Mejorar la Productividad de los Empleados

Transcripción

1 Capítulo 16 Mejorar la Productividad de los Empleados Zane K. Quible, PhD

2 Objetivos Aprender a establecer programas para aumentar la productividad. Familiarizarse con diversos métodos para medir la productividad de los empleados. Enumerar e implantar técnicas variadas para aumentar la productividad de los empleados. 2

3 Productividad Es el resultado que se obtiene al dividir salida entre entrada. Mientras más salida obtiene una organización, a base de niveles constantes de entrada, mejor la productividad. 3

4 Factores que contribuyen al dilema de productividad en los EEUU 1. La naturaleza restrictiva de las regulaciones gubernamentales, acciones y políticas. 2. El deterioro del aspecto ético en los trabajos. 3. La disminución en los gastos de investigación y desarrollo. 4. La disminución en la inversión de capital. 5. El aumento de trabajadores de servicio. 6. Las características cambiantes de la fuerza laboral. 7. Las prácticas, políticas y actitudes restrictivas de la gerencia. 4

5 Programa para mejorar la productividad Es un método efectivo para aumentar la productividad en una organización. 5

6 Características de un programa exitoso para mejorar la productividad Tiene el apoyo de la alta gerencia. Cuenta con el compromiso y participación de los empleados. Tiene estatus de alta prioridad. Tiene metas definidas. Cuenta con recompensas para los empleados. Posee un liderazgo efectivo. Disfruta de una comunicación efectiva. Posee técnicas/instrumentos de medida efectivos. 6

7 Pasos para llevar a cabo el programa Planificar Evaluar la situación actual Seleccionar áreas/actividades a incluir Desarrollar soluciones alternas Diseñar y desarrollar un plan para implantar la solución Conducir un plan de seguimiento 7

8 Paso 1: Planificar Identificar los objetivos del programa. Determinar el alcance del programa. Identificar el personal a involucrar. Considerar las opiniones y comentarios. provistos por los empleados. Mantener a los empleados al corriente de los esfuerzos para desarrollar el programa. 8

9 Paso 2: Evaluar la situación actual Medir la producción actual. Identificar y analizar la naturaleza de los procesos departamentales. Evaluar cómo ejecutan las tareas los empleados. 9

10 Paso 3: Seleccionar áreas/actividades Elegir las áreas que necesitan mejorarse y darles prioridad. 10

11 Paso 4: Desarrollar soluciones alternas Considerar varias alternativas de solución para mejorar el aumento de la productividad de las áreas a incluir en el programa. Considerar el impacto potencial de cada alternativa. Calcular el costo-beneficio para cada alternativa. 11

12 Paso 5: Diseñar la solución Conseguir la aprobación de la alta gerencia dónde y cuándo sea necesario. 12

13 Paso 6: Desarrollar el plan e implantar la solución Dedicar el tiempo necesario para diseñar el plan e implantar cada solución. Comprometer a gerentes de unidades y empleados involucrándolos en áreas que les afectan. Instalar equipo nuevo, adiestrar o readiestrar a los empleados. Implantar la solución en forma ordenada. 13

14 Paso 7: Dar seguimiento Determinar cuán bien está funcionando la solución por unos meses después de implantarla, comparando la ejecución actual vs. la anticipada. Modificar cuándo y dónde sea necesario. 14

15 Medir la productividad es un aspecto crítico del esfuerzo de mejorarla. Características de las tareas mesurables Se pueden aislar, lo cual ayuda a determinar dónde comienzan y terminan. La cantidad de esfuerzo y tiempo consumido es constante de una tarea a la otra. La tarea es fácilmente medible. 15

16 Tipos de datos obtenidos del Cuantitativo Cualitativo Costo por-unidad proceso de medir Se obtiene dividiendo el tiempo consumido en producir las unidades por el total de unidades producidas. Se obtiene contando la cantidad de trabajo defectuoso que haya que rehacer. Se obtiene prorrateando el costo de labor, equipo y gastos indirectos por unidad producida. 16

17 Sugerencias para mejorar la efectividad de las medidas de productividad Determina el objetivo de la medición. Considera las características del area/actividad medida y elige la técnica más simple y fácil de usar que las circunstancias permitan. Adiestra a los responsables para utilizar adecuadamente las diferentes técnicas. Utiliza un tiempo lo suficientemente largo para compensar por fluctuaciones anormales en las cargas de trabajo. 17

18 Áreas en las cuales la productividad se podría mejorar Tecnología Procesos y Procedimientos Se consigue proveyendo equipo nuevo que permita al personal realizar las tareas más rápido y con menor esfuerzo. Se logra proveyendo procesos y procedimientos eficaces a los empleados. 18

