INSTRUCCIONES PARA RENOVACIÓN INTERCAMBIOS ERASMUS Y PRESENTACIÓN DE NUEVAS PROPUESTAS

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1 INSTRUCCIONES PARA RENOVACIÓN INTERCAMBIOS ERASMUS Y PRESENTACIÓN DE NUEVAS PROPUESTAS Desde el Vicerrectorado de Relaciones Internacionales, y a petición de los propios usuarios, volvemos a poner a disposición de todos los proponentes Erasmus de la Universidad de Sevilla, una herramienta informática que les permitirá ratificar la continuidad de sus intercambios y realizar las modificaciones que crean oportunas, desde cualquier lugar, accediendo directamente a sus plazas a través de nuestra página web. Hemos confeccionado estas breves instrucciones que, esperamos, le serán de ayuda y de aclaración a cualquier duda que pueda surgirle, sobre todo en aquellos cambios de gestión del programa que nos obliga a adaptar los acuerdos bilaterales firmados hasta el momento, a las nuevas exigencias del propio Programa Erasmus; por lo que rogamos sean leídas con detenimiento. Estos son los aspectos más relevantes que conviene destacar a la hora de acometer la tarea de Renovar los Acuerdos existentes o proponer Nuevos intercambios 1) Todos los profesores proponentes de intercambio Erasmus, habrán de firmar el documento de compromiso que encontrará en la página web del Vicerrectorado de Relaciones Internacionales y remitirlo al Responsable de Relaciones Internacionales de su Centro, quien lo tramitará junto al resto de la documentación que se determina en este procedimiento. 2) El motivo de las renovaciones es confirmar que tanto el proponente como el Centro al que pertenece, están de acuerdo en seguir con el intercambio en los términos que se establecieron el curso pasado. Es el momento de valorar la conveniencia de extinguir o no convocar las plazas que no hayan tenido movilidad en los últimos años, o de aumentar el número de estudiantes que habrán de desplazarse o el número idóneo de meses de estancia. Aunque la mayoría de los Acuerdos Bilaterales Erasmus del curso pasado fueron firmados por todo el periodo Erasmus, es decir, , las nuevas exigencias en materia de conocimiento de la lengua de impartición de las enseñanzas, obliga a modificar no sólo el formato del propio Acuerdo Bilateral sino el contenido del mismo, por lo que será necesario contar con la conformidad de su colega y adjuntarla a la su petición de renovación a través de los medios técnicos habilitados para ello en nuestra aplicación informática. 3) La estancia máxima a subvencionar con cargo al Programa Erasmus será de 10 meses por lo que todos los acuerdos que excedan de esta cifra habrán de ser modificados. 4) Es indispensable que, como proponente de los intercambios, disponga de los programas actualizados de las asignaturas que puedan cursar los estudiantes en

2 las Universidades Asociadas, de modo que les permitan suscribir los correspondientes Acuerdos de Estudios con el mínimo de créditos exigidos según la duración de la estancia (20-45) lo que, en definitiva, facilitará un adecuado reconocimiento de las materias cursadas en el extranjero. 5) El Responsable Erasmus de su centro se pondrá en contacto con vd. al objeto de fijar el plazo en el que habrá de entregarle la documentación. 6) En lo que se refiere al perfil del candidato y a la vista de los numerosos problemas que han venido presentándose en convocatorias anteriores, solo se contemplará 1 de las titulaciones impartidas en su centro con un número determinado de créditos que habrá de haber superado el alumno antes de la fecha de apertura del plazo de la convocatoria, previsiblemente hacia en el mes de octubre. Del mismo modo no se tendrán en cuenta las llamadas intensificaciones por lo que el proponente y el Responsable de Relaciones Internacionales de cada Centro habrá de habilitar los medios necesarios para que el estudiante disponga de información lo suficientemente amplia como para que le permita decidir entre los distintos destinos ofertados dentro de su titulación según la oferta académica de los mismos. En el caso particular de la Facultad de Bellas Artes, cuyos estudios aún no están computados en créditos, será necesario consignar el curso académico en el que habrá de estar matriculado el estudiante en el momento de solicitar la beca, entendiéndose por tal, y según se establece en la normativa, el marcado por la asignatura matriculada en el curso superior que conste en su matrícula. Resulta importantísimo la adaptación del número de créditos a las nuevas circunstancias marcadas por los grados, de ahí que el número de créditos superados por el estudiante a la fecha de inicio de la convocatoria Erasmus habrá de ser de 60. De esta forma se ofrecerá a nuestros estudiantes un mayor número de posibilidades de disfrutar de una estancia Erasmus. En el caso de destinos para cursar Doble Titulación, las exigencias académicas se ceñirán a lo establecido en el convenio bilateral correspondiente. Sólo en circunstancias excepcionales debidamente acreditadas, podrá contemplarse un número mayor de créditos. 7) En cuanto al nivel de idioma habrá de indicar qué nivel de los contemplados en el marco europeo de referencia deben tener superados los estudiantes, por lo que le ruego compruebe el nivel exigido por la universidad de destino. Hay que destacar que sigue habiendo problemas de admisión de nuestros estudiantes en algunas universidades de habla inglesa por no haber acreditado mediante el examen TOEFL su nivel de idiomas por lo que, si se exige un nivel específico, habrá de hacerlo constar para incorporarlo al perfil de la plaza. Recuerde que las Universidades del norte de Europa exigen en su mayoría tener superado el TOEFL. Al respecto le informamos que los estudiantes interesados en participar en cualquiera de los programas de movilidad gestionados por la Unidad de

