INFORME DE AUDITORÍA TI de mayo de 2002 Administración para el Sustento de Menores Oficina de Sistemas y Tecnología (Unidad 5075)

Transcripción

1 INFORME DE AUDITORÍA TI Administración para el Sustento de Menores Oficina de Sistemas y Tecnología () Período auditado: 23 de marzo de 2000 al 31 de enero de 2001

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3 Informe de Auditoría TI CONTENIDO Página INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA...2 RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA...4 ALCANCE Y METODOLOGÍA...4 OPINIÓN...5 RECOMENDACIONES...9 A LA SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO...9 A LA ADMINISTRADORA...9 CARTAS A LA GERENCIA...10 COMENTARIOS DE LA GERENCIA...11 AGRADECIMIENTO...11 RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS...12 CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO...12 HALLAZGOS EN LA OFICINA DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA DE LA ADMINISTRACIÓN PARA EL SUSTENTO DE MENORES Deficiencias relacionadas con la otorgación y administración de un contrato para implantar y operar el Sistema PRACSES Deficiencias relacionadas con la otorgación y administración de un contrato con una institución bancaria como parte integral del Sistema PRACSES Desviaciones de ley y de reglamentos en la otorgación y radicación de contratos en la Oficina del Contralor de Puerto Rico y en los registros de contratos...25 ANEJO 1 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL NIVEL EJECUTIVO QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO...28

4 Informe de Auditoría TI Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico A la Gobernadora y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes Realizamos una auditoría de las operaciones de la Oficina de Sistemas y Tecnología (OST) de la Administración para el Sustento de Menores (ASUME) para determinar si se hicieron de acuerdo con las normas generalmente aceptadas en este campo y si el sistema de control interno establecido para el procesamiento de las transacciones era adecuado. Efectuamos la misma a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este es el segundo informe y contiene el resultado de nuestro examen sobre los contratos de servicios y las compras de equipos computadorizados relacionados con el Puerto Rico Automated Child Support Enforcement System (PRACSES). El primer informe se emitió el 13 de junio de 2001 y cubrió el resultado de nuestro examen sobre el uso y los controles establecidos para las microcomputadoras, el acceso a la Internet, al Sistema PRACSES y a la red de comunicación local de la ASUME. INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA La ASUME fue creada mediante la Ley Núm. 86 del 17 de agosto de 1994, Ley Orgánica para la Administración para el Sustento de Menores, según enmendada. La misma está adscrita como un componente operacional del Departamento de la Familia (Departamento),

5 Informe de Auditoría TI bajo la coordinación, supervisión, evaluación y fiscalización del Secretario. Su propósito es implantar una política pública efectiva de paternidad responsable y tiene la encomienda de localizar a padres que abandonan a sus hijos para exigirles el cumplimiento de sus obligaciones morales y legales. La ASUME la dirige un Administrador nombrado por el Gobernador con el consejo y consentimiento del Senado. La ASUME está estructurada en tres niveles: central, regional y local. El nivel central está compuesto por la Oficina del Administrador, la Oficina de Jueces Administrativos, el Instituto de Derecho Administrativo, la Oficina de Procuradores Auxiliares, la Oficina de Sistemas y Tecnología (OST), el Área de Planificación y Presupuesto, el Área de Relaciones con la Comunidad y el Área de Operaciones Administrativas. La ASUME lleva a cabo sus operaciones a través de 113 oficinas locales que, a su vez, se agrupan en las siguientes 10 oficinas regionales: Aguadilla, Arecibo, Bayamón, Caguas, Carolina, Guayama, Humacao, Mayagüez, Ponce y San Juan. A la fecha de nuestra auditoría, la ASUME mantenía un contrato con una compañía para el manejo, operación y el procesamiento de datos correspondientes al Sistema PRACSES a través de un Centro de Datos Externo (Centro) ubicado en dicha compañía. El Sistema PRACSES se procesaba en una computadora marca IBM, Modelo S/390 y su equipo periferal correspondiente. La misma se utilizaba como unidad central de procesamiento de la red de comunicación del Sistema PRACSES, utilizada por 968 usuarios, para el registro, mantenimiento y procesamiento de las pensiones alimentarias. Además, la ASUME mantenía otro contrato con una institución bancaria para recibir los servicios de recaudación y distribución de las pensiones alimentarias. La OST operaba una red manejada mediante una computadora marca IBM, Modelo 300 GL con el sistema operativo de Windows NT. La misma era utilizada para servicio de correo electrónico y acceso a la Internet mediante la red de comunicación gobierno.pr.

