UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN ARECIBO Departamento de Sistemas de Oficina

Transcripción

1 UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN ARECIBO Departamento de Sistemas de Oficina ORIENTACIÓN A LOS SUPERVISORES SOBRE EL CURSO SOFI INTERNADO Y SEMINARIO I. INTRODUCCIÓN El curso SOFI 4985-Internado de Práctica y Seminario se ofrece a los estudiantes de Bachillerato en Sistemas de Oficina de la Universidad de Puerto Rico en Arecibo durante el último semestre de su cuarto año de estudios. El mismo ha sido diseñado con el propósito de ofrecer a los estudiantes unas experiencias educativas dentro de un ambiente real de oficina que propicie y facilite su ingreso al mundo ocupacional como asistente administrativo. Como programa acreditado por una agencia externa en el área de empresas, es indispensable que los centros de práctica cumplan con los requisitos que exige dicha agencia. II. OBJETIVOS DEL INTERNADO A. Terminales 1. Demostrará dominio de las competencias tecnológicas, personales y profesionales que son propias de un profesional especializado en el área de apoyo administrativo. 2. Habrá adquirido experiencias reales de trabajo que le ayude a analizar situaciones, formar juicios, tomar decisiones y resolver problemas que ocurren con frecuencia en el quehacer diario de una oficina que le facilite la transición de la universidad al trabajo. 3. Manejará diversos recursos tradicionales y electrónicos para la búsqueda, evaluación, recopilación e integración de información a los trabajos que realiza. 4. Exhibirá actitudes y cualidades deseables en un asistente administrativo, tales como: iniciativa, seguridad en sí mismo, liderazgo, creatividad, dinamismo, responsabilidad, sentido de cooperación, integridad, lealtad, respeto, consideración hacia los demás, honestidad y respeto por la diversidad. 5. Exhibirá una conducta ética en todas las actividades que realiza.

2 Página 2 6. Demostrará aceptación a las diferencias individuales basándose en el concepto de inclusión. 7. Usará de forma adecuada los materiales tomando en cuenta la conservación del ambiente. 8. Reutilizará de forma apropiada los recursos existentes. 9. Manejará diversos recursos tradicionales y electrónicos para la búsqueda, evaluación, recopilación e integración de información en la producción de documentos. 10. Trabajará de forma colaborativa en las diversas actividades del curso y del centro de práctica. 11. Se comunicará efectivamente de forma oral y escrita tanto en inglés como en español. 12. Demostrará dominio en el uso e integración de funciones avanzadas de diversos programas de aplicación tales como: procesamiento de palabras, hojas electrónicas de trabajo, bases de datos, gráficas y presentaciones, administración de información personal, contabilidad. 13. Hará uso adecuado de la Internet, del correo electrónico así como de otras tecnologías de información. 14. Coordinará de forma efectiva eventos, seminarios, reuniones profesionales y viajes. 15. Integrará reglas de etiqueta y protocolo de oficina a su trabajo diario. 16. Integrará reglas de etiqueta y protocolo de oficina internacional ante clientes extranjeros. 17. Realizará adiestramientos en diversos ambientes de trabajo. 18. Incorporará técnicas de administración efectiva del tiempo, trabajo bajo presión y con un mínimo de supervisión. 19. Realizará trabajos de contabilidad usando recursos manuales como electrónicos.

3 Página Administrará efectivamente los documentos tomando en cuenta el ciclo de vida de los documentos desde su creación hasta su disposición final. 21. Exhibirá interés de desarrollo y mejoramiento profesional. B. Capacitantes 1. Utilizará de forma efectiva distintas tecnologías de información en la oficina. 2. Aplicará las destrezas mecanográficas, taquigráficas y/o escritura abreviada y de transcripción en las tareas de oficina tanto en el idioma inglés como en español. 3. Desarrollará al máximo la destreza de cotejo mediante la presentación de sus trabajos de forma nítida y aceptable. 4. Integrará el uso de recursos electrónicos y tradicionales en la realización de documentos comerciales. 5. Aplicará las técnicas adecuadas de organización y manejo del tiempo, así como de buen uso y control de materiales y equipo tomando en cuenta la conservación del ambiente. 6. Autoevaluará su desempeño y comportamiento de tal manera que desarrolle sus limitaciones y logre superarlas. 7. Demostrará respeto, aceptación y valorización hacia las diferencias existentes entre los compañeros de clases, tales como: étnicas, culturales, religiosas, socioeconómicas, políticas y las de la población excepcional, entre otras. III. REQUISITOS DEL CENTRO DE PRÁCTICA A. Las instalaciones físicas y equipo adecuado para complementar la experiencia de trabajo del estudiante practicante deben estar de acuerdo con los objetivos del curso. Se espera que el estudiante-practicante disponga de un centro con las siguientes condiciones: 1. ventilación adecuada 2. buena iluminación 3. escritorio particular y silla adecuada 4. gavetas y espacio disponible para el uso exclusivo del estudiante 5. archivos

