Cabe destacar la posibilidad de usarlo como Servicio, sin necesidad de realizar costosas instalaciones

Transcripción

1 1 QUÉ ES ODOO? Odoo (conocido anteriormente como OpenERP) es un sistema de ERP integrado de código abierto. Ofrece una estructura de software a medida, ideal para proyectos y empresas pequeños. Cabe destacar la posibilidad de usarlo como Servicio, sin necesidad de realizar costosas instalaciones 2 CÓMO INSTALAR ODOO? En este caso, utilizaremos Odoo en modalidad de Servicio, accediendo a la url e identificándonos como clientes 3 CÓMO USAR ODOO? Tras el acceso, analizaremos de forma genérica cada una de las funcionalidades y módulos: Veamos primero la sección de Administración del software ERP Odoo En la parte derecha del menú de usuario está disponible el acceso como administrador a la herramienta: Página 1 de 20

2 La sección Preferencias, hace referencia a la configuración de la cuenta de administrador, donde se escogen aspectos de configuración, como el idioma, cambio de contraseña, gestión de contraseña, etc Disponemos, además, como administradores, de una página de ayuda y soporte Disponemos, además, de la posibilidad de envío de correo electrónico, en donde debemos indicar el asunto, los receptores del correo, el cuerpo del mensaje, podremos anexar ficheros y generar o guardar el correo como plantilla Settings La sección Settings nos permitirá gestionar la configuración de nuestro ERP. Se gestiona a través del menú de la parte izquierda de la pantalla: Página 2 de 20

3 o La herramienta Modules nos muestra, en la parte central de la pantalla, los módulos disponibles y su estado. La indicación instaled indica que tenemos disponible ese módulo en nuestra organización (Local Modules) o La sección Configuration nos permitirá configurar cada uno de los módulos disponibles. Veremos el ejemplo de las posibilidades de configuración de los módulos de ventas, recursos humanos y la configuración general: Sales o Ventas: podemos gestionar los contactos a través de Linkedin Podemos gestionar los procesos de facturación Se gestiona la emisión de órdenes de facturación basadas en órdenes de trabajo, en horas de trabajo, en actividades, etc Gestión de productos para configurar la gestión de ventas de productos on line Amplia gestión de Pedidos de Ventas, en base a características de clientes, características de producto, etc Página 3 de 20

4 Gestión de contactos Gestión de servicios relacionados con las ventas: Gestión de Preventa (Campañas de llamada) y Postventa (gestión de reclamaciones, etc) Etc Proyectos, en la misma línea que el punto anterior Accounting o contabilidad, en la misma línea que el punto anterior Purchases o compras, en la misma línea que el punto anterior Wharehouse o almacén, en la misma línea que el punto anterior Manufacturing o Fabricación, en la misma línea que el punto anterior Marketing, en la misma línea que el punto anterior Recursos Humanos, nos pemitirá gestionar Gestión del conocimiento, permitiendo la gestión de procesos de selección, evaluaciones periódicas de desempeño,etc Se permite gestionar, además períodos de vacaciones y días libres, gestión de gastos, etc Gestión del tiempo (Time tracking), permitiendo gestionar partes de trabajo y su validación, imputaciones de tiempos, etc Página 4 de 20

5 Gestión de contratos: Publicación de ofertas de trabajo en la Web Configuración de la Web, en la misma línea que el punto anterior Configuración genérica: El ERP nos permitirá gestionar varias compañías, configurar el alias de los correos electrónicos, gestionar el sistema de autenticación y accesos al portal, etc o La sección Companies nos permitirá, en caso de que sea necesario, crear diferentes compañías y gestionar la configuración de cada una de ellas. Página 5 de 20

6 En la parte derecha de la página de configuración, se dispone de un buscador, con diferentes características dependiendo de la sección en la que nos encontremos, donde se nos permite definir diferentes filtros Veamos a continuación, el trabajo, a nivel de usuario, con el ERP Odoo Cada usuario dispondrá de un acceso a diferentes módulos. Esta gestión se realiza en el módulo de Recursos Humanos. Analizaremos los contenidos de algunos de los módulos de forma genérica Módulo de Mensajería Este módulo permite gestionar la comunicación fluida y eficaz en la compañía. En la sección central se muestran varios grupos de discusión y noticias recomendados. El usuario podrá unirse a esos grupos de comunicación En la parte izquierda de la pantalla se muestran diferentes opciones: o Mensajería: se dispone de un buzón de mensajes en los que se muestran los mensajes de la bandeja de entrada, aquellos mensajes dirigidos exclusivamente al usuario, etc Página 6 de 20

