GUÍA PARA ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL

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2 fue GUÍA PARA ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATÉGICO UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN UTUADO Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012 mediante Certificación Núm Oficina de Planificación y Estudios Institucionales opei.utuado@upr.edu

3 GUÍA PARA ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATÉGICO Dr. Javier Lugo Pérez, Director Interino Oficina de Planificación y Estudios Institucionales Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012 mediante Certificación PROPÓSITO Esta guía fue desarrollada por el Dr. Javier Lugo Pérez, Director Interino de la Oficina de Planificación y Estudios Institucionales para ser utilizada en conjunto con el nuevo Plan Estratégico Institucional Con esta guía se pretende: 1) facilitar y uniformar la elaboración de los planes de trabajo y los informes anuales tanto a nivel de departamento y oficina como a nivel institucional (requerido por Ley Núm. 1 de 20 de enero de 1966, según enmendada). 2) promover una cultura de toma de decisiones basadas en avalúo (Estándar 7 de la MSCHE) 3) integrar los procesos de planificación y cierres de ciclos de avalúo (Estándar 2 de la MSCHE) 4) integrar los procesos de planificación y presupuesto (Estándar 3 de la MSCHE) INTRODUCCIÓN La Universidad de Puerto Rico (UPR) en Utuado está comprometida con el desarrollo de una cultura de planificación y avalúo. Esto garantiza una continua renovación institucional y una distribución de recursos basados en el cumplimiento de nuestra misión y visión institucional. Para garantizar el mejoramiento continuo y mantener la excelencia institucional, la UPR-Utuado promueve la implementación de procesos de evaluación continua sobre los logros del plan estratégico y de la distribución de los recursos. Un proceso importante para estos fines es la elaboración de planes de trabajo anuales y de sus correspondientes informes. Según el Artículo 7 de la Ley de la Universidad de Puerto Rico (Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966, según enmendada), todos los rectores de la UPR están obligados a rendir un Informe Anual de las actividades de su unidad institucional al Presidente y a la Junta de Síndicos. El objetivo de estos informes es dar a conocer los avances en la ejecución de los planes estratégicos durante el

4 año académico que culmina y presentar el nuevo plan anual de trabajo para el año académico que comienza. Este informe institucional estará constituido por la compilación de los informes anuales de las diferentes oficinas de servicio. Con el fin de facilitar y uniformar la elaboración de los planes anuales de trabajo y de sus respectivos informes, la Oficina de Planificación y Estudios institucionales (OPEI) ha desarrollado la Guía para Elaboración de Plan de Trabajo e Informe Anual de Oficinas y Decanatos de la UPR-Utuado. A continuación se presenta el formato y contenido requerido para el informe. FORMATO PARTES I, II, V Y VI (LAS TABLAS) Programa: Microsoft Word Letra: Times New Roman, tamaño 8 Márgenes: 1 margen izquierdo 1 margen derecho 1 margen superior 1 margen inferior Espacio: 1 línea Anejos: De ser necesarios incluirlos e identificarlos Nota: Solamente se entregará el informe en formato digital por correo electrónico FORMATO PARTES III Y IV Programa: Microsoft Word Letra: Times New Roman, tamaño 12 Márgenes: 1 margen izquierdo 1 margen derecho 1 margen superior 1 margen inferior Espacio: 1 línea Anejos: De ser necesarios incluirlos e identificarlos Nota: Solamente se entregará el informe en formato digital por correo electrónico 2

5 CONTENIDO El documento cuenta con las siguientes cinco partes: I. PLAN ANUAL DE TRABAJO II. III. OTROS LOGROS SOBRESALIENTES IV. AVALÚO V. CIERRE DEL CICLO VI. REDACCIÓN DE NUEVO PLAN ANUAL DE TRABAJO INFORME ANUAL DE DEPARTAMENTOS Y OFICINAS DE SERVICIO Para completar el documento, redacte las partes requeridas y borre el texto en rojo con ejemplos de cómo llenar las mismas. Una vez complete el documento, envíe una copia electrónica a su decano o decana al correo oficial del decanato (no al correo personal del decano o decana!) con copia a la Oficina de Planificación y Estudios Institucionales a la dirección opei.utuado@upr.edu. ITINERARIO DE TRABAJO Mes * es Abril Mayo Junio La OPEI enviará a cada director de departamento u oficina un correo electrónico con un recordatorio de las fechas de entrega de Informe Anual y Plan Anual de Trabajo. Este recordatorio estará acompañado de esta guía y plantillas que deben utilizar. El director de departamento u oficina enviará su Informe Anual y el nuevo Plan Anual de Trabajo por correo electrónico a su respectivo decanato con copia a la OPEI. Los informes deben ser enviados a los correos oficiales del decanato (no al personal del decano) y a opei.utuado@upr.edu. (Información del Informe es utilizada para redacción del nuevo Plan). Decanatos integran Informes Anuales y Plan Anual de Trabajo y envía copias a demás miembros de la Junta Administrativa. Junta Administrativa se reúne con el Director de Planificación y el Director de Presupuesto para discutir los Informes Anuales y nuevos Planes Anuales de Trabajo, y para aprobar progreso en plan estratégico y distribución de nuevo presupuesto. Agosto Decanatos entregan a OPEI copia de su Plan Anual de Trabajo del Decanato alineado con plan estratégico y presupuesto. 3

