SUPERVISION Y CONTROL DE LA RECEPCION Y ENTREGA DE PRODUCTO POR BUQUES TANQUES

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1 Página 1 de 25 TTítulo: SUPERVISION Y CONTROL DE LA RECEPCION Y ENTREGA DE PRODUCTO POR BUQUES TANQUES Observaciones: Elaborado por: Revisado por: Nombre y Apellidos Cargo Firma y fecha Nancy Martínez Valera Nidya Aly García. Téc. Control de Producción Representante de la Dirección Acordado por. René Pérez Hernández Director UEB Operaciones Santiago Affre Mena Jefe del Despacho Central Aprobado por: José A. Hernández Falcón Director General

2 Página 2 de OBJETIVOS. La presente instrucción establece los pasos para el control y la supervisión de las operaciones que se realizan durante la recepción y la entrega de producto a Buques Tanques, en lo adelante B/T. 2. ALCANCE. Se aplica en las áreas de la UEB de Operaciones de la Empresa Comercializadora de Combustibles Matanzas. 3. RESPONSABILIDADES. Esta instrucción establece las siguientes responsabilidades: Técnicos en Control de la Producción. Asientan las instrucciones de trabajo en el Libro de Ordenes de su área. Controlan el cumplimiento de las operaciones realizadas en su área y de las medidas de seguridad previstas. Director de Operaciones y Jefe de Despacho Central. Realizan la reunión preparatoria para la operación del B/T. Coordinan la estrategia operacional para cada B/T. Cumple con las responsabilidades descritas en 3.1. Técnico en Recepción y Entrega de B/T, en lo adelante Recepcionista. Supervisa el cumplimiento de las medidas de seguridad en el buque y muelle. Cumple con la estrategia operacional para cada B/T. Mantiene informado al Coordinador(a) y al Despacho Central del desarrollo de las operaciones. Participa en la medición de los tanques de buques. Confecciona los modelos establecidos para la recepción y entrega de producto por B/T. Entrega al Operador MAP (Jefe de Brigada) del muelle el Cargo - Plan. Sella, identifica y entrega las muestras del muestreador continuo. Confecciona el Expediente del Buque. Entrega los documentos establecidos al Técnico en Programación, Distribución y Control de los Combustibles del Grupo de Balance Jefe de Turno Despacho Central. Supervisa el cumplimiento de la estrategia operacional para cada B/T. Solicita la autorización para recibir producto No Conforme. Activa el Plan de Aviso en caso de catástrofe o averías en cualquiera de las áreas operacionales.

3 Página 3 de Técnico en Control de Producción (Turno), en lo adelante Coordinador(a). Coordina con las áreas involucradas las operaciones previstas para la recepción y la entrega de producto por B/T. Entrega el Informe de Ensayos correspondiente al Recepcionista. Mantiene informado al Despacho Central y a la Dirección de Operaciones sobre las operaciones que se realizan El Operador MAP (Jefe de Brigada) o el Técnico en Control de Producción (Jefe de Brigada), en lo adelante Jefe de Brigada. Informa las medidas de los tanques. Supervisa las operaciones Operador de Movimiento y Almacenaje de Producto, en lo adelante Operador MAP. Ejecuta las operaciones, el muestreo y el traslado de las muestras cuando corresponda. Confecciona el modelo I-33 A Técnico en Programación, Distribución y Control de Combustibles (EP) del Grupo Marítimo. Participa en la estrategia de operaciones de cada B/T. Revisa el Expediente y emite la información establecida a la Empresa y a la Unión CUPET Jefes de Áreas Controlar el cumplimiento de lo establecido en esta instrucción para el personal técnico subordinado con responsabilidades definidas en el mismo. 4. DESARROLLO. 4.1 Antes de la llegada del B/T Los Técnicos en Control de Producción de cada unidad operacional involucrada, asienta el aviso de la entrada del B/T en el Libro de Ordenes El Director de Operaciones y Jefe de Despacho Central en el Consejillo, realizan la reunión preparatoria para la operación del B/T en la que se analiza: Estado de medios técnicos (manómetros, mangueras, termómetros, etc) y de los Sistemas Contra Incendio. Tanques y líneas involucradas en la recepción o entrega del producto. Calidad del producto en tanques y líneas. Presión y flujo de bombeo pactados con el B/T. Comunicaciones. Transportación del personal y muestras. Otros.

