: salas de reuniones, banquetes, cobros contados) La cuenta diversa debe estar asociada a un registro del maestro de clientes (Cárdex), con lo cual habrá que acceder al Cárdex del titular de la cuenta, si ya existe, o crear uno nuevo. En la pestaña cuentas dentro del Cárdex del cliente, tenemos la opción abrir cuenta diversa. Sólo pulsando sobre esta opción, creamos la cuenta diversa. Imagen: Opción cuentas en Cárdex Imagen: Cuenta diversa creada A partir de ese momento se van a poder imputar cargos a esa cuenta. 37

38 Nota: Se pueden crear tantas cuentas diversas como se desee, incluso para un mismo titular Habitación virtual Las cuentas diversas pueden vincularse a un número de habitación virtual, con el fin de poder realizar cargos desde otros sistemas periféricos (TPV, extensiones de teléfono, etc.), y para facilitar su control. Para asignar una habitación virtual a una cuenta diversa, accederemos al menú Front Office/Cuentas diversas. Elegimos entonces uno de los números que se encuentren disponibles. Cuando queramos acceder a una cuenta diversa que tenga un número asignado, iremos a cuentas e introduciremos directamente el número de habitación virtual. Imagen: Asignar una habitación virtual 10.6 Cuentas de depósito Al introducir una cantidad en el campo Depósito en los datos de reserva, el sistema crea automáticamente una cuenta de depósito, pero no imputa ningún importe. Cuando recibimos el importe debemos introducirlo en la cuenta de depósito. Existen dos opciones: Con justificante: El importe del depósito deberá registrarse como pago, en la función Cuentas de clientes, Ctas. de depósito (menú Front-Office), o desde la pantalla de datos de reserva/cta.d, cuando se haya realmente percibido. Si queremos imprimir un justificante elegiremos la opción con impreso en el momento de introducir el pago. 38

39 En el momento del check-in de esta reserva, el importe de la cuenta de depósito pasa automáticamente a la cuenta de la habitación (bien en la de grupo, titular o huésped, según se indique en la reserva). La cuenta de depósito se desactiva. Con factura: el importe del depósito deberá registrarse como Entr. Dep. (Entrada de Depósito). Indicamos la forma de pago y en este momento SIHOT emitirá una factura en concepto de depósito, con su IVA correspondiente. En el momento del check-in de esta reserva, el servicio de depósito se cargará en negativo en la cuenta de la habitación (bien en la de grupo, titular o huésped, según se indique en la reserva). La cuenta de depósito se desactiva. Importante: Trabajando con factura de depósito, el IVA correspondiente al importe del mismo se genera en la factura inicial, no en la factura final de los servicios contratados. Importante: Para que SIHOT emita una factura de depósito de forma automática, es necesario definir el servicio correspondiente en los parámetros del sistema. 39

40 11 Cargo de servicios y pagos a cuenta 11.1 Cargo de servicios a una cuenta Acceder a la cuenta mediante el símbolo de check-out cuentas en la barra de iconos. o el de Imagen: Barra de iconos Nota: También podemos acceder a estas opciones desde el rack de habitaciones, con botón sobre la habitación, o desde roominglist. Introducimos el número de habitación y confirmamos con enter. Pulsar la opción cargar, a la derecha. Se abre otra ventana. Abrir el desplegable de servicios y seleccionar el servicio a cargar, o introducir las iniciales del código del servicio. Introducir cantidad e importe y pulsar cargar o enter. Los cargos aparecerán en la cuenta del cliente. A continuación pulsar salir. Imagen: Cargo manual 11.2 Cancelar un cargo Acceder a la cuenta mediante el símbolo de check-out cuentas en la barra de iconos. o el de 40

41 Imagen: Barra de iconos Introducir el número de habitación y OK. Marcar los cargos que tienen que ser cancelados. Abrir el menú contextual con el botón derecho y seleccionar la opción cancelar posición. Introducir el motivo de la cancelación y OK. Se realizará el cargo en negativo. Imagen: Cancelación de cargos Otras opciones con botón derecho: 11.3 Traspasar un cargo Existen 2 opciones para traspasar cargos. Acceder a la cuenta mediante el símbolo de check-out cuentas en la barra de iconos. o el de 41