6 Octubre Mes * es Decanatos entregan a OPEI copia de su Informe Anual del Decanato. OPEI hace accesibles los Informes Anuales y Planes Anuales de Trabajo a la comunidad universitaria en preparación para la reunión de facultad de octubre. OPEI integra Informes Anuales y entrega borrador de Informe Anual de UPR-Utuado a la Junta Administrativa para revisión y aprobación. Noviembre Diciembre Junta entrega a OPEI Informe Anual de UPR-Utuado revisado. OPEI publica y divulga Informe Anual de UPR-Utuado. Copia del informe es enviada a la Oficina del Presidente de la UPR. * La fecha precisa para cada evento se determinará por consenso entre el(la) rector(a) y los decanos dependiendo de la naturaleza de sus agendas de trabajo. 4

7 I. PLAN ANUAL DE TRABAJO Plantilla para Plan de Trabajo por Departamento y Oficina de Servicio Nombre de Departamento u Oficina: Decanato: Año Académico: Área de Prioridad y Meta de Plan Estratégico UPR-Utuado Objetivo Operacional es Fecha Inicio de Fecha Culminación de Persona Responsable por la Presupuesto Sugerido Indicadores de Éxito Esperado Escoja una o más de las metas del Plan Estratégico UPR-Utuado para ser trabajada por su departamento u oficina durante el año académico. Formato #. # para identificar las metas (área de prioridad. meta) Establezca uno o más objetivos operacionales para alcanzar las metas estratégicas seleccionadas. Los objetivos deben ser redactados comenzando con un verbo y deben expresar un logro esperado cuantificable. Enumere cada objetivo por meta con números cardinales. Describa una o más actividades que realizará para alcanzar el logro del objetivo operacional. Enumere las actividades para cada objetivo con letras minúsculas. Formato: Ene-2012 Formato: Ene-2012 Escriba nombre y apellido de persona responsable de coordinar la actividad. Escriba el presupuesto que usted entiende es necesarios para llevar a cabo la actividad Indique cuál será su indicador para determinar que la actividad realizada contribuyó al cumplimiento del Objetivo Operacional Aumentar en un 10% las áreas del recinto en donde se puede acceder la red de información inalámbrica. a. Se instalarán dos routers para uso de profesores en las oficinas A-103 y A-108 y se instalarán tres routers para uso de población general en edificio B. Ago-2012 May-2013 Milton Riutort $1, Se instalarán los cinco routers de forma exitosa y el porcentaje de área provista de internet inalámbrico aumentará en un 10%. 5

8 II. INFORME ANUAL DE DEPARTAMENTOS Y OFICINAS DE SERVICIO Plantilla para Informe Anual por Departamento y Oficina de Servicio Nombre de departamento u oficina: Decanato: Año académico: Área de Prioridad y Meta de Plan Estratégico UPR-Utuado Objetivo Operacional Propuesto es Propuestas Fecha de la Persona Responsable por la Presupuesto Utilizado No Realizada, en Progreso o Completada Comentarios Escriba las metas del Plan Estratégico UPR-Utuado que especificó en el Plan Anual de Trabajo que trabajaría durante este año académico Formato #. # para identificar las metas (área de prioridad. meta) Escriba los objetivos operacionales para alcanzar las metas estratégicas seleccionadas según lo especificó en el Plan Anual de Trabajo. Enumere cada objetivo por meta con números cardinales. Escriba las actividades propuestas en el Plan Anual de Trabajo para alcanzar el logro del objetivo operacional. Enumere las actividades para cada objetivo con letras minúsculas. Indique cuando la actividad se realizó. Formato 12 ene 2012 Escriba nombre de la persona que coordinó la actividad. Escriba el presupuesto utilizado para llevar a cabo la actividad. Si el indicador de éxito especificado en el Plan de Trabajo se alcanzó, escriba Completado. Si el indicador se alcanzó parcialmente escriba Progreso. Si la actividad nunca se realizó durante el año académico, escriba No Realizado Si la actividad se realizó: Detalles sobre cómo se completó la actividad (número de participantes, etc.). Puede describir los indicadores del éxito y describir la evidencia disponible (no la incluya!) Si la actividad NO se realizó: Escriba la o las razones por las cuales la actividad no se completó Aumentar en un 10% las áreas del recinto en donde se puede acceder a la red de información inalámbrica. a. Se instalarán dos routers para uso de profesores en las oficinas A-103 y A-108 y se instalarán tres routers para uso de población general en edificio B. 12 ene 2012 Milton Riutort $ Progreso Las áreas del recinto en donde se puede acceder a la red de información inalámbrica aumentaron en un 5% del 10% propuesto. De los $1,000 que se presupuestó en el Plan Anual de Trabajo para esta actividad, solamente se otorgaron $500. Por tal razón solo se compraron dos de los cinco routers requeridos para alcanzar al objetivo. 6