19 Áreas en las cuales Ambiente Personal Proveer un ambiente a los empleados que estimule el deseo de ser más productivo. Ayudar a los empleados a desarrollar una actitud positiva hacia el trabajo. 19

20 Hay una variedad de técnicas disponibles Algunas son costosas, otras económicas o gratis. En algunas hay que hacer cambios sustanciales en los procedimientos organizativos, otras se llevan a cabo de una manera simple. 20

21 Enfoques Afecta la cantidad de satisfacción que el personal deriva del trabajo y el nivel de productividad que logran de sus funciones. Los empleados desean tareas variadas, importantes y gozar de autonomía. 21

22 Tipos de enfoques Rotación Simplificación Permite a los empleados intercambiar periódicamente las tareas asignadas con otros. Elimina tareas repetitivas y aburridas, al igual que el flujo de trabajo incómodo y barreras en la comunicación. 22

23 Tipos de Enriquecimiento Permite al empleado asumir grandes niveles de responsabilidad y control sobre el trabajo, mientras aumenta las oportunidades de planificarlo. 23

24 Horario flexible Permite a los empleados establecer la hora de entrada, usualmente en un bloque de 3-4 horas de diferencia. Todos los empleados deben estar presentes en las horas esenciales, probablemente de 11 a.m. 2 p.m. 24

25 Trabajo compartido Permite a dos personas compartir lo que sería un trabajo todo el tiempo (full time). Los salarios y beneficios marginales se prorratean de acuerdo a la contribución de cada empleado en las tareas. 25

26 Seguridad en el empleo Provee a los empleados la seguridad de que, aún cuando disminuyan la producción, su puesto no estará amenazado. Este es usualmente un prerrequisito para lograr que los empleados aumenten la productividad. 26

27 Participación de los empleados Da la oportunidad al personal de proveer aportaciones en el proceso de toma de decisiones. A los empleados les agrada involucrarse en situaciones que les afectan. 27

28 Círculos de calidad Comprende a un grupo voluntario de 8-12 empleados que se reúnen regularmente para identificar, analizar y desarrollar soluciones a una variedad de problemas relacionados con sus trabajos. Las reuniones se llevan a cabo en horario de oficina. 28

29 Calidad de vida laboral (QWL) Tiene que ver con los aspectos relativos a los puestos: condiciones de trabajo recompensas y beneficios económicos relaciones interpersonales otros incentivos de la compañía 29

30 Calidad de vida laboral (QWL) Algunas de las técnicas utilizadas son: horario flexible MBO enriquecimiento (job enrichment) seguridad de empleo rotación TQM participación del personal 30

31 Programas de ayuda a los empleados Proveen una variedad de ayuda a los empleados para confrontar situaciones que impactan negativamente la productividad. Típicamente provee a los empleados sesiones de consultoría o asesoría. 31

32 Comunicación Hace énfasis en aumentar la comunicación entre la gerencia y empleados. La retroalimentación es un aspecto crítico del proceso gerencial. 32

33 Reducción de la quemazón (burnout) Ayuda al empleado a reducir la quemazón o estrés, que impactan negativamente la productividad. Puede incluir asesoría para el personal. 33

34 Incentivos Provee a los empleados recompensas por aumentar la productividad. Algunos programas son grupales, otros, individuales. 34

35 Reducción de estrés mental y emocional Ayuda al personal a sobreponerse al estrés que evita maximizar la productividad. El estrés puede surgir por relaciones interpersonales insatisfactorias, baja autoestima, tensión, preocupación, aburrimiento, aislamiento, inseguridad y condiciones de trabajo inadecuadas. 35

36 Trabajo en equipo Está diseñado para identificar, diagnosticar y resolver los propios problemas del grupo. Apodera a los empleados para asumir una gran responsabilidad sobre sus trabajos. 36

37 Solución de conflictos Ayuda a los empleado a manejar situaciones complejas. Se podría utilizar un enfoque para resolver problemas o manejo de conflictos. 37

38 Manejo del tiempo Ayuda a los empleados a hacer mejor uso del tiempo y manejarlo más efectivamente. Es bien útil para determinar con exactitud cuánto tiempo tomará realizar una tarea específica. 38

39 Semana de trabajo reducida Provee a los empleados la oportunidad de trabajar cuatro días a la semana, usualmente extendiendo la jornada diaria. Tiende a reducir el ausentismo y las tardanzas. 39

40 Calidad total (TQM) Es un programa diseñado para ayudar a la organización a mejorar la calidad de los productos o servicios. Se basa en el trabajo en equipo y en el apoderamiento. 40