4 Página 4 de Los Técnicos en Control de la Producción de cada unidad operacional que participará en la operación, controlan el cumplimiento de las operaciones previstas y de las medidas de seguridad necesarias para la realización de las mismas El Recepcionista, toma las siguientes acciones: Confirma vía radio con Consignataria Mambisa la ETA del buque. A partir de la medición de los tanques de tierra que realiza el operador MAP en presencia del Inspector Independiente, inicia el Modelo I-6 (Anexo 1). Verifica que estén creadas todas las condiciones operacionales y de seguridad para el atraque y la recepción o entrega del combustible en el muelle y que posee los medios suficientes para la realización de la operación. Para la operación de entrega, comunica al Buque vía radio: Tipo de producto, cantidad, muelle, condiciones y características de la entrega, se informa de la existencia de remanentes a bordo El Jefe de Brigada, informa al Técnico en Control de Producción (Turno), en lo adelante Coordinador(a), las medidas de los tanques a operar. 4.2 A la llegada del B/T se procede como sigue: El Recepcionista comienza la elaboración del Modelo I-33 Informe de Operaciones de Buques Cisterna en Puerto (Anexo 2) Una vez que se le permite el acceso al buque por las autoridades portuarias, establece contacto con el Oficial a bordo para cumplimentar los siguientes pasos: Recibe y acepta bajo firma el Aviso de Alistamiento (Notice of Readiness) emitido por el Capitán del Buque a su arribada al puerto. Comprueba la Lista de Chequeo. Coordina con el Oficial del buque el orden de carga o descarga a través del Cargo Plan. Pacta con el Oficial del buque el caudal y presiones a utilizar, al inicio y durante toda la operación. Participa en la medición de los calados y tanques de Búnker del buque con el Oficial de a bordo y el Inspector Independiente, comenzando la elaboración del Modelo I-8A (Anexo 3). Inicia la confección del Modelo I-7 Reporte de Medidas y Volúmenes de los Tanques del Buque (Anexo 4) y para el caso de Gas Licuado el Modelo I-7 (GLP) (Anexo 5). Entrega al Oficial del buque el Modelo I-32 Aviso de Instalación de Equipo de Muestreo (Anexo 6) al confirmar que el Operador MAP, del Muelle, conectó las mangueras y el muestreador continuo con el recipiente colector para el goteo continuo.

5 Página 5 de 25 Además, Si la operación es de Recepción Recibe los documentos y las muestras selladas del puerto de origen las que entrega al Inspector Independiente; los documentos son: - Conocimiento de Embarque. - Declaración de Hechos. - Reporte de Medidas de los Tanques del Buque o Modelo I-7. - Cargo Plan. - Certificados de Calidad y de Cantidad o Modelo I-6 A. Si falta alguno de estos documentos emite una carta de protesta al Oficial del buque por esta causa. Entrega el Cargo Plan (Anexo 7) al Jefe de Brigada del Muelle, para ser usado como guía en el muestreo de los tanques del buque que se realiza en presencia del Inspector Independiente y lo envíe posteriormente, junto con las muestras, al Laboratorio. Participa en la medición de los tanques del buque de conjunto con el Oficial a bordo y el Inspector Independiente. Compara las cantidades medidas en el buque (I-7 a la arribada) con las recibidas según Conocimiento de Embarque (BL). Si el % de diferencia excede el 0.5, procede a elaborar el Modelo de Aviso de Reclamación por Faltas (Anexo 8). En los casos que se requiera, al aviso del Coordinador(a) de incumplimiento de especificaciones de calidad del producto, elabora el Modelo Aviso de Reclamación por Falta de Especificaciones (Anexo 9). Si la operación es de Entrega Realiza la inspección ocular a todos los tanques del buque y firma el Certificado de Tanques Vacíos y lo recepciona. Si existe producto remanente a bordo, mide el mismo, de no ser posible lo calcula. (El muestreo del producto remanente lo instruye el Jefe de Turno Despacho Central) Si el B/T tiene Búnker autorizado procede según lo que se establece en la CM-OP/I 0105 Instrucción para la supervisión y control de la entrega de combustibles para Búnker.