7 Estos mensajes también se pueden gestionar con el filtro disponible en la parte superior derecha de la pantalla o Organización: El calendario muestra la organización de las diferentes reuniones y eventos en los que el usuario participa, junto con el resto de usuarios asistentes. Podemos filtras según diferentes tipos de eventos, agrupadas según el nivel de responsabilidad, etc, en el filtro disponible en la parte superior de la pantalla. Además, podemos visualizar los eventos en el calendario, en formato lista, en formato formulario y en formato diagrama de Gantt (no mostrar) La sección de organización nos permite gestionar nuestra lista de contactos (no mostrar) En la sección Notas podremos gestionar nuestras anotaciones y comentarios para diferentes eventos, y organizarlas en el calendario Página 7 de 20

8 (no mostrar) Para crear una nueva nota, seleccionaremos la sección Create y daremos de alta todos los datos, teniendo en cuenta el calendario y eligiendo a los seguidores de esta nota o Gestión de grupos. Esta sección nos permitirá gestionar los grupos de usuarios a los que pertenecemos (pinchar en support) Se muestran los grupos a los que se nos sugiere que nos unamos, los grupos de discusión y la posibilidad de unirnos a diferentes grupos e incluso crear grupos, si tenemos permisos para ello Página 8 de 20

9 Ventas Este módulo permite gestionar las ventas de la compañía. Tendremos diferentes secciones: o Ventas: podemos gestionar equipos de ventas, clientes, oportunidades, órdenes de venta y contratos Equipos de ventas: Podremos gestionar los diferentes equipos de ventas: en el ejemplo se muestran ventas directas, ventas indirectas, marketing y ventas on line En cada uno de los grupos de Ventas, podemos gestionar y comprobar las citas, el estado de facturación, las oportunidades, etc, y comparar el estado actual de facturación frente a los objetivos establecidos. Se presenta un análisis pormenorizado de cada uno de los elementos anteriores. Por ejemplo, en el caso de la facturación: Página 9 de 20

10 Podremos crear nuevos equipos de ventas, indicando su nombre, los parámetros que debemos de considerar (clientes, oportunidades, ), asignar facturación objetiva, los miembros que forman parte del grupo, etc Clientes: se muestra el listado de clientes, incluyendo información de contacto, el tipo de cliente, las oportunidades abiertas y las ventas, etc. Estos datos son accesibles para un análisis en mayor profundidad Podemos crear nuevos clientes, indicando diversos datos como el contacto, etc. De forma progresiva se irán actualizando los datos de Oportunidades, Ventas, facturación, etc. Se darán de Página 10 de 20

11 alta y se actualizarán datos relativos a compras y ventas, facturación, etc (cortar, puede haber problemas al saltar) Oportunidades: podremos obtener información y gestionar las oportunidades de venta. Se muestra, ordenadas por cliente, el número de oportunidades, el estado, la cuantía aproximada, etc. Se podrá editar la oportunidad Citas u Ofertas : podemos disponer de toda la información de las ofertas de la compañía y gestionarlas. Dispondremos de información sobre Horarios, clientes, comerciales, Estados, etc Página 11 de 20

12 Podemos gestionar nuevas ofertas, dándolas de alta, incluyendo datos como fechas, presupuestos, productos y servicios ofertados La ofertas pasarán por diferentes estados hasta llegar a la orden de venta y la confirmación de esta Órdenes de Venta Contratos: se permite la gestión de todos los contratos de la compañía, teniendo en cuenta aspectos como las fechas de inicio y fin, las cuantías Tendremos acceso a los datos concretos de un contrato accediendo sobre él. Se nos muestran diferentes estados como cerrado, pendiente de renovar, etc. Se obtiene información de la relación coste / Beneficio, las facturas vinculadas a un contrato, etc También se podrán crear nuevos contratos Página 12 de 20

13 o Campañas de llamadas o Facturación (Invoicing): Se dispone de un módulo de control de facturación (no mostrar) o Productos: Se dispone de un módulo de gestión de productos Punto de venta Esta sección nos permitirá controlar y gestionar, de forma global, nuestros puntos de venta, permitiendo conocer la cantidad de dinero en efectivo, teniendo en cuentas diferentes tipos y categorías de productos, formas de pago, Etc Proyectos Esta sección nos permitirá gestionar los proyectos de la compañía, gestionando tareas, ejecuciones, etc Contabilidad Esta sección nos permitirá controlar y gestionar la contabilidad y facturación de la compañía, de forma global. o Clientes: se gestiona en esta sección las facturas y abonos de clientes, así como los pagos y un enlace con la información de los propios clientes. Podremos controlas los listados de facturas de clientes, su estado, crear nuevas facturas, etc Se analiza el estado de pagos de proveedores, proponiendo incluso la reconciliación de este pago con las facturas pendientes o recibos de ventas. Se podrán dar de alta los diferentes pagos que realizan los clients Página 13 de 20