6 Informe de Auditoría TI La OST no tenía un presupuesto asignado. Los gastos de operación de la OST se sufragaban del presupuesto asignado a la ASUME que para el año fiscal fue de $26,517,060. RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA Con el propósito de lograr una administración eficaz, regida por principios de calidad, la gerencia de todo organismo gubernamental, entre otras cosas, es responsable de: 1. Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos de administración y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos 2. Mantener una oficina de auditoría interna competente 3. Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras 4. Adoptar un plan estratégico para las operaciones 5. Mantener el control presupuestario 6. Mantenerse al día con los avances tecnológicos 7. Mantener sistemas adecuados de archivo y de control de documentos 8. Cumplir con el Plan de Acción Correctiva de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, y atender las recomendaciones de los auditores externos 9. Mantener un sistema adecuado de administración de personal que incluya la evaluación del desempeño, y un programa de educación continua para todo el personal 10. Cumplir con la Ley de Ética Gubernamental, lo cual incluye divulgar sus disposiciones a todo el personal ALCANCE Y METODOLOGÍA La auditoría cubrió del 23 de marzo de 2000 al 31 de enero de En algunos aspectos examinamos transacciones de fechas anteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los sistemas de

7 Informe de Auditoría TI información computadorizados. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias. Para efectuar la auditoría utilizamos la siguiente metodología: Entrevistas a funcionarios, a empleados y a particulares Inspecciones físicas Examen y análisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada Análisis de información suministrada por fuentes externas Pruebas y análisis de información financiera, de procedimientos de control interno y de otros procesos Confirmación de información pertinente OPINIÓN Las pruebas efectuadas demostraron que las operaciones de la ASUME en lo que concierne a los contratos de servicios profesionales y consultivos relacionados con el Sistema PRACSES se realizaron sustancialmente conforme a las normas generalmente aceptadas en este campo, y que el sistema de control interno establecido era razonablemente adecuado, excepto por los siguientes hallazgos clasificados como principales: 1. El 10 de enero de 1994 el Departamento otorgó el Contrato Núm a una compañía por $21,578,502 para la implantación del Sistema PRACSES para ser utilizado por la ASUME. El examen realizado de la otorgación, la administración y los desembolsos de este contrato reveló que: Contrario a las leyes aplicables, la ASUME adquirió de la compañía contratada equipos computadorizados y programas por $909,522 y $292,548, respectivamente, sin celebrar subasta y sin solicitar cotizaciones. [Hallazgo 1-a.1)]

8 Informe de Auditoría TI Las situaciones comentadas privaron a la ASUME del beneficio de una competencia activa entre proveedores para establecer el mejor equipo disponible en el mercado al costo más bajo. El no celebrar una subasta pública para la compra de equipo pudo dar lugar a que se favoreciera a un proveedor en particular, en perjuicio de los mejores intereses de la ASUME. La ubicación del Centro de Datos del Sistema PRACSES fue establecida dentro de las facilidades arrendadas por la compañía contratada, contrario a lo establecido en el contrato. [Hallazgo 1-a.2)] Esta situación podría producir una expectativa de control absoluto por parte de la compañía contratada sobre el Centro de Datos, impidiendo el acceso al mismo, lo que afectaría que se efectúen supervisiones u auditorías efectivas y periódicas por parte de los funcionarios de la ASUME o del Departamento en dichas facilidades. Además, podría afectarse la continuidad de los servicios del Sistema PRACSES en caso de un incumplimiento o problemas legales por parte de la compañía contratada y el dueño de las facilidades donde está ubicado el Centro de Datos. En junio de 1994 el Departamento efectuó la Enmienda A al Contrato Núm para que el Departamento adquiriera de otra compañía, mediante un contrato de arrendamiento con opción a compra una computadora marca IBM Mainframe, Modelo S/390 por $362,156 para el procesamiento del Sistema PRACSES. Contrario a las normas vigentes no se encontró evidencia de que el Departamento o la ASUME solicitara al Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico (BGF) el asesoramiento requerido para efectuar dicho contrato. [Hallazgo 1-a.3)a)] La situación comentada privó al Departamento y a la ASUME de obtener el beneficio de las recomendaciones por parte del BGF sobre costos, términos, condiciones u otras

9 Informe de Auditoría TI alternativas de financiamiento que garantizaran los mejores intereses tanto del Departamento como de la ASUME. Contrario a las normas vigentes, la Enmienda A del Contrato Núm no contenía fecha de otorgación. [Hallazgo 1-a.3)b)] No cumplir con la referida disposición impide tener una fecha cierta sobre la otorgación del contrato y, entre otras cosas, verificar el cumplimiento con la Ley Núm. 18 del 30 de octubre de 1975 (Ley Núm. 18), según enmendada, sobre la radicación de los contratos en la Oficina del Contralor. Contrario a las normas de sana administración y de política pública, el programa Fund Ware adquirido a un costo de $227,785 nunca se utilizó. Además, el programa Intel LanDesk Management Suite cuyo costo ascendió a $64,763, a la fecha de nuestro examen, la ASUME no lo utilizaba. [Hallazgo 1-a.4)] Las situaciones comentadas privaron a la ASUME de obtener un rendimiento óptimo de los $292,548 y del esfuerzo humano invertido en la implantación de los mencionados programas. 2. Entre junio de 1995 y junio de 1999 la ASUME otorgó cuatro contratos y sus respectivas enmiendas a una institución bancaria por $9,523,364 para el recibo, procesamiento, contabilidad y distribución de las pensiones alimentarias. El examen realizado de la otorgación y administración de dichos contratos reveló lo siguiente: Contrario a las cláusulas contractuales el Área de Finanzas de la ASUME u otro agente designado no había efectuado revisiones continuas, ni auditorías sobre las operaciones relacionadas con los servicios de cobro, procesamiento, contabilidad y distribución de las pensiones alimentarias efectuadas por la institución bancaria. [Hallazgo 2-a.1)]