42 Imagen: Barra de iconos Opción 1: Introducir el número de habitación de origen y OK. Seleccionar los cargos que queremos traspasar y abrir el menú contextual con botón derecho. Elegir la opción traspaso, introducir el número de habitación de destino, elegir y confirmar el traspaso con OK. Opción 2: Introducir el número de habitación de origen y OK. Sin cerrar la ventana, repetir la operación de manera que tengamos 2 cuentas abiertas al mismo tiempo. Mover una de las ventanas pinchando sobre la barra superior con el ratón y arrastrarla de manera que veamos las dos cuentas a la vez. Marcar los cargos que queremos traspasar, y sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastrarlos a la otra cuenta, entonces soltamos. En cualquiera de los casos, se mostrará la habitación de origen en la cuenta de destino. Nota: El traspaso se puede realizar desde y hacia cualquier tipo de cuenta (Huésped,Diversa, Grupo o Depósito). Imagen: Traspasar cargos a otra cuenta 42

43 11.4 Servicios cargados Esta función nos ofrece la posibilidad de consultar todos los servicios cargados en cuentas y nos ofrece distintos filtros o campos de búsqueda que nos ayudarán a realizar las comprobaciones necesarias, por ejemplo, para el cuadre de departamentos al final del día. Podemos buscar servicios individuales, como Garaje o Minibar, o bien por tipo de servicio, como Restaurante o Spa, cargados en una fecha en concreto, o bien en un periodo. La opción se encuentra en el menú Back Office/Servicios cargados. Se mostrarán todos los cargos según los criterios de búsqueda, positivos y negativos. Si no introducimos ningún criterio, se mostrarán todos los servicios cargados, de todos los tipos. Imagen: servicios cargados 11.5 Pago a cuenta Abrir la cuenta donde deseamos introducir el pago a cuenta, y seleccionar la opción pago. Introducir el importe y la forma de pago. Asentar en la cuenta con enter y salir. El importe se mostrará a favor del cliente, en color rojo. Si se desea imprimir un justificante, elegiremos la opción con impreso. SIHOT emitirá un justificante por el importe recibido. 43

44 Imagen: Pago a cuenta 44

45 12 Check-Out 12.1 Check-out estándar Acceder con un click sobre el símbolo de check-out iconos. en la barra de Imagen: Barra de iconos SIHOT abre la ventana de check-out. Nota: También podemos abrir este diálogo desde el rack de habitaciones, abriendo el menú contextual con botón derecho, sobre la habitación. Introducir el número de habitación y OK. En la parte superior izquierda se nos muestran los datos del cliente y la información de la reserva. En la ventana superior derecha veremos los cargos imputados al huésped. En la ventana inferior derecha veremos los cargos imputados a la cuenta titular. Por último, en la ventana inferior izquierda, los cargos correspondientes a la cuenta de grupo (ocultos). La pestaña factura se utiliza para separar cargos y así poder emitir varias facturas (también se puede utilizar la cuenta titular con este propósito) 45

46 Imagen: Check-out Entendemos como check out estándar, el caso en el que un huésped paga sus cargos, en una sola factura y sin cambio de titular. En este caso, haremos click sobre la pestaña check-out. En este momento SIHOT asigna un número de factura y nos solicita forma de pago. En este momento, ya no es posible retroceder, ya que el número de factura ya ha sido asignado. Imagen: Forma de pago Para continuar tenemos que confirmar la impresión de la factura con OK c. Docu (con documento) o con OK s.docu (sin documento) Check-out facturas separadas Hacer un click cobre el icono de check-out habitación. e introducir el número de Marcamos los cargos que queremos separar y los traspasamos a la pestaña factura con drag and drop. 46

47 Para facturar solo los cargos que hemos separado continuamos mediante la opción facturar. Se abre el perfil de liquidación, con la cuenta factura marcada por defecto, lo que significa que sólo se facturarán los cargos que previamente hemos traspasado a esta pestaña. Continuamos el check-out mediante la opción facturar, en el perfil de liquidación. Imagen: Perfil de liquidación Continuar como se indica en el punto Repetir el proceso para generar más facturas. Importante: Para separar cargos, podemos utilizar también la cuenta titular. En el perfil de liquidación elegimos la cuenta que deseamos facturar Check-out de grupo Hacer un click en el símbolo cuentas en la barra de iconos. Imagen: Barra de iconos Pulsar la opción buscar cuentas. Utilizar los campos de búsqueda para visualizar las cuentas abiertas del grupo: Nº de reserva, titular, y buscar. 47

48 Se mostrarán todas las cuentas pertenecientes al grupo: cuentas de huésped y de grupo. Las cuentas de huésped que tengan saldo, tendrán que hacer check-out individualmente, como se ha descrito en el punto 12.1 Las cuentas de huésped que no tengan saldo, podrán ser desactivadas de forma conjunta: marcamos todas las cuentas sin saldo, y pulsamos la opción desactivar. Para facturar la cuenta de grupo, seleccionar la cuenta y facturar tal y como se describe en el punto 12.4, facturar cuenta de grupo. Imagen: Desactivar cuentas de huésped pertenecientes a un grupo 12.4 Facturar una cuenta de grupo Una vez seleccionada la cuenta de grupo, visualizaremos los cargos correspondientes a todas las habitaciones. Pulsar facturar, y continuar. Introducir la forma de pago y continuar con la impresión. Finalmente, responder a la pregunta desactivar cuenta de grupo con Si o No. 48