14 o Proveedores: se gestiona en esta sección las facturas y abonos de proveedores, así como los pagos y un enlace con la información de los propios proveedores Se podrán dar de alta las facturas de proveedores, con los pagos asociados. Se podrán también gestionar los pagos y abonos a proveedores (no mostrar) o Bancos y Cash Se permitirá la gestión de estados bancarios, incluyendo su creación, los registros de cash, etc Compras Esta sección nos permitirá controlar y gestionar las compras, el control de entrada de productos y facturas asociadas y gestionar el catálogo de productos. Se podrán gestionar, entre otros, solicitudes de ofertas y órdenes de compras asociadas, etc o Compras: podremos gestionar, como hemos comentado, solicitudes de ofertas y órdenes de compras asociadas, y los proveedores Página 14 de 20

15 Podremos crear órdenes de compra, o peticiones de oferta, incluyendo un proveedor preferente, etc. Generar la solicitud de presupuesto (RFQ), recibir respuestas y confirmar la compra Podremos gestionar órdenes de compra y proveedores (no entrar) o Entradas: podremos gestionar la entrada de productos tras las compras realizadas, comprobando su stock Se podrá acceder a la ficha de cada producto pinchando sobre ella, que nos aportará información sobre el stock, el origen, el destino, etc. También se podrán crear entradas de productos Página 15 de 20

16 o Facturación: se permitirá el control y gestión de la facturación asociada a las compras (no mostrar) Almacén: Nos permite una completa gestión de almacén, incluyendo los movimientos, la trazabilidad de productos, los movimientos de stock, el control y ajustes de inventario, permitiendo el uso de códigos de barras Fabricación Marketing: Este módulos nos permite gestionar la emisión de campañas de correo electrónico, gestión de eventos y encuestas Campañas de correos: esta sección nos permite gestionar campañas de envío de correo electrónico masivo, gestionando sus resultados (% de correos abiertos, respondidos, etc) Página 16 de 20

17 Se pueden crear campañas de correo masivo así como gestionar listas de contactos Eventos: La gestión de eventos nos permite gestionar todos los eventos relacionados con marketing, fechas, horarios, asistentes, Encuestas: podremos crear encuestas, compartirlas, invitar a su participación y evaluar las respuestas Página 17 de 20

18 Recursos Humanos: Este módulo nos proporciona un completa gestión de recursos humanos de la compañía o Recursos Humanos: dispondremos de toda la lista de empleados de la compañía dados de alta, con sus datos de contacto, sus perfiles, ubicaciones, etc Debemos dar de alta a todos los empleados de la compañía incluyendo todos los datos necesarios Tendremos, además, acceso a todos los contratos de los empleados, gestionando las fechas de inicio y de fin o Reclutamiento: nos permitirá gestionar ofertas de empleo, entrevistas, etc (no mostrar) o Gestión del tiempo e imputaciones: nos permitirá disponer de un conjunto de tareas e imputar nuestro trabajo diario a esas tareas. Tras las imputaciones, el sistema nos permitirá revisarlas y aprobarlas o Gastos: el sistema nos permite dar de alta nuestros gastos, así como aprobarlos y gestionar el pago posterior Página 18 de 20

19 Flotas: Este módulo nos va a permitir gestionar la flota que tenemos en nuestra compañía Daremos de alta todos los vehículos, incluyendo ciertos datos como forma de compra, conductores, tipo de vehículo, etc Tendremos acceso a los contratos de los vehículos (no mostrar) a su kilometraje, a los gastos de combustible, costes de reparaciones, etc. En todo caso, tendremos la posibilidad de dar de alta estos campos Gestión de Conocimiento: Este módulo nos permite crear blogs que gestionarán y canalizarán el conocimiento de la empresa Página 19 de 20

20 Informes: Odoo dispone de un completo generador de informes de cada uno de los módulos instalados y configurados Por ejemplo, se dispone de informes prediseñados, (análisis de ventas) que se podrán completar y adaptar según las necesidades de cada compañía. Esta parametrización y configuración se podrá aplicar a todos los informes Página 20 de 20