10 Informe de Auditoría TI La ausencia de revisiones continuas no permite ejercer un control adecuado de los servicios prestados y si éstos satisfacen las expectativas de la ASUME. Además, puede propiciar que se cometan errores e irregularidades y que los mismos no se detecten a tiempo. Ejemplo de ello, son los errores cometidos por la institución bancaria (errores en el registro del número de seguro social del beneficiario, número de caso, cuantía, entre otros) en la acreditación de los cupones sustitutos. 1 Estos errores propician el atraso en el procesamiento de los pagos recibidos de las pensiones alimentarias. Por otro lado, priva a la gerencia de información necesaria sobre el funcionamiento de los sistemas, los controles y demás operaciones. Los contratos Núms , A, , , A y otorgados a la institución bancaria no fueron firmados por la Secretaria del Departamento. Estos fueron firmados solamente por el Administrador de la ASUME. [Hallazgo 2-a.2)] La situación comentada pudo haber tenido resultados adversos para la ASUME si se hubiera cuestionado la efectividad del contrato al no contar con la firma del Secretario, conforme lo disponía el Request for Proposal (RFP). Contrario a las normas vigentes el Contrato Núm y la Enmienda de Contrato Núm A no fueron incluidos en el Registro de Contratos que mantiene la ASUME. [Hallazgo 2-a.3)] La situación señalada afectó la confiabilidad del Registro de Contratos de la ASUME. Nuestro examen de los controles internos no necesariamente reveló todas las fallas existentes. En la parte de este informe titulada RELACIÓN DETALLADA DE 1 La ASUME provee cupones oficiales a los padres o madres alimentantes para facilitar el proceso de los pagos. Cuando éstos emiten un pago sin el cupón oficial, la institución bancaria prepara un cupón sustituto, e incluye en el mismo la información de identificación del caso que provee el padre o la madre alimentante.

11 Informe de Auditoría TI HALLAZGOS se comentan detalladamente los hallazgos resumidos clasificados como principales y el Hallazgo 3 clasificado como secundario. RECOMENDACIONES A LA SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO 1. Ver que la Administradora cumpla con las recomendaciones 2 a la 4 de este informe. [Hallazgos 1 al 3] A LA ADMINISTRADORA 2. Impartir instrucciones al Subadministrador Auxiliar de Operaciones Administrativas, y ver que cumpla, para que: a. Se realicen subastas formales para toda compra de equipo que exceda los $25,000. En los casos en que sea necesario eximir la compra del proceso de subasta, la transacción debe estar justificada y documentada. [Hallazgo 1-a.1)] b. Toda transacción de contratos de arrendamiento financiero se someta a la consideración del Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico, conforme a las disposiciones de la Orden Ejecutiva Núm. OE del 28 de mayo de [Hallazgo 1-a.3)a)] c. Todo contrato o enmienda a éstos: 1) Indique la fecha de otorgación. [Hallazgo 1-a.3)b)] 2) Contenga las firmas de los funcionarios autorizados y designados para su formalización. [Hallazgo 2-a.2)] 3) Se anote en el Registro de Contratos de la ASUME. [Hallazgo 2-a.3)]

12 Informe de Auditoría TI ) Se radique, en el término establecido para ello, en la Oficina del Contralor de Puerto Rico, conforme a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes. [Hallazgo 3] d. El Área de Finanzas o un agente designado lleve a cabo revisiones periódicas o monitorías de los trabajos que realiza la institución bancaria contratada para el recibo y procesamiento de las pensiones alimentarias, al final de las cuales se debe presentar un informe con los hallazgos o las situaciones detectadas. [Hallazgo 2-a.1)] 3. Instruya, a quien corresponda a que realice, en un período razonable de tiempo, las gestiones necesarias para reubicar el Centro de Cómputo del Sistema PRACSES. [Hallazgo 1-a.2)] 4. Vea que previo al desarrollo de proyectos de computadorización, se efectúen los estudios necesarios y se prepare un plan de trabajo que garantice el esfuerzo coordinado entre usuarios y contratistas, y el logro de los objetivos y la utilización de los programas y equipos adquiridos, en un tiempo razonable. [Hallazgo 1-a.4)] CARTAS A LA GERENCIA Las situaciones comentadas en la parte de este informe titulada RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS se le informaron a la Lic. Aleida Varona Méndez, Administradora de la ASUME y al ex Administrador, Lic. Miguel A. Verdiales Morales, mediante cartas de nuestro auditor del 22 y 29 de mayo de 2001, respectivamente. El borrador de este informe se sometió a la Lic. Aleida Varona Méndez, Administradora de la ASUME y al ex Administrador, Lic. Miguel A. Verdiales Morales, para comentarios por cartas del 14 de marzo de 2002.