3 Movilidad Internacional, habrán de concurrir a las pruebas de Idioma diseñadas para determinar el nivel de conocimiento del estudiante según el marco europeo de referencia. Como novedad, la celebración de estas pruebas se llevará a cabo ANTES de la apertura de la convocatoria Erasmus por lo que aquellos estudiantes que no dispongan del nivel requerido para cada destino, no podrán acceder a los mismos. 8) NOVEDAD IMPORTANTE: Solo podrán firmarse o renovarse acuerdos para intercambio en Master Oficial y Doctorado por sus coordinadores o directores correspondientes y consignar el nombre completo de dichos estudios. Si vd. no fuera el responsable de los mismos y quisiera mantener el intercambio con las correspondientes Universidades, habrá de ofertar estas plazas para los estudios de grado y comunicar a la contraparte el cambio sufrido en el nivel de estudio de los participantes. Dado que la convocatoria para los mismos habrá de realizarse para el mismo curso en el que se realizará el desplazamiento (curso ) habrán de adjuntar escrito de la Universidad contraparte en el que se haga constar que no existirá problemas de admisión de nuestros estudiantes para el citado curso, aunque la comunicación de titulares se realice hacia el mes de diciembre para su incorporación en Enero-Febrero, y que no será necesario ajustarse a los plazos de admisión de los alumnos de grado. a. Master oficial de 60 créditos, podrá firmarse intercambio, hasta un máximo de 3 plazas por Máster por una duración máxima de 3 meses. b. Para master oficial con una carga lectiva superior, el número de plazas será de 3 plazas por curso y la estancia podrá ser superior al semestre. Para ambos supuestos (Máster y Doctorado), habrá de consignarse en el perfil el nombre completo del master y el nivel de idiomas, sin que haya que consignar el número de créditos que habrá de tener superado el estudiante. 9) Todas las renovaciones y propuestas de nuevos intercambios habrán de ser ratificados por el responsable de Relaciones Internacionales de su Centro por lo que, una vez cumplimentados los datos en la aplicación informática, habrá de imprimir los documentos y pasarlos a firma del citado Responsable. NINGÚN INTERCAMBIO SERÁ ADMITIDO SIN QUE EL CENTRO MANIFIESTE SU CONFORMIDAD. Del mismo la firma, por su parte, del documento Compromiso del Profesor Proponente es un requisito ineludible para la continuidad de los programas de los cuales es vd. proponente, por lo que, de no contar con ello, nos veremos obligados a cancelar los acuerdos a su nombre o a no admitir sus propuestas de nuevos intercambios. 10) Le recordamos que, si está interesado en ANULAR alguno de los intercambios a su nombre, o, simplemente, desea dejar de ser proponente Erasmus, es

4 conveniente que el Responsable de Relaciones Internacionales de su Centro tenga conocimiento de ello a la mayor brevedad puesto que otro profesor podría hacerse cargo de los mismos en beneficio de los estudiantes de su Centro. Si su Centro no considerara beneficioso para el centro seguir con alguno de los intercambios, le recuerdo que habrá de ponerse en contacto con su colega en la Universidad socia para comunicarles que el intercambio queda anulado para el curso PARA ENTRAR EN EL SISTEMA El enlace web en el que está alojada la aplicación informática es Al iniciar la sesión le pedirá un USUARIO y CONTRASEÑA que le facilitaremos por correo electrónico. Pulsamos sobre el botón Entrar Una vez ingresado el usuario virtual y la contraseña, si estos son correctos, le aparecerá a una tabla de convocatorias abiertas del vicerrectorado, pinche en RENOVACIÖN DE ACUERDOS ERASMUS 2011/2012 Una vez que haya entrado en Renovacion de acuerdos, le aparecerán sus datos junto con los intercambios que constan a su nombre en la base de datos Erasmus y que podrá renovar y/o modificar, o anular para el próximo curso:

5 IMPORTANTE: Los Responsable de Relaciones Internacionales de Centro, podrán acceder a los datos sobre todos los acuerdos en los que participe su Centro. RENOVACIÓN, SUPRESIÓN O MODIFICACIÓN DE INTERCAMBIOS: Como podrá comprobar, en la pantalla que hemos mostrado anteriormente encontrará la relación de destinos con todos los datos necesarios para la elaboración del Acuerdo Bilateral entre Universidades y para la convocatoria de las plazas, ya sean de movilidad de alumnos o de profesorado. Fíjese especialmente en los campos: ESTADO y ACCIÓN situados en el margen derecho de la pantalla.

6 El estado inicial de todos sus intercambios debe aparecer como Sin decidir y en el apartado acción le aparecerán distintas opciones dependiendo de la acción que pretenda realizar, así: No renovar: Pulse sobre el icono de la papelera si no quiere que esa beca se renueve para el curso próximo curso viene. Modificar: El icono del lápiz le llevará a un nuevo formulario en el que podrá modificar las características de su intercambio. En el caso de que no se encuentre equivalencia entre la titulación requerida en el curso anterior con el listado de titulaciones de este curso, tendrá que pasar necesariamente por este paso si quiere renovar esa beca. Cambiar de proponente: En el caso de que el intercambio sea de Movilidad Docente, aparecerá el icono de cambio de proponente, que le llevará a un formulario en el que podrá cambiar de proponente para la beca y alguna modificación sobre el idioma requerido. Renovar sin Modificaciones: Pulse sobre ese icono si quiere que su beca se renueve sin llevar a cabo ninguna modificación. Recuerde que en el caso de que no se encuentre equivalencia entre la titulación requerida en el curso anterior con el listado de este curso, tendrá que pasar necesariamente por el formulario de renovar con modificaciones. Fíjese en el campo seleccionado. Como le hemos indicado, es posible que no exista equivalencia automática entre la titulación que se indicó en el pasado curso y las que se integrarán en el nuevo que son las que oficialmente aparecen en el sistema informático utilizado por las Secretarías de los Centros. De ser así, y en el caso de que quiera renovar su beca, no olvide hacer clic sobre el icono de Modificar y Renovar. Del mismo modo, en el caso de que no aparezca el nombre del Master Oficial o Doctorado para el que se ofertan las plazas, el sistema no le permitirá la renovación automática de las mismas por lo que habrá de utilizar esta opción de modificar y renovar

7 Ese icono le llevará al siguiente formulario: A través de esta pantalla podrá modificar los datos del intercambio y, en el caso de que sea necesario, seleccionar la titulación actual propuesta en el listado. También podrá cambiar de proponente (instrucciones al final de este documento).

8 En el caso del nivel de idioma, recuerde que la opción TOEFL sólo debe seleccionarse en el caso de que el único idioma requerido sea el inglés. Como sabrá, el nivel de puntuación en el TOEFL para la admisión en las Universidades puede ser distinto por lo que habrá de consignar también la puntuación requerida por la Universidad socia para la admisión de sus estudiantes. Al pulsar sobre el botón Renovar esta beca para el próximo curso, volverá a la pantalla principal. Para la renovación de los intercambios de movilidad docente, habrá de seguir los pasos indicados para la modalidad de movilidad de estudiantes. El tipo de movilidad aparece indicado en el apartado Titulación. En este formulario, a diferencia del formulario de modificación de becas visto anteriormente sólo podrá modificar el idioma requerido -si lo creyese oportuno- y el proponente. Una vez seleccionado el nuevo proponente haga clic sobre el botón Renovar esta beca para el próximo curso. Una vez haya cumplimentado el trámite para la modificación, renovación o eliminación de sus becas el formulario principal tendrá el siguiente aspecto:

9 Observe los distintos iconos que le indicarán el estado de su beca: No renovado. Renovado sin modificar. Renovado con modificaciones. En cualquiera de las decisiones anteriores, si hubiese además cambiado de proponente, aparecería el icono correspondiente. Si cambia de proponente no debe eliminar la beca, puesto que no sería renovada para el nuevo proponente. Si quiere renovar el intercambio con modificación del proponente, habrá de seguir las instrucciones que aparecen al final de este documento. Una vez que haya terminado de decidir acerca de todas sus becas tendrá opción de acceder al paso final, que consiste en confirmar todos los datos e imprimir el formulario. Le aparecerá el siguiente mensaje: Ahora puede finalizar el proceso de renovación. Pulse sobre el botón de "Continuar", imprima el documento resultante y entréguelo al Responsable de Relaciones Internacionales de su Centro. Al pulsar en continuar habrá confirmado su solicitud:

10 Si pulsa sobre el enlace aparecerá su solicitud definitiva para que pueda imprimirla: Ésta es su solicitud final. Imprímala, firme en el apartado correspondiente y entréguela al responsable de su centro.

11 RENOVACIÓN CON CAMBIO DE PROPONENTE. En el caso de que quiera realizar un cambio de proponente en alguno de los destinos de los que vd. es responsable, habrá de asegurarse previamente de que la persona que habrá de sustituirlo está en el listado que aparece en el apartado Va a cambiar de proponente? Si el nuevo proponente no aparece en el listado, haga clic sobre formulario de inserción de nuevo proponente. Una vez que llegue a este formulario cumplimente los datos requeridos, con letra mayúscula (salvo la dirección de correo electrónico) y sin tildes. No olvide cumplimentar los campos señalados con un asterisco y, en el caso del NIF, no deje espacios entre el número y la letra correspondiente, ni añada guiones o puntos. Ej H Cuando finalice la inserción de datos haga clic sobre Insertar nuevo proponente y esta persona formará parte automáticamente del listado general de proponentes. Una vez inserto podrá selección su nombre en las plazas de las que finalmente pasará a ser el nuevo responsable, para lo que habrá de proceder de la misma manera que para las modificaciones que realizó anteriormente. PROPUESTAS DE NUEVAS ACTIVIDADES ERASMUS. Si está interesado en presentar una nueva propuesta de intercambio Erasmus, habrá de tener en cuenta que imprescindible contar con el pre-acuerdo bilateral

12 debidamente firmado por la Universidad contraparte y que el trámite para la obtención del mismo habrá de realizarla vd. directamente. Para ello habrá de utilizar el modelo de Acuerdo Bilateral aprobado por la Comunidad Europea y que podrá descargarse de esta misma página web. Le recordamos que, para que una Universidad pueda realizar intercambios a través del Programa Erasmus es necesario que esté en posesión de la llamada Carta Europea, por lo que habrá de cerciorarse de que la Universidad que propone cumple con dicho requisito. Para ello, en el campo habilitado para consignar el nombre y código Erasmus de la Universidad, le aparecerá un desplegable, con la relación de Universidades que, según la Agencia Nacional Erasmus, serían admisibles como contraparte. Si no encontrara la Universidad que le interesa en la relación, habrá de ponerse en contacto con su colega en dicha Universidad a fin de que le facilite el número de la Carta Europea que le ha sido concedida así como su código Erasmus. Una vez aquí, habrá de proceder a cumplimentar todos los datos necesarios para que podamos emitir el contrato definitivo así como aquellos imprescindibles para realizar la convocatoria de plazas. Recuerde que no podrá firmar intercambios que comprometan a otros Centros de la Universidad de Sevilla, es decir, sólo podrá firmar acuerdos en las áreas de conocimiento impartidas en su Centro ya que será éste el que se beneficiará de los intercambios. Finalizada la entrada de datos, habrá de pulsar GUARDAR, quedando registrado así los datos correspondientes a la movilidad propuesta. Para que finalmente pueda ser admitida a trámite, habrá de adjuntar los archivos correspondientes para lo que habrá de pasarlos a formato pdf y seguir el procedimiento que se le indicará pulsando el botón SUBIR ACUERDO BILATERAL. Una vez que haya adjuntado la documentación necesaria, habrá de pulsar el botón ENVIAR E IMPRIMIR para que la Oficina de Relaciones Internacionales disponga de los datos. La documentación impresa, habrá de ser firmado por vd., como proponente del intercambio, y por el Responsable de Relaciones Internacionales del Centro, quién procederá al envío final de la documentación a la Oficina de Relaciones Internacionales.

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