9 III. OTROS LOGROS SOBRESALIENTES RELACIONADOS Liste otros logros sobresalientes de su departamento u oficina que no están directamente relacionados con las metas del plan estratégico, pero que promueven la misión y visión institucional. IV. AVALÚO 1. Escriba un narrativo conciso que explique cuáles fueron las fortalezas de su oficina que le ayudaron a cumplir con los objetivos establecidos en el plan de trabajo del año que culminó. En continuidad con el ejemplo: No se escribe nada en este punto ya que es reservado para objetivos que se lograron y sólo se está evaluando un ejemplo de un objetivo que se no se logró. 2. Escriba un narrativo conciso que explique cuáles fueron las debilidades de su oficina que le impidieron cumplir con los objetivos establecidos en el plan de trabajo del año que culminó. En continuidad con el ejemplo: El objetivo no se logró en un 100% debido a la falta de presupuesto. Tal vez tener una idea más real del presupuesto de nuestra oficina para el año nos ayudaría a establecer objetivos más realistas. 3. Escriba un narrativo conciso que explique cuáles son las amenazas externas a su oficina que evitarían que los objetivos que no se cumplieron no puedan cumplirse en el futuro próximo. En continuidad con el ejemplo: Una amenaza para que este objetivo no se cumpla en el próximo año es el no saber si contamos con el presupuesto que se requiere ($500.00). 4. Escriba un narrativo conciso que describa las principales oportunidades que usted visualiza en los próximos años que su departamento u oficina podría tomar ventaja para adelantar una o más metas del plan estratégico. En continuidad con el ejemplo: Existe un proyecto de mejoras permanentes que cuenta con fondos externos y vislumbra un aumento en áreas de comunicación inalámbrica para el edificio de Tecnología Agrícola. Esto presenta una oportunidad para completar el objetivo en el caso de que el presupuesto interno necesario no se otorgue. 7

10 V. CIERRE DEL CICLO En base a este proceso de reflexión y avalúo determine los objetivos de trabajo que su departamento u oficina establecerán para el próximo año. Estos objetivos deben cumplir con los siguientes criterios: 1. Estar fundamentados en la misión, visión y metas institucionales. 2. Se debe hacer referencia a data cuantitativa y cualitativa existente que apoya el nuevo objetivo propuesto. Cierre de Ciclo Objetivo propuesto para el próximo año 1. Aumentar en al menos un 5% las áreas del recinto en donde se puede acceder a la red de información inalámbrica. Relación con misión, visión y/o metas institucionales Meta operacional 1.8 del Plan Estratégico de la UPR-Utuado Referencia a data cuantitativa y cualitativa que apoya el objetivo Durante el año anterior se pudo aumentar en un 5% las áreas del recinto en donde se puede acceder a la red de información inalámbrica. Para este año esta meta se podrá completar si se otorga un presupuesto similar al del año anterior o a través del proyecto de mejoras permanentes para el edificio de Tecnología Agrícola. VI. REDACCIÓN DE NUEVO PLAN ANUAL DE TRABAJO Utilice la Plantilla para Plan de Trabajo por Departamento y Oficina de Servicio provista en la sección I y redacte un nuevo plan de trabajo basado en lo que escribió en la tabla de la sección V. 8

11 Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012 mediante Certificación Núm Universidad de Puerto Rico en Utuado Oficina de Planificación y Estudios Institucionales P.O. Box 2500 Utuado, Puerto Rico Para obtener copia digital visita nuestra página electrónica