6 Página 6 de El Jefe de Turno Despacho Central instruye el comienzo de la recepción o entrega de producto al Recepcionista y a las áreas que participan en la operación. Si el producto a recibir es No Conforme se procede según lo establecido en el CM-GC/P 0103 Procedimiento para la identificación, evaluación y control de las no conformidades, para la toma de acciones correctivas y preventivas. 4.3 Durante la recepción o entrega de producto al Buque se procede como sigue: El Recepcionista trasmite la autorización de comienzo de la operación al Oficial del buque realiza las siguientes acciones: Comenzando la operación chequea lo siguiente: Que el caudal inicial sea bajo. Posibles vibraciones en brazos o mangueras. Posibles derrames o salideros en cubiertas Si la operación es de carga además chequea que el producto vaya al tanque predeterminado en el buque Al concluir lo anterior da la orden de aumento de caudal de la operación y vuelve a chequear posibles vibraciones en brazos y presencia de salideros, de existir esto se ordena la parada de urgencia Controla rigurosamente todos los tiempos empleados en la operación y hasta el final de la misma y los registra en el Modelo I Si se detecta alguna irregularidad al analizar las muestras periódicas, el J Turno de Operaciones ordena la parada de la operación, en coordinación con la Dirección de Operaciones, y se tomarán las muestras necesarias (en líneas, tanques de tierra o del buque y del muestreo continuo) para determinar las causas El Jefe Turno del Despacho Central solicita al buque cada 2 horas el parte del volumen entregado o recibido y lo informa al área operacional involucrada, la cual proporciona su parte cuando sea posible El Jefe de Brigada del Área compara el informe del buque con el de tierra y en caso de diferencias excesivas procede a la investigación de posibles causas internas e informa a la Dirección de Operaciones y al Despacho Durante toda la operación, el Operador MAP controla cada 1 hora las presiones en el manómetro del buque y las registra en el modelo I-33A Hoja de Control de Presiones (Anexo VI de la CM-OP/I 0103 Instrucción para la supervisión y el control de las operaciones de recepción y entrega de buques tanques en los Muelles ).

7 Página 7 de Al finalizar la operación se procede como sigue: El Recepcionista cumple los siguientes pasos: Informa al Jefe de Turno Despacho Central la hora de terminación de la operación Registra la medición de los tanques de tierra que realiza el Operador MAP en presencia del Inspector Independiente Participa con el Oficial a bordo y el Inspector Independiente en: Medición del producto cargado, si es una entrega o inspección de tanques vacíos y medición de remanente a bordo, si existe al término de la descarga. Medición de los calados y de los tanques de Búnker para concluir la elaboración del Modelo I-8A Realiza los cálculos de las cantidades de producto por buque y concluye la elaboración de los Modelos I-7 e I-33. Solicita al Operador MAP el Modelo I-33 A y lo da a firmar al Oficial del buque Calcula las cantidades recibidas en tierra o entregadas por tierra y concluye la elaboración del Modelo I-6. Confecciona el Modelo I-6 A (Anexo 10) y el Conocimiento de Embarque (Anexo 11 ó Anexo 12, según corresponda) Sella e identifica seis muestras del muestreador continuo en presencia del Oficial a bordo, quien firma y acuña las tarjetas de las muestras, elabora el Modelo I-31 Recibo de Muestras (Anexo 13), entrega una muestra para el Buque y una por destino de carga al Oficial, quien firma el recibo; informa al Jefe de Brigada que el resto de las muestras selladas están listas para su traslado al Laboratorio Si la operación es de entrega, además: - Participa en la medición de los tanques del buque de conjunto con el Oficial a bordo y el Inspector Independiente. - Entrega al Jefe de Brigada del Muelle el Cargo Plan que contiene la información requerida para que se proceda al muestreo en presencia del Inspector Independiente y lo envíe posteriormente, junto con las muestras, al Laboratorio. (Para agilizar el trabajo del Laboratorio el Recepcionista entrega igual número de copias del Cargo Plan como tipos de productos).