13 Informe de Auditoria TI COMENTARIOS DE LA GERENCIA En carta del 15 de junio de 2001 la Administradora infonn6 sobre las medidas adoptadas para corregir las situaciones comentadas en la carta de nuestro auditor. En carta del 2 de julio de 2001 el ex Administrador someti6 sus comentarios sobre las situaciones comentadas en Ia carta de nuestro auditor. La Administradora someti6 sus comentarios sobre el Hallazgo 1-a.2) por carta del lode abril de En este incluimos parte de sus comentarios. El ex Administrador contest6 el borrador del infonne mediante carta del 7 de mayo de Sus observaciones fueron consideradas en la redacci6n final del infonne. Al final de los hallazgos 1 al 3 incluimos parte de sus comentarios. AGRADECIMIENTO A los funcionarios y empleados de la ASUME les agradecemos la cooperaci6n que nos prestaron durante nuestra auditoria. por:~~ ~

14 Informe de Auditoría TI RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes: Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

15 Informe de Auditoría TI En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA OFICINA DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA DE LA ADMINISTRACIÓN PARA EL SUSTENTO DE MENORES, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece. HALLAZGOS EN LA OFICINA DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA DE LA ADMINISTRACIÓN PARA EL SUSTENTO DE MENORES Hallazgo 1 - Deficiencias relacionadas con la otorgación y administración de un contrato para implantar y operar el Sistema PRACSES a. El 10 de enero de 1994 el Departamento otorgó el Contrato Núm a una compañía por $21,578,502 para la implantación del Sistema PRACSES para ser utilizado por la ASUME. Dicho contrato tenía como propósito transferir, modificar e implantar el Sistema PRACSES en un Centro de Operaciones de Datos Externos (Centro de Datos). Este sistema permitía la creación y el mantenimiento de los récords de los participantes de pensiones alimentarias, la producción de informes y la emisión de cheques, y debía estar implantado para el 1 de octubre de El contrato y sus respectivas enmiendas tenían vigencia desde el 10 de enero de 1994 hasta el 30 de septiembre de El examen realizado de la otorgación, la administración y los desembolsos de este contrato reveló que:

16 Informe de Auditoría TI ) La ASUME adquirió de la compañía contratada equipos computadorizados y programas. Para ello no celebró subasta formal, ni solicitó cotizaciones a otros posibles suplidores, según detallamos a continuación: a) El 21 de junio de 1999 adquirió 23 microcomputadoras con procesador Pentium II por $25,875 para el Puerto Rico Integrated Financial Administration System (PRIFAS). El Sistema PRIFAS no era parte del proceso de implantación del Sistema PRACSES y no formaban parte del Request for Proposal (RFP) de la subasta de este contrato. El 28 de mayo de 1999 la compañía contratada emitió la Factura Núm por $25,875 para el pago de las mencionadas microcomputadoras. b) Entre mayo de 1994 y enero de 1996 adquirió 291 PC s Client Station, 82 Matrix Printers y 107 Laser Printers por $883,647, adicionales a lo establecido en el RFP, según se indica: DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO CANTIDAD A ADQUIRIRSE SEGÚN RFP TOTAL DE UNIDADES ADQUIRIDAS UNIDADES EN EXCESO A LO ESTABLECIDO COSTO POR UNIDAD IMPORTE PAGADO EN EXCESO A LO ESTABLECIDO PC s Client Station $2,430 $707,130 Matrix Printer ,084 Laser Printer , ,433 Total $883,647 La compañía contratada facturó y se le pagaron $883,647 por dichas compras. c) El 31 de marzo de 1997 la ASUME efectuó la Enmienda F al Contrato Núm En la Sección 62.0 de la referida enmienda, se incluyó el Exhibit J - Negotiation Memorandum con el propósito de adquirir, entre otras

17 Informe de Auditoría TI cosas, los programas Fund Ware e Intel LanDesk Management Suite a un costo de $227,785 y $64,763, respectivamente. [Véase el Apartado a.4)] En la Ley Núm. 86 del 17 de agosto de 1994, Ley Orgánica para la Administración para el Sustento de Menores (Ley Núm. 86), según enmendada, se establece, entre otras cosas, que el Administrador realizará todas las compras y contratos de suministros y servicios, excepto servicios personales y profesionales, mediante subasta. Cuando el costo estimado para la adquisición o ejecución del servicio no exceda de veinticinco mil ($25,000) dólares, el mismo podrá efectuarse sin subasta formal mediante un sistema competitivo de por lo menos tres cotizaciones. Las situaciones comentadas privaron a la ASUME del beneficio de una competencia activa entre proveedores para establecer el mejor equipo disponible en el mercado al costo más bajo. El no celebrar una subasta pública para la compra de equipo pudo dar lugar a que se favoreciera a un proveedor en particular, en perjuicio de los mejores intereses de la ASUME. La situación señalada se debió a que los funcionarios encargados del proceso no cumplieron con los procedimientos establecidos en la Ley Núm. 86, ni protegieron los mejores intereses de la ASUME. Además, denotan que el Subadministrador Auxiliar de Operaciones Administrativas no ejercía una supervisión adecuada de dichos procesos. 2) La ubicación del Centro de Datos del Sistema PRACSES fue establecida dentro de las facilidades arrendadas por la compañía contratada, contrario a lo establecido en el contrato. El Centro se ha mantenido en dichas facilidades por seis años. La ASUME no ha realizado gestiones para reubicar el mismo fuera de las facilidades de la compañía contratada. En la Sección del Contrato Núm se establece, entre otras cosas, que la compañía deberá completar la instalación del Centro de Datos fuera de las facilidades