4 Página 4 6. computadora personal en buenas condiciones 7. otros equipos para manejar eficientemente la oficina 8. accesorios que le faciliten el trabajo 9. otros materiales particulares de la oficina donde esté realizando la práctica B. Además de estos requisitos de ambiente físico, hay otros aspectos que el Centro debe satisfacer con el propósito de preparar efectivamente a los practicantes. A tenor con los objetivos mencionados, se deben proveer las siguientes experiencias de trabajo: 1. edición de documentos 2. redacción de documentos comerciales 3. administración de documentos 4. preparación de informes, actas, tablas, propuestas, presentaciones y otros documentos 5. uso de diversos equipos de oficina 6. uso de técnicas de organización, administración y manejo del tiempo 7. coordinación de citas y reuniones 8. tareas de trabajo administrativo 9. uso del teléfono l0. uso de la computadora l1. otras tareas relacionadas con la labor del asistente administrativo y otras relativas al área específica a la que se dedica la organización en la cual se desempeña el estudiante IV. ASISTENCIA AL CENTRO Y HORARIO DE TRABAJO El estudiante asistirá puntualmente al Centro de Práctica en los días y horas acordados con su supervisor(a). En dichas horas se dedicará a sus labores del Centro. Para que haya una mayor efectividad del horario, se debe seguir las siguientes consideraciones. 1. Se establecerá una rutina consecutiva en el horario de la práctica. La labor del estudiante-practicante será de un mínimo de quince horas semanales para un total de 200 horas al semestre. También puede trabajar a tiempo completo, siempre que cumpla con su asistencia al Seminario y cumpla con las responsabilidades del mismo. 2. Se utilizará un registro de asistencia. El estudiante anotará las horas de entrada y salida del centro. Al finalizar el mes estipulado, el supervisor y el estudiante firmarán dicha hoja y la devolverán al profesor.

5 Página 5 3. Si por alguna razón el estudiante se ausenta o llega tarde, debe reponer las horas de acuerdo con la mejor conveniencia de las partes. Es importante que el estudiante notifique al supervisor el motivo de su ausencia o tardanza con anticipación. Durante la semana que llegó tarde o se ausentó, deberá reponer esas horas a la mayor conveniencia de ambas partes. 4. El estudiante practicante notificará inmediatamente al Profesor Coordinador cualquier cambio de horario o cualquier otra situación que surja mientras se está realizando el Internado. 5. Si por alguna razón el estudiante se ve precisado a cambiar de centro de práctica, debe discutir los motivos de la situación con el profesor y, además, someter una justificación por escrito preferiblemente firmada por el supervisor inmediato. V. SEMINARIO El Internado de Práctica se complementa con un Seminario. Es este el vehículo que une todos los elementos involucrados en la Práctica: estudiante, centro de práctica, supervisor y coordinador. En este seminario el estudiante: recibe refuerzo en términos de destrezas específicas y repasa elementos relacionados con la administración de oficina. instrucción básica y relacionada con la administración de oficina, entrega todos los informes requeridos, y sobre todo, comparte sus experiencias. En el Seminario se planifican diversas actividades educativas que complementan el Internado, por los cuales el estudiante recibe una evaluación formal. Algunas de estas son: 1. participación en actividades profesionales 2. discusión de casos 3. tareas complementarias a realizarse durante las horas destinadas a seminarios 4. preparación para la Prueba Estandarizada Sistémica VI. EVALUACIÓN Cada estudiante-practicante debe tener un supervisor asignado en el Centro de Práctica quien se encargará de supervisar las experiencias de trabajo que se provean en el cumplimiento de los objetivos del curso. El supervisor designado estará a cargo de hacer la evaluación del estudiante en el formulario que provee la Institución. Los mismos están diseñados en tal forma que miden los aspectos más importantes que cubren la ejecución del alumno, según establecido en el perfil del estudiante de nuestro Departamento.

6 Página 6 Se realizarán tres evaluaciones durante el semestre: una de carácter formativo y dos de carácter sumativo Las mismas deberán discutirse con el estudiante-practicante y con el profesor. De surgir alguna recomendación o comentario que el supervisor no desee discutir con el estudiante, lo puede anotar en una hoja por separado y hacerla llegar al profesor a cargo del curso. Una vez discutidas las evaluaciones, deberán ser firmadas por el supervisor y por el estudiante y hacerlas llegar al profesor coordinador. VII. APARIENCIA PERSONAL Los estudiantes deberán vestir con la mayor nitidez y pulcritud. Utilizarán vestimenta y maquillaje apropiados para un ambiente de oficina. Podrán usar uniforme. Estos aspectos se evaluarán constantemente y forman parte de la evaluación final tanto en el centro de práctica como en el salón. VIII. PÓLIZA GLOBAL DE ACCIDENTE La Universidad de Puerto Rico posee una cubierta de Responsabilidad Pública y Póliza de Accidente para los estudiantes matriculados en el curso de Internado de Práctica y Seminario. Revisado en: noviembre 2011 Prof. C. González Dra. D. Harrison Dra. W. Quiñones Prof. G. Saavedra Revisado y aprobado en reunión Comité de Currículo en 2013.