8 Página 8 de 25 - Concilia sus valores con los calculados por el Inspector Independiente. Además si al comparar los volúmenes cargados por buque y entregados por tierra, la diferencia de estos excede el % fijado por la Unión CUPET, una vez aplicado el Factor de Experiencia del Buque, se ordena la repetición de las mediciones en buque y tierra, se rectifican todos los cálculos realizados y se informa a la Dirección de Operaciones y al Despacho Central. En caso que se mantengan las diferencias, se cumple con lo establecido por la Unión CUPET y se continúa la investigación de las causas que provocaron esta diferencia. - Confecciona el Modelo Entrega de Documentos (Anexo 14 ó Anexo 15, según corresponda) el cual da a firmar al Capitán del Buque y le entrega una copia Solicita la presencia del Agente de Consignataria Mambisa a bordo para el despacho de salida y le informa sobre los tiempos para la elaboración de la Declaración de Hechos Entrega el Modelo I-6 A y el Conocimiento de Embarque al Técnico en Programación, Distribución y Control de los Combustibles del Grupo de Balance al término de las 24 horas El Recepcionista conforma el Expediente del Buque para cada viaje de buque y lo entrega al EP del Grupo Marítimo, el cual contiene: Conocimiento de Embarque. Modelo I-6 Reporte de Carga Descarga Buques Cisternas. Medidas de Tanques de Tierra. Modelo I-33 Informe de Operación de Buque Cisterna en Puerto. Modelo I-7 o I-7 (GLP) Reporte de Medidas y Volúmenes de los Tanques del Buque. Modelo I-32 Aviso de Instalación de Equipo de Muestreo. Modelo I-33 A Hoja de Control de Presiones. Modelo I-6 A Certificado de Cantidad Carg/Desc B/T Medidas Tanques de Tierra. Modelo I-31 Recibo de Muestras. Modelo I-8 A Reporte de Inspección de Tanques de Bunker (para Cabotajes). Cartas de Protestas, Avisos de Reclamaciones. Modelo Entrega de Documentos, si es una operación de entrega. Lista de Chequeo. Certificado de Puerto de Origen y/o Informe de Ensayos. Copia del Aviso de Alistamiento y del Estado de Hechos elaborados por Consignataria Mambisa. Todos los documentos entregados por el Oficial del buque Todos los modelos que se confeccionan durante el control de las operaciones, se llenarán dependiendo del origen, el tipo de operación y el producto; y cumpliendo las regulaciones de la Unión Cupet.

9 Página 9 de El Técnico en Programación, Distribución y Control de Combustibles (EP) del Grupo Marítimo revisa el Expediente y emite la información establecida a la Empresa y a la Unión CUPET. 5. REQUISITOS DE SEGURIDAD. 5.1 Cumplir lo establecido en la CM-DT/I 0102 Instrucción de Seguridad para las operaciones de Medición y Muestreo de los productos derivados del Petróleo. 6. REGISTROS. 6.1 Expediente del Buque. R1 CM-OP/I 0104 Se archiva en el Sector de Coordinación por 5 años.

10 Página 10 de 25 ANEXO # 1

17 Página 17 de 25 LEYENDA: 1. BUQUE: Nombre del Buque. 2. FECHA: Se identifica día, mes y año. 3. OPERACIÓN: Se especifica si es recepción o entrega de producto 4. DESTINO: Nombre del Cliente al cual le fue asignado el producto. 5. No. SOLICITUD: Es igual al número de la muestra compósito del buque. 6. PROD.: Se especifica el tipo de producto. 7. H TK: Altura de referencia, expresado en metros. 8. SONDA: Nivel de producto, expresado en metros. 9. VOL.: Volumen de producto, expresado en metros cúbicos. 10. ELABORADO POR: Nombre y apellido de quien llena el modelo. 6, 7, 8, y 9: Se especifican para cada tanque del buque que tiene producto, según corresponda a su ubicación: SLOP, B abor, C entro o E stribor. Si es necesario se añaden más tanques.