18 Informe de Auditoría TI arrendadas por ésta. El Departamento de Servicios Sociales 2 retiene el derecho para negociar la ubicación actual del Centro de Datos utilizando las facilidades existentes disponibles a ésta. Esta situación podría producir una expectativa de control absoluto por parte de la compañía contratada sobre el Centro de Datos, impidiendo el acceso, para que se efectúen supervisiones o auditorías efectivas y periódicas, por parte de los funcionarios de la ASUME o del Departamento en dichas facilidades. Además, podría afectarse la continuidad de los servicios del Sistema PRACSES en caso de un incumplimiento o problemas legales por parte de la compañía contratada y el dueño de las facilidades donde está ubicado el Centro de Datos. La situación comentada se atribuye primordialmente a la premura que existía de cumplir con la fecha límite del 1 de octubre de 1995 para la implantación del Sistema PRACSES y la certificación federal requerida. Además, denota que los funcionarios concernidos no actuaron diligentemente al mantener el Centro en la mencionada ubicación, contrario a las disposiciones contractuales. 3) En junio de 1994 el Departamento efectuó la Enmienda A al Contrato Núm para que el Departamento adquiriera de otra compañía, mediante un contrato de arrendamiento con opción a compra, una computadora marca IBM Mainframe, Modelo S/390 por $362,156 para procesar el Sistema PRACSES. a) En el expediente de dicha contratación no se encontró evidencia de que el Departamento o la ASUME solicitara al Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico (BGF) el asesoramiento requerido para efectuar dicho contrato. En la Orden Ejecutiva Núm. OE del 28 de mayo de 1993 se establece, entre otras cosas, que cualquier agencia o municipio que necesite suscribir un 2 El 28 de julio de 1995 el Gobernador aprobó el Plan de Reorganización Núm. 1. Mediante dicho Plan se redenominó y se reorganizó el Departamento de Servicios Sociales como Departamento de la Familia.

19 Informe de Auditoría TI contrato de arrendamiento financiero para llevar a cabo los propósitos para los cuales ha sido creado, deberá someterlo a la consideración del BGF para que evalúe los costos, los términos y las condiciones, en calidad de Agente Fiscal. La situación comentada privó al Departamento y a la ASUME de obtener el beneficio de las recomendaciones por parte del BGF sobre costos, términos, condiciones u otras alternativas de financiamiento que garantizaran los mejores intereses tanto del Departamento como de la ASUME. La Secretaria del Departamento y el Administrador de la ASUME no actuaron diligentemente al ignorar la referida Orden Ejecutiva, en detrimento de los mejores intereses de la entidad. b) La enmienda no contenía la fecha de otorgación. En el Memorando Circular Núm del 8 de marzo de 1993, emitido por el Secretario de la Gobernación, se establece que los contratos deben contener, entre otras cosas, la fecha de su otorgamiento. No cumplir con la referida disposición impide tener una fecha cierta sobre la otorgación del contrato y, entre otras cosas, verificar el cumplimiento con la Ley Núm. 18 del 30 de octubre de 1975 (Ley Núm. 18), según enmendada, sobre la radicación de los contratos en la Oficina del Contralor. La situación comentada se atribuye a que la Secretaria del Departamento y el Administrador de la ASUME no cumplieron con las disposiciones reglamentarias. 4) El 1 de julio de 1996 les fueron transferidas a la ASUME todas las funciones relacionadas con la contabilidad y presupuesto, hasta esa fecha, ejercidas por el Departamento. Esta transferencia se llevó a cabo bajo las disposiciones del Plan de Reorganización Núm. 1 del 28 de julio de Para poder llevar a cabo sus

20 Informe de Auditoría TI responsabilidades financieras y operacionales la ASUME examinó y seleccionó el programa Fund Ware como el más apto para sus propósitos. Además, durante el 1997 identificó la necesidad de adquirir el programa Intel LanDesk Management Suite con el propósito de facilitar el manejo y control de los componentes de la infraestructura de la red de comunicación del Sistema PRACSES. Esto permitiría la revisión continua a los servidores de archivos, estaciones de trabajo, redes de área local (LAN) y redes de área extendida (WAN). El examen efectuado sobre la utilización de los programas Fund Ware e Intel LanDesk Management Suite 3 reveló que: a) El programa Fund Ware nunca se utilizó a pesar de los adiestramientos y trabajos realizados por el personal de la ASUME para su implantación. b) El programa Intel LanDesk Management Suite se implantó en el Centro de Datos del Sistema PRACSES pero a la fecha de nuestro examen, la ASUME no utilizaba el programa. En la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico (Ley Núm. 230), según enmendada, se establece que los jefes de las dependencias y entidades corporativas o sus representantes autorizados serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se sometan para pago. Se establece, además, como política pública que exista un control previo de todas las operaciones del Gobierno para que sirva de arma efectiva en el desarrollo de los programas encomendados a cada dependencia. Además, que permita a la ASUME cumplir con la Ley Núm. 18, en lo que respecta a enviar a la Oficina del Contralor de Puerto Rico copia de todo contrato o enmienda a éstos. 3 En el Apartado a.1)c) comentamos sobre el costo de dichos programas y otras deficiencias relacionadas con su adquisición.