49 Imagen: Cuenta de Grupo Nota: La cuenta de grupo no podrá ser desactivada hasta que la última cuenta de huésped perteneciente al grupo sea desactivada Cambiar el titular de una factura Una factura se ha de emitir a un nombre distinto al titular de la reserva. Seleccionar la cuenta a facturar (huésped o grupo), bien desde checkout, bien desde selección de cuentas. Pulsar facturar. Se abre la ventana perfil de liquidación. Elegir la opción titular factura. SIHOT abre la pantalla de búsqueda de clientes. Introducir el nombre del nuevo titular de factura en el campo apellido y buscar. Si ya existe un cárdex para este cliente, marcarlo y pulsar elegir o enter. Si el no existe ningún cárdex para este cliente, pulsar nuevo, y introducir los datos del cliente/empresa y crear el cárdex con nuevo otra vez. A continuación salir y elegir nuevo cárdex. Al elegir el Nuevo cárdex, SIHOT vuelve al perfil de liquidación. El titular de factura se muestra siempre en la parte inferior. Elegir persona de contacto, si procede. 49

50 Continuar con la facturación tal y como se ha explicado en capítulos anteriores. Imagen: Perfil de liquidación con nuevo titular de factura 12.6 Facturar con distintas formas de pago Para cerrar una factura con distintas formas de pago, procederemos a realizar el check-out o facturación como se ha explicado anteriormente, hasta llegar a la ventana factura, en la cual tenemos que introducir la forma de pago. Imagen: forma de pago Seleccionamos una de las formas de pago que se va a utilizar, y escribimos manualmente el importe del pago parcial (sobre la cifra que se nos ofrece en la casilla importe pago). Confirmamos con enter. Automáticamente aparecerá el resto a pagar. Seleccionamos la segunda forma de pago y continuamos con la facturación con OK c.docu. 50

51 Imagen: ventana factura/ forma de pago 12.7 Impresión de factura Cuando terminamos la facturación, y confirmamos con OK c.docu, se abre la ventana impresión de factura. En la ventana impresión de factura, tenemos algunas opciones adicionales para completar el proceso de facturación, como son el formato de impresión o las opciones de impresión. Formato de impresión: Podemos consolidar o no los servicios, presentar detalle por día o por estancia, con componentes o no Opciones de impresión: Nos permite seleccionar impresora, número de copias, programa (Windows default, Pdf ), formato de plantilla o editar antes de imprimir si se desea. Imagen: impresión de factura 51

52 12.8 Imprimir una copia de factura Abrir el menú Front Office y seleccionar facturas emitidas. Introducir la fecha deseada y buscar. Seleccionar la factura que queremos repetir y pulsar imprimir. Se abrirá la ventana de impresión de factura descrita en el punto anterior. Pulsar imprimir para confirmar la impresión. Imagen: Front Office/ Facturas emitidas Nota: Utilizar los distintos campos de búsqueda para buscar una factura en concreto: fecha, titular, factura desde, factura hasta 12.9 Imprimir un extracto antes del check-out A nivel informativo para los clientes, podemos imprimir un extracto de la cuenta, sin generar una factura, desde la opción facturar, en cuentas o check-out. 52

53 Imagen: Extracto de cuenta Confirmar la impresión con imprimir. 53

54 13 Cancelación de facturas SIHOT ofrece distintos procedimientos para cancelar una factura y reactivar una cuenta. Las opciones de cancelación que se activen en cada caso, dependerán de los requerimientos legales de cada país en cuanto a facturación, y de la fecha en que se ha emitido la factura. En España, por lo general, sólo se activan las opciones de cancelación 3 y 6, descritas a continuación Niveles de cancelación Nivel 3 reactivar cuenta/cancelar pagos Mediante el nivel de cancelación 3, podemos cambiar la forma de pago de las facturas emitidas el mismo día. Para cancelar, iremos al menú Front Office/Facturas emitidas y buscar. Marcamos la factura y pulsamos cancelar, a la derecha, elegimos nivel de rellamada 3. Imagen: cancelación de factura La cuenta facturada se reactiva y el pago se cancela. Los servicios cargados no se ven afectados y se mantiene el mismo número de factura. 54

55 Los cargos en la cuenta cancelada, aparecen con la fecha y el número de factura en color naranja, identificativo de que la factura ha sido cancelada con la opción 3. Estos cargos NO pueden ser modificados o traspasados, pero SI podemos añadir nuevos cargos a la factura abierta. Imagen: Cargos cancelados con la opción 3 Para cerrar la factura con la nueva forma de pago, iremos a la cuenta, y utilizaremos facturar, no check-out. SIHOT preguntará entonces: existe una factura abierta, quiere elegirla? Aceptamos y seleccionamos la factura. En este momento podemos terminar la facturación. Si SIHOT no hace la pregunta, iremos a buscar la factura abierta. Esto lo hacemos después de facturar, marcando la opción Pdte.d.Cobro. Esta opción nos lleva a la búsqueda de facturas emitidas, donde podemos buscar la factura abierta (seguramente emitida días atrás, o a distinto titular). 55

56 Imagen: Buscar Pendiente de Cobro Imagen: Factura Pendiente de Cobro Importante: No utilizar esta opción para cambio de titular. No es posible! Nivel 6 cargo/abono vía cuenta diversa Esta opción nos permite: cambiar el titular, añadir o cancelar cargos, modificar precios o formas de pago. 56

57 Imagen: Cancelación de factura La opción de cancelación 6, anula la factura mediante una factura de abono, vinculada a la original, y a su vez crea una cuenta diversa donde podremos volver a facturar los cargos. Imagen: Factura de abono Importante: El color de la fecha de los cargos en las cuentas nos indican si están o no facturados: verde - facturado, rojo - no facturado. 57

58 Imagen: Cuenta con cargos facturados Importante: Es conveniente utilizar el filtro en la cuenta diversa generada para que solo se muestren los cargos no facturados. Imagen: Cuenta diversa / cargos no facturados 58

59 14 Factura de Restaurante y Bares (Cuenta 9000) La finalidad de la factura de Restaurante y Bares, es volcar tanto la producción como los cobros de los puntos de venta (POS), en SIHOT PMS de forma automática. Esta función es válida para los hoteles que tienen sus TPVs enlazados con SIHOT.PMS. El hotel debe tener siempre una cuenta diversa abierta (ver punto 10.5), a nombre de Restaurante y Bares, o Cobros Restaurante, vinculada a la habitación virtual número 9000 (ver punto ). El sistema de TPVs, está preconfigurado para volcar todos los datos en este número de cuenta (9000), por eso no podemos elegir ningún otro número. Cuando los cargos y pagos ya aparezcan en la cuenta, iremos a facturar como se explica en capítulos anteriores. Nunca pedirá forma de pago, pues con el cierre de TPVs se envía al PMS tanto la producción por departamentos, como las distintas formas de pago. Importante: Existe también la opción de NO importar los pagos desde los TPV. Si esto es el caso se asienta los pagos de forma manual en la cuenta Imagen: ejemplo cuenta de Restaurante y Bares facturada 59

60 15 Cobros asentados/ Libro de caja Abrir el menú Back Office y seleccionar Cobros asentados. Pulsar inicio para obtener la relación de cobros del día. SIHOT genera un listado con todos los cobros del día, con los resúmenes por formas de pago. Imagen: Cobros asentados La opción de Cobros asentados nos permite realizar búsquedas según los criterios introducidos: forma de pago, fecha, usuario, cliente Podemos también obtener más información sobre el pago (consultar la cuenta, el cárdex, la factura o la reserva), abriendo el menú contextual con botón derecho sobre el pago. 60

61 Imagen: Cobros asentados, menú contextual Libro de caja: En el menú Listados/Auditoría podemos imprimir el libro de caja. Esta opción es sólo para lanzar el listado. Si queremos hacer consultas sobre los pagos, se recomienda Cobros asentados. Imagen:libro de caja 61

62 16 Pisos 16.1 Estado hotel El Estado Hotel, nos permite realizar una consulta sobre la situación actual del Hotel en cuanto a ocupación, estado de las habitaciones, llegada, salidas, etc. Para los próximos días. En el menú Pisos, seleccionamos la opción Estado Hotel. Imagen: Menú Pisos Introducir la fechas y el número de días a consultar (máximo 7). Si se desea, marcar alguna de las opciones que deseamos ver en la consulta (por ejemplo, producción), y consultar. Si lo que queremos es imprimir, abrir la pestaña Volumen Impresión, introducir el número de días (máximo 31) y consultar, o imprimir directamente desde el símbolo impresora en la barra de iconos. Nota: El Estado Hotel ayuda a planificar los turnos de Front office, Pisos o F&B (entradas/salidas/clientes en casa). 62