21 Informe de Auditoría TI Cónsono con esta norma de política pública y como norma de sana administración, es responsabilidad de la gerencia de toda entidad gubernamental obtener un rendimiento óptimo de la inversión de los fondos y la utilización efectiva de los recursos disponibles. La inversión de los fondos públicos para la computadorización de sistemas debe planificarse, de manera que se obtengan los beneficios esperados en un tiempo razonable. Además, para que el proceso de implantación y el uso del sistema adquirido sea eficaz, la gerencia de la organización debe supervisar diligentemente la labor de sus empleados y de los contratistas durante dicho proceso. Las situaciones comentadas privaron a la ASUME de obtener un rendimiento óptimo de los $292,548 y del esfuerzo humano invertido en la implantación de los mencionados programas. Las situaciones comentadas en los apartados a.4)a) y b) obedecieron primordialmente a la falta de planificación para lograr el uso, la integración y la configuración de dichos programas. Además, obedecieron a la ausencia de apoyo técnico y especializado necesario para el logro de la implantación de los programas mencionados. La Administradora, en la carta que nos envió, informó entre otras cosas, que si bien es cierto que las instalaciones donde se opera el Sistema PRACSES están ubicadas en el mismo edificio que tiene albergado a la compañía, ello no implica que no se trate de una facilidad separada, arrendada por el contratista, con entrada, salida y estacionamiento independiente y cuyo contrato puede ser asumido por el Departamento de la Familia, a tenor con lo dispuesto originalmente por el RFP. [Hallazgo 1-a.2)] El ex Administrador, en la carta que nos envió, informó entre otras cosas, que: El Departamento de Hacienda tenía un calendario de implantación agresivo del sistema y éste requería equipo con especificaciones especiales que la agencia en ese momento no contaba. El Administrador tiene bajo la Ley de Sustento de Menores la autoridad para realizar una compra de emergencia sin subasta cuando una emergencia

22 Informe de Auditoría TI requiera la entrega inmediata de materiales, efectos o equipos, o la ejecución de servicios. El proceso realizado en ese momento requirió tres cotizaciones y se seleccionó al que nos podía suplir la necesidad en la emergencia y con el precio más barato. [Apartado a.1)a)] El equipo adquirido era de superior calidad y se pago el mismo precio establecido en la subasta. La subasta requería la entrega de PC s Client Stations 486 de 33 Mhz con disco duro de 10 mega bits y se entregó PC s Client Stations 486DX de 66 Mhz con disco duro de veinte y treinta mega bits con memoria duplicada RAM. El aumento en equipo y la compra del mismo se debió a que hubo que descentralizar los servicios de la ASUME, los cuales se ofrecían en sólo diez regiones y fue extendido a las 113 locales del Departamento de Servicios Sociales y todo esto antes de la fecha del 1 de octubre de El proceso de una nueva subasta era innecesario, impráctico y oneroso al erario público y sujetaba a Puerto Rico a la imposición de las penalidades federales por no cumplir con la fecha. [Apartado a.1)b)] La propiedad en la cual está ubicado el Centro de PRACSES es propiedad de otra compañía, no de la compañía contratada. Estas son dos corporaciones distintas, con personalidad jurídicas distinta. Con respecto a la ubicación del Centro luego de visitar varias facilidades fue el sitio donde más rápido se podía ubicar el mismo, ya que existía el espacio, y las facilidades técnicas para la instalación de las líneas de comunicación. [Apartado a.2)] El Project Manager del Proyecto representando a la ASUME, consultó con oficiales del Banco Gubernamental al momento de la transacción y estos entendieron que no era necesario una consulta ya que el computador se había comprado en la subasta original y el Departamento ya era el titular del computador. Además, indicó que la enmienda tuvo el propósito de reducir el costo proyectado de la compra del computador y le ahorró al Gobierno de Puerto Rico sobre $362,165 en un período de sesenta meses, este fue el ahorro calculado en lo presupuestado en el proyecto. [Apartado a.3)a)]

23 Informe de Auditoría TI La enmienda en referencia especifica que la misma tendrá vigencia desde su firma. De no existir una fecha específica de vigencia en la enmienda se entiende que la misma será efectiva a la fecha de su firma. [Apartado a.3)b)] Dado el cambio de política pública estatal, lo oneroso del costo adicional de los servicios de apoyo para implantar el proyecto, costos de servicios de mantenimiento y cambios por el año 2000 requeridos para correr la programación, se decidió en aquel momento que todos nuestros esfuerzos y recursos fueran para la implantación de PRIFAS como el vehículo para llevar la contabilidad de la agencia. [Apartado a.4)a)] La agencia no contaba con los recursos humanos y técnicos para duplicar una tarea que se realizaba en el Centro PRACSES y tener que crear otra infraestructura paralela con las mismas funciones. Además, había que actualizar la programación para el año 2000 lo que aumentaría los costos. Esto iría en detrimento del interés público. [Apartado a.4)b)] Consideramos las alegaciones de la Administradora y del ex Administrador, pero determinamos que el hallazgo prevalece. Véanse las recomendaciones 1, 2.a., b. y c.1), 3 y 4. Hallazgo 2 - Deficiencias relacionadas con la otorgación y administración de un contrato con una institución bancaria como parte integral del Sistema PRACSES a. En diciembre de 1994 la ASUME realizó la Subasta Núm. F para el establecimiento de una cuenta bancaria que generara intereses y otros servicios, tales como el proceso de recibo, procesamiento, contabilidad y distribución de las pensiones alimentarias. La Subasta fue adjudicada el 12 de abril de 1995 a una institución bancaria, único licitador al momento de la celebración la misma. Entre julio de 1995 y junio de 1999 la ASUME otorgó los siguientes contratos y sus respectivas enmiendas a la institución bancaria:

24 Informe de Auditoría TI CONTRATO VIGENCIA NÚMERO FECHA DESDE HASTA IMPORTE jun jul jun. 96 $1,588, A 28 jun jul jun. 97 1,800, jun jul jun. 98 1,800, jul jul sep. 98 1,576, A 30 sep oct jun. 99 1,182, jun jul jun. 00 1,576,396 $9,523,364 El examen realizado de la otorgación y administración de los referidos contratos y sus enmiendas reveló que: 1) El Área de Finanzas de la ASUME u otro agente designado no había efectuado revisiones continuas, ni auditorías sobre las operaciones relacionadas con los servicios de recibo, procesamiento, contabilidad y distribución de las pensiones alimentarias efectuadas por la institución bancaria. En la Sección 28 de los mencionados contratos se establece, entre otras cosas, que todo el trabajo realizado por la institución bancaria durante el proyecto debe ser monitoreado por la ASUME o sus agentes designados. En la Sección del Capítulo 11 del Manual de Procedimientos de la Administración para el Sustento de Menores, aprobado el 9 de mayo de 1997 por el Administrador de la ASUME, se dispone que aunque una parte significativa de las funciones de recaudación y desembolso se llevan a cabo a través de entidades externas, la División Financiera asume la responsabilidad de supervisar todas estas actividades y asegurar que cumplen con las directrices federales y las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. La ausencia de revisiones continuas no permite ejercer un control adecuado de los servicios prestados y si éstos satisfacen las expectativas de ASUME. Además, puede propiciar que

25 Informe de Auditoría TI se cometan errores e irregularidades y que los mismos no se detecten a tiempo. Ejemplo de ello, son los errores cometidos por la institución bancaria (errores en el registro del número de seguro social del beneficiario, número de caso, cuantía, entre otros) en la acreditación de los cupones sustitutos. 4 Estos errores propician el atraso en el procesamiento de los pagos recibidos de las pensiones alimentarias. Por otro lado, priva a la gerencia de información necesaria sobre el funcionamiento de los sistemas, los controles y demás operaciones. Esta situación obedeció primordialmente a que los funcionarios concernidos del Área de Finanzas no actuaron diligentemente y no realizaron o designaron a otras personas para llevar a cabo revisiones continuas de las operaciones de la institución bancaria. Por otro lado, denota que el Subadministrador Auxiliar de Operaciones Administrativas no ejerció una supervisión adecuada de las funciones que realizaba esta Área y de la administración de este contrato. 2) Los contratos Núms , A, , , A y otorgados a la institución bancaria no fueron firmados por la Secretaria del Departamento. Éstos fueron firmados solamente por el Administrador de la ASUME. En la Cláusula 4.2 del RFP se establece, respecto a la fecha de efectividad, que el acuerdo tomará efecto en la fecha que sea firmado por la Secretaria del Departamento y el Administrador de la ASUME. La situación comentada pudo haber tenido resultados adversos para la ASUME si se hubiera cuestionado la efectividad del contrato al no contar con la firma de la Secretaria, conforme lo disponía el RFP. 4 La ASUME provee cupones oficiales a los padres o madres alimentantes para facilitar el proceso de los pagos. Cuando éstos emiten un pago sin el cupón oficial, la institución bancaria prepara un cupón sustituto, e incluye en el mismo la información de identificación del caso que provee el padre o la madre alimentante.

26 Informe de Auditoría TI La situación comentada denota que el entonces Administrador no actuó diligentemente y se atribuyó funciones que no le correspondían, conforme a las condiciones de la subasta o el RFP. 3) El Contrato Núm y la Enmienda de Contrato Núm A no fueron incluidos en el Registro de Contratos que mantiene la ASUME. En el Artículo 1 de la Ley Núm. 18, se establece, entre otras cosas, que los departamentos, agencias, instrumentalidades, oficinas y los municipios del Estado Libre Asociado de Puerto Rico mantendrán un registro de todos los contratos que se otorguen, incluyendo las enmiendas a los mismos. En la Sección A - Radicación de Contratos del Artículo XVI del Reglamento para la Otorgación de los Contratos Núm del Departamento de la Familia aprobado por la Secretaria del Departamento de la Familia el 19 de junio de 1996, se establece que el Departamento y sus componentes operacionales mantendrán un Registro de Contratos de todos los contratos que otorgue, incluyendo enmienda a los mismos, no obstante se mantendrá un Registro Central de Contratos a nivel del Secretariado del Departamento. La situación señalada afectó la confiabilidad del Registro de Contratos de la ASUME. La situación comentada se atribuye a que los funcionarios y empleados concernidos de la Sección de Procuradores de la ASUME obviaron la disposición reglamentaria mencionada. Denota, además, que no se ejercía una supervisión adecuada de dichas funciones. El ex Administrador, en la carta que nos envió informó, entre otras cosas, que: Las monitorías que se realizaban por la ASUME se compartían entre varios componentes. La Sección de Excepciones diariamente recibe un informe sobre las transacciones diarias del Banco, el trabajo de éstas identifica transacciones que se han trabajado o los pagos que se han adjudicados incorrectamente a clientes que no le corresponde. Esta Sección inicia el trámite para reclamar el reembolso de la

27 Informe de Auditoría TI transacción y la aplicación de la penalidad si ésta es aplicable. La División de Finanzas realizaba la reclamación. La OST producía informes de transacciones electrónicas recibidas del Banco. La División de Finanzas coteja la factura de servicios. La factura de servicios que se recibe mensualmente se coteja con la información de los informes de archivos electrónicos que se reciben del Centro. Existe un cotejo de la información que asegura que se cumple con las especificaciones y parámetros de operación que se establece en el contrato y las necesidades operacionales de la ASUME. [Apartado a.1)] Cuando surgió esta pregunta dentro del Departamento de la Familia, se consultó con la Secretaria del Departamento y ésta específicamente nos indicó que la Ley era clara y con respecto a este contrato se debería firmar únicamente por el Administrador. [Apartado a.2)] Consideramos las alegaciones del ex Administrador, pero determinamos que el hallazgo prevalece. Véanse las recomendaciones 1, 2.c.2) y 3), y d. Hallazgo 3 - Desviaciones de ley y de reglamentos en la otorgación y radicación de contratos en la Oficina del Contralor de Puerto Rico y en los registros de contratos a. Los siguientes contratos y enmiendas a contratos no fueron radicados en la Oficina del Contralor de Puerto Rico: NÚMERO DE CONTRATO FECHA DE OTORGACIÓN IMPORTE ene. 94 $21,578, A 27 jun ,102, jun. 95 1,588, jul. 98 1,576, J 30 sep. 00 6,682,245

28 Informe de Auditoría TI b. Las siguientes enmiendas de contratos fueron radicadas en la Oficina del Contralor con tardanzas que fluctuaron entre 19 y 147 días consecutivos del término establecido en la reglamentación vigente, según se indica: NÚMERO DE CONTRATO FECHA DE OTORGACIÓN FECHA DE ENTREGA EN LA OCPR DÍAS EN ATRASO B 20 jun jul C 31 ago oct D 1 oct feb E 13 sep ene F 31 mar sep G 8 oct nov En el Artículo 1 de la Ley Núm. 18, se establece, entre otras cosas, que los departamentos, agencias, instrumentalidades, oficinas y los municipios del Estado Libre Asociado de Puerto Rico mantendrán un registro de todos los contratos que se otorguen, incluyendo las enmiendas a los mismos, y remitirán copia de éstos a la Oficina del Contralor de Puerto Rico dentro de los 15 días siguientes a la fecha de otorgamiento del contrato o la enmienda. En el Reglamento Núm. 33, promulgado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico el 16 de octubre de 1992 y revisado el 28 de enero de 1998, se establecen disposiciones similares. El incumplimiento de las referidas disposiciones impidió a esta Oficina incluir dichos contratos en el sistema computadorizado que se mantiene para el registro de los contratos otorgados por las unidades gubernamentales, y que los mismos estuvieran accesibles al público en su calidad de documentos públicos. Las situaciones comentadas se atribuyen a que la Sección de Contratos del Departamento y la Sección de Procuradores de la ASUME no cumplieron con las disposiciones mencionadas de ley y reglamento.

29 Informe de Auditoría TI El ex Administrador, en la carta que nos envió, informó entre otras cosas, que la política tanto del Departamento como de la Administración era que se cumpliera específicamente con toda la reglamentación de la Oficina del Contralor y del Secretario de Hacienda. Véanse las recomendaciones 1 y 2.c.4).

30 Informe de Auditoría TI ANEJO 1 ADMINISTRACIÓN PARA EL SUSTENTO DE MENORES OFICINA DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL NIVEL EJECUTIVO QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO NOMBRE CARGO PERÍODO DESDE HASTA Hon. Yolanda Zayas Santana Secretaria del Departamento 3 ene ene. 01 Lic. Antonio Pabón Batlle Secretario Interino del Departamento 24 oct dic. 00 Dra. Angie Varela Llavona Secretaria del Departamento 23 mar oct. 00 Lic. Aleida Varona Méndez Administradora 4 ene ene. 01 Lic. Miguel A. Verdiales Morales Administrador 23 mar dic. 00 Sr. Eric Delgado Lozada Sr. Francisco Colón Rivera Sr. José A. Fonseca Rodríguez Sra. Diana Cintrón Príncipe Subadministrador Auxiliar de Operaciones Administrativas Director de la Oficina de Sistemas y Tecnología Director de la Oficina de Auditoría Interna del Departamento Directora Interina de la Oficina de Auditoría Interna del Departamento 23 mar ene mar ene ene ene